Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại văn phòng các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam hiện nay

Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại văn phòng các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam hiện nay. Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 trong các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam hiện nay

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin, nhận giúp đỡ tận tình từ Ths Lâm Thu Hằng - giảng viên môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO Quản trị văn phòng, cán Trung tâm thông tin thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới giảng viên môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO Quản trị văn phòng, toàn cán Trung tâm thư viện anh chị khóa Khoa quản trị văn phòng hướng dẫn, giúp đỡ hoàn thành đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu thời gian qua, xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng công trình nghiên cứu Hà Nội, tháng năm 2017 BẢNG CHŨ CÁI VIẾT TẮT STT 01 02 03 04 Chữ viết tắt HTQLCL DN VP UBND Nghĩa Hệ thống quản lý chất lượng Doanh nghiệp Văn phòng Uỷ ban nhân dân MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Những doanh nghiệp trọng đến vấn đề chất lượng đơn vị thành công thị trường Những tiêu chí để tạo nên sức cạnh tranh doanh nghiệp bao gồm giá cả, chất lượng dịch vụ hậu Quan trọng chất lượng thỏa mãn khách hàng Vì việc lựa chọn áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 công cụ giúp doanh nghiệp tạo chất lượng sản phẩm dịch vụ tối ưu Bên cạnh đơn vị kinh doanh hàng hóa dịch vụ Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước Kết là, qua gần tám năm triển khai thực việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 vào quan hành nhà nước, tính đến tháng năm 2015 có 5.824 quan hành nhà nước cấp giấy chứng nhận, có 4.554 quan hành nhà nước 63 tỉnh, thành phố 1416 quan thuộc 20 Bộ, ngành Cho dù việc áp dụng tiêu chuẩn ISO với tổ chức doanh nghiệp nước gặp nhiều khó khăn, song xây dựng trì thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 tổ chức hành công doanh nghiệp thừa hưởng lợi ích vô to lớn Vì chọn đề tài: "Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 quan, tổ chức Việt Nam nay" để nghiên cứu làm tập lớn môn Ứng dụng ISO Quản trị văn phòng Đối tượng nghiên cứu giới hạn nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam - Giới hạn nghiên cứu: Các quan, tổ chức lãnh thổ Việt Nam, thời điểm Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: + Nghiên cứu để thấy vai trò quan trọng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO với doanh nghiệp, tổ chức + Khảo sát, đánh giá điều mà VP làm ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào quan, tổ chức Việt Nam + Đưa giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng quan, tổ chức - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Làm rõ vai trò quan trọng việc ứng dụng ISO 9001:2008 với quan, tổ chức + Thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 + Từ ưu điểm, nhược điểm giải pháp nâng cao hiệu qủa ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào VP quan, tổ chức Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Phương pháp nghiên cứu sử dụng để hoàn thành đề tài - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Kế thừa thông tin, tài liệu, công trình nghiên cứu có - Phương pháp phân tích tổng hợp: Là phương pháp sử dụng suốt trình thực đề tài Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Giúp người có thêm kiến thức ứng dụng tiêu chuẩn ISO - Cung cấp thêm cho người thêm góc nhìn việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 VP quan, tổ chức Việt Nam - Khi đề tài hoàn thành, nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành QTVP Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục, cấu trúc đề tài chia làm ba chương Chương 1: Khái quát ISO 9000 ISO 9001:2008 Chương 2: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam Chương 3: Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 quan, tổ chức Việt Nam PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ISO 9000 VÀ ISO 9001:2008 1.1 Khái quát ISO 9000 1.1.1 Giới thiệu tổ chức ISO Cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển kéo theo lớn mạnh nhiều ngành công nghiệp Lúc sản xuất hàng hóa tổ chức thành nhiều công đoạn, lượng hàng hóa sản xuất ngày nhiều làm phát sinh vai trò cán chuyên trách kiểm soát chất lượng Đây quan niệm sơ khai quản trị chất lượng, chủ yếu nhằm mục tiêu kiểm soát chặt chẽ trình sản xuất để hạn chế tránh sản phẩm chất lượng lọt thị trường Tuy nhiên, việc kiểm tra cách xác khuyết tật sản phẩm việc làm khó khăn đạt kết tuyệt đối Chính vậy, xuất khía cạnh tìm hiểu hoạt động quản trị chất lượng Và lần phát khâu, tiến trình hay chí nhân tố trình sản xuất có ảnh hưởng định đến chất lượng hàng hóa lần quan niệm quản trị chất lượng mở rộng Như vậy, từ chỗ quản trị chất lượng doanh nghiệp đồng nghĩa với kiểm soát chặt chẽ khâu sản xuất mở rộng quản trị toàn vòng đời sản phẩm từ khâu thiết trình sản xuất trình phân phối sản phẩm Việc tiến hành công việc quản trị chất lượng hoạt động cần thiết chưa đầy đủ thiếu để tạo lòng tin chất lượng sản phẩm Vậy phải đưa từ khách hàng cần thiết từ quan có quyền hạn trách nhiệm việc ISO tổ chức quốc tế vấn đề tiêu chuẩn hóa có tên đầy đủ The International Organization for Standardization Các thành viên tổ chức tiêu chuẩn quốc gia 150 nước giới ISO tổ chức phi phủ, đời hoạt động từ 23/2/1947 Nhiệm vụ ISO thúc đẩy phát triển vấn đề tiêu chuẩn hóa hoạt động có liên quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ quốc tế hợp tác phát triển lĩnh vực trí tuệ, khoa học, kỹ thuật hoạt động kinh tế khác Trụ sở ISO đặt Genève - Thụy Sĩ, ngôn ngữ sử dụng tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha Hàng năm chi phí hoạt động ISO 125 triệu France Thụy Sĩ, 80% đóng góp trực tiếp thành viên chính, 20% việc bán ấn phẩm đem lại Số tiền đóng góp cho chi phí ISO tính tùy theo giá trị tổng sản phẩm xã hội giá trị xuất nhập nước thành viên Việt Nam thành viên thứ 72 ISO, gia nhập năm 1977 bầu vào ban chấp hành ISO năm 1996 1.1.2 Một số khái niệm - Chất lượng khả tập hợp đặc tính sản phẩm, hệ thống hay trình để đáp ứng yêu cầu khách hàng bên có liên quan - Quản lý chất lượng tác động hoạt động để tạo chất lượng hay hiểu cách khoa học quản lý chất lượng hoạt động có phối hợp nhằm định hướng kiểm soát tổ chức chất lượng - Hệ thống quản lý chất lượng tập hợp yếu tố có liên quan tương tác để lập sách mục tiêu chất lượng đạt mục tiêu 1.1.3 Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu vào năm 1987, sửa đổi ba lần năm 1994, năm 2000 năm 2008 ISO 9000 tiêu chuẩn quốc tế hướng dẫn quản lý chất lượng áp dụng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa chuẩn mực cho HTQLCL tiêu chuẩn cho sản phẩm Và áp dụng cho hình thức kinh doanh, dịch vụ với quy mô khác ISO 9000 gia đình tiêu chuẩn hệ thống quản trị chất lượng tổ chức ISO ban hành vào năm 1987 Mục đích ISO 9000 giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, tạo quy định chung nhằm giúp trình trao đổi thương mai dễ dàng giúp tổ chức hiểu mà không cần trọng nhiều tới vấn đề kỹ thuật Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm tiêu chuẩn sau: ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng - sở từ vựng ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lương - yêu cầu ISO 9004:2009 Quản trị thành công bền vững tổ chức ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý Hiện có thêm phiên ISO năm 2015 Phương châm gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 "Nếu tổ chức có hệ thống quản trị chất lượng tốt sản phẩm mà tổ chức sản xuất dịch vụ mà tổ chức cung ứng có chất lượng tốt nhất" ISO 9000 áp dụng cho loại hình tổ chức, lĩnh vực Kể từ ban hành nay, gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 qua bốn lần soát xét từ năm 1994, 2000, 2008, 2015 Mỗi lần soát xét lại xuất phiên tương đương với năm ISO tổ chức soát xét 1.2 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.2.1 Khái niệm ISO 9001 (cách gọi tắt ISO 9001:2008 - phiên tiêu chuẩn ISO 9001) tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế phát triển ban hành vào ngày 15 tháng 11 năm 2008 Tiêu chuẩn có tên đầy đủ ISO 9001:2008 - Hệ thống quản lý chất lượng Các yêu cầu ISO 9001 đưa yêu cầu sử dụng khuôn khổ cho Hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn sử dụng cho việc đánh giá chứng nhận phù hợp chứng nhận phù hợp Hệ thống quản lý chất lượng tổ chức 1.2.2 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Trong công tác VP nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng vào văn hướng dẫn nghiệp vụ có; thực tế triển khai thực văn hướng dẫn nghiệp vụ Quy trình soạn thảo ban hành văn trình tự bước xếp khoa học mà quan, tổ chức thiết phải tiến hành công tác soạn thảo ban hành văn theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động Sau quy trình soạn thảo ban hành văn phổ biến văn phòng quan, tổ chức Việt Nam nay, nhiên quan, tổ chức lại có điều chỉnh cách linh hoạt cho phù hợp với hoạt động quan Trách nhiệm Trình tự công việc Diễn giải/Biểu mẫu - Phân công soạn thảo - Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng Bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm Chuẩn bị soạn thảo phạm vi áp dụng văn - Xác định tên loại văn - Thu thập xử lý thông tin Bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm Lập đề cương viết thảo soạn thảo Bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm - Bộ phận, cá nhân soạn Trình duyệt, kí văn soạn thảo thảo văn trình văn lên thủ trưởng quan - Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn - Vào sổ văn đi, sổ lưu văn Cán văn thư Hoàn thiện thủ tục hành để - Kiểm tra lần cuối thể ban hành văn thức văn - Nhân văn - Đóng dấu quan - Bao gói chuyển giao văn 2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quản lý văn đến Hiện tất văn bản, kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật đơn, thư khiếu nại tố cáo cá nhân, tổ chức gửi đến Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, Thường trực Ban Hội đồng nhân dân thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Văn phòng lãnh đạo Văn phòng, Phòng chuyên môn (sau gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến; giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Với tính chất, đặc thù riêng, VP DN điều chỉnh trình tự thủ tục cho phù hợp với tổ chức mình, linh hoạt so với VP quan hành Ví việc quản lý văn đến, với DN nhỏ VP có nhân viên kiêm nhiệm tất công việc quy trình giải văn đến tiếp nhận, đăng kí văn đến, trình Giám đốc xem xét giải văn Đây quy trình quản lý văn đến thường thấy quan, tổ chức; thể lưu đồ sau: Trách nhiệm Trình tự công việc Biểu mẫu/Tài liệu 5.1.2.1 Văn thư Tiếp nhận đăng kí văn (BM-08-01) (BM-08-02) Văn thư Scan văn đến Lãnh đạo VP Xem xét đạo thực 5.1.2.2 Văn thư Chuyển văn 5.1.2.3 Triển khai giải 5.1.2.4 Lưu hồ sơ 5.1.2.5 Bộ phận cá nhân có trách nhiệm giải Bộ phận cá nhân có trách nhiệm giải Các công việc quy trình giải văn đến mô tả sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Cán Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn đến - Đối với văn thường: + Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản, vào sổ Văn đến theo biểu mẫu (BM-08-01), đồng thời scan văn nhập vào văn phòng điện tử quản lý văn đến, văn đến chuyển qua máy Fax qua mạng, CBVT phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn sau chuyển cho Lãnh đạo chi cục xử lý văn đến + Văn có dấu "khẩn", "thượng khẩn" phải ưu tiên bóc bì trình LĐCC giải kịp thời + Văn bì thư ghi rõ tên người nhận chuyển thẳng cho người + Mọi văn đến đóng dấu “ĐẾN” lề bên trái, phía trang đầu văn bản, mực đỏ; vào Sổ văn đến, trình lãnh đạo cấp cao xem xét, đạo thực - Đối với văn mật: + Văn bì có dấu mức độ “mật”, “tuyệt mật” cán văn thư bóc bì thư, vào sổ văn đến “mật” theo biểu mẫu (BM-08-02), sau chuyển lãnh đạo quan xem xét, đạo thực (không thực scan văn bản) Xem xét đạo thực : - Lãnh đạo quan trực tiếp xử lý văn đến bút phê văn để phân phối văn đến phòng, đơn vị cá nhân có trách nhiệm xử lý văn Chuyển văn - Cán văn thư nhận văn đến từ lãnh đạo quan để photo nhân bản, phôt xong văn thư chuyển cho phòng đơn vị, cá nhân theo đạo lãnh đạo quan Các phòng đơn vị, cá nhân ký nhận văn Sổ chuyển giao văn thư, với văn cần chuyển mạng điện tử, văn thư vào bút phê chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng cá nhân theo bút phê Văn đến quan ngày chuyển không 01 ngày, không để chậm Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn không người giải người nhận văn chuyển trả lại văn thư để chuyển nơi giải Các văn giấy chuyển đến phòng, cá nhân liên quan đơn vị, cá nhân có trách nhiêm bảo quản lưu trữ Còn văn chuyển đường điện tử văn thư lưu giữ văn giấy Thực xử lý văn đến - Bộ phận/cá nhân liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, thực văn đến theo đạo lãnh đạo quan, kể văn thường văn mật Lưu hồ sơ - Bộ phận/cá nhân thực hiện/lưu giữ văn giải theo quy định - Sổ văn đến thường, sổ văn đến mật lưu trữ phận văn Thư thời gian 01 năm, sau chuyển lưu trữ 2.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tổ chức kiện Hàng năm công ty, tổ chức có hàng trăm kiện lớn, nhỏ, từ đấu thầu, lễ kỉ niệm thành lập công ty, hội thảo, tổ chức 8-3 cho chị em phụ nữ, kiện chào xuân mới,… Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giúp khoa học hóa việc xây dựng, tổ chức kiện, công tác tổ chức kiện lập thành quy trình rõ ràng, mạch lạc Dưới quy trình phổ biến sử dụng quan, tổ chức: Trách nhiệm Trình tự công việc Bộ phận, phòng ban chịu trách Diễn giải/Biểu mẫu - Những thông tin thời gian tổ chức, người Nhận thông tin từ cấp tham gia nhiệm - Yêu cầu Bộ phận, phòng kiện - Hình thành ý tưởng ban chịu trách Hình thành concept & theme - Xây dựng concept, nhiệm Bộ phận, phòng ban chịu trách theme - Lên kế hoạch Lập kế hoạch, dự trù kinh phí nhiệm Bộ phận, phòng - Thiết kế - Dự trù kinh phí Thuyết trình kế hoạch lên ban chịu trách Thuyết trình kế hoạch cấp để duyệt nhiệm - Tổ chức, kiểm soát Bộ phận, phòng ban chịu trách Tổ chức thực nhiệm kiện - Giải rủi ro, phát sinh - Tổng kết kết quả, tài Bộ phận, phòng ban chịu trách Tổng kết, đánh giá nhiệm chính, báo cáo - Trả đồ đạc thuê, mua - Họp rút kinh nghiệm 2.4 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý, kiểm soát tài liệu VP quan, tổ chức phải thiết lập quy trình, thủ tục để kiểm soát tài liệu kiểm soát việc phê duyệt, phân phát, sửa đổi xử lý tài liệu lãnh đạo định Hàng năm, số tài liệu thêm mới, tài liệu chỉnh sửa bổ sung vô lớn ISO 9001:2008 giúp đỡ phần lớn, giản lược số lượng trình tự, khâu công việc, sau rút gọn lại quy trình ngắn gọn mà đảm bảo hoạt động hiệu Trách nhiệm Các nhân viên quan, tổ chức Trưởng phận Ban giám đốc Ban ISO Trình tự công việc Yêu cầu soạn thảo, áo dụng sửa đổi tài liệu Diễn giải/Biểu mẫu BM-01-STTL Xem xét Xem xét phê duyệt Ban hành cập nhật phân BM-02-QĐBHTL Bộ phận liên quan phối tài liệu Cập nhật hủy tài liệu lỗi BM-03-QĐHBTL BM-02-QĐBHTL thời BM-03-QĐHBTL 2.5 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân Chỉ VP DN áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân VP quan nhà nước không chịu trách nhiệm phần mà có phòng ban riêng đảm nhiệm công tác nhân Để xây dựng quy trình nhân tài liệu, biểu mẫu kèm cần phải vào thực tế quản trị nhân công ty để xây Công ty phát triển đến giai đoạn thì, quy trình giai đoạn Ví giai đoạn startup (mới khởi doanh nghiệp) quy trình nhân đơn giản quy trình xin nghỉ phép quy trình chấm công, trả lương Giai đoạn công ty năm lại thêm quy trình nghỉ việc, tuyển dụng Rồi vào quy mô công ty để xây Nhân công việc liên quan đến người, nguồn nhân lực công ty quy trình nhân hoạt động theo thứ tự để giải công việc xoay quanh vòng đời nhân viên Có nhiều quy trình nhân tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân sự, khen thưởng, kỉ luật, việc Người thực Quy trình Tài liệu/Hồ sơ Phiếu đề xuất Diễn giải Bộ phận có nhu Nhu cầu tuyển nhân sự, Quyết Theo đề xuất cầu tuyển dụng dụng định, kế hoạch mở phận rộng Xem xét đề xuất Lãnh đạo VP phận Duyệt tiêu Ban giám đốc Lãnh đạo VP Ban giám đốc nhân Xác định nguồn, Lên kế hoạch Kế hoạch tuyển tuyển dụng dụng phương pháp tuyển dụng, chi phí tuyển dụng Duyệt nguồn, chi phí tuyển dụng Thông báo ghi rõ Lãnh đạo VP, nhân viên quản lý nhân vị trí, số lượng Tiến hành tuyển Thông báo tuyển tuyển, hồ sơ, điều dụng dụng kiện thông báo nguồn tuyển dụng Lãnh đạo VP, nhân viên quản lý nhân Tiếp nhận hồ sơ, vấn sơ Sổ tiếp nhận hồ sơ Phiếu nhận hồ sơ Đạt yêu cầu Trưởng phận Lãnh đạo VP Trưởng phận có nhu cầu Phỏng vấn, kiểm tra tay nghề xác nhận, chuyển ứng viên phòng Hành nhân làm thủ tục nhận việc Nhân viên quản lý Làm thủ tục nhận nhân thử việc Trưởng phòng Thử việc phận có nhu cầu Trưởng phòng Hành nhân Làm thủ tục tiếp sự, nhân viên nhận thức Xác nhận vào giấy nhận việc quản lý nhân - Kí hợp đồng lao động theo ủy Nhân viên quản lý nhân Kí hợp đồng lao động quyền (có dấu) - Đăng kí danh sách lao động với Phòng LĐTBXH Nhân viên quản lý Quản lý hồ sơ, lí File lý lịch công nhân lịch nhân nhân viên công ty Trưởng phận Quyết định mức Phiếu đề xuất mức có nhu cầu Nhân viên chế độ Nhân viên chế độ lương lương Làm Bảo hiểm y Danh sách đóng tế BHYT Làm bảo hiểm xã Danh sách đóng hội Trưởng phận, nhân viên quản lý Quản lý nhân nhân sự, bảo vệ hàng ngày công ty BHXH Thẻ chấm công, bảng chấm công, báo cáo nhân 2.6 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động kiểm soát công việc VP Bộ, quan ngang bộ, UBND tỉnh thành phố, UBND quận huyện, UBND phường xã thị trấn đưa HTQLCL ISO 9001:2008 vào áp dụng sau năm thực thu hiệu tích cực công khai, minh bạch quy trình thủ tục xử lý công việc cho tổ chức công dân, người dân biết làm theo, thuận lợi cho việc kiểm tra người dân Từ áp dụng tiêu chuẩn ISO 9002: 2008 việc điều hành công việc nội trôi chảy có hiệu nhờ thiết lập chế giải công việc rành mạch thống nhất, xác định rõ trách nhiệm lãnh đạo công chức quy trình xử lý công việc; kiểm soát toàn trình xử lý công việc quan, đơn vị; nắm rõ công việc làm có tiến độ hay không; hạn chế cách thức giải công việc tuỳ tiện theo chủ quan công chức, viên chức cấp dưới; đánh giá mức độ hoàn thành công việc công chức, viên chức cấp dưới, từ làm cho công tác bình bầu thi đua khen thưởng, đánh giá nhận xét cuối năm công chức, viên chức cách công bằng, khách quan, xác thực Áp dụng ISO tiền đề, góp phần tạo điều kiện thuận lợi để triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trình quản lý tác nghiệp hồ sơ Đối với khối quan hành nhà nước các tổ chức, khách hàng nhận "dịch vụ” tốt hơn, không nhiều thời gian lại, chờ đợi; hài lòng chất lượng phục vụ quan hành nhà nước ngày nâng cao; đồng thời áp dụng HTQLCL làm giảm thiểu nhũng nhiễu, gây phiền hà công chức, viên chức thực thi nhiệm vụ Tổ chức, công dân đến quan hành hướng dẫn, trả kết xử lý hẹn… Đây bước tiến quan trọng tiến trình cải cách thủ tục hành quan hành nàh nước biện pháp để kiểm tra, giám sát việc thực thực tế văn quy phạm pháp luật lĩnh vực quản lý nhà nước, đặc biệt với quy định thời gian xử lý hồ sơ, phí, lệ phí, việc áp dụng thống biểu mẫu… từ nghiên cứu, kiến nghị sửa đổi sửa đổi cho phù hợp với đặc điểm địa phương, ban ngành, tránh bị chồng chéo, rườm rà thủ tục, giấy tờ không cần thiết CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ ĐỂ TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG ISO 9001:2008 TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Quy trình xử lý công việc cho quan, tổ chức hầu hết tiểu chuẩn hóa theo hướng cách khoa học, hợp lý luật - Hệ thống văn quy trình thủ tuc hành kiện toàn tạo hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải công việc đồng thời có sở tài liệu để đào tạo tuyển dụng công chức, viên chức - Khắc phục mối quan hệ quan, doanh nghiệp với Nâng cao lực trách nhiệm phận người thừa hành việc thực nhiệm vụ giao nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng - Năng suất công việc tăng, tránh tối đa sai sót, bị động lĩnh vực hành - Khách hàng, đối tác hài lòng với dịch vụ, sản phẩm mà họ cung cấp 3.1.2 Nhược điểm - Tuy nhiên, thực tế việc áp dụng ISO 9001 vào quan hành thời gian qua lại gặp nhiều khó khăn, việc thực mang tính hình thức, nguyên nhân tồn nhận thức cán công chức cho việc áp dụng hiệu chí phát sinh thêm thủ tục, lãnh đạo số nơi chưa muốn xây dựng áp dụng, thực lại có lệ thuộc lớn vào đơn vị tư vấn - đánh giá - Hầu hết quan, tổ chức hỗ trợ với mức kinh phí thấp, không đủ kinh phí để trang bị thiết bị, bổ sung nâng cấp máy vi tính, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên theo số chương trình - Một số DN làm cho có, không thực coi trọng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác VP DN - Nhận thức ISO 9001:2008 tầm quan trọng việc xây dựng áp dụng ISO giải công việc đơn vị, tổ chức, nhân viên nhìn chung mức độ chưa cao Do đó, có tình trạng vài đơn vị chưa thật trách nhiệm, chủ động nhiệt tình triển khai xây dựng, áp dụng quy trình ISO, có tượng trông chờ, dựa dẫm, "khoán trắng" cho đơn vị thường trực Ban Chỉ đạo -Một số quy trình chưa thực hợp lý, không đem lại hiệu làm việc cao mong đợi 3.2 Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 quan, tổ chức Việt Nam 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo Sự quan tâm, hỗ trợ của lãnh đạo yếu tố quan trọng thiếu việc giúp quan nâng cao nhận thức kĩ việc ứng dụng ISO Lãnh đạo phải nhận thức vấn đề sống còn, không làm cho có, làm không tới, mà phải đầu tư nhiều thời gian kinh phí để làm cho đúng, cho thành công Một lãnh đạo coi trọng việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác VP quan, tổ chức mạnh tay đầu tư cho nhân viên đào tạo, bồi dưỡng bổ sung trang thiết bị cần thiết cho công việc Hiệu đem lại vô to lớn mà nhà lãnh đạo nên nhận thấy quy trình xử lý công việc VP, quan tiêu chuẩn hóa theo hướng khoa học, hợp lý, nâng cao suất làm việc; lãnh đạo kiểm soát trình giải công việc nội tổ chức để có đạo kịp thời 3.2.2 Xây dựng, ban hành văn qui định ứng dụng ISO Các quan, tổ chức cần nhanh chóng xây dựng, ban hành rộng rãi văn quy định ứng dụng ISO quan, tổ chức để người biết làm theo Đây việc cấp bách cần thiết, sở để người áp dụng tiêu chuẩn ISO vào xử lý công việc Cần rõ nội dung, phương pháp, cách thức, phụ trách, quyền hạn, nghĩa vụ người có liên quan Quy chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ ISO VP, phòng ban, phận quan, tổ chức 3.2.3 Hoàn thiện đội ngũ nhân Quy trình xử lý công việc có rõ ràng, khoa học, minh bạch mà đội ngũ nhân yếu lực, hạn hẹp nhận thức thật lãng phí Đội ngũ nhân phải đưa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến thức, lực ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quan Đồng thời họ phải có nhận thức đắn, có thái độ hợp tác, cấp nên có biện pháp nhằm động viên khích lệ cấp Bởi nhân chìa khóa thành công, tác động trực tiếp tới hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 công tác VP - Thực tuyển dụng theo nguyên tắc người, việc; lấy công việc hiệu công việc làm tiêu chí lựa chọn nhân Thi tuyển phải thực khách quan, công tâm công - Thực bố trí, sử dụng nhân theo chế giao việc, khoán việc quy trách nhiệm đến Áp dụng chế độ vị trí việc làm để xác định tiền lương, tiền công chế độ, sách đội ngũ công nhân viên công ty - Có thái độ kiên quyết, dứt khoát công nhân viên không đáp ứng công việc - Thực đánh giá công nhân viên công ty dựa hiệu công việc Bảo đảm tính công đánh giá, không đánh đồng đồng kết đánh giá đối tượng Thực việc xây dựng tiêu chí xét danh hiệu thi đua theo nhóm đối tượng có vị trí, chức năng, nhiệm vụ tương đương nhau, không xét danh hiệu thi đua theo quan, đơn vị Có bảo đảm tính công tạo động lực thực phong trào thi đua 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kĩ thuật Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý quy trình công việc hỗ trợ xử lý nghiệp vụ hình thức ISO điện tử Điểm thuận lợi ISO điện tử ISO xây dựng mặc định hệ thống gồm quy trình công việc, nội dung thực hiện, thời gian quy định cho công đoạn; biểu mẫu kết xuất tự động mang tính thống nhất, chuẩn hóa không phụ thuộc vào ý chủ quan người tham gia quy trình; Tiến trình công việc tự động ghi nhận tự động kết xuất kết hình thức biểu mẫu bảng tổng hợp Ở thời điểm nào, vị trí có quyền truy cập tra cứu thông tin chi tiết tổng hợp với nhiều chiều, nhiều kiện khác nhau, giúp chuyên viên nắm khối lượng thời gian thực công việc đảm trách, giúp lãnh đạo cấp nắm kết thực công việc chi tiết đến chuyên viên, phòng ban/bộ phận máy thuộc quyền quản lý ISO điện tử dễ dàng cập nhật thay đổi quy trình biểu mẫu nhằm đáp ứng với biến động thực tế, có thay đổi, việc phổ cập quy trình mới, biểu mẫu thực hoàn toàn tự động Với ISO điện tử, việc công bố thông tin cho người dân trở nên dễ dàng hoàn toàn tự động, người dân tham gia kiểm soát chất lượng kết công việc chi tiết đến chuyên viên Để triển khai ISO điện tử, cần đầu tư hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin mạng phần cứng Việc đầu tư tùy theo lực tài quan, với quan có khả tài triển khai vận hành ISO điện tử đến cán bộ, công chức Với đơn vị khả tài hạn chế đầu tư đến phòng ban/bộ phận, việc đầu tư nên phân thành giai đoạn phù hợp với tình hình thực tế quan PHẦN KẾT LUẬN Áp dụng thành công ISO 9001:2008 nhằm thay đổi nhận thức, tạo lập tư hệ thống, nâng cao quyền lực mềm cho cán quản lý lãnh đạo, đòi hỏi cấp bách yêu cầu tăng trưởng mạnh nhanh kinh tế nước ta Hệ thống quản lý chất lượng ISO ngày chứng tỏ tầm quan trọng lợi ích thiết thực việc quản lý nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Nó trở thành hành trang thiếu cho doanh nghiệp, tổ chức bước đường hội nhập, đường chinh phục “đỉnh cao chất lượng” Vì vậy, quan, tổ chức cần coi trọng, hoàn thiện việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác VP mình, tạo bước chuyển công tác hành vốn theo lối mòn DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Thái Hòa - Hành trình văn hóa giấc mơ chất lượng Việt Nam – Nhà xuất trẻ Quan Minh Nhựt, Trương Chí Tiến - Quản trị chất lượng sản phẩm Một số tài liệu từ website http://luanvan.co/luan-van/thuc-trang-ap-dung-he-thong-quan-ly-chatluong-theo-tieu-chuan-iso-90012008-va-iso-140012004-tai-cong-ty-co-phanxich-53208/ http://blognhansu.net.vn/2014/09/18/xay-dung-cac-quy-trinh-tai-lieubieu-mau-trong-quan-ly-nhan-su-cua-1-cong-ty-theo-iso-nhu-the-nao/ ... xuất phiên tương đương với năm ISO tổ chức soát xét 1.2 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.2.1 Khái niệm ISO 9001 (cách gọi tắt ISO 9001:2008 - phiên tiêu chuẩn ISO 9001) tiêu chuẩn Hệ thống... quan, tổ chức Việt Nam PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ISO 9000 VÀ ISO 9001:2008 1.1 Khái quát ISO 9000 1.1.1 Giới thiệu tổ chức ISO Cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển kéo theo lớn mạnh... thuật Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm tiêu chuẩn sau: ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng - sở từ vựng ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lương - yêu cầu ISO 9004:2009 Quản trị thành