Đề tài môn quản trị văn phòng hiện đại

LỜI ĐẦU Đất nước ta bước chuyển với chuyển kinh tế giới Đặc biệt sau nhập tổ chức thương mại WTO kinh tế nước ta ngày có bước tiến rõ nét Có kết nhờ Đảng, Nhà nước ta xác định xây dựng kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, Đảng Nhà nước ta đặc biệt coi trọng việc ứng dụng khoa học công nghệ vào phát triển kinh tế đất nước.Như ta biết cách mạng công nghiệp chuyển kinh tế nước ta từ kinh tế công nghiệp lạc hậu sang kinh tế tri thức với phát triển vũ bão công nghệ thông tin Từ việc sử dụng phương tiện liên lạc điện tín, điện thoại phương tiện khác như: vô tuyến điện tử, tin học, viễn thông, internet ngày chiếm ưu trở thành phương tiện thiếu nhu cầu tầng lớp nhân dân đặc biệt doanh nghiệp, tổ chức kinh tế -xã hội.Có kết nhờ vào sách mở cửa,chủ động hội nhập kinh tế quốc tế Đảng, Nhà nước ta.Góp phần vào có đóng khơng nhỏ tổ chức xã hội, doanh nghiệp phận văn phịng giữ vị trí quan trọng Ngồi việc ham mưu cho lãnh đạo đưa định đắn,văn phòng mắt xích quan trọng, cánh tay đắc lực,là trái tim khối óc cho người lãnh đạo, cầu nối phận quan quan với nhau.Vì cơng tác văn phịng quan tâm đổi cho phù hợp với yêu cầu cơng việc vị trí,vai trị qua thời đại Do thời gian có hạn em tập trung nghiên cứu vào việc ứng dụng khoa học công nghệ trung tâm lưu trữ quốc gia III Qua em xin đưa đề tài:”Ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật văn phòng trung tâm lưu trữ quốc gia III”Bài tiểu luận em gồm chương: Chương I: Lý luận chung việc ứng dụng khoa học kĩ thuật công tác văn phòng Chương II: Thực trạng ứng dụng khoa học kĩ thuật trung tâm lưu trữ quốc gia III Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng khoa học kĩ thuật cơng tác văn phịng trung tâm lưu trữ quốc gia III Bài tiểu luận em chắn khơng tránh khỏi thiếu xót, hạn chế Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy để tiểu luận em hồn thiện Em xin chân thành cám ơn PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Những vấn đề chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm Hiện văn phòng phận thiếu quan tổ chức.Có nhiều cách hiểu văn phịng: -Theo nghĩa rộng văn phòng máy, phận giúp việc cho quan,lãnh đạo quan, để đạo, điều hành công việc quan đặt -Theo nghĩa hẹp văn phòng phận quan để quản lý công tác công văn giấy tờ cơng việc hành –quản trị quan Văn phịng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu nhập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn quan, tổ chức 1.1.2 Chức Văn phịng 1.1.2.1.Chức tham mưu, tổng hợp Đây coi chức văn phịng.Bộ phận văn phịng cần phải phối hợp với phận quan tham vấn,có ý kiến vấn đề mà lãnh đạo đưa nhằm phục vụ cho việc định lãnh đạo cách nhanh chóng, xác có hiệu quả.Ta biết định sách có ảnh hưởng đến sống cịn hay tồn quan, tổ chức, doanh nghiệp.Hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố có yêu tố chủ quan( thuộc yếu tố quản lý) muốn định mang tính khoa học, người quản lý cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý,của người trợ giúp.Những ý kiến văn phịng tập hợp, chọn lọc đế đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin,những phương án, phán kịp thời đắn.Chức gọi chức tham mưu cho lãnh đạo,quản lý cơng tác văn phịng.kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào,đầu thông tin ngược lĩnh vực, đối tượng mà văn phòng đầu mối thu thập, phân tích, quản lý sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo, quản lý.Qúa trình thu nhập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự định, mang lại hiệu thiết thực.Hoạt động thuộc chức tổng hợp cơng tác văn phịng.Chức khơng thiết thực đến chức tham mưu văn phịng mà cịn có vai trị quan trọng thành công hay thất bại quan đơn vị( lợi thơng tin).Chính ý nghĩa to lớn chức nên tổ chức, đơn vị ln quan tâm củng cố đại hóa cơng tác văn phịng cho kịp với phát triển thời đại 1.1.2.2 Chức hành chính, tổ chức Văn phịng tổ chức quản lý cơng tác văn thư lưu trữ hồ sơ quan theo quy định nhà nước tổ chức nhân biên chế đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức nội quan Ngồi ra, cịn tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò cầu nối quan với tổ chức khác 1.1.2.3Chức hậu cần hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ,tài Những thuộc cơng việc hậu cần mà văn phịng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho trình, lúc, nơi 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng Trên sở chức chung, văn phịng cần thực nhiệm vụ 1.1.3.1 Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị Mọi tổ chức đời vận hành vào sống cần phải tuân thủ quy định tổ chức, chế hoạt động điều kiện trì hoạt động Nhưng quan, tổ chức khác có điều kiện, sở vật chất tính chấtcơng việc khác nên tổ chức phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng Các công việc như: xây dựng hội thảo, lấy ý kiến tham gia, hồn chỉnh thơng qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động quan thuộc cơng tác văn phịng Đây nhiệm vụ quan trọng mà văn phòng phải thực quan tổ chức vào hoạt động 1.1.3.2 Xây dựng quản lý chương trìnhkế hoạch hoạt động quan, đơn vị Các quan, đơn vị có định hướng mục tiêu hoạt động thơng qua chiến lược phát triển Chiến lược dự định cho thời gian dài 10 –20 năm, mục tiêu, biện pháp cụ thể thời kỳ hoạt động: năm, năm,1 năm, quý, tháng, tuần, ngày, cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể, kế hoạch đơn vị kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, tài Mỗi loại kế hoạch giao cho phận chuyên trách xây dựng đạo thực Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động phải biến khâu nối, kế hoạch trở thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh phận khớp nối với nhau, hỗ trợ hoạt động 1.1.3.3 Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Hoạt động đơn vị, quan cần phải có u cầu tối thiểu thơng tin Thơng tin bao gồm thơng tin kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, hành chính, mơi trường ,những thông tin đạo: thông tin phản hồi, thông tin thực thể, thông tin dự báo, Thông tin nguồn, để người lãnh đạo đưa định sáng suốt, kịp thời hiệu Người lãnh đạo tự thu nhập xử lý thông tin mà cần phải có người trợ giúp lĩnh vực gọi văn phịng.Văn phịng coi “ cổng gác thông tin” quan tất thơng tin đến hay thu thập, xử lý, chuyển phát văn phòng 1.1.3.4 Trợ giúp văn Văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý, điều hành hoạt động Do tính năng, tác dụng lớn nên sử dụng văn điều chỉnh mối quan hệ chủ thể với đối tượng bị quản lý kinh tế, trị, văn hóa, xã hội phải tuân theo quy định cách chặt chẽ việc lưu trữ lưu hành văn Hiện nước ta có luật ban hành văn quan trọng liên quan tới hoạt động kinh tế -xã hội đơn vị, tổ chức hợp động kinh tế, hợp đồng dân 1.1.3.5 Đảm bảo yếu tố vật chất, tài cho hoạt động quan Bất kỳ quan, đơn vị muốn tồn hoạt động phải có yếu tố vật chất cần thiết Các yếu tố vừa nguyên liệu trì tổ chức tồn tại, vừa vật trung gian gắn với môi trường, đồng thời phương tiện truyền dẫn trình hoạt động tổ chức tới mục tiêu kinh tế -xã hội Các yếu tố vật chất, kỹ thuật, tài mà quan cần hoạt động gồm có:nhà cửa,xe cộ,bàn ghế, phương tiện nhận truyền truyền tin,các công cụ truyền tin,các công cụ lao động, phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục 1.3.6.Củng cố tổ chức máy văn phòng Đây việc làm thiết thực,mang tính ổn định máy văn phòng nhằm thực tốt nhiệm vụ nêu đây.Việc tổ chức máy văn phòng cần phải tuân thủ nguyên tắc chung đơn vị đảm bảo tính thống hệ thống.Tuy nhận thấy tính thống đa dạng, phong phú cơng tác văn phịng để máy cho đáp ứng cao yêu cầu nhiệm vụ đặt cơng tác văn phịng Khơng thời đại bùng nổ thơng tin địi hỏi quan, đơn vị phải cố gắng theo kịp tốc độ phát triển chung, nỗ lực lớn nằm khối văn phòng u cầu đặt với văn phịng cao mặt tổ chức quản lý điều hành công việc 1.1.3.7 Duy trì hoạt động thường xuyên văn phòng Khác với hoạt động quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra vừa giám sát Đặc tính hoạt động xuất phát từ chức văn phòng để đảm bảo tiếp nhận nguồn thông tin đối tượng với hoạt động quan đơn vị Theo cách văn phịng bao gồm phận nhân làm việc với hoạt động chung đơn vị, phận (không lớn) làm việc liên tục ngày đêm, lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh thông tin suốt Hoạt động thơng tin văn phịng vừa gắn với hoạt động lãnh đạo đơn vị thông qua việc trợ giúp, tham mưu, vừa gắn với phận khác nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy hoạt động cho phù hợp với hoạt động trên.Trên nhiệm vụ chủ yếu công tác văn phòng mà quan, đơn vị phải thực để phục vụ yêu cầu hoạt động chung Tuy nhiên cịn tùy theo tính chất, đặc trưng quan, đơn vị mà văn phòng nhiệm vụ cụ thể khác 1.2 Những vấn đề khoa học kĩ thuật 1.2.1 Khái niệm Khoa học kĩ thuật bao gồm tất hoạt động công nghệ chứa đựng nội dung xử lý thông tin phương tiện điện tử, từ việc thu nhập lưu trữ,tìm kiếm truyền dẫn đến sử dụng thơng tin lĩnh vực sản xuất, kinh doanh đời sống người.khoa học kĩ thuật tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kỹ thuật đại, chủ yếu máy tính điện tử v mạng viễn thông nhằm cung cấp giải pháp toàn thể để tổ chức khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội khoa học kĩ thuật khái niệm bao hàm khoa học, công nghiệp, phương tiện máy móc nhằm thực quy trình thơng tin sở tích hợp ba lĩnh vực: công nghiệp điện tử, tin học viễn thông khoa học kĩ thuật trở thành lĩnh vực công nghệ bậc cao hàng đầu giới 1.3 Tác động ý nghĩa khoa học kĩ thuật cơng tác văn phịng Trước khoa học kĩ thuật chưa phát triển, công việc phải sử dụng sức lao động người Vì đơi cơng việc khơng thực theo tiến độ Hiện với phát triển khoa học kĩ thuật hoạt động cơng tác văn phịng có thay đổi đáng kể 1.3.1 Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin Trước đây, thông tin thu thập qua sách báo phải sử dụng hình thức viết tay để thu nhập ngày thu nhập thơng tin qua báo đài, internet Việc thu nhập thông tin theo cách vừa tiết kiệm thời gian, chi phí, lại vừa xác mang lại hiệu cao.Sử dụng thư điện tử cho phép nhanh gấp nhiều lần so với thường.Hiện thư điện tử cịn gửi kèm theo hình ảnh, nhờ thơng tin thu nhập trở nên cụ thể, rõ ràng 1.3.2 Trong công tác soạn thảo văn Công tác soạn thảo văn máy vi tính chủ yếu sửdụng phần mềm Microsoft offices, Việc sử dụng phần mềm giúp cho việc trình bày văn xác theo thể thức định Ngoài phần mềm cịn trang bị nhiều loại phơng chữ đáp ứng yêu cầu cụ thể công việc 1.3.3 Trong công tác lưu trữ Trước đây, hồ sơ lưu trữ tủ tài liệu gỗ, chí cặp đựng tài liệu Vì loại hồ sơ dễ hư hỏng, mục nát Hiện nay,ngồi cách lưu trữ thơng tin quan trọng lưu trữ máy tính, tệp tài liệu mã hóa Như thông tin bảo quản cách tốt nhất, đảm bảo tính bí mật thơng tin 1.3.4 Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo Mọi thông tin thời gian, địa điểm họp thông báo cách cụ thể thông qua phương tiện như: máy fax, máy in, máy điện thoại, tin nhắn Nhờ đại biểu nhận thơng tin cách kịp thời, nhanh chóng.Việc trình bày báo cáo nội dung họp ứng dụng phần mềm như: Powerpoit, qua máy chiếu Projector mang lại hiệu nhờ sinh động cụ thể PHẦN II:THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Trung tâm lưu trữ quốc gia III Trung tâm lưu trữ quốc gia III Sau nước cộng hòa dân chủ đời.Trong trình hoạt động Các quan tổ chức Nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam sản Sinh khối lượng tài liệu lớn,có ý nghĩa tồn quốc có giá trị nhiều mặt, phục vụ cho công xây dựng bảo bảo vệ Đất nước Nhằm bảo vệ phát huy giá trị tài liệu đó, ngày 10 tháng năm 1995, Bộ trưởng – Trưởng ban Tổ chức cán Chính phủ ( Bộ Nội vụ ) ban hành định số 118/TCCP-TC việc thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia, hoạt động theo định số 35/QĐ-VTLTNN ngày 06/4/2004 cục trưởng cục văn thư lưu trữ nhà nước Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đơn vị nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bước phát triển, mở rộng cấu tổ chức, hoàn thiện chức nhiệm vụ để phù hợp với giai đoạn phát triển đất nước Năm 1995, Trung tâm có 06 phịng, đến Trung tâm có 10 phịng Chức năng, nhiệm vụ đơn vị thuộc Trung tâm điều chỉnh phù hợp, đáp ứng yêu cầu công tác chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ quốc gia Trong 20 năm hình thành phát triển, Trung tâm Đảng, Nhà nước quan tâm, tạo điều kiện đầu tư hệ thống kho tàng, trang thiết bị đại Điều chứng tỏ tầm quan trọng công tác lưu trữ nhận thức đánh giá cao toàn xã hội vai trò tài liệu lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc 2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm lưu trữ quốc gia III Theo Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN ngày 20 tháng năm 2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III sau: 2.2.1 Vị trí chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, có chức sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ương cá nhân, gia đình, dòng họp tiêu biểu nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ Quảng Bình trở theo quy định pháp luật quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng trụ sở làm việc đặt thành phố Hà Nội 2.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ quan, tổ chức cá nhân theo thẩm quyền giao Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ Lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý (ở dạng số hoá) theo quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng Trung tâm theo quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Xây dựng quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ Thực hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Thực nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm Thực dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật Quản lý tổ chức, biên chế, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 2.2.3 Cơ cấu tổ chức Trung tâm lưu trữ quốc gia III - Lãnh đạo Trung tâm Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc khơng q 03 Phó Giám đốc Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trước pháp luật toàn hoạt động Trung tâm Các Phó Giám đốc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm theo đề nghị Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công phụ trách - Cơ cấu tổ chức Hiện tại, Trung tâm có 10 phịng chức nghiệp vụ: Phòng Thu thập Sưu tầm tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng Bảo quản tài liệu Phòng Cơng bố Giới thiệu tài liệu Phịng Tin học Cơng cụ tra cứu Phịng Đọc Phịng Tài liệu nghe nhìn Phịng Hành - Tổ chức Phịng Kế tốn Phịng Bảo vệ Phịng cháy chữa cháy Việc thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức thuộc Trung tâm Cục trưởng định Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 2.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Trung tâm lưu trữ quốc gia III Hiện nay, trình triển khai ứng dụng khoa học kĩ thuật công tác quản lý hành tai trung tâm gặp khơng khó khăn Chưa hình thành nguồn thơng tin (dữ liệu) điện tử đủ nhiều có chất lượng cao để phục vụ công tác đạo điều hành, hỗ trợ lãnh đạo định hành kịp thời; kết tin học hóa chưa hỗ trợ đắc lực cho việc định hành đáp ứng đầy đủ thông tỉn Mặc dù hệ thống thơng tin điện tử Trung tâm hình thành, việc vận hành hệ thống thông tin điện tử triển khai thời gian qua có nhiều hạn chế, Bên cạnh khó khăn hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin chưa đủ, kinh phí vận hành cịn eo hẹp, khó khăn lớn q trình cải cách hành nhà nước cịn chậm, chưa hỗ trợ việc thay đổi phương thức làm việc môi trường công nghệ Đội ngũ lãnh đạo, cơng chức, viên chức chưa có đủ trình độ, nhận thức, thói quen, chưa bắt kịp với yêu cầu làm việc chặt chẽ hệ thống thông tin điện tử quan Tình trạng chậm ban hành văn quy phạm pháp luật làm ảnh hưởng đến tiến độ triển khai dự án ứng dụng khoa học kĩ thuật, không tổ chức nguồn nhân lực công nghệ thông tin quan.Tuy hạn chế định, với cố gắng Bộ, ngành việc ưu tiên ứng dụng khoa học kĩ thuật quản lý hành đạt kết đáng ghi nhận Tạo phương thức làm việc có sử dụng khoa học kĩ thuật trung tâm, nâng cao hiệu làm việc lãnh đạo, công chức, viên chức trung tâm Trung tâm chuyển từ điều hành thủ cơng truyền thống sang điều hành qua mạng máy tính, thiết lập hệ thống thông tin điện tử trung tâm 2.4 Trang thiết bị khoa học kĩ thuật 2.4.1 Phần cứng: Để việc tổ chức xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ hiệu trì hoạt động hệ thống, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trang bị hạ tầng trang thiết bị phần cứng với cấu hình mạnh như: Hệ thống máy tính: gồm máy chủ (server) có cấu hình cao, khả xử lý thơng tin mạnh, có nhớ lớn, có tính ổn định, ln đảm bảo hoạt động 24/24 Hệ thống thiết bị mạng: gồm thiết bị thực việc trao đổi thông tin máy tính mạng như: Modem, Hub… Đường truyền: ổn định 2.4.2 Phần mềm Để xây dựng quản lý hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ nhanh chóng, hiệu quả, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III sử dụng phần mềm phần mềm quản lý văn điều hành qua mạng, phần mềm quản lý tài liệu Efile, phần mềm tra cứu Hồ sơ, kỷ vật cán B 2.4.3 Công nghệ hỗ trợ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III sử dụng số công nghệ hỗ trợ như: công nghệ chuyển đổi định dạng cấu trúc sở liệu *sql, *gzip ; công nghệ cập nhật sơ đồ thiết kế mơ hình sở liệu; công nghệ ngôn ngữ giao diện, ngôn ngữ tư liệu hiển thị hệ thống lưu trữ UNICODE…; cơng nghệ qt tài liệu (số hóa tài liệu truyền thống)… 2.4.3 Hiệu việc ứng dụng khoa học kĩ thuật văn phòng Với ba nhiệm vụ văn phịng: tham mưu, tổng hợp, hậu cần ba mảng cơng tác ưng dụng khoa học công nghệ vào giải công việc đề có hiệu So với trước chưa ứng dụng công nghệ thực tổ chức thực cơng việc văn phịng, khối lượng sổ sách quản lý, giấy tờ nhiều, xử lý chậm khó khan, sai sót nhiều.khi áp dụng làm cơng việc đơn giản hơn, xác hơn: Cơng tác tham mưu tổng hơp: ứng dụng công nghệ lĩnh vực cơng tác có nhiều thuận lợi phù hợp việc ứng dụng nâng cao hiệu việc theo dõi chương trình cơng tác, xếp lịch làm việc( phần mềm nhắc nhở, theo dõi cơng việc Microsoft Office…), nhanh chóng thu thập xử lí thơng tin cho lãnh đạo cách xác, thưỡng xuyên Triển khai nhanh chóng ý kiến đạo lãnh đạo trung tâm, cấp trực thuộc quy trình triển khai nhanh chóng khoa học Công tác hậu cần: ứng dụng công nghệ công tác thực phần tính chất đặc thù nội dung công việc chủ yếu việc ứng dụng công nghệ công tác hậu cần chủ yếu kiểm tra, kiểm sốt tài sản cơng, ngân sách…hạn chế tình trạng thất Ngồi cơng tác hành tổ chức việc ứng dụng khoa học kĩ thuật bảo đảm quản lý chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ Bảo đảm hệ thống ban hành văn đáp ứng đầy đủ yêu cầu thể thức yêu cầu văn theo quy định nhà nước cách thống nhất( sử dụng biểu mẫu văn bản, tiết kiệm chi phí phát hành thời gian triển khai) Lưu trữ thông tin phương pháp số hóa cách hiêu quả, phục vụ nhanh nhu cầu tìm kiếm thơng tin, thơng tin lien quan để xử lý công việc quản lý có hệ thống tồn diện vấn đề lien quan đến nhân sự, biên chế, bồi dường công chức viên chức, nhanh chịng tìm kiếm thơng tin lích sử công việc, thông tin thi đua khen thưởng cán , viên chức cách hiệu nhát Thơng qua phần mềm cho ta nhìn tổng quan lực lương, sở cho việc quy hoạch xác, kịp thời với người tài Khoa học kĩ thuật giải pháp hỗ trợ đắc lực cho cơng tác văn phịng văn phịng nơi tập trung thông tin đầu vào, đầu ra, xử lý thơng tin với lượng lớn mà có cập nhật cơng nghệ giải cách hiệu quả, xác, kịp thời 2.5 Đánh giá chung ứng dụng khoa học kĩ thuật văn phòng trung tâm lưu trữ quốc gia III 2.5.1 Ưu điểm: Việc ứng dụng Khoa học kĩ thuật xử lý thông tin, giải công việc đem lại nhiều hiệu định hoạt động trung tâm lưu trữ quốc gia III nhờ sử dụng, khai thác lực hạ tầng kĩ thuật có, đến sử liệu vận hành tương đối ổn định, đảm bảo cho việc kết nối đến nay, trung tâm thực cấp hộp thưu điện tử cho tất cán viên chức cịn có phần mềm chat nội Với việc hàng năm nâng cấp mua trang thiết bị tiên tiến hiệu quản lý thơng tin, theo dõi q trình, tiến độ sử lý cơng việc văn phòng đạt hiệu ngày cao Các công việc quản lý cách khoa học, tiến độ bảo đảm trình theo dõi, đôn đốc thực thường xuyên với hỗ trợ chương trình phần mềm ứng dụng Các cán bộ, viên chức dần nhận thức vai trị khoa học cơng nghệ cơng việc trình độ cán viên chức đào tạo, tự học, học thêm nâng cao rõ rệt đám ứng cho công việc 2.5.2 Hạn chế: Việc trang bị sở vật chất đại đáp ứng nhu cầu phát triển Khoa học kĩ thuật cơng tác văn phịng cịn gặp nhiều khó khan, việc trang bị chưa đồng số lượng chất lượng Mạng hoạt động chưa thực sử ổn định, nhiều lúc bị rớt mạng nên việc truy cập gặp nhiều khó khan Các văn gửi qua mạng máy tính cịn hạn chế, chưa phổ biến văn gửi theo đường công văn, văn sau lãnh đạo văn phịng xử lí để báo cáo hay theo dõi thực phải photocopy tốn lượng giấy lớn Một số công nghệ áp dụng lần đầu nên số cán lung túng xử lý công việc, bước khâu chưa thực đầy đủ, hồn chỉnh.một số cán có trình độ không thường xuyên sử dụng nên sử dụng lại khơng thành thạo dẫn đến khơng tận dụng chức hỗ trợ để nâng cao hiệu công việc Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng khoa học kĩ thuật cơng tác văn phịng trung tâm lưu trữ quốc gia III Giải pháp hàng đầu đầu tư nâng cấp phù hợp với phát triển trung tâm trang bị hệ thống máy vi tính tương đối đại bước đầu đáp ứng nhu cầu công việc cảu cán viên chức cần lưu ý phát triển khoa học công nghệ ngày nhanh, đầu tư khơng tính tốn kĩ nhanh chóng lạc hậu việc nâng cấp khó khan để theo kịp với phát triển Về sở hạ tầng cần đầu tưu triển khai cách đồng loạt: hệ thống thông tin phải thông suốt từ văn phịng đến phịng ban khác, có thông tin điều chuyển cách kịp thời xác Yếu tố nguồn lực người quan trọng,cần có số biện pháp giúp cán bộ, viên chức nhận thức tính cấp thiết việc nâng cao công nghệ khoa học kĩ thuật, việc ứng dung khoa học kĩ thuật phải phù hợp với cơng việc, khơng thiết tồn cán bộ, viên chức trung tâm phải ứng dụng có cơng việc khơng đạt hiệu cao ứng dụng vấn đề cần ý đầy đủ số lượng đạt chuẩn trình độ Trung tâm cần tăng cường bồi dưỡng, cập nhật khoa học công nghệ nhằm nâng cao hiệu công việc đồng thời định kì tổ chức kiểm tra trình độ cán viên chức trang thiết bị, phần mềm khoa học kĩ thuật Tổng kết trình ứng dụng khoa học kĩ thuật văn phịng trung tâm lưu trữ quốc gia III có tác động to lớn bao trùm khắp công việc trung tâm Việc ứng dụng khoa học kĩ thuật q trình đại hóa hoạt động đặc biệt trình tổ chưc, quản lý trung tâm Với giúp đỡ khoa học kĩ thuật cơng tác văn phịng nói chung bước cải tiến, nâng cao chất lượng công việc, từ đáp ứng đầy đủ kịp thời yêu cầu hoạt động quản lý trung tâm yêu cầu xã hội thông qua nơi dung vừa tìm hiểu cho thấy rằng: để có hiệu cao cơng việc cần có đầu tư cần thiết khoa học kĩ thuật Do thời gian có hạn nên tiểu luận kỳ em không tránh khỏi thiếu xót Kính mong nhận đóng góp ý kiến Thầy, Cô giáo để viết em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn./  ... TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Những vấn đề chung văn phịng 1.1.1 Khái niệm Hiện văn phòng phận khơng thể thiếu quan tổ chức.Có nhiều cách hiểu văn phòng: -Theo nghĩa rộng văn phòng máy, phận... để đạo, điều hành công việc quan đặt -Theo nghĩa hẹp văn phòng phận quan để quản lý công tác công văn giấy tờ công việc hành ? ?quản trị quan Văn phịng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu nhập,... tồn quan, tổ chức 1.1.2 Chức Văn phòng 1.1.2.1.Chức tham mưu, tổng hợp Đây coi chức văn phòng. Bộ phận văn phòng cần phải phối hợp với phận quan tham vấn,có ý kiến vấn đề mà lãnh đạo đưa nhằm phục