MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP 2 I.Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tư Pháp. 2 II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp. 3 1.Vị trí và Chức năng 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 3. Cơ cấu tổ chức 4 PHẦN II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN BẢN CỦA BỘ TƯ PHÁP 5 I.Quy trình soạn thảo, thẩm quyền ban hành văn bản của Bộ Tư Pháp 5 1. Hình thức và thể thức văn bản 5 2. Quy trình soạn thảo và thẩm quyền ban hành văn bản 5 II. Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản 7 1. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi 8 1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 8 1.2. Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng năm ban hành văn bản: 9 1.3. Đóng dấu cơ quan, dấu đơn vị và dấu mức độ “Khẩn”, “Mật” (nếu có) 9 1.4 Đăng ký văn bản đi: 10 1.5 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 11 1.6 Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi: 12 2. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến 13 2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: 14 2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 15 2.3. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến 17 PHẦN III. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT Ý 19 I.Nhận xét ưu, nhược điểm trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản 19 1. Ưu điểm 19 2.Nhược điểm 20 II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 21 KẾT LUẬN 23
Trang 1MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
PHẦN I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP 2
I.Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tư Pháp 2
II Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp 3
1.Vị trí và Chức năng 3
2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3
3 Cơ cấu tổ chức 4
PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN BẢN CỦA BỘ TƯ PHÁP 5
I.Quy trình soạn thảo, thẩm quyền ban hành văn bản của Bộ Tư Pháp 5
1 Hình thức và thể thức văn bản 5
2 Quy trình soạn thảo và thẩm quyền ban hành văn bản 5
II Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản 7
1 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi 8
1.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 8
1.2 Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng năm ban hành văn bản: 9
1.3 Đóng dấu cơ quan, dấu đơn vị và dấu mức độ “Khẩn”, “Mật” (nếu có) 9
1.4 Đăng ký văn bản đi: 10
1.5 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 11
1.6 Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi: 12
2 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến 13
2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: 14
2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 15
2.3 Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến 17
Trang 2PHẦN III ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT Ý 19
I.Nhận xét ưu, nhược điểm trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản 19
1 Ưu điểm 192.Nhược điểm 20II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 21
KẾT LUẬN 23
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Văn bản là một phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng một ngônngữ hay một ký hiệu nhất định Đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức nhànước nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng thì văn bản đượccoi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, phục vụ đắc lực cho cáchoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức Trong suốt quá trình quản lý,
từ việc chỉ đạo, điều hành đến tổ chức, thi hành và tổng kết thực hiện đều gắnliền với các văn bản Nếu công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện giải quyết cácvăn bản một cách hợp lý, khoa học sẽ góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt độngquản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu của cơ quan khi cần thiết, đảm bảo chohoạt động quản lý được diễn ra thông suốt Để làm tốt được điều đó cần phải cónhững giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác kiểm soát và
tổ chức thực hiện các văn bản
Dưới đây là bài viết đánh giá và đưa ra những giải pháp nhằm nâng caohiệu quả trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của em tạimột cơ quan cụ thể - đó chính là Bộ Tư Pháp
Trang 4PHẦN I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP
I.Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tư Pháp.
Ngay từ ngày đầu thành lập nhà nước Việt Nam mới (năm 1945), Bộ Tưpháp là một trong số 12 Bộ thuộc cơ cấu Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dânchủ cộng hòa Cho đến nay, Bộ đã có 65 năm hình thành và phát triển với nhữngthăng trầm lịch sử Trong mười lăm năm đầu được thành lập (1945 - 1960), đồngthời với việc đảm nhiệm những chức năng rất quan trọng của cơ quan hành phápgắn liền với các hoạt động tố tụng và hoạt động của tòa án, Bộ Tư pháp đã cónhững đóng góp quan trọng trong việc đặt nền móng, xây dựng hệ thống phápluật dân chủ nhân dân của nước Việt Nam mới thay thế cho hệ thống pháp luậtthuộc địa, nửa phong kiến
Từ năm 1960 đến năm 1981, do đặc điểm của sự phát triển kinh tế - xã hội
và trước yêu cầu đấu tranh giải phóng miền Nam thống nhất nước nhà, công tác
tư pháp được chuyển giao cho nhiều cơ quan, tổ chức thực hiện
Tháng 9 năm 1972, Uỷ ban Pháp chế của Hội đồng Chính phủ được thànhlập, là cơ quan chủ quản về mặt pháp chế của Hội Đồng Chính phủ, quản lýthống nhất công tác pháp chế, đặc biệt trong việc quản lý nhà nước về kinh tế.Hoạt động chủ yếu của Uỷ ban pháp chế trong giai đoạn này là việc xây dựngpháp luật; tuyên truyền, giáo dục pháp luật; xây dựng hệ thống tổ chức pháp chế
ở các Bộ, Tổng cục, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quản lý một số
tổ chức bổ trợ tư pháp và đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ pháp luật
Ngày 17/3/1981, Bộ Chính trị đã quyêt định thành lập Bộ Tư pháp Từ đóđến nay, Bộ Tư pháp mới thực sự và từng bước khẳng định là “Bộ xây dựngpháp luật” của Chính phủ
Trang 5II Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp.
1.Vị trí và Chức năng
Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhànước về công tác xây dựng và thi hành pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạmpháp luật phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự, hành chính tư pháp;
bổ trợ tư pháp và công tác tư pháp khác phạm vi cả nước; quản lý nhà nước cácdịch vụ công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ
2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Bộ tư pháp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định
số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp
- Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo Nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội…
- Trình thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch … dài hạn hàng năm,
5 năm
- Ban hành các thông tư, quyết định, chỉ thị về lĩnh vực thuộc phạm viquản lý Nhà nước của Bộ
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các loại văn bản
- Công tác xây dựng pháp luật:
+Trình Chính phủ dự thảo chiến lược xây dựng, hoàn thiện hệ thôngPháp luật
+ Lập dự kiến của Chính phủ về Chương trình xây dựng luật, Pháplệnh…
- Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác rà soát, hệ thốnghoá văn bản quy phạm pháp luật
+ Phổ biến, giáo dục pháp luật:
+ Trình Thủ tướng Chính phủ ban hành chương trình phổ biến giáo dụcpháp luật …
+ Xây dựng đội ngũ báo cáo viên pháp luật, biên soạn và xuất bản
- Thi hành án dân sự:
Trang 6+ Tổ chức thực hiện công tác thi hành án dân sự trong phạm vi cả nước + Ban hành và chỉ đạo thực hiện các quy trình, thủ tục và tiêu chuẩn …giấy tờ thi hành án dân sự.
- Hành chính Tư pháp: Hướng dẫn, giải quyết công tác chứng thực, quản
lý, đăng ký hộ tịch…
- Công tác con nuôi: Hướng dẫn, kiểm tra việc đăng ký nuôi con nuôi vàthực hiện quyền, lợi ích của con nuôi
- Hướng dẫn kiểm tra về tổ chức và hoạt động hoà giải ở cơ sở
- Hướng dấn nghiệp vụ công tác pháp chế Bộ, ngành, địa phương
- Hợp tác quốc tế: Tổng hợp, điều hoà, phố hợp, thẩm định về dự án hợptác với nước ngoài về pháp luật
- Xây dựng quy chế đánh giá, nghiệm thu và ứng dụng các kết quả nghiêncứu khoa học pháp lý
- Tổ chức thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vựcquản lý nhà nước
- Cải cách hành chính: Đề xuất các giải pháp đổi mới, nâng cao hiệu quảcải cách thể chế hành chính nhà nước
- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách đượcphân bổ theo quy định của Pháp luật
3 Cơ cấu tổ chức
- Lãnh đạo Bộ gồm có:
+ 1 Bộ trưởng: Hà Hùng Cường
+4 Thứ trưởng: Đinh Trung Tụng
Nguyễn Thúy HiềnNguyễn Khánh Ngọc Phan Chí Hiếu
- 20 tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
- 6 Tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ
Trang 7PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC
HIỆN VĂN BẢN CỦA BỘ TƯ PHÁPI.Quy trình soạn thảo, thẩm quyền ban hành văn bản của Bộ Tư Pháp
Thể thức văn bản của tổ chức Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số11-HD/VPTW của Ban chấp hành Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam Thểthức văn bản của tổ chức Đoàn Thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 29/HD/
VP của TW Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh
2 Quy trình soạn thảo và thẩm quyền ban hành văn bản
a Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
B1 Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản
Trang 8B2 Thu thập và xử lý thông tin.
Thông tin có từ nhiều nguồn khác nhau phải xác định các thông tin pháp
lý có trong những văn bản QPPL liên quan đến lĩnh vực chuyên môn đang cần thông tin
B3 Xác định tên loại văn bản; Phù hợp với mục đích, tính chất và vấn đềcần nhắc tới
B4 Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Với loại văn bản quan trọng cần viết bản thảo và đề cương để có thể tổchức, xin ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân
B5 Duyệt bản thảo
- Do người có thẩm quyền sau khi soạn thảo văn bản xong, Thủ trưởngđơn vị duyệt về nội dung và ký nháy chịu trách nhiệm về mặt nội dung văn bản.Trình Chánh văn phòng phê duyệt ký nháy về mặt thể thức và tính pháp lý củavăn bản Sau khi đã được duyệt về nội dung và thể thức của văn bản thì văn bảnđược trình lên lãnh đạo Bộ ký ban hành
B6 Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản
- Có đầy đủ mọi thành phần: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, đóng dấu,đăng ký…
b Thẩm quyền ban hành văn bản
Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về tính hợppháp, nội dung và thể thức của văn bản Căn cứ tính chất, nội dung của từng vănbản sẽ ban hành, Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản có thể tổ chứclấy ý kiến đóng góp của các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan để hoàn chỉnh
dự thảo văn bản;
Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Tưpháp ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 của Bộtrưởng Bộ Tư pháp;
Văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành phải có chữ ký tắt của Thủ trưởngđơn vị trình Trường hợp Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng thì người
Trang 9được giao soạn thảo văn bản phải Ký tắt Các đơn vị có con dấu riêng, thìTrưởng phòng hoặc tương đương phải Ký tắt trước khi trình Thủ trưởng đơn vị
ký ban hành;
Khi ký văn bản không được dùng bút chì, bút mực đỏ và các loại mực dễphải, văn bản đã ký, đóng dấu phải được phát hành đúng thời gian theo yêu cầucủa văn bản
II Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
*Sơ đồ quy trình quản lý giải quyết văn bản đi
Soạn thảo văn bản
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình
bày Trình ký văn bản Đăng ký văn bản đi Nhân bản văn bản Đóng dấu cơ quan
Chuyển giao văn bản đi Lưu văn bản đi Sắp xếp bảo quản phục vụ nghiên
cứu tra tìm tài liệu
Trang 101 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi
Hàng ngày có rất nhiều công văn, giấy tờ được ban hành và gửi đi từ các đơn
vị trong cơ quan, vì thế không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình thựchiện công việc, nhưng đây là một cơ quan Bộ quản lý về công tác kiểm tra vănbản nên trường hợp sai sót về thể thức cũng như kỹ thuật soạn thảo xảy ra là rất
ít Giải quyết tốt được công tác quản lý văn bản đi sẽ góp phần nâng cao nănglực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan
Để quản lý toàn bộ và thống nhất được văn bản đi của Bộ thì tất cả những vănbản ban hành ra đều được lấy số và tập trung tại Văn thư Bộ
Công tác quản lý văn bản đi của Bộ Tư pháp được thực hiện theo nguyên tắctập trung, thống nhất, chính xác, kịp thời, an toàn, tiết kiệm theo quy trình Nhànước đã quy định
Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi của Bộ theo nguyên tắc trên thìtất cả văn bản đi phải được tập trung về bộ phận văn thư của cơ quan Cán bộvăn thư có trách nhiệm vào sổ đăng ký các loại văn bản của Bộ ban hành và làmthủ tục chuyển giao văn bản đến các đơn vị liên quan
Tất cả các văn bản đi được quản lý theo trình tự sau:
1.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Đây là yêu cầu tất yếu trước khi thực hiện các công việc để ban hành văn bản,cán bộ văn thư phải kiểm tra lại về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Thôngqua các quy định của Nhà nước về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bảnnếu phát hiện ra sai sót thì có quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân phải chỉnh sửalại ngay trước khi chuyển đến các đối tượng có liên quan
Trang 111.2 Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng năm ban hành văn bản:
- Ghi số của văn bản: Tất cả các văn bản đi của cơ quan, trừ trường hợp phápluật có quy định khác đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan
do văn thư thống nhất quản lý
- Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện tại Điểm a, Khoản
3, Mục 2 của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản
- Đối với văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng
- Ký hiệu văn bản:
+ Ký hiệu của Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và các hình thức văn bản
có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt loại văn bản, ví dụ: Quyết định của Bộ: Số1234/QĐ-BTP
+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan và chữ viết tên đơn
vị soạn thảo, ví dụ: Công văn của Văn phòng: Số 123/BTP-VP
- Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Ghi ngày, tháng, năm ban hành vănbản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 4, Mục 2 của Thông tư liêntịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội Vụ và Vănphòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1.3 Đóng dấu cơ quan, dấu đơn vị và dấu mức độ “Khẩn”, “Mật” (nếu có)
- Đóng dấu cơ quan:
Trang 12Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính được thựchiện tại Khoản 2 và 3, Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèmtheo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Dấu được đóng vàokhoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục của văn bản, trùm lên một phầncác giấy tờ
- Đóng dấu độ khẩn, mật:
Việc đóng dấu có các độ khẩn, hỏa tốc (kể cẩ hỏa tốc hẹn giờ), thượng khẩn
và khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 10 củaThông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ
và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.Việc đóng dấu các độ mật, tuyệt mật, tối mật và mật, dấu tài liệu thu hồi trênvăn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 của Thông tư số 12/TT-BCA(A11)
Vị trí đóng dấu độ khẩn, độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được thựchiện tại Điểm k, Khoản 2, Mục 3 của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản
1.4 Đăng ký văn bản đi:
Căn cứ vào tổng số và số lượng văn bản đi hàng năm của cơ quan, tổ chứcquy định cụ thể về việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp
Đối với Bộ Tư pháp thì có các loại sổ đăng ký văn bản đi sau:
Trang 13- Sổ đăng ký văn bản đi Uỷ thác tư pháp;
- Sổ đăng ký văn bản đi Công hàm;
- Sổ đăng ký văn bản đi Quyết định hành chính;
- Sổ đăng ký văn bản đi Mời họp;
- Sổ đăng ký văn bản đi Thông tư;
- Sổ đăng ký văn bản đi Chỉ thị;
- Sổ đăng ký văn bản đi Tờ trình;
- Sổ đăng ký văn bản đi Báo cáo;
- Sổ đăng ký văn bản đi Sao y;
- Sổ đăng ký văn bản đi Văn bản hành chính;
- Sổ đăng ký văn bản Mật đi;
- Sổ đăng ký văn bản đi Văn phòng
Tất cả các văn bản đi được đăng ký vào phần mềm ứng dụng đăng ký văn bản
đi của Bộ
1.5 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành ở văn thư và chuyển phát ngay trong ngàyvăn bản đó được đóng dấu, đăng ký vào sổ hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếptheo
Đối với những văn bản gửi nội bộ cơ quan thì cán bộ văn thư có trách nhiệmphân chia chuyển giao đến các đơn vị có liên quan Tất cả máy vi tính của Bộđược kết nối mạng LAN, những văn bản có nội dung quan trọng phạm vi điều