Báo cáo kiến tập Báo cáo kiến tập QTVP tại BỘ TƯ PHÁP

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG BỘ TƯ PHÁP 6 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp. 6 1.Vị trí và chức năng. 6 2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 6 3. Cơ cấu bộ máy hoạt động của Bộ Tư Pháp. 16 3.1 Lãnh đạo bộ: 17 3.2. Các Vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện chức năng quản lý Nhà nước gồm: 19 3.3. Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ 20 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Tư Pháp: 20 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 20 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 20 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Bộ 20 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính. 21 1.2.Thống kê số nhân sự hiện có của văn phòng và mô tả việc phân công nhiệm vụ các cá nhân. 22 1.2.1.Thống kê số nhân sự hiện có của phòng Tổ chức hành chính. 22 1.2.2. Bản mô tả công việc của phòng Tổ chức hành chính. 23 2.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Bộ tư pháp. 25 2.1. Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do Bộ ban hành. 25 2.2.Tìm hiều về mô hình tổ chức Văn thư của Bộ Tư Pháp. 26 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 27 2.3.1.Thống kê số lượng văn bản của cơ quan được ban hành trong 5 năm trở lại đây. 27 2.3.2.Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 28 2.3.3. Nhận xét về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan. 29 2.3.4. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản. 29 2.4.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 30 2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến. 30 2.4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan. 34 2.5 Tìm hiểu về công tác tổ chức lưu trữ của cơ quan. 36 2.5.1 Các nghiệp vụ lưu trữ. 36 2.5.2 Số lượng cán bộ lưu trữ. 38 2.5.3 Diện tích kho, tình trạng kho và phương tiện bảo quản. 38 3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan. 39 3.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của cơ quan. 39 3.2.Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc. 40 3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mền quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản ly tài chính vv). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 42 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập. 45 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 49 1. Về công tác Văn phòng. 49 2. Về công tác Văn thư, Lưu trữ. 50 KẾT LUẬN 52 PHẦN III. PHỤ LỤC 54

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP 3

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG BỘ TƯ PHÁP 6

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp 6

1.Vị trí và chức năng 6

2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

3 Cơ cấu bộ máy hoạt động của Bộ Tư Pháp 16

3.1 Lãnh đạo bộ: 17

3.2 Các Vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện chức năng quản lý Nhà nước gồm: 19

3.3 Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ 20

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Tư Pháp: 20

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 20

1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 20

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Bộ 20

1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính 21

1.2.Thống kê số nhân sự hiện có của văn phòng và mô tả việc phân công nhiệm vụ các cá nhân 22

1.2.1.Thống kê số nhân sự hiện có của phòng Tổ chức hành chính 22

1.2.2 Bản mô tả công việc của phòng Tổ chức hành chính 23

2.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Bộ tư pháp 25

2.1 Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do Bộ ban hành 25

2.2.Tìm hiều về mô hình tổ chức Văn thư của Bộ Tư Pháp 26

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 27 2.3.1.Thống kê số lượng văn bản của cơ quan được ban hành trong 5

2.3.2.Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 28

2.3.3 Nhận xét về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 29

2.3.4 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 29

2.4.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 30

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 30

2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 34

2.5 Tìm hiểu về công tác tổ chức lưu trữ của cơ quan 36

2.5.1 Các nghiệp vụ lưu trữ 36

2.5.2 Số lượng cán bộ lưu trữ 38

2.5.3 Diện tích kho, tình trạng kho và phương tiện bảo quản 38

3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 39

3.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của cơ quan 39

3.2.Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc 40

3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mền quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản ly tài chính vv) Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 42

PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45 I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 45

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 49

1 Về công tác Văn phòng 49

2 Về công tác Văn thư, Lưu trữ 50

KẾT LUẬN52

PHẦN III PHỤ LỤC 54

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lýkhông thể thiếu ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào Công tác văn phòng giữ mộtchức năng và vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức

dù lớn hay nhỏ Hoạt động của văn phòng đóng góp một phần không nhỏ vào

sự phát triển của cơ quan tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyênmôn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các

cơ quan còn rất thiếu

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của nhà trường ,năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nội Vụ đã ra Quyết định Số 347/QĐ –BNV ngày19/04/2012 quy định chức năng ,nhiệm vụ quyền hạn , cơ cấu tổ chức củaTrường Đại Học Nội Vụ Hà Nội và cho phép trường đào tạo bốn chuyênngành đại học trong đó có chuyên ngành Quản trị Văn Phòng

Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đàotạo hàng năm khoa Quản trị Văn Phòng và nhà trường đều tổ chức cho sinhviên đi kiến tập ngành nghề trước Đây là cơ hội để chúng em làm quen vớicông việc tại cơ quan vận dụng kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồitrên giảng đường vào công việc thực tế tại cơ quan, tự tin trong giao tiếp và

có thêm kinh nghiệm chuẩn bị cho kỳ thực tập vào năm cuối Được sự giớithiệu của Khoa Quản trị Văn Phòng và được sự đồng ý của Lãnh đạo Bộ Tưpháp, em được về kiến tập tại Phòng Lưu trữ và Phòng Tổ chức Hành chínhcủa Văn phòng Bộ Tư Pháp (địa chỉ: 60 Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội)

Khoảng thời gian một tháng kiến tập tại văn phòng Bộ Tư Pháp tuy hơingắn so với nội dung kiến thức nhưng đã giúp em học hỏi được nhiều điều bổích Tại đây em được tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo văn phòng, với các cán

bộ chuyên viên em đã học được tác phong và phẩm chất của nhà quản trị,phong cách làm việc khoa học, chất lượng và cao hơn nữa là trách nhiệm củamột công chức với cơ quan, với công việc của mình

Trong quá tình thực tập tại Văn phòng Bộ Tư pháp em càng nhận thấy

rõ hơn vai trò sâu sắc của văn phòng trong tổ chức nói chung cũng như Vănphòng Bộ nói riêng Đồng thời em nhận thấy rằng được sự quan tâm xây dựng

và phát triển, Văn phòng Bộ cũng đã phát huy được vị trí, vai trò của mìnhtrong việc tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Bộ chỉ đạo điều hành các nhiệm

vụ chính trị được Đảng và Nhà nước giao, bảo đảm thực hiện tốt công tácquản trị hậu cần cho hoạt động của cơ quan Bộ

Qua đây cho phép em được gửi lời cảm ơn tới chị Nguyễn Xuân Anh,anh Dương Đức Thịnh người đã trực tiếp hướng dẫn em trong quá trình kiếntập và các cô chú phòng Tổ chức hành chính, phòng Lưu trữ đã tạo điều kiệngiúp đỡ, chỉ bảo và cung cấp tài liệu cho em hoàn thành tốt nhiệm vụ trongthời gian kiến tập; Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lâm Thị ThuHằng - giảng viên hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo giúp em hoàn thành tốt bảnbáo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 10 tháng 05 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Thanh Tâm

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP

Ngay từ ngày đầu thành lập nhà nước Việt Nam mới (năm 1945), Bộ

Tư pháp là một trong số 12 Bộ thuộc cơ cấu Chính phủ lâm thời nước ViệtNam dân chủ cộng hòa Cho đến nay, Bộ đã có 65 năm hình thành và pháttriển với những thăng trầm lịch sử Trong mười lăm năm đầu được thành lập(1945 - 1960), đồng thời với việc đảm nhiệm những chức năng rất quan trọngcủa cơ quan hành pháp gắn liền với các hoạt động tố tụng và hoạt động củatòa án, Bộ Tư pháp đã có những đóng góp quan trọng trong việc đặt nềnmóng, xây dựng hệ thống pháp luật dân chủ nhân dân của nước Việt Nam mớithay thế cho hệ thống pháp luật thuộc địa, nửa phong kiến

Từ năm 1960 đến năm 1981, do đặc điểm của sự phát triển kinh tế - xãhội và trước yêu cầu đấu tranh giải phóng miền Nam thống nhất nước nhà,công tác tư pháp được chuyển giao cho nhiều cơ quan, tổ chức thực hiện.Theo Nghị định số 504-TTg ngày 26/10/1957 của Thủ tướng Chính phủ vềthành lập Vụ Pháp chế để đảm nhận công tác giúp Chính phủ xây dựng phápluật về kinh tế và hành chính Tháng 9 năm 1972, Uỷ ban Pháp chế của Hộiđồng Chính phủ được thành lập, là cơ quan chủ quản về mặt pháp chế của HộiĐồng Chính phủ, quản lý thống nhất công tác pháp chế, đặc biệt trong việcquản lý nhà nước về kinh tế Hoạt động chủ yếu của Uỷ ban pháp chế tronggiai đoạn này chủ yếu tập trung vào việc xây dựng pháp luật; tuyên truyền,giáo dục pháp luật; xây dựng hệ thống tổ chức pháp chế ở các Bộ, Tổng cục,các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quản lý một số tổ chức bổ trợ tưpháp và đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ pháp luật Sau khi thống nhất đấtnước, trong các năm 1975 - 1976, Uỷ ban Pháp chế đã được Quốc hội, Hộiđồng Chính phủ giao chủ trì, phối hợp cùng với các Bộ, Tổng cục rà soát, lập

và trình Hội đồng Chính phủ công bố danh mục 437 văn bản pháp luật cònhiệu lực để cho phổ biến và thi hành trong cả nước từ nă 1976

Ngày 17/3/1981, Bộ Chính trị đã quyêt định thành lập Bộ Tư pháp Từ

đó đến nay, Bộ Tư pháp mới thực sự và từng bước khẳng định là “Bộ xâydựng pháp luật” của Chính phủ Việc hoàn thành các nhiệm vụ mà Nghị quyết

số 08/NQ-TW ngày 02/01/2002 của Bộ Chính trị “về một số nhiệm vụ trọngtâm công tác Tư pháp trong giai đoạn tới” đến năm 2020 đã đề ra có thể đượcđánh giá như một bước đột phá trong công cuộc cải cách tư pháp trong thời

kỳ đổi mới, mở ra một thời kỳ phát triển mới của hệ Tư pháp Việt Nam –bước phát triển đi vào chiều sâu một cách thực chất để khi được triển khaithực hiên tốt có thể nâng cả hệ thống của các cơ quan Tư pháp lên ngang tầmcủa nhiệm vụ lịch sử đã và đang được đặt ra với đầy đủ tính thách thức củanhiệm vụ xây dựng nền Tư pháp trong sạch, vững mạnh, dân chủ, phụng sự

Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG BỘ TƯ PHÁP

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp.

1.Vị trí và chức năng.

Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lýNhà nước về công tác xây dựng và thi hành pháp luật, kiểm tra văn bản quyphạm pháp luật phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự, hành chính

tư pháp; bổ trợ tư pháp và công tác tư pháp khác phạm vi cả nước; quản lýnhà nước các dịch vụ công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nướccủa Bộ

2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

Bộ Tư pháp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghịđịnh số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ

và có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

- Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghịđịnh, nghị quyết của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng phápluật hàng năm đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ; việc ký kết, phê chuẩn, phê duyệt hoặc gianhập và biện pháp bảo đảm thực hiện điều ước quốc tế nhân danh Nhà nướchoặc nhân danh Chính phủ về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhànước của Bộ

- Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoach pháttriển dài hạn, năm năm, hàng năm và các dự án quan trọng quốc gia; trình Thủ

tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị về các lĩnh vực thuộc phạm viquản lý nhà nước của Bộ.

- Ban hành các thông tư, quyết định, chỉ thị về các lĩnh vực thuộc phạm

vi quản lý nhà nước của Bộ

- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, dự án, đề án

đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

- Về công tác xây dựng pháp luật:

+Trình Chính phủ dự thảo chiến lược xây dựng, hoàn thiện hệ thốngpháp luật;

+ Lập đề nghị của Chính phủ về chương trình xây dựng luật, pháp lệnhcủa Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội về các vấn đề thuộc phạm vi chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chính phủ; dự kiến phân công cơ quan chủ trì,phối hợp soạn thảo để trình Chính phủ quyết định; kiểm tra, đôn đốc việcsoạn thảo các dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, Uỷ banThường vụ Quốc hội do Chính phủ trình;

+ Thẩm định dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, dự thảo điềuước quốc tế theo quy định của pháp luật;

+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các Bộ, cơ quan ngang Bộ trong việc

dự kiến chương trình xây dựng luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội, Uỷban Thường vụ Quốc hội; hướng dẫn các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Hội đồngnhân dân và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương vềcông tác soạn thảo, thẩm định văn bản quy phạm pháp luật

- Về theo dõi thi hành pháp luật:

+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quanthuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh trong việcthực hiện công tác theo dõi, thi hành pháp luật;

+ Chủ trì, phối hợp với Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chínhphủ và các cơ quan, tổ chức có liên quan theo dõi tình hình thi hành pháp luậttrong phạm vi cả nước và trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý liênngành, có nhiều khó khăn, vướng mắc, bất cập trong thực tiễn thi hành;

+ Theo dõi, đôn đốc các Bộ, cơ quan ngang Bộ soạn thảo văn bản quyđịnh chi tiết thi hành luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định của Thủ tướngChính phủ;

- Về kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật:

+ Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật do Bộ, cơ quan ngang Bộ, Hộiđồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ươngban hành theo quy định cuả pháp luật; kiến nghị xử lý, xử lý theo thẩm quyềnhoặc xử lý theo ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ đối với các văn bản tráipháp luật;

+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác kiểmtra văn bản quy phạm pháp luật của các Bộ, cơ quan ngang Bộ và Uỷ bannhân dân cấp tỉnh

- Về pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật:

+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện pháp điển của các cơquan thực hiện pháp điển;

+ Thẩm định các đề mục trong Bộ pháp điển; cập nhật, loại bỏ các quyphạm pháp luật, đề mục mới trong Bộ pháp điển theo quy định của pháp luật;trình Chính phủ quyết định thông qua kết quả pháp điển các chủ đề của Bộ

+ Xây dựng Trang thông tin điện tử pháp điển; duy trì thường xuyên Bộpháp điển trên Trang thông tin điện tử pháp điển; quản lý, ban hành quy định

về huy động nguồn lực xã hội trong việc xuất bản Bộ pháp điển bằng văn bản

- Về kiếm soát thủ tục hành chính:

+ Hướng dẫn nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính; hướng dẫn, theodõi, đôn đốc, kiểm tra việc rà soát và thực hiện kiểm soát thủ tục hành chínhcủa các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh;

+ Đánh giá và xử lý kết quả rà soát về thủ tục hành chính theo quy địnhcủa pháp luật; nghiên cứu, đề xuât với Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ cácsáng kiến cải cách thủ tục hành chính và các quy định có liên quan;

+ Tổ chức tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của các tổ chức, cá nhân

về quy định hành chính thuộc phạm vi quản lý của Chính phủ, Thủ tướngChính phủ và của các cơ quan trong hệ thống hành chính theo quy định củapháp luật;

+ Kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghịcủa các cá nhân, tổ chức về quy định hành chính thuộc phạm vi chức năngquản lý của Bộ theo quy định của pháp luật;

+ Thực hiện nhiệm vụ thường trực Hội đồng tư vấn cải cách thủ tụchành chính;

- Về công tác thi hành pháp luật và xử lý vi phạm hành chính:

+ Theo dõi chung và báo cáo công tác thi hành pháp luật về xử lý viphạm hành chính theo quy định của pháp luật;

+ Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành liên quan hướng dẫn, tập huấn,bồi dưỡng nghiệp vụ trong việc thực hiện pháp luật về xử lý vi phạm hànhchính; kiểm tra việc thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính theo quy

+ Thống kê, xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạmhành chính.

- Về phổ biến, giáo dục pháp luật và hòa giải ở cơ sở

+ Trình Thủ tướng Chính phủ ban hành chương trình phổ biến, giáodục pháp luật; làm đầu mối phối hợp với các Bộ, ngành, cơ quan Trung ươngcủa các tổ chức chính trị - xã hội trong việc tổ chức thực hiện chương trìnhphổ biến giáo dục pháp luật;

+ Xây dựng đội ngũ báo cáo viên pháp luật; biên soạn, xuất bản, pháthành các tài liệu phục vụ công tác phổ biến, giáo dục pháp luật;

+ Hướng dẫn việc xây dựng, quản lý, sử dụng tủ sách pháp luật ở xã,phường, thị trấn, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp và trường học

- Về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính:

+ Quản lý hệ thống tổ chức, biên chế và hoạt động của cơ quan thi hành

án dân sự; quyết định thành lập, giải thể các cơ quant hi hành án dân sự;

+ Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Chấp hành viên, Thẩm tra viên

và công chức khác làm công tác thi hành án dân sự, thi hành án hành chính;

+ Quyết định kế hoạch phân bổ kinh phí, bảo đảm cơ sở vật chất,phương tiện hoạt động của cơ quan thi hành án dân sự; bảo đảm biên chế, cơ

sở vật chất, phương tiện cho công tác quản lý nhà nước về thi hành án hànhchính theo quy định của pháp luật;

+ Ban hành và thực hiện chế độ thống kê về thi hành án dân sự, thihành án hành chính;

+ Báo cáo về công tác thi hành án dân sự, thi hành án hành chính theoquy định của pháp luật

+ Hướng dẫn công tác chứng thực, quản lý và đăng ký hộ tịch, quốctịch, lý lịch tư pháp; ban hành, quản lý thống nhất các loại biểu mẫu, giấy tờ,

sổ sách về hộ tịch, quốc tịch, lý lịch tư pháp;

+ Giải quyết các thủ tục về xin thôi quốc tịch, xin nhập quốc tịch hoặcxin trở lại quốc tịch Việt Nam để trình Chủ tịch nước theo quy định của phápluật

lý lịch tư pháp theo quy định

- Về công tác nuôi con nuôi:

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc đăng ký nuôi con nuôi và thực hiện quyền,lợi ích của con nuôi trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật;ban hành thống nhất biểu mẫu, giấy tờ trong lĩnh vực nuôi con nuôi; giảiquyết các việc về nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài theo quy định pháp luật;

+ Cấp, gia hạn, thay đổi nội dung, thu hồi giấy phép lập văn phòng connuôi nước ngoài và quản lý hoạt động của Văn phòng con nuôi nước ngoài tạiViệt Nam

- Về Trợ giúp pháp lý:

+ Hướng dẫn, kiểm tra về tổ chức và hoạt động trợ giúp pháp lý; quyđịnh các biểu mẫu, giấy tờ về trợ giúp pháp lý;

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện các biện pháp hỗ trợ phát triển hoạtđộng trợ giúp pháp lý;

+ Xây dựng và quản lý đối với hoạt động của Qũy Trợ giúp pháp lýViệt Nam

- Về bồi thường nhà nước:

+ Hướng dẫn nghiệp vụ và giải đáp vướng mắc về thực hiện pháp luậtbồi thường nhà nước trong hoạt động quản lý hành chính, thi hành án;

+ Xác định cơ quan có trách nhiệm bồi thường trong trường hợp người

bị thiệt hại có yêu cầu hoặc không có sự thống nhất về trách nhiệm bồithường trong hoạt động quản lý hành chính, thi hành án giữa các Bộ, cơ quanngang Bộ, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh;

+ Theo dõi, đôn đốc việc chi trả tiền bồi thường và thực hiện tráchnhiệm hoàn trả theo quy định của pháp luật;

+ Phối hợp với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện quản lýcông tác bồi thường nhà nước trong hoạt động tố tụng theo quy định của phápluật

- Về đăng ký giao dịch bảo đảm:

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm, thôngbáo việc kê biên tài sản thi hành án; ban hành, quản lý và hướng dẫn việc sửdụng các mẫu đơn, giấy tờ, sổ đăng ký về giao dịch bảo đảm;

+ Tổ chức, hướng dẫn thực hiện việc đăng ký, cung cấp thông tin vềgiao dịch bảo đảm, tài sản cho thuê tài chính, thông báo việc kê biên tài sảnthi hành án và các giao dịch, tài sản khác theo quy định của pháp luật

- Về bổ trợ tư pháp (luật sư, tư vấn pháp luật, công chứng, giám định tư

+ Hướng dẫn, kiểm tra tổ chức và hoạt động luật sư, tư vấn pháp luật,công chứng, giám định tư pháp, trọng tài thương mại; hướng dẫn Uỷ ban nhândân cấp tỉnh kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt độngluật sư, tư vấn pháp luật, công chứng, giám định tư pháp, bán đấu giá tài sản,trọng tài thương mại;

+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên; cấp, thu hồi thẻ công chứngviên; cấp, thu hồi chứng chỉ hành nghề đấu giá, chứng chỉ hành nghề luật sư,giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam đối với luật sư nước ngoài; tập hợp,lập và đăng tải danh sách chung về người giám định tư pháp và tổ chức giámđịnh tư pháp theo vụ việc trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp;

+ Cấp, thu hồi giấy phép thành lập chi nhánh, công ty luật nước ngoài,giấy phép thành lập Trung tâm trọng tài, giấp phép thành lập Chi nhánh, vănphòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam; phê chuẩnđiều lệ của Trung tâm trọng tài; có ý kiến về việc thành lập tổ chức giám định

tư pháp công lập thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ, cơ quan ngang Bộ vàđịa phương;

+ Quản lý tổ chức và hoạt động luật sư, tư vấn pháp luật, công chứng,giám định tư pháp, bán đấu giá tài sản, trọng tài thương mại trong phạm vi cảnước;

+ Ban hành và hướng dẫn sử dụng thống nhất mẫu văn bản, giấy tờ vềluật sư, tư vấn pháp luật, công chứng, giám định tư pháp, bán đấu giá tài sản,trọng tài thương mại

+Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra công tác pháp chế Bộ, ngành, địaphương doanh nghiệp nhà nước và hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp; thực hiệnhoạt động về hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật

- Về hợp tác quốc tế về pháp luật và tư pháp:

+ Tổng hợp, điều phối, thẩm định về nội dung các chương trình, kếhoạch, dự án hợp tác với nước ngoài về pháp luật; hướng dẫn, đôn đốc, kiểmtra việc thực hiện các hoạt động hợp tác với nước ngoài về pháp luật; phốihợp với các cơ quan có liên quan theo dõi, kiểm tra và đánh giá việc thực hiệnnội dung các chương trình, kế hoạch, dự án hợp tác về pháp luật với nướcngoài;+ Tổ chức thực hiện các điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế và cácchương trình, kế hoạch hợp tác quốc tế thuộc phạm vi quản lý nhà nước của

Bộ sau khi được Chính phủ phê duyệt;

+ Thực hiện hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lýnhà nước của Bộ theo quy định tại pháp luật;

+ Là cơ quan quốc gia trong quan hệ với các thành viên và Cơ quanthường trực của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế; làm đại diện pháp lý chochính phủ trong các tranh chấp quốc tế theo quy định của pháp luật hoặc theophân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ;

+ Thực hiện việc cấp ý kiến pháp lý cho các dự án theo quy định củapháp luật; tham gia giải quyết về mặt pháp lý các tranh chấp quốc tế có liênquan tới Việt Nam theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, pháttriển và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học pháp lý trong việc cải cáchpháp luật, cải cách hành chính, cải cách tư pháp và trong các lĩnh thuộc phạm

vi quản lý nhà nước của Bộ

- Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trongcác lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; xây dựng và phát triểncác cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản quy phạm pháp luật, thi hành án, giaodịch bảo đảm, công chứng, hộ tịch, giám định, lý lịch tư pháp và các cơ sở dữliệu khác phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước của Bộ

- Về quản lý nhà nước các tổ chức thực hiện dịch vụ công trong cáclĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ:

+ Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các cơ chế, chính sách về cung ứng cácdịch vụ công; về xã hội hóa các hoạt động cung ứng dịch vụ công trong cáclĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;

+ Trình Thủ tướng Chính phủ về quy hoạch mạng lưới tổ chức sựnghiệp; điều kiện, tiêu chí thành lập các tổ chức sự nghiệp nhà nước trong cáclĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;

+ Hướng dẫn, tạo điều kiện và hỗ trợ cho các tổ chức thực hiện dịch vụcông hoạt động theo đúng quy định của pháp luật

- Về thanh tra, kiểm tra:

+ Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chính sách, pháp luật trong các lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; kiểm tra việc thực hiện phân cấpquản lý của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản

+ Quyết định và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Bộtheo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính nhà nước của Chính phủ và

sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ

- Xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của công chức theongạch tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và cơ cấu viên chức của ngành, lĩnhvực để cơ quan có thẩm quyền ban hành; ban hành tiêu chuẩn chức danh nghềnghiệp và cơ cấu viên chức thuộc ngành, lĩnh vực và tiêu chuẩn chức danhlãnh đạo, quản lý của các cơ quan chuyên môn về ngành, lĩnh vực thuộc Uỷban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của pháp luật; bổ nhiệm, miễn nhiệmThẩm tra viên, Chấp hành viên và các chức danh tư pháp khác thuộc thẩmquyền quản lý của Bộ

- Tổ chức đào tạo các cấp học về luật; đào tạo các chức danh tư pháptheo quy định của pháp luật; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ vềcác lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật

- Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấuviên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng viên chức làm việc trongcác đơn vị sự nghiệp công lập, thực hiện chế độ tiền lương và các chế độchính sách đãi ngộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nghỉ hưu, thôi việc, khen thưởng,

kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chứcthuộc Bộ theo quy định của pháp luật

- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sáchđược phân bổ theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật hoặc doChính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao

3 Cơ cấu bộ máy hoạt động của Bộ Tư Pháp.

(Sơ đồ tổ chức bộ máy Bộ Tư Pháp xem phụ lục 1)

+ Nguyễn Thúy Hiền

Bộ trưởng chịu trách nhiệm trước Chính phủ về các nhiệm vụ đượcgiao; điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Bộ.

Các Thứ trưởng giúp việc cho Bộ trưởng và chịu trách nhiệm trước Bộtrưởng về lĩnh vực công tác được phân công

3.2 Các Vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện chức năng quản

- Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm.

- Cục Con nuôi

- Cục Công nghệ thông tin

- Cơ quan đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh

- Báo Pháp luật Việt Nam

- Trường Đại học Luật Hà Nội

- Trường Trung cấp Luật Buôn Ma Thuột

- Trường Trung cấp Luật Vị Thanh

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Tư Pháp:

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Tư Pháp xem ở phụ lục 2) 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Bộ

a Chức năng

Văn phòng Bộ Tư pháp là cơ quan giúp việc của Bộ trưởng có chứcnăng tham mưu tổng hợp, tổ chức phối hợp các Cục, Vụ, Viện, Thanh tra Bộ,Trường Đại học Luật Hà Nội, Phân hiệu Đại học Luật thành phố Hồ Chí

quyết định của Bộ trưởng; là đầu mối quan hệ với các Bộ, ngành ở trung ương

và địa phương theo sự chỉ đạo của Bộ trưởng; quản lý các công tác Vănphòng nhằm bảo đảm mọi hoạt động của cơ quan Bộ

Văn phòng Bộ có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản theoquy định của pháp luật

- Quản lý công tác Hành chính,Văn thư, Lưu trữ, in ấn tài liệu, thống

kê tư pháp, quản lý con dấu, công văn đến, công văn đi

- Quản lý công tác Kế toán tài chính cấp cơ sở bao gồm: lập dự toánkinh phí và quyết toán hàng quý, hàng năm của cơ quan Bộ

- Quản lý tài sản, bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện làm việc phụcvục cho công tác của ngành theo sự phân công của lãnh đạo Bộ

- Bảo đảm in, phát hành Bản in Tư pháp đúng kỳ hạn

1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính.

( Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính xem phụ lục 3)

a.Chức năng

Phòng Hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng,

có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính, vănthư, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước và cơ quan

- Quản lý con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhà nước

vị thuộc Bộ; phục vụ tra cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và

tổ chức, công dân khi có yêu cầu;

- Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;

- Quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị được cơ quangiao;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng giao

1.2.Thống kê số nhân sự hiện có của văn phòng và mô tả việc phân công nhiệm vụ các cá nhân.

1.2.1.Thống kê số nhân sự hiện có của phòng Tổ chức hành chính

Phòng Tổ chức hành chính gồm có:

+ 1 Trưởng phòng

+ 4 Chuyên viên văn thư

+ 1 Chuyên viên đóng dấu

Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và quy chế làm việc của Văn phòng,Trưởng phòng phân công nhiệm vụ cho chuyên viên, , cán sự trong phòng vàxây dựng quy chế làm việc cho phòng

1.2.2 Bản mô tả công việc của phòng Tổ chức hành chính.

- Tổ chức và điều hành toàn bộ các các yếu tố có trong văn phòng cho

phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của cơ quan trong từng thời kỳ

- Ký thừa lệnh Chánh Văn phòng một số văn bản

- Có quyền Quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệmcán bộ thuộc quyền quản lý của Văn phòng

b Phó phòng

 Chức danh

Chức danh: Phó phòng

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Trưởng phòng giao.

- Ký một số văn bản thuộc thẩm quyền

- Giải quyết công việc cấp bách của Phó phòng khác khi Phó phòngphụ trách vấn đề đó đi vắng

c.Văn thư

 Chức danh

Chức danh: chuyên viên

 Số lượng và thời gian làm việc

Số lượng: 04

Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6, giờ hành chính theo quy địnhhiện hành của nhà nước

 Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ chính của chuyên viên văn thư :

- Thực hiện quy trình văn bản đi

- Thực hiện quy trình văn bản đến

- Phối hợp với các chuyên viên khác của phòng giúp thủ trưởng theodõi tiến độ giải quyết văn bản đến

d.Chuyên viên đóng dấu

 Chức danh

Chức danh: Chuyên viên

 Số lượng và thời gian làm việc

Số lượng: 01

Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6, giờ hành chính theo quy địnhhiện hành của nhà nước

 Nhiệm vụ, quyền hạn

Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định đã ban hành

2.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Bộ tư pháp.

2.1 Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do Bộ ban hành.

- Quyết định số 2376/QĐ-BTP của Bộ Tư Pháp ngày 1/11/2009 về việc

ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ

- Quyết định số 663/QĐ-BTP của Bộ Tư Pháp ngày 24/04/2012 về việcphân công soạn thảo đề án, văn bản Năm 2012

- Quyết định số 876/QĐ-BTP ban hành ngày 18/04/2013 về việc phâncông thẩm địn, góp ý, tham gia soạn thảo dự án, văn bản quy phạm pháp luậtNăm 2013

- Quyết định số 3542/QĐ- BTP ban hành ngày 31/12/2014 về phêduyệt đề án nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong hệ thống cơ quan thihành án dân sự

- Quyết định 3037/QĐ-BTP ban hành kế hoạch triển khai đưa vào sửdụng phần mềm quản lý công văn đi, đến cho cục thi hành án dân sự các tỉnh,thànhphố trực thuộc Trung ương

- Chỉ thị 02/CT-BTP ban hành ngày 21/02/2014 về việc tăng cườngquản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan

Nhận xét:

* Ưu điểm: Trên đây là một số văn bản quản lý công tác văn thư, lưutrữ do Bộ ban hành Nhìn chung số lượng ban hành nhiều và đa dạng Điều đó

* Nhược điểm: Tuy nhiên, một số văn bản quan trọng liên quan đếncông tác chuyên môn như: Quy chế văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ hiệnhành, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu chưa ban hành, gây khó khăn chocông tác chuyên môn.

2.2.Tìm hiều về mô hình tổ chức Văn thư của Bộ Tư Pháp.

- Mô hình tổ chức văn thư của Bộ Tư Pháp thực hiện theo mô hình tổchức phân tán

- Bộ Tư pháp là một trong những Bộ có tiêu chuẩn chặt chẽ về mặt mẫucác loại văn bản Trước kia bộ phận Văn thư làm việc con thiếu nhiều kiếnthức chuyên môn, làm việc dựa vào kinh nghiêm lâu năm

- Từ 2005 đến nay đã đưa vào sử dụng bộ mã tiếng việt TCVN

6909-2001, nối mạng Lan và cài đặt phần mềm quản lý và đăng ký văn bản đi, đến

và lập hồ sơ công việc, tiếp tục phát triển và hoàn thiện phần mêm đến năm2010

-Bộ đã có những quyết định số 145/QĐ-VP ngày 25/3/2004 quy định vềchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Văn thư – Lưu trữ

-Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chínhphủ về công tác Văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT –BNV –VPCPngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản Văn bản được áp dụng tiêu chuẩn ISO

9000 : 2000 Quy chế về công tác Văn thư, Lưu trữ của Bộ Tư pháp; Sổ taychất lượng của Văn phòng

-Tất cả mọi công việc liên quan đến công tác Văn thư đều đượ quy định

rõ ở những văn bản theo quy định của Nhà nước: Từ khâu đầu tiên đến khâucuối Chủ yếu thực hiện theo Thông tư 55 và Nghị định 110 cả về việc sửdụng con dẫu lẫn việc bảo quản công tác Văn thư và phục vụ khai thác từ cácđơn vị, công tác lập Hồ sơ được thực hiện tốt

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.3.1.Thống kê số lượng văn bản của cơ quan được ban hành trong

5 năm trở lại đây.

Tên loại văn bản

Theo bảng số liệu thống kê ta thấy: Trong một năm số lượng văn bản

do Bộ Tư Pháp ban hành rất lớn với nhiều loại văn bản khác nhau, trong đóCông văn là văn bản được ban hành nhiều nhất bởi đó là văn bản thông dụngnhất,sau đó đến Quyết định cũng được ban hành với số lượng khá nhiều, Báocáo và Tờ trình ban hành tương đối ít, Thông tư là loại văn bản ban hành ítnhất

2.3.2.Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan.

Theo quy định tại Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật củaQuốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 3, số 17/2008/QH12 ngày 03/6/2008 thì Bộtrưởng, Thủ trưởng cơ quan thuộc Bộ được ban hành thông tư

Ban hành các thông tư, quyết định, chỉ thị về các lĩnh vực thuộc phạm

vi quản lý nhà nước của Bộ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thựchiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, kếhoạch, dự án, đề án đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của

Bộ, các văn bản quản lý khác thì theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan màban hành văn bản theo quy định

Các văn bản thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo đều được quyđịnh rõ rang, thống nhất, không có sự chồng chéo

+Thẩm quyền ký của Bộ trưởng:

Hoàng Thế Liên

+ Chánh Văn phòng: ký thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản của Bộ tronglĩnh vực được phân công theo thẩm quyền:

TL.BỘ TRƯỞNG CHÁNH VĂN PHÒNG

Lê Hồng Sơn 2.3.3 Nhận xét về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan

* Ưu điểm:

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được tiến hành theo đúng quyđịnh của nhà nước Nhân viên, chuyên viên của cơ quan Bộ thực hiện mộtcách nghiêm túc, nhanh chóng và chính xác

* Nhược điểm:

Bên cạnh đó, văn bản của một số đơn vị, phòng, ban vẫn còn mắc phảimột số sai xót về kỹ thuật trình bày văn bản như khổ giấy, kiểu trình bày, định

lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức

2.3.4 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản do các chuyên viên đảm nhiệm theo quy trìnhsau:

Bước 1 Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản Bước 2 Thu thập và xử lý thông tin.

- Thông tin có tư nhiều nguồn khác nhau phải xác định các thông tinpháp lý có trong những văn bản Quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vựcchuyên môn đang cần thông tin

vấn đề cần nhắc tới.

Bước 4 Xây dựng đề cương và viết bản thảo.

Với loại văn bản quan trọng cần viết bản thảo và đề cương để có thể tổchức, xin ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân

Bước 5 Duyệt bản thảo.

- Do người có thẩm quyền sau khi soạn thảo văn bản xong, Thủ trưởngđơn vị duyệt về nội dung và ký nháy chịu trách nhiệm về mặt nội dung vănbản Trình Chánh văn phòng phê duyệt ký nháy về mặt thể thức và tính pháp

lý của văn bản Sau khi đã được duyệt về nội dung và thể thức của văn bản thìvăn bản được trình lên lãnh đạo Bộ ký ban hành

Bước 6 Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản.

- Có đầy đủ mọi thành phần: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, đóngdấu, đăng ký…

Bước 7 Ban hành và lưu văn bản

2.4.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến.

a Sơ đồ hóa quy trình quản lí, giải quyết văn bản đi (xem phụ lục 4)