Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai phổ biến công việc, lưu trữ thông tin và tài liệu của một cơ quan. Là khâu trung gian kết nối giữa các đơn vị, các bộ phận trong và ngoài công ty, bộ phận văn thư trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp trong công việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG _ NGUYỄN THỊ THÚY BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B KHÓA HỌC (2012 - 2016) Tên quan: Công Ty Biovigi Việt Nam Địa chỉ: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân, Hà Nội Cán hướng dẫn: Nguyễn Khắc Lục Giảng viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2016 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC 1.Lý chọn đề tài 2 Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .4 Bố cục đề tài 1.1.1 Giới thiệu a, Tầm nhìn b, Sứ mệnh .6 c, Giá trị cốt lõi d, Tên thông tin liên lạc 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.3 Một số sản phẩm tiêu biểu Biovegi 1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM .10 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 10 a, Chức 10 b, Nhiệm vụ, quyền hạn 10 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 11 1.3 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 11 1.3.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 11 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng .12 1.3.3 Mô tả phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng 14 3.1.1 Nhận xét chung 33 3.1.2 Ưu điểm .33 3.1.3 Nhược điểm 34 SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, với phát triển khoa học – công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn phòng, công tác Văn thư lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng nhà nước ta quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước quan Thực phương châm: “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan Được quan tâm, giới thiệu nhà trường, giúp đỡ lãnh đạo Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam, em tiếp nhận thực tập Văn phòng Giám đốc Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam kể từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 26/02/2016 Trong khoảng thời gian này, thân em cố gắng nỗ lực, không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ Văn phòng sở áp dụng lý thuyết học nhận hướng dẫn tận tình cán văn phòng nơi Là cán Văn phòng tương lai, đợt thực tập trang bị cho em kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn phòng nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển đất nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng em cần thiết Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc kết sau thời gian thực tập Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập 1.Lý chọn đề tài Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức, sở để triển khai phổ biến công việc, lưu trữ thông tin tài liệu quan Là khâu trung gian kết nối đơn vị, phận công ty, phận văn thư trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp công việc, đầu mối tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải công việc nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải thẩm quyền Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, sinh viên khoa Quản trị Văn phòng, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trình thực tập Văn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam, em định lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư” Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam Mục tiêu đề tài Đề tài thực nhằm giải mục tiêu sau: Một bổ sung, hoàn thiện thêm lý luận quản lý công tác văn thư hoạt động Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam Hai khái quát thực tiễn tổ chức quản lý công tác văn thư văn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam Ba dựa sở thực trạng để đưa số nhận xét tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam Từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam nói riêng quan quản lý nhà nước, nhằm góp phần làm cho công tác văn thư quan nhà nước có hiệu Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực mục tiêu trên, đề tài tập trung giải nhiệm vụ sau: - Làm rõ sở lý luận công tác văn thư SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Đánh giá thực trạng thực công tác văn thư vấn đề đặt liên quan đến công tác văn thư hoạt động Sở Nội vụ Hưng Yên, sở đưa giải pháp để nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư , phục vụ cho mục tiêu nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước góp phần thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Quản lý công tác văn thư Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam - Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam Nguồn tài liệu tham khảo - Báo cáo thực tập năm trước - Các sách tham khảo : sách quản trị văn phòng , - Các trang mạng thông tin xã hội - Các tài liệu văn Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam làm tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu Tình hình nghiên cứu nước: Ở nước ta có nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu công tác văn thư: Nghiên cứu chung công tác văn thư có: “Nghiệp vụ công tác văn thư (viết chung)” Nxb Lao động Xã hội (2001) “ Lý luận phương pháp công tác văn thư, ĐHQGHN (2011) Vương Đình Quyền “ Tin học đổi công tác văn thư” NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội (1994) Dương Văn Khảm “Công tác văn thư lưu trữ ( giáo trình lớp ngắn hạn) Cục văn thư lưu trữ nhà nước, NXB trị quốc gia, Hà Nội (1999) SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội “ Những văn kiện chủ yếu Đảng Nhà nước công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ” Cục lưu trữ ấn hành, Hà Nội (1982) “Nghiệp vụ công tác văn thư” Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I, NXB Lao động-Xã hội, Hà Nội(1998) “Một số vấn đề xúc công tác văn thư kiến nghị giải pháp” Tạ Hữu Ánh “Một ý kiến công tác văn thư lưu trữ nghành giao thông vận tải vấn đề cần giải quyết” Phạm Thị Hiên Giáo trình “ Lý luận phương pháp công tác văn thư” PGS Vương Đình Quyền trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn” Đã đưa vấn đề lý luận phương pháp công tác văn thư Tuy nhiên giáo trình dừng lại lý luận, với lý thuyết mang tính áp dụng chung chung, khả áp dụng vào UBND huyện không cao Nguyễn Thị Kim Ngọc, Công tác văn thư văn phòng UBND xã Lai Uyên, Đã nêu lên thực trạng công tác văn thư UBND xã Lai Uyên Qua đánh giá ưu điểm đạt nhược điểm, hạn chế mà công tác văn thư tồn đồng thời đưa kiến nghị đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Tuy nhiên, đánh giá mang tính chất chung chung, chưa nêu nguyên nhân hạn chế, không tìm hiểu rõ nguyên nhân biện pháp khắc phục phần hiệu Bên cạnh đó, UBND xã Lai Uyên quan quản lý Nhà nước cấp sở, công tác quản lý hoạt động phạm vi hẹp xã UBND huyện Lương Sơn quan Quản lý Hành cấp huyện nên phạm vi quản lý rộng, hoạt động đa dạng mà khả áp dụng hạn chế Phương pháp nghiên cứu Trong báo cáo thực tập em có sử dụng phướng pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp vấn - Phương pháp thống kê SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập - Phương pháp quan sát Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Phương pháp tổng hợp - Phương pháp đối chiếu - Phương pháp so sánh Bố cục đề tài Dựa kết nghiên cứu, khảo sát thực tế tổng hợp nguồn tài liệu, cấu trúc khóa luận sau: Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục nội dung khóa luận trình bày phần: + Phần I Khảo sát công tác văn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam + Phần II Tổ chức công tác văn thư Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam + Phần III Kết luận đề xuất kiến nghị SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM 1.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM 1.1.1 Giới thiệu a, Tầm nhìn Trở thành nhà phân phối uy tín dẫn đầu thị trường nấm tươi, trái tươi rau an toàn, đem đến cho người tiêu dùng sản phẩm an toàn, bổ dưỡng b, Sứ mệnh • Không ngừng nỗ lực để cung cấp đầy đủ, kịp thời sản phẩm an toàn, đảm bảo chất lượng • Tạo dựng cho cán nhân viên môi trường làm việc tốt với hội để phát triển toàn diện • Mang lại cho cổ đông, đối tác, khách hàng xã hội giá trị hấp dẫn, lâu dài thông qua việc triển khai chiến lược kinh doanh phù hợp song song với việc áp dụng phương thức quản trị doanh nghiệp hiệu c, Giá trị cốt lõi Giá trị Biovegi cam kết mang lại cho khách hàng nhiều năm qua • Luôn nỗ lực tìm hiểu thỏa mãn nhu cầu khách hàng • Không ngừng học hỏi hoàn thiện • Tinh thần phối hợp: tin tưởng hợp tác đồng nghiệp • Phát triển nhân lực: tạo điều kiện để cán nhân viên phát huy tối đa lực khen thưởng xứng đáng cho cá nhân tập thể đạt thành tích cao • Cam kết hành động: đảm bảo công việc cam kết phải hoàn thành SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập d, Tên thông tin liên lạc Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tên giao dịch: Công ty cổ phần Biovigi Việt Nam Miền Bắc: Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam Address: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân, Hà Nội Email: info.biovegi@gmail.com Phone: (04)37 855 444 - Fax: (04)37833303 Miền Nam: Công ty Cổ phần Biovegi Miền Nam Address: Số 41 Võ Thị Sáu, phường Đa Kao, quận 1, Hồ Chí Minh Email: info.biovegi@gmail.com Phone: (08)38205226 - Fax: (08) 3820 3992 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển Từ thành lập năm 2007, Biovegi không ngừng hoàn thiện phát triển lớn mạnh quy mô hoạt động hệ thống sản phẩm với cột mốc quan trọng đây: • 20/12/2007: Công ty TNHH Công nghệ xanh Hưng Phát đời với thương hiệu Biovegi mắt thị trường qua sản phẩm Rau mầm siêu Biovegi công nghệ Nhật Bản • 2008:Bắt đầu phân phối sản phẩm nấm tươi Biovegi nguồn gốc Việt Nam, Đài Loan thị trường • 2009: Trở thành nhà phân phối thức sản phẩm nấm tươi nấm quý từ Hiệp hội nấm Hàn Quốc với sản phẩm phổ biến nấm Kim châm Hàn Quốc Biovegi • 2013: Đưa vào thị trường loại hoa nội địa tiêu biểu hoa nhập từ thị trường lớn Mỹ, Úc, New Zealand, Nam Phi, Canada, Chile, Peru… • 2013: Trở thành nhà phân phối thức sản phẩm nấm tươi thương hiệu HOKTO bao gồm nấm Bunapi, Bunashimeji Maitake từ Hokuto – Nhà sản xuất nấm tươi số Nhật Bản SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội • 2014: Được lựa chọn nhà phân phối thức sản phẩm Kiwi Zespri từ New Zealand thị trường Việt Nam • 2014:Trở thành nhà phân phối Hà Nội sản phẩm rau an toàn Mekostar – thương hiệu rau có uy tín trồng sản xuất theo công nghệ Hà Lan Công ty The Fruit Republic cung cấp • 2014: Thành lập công ty Thành phố Hồ Chí Minh với tên giao dịch Công ty Cổ phần Biovegi Miền nam với sản phẩm thương hiệu Biovegi • 11/2014: Chuyển đổi tên loại hình công ty mẹ từ Công ty TNHH Công nghệ xanh Hưng Phát thành Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam 1.1.3 Một số sản phẩm tiêu biểu Biovegi Nấm kim châm Hàn Quốc Táo Envy Mỹ SV: Nguyễn Thị Thúy Nấm tươi Hokto - Nhật Bản Cherry đỏ Úc Hỗn hợp nấm tươi Nho xanh Mỹ Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phòng (ban) cá nhân giao soạn thảo văn phải thực công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung, độ mật khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết đề nghị Giám đốc Công ty thủ trưởng đơn vị tham khảo ý kiến phòng nghiệp vụ đơn vị có liên quan nghiên cứu tiếp thu để hoàn thiện thảo; - Trình duyệt thảo kèm theo tài liệu có liên quan Bước 2: Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt người soạn thảo văn phải trình người duyệt xem xét, định Bước 3: Đánh máy, nhân Việc đánh máy, nhân phải đảm bảo yêu cầu sau: Đánh máy nguyên thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót không rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại phòng cá nhân soạn thảo người duyệt thảo Giữ gìn bí mật nội dung văn Nhân số lượng, thời gian quy định Bước 4: Kiểm tra văn trước ký ban hành Trưởng phòng, đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn Trưởng phòng Hành kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Bước 5: Ký văn SV: Nguyễn Thị Thúy 28 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Giám đốc Công ty, thủ trưởng đơn vị có quyền ký tất văn Công ty đơn vị thẩm quyền Giám đốc Công ty thủ trưởng đơn vị giao cho cấp phó ký thay (KT) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Giám đốc Công ty, thủ trưởng đơn vị giao cho Trưởng phòng (ban) Hành số trưởng phòng (ban) khác ký thừa lệnh (TL) số văn bản, cụ thể sau: - Trưởng phòng (ban) Hành ký thừa lệnh loại văn bản: Giấy đường; giấy giới thiệu; giấy mời; giấy nghỉ phép; phiếu gửi; giấy biên nhận hồ sơ; phiếu chuyển; văn y, lục trích - Trưởng phòng (ban) Công ty đơn vị phép ký văn có tính chất hướng dẫn nội phạm vi lĩnh vực phân công quản lý theo ủy quyền Giám đốc Công ty, Giám đốc Chi nhánh văn Không phép ký văn ban hành Công ty, đơn vị Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc Công ty, Giám đốc Chi nhánh người có thẩm quyền ủy quyền cho cán phụ trách cấp ký thừa ủy quyền (TUQ) số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải quy định văn bản, giới hạn thời gian định có nội dung ủy quyền cụ thể Người ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Đối với ban, hội đồng làm việc theo chế độ tập thể, việc ký văn quy định sau: - Người đứng đầu ban, hội đồng thay mặt (TM) tập thể ký văn Ban/Hội đồng - Cấp phó người đứng đầu ban/hội đồng thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu ban/hội đồng văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước Công ty, đơn vị trước pháp luật văn mà ký SV: Nguyễn Thị Thúy 29 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 2.3 Nhận xét quy trình quản lý giải văn đến 2.3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn – đến *Văn đến (Xem phụ lục 3) 2.3.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành Công ty Bước 1: Lập danh mục hồ sơ - Trưởng phòng (ban) Hành đạo tổ chức lập danh mục hồ sơ đưa vào lưu trữ theo quy định Lưu trữ Nhà nước Công ty; - Hàng năm phòng (ban) Hành Công ty, đơn vị vào chức năng, nhiệm vụ, tình hình công tác năm qua kế hoạch năm tới để lập danh mục hồ sơ Bước 2: Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ hành - Mở hồ sơ; - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; - Kết thúc biên mục hồ sơ; Yêu cầu hồ sơ lập - Hồ sơ lập phản ánh chức năng, nhiệm vụ phòng, ban Công ty, đơn vị; - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo đảm tương đối đồng Bước 3: Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trách nhiệm phòng, ban cá nhân Công ty, đơn vị SV: Nguyễn Thị Thúy 30 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Các phòng (ban) cá nhân Công ty đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ Công ty theo thời hạn quy định khoản điều này; - Trường hợp phòng (ban), cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu lập danh mục gửi cho lưu trữ hành Công ty thời hạn lưu không năm; - Tất cán bộ, nhân viên trước việc, nghỉ hưu hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho phòng (ban) hay người kế nhiệm Thời hạn giao, nộp tài liệu vào lưu trữ hành: - Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm kể từ công trình nghiệm thu thức; - Tài liệu xây dựng bản: sau 03 tháng kể từ công trình toán; - Tài liệu ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: 03 tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” loại 02 Phòng, ban cá nhân giao nộp tài liệu giữ 01 bản, lưu giữ hành 01 Bước 4: Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ Công ty, đơn vị Trưởng phòng Hành có trách nhiệm: Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn tổ chức việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành Công ty; Trưởng phòng nghiệp vụ, thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu phòng, đơn vị vào lưu trữ Công ty; SV: Nguyễn Thị Thúy 31 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Nhân viên văn thư có trách nhiệm lập biểu mẫu, hướng dẫn phận đơn vị thực lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ Công ty Bước 5: Khen thưởng xử lý vi phạm Các đơn vị, phòng, cá nhân có thành tích công tác văn thư hàng năm xét khen thưởng theo quy định pháp luật./ SV: Nguyễn Thị Thúy 32 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ ƯU- NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 3.1.1 Nhận xét chung Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam tiến hành công tác hành Văn phòng công tác Văn thư dựa sở lý thuyết công tác Văn thư, công tác Văn phòng theo quy định Nhà nước Cụ thể là: - Đối với công tác văn phòng, công tác văn thư thực đầy đủ khâu nghiệp vụ quy định - Cách đăng kí văn vào mẫu sổ học - Công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng hoàn thiện có tính thẩm mĩ cao - Công tác lưu trữ quan có tính khoa học văn bảo quản theo quy định Nhà nước - Bên cạnh đó, có số văn mặt thể thức trình bày không quy định nhà nước, định số, kí hiệu - Văn phòng thiếu quan sát bao quát toàn công ty - Nhiều sở vật chất yếu kém, nhu cầu phát sinh triển khai chậm chễ 3.1.2 Ưu điểm - Trong thời gian thực tập công ty, em nhận thấy làm việc công ty nói chung cán văn phòng nói riêng thực nghiêm túc triệt để, thời gian làm việc buổi sáng từ 7h30 phút đến 11h30 phút, buổi chiều từ 13h đến 16h Đó việc làm quy định Nhà nước đồng thời làm cho trình hoạt động quan thông suốt, nâng cao hiệu công việc SV: Nguyễn Thị Thúy 33 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Đội ngũ cán Công ty Ban Giám đốc tạo điều kiện cho học thêm khóa học ngắn hạn để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn - Công tác Văn thư đầu tư trang thiết bị đại như: máy tính nối mạng, mái in, máy fax, máy photo, máy scan, phần mềm tin học cung cấp cho việc quản lý công tác văn thư - Các khâu nghiệp vụ công tác Văn thư tổ chức cách khoa học, đảm bảo giải công việc cách nhanh chóng, kịp thời, xác - Để nắm bắt ứng dụng công nghệ thông tin kịp thời, công ty đầu tư mua phần mềm Portal vào công tác quản lý văn thư 3.1.3 Nhược điểm - Có thể nói rằng, thu thập xử lý thông tin lao động tất yếu mang tính thường xuyên người tham gia hoạt động quản lý, tai Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam khâu công tác văn thư làm tốt việc soạn thảo nhiều thiếu sót, chưa chấp hành nghiêm chỉnh, nhiều văn chưa thực triệt để - Việc quản lý, giải văn – đến chậm triển khai, chí bị bỏ xót, bỏ quên Tại văn thư tình trạng chuyển nhầm công văn cho cá nhân, đơn vị nhiều công văn đến lúc nhiều mà cán Văn thư thiếu nhân lực - Mặt khác việc lập hồ sơ chưa thực mà tài liệu lưu dạng văn rời lẻ, chưa lập hồ sơ hành gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu, điều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu hoạt động quản lý quan - Ngoài Cán lãnh đạo có biểu xa rời thực tế, thiếu thân thiện với quần chúng sở, nhiều giải công việc không theo điều tra, nghiên cứu cụ thể 3.2 ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM ,KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM Trong trình khảo sát đánh giá, nghiên cứu thực tiễn hoạt động công tác Văn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam em thấy học SV: Nguyễn Thị Thúy 34 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội hỏi thêm nhiều điều lạ hoạt động kinh doanh công tác quản lý văn phòng công ty Vận dụng lý luận học vào thực tiễn, em xin đóng góp số ý kiến, với mong muốn góp phần nhỏ bé để công tác Văn phòng - Văn thư ngày vào chiều sâu hoạt động có hiệu - Cán lãnh đạo công ty cần tuyên truyền phổ biến pháp luật văn quy phạm pháp luật công tác Văn thư để từ cán bộ, công nhân viên hiểu vai trò tầm quan trọng công tác Từ có quan tâm thích đáng đến nghiệp vụ chuyên môn - Cần điều chỉnh hệ số lương, quan tâm động viên mặt tinh thần, giúp Cán yên tâm công tác từ nâng cao hiệu công việc - Công ty có đầu tư áp dụng rộng rãi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư, việc làm thiết thực thời đại công nghiệp hóa – đại hóa đất nước, công ty phải đào tạo cán không giỏi chuyên môn nghiệp vụ mà người sử dụng thành thạo hệ thống công nghệ thông tin, ứng dụng khoa học kỹ thuật vào thực tiễn, muốn công ty phải cử cán học khóa học ngắn hạn để nắm bắt kịp thời nâng cao tay nghề - Công ty cần phải ban hành quy định riêng công tác Văn thư tuyên truyền cho phòng, ban, xí nghiệp - Phải có quy định cụ thể thời gian giao nộp tài liệu đơn vị, tránh trường hợp nhân viên vừa làm vừa chơi đến hạn nộp làm qua loa, hiệu - Cán Văn thư nên cài đặt chương trình lưu trữ văn máy thường xuyên bảo quản tra tìm tài liệu cách nhanh đồng thời hạn chế sổ sách, tiết kiệm chi phí mua tủ đựng sổ sách tài liệu, kiết kiệm không gian phòng làm việc, hạn chế việc lập loại sổ thời gian SV: Nguyễn Thị Thúy 35 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Sự hội nhập giới giúp người sát lại gần hơn, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu cấp thiết đặc biệt thời kì Công nghiệp hóc – đại hóa đất nước Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam góp phần sức lực để xây dựng lên công trình, cải, khối vàng đen, để làm cho đất nước ngày văn minh, đại hơn, để tạo nét đẹp, hướng người đến điều tốt đẹp hơn, để hòa nhập với phát triển giới Để đạt mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, công ty trọng nỗ lực đẩy mạnh công tác Văn phòng, Văn thư , cần sai sót nhỏ gây hậu khó lường Do thời gian đợt thực tập có hạn, nên báo cáo thực tập em trình bày sơ lược chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức công ty sâu vào trình bày tình hình công tác văn thư, nhận xét, đánh giá công ty Những ưu – nhược điểm, thuận lợi khó khăn đợt thực tập * Ưu điểm thuận lợi: - Sinh viên trang bị đầy đủ kiến thức, sở lý thuyết mặt công tác nghiệp vụ - Sinh viên thực hành quan sát thực tế, làm quen nghiệp vụ Công tác Văn thư – Văn phòng trước thực tập quan, đơn vị - Được giáo viên hướng dẫn quy trình thực tập, nhà trường cấp giấy giới thiệu liên hệ địa điểm thực tập, tạo điều kiện tốt cho việc thực tập quan, đơn vị Bên cạnh đó, nhờ nhiệt tình Ban Giám đốc, cán Văn phòng- Văn thư Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam giúp em làm tốt thời gian thực tập Những kết đạt rút từ thân: - Trong trình thực tập, em cảm thấy lý thuyết thực tế nhiều lúc khác xa Kiến thức học không lý thuyết mà trở thành kĩ nghiệp vụ SV: Nguyễn Thị Thúy 36 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Chính vậy, qua đợt thực tập em tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích, sâu vào thực tế, trực tiếp làm công việc chuyên ngành mình, rút nhiều kinh nghiệm quý báu cho thân để phục vụ cho công việc sau Đồng thời củng cố phát huy tác phong làm việc giờ, phong cách chuyên nghiệp, hợp lý, khoa học để đáp ứng yêu cầu xã hội nói chung quan nói riêng Bởi làm cán chuyên môn giỏi chưa đủ mà phải rèn luyện để nâng cao phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, suốt trình làm việc đòi hỏi cán phải có tinh thần trách nhiệm, có phối hợp thành viên tổ, phận hay tổ, phần với tổ, phận khác; phận với lãnh đạo quan Phải có tinh thần làm việc nghiêm túc, thực đủ đúng, không cắt xén, làm tắt khâu nghiệp vụ * Nhược điểm khó khăn Bên cạnh ưu điểm thuận lợi nêu trên, em có gặp phải số khó khăn như: - Thời gian thực tập ngắn nên tìm hiểu hết khâu nghiệp vụ - Công ty chưa làm hết khâu nghiệp vụ quy định Nhà nước như: chưa lập hồ sơ hành, chưa có sổ đăng kí văn mật em chưa có dịp tiếp xúc trực tiếp Cán văn thư hạn chế số lượng nhân lực nên nhiều lúc bận việc chưa thể hướng dẫn em cụ thể, tỉ mỉ thao tác nghiệp vụ em chưa biết Qua báo cáo thực tập trình bày trên, em xin khẳng định lần nữa, công tác Văn phòng – Văn thư quan, đơn vị quan trọng cần quan tâm từ cấp ngành nghề để công tác Văn phòng – Văn thư nâng cao tiến lên hòa nhập với ngành khác, tổ chức, quan, đơn vị cần có văn để đạo điều hành công việc Vì không phủ nhận tầm quan trọng Công tác Văn phòng – Văn thư Để viết đề tài này, em nhận quan tâm từ nhiều phía Trước tiên em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, cô giáo Lâm Thu SV: Nguyễn Thị Thúy 37 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Hằng, người hướng dẫn truyền đạt giảng dạy cho em niềm say mê, hiểu biết môn Văn phòng, để em hoàn thành đề tài với nỗ lực cao Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam cho phép em thực tập công ty Em xin chân thành cảm ơn ông Chánh Văn phòng, cô văn thư tập thể cán công nhân viên công ty, người quan tâm, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập Mặc dù cố gắng thời gian thực tập ngắn với hiểu biết, nhận thức thân có hạn hẹp nên nội dung phương pháp đánh giá cá nhân em nhiều hạn chế, báo cáo em khó tránh khỏi thiếu sót Vì em kính mong nhận bảo, góp ý thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phòng thầy cô giáo Ban lãnh đạo nhà trường quý vị Ban giám đốc Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! SV: Nguyễn Thị Thúy 38 Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN III: PHỤ LỤC Phụ lục 1: SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục CHÁNH VĂN PHÒNG TỔNG HỢP HOẠT ĐỘNG SXKD, KT-XH (Chuyên viên) - Thi đua - TUYÊN TRUYỀN - LỄ TÂN - KHÁNH TIẾT - QUAN HỆ CÔNG CHÚNG SV: Nguyễn Thị Thúy - Văn thư - LƯU TRỮ - PHÒNG TRUYỀN THỐNG - THƯ VIỆN Văn hóa THỂ THAO - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục Văn đến Chuyển (1) Trình (2) @( Văn thư Chuyển(4) Ban Giám đốc Kí duyệt (3) Đơn vị khác Đơn vị soạn thảo Chuyển (1) Văn thư Đóng dấu, Ban hành , Gửi (4) Kiểm tra, Vào số, Trình (2) Ban giám đốc Kí duyệt (3) Đơn vị khác SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐHQTVP-K1B Báo cáo thực tập SV: Nguyễn Thị Thúy Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lớp: ĐHQTVP-K1B