THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu riêng Các số liệu, văn sử dụng phân tích báo cáo có nguồn gốc rõ ràng Các kết nghiên cứu báo cáo tơi tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Tơi xin cam đoan có vấn đề tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm Sinh viên Hồng Nhật Anh LỜI CẢM ƠN Bài nghiên cứu hồn thành Tổng cơng ty Truyền thơng Đa phương tiên Việt Nam Có nghiên cứu này, tơi xin tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc đến Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam đặc biệt chị Bùi Thị Thu Thảo trực tiếp hướng dẫn, bảo cung cấp cho tơi số liệu để hồn thành nghiên cứu Bên cạnh tơi xin cảm ơn đến giảng viên Khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn giúp tơi hồn thành nghiên cứu Với điều kiện thời gian kinh nghiệm hạn chế sinh viên, nghiên cứu tránh thiếu sót Tơi mong nhận bảo, đóng góp ý kiến thầy để tơi có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức trình độ để hồn thiện tốt nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam DN Doanh nghiệp QLCL Quản lý chất lượng CSVC Cơ sở vật chất CTVP Cơng tác văn phịng TW Trung ương CVP Chánh văn phòng VP Văn phòng CBVT Cán văn thư 10 LĐCQ Lãnh đạo quan 11 VB Văn 12 CBCNV Cán công nhân viên 13 QPPL Quy phạm pháp luật MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Kết cấu Tiểu luận PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ISO 9000 VÀ ISO 9001:2008 1.1.Khái quát ISO 9000 1.1.1.Khái niệm 1.1.2.Giới thiệu tổ chức ISO 1.1.3.Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.Khái quát tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.2.1.Khái niệm 1.2.2.Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 1.2.3.Mục đích 1.2.4.Ý nghĩa, vai trò 10 1.2.5.Yêu cầu 10 1.2.6.Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng 13 Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM 15 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam 15 2.1.1 Giai đoạn kinh doanh thiết bị truyền hình (1988-2005) 15 2.1.2 Giai đoạn kinh doanh truyền thông đa phương tiện (2005 đến tháng 10- 2013) 16 2.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt Nam 17 2.2.1 Chức 17 2.2.2 Nhiệm vụ 18 2.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng 21 2.3.1 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn 21 2.3.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quản lý văn đến – 23 2.3.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân 29 2.3.4 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác quản lý, kiểm sốt tài liệu 31 2.3.5 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tổ chức kiện 32 2.3.6 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động kiểm sốt cơng việc 34 Chương 3: MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ ĐỂ TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG ISO 9001:2008 TẠI TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM 36 3.1 Nhận xét, đánh giá 36 3.1.1 Ưu điểm 36 3.1.2 Hạn chế 36 3.2 Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 quan, tổ chức Việt Nam 37 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo 37 3.2.2 Xây dựng, ban hành văn qui định ứng dụng ISO 38 3.2.3 Hoàn thiện đội ngũ nhân 38 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kĩ thuật 39 PHẦN KẾT LUẬN 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Những doanh nghiệp trọng đến vấn đề chất lượng đơn vị thành công thị trường Những tiêu chí để tạo nên sức cạnh tranh doanh nghiệp bao gồm giá cả, chất lượng dịch vụ hậu Quan trọng chất lượng thỏa mãn khách hàng Vì việc lựa chọn áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 công cụ giúp doanh nghiệp tạo chất lượng sản phẩm dịch vụ tối ưu Bên cạnh đơn vị kinh doanh hàng hóa dịch vụ Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước Kết là, qua gần tám năm triển khai thực việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 vào quan hành nhà nước, tính đến tháng năm 2015 có 5.824 quan hành nhà nước cấp giấy chứng nhận, có 4.554 quan hành nhà nước 63 tỉnh, thành phố 1416 quan thuộc 20 Bộ, ngành Cho dù việc áp dụng tiêu chuẩn ISO với tổ chức doanh nghiệp nước cịn gặp nhiều khó khăn, song xây dựng trì thành cơng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 tổ chức hành cơng doanh nghiệp thừa hưởng lợi ích vơ to lớn Vì tơi chọn đề tài: "Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 quan, tổ chức Việt Nam nay" để nghiên cứu làm tập lớn môn Ứng dụng ISO Quản trị văn phịng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu:  Nghiên cứu để thấy vai trò quan trọng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO với doanh nghiệp, tổ chức;  Khảo sát, đánh giá điều mà VP làm ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào Văn phịng Tổng cơng ty Truyền thơng Đa phương tiên Việt Nam  Đưa giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phịng Tổng cơng ty Truyền thông Đa phương tiên Việt Nam - Nhiệm vụ nghiên cứu:  Làm rõ vai trò quan trọng việc ứng dụng ISO 9001:2008 với Văn phòng Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiên Việt Nam  Thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008  Từ ưu điểm, nhược điểm giải pháp nâng cao hiệu qủa ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào Văn phòng Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiên Việt Nam nói riêng quan, tổ chức khác nói chung Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phịng Tổng cơng ty Truyền thơng Đa phương tiên Việt Nam Giới hạn nghiên cứu: Văn phòng Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiên Việt Nam, thời điểm Kết cấu Tiểu luận Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, cấu trúc đề tài chia làm ba chương: Chương 1: Khái quát ISO 9000 ISO 9001:2008 Chương 2: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phịng cơng ty Truyền thơng Đa phương tiên Việt Nam Chương 3: Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ISO 9000 VÀ ISO 9001:2008 1.1 Khái quát ISO 9000 1.1.1 Khái niệm a) Chất lượng: Chất lượng phạm trù phức tạp có nhiều định nghĩa khác Có nhiều quan điểm khác chất lượng Có số định nghĩa chất lượng chuyên gia chất lượng đưa sau: "Chất lượng phù hợp với nhu cầu" (theo Juran - Giáo sư người Mỹ) "Chất lượng phù hợp với yêu cầu hay đặc tính định" Theo Giáo sư Crosby "Chất lượng sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất" Theo Giáo sư người Nhật – Ishikawa Trong lĩnh vực khác nhau, với mục đích khác nên có nhiều quan điểm chất lượng khác Tuy nhiên, có định nghĩa chất lượng thừa nhận phạm vi quốc tế, định nghĩa Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Theo điều 3.1.1 tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định nghĩa chất lượng là: "Mức độ đáp ứng yêu cầu tập hợp có đặc tính vốn có" Chất lượng khái niệm đặc trưng cho khả thoả mãn nhu cầu khách hàng b) Quản lý chất lượng Quản lý chất lượng hoạt động có phối hợp để định hướng kiểm soát tổ chức chất lượng Việc định hướng kiểm sốt chất lượng nói chung bao gồm lập sách chất lượng mục tiêu chất lượng, hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng Quản lý chất lượng áp dụng ngành công nghiệp, không sản xuất mà lĩnh vực, loại hình tổ chức, từ quy mô lớn đến quy mô nhỏ, cho dù có tham gia vào thị trường quốc tế hay không Quản lý chất lượng đảm bảo cho tổ chức làm việc phải làm việc quan trọng, theo triết lý "làm việc đúng" "làm việc", "làm từ đầu" "làm thời điểm" c) Hệ thống quản lý chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng hệ thống quản lý để định hướng kiểm soát tổ chức mặt chất lượng Có nhiều phương pháp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tổ chức tùy theo quy mơ, khả tình trạng tổ chức Hiện nhiều tổ chức xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dựa Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Mục đích hệ thống quản lý chất lượng cung cấp sản phẩm/dịch vụ có chất lượng ổn định, cải tiến liên tục kết thực tăng cao khả đáp ứng yêu cầu khách hàng 1.1.2 Giới thiệu tổ chức ISO Cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển kéo theo lớn mạnh nhiều ngành công nghiệp Lúc sản xuất hàng hóa tổ chức thành nhiều cơng đoạn, lượng hàng hóa sản xuất ngày nhiều làm phát sinh vai trò cán chuyên trách kiểm soát chất lượng Đây quan niệm sơ khai quản trị chất lượng, chủ yếu nhằm mục tiêu kiểm sốt chặt chẽ q trình sản xuất để hạn chế tránh sản phẩm chất lượng lọt thị trường Tuy nhiên, việc kiểm tra cách xác khuyết tật sản phẩm việc làm khó khăn khơng thể đạt kết tuyệt đối Chính vậy, xuất khía cạnh tìm hiểu hoạt động quản trị chất lượng Và lần phát khâu, tiến trình hay chí nhân tố ngồi q trình sản xuất có ảnh hưởng định đến chất lượng hàng hóa lần quan niệm quản trị chất lượng mở rộng Như vậy, từ chỗ quản trị chất lượng doanh nghiệp đồng nghĩa với kiểm soát chặt chẽ khâu sản xuất mở rộng quản trị tồn vịng đời sản phẩm từ khâu thiết trình sản xuất trình phân phối sản phẩm Việc tiến hành công việc quản trị chất lượng hoạt động cần thiết chưa đầy đủ thiếu để tạo lòng tin chất lượng sản phẩm Vậy phải đưa từ khách hàng cần thiết từ quan có quyền hạn trách nhiệm việc ISO tổ chức quốc tế vấn đề tiêu chuẩn hóa có tên đầy đủ The International Organization for Standardization Các thành viên tổ chức tiêu chuẩn quốc gia 150 nước giới ISO tổ chức phi phủ, đời hoạt động từ 23/2/1947 Nhiệm vụ ISO thúc đẩy phát triển vấn đề tiêu chuẩn hóa hoạt động có liên quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ quốc tế hợp tác phát triển lĩnh vực trí tuệ, khoa học, kỹ thuật hoạt động kinh tế khác Trụ sở ISO đặt Genève - Thụy Sĩ, ngôn ngữ sử dụng tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha Hàng năm chi phí hoạt động ISO 125 triệu France Thụy Sĩ, 80% đóng góp trực tiếp thành viên chính, 20% việc bán ấn phẩm đem lại Số tiền đóng góp cho chi phí ISO tính tùy theo giá trị tổng sản phẩm xã hội giá trị xuất nhập nước thành viên Việt Nam thành viên thứ 72 ISO, gia nhập năm 1977 bầu vào ban chấp hành ISO năm 1996  Biểu mẫu - Sổ đăng ký văn Ngày Số Nơi Số Ngày Tên loại lượng gửi ký tháng trích cơng hiệu văn yếu nội người dung nhận văn Đơn vị Ký Ghi người nhận VB (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) - Sổ chuyển giao văn Ngày chuyển Số đến Đơn vị/ người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) 2.3.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân a) Quy trình Tuyển dụng Trước định thông báo tuyển dụng, công ty thực việc hoạch định nhu cầu nhân lực Căn vào dự báo khối lượng công việc phịng ban, cơng ty hoạch định nhu cầu số lượng, cấu trình độ lực lượng lao động cần thiết để đáp ứng tốt cho trình kinh doanh Nếu dự báo nhân lực thừa, tiến trình kinh doanh, cơng ty có giải pháp giảm làm, chấm dứt hợp đồng với người hết hạn hợp đồng mà công ty khơng có nhu cầu sử dụng…Nếu dự báo nhân lực thiếu, cơng ty có phương án tăng làm, th ngồi,…nhưng chủ yếu cơng ty sử dụng cách tuyển dụng thêm lao động để đảm bảo khối lượng công việc nhân viên cũ phải làm tải Hoạch định nhu cầu nhân lực sở để tiến hành bước trình tuyển dụng 29 Văn phịng lập thơng báo tuyển dụng tổ cơng nghệ thơng tin có trách nhiệm đăng tin thơng báo tuyển dụng Sau q trình chọn lọc hồ sơ phòng nhân lựa chọn người phù hợp cho vị trí đăng tuyển số người nộp đơn xin việc thơng qua q trình vấn tuyển chọn Các bước tuyển chọn tiến hành theo quy trình xây dựng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Dựa vào nhu cầu tuyển dụng bảng mơ tả cơng việc vị trí cần tuyển, CVP tìm ứng viên tốt cho Cơng ty Nhiệm vụ nhà tuyển dụng tuyển dụng ứng viên thích hợp với cơng việc, mối quan hệ cá nhân tránh gây ảnh hưởng tốt lẫn xấu đến tập thể CBNV Công ty b) Quy trình đào tạo cán Với mục tiêu đào tạo nhân lực để nâng cao trình độ nhận thức xã hội, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cơng việc mang tính chất thường xun, Công ty nên cử CBNV đào tạo Trước tiên xác định nhu cầu đào tạo, CBNV đăng ký muốn đào tạo thêm Trên sở phân tích nhu cầu đào tạo, CVP xây dựng “Kế hoạch đào tạo” xác định đối tượng, nội dung, hình thức thời gian đào tạo Việc đào tạo phải thực thông qua chương trình đào tạo huấn luyện từ bên ngồi khóa huấn luyện cơng ty Các CBNV cử đào tạo có trách nhiệm tham gia đầy đủ thời lượng khóa đào tạo Báo cáo kết đào tạo phải lưu hồ sơ Hồ sơ đào tạo nhân viên thiết lập, kiểm sốt trì Cuối việc đánh giá đào tạo, nhằm xem xét sau khoá đào tạo cá nhân cử đào tạo có nắm bắt kiến thức khố đào tạo, có hồn thành trách nhiệm hay khơng, có ứng dụng vào công việc chuyên môn thực tế hay không 30 Công ty cần phải thực việc đào tạo nguồn nhân lực theo quy trình tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Nhằm nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho nhân viên, công ty xây dựng thực chương trình đào tạo cho cán nhân viên theo quy trình cụ thể Cơng tác xác định nhu cầu đào tạo - cơng việc quan trọng tiên q trình đào tạo phát triển nhân lực tiền đề để thực bước trình đào tạo nhân lực Căn vào nhu cầu thực tế phận, vị trí cơng tác để cử nhân viên tập huấn, đào tạo khóa học nhằm hồn chỉnh kiến thức nhân viên cho phù hợp với yêu cầu công việc Đối với CBNV trẻ, ham học hỏi có lực, có tinh thần làm việc lâu dài cơng ty xem xét lựa chọn cử đào tạo hỗ trợ phần kinh phí đào tạo Công ty tạo điều kiện cho CBNV làm việc điều kiện sở vật chất đầy đủ để phát huy lực làm việc sức sáng tạo người cơng việc Ngồi ra, công ty cần phải trọng đến việc nâng cao đời sống vật chất tinh thần CBNV hoạt động thi đấu bóng đá, cầu lơng, tham quan, du lịch tháng lần… Điều giúp CBNV cơng ty có tinh thần đồn kết gắn bó với tập thể, nhờ hoạt động quản lý diễn thuận lợi dễ dàng 2.3.4 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý, kiểm sốt tài liệu Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam thiết lập quy trình, thủ tục để kiểm sốt tài liệu kiểm soát việc phê duyệt, phân phát, sửa đổi xử lý tài liệu lãnh đạo định Hàng năm, số tài liệu thêm mới, tài liệu chỉnh sửa bổ sung vơ lớn ISO 9001:2008 giúp đỡ phần lớn, giản lược số lượng trình tự, khâu cơng việc, sau rút gọn cịn lại quy trình ngắn gọn mà đảm bảo hoạt động hiệu 31 Trách nhiệm Trình tự cơng việc Các nhân viên Yêu cầu soạn thảo, áp dụng sửa quan, tổ chức đổi tài liệu Trưởng phận Xem xét Ban giám đốc Diễn giải/Biểu mẫu Xem xét phê duyệt Ban hành cập nhật phân phối tài Ban ISO Bộ phận liên quan liệu Cập nhật hủy tài liệu lỗi thời 2.3.5 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tổ chức kiện Hoạt động văn phịng khơng đơn hoạt động liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành như: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn đến Cơng tác văn phịng cịn bao gồm hoạt động tổ chức kiện Hàng năm cơng ty có kiện mang tính định kỳ thường xuyên như: Lễ khai xuân, lễ kỷ niệm ngày 8/3, lễ tổng kết cơng tác năm có kiện mang tính chất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động Công ty như: lễ ký hợp đồng, lễ mắt Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào việc tổ chức kiện xây dựng quy trình cho CBCNV thực Quy trình tổ chức kiện gồm: Phần một: Xác định mục tiêu kiện Phần hai: Xác định nội dung tổ chức kiện 32 Phần ba: So sánh nội dung với yêu cầu Phần bốn: Lên chương trình Phần năm: Tiến hành tổ chức kiện Phần sáu: Đánh giá rút kinh nghiệm tổ chức kiện Ngồi quy trình tổ chức kiên trên, Công ty cần xây dựng biểu mẫu Việc mẫu hóa quy trình tổ chức kiện giúp cán bộ, CBCNV thực công việc tổ chức kiện dễ dàng tránh thiếu xót q trình tiến hành kiện Việc hệ thống hóa bước quy trình tổ chức kiện giúp cho CBCNV thực cách dễ dàng hơn, định hướng công việc cần thiết cần thực theo trình tự Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tổ chức kiện bước đầu đem lại hiệu đáng ghi nhận cụ thể: - Các CBCNV giao dễ dàng xác định mục tiêu tổ chức kiện gì? Việc xác định mục tiêu tổ chức kiệnlà vô quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức kiện Công ty, việc xác định mục tiêu sai dẫn đến tình trạng kiện tổ chức khơng đạt hiệu quả, công tác xác định mục tiêu vô quan trọng - Khi quy trình tổ chức kiện đưa vào ứng dụng giúp cho CBCNV chuẩn bị cách dễ dàng hơn, tránh công việc trùng lặp gây nhiều thời gian chi phí Bản mẫu hóa cơng việc cần phải làm giúp cho CBCNV xác định nội dung cơng việc mình, có sai sót dễ dàng quy trách nhiệm thuộc cá nhân, phận đảm nhiệm từ nâng cao ý thức trách nhiệm việc thực công việc CBCNV 33 - Các quy trình tổ chức hồn thành theo kế hoạch ban đầu đặt ra, giảm thiểu sai sót khơng đáng có q trình tổ chức kiện - Việc xây dựng văn mẫu dự trù kinh phí dã giúp cho CBCNV biết đầu mục cần cho trình chuẩn bị tổ chức kiện Khơng gây lãng phí cho Công ty vào công việc không cần thiết Như công tác tổ chức kiện ứng dụng ISO bước đầu khắc phục bất cập trước gặp phải, công tác thực đơn giản Tuy nhiên thời gian tới để công tác thực tốt địi hỏi Cơng ty cần có phương án đổi quán triệt việc áp dụng quy trình tổ chức kiện công tác 2.3.6 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động kiểm sốt cơng việc Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam đưa HTQLCL ISO 9001:2008 vào áp dụng sau năm thực thu hiệu tích cực cơng khai, minh bạch quy trình thủ tục xử lý công việc cho tổ chức công dân khách hang Từ áp dụng tiêu chuẩn ISO 9002: 2008 việc điều hành cơng việc nội trơi chảy có hiệu nhờ thiết lập chế giải công việc rành mạch thống nhất, xác định rõ trách nhiệm lãnh đạo cơng chức quy trình xử lý cơng việc; kiểm sốt tồn q trình xử lý công việc quan, đơn vị; nắm rõ cơng việc làm có tiến độ hay không; hạn chế cách thức giải công việc tuỳ tiện theo chủ quan công chức, viên chức cấp dưới; đánh giá mức độ hồn thành cơng việc cơng chức, viên chức cấp dưới, từ làm cho cơng tác bình bầu thi đua khen thưởng, đánh giá nhận xét cuối năm công chức, viên chức cách công bằng, khách quan, xác thực Áp 34 dụng ISO tiền đề, góp phần tạo điều kiện thuận lợi để triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trình quản lý tác nghiệp hồ sơ Việc áp dụng HTQLCL làm giảm thiểu nhũng nhiễu, gây phiền hà CBCNV thực thi nhiệm vụ Bên cạnh quy định thời gian xử lý hồ sơ, phí, lệ phí, việc áp dụng thống biểu mẫu… từ nghiên cứu, kiến nghị sửa đổi sửa đổi cho phù hợp với đặc điểm địa phương, phòng ban để tránh bị chồng chéo, rườm rà thủ tục, giấy tờ không cần thiết  Tiểu kết Trong chương 2, tìm hiểu lịch sử hình thành phát triển Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Tìm hiểu chức nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phịng cơng ty Bên cạnh tơi đề cập đến vấn đề thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phòng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Đi sâu tìm hiểu phân tích tiêu chuẩn ứng dụng Văn phịng Cơng ty 35 Chương 3: MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ ĐỂ TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG ISO 9001:2008 TẠI TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm ISO 9000 góp phần khơng nhỏ, làm thay đổi lãnh đạo quản lý doanh nghiệp, thay đổi tư quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp lãnh đạo Giúp lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược kinh doanh, thực hiện, giải công việc có Quy trình xử lý cơng việc Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện hầu hết tiểu chuẩn hóa theo hướng cách khoa học, hợp lý luật Hệ thống văn quy trình thủ tuc hành kiện tồn tạo hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải cơng việc đồng thời có sở tài liệu để đào tạo tuyển dụng công chức, viên chức Khắc phục mối quan hệ Công ty với doanh nghiệp đối tác Nâng cao lực trách nhiệm phận người thừa hành việc thực nhiệm vụ giao nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng Năng suất công việc tăng, tránh tối đa sai sót, bị động lĩnh vực hành Nâng cao tin tưởng nội nhờ mục tiêu rõ rang, q trình có hiệu lực phản hồi với nhân viên hiệu hoạt động hệ thống Khách hàng, đối tác hài lòng với dịch vụ, sản phẩm mà Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam cung cấp 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh kết đạt được, trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phịng Tổng cơng ty Truyền thơng Đa phương tiện Việt nam cịn nhiều hạn chế, khó khăn: 36 - Trong q trình triển khai phải kinh phí, thời gian cơng sữ để xây dựng, trì cải tiến liên tục, phải tâm nỗ lực cao từ phía lãnh đạo Cho nên chưa có ủng hộ cao lãnh đạo nhiệt tình vào cơng cán nhân viên - Nhận thức cán bộ, nhân viên áp dụng hệ thống ISO mẻ, thực theo quy trình bắt buộc phải có thời gian để vào nề nếp để vận hành théo quy định - Đội ngũ cán nhân viên chưa trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kiến thức Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 khó khăn thách thức lớn cho việc áp dụng Tiêu chuẩn vào CTVP - Cơ sở vật chất chưa trang bị đầy đủ, đại nên làm việc chưa khoa học, hiệu qua chưa cao, chưa đáp ứng, phục vụ giải công việc ảnh hưởng đến hiệu việc áp dụng ISO - Hệ thống văn QPPL chưa đồng bộ, thay đổi liên tục, hướng dẫn biểu mẫu phải thay đổi, gây khó khăn q trình thực - Việc ban hành, quản lý văn nhiều bất cập, chồng chéo Phân công trách nhiệm, quyền hạn chưa rõ ràng dẫn đến khó khăn việc kiểm tra, sốt lỗi - Công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá chưa thực thường xuyên, việc thi đua khen thưởng chưa công 3.2 Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 quan, tổ chức Việt Nam 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo Sự quan tâm, hỗ trợ của lãnh đạo yếu tố quan trọng thiếu việc giúp quan nâng cao nhận thức kĩ việc ứng dụng ISO Lãnh đạo phải nhận thức vấn đề sống cịn, khơng làm cho có, làm khơng tới, mà phải đầu tư nhiều thời gian kinh phí để làm cho 37 đúng, cho thành cơng thơi Một lãnh đạo coi trọng việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào CTVP quan, tổ chức mạnh tay đầu tư cho nhân viên đào tạo, bồi dưỡng bổ sung trang thiết bị cần thiết cho công việc Hiệu đem lại vô to lớn mà nhà lãnh đạo nên nhận thấy quy trình xử lý cơng việc VP, quan tiêu chuẩn hóa theo hướng khoa học, hợp lý, nâng cao suất làm việc; lãnh đạo kiểm soát q trình giải cơng việc nội tổ chức để có đạo kịp thời 3.2.2 Xây dựng, ban hành văn qui định ứng dụng ISO Cơng ty phải nhanh chóng xây dựng, ban hành rộng rãi văn quy định ứng dụng ISO quan để người biết làm theo Đây việc cấp bách cần thiết, sở để người áp dụng tiêu chuẩn ISO vào xử lý công việc Cần rõ nội dung, phương pháp, cách thức, phụ trách, quyền hạn, nghĩa vụ người có liên quan Quy chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ ISO VP, phòng ban, phận quan, tổ chức 3.2.3 Hồn thiện đội ngũ nhân Quy trình xử lý cơng việc có rõ ràng, khoa học, minh bạch mà đội ngũ nhân yếu lực, hạn hẹp nhận thức thật lãng phí Đội ngũ nhân phải đưa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến thức, lực ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quan Đồng thời họ phải có nhận thức đắn, có thái độ hợp tác, cấp nên có biện pháp nhằm động viên khích lệ cấp Bởi nhân chìa khóa thành cơng, tác động trực tiếp tới hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 công tác VP 38 Thực tuyển dụng theo nguyên tắc người, việc; lấy công việc hiệu công việc làm tiêu chí lựa chọn nhân Thi tuyển phải thực khách quan, công tâm công Thực bố trí, sử dụng nhân theo chế giao việc, khoán việc quy trách nhiệm đến Áp dụng chế độ vị trí việc làm để xác định tiền lương, tiền cơng chế độ, sách đội ngũ công nhân viên công ty Có thái độ kiên quyết, dứt khốt công nhân viên không đáp ứng công việc Thực đánh giá công nhân viên công ty dựa hiệu cơng việc Bảo đảm tính cơng đánh giá, không đánh đồng đồng kết đánh giá đối tượng Thực việc xây dựng tiêu chí xét danh hiệu thi đua theo nhóm đối tượng có vị trí, chức năng, nhiệm vụ tương đương nhau, không xét danh hiệu thi đua theo quan, đơn vị Có bảo đảm tính cơng tạo động lực thực phong trào thi đua 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kĩ thuật Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý quy trình cơng việc hỗ trợ xử lý nghiệp vụ hình thức ISO điện tử Điểm thuận lợi ISO điện tử ISO xây dựng mặc định hệ thống gồm quy trình cơng việc, nội dung thực hiện, thời gian quy định cho công đoạn; biểu mẫu kết xuất tự động mang tính thống nhất, chuẩn hóa khơng phụ thuộc vào ý chủ quan người tham gia quy trình; Tiến trình cơng việc tự động ghi nhận tự động kết xuất kết hình thức biểu mẫu bảng tổng hợp Ở thời điểm nào, vị trí có quyền truy cập tra cứu thông tin chi tiết tổng hợp với nhiều chiều, nhiều kiện khác nhau, giúp chuyên viên 39 nắm khối lượng thời gian thực công việc đảm trách, giúp lãnh đạo cấp nắm kết thực công việc chi tiết đến chuyên viên, phòng ban/bộ phận máy thuộc quyền quản lý ISO điện tử dễ dàng cập nhật thay đổi quy trình biểu mẫu nhằm đáp ứng với biến động thực tế, có thay đổi, việc phổ cập quy trình mới, biểu mẫu thực hồn tồn tự động Với ISO điện tử, việc công bố thông tin cho người dân trở nên dễ dàng hoàn toàn tự động, người dân tham gia kiểm sốt chất lượng kết công việc chi tiết đến chuyên viên Để triển khai ISO điện tử, cần đầu tư hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin mạng phần cứng Việc đầu tư tùy theo lực tài quan, với quan có khả tài triển khai vận hành ISO điện tử đến cán bộ, công chức Với đơn vị khả tài cịn hạn chế đầu tư đến phòng ban/bộ phận, việc đầu tư nên phân thành giai đoạn phù hợp với tình hình thực tế quan  Tiểu kết Trong chương 3, nêu ưu điểm, hạn chế việc ứng dụng Tiêu chuẩn ISO Văn phòng Tổng công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Và đưa số đề xuất giải pháp nhằm góp phần nâng cao việc ứng dụng Tiêu chuẩn ISO Văn phịng Tổng cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam Những vấn đề nêu đề gắn liền với thực tiễn qua cơng tác tìm hiểu phân tích đưa nhận xét đánh giá cách khách quan chân thực 40 PHẦN KẾT LUẬN Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 áp dụng Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam đem lại thành tựu phủ nhận Hệ thống làm thay đổi tư duy, phương thức lãnh đạo quản lý cơng ty nói riêng doanh nghiệp Việt Nam nói chung Xu hướng muốn có chứng ISO doanh nghiệp nhằm đánh bóng tên tuổi dường khơng cịn nữa.Bởi doanh nghiệp nhận thức sâu sắc, thấy lợi ích thật mà hệ thống tiêu chuẩn ISO mang lại cho doanh nghiệp mà áp dụng vào trình hoạt động sản xuất kinh doanh.Đây bước đột phá cho doanh nghiệp Việt Nam cạnh tranh trình hội nhập Khơng thể nhanh chóng xây dựng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO thành công, mà địi hỏi q trình dài đầu tư, xây dựng cải tiến liên tục Điều này, phụ thuộc vào điều kiện doanh nghiệp đặc biệt lòng tâm lãnh đạo doanh nghiệp Trong năm qua triển khai ứng dụng công tác ISO vào hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty nói chung cơng tác văn phịng nói riêng thân lãnh đạo Tổng Công ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam bước đầu nhận thức đắn đưa vào ứng dụng nhằm cảithiện chất lượng, sau năm ứng dụng ISO cơng tác văn phịng đem lại hiệu định, cải tiến chất lượng, nâng cao tác phong làm việc cán bộ, nhân viên Tuy nhiên, bên cạnh mặt đạt việc ứng dụng ISO gặp phải hạn chế địi hỏi ban lãnh đạo cơng ty cần tiếp tục tích cực, triệt để cơng việc ứng dụng ISO cơng tác văn phịng, cập nhập cải tiến quy trình cho kịp thời đại phù hợp với tình hình thực cơng 41 ty ngồi công ty cần phải quan tâm đầu tư sở vật chất, trang thiết bị, bổ sung nguồn nhân lực vào vị trí văn phịng mời chuyên gia tư vấn, đào tạo nghiệp vụ văn phòng kiến thức ISO 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Thái Hòa (2007), Hành trình văn hóa ISO Giấc mơ chất lượng Việt Nam, Nhà xuất trẻ, Hà Nội Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc (2012), Giáo trình quản trị chất lượng, Nhà xuất Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội Hoàng Trọng Thanh (2013), Quản trị chất lượng sản phẩm, Nhà xuất Lao động – Xã hội, Hà Nội Các trang web: http://www.iso.org/ https://vi.wikipedia.org/wiki/ISO_9001 https://text.xemtailieu.com/tai-lieu/ung-dung-bo-tieu-chuan-iso-90001483962.html 43 ... 1.2.6.Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng 13 Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM ... ISO 9001:2008 14 Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY TRUYỀN THƠNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VIỆT NAM 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Tổng Công ty Truyền thông. .. đồ cấu tổ chức Văn phịng Tổng Cơng ty Truyền thông Đa phương tiện Việt Nam [Xem phụ lục] 2.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phịng 2.3.1 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng