Báo cáo kiến tập QTVP tại Công ty Apatit Việt Nam

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng (Phòng Hành chính) 2 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan 2 1.1.1. Giới thiệu chung về Công ty Apatit Việt Nam 2 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Apatit Việt Nam 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty Apatit Việt Nam 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính 8 1.2.1. Chức năng 8 1.2.2. Nhiệm vụ 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty 10 1.3. Nhận xét, đánh giá 11 2. Soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.1. Các loại văn bản công ty ban hành 12 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 12 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 13 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản của công ty 14 2.5. Nhận xét, đánh giá 16 3. Quản lý văn bản đi 16 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 17 3.2. Đăng ký văn bản 17 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn 18 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 19 3.5. Lưu văn bản đi 19 3.6. Nhận xét, đánh giá 19 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 20 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 20 4.2. Đăng ký văn bản đến 21 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 21 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 22 4.5. Nhận xét, đánh giá 23 5. Quản lý và sử dụng con dấu 23 5.1. Các loại con dấu của cơ quan 23 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 23 5.3. Bảo quản con dấu 24 5.4. Nhận xét, đánh giá 24 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại công ty 25 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 25 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 26 6.4. Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28 6.5. Nhận xét đánh giá 30 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 31 7.1. Các quy định hiện hành của công ty về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 31 7.2. Nhận xét đánh giá 31 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 31 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của công ty 31 8.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng 33 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 33 8.4. Nhận xét đánh giá 33 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 PHỤ LỤC 37

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 2

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng (Phòng Hành chính) 2

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan 2

1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Apatit Việt Nam 2

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty Apatit Việt Nam 3

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty Apatit Việt Nam 6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính 8

1.2.1 Chức năng 8

1.2.2 Nhiệm vụ 8

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty 10

1.3 Nhận xét, đánh giá 11

2 Soạn thảo và ban hành văn bản 11

2.1 Các loại văn bản công ty ban hành 12

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 12

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 13

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản của công ty 14

2.5 Nhận xét, đánh giá 16

3 Quản lý văn bản đi 16

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản .17 3.2 Đăng ký văn bản 17

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn 18

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 19

3.5 Lưu văn bản đi 19

3.6 Nhận xét, đánh giá 19

4 Quản lý và giải quyết văn bản đến 20

4.1 Tiếp nhận văn bản đến 20

4.2 Đăng ký văn bản đến 21

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 21

4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 22

4.5 Nhận xét, đánh giá 23

5 Quản lý và sử dụng con dấu 23

5.1 Các loại con dấu của cơ quan 23

5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 23

5.3 Bảo quản con dấu 24

5.4 Nhận xét, đánh giá 24

6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25

6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại công ty 25

6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 25

6.3 Phương pháp lập hồ sơ 26

6.4 Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28

6.5 Nhận xét đánh giá 30

7 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 31

7.1 Các quy định hiện hành của công ty về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 31

7.2 Nhận xét đánh giá 31

8 Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 31

8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của công ty.31 8.2 Quản lý và sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng 33

8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 33

8.4 Nhận xét đánh giá 33

KẾT LUẬN 35

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37

PHỤ LỤC 37

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

Phải thấy rằng, tất cả các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị, xã hội,các công ty trong và ngoài nước, bất cứ tổ chức nào cũng có một bộ phậnkhông thể thiếu đó là văn phòng Văn phòng là bộ máy giúp lãnh đạo các cơquan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹthuật cho hoạt động chung của cơ quan

Trong năm học này, Trường Đại học Nội Vụ cùng với khoa Quản trịvăn phòng đã tạo điều kiện cho sinh viên đi kiến tập tại văn phòng của các cơquan, tổ chức với phương châm “Học đi đôi với hành” Cơ quan mà tôi đếnkiến tập là Công ty Apatit Việt Nam Mục tiêu của chuyến đi kiến tập này củatôi là để khảo sát về công tác hành chính văn phòng của văn phòng Công tyApatit VN, đánh giá về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính vănphòng của cơ quan và đưa ra những giải pháp khắc phục

Quá trình kiến tập tại Công ty Apatit VN sẽ giúp cho tôi có thêm nhiềukiến thức thực tế về công tác hành chính văn phòng, đồng thời nó còn giúp tôitrau dồi kinh nghiệm, các kỹ năng mềm để phục vụ cho công việc sau này

Những nội dung chính mà tôi sẽ nghiên cứu và khảo sát khi đi kiến tập:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan vàVăn phòng (Phòng Hành chính);

- Tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản;

- Tìm hiểu về quản lý văn bản đi;

- Tìm hiểu về quản lý và giải quyết văn bản đến;

- Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu;

- Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp;

- Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong côngtác văn phòng

NỘI DUNG

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng (Phòng Hành chính)

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan

1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Apatit Việt Nam

Mỏ Apatít Lào cai nằm ở hữu ngạn sông hồng, trải dài gần 100 Km từBát xát -Lũng pô đến Bảo hà, được phát hiện từ năm 1924 Sau thời kỳ khaithác của tư bản Pháp và Nhật (1930-1945), từ 1954, Đảng và Nhà nước ta đãquyết định khôi phục xây dựng và mở rộng sản xuất Mỏ Apatít Việt Nam Từ

đó đến nay trải qua 45 năm, Mỏ Apatít Lào cai (nay là Công ty Apatít ViệtNam ) đã có sự phát triển không ngừng Đó là sự khai thác trên 10 triệu tấnquặng các loại, cung cấp đủ nguyên liệu cho các nhà máy sản xuất phân bón,phục vụ cho chiến lược phát triển nông nghiệp, nông thôn Với lợi thế là vùngtài nguyên quý hiếm, Mỏ Apatít Lào cai đã và đang trực tiếp phục vụ cho việcđảm bảo an toàn lương thực Quốc gia, góp phần đầy đẩy mạnh thế mạnh củanền nông nghiệp Việt Nam Ngoài ý nghĩa về kinh tế, 45 năm qua khu Mỏ đãgóp phần quan trọng vào việc phát triển kinh tế - xã hội ở một vùng núi biêngiới, góp phần bảo vệ vững chắc chủ quyền của đất nước Năm 1958 cán bộcông nhân viên Mỏ Apatít Lào cai vinh dự được đón Bác Hồ về thăm, nhữnglời dậy ân cần của người đã soi sáng mỗi bước đi tới thành công của Mỏ tronghơn 40 năm qua Với những thành tích quan trọng đạt được, Mỏ Apatít Làocai đã được Đảng, Nhà nước tặng thưởng nhiều huân, huy chương cao quýxứng đáng là điểm sáng công nghiệp của vùng núi tây bắc của tổ quốc

Trong quá trình phát triển Mỏ Apatít Lào cai đã vượt qua nhiều khó khăn,gian khổ từ những năm đầu của thời kỳ khôi phục kinh tế và xây dựng chủnghĩa xã hội ở miền Bắc chống chiến tranh phá hoại, chi viện đắc lực chochiến trường miền Nam trong cuộc kháng chiến chống Mỹ, cứu nước và thamgia bảo vệ kỷ cương của tổ quốc Có được thành quả như ngày nay là nhờ sựquan tâm chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, Bác Hồ kính yêu, sự giúp đỡ có hiệu

quả của nhân dân Liên xô, sự phối hợp của các cấp, các ngành của nhân dânđịa phương và sự đoàn kết, lỗ lực vượt lên mọi trở ngại của tập thể cán bộ,công nhân, viên chức Mỏ Apatít Lào cai.

CÔNG TY APATIT VIỆT NAM

- Thành lập theo Quyết định số: 116/2004/QĐ-TTg, ngày 29/06/04 củaThủ tướng Chính phủ

- Tên giao dịch quốc tế: Vietnam Apatit Limited Company

- Tên viết tắt tiếng anh: VINAAPACO

- Trụ sở giao dịch chính: Phường Pom Hán, TP Lào Cai, tỉnh Lào Cai

- Ngành nghề kinh doanh: Khai thác và tuyển quặng Apatit

- Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ cácđơn vị trực thuộc hạch toán kinh tế nội bộ

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty Apatit Việt Nam

Căn cứ vào Quyết định thành lập công ty Apatit Việt Nam số:116/2004/QĐ-TTg, ngày 29/06/04 của Thủ tướng Chính phủ Căn cứ vàoĐiều lệ tổ chức và hoạt động của công ty Apatit Việt Nam

(XEM PHỤ LỤC 1)

 Chức năng

- Sử dụng có hiệu quả đảm bảo và phát triển vốn tổng Công ty giao,bao gồm cả phần vốn góp vào các liên doanh hoặc đầu tư vào các doanhnghiệp khác dưới các hình thức khác nhau, nhận và sử dụng có hiệu quả tàinguyên, đất đai và các nguồn lực khác do tổng Công ty giao cho Công ty

- Sử dụng vốn và các nguồn lực khác để được giao thực hiện những

mục tiêu và nhiệm vụ kinh doanh.

- Chấp hành sự điều động và điều hòa của tổng Công ty đối với tài sản,vốn và các nguồn lực khác mà tổng Công ty đã giao cho Công ty quản lý và

sử dụng theo quy chế tài chính của tổng Công ty

-Tổ chức kinh doanh

-Thực hiện các quy định của Nhà nước và của tổng Công ty trên lĩnhvực hợp tác quốc tế Việc cử người của Công ty ra nước ngoài công tác, họctập, tham quan khảo sát và việc mời người nước ngoài vào Việt Nam làm việcvới Công ty do Tổng Giám đốc xem xét quyết định theo đề nghị của củaGiám đốc Công ty

-Thực hiện việc trả lương, thưởng cho người lao động theo kết quả kinhdoanh của Công ty và theo đơn giá tiền lương được tổng Công ty duyệt

-Tổ chức việc đào tạo mới, đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độcông nhân viên chức, bảo đảm nguồn nhân lực luôn đáp ứng nhu cầu pháttriển của Công ty

-Thực hiện đúng chế độ và quy chế về sử dụng và quản lý vốn, tài sảnquỹ, về kế toán, hạch toán và chế độ khác về tài chính theo quy định của Nhànướcvà quy chế tài chính của công ty Chịu trách nhiệm về tính xác thực vàhợp pháp trong các hoạt động tài chính của Công ty

-Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách theo quyđịnh của pháp luật, trích nộp các quỹ tập trung của tổng Công ty theo quyđịnh tại quy chế tài chính tổng Công ty

 Nhiệm vụ

Công ty Apatít Việt Nam (VINAAPACO) là đơn vị thành viên củaTổng Công ty hóa chất Việt Nam, thực hiện nhiều chức năng nhiệm vụ,nhưng nhiệm vụ quan trọng nhất là quản lý và khai thác khu mỏ apatit LàoCai nhằm cung cấp đầy đủ các loại quặng apatit cho các nhà máy sản xuấtphân bón, góp phần vào an ninh lương thực và sự nghiệp công nghiệp hóa,hiện đại hóa nông nghiệp nông thôn Công ty thực hiện khai thác và tuyển

quặng apatit phục vụ cho các nhà máy sản xuất phân bón bao gồm supe lân,lân nung chảy, DAP, sản xuất phốt pho vàng Ngoài sản xuất quặng apatit,VINAAPACO còn sản xuất một số sản phẩm khác với khối lượng tương đốilớn như phân NPK, quặng fenspat, caolin, phụ gia các loại,v.v…

Nhằm sử dụng hợp lý tài nguyên, Bộ Công nghiệp giao nhiệm vụ chocông ty Hóa chất mỏ - Incodemic phối hợp với VINAAPACO thực hiện quyhoạch thăm dò, khai thác và tuyển quặng đến năm 2020, có tính đến sau

2020 Một số nhiệm vụ chính về quy hoạch, khai thác như sau: Xác định sảnlượng các loại quặng cần thiết; các phương án và thứ tự khai thác các khaitrường của phương án chọn lựa; nghiên cứu ảnh hưởng của quá trình khaithác quặng đến môi trường và các biện pháp giảm thiểu tác hại

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty Apatit Việt Nam

Giám đốc

Phó giám đốc

KT-SX

Phó giám đốc ĐT-PT

Phó giám đốc K.tế-Đ.sống

 Hệ thống phòng, ban quản lý chức năng trên công ty (17 đơn vị)

11 – Ban QLDA (Cam Đường)

12 – Phòng Đầu tư- phát triển

B – Xí nghiệp vận tải ô tô

C – Xí nghiệp vận tải đường sắt

D – Xí nghiệp khai thác dịch vụ

F – Câu lạc bộ công nhân (Hoạt động

sự nghiệp)

G – Xí nghiệp phân bón và hóa chất

H – Nhà máy tuyển quặng Apatit

Trong việc hoàn thiện và đổi mới quản lý, điều hành và sản xuất kinhdoanh của Công ty hiện nay, công tác văn phòng đã đóng góp tích cực, phục

vụ cho điều hành của ban lãnh đạo và hổ trợ đơn vị cơ sở hoạt động Chứcnăng của văn phòng Công ty là tham mưu giúp giám đốc quản lý các lĩnh vực:công tác pháp lý, hành chính, thi đua khen thưởng; giữ và sử dụng con dấucủa công ty; tuyên truyền hoạt động văn hóa văn nghệ, TDTT; quản lý cácphương tiện phục vụ, quan hệ giao dịch, tiếp khách; là đơn vị đầu mối giảiquyết các công việc giúp lãnh đạo điều hành và chỉ đạo thống nhất nhữngcông việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Photo coppy các văn bản theo thủ tục quy định của Nhà nước

+Nhận công văn, văn bản tới công ty

+ Sao, gửi các văn bản pháp quy của nhà nước theo chỉ đạo của giámđốc công ty

+ Gửi công văn, văn bản ra ngoài công ty qua bưu điện hoặc chuyểnqua đường máy Fax

+chuyển công văn, văn bản trong nội bộ công ty

+Thường trực điện thoại tại văn phòng công ty

+Bảo quản và lưu trữ các văn bản, bảo mật các văn bản, hồ sơ

- Quản lý đất đai, thủ tục pháp lý thuê đất, nộp Thuế đất và công tácđền bù Quản lý nhà làm việc (trụ sở làm việc của Công ty), nhà ở chưa thanh

lý thuộc Công ty

- Quản lý các công trình phúc lợi thuộc Công ty

- Quản lý các trang, thiết bị văn phòng, phương tiện phục vụ làm việccho Lãnh đạo Công ty, ban Giám đốc Công ty và các phòng quản lý chứcnăng ở Công ty

- Công tác thông tin, tuyên truyền & thi đua

- Công tác phục vụ tạp vụ, vệ sinh môi trường tại trụ sở công ty

- Công tác đón, tiếp khách, phục vụ khách tại Nhà khách & Nhà nghỉthuộc Công ty Đưa khách hoặc đoàn khách đi tham quan Công ty theo chỉđạo của giám đốc công ty

- Công tác khánh tết của Công ty

- Quản lý đội xe và ô-tô phục vụ đi lại của ban lãnh đạo Công ty, banGiám đốc Công ty và công vụ khác do Giám đốc Công ty giao

- Quản lý nghĩa trang và chuẩn bị các thủ tục, điều kiện để chuyển giásang địa phương quản lý

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty

 Chánh văn phòng

- Hiện nay Chánh văn phòng công ty là ông Nguyễn Kim Thành

- Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về quản lý và điều hànhtoàn bộ công việc thuộc văn phòng

- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, làm một số việc khác doGiám đốc công ty giao

 Phó Chánh văn phòng

- Phó Chánh văn phòng hiện nay là ông Nguyễn Hồng Tiến

- Có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng phụ trách mảng quản trị hànhchính

- Thực hiện mua sắm, cấp phát và quản lý chung trang thiết bị vănphòng

- Theo dõi quản lý việc sử dụng điện thoại, máy photo, văn phòng làmviệc, vườn hoa cây cảnh,…

- Theo dõi hoạt động của các tổ và hoạt động của các xe con

- Làm một số việc khác do Chánh văn phòng phân công

 Giúp việc cho lãnh đạo văn phòng là:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty

Nhược điểm: Việc bố trí văn phòng hợp lý nhưng chưa thực hiện đượcmột cách toàn diện chế độ bảo mật của tài liệu

Biện pháp: Cần phải kết nối văn phòng với các phòng ban chức năngkhác một cách linh động hơn để giúp cập nhật thông tin tối đa và hỗ trợ hoạtđộng để đạt kết quả tốt nhất

2 Soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty được quy định cụ

Chánh vănphòng

Phó Chánh vănphòng

Nhà kháchCông tyApatit

Tổtạpvụ

Kháchsạn BiểnMây

CLBcôngnhân

thể trong Quyết định số 170/QĐ-GĐ về việc ban hành quy chế công tác vănthư của Công ty Apatit Việt Nam

(XEM PHỤ LỤC 3)

2.1 Các loại văn bản công ty ban hành

Công ty có thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính như:quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, thông cáo, chương trình, kếhoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn,công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấynghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển,phiếu báo

Số lượng văn bản công ty ban hành trong năm 2015 là 1036 văn bản, sốvăn bản đến trong năm là 1109 văn bản

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Thẩm quyền về thể thức: Chánh văn phòng người được giao tráchnhiệm giúp Giám đốc tổ chức quản lý công tác văn thư ở Công ty (đơn vị, xínghiệp) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kĩ thuậttrình bày của văn bản, thủ tục ban hành văn bản Chánh văn phòng thường kívào cuối phần nơi nhận hoặc vào phiếu trình kí văn bản ở phần kiểm tra thểthức

Thẩm quyền về nội dung: Trưởng phòng, ban, thủ trưởng các đơn vịchủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước giám đốc vềnội dung và tính pháp lý của văn bản, đồng thời phải kí tắt vào văn bản (cuốicùng của phần nội dung) và các phụ lục kèm theo trước khi trình giám đốc ký

Lãnh đạo công ty được kí tất cả các loại văn bản mà công ty ban hành Nội dung của các văn bản mà Công ty ban hành:

- Quyết định (cá biệt) công ty ban hành thường là về các vấn đề nânglương, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, phê duyệt dự án, ban hànhquy chế,…

- Chỉ thị: Phát động phong trào thi đua, nêu gương người tốt việc tốt,

- Thông báo: nội dung thông tin các vấn đề trong hoạt động của công

ty để các cá nhân hoặc đơn vị biết để thực thi

- Chương trình: là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịchlàm việc, hội họp, hội nghị theo một trình tự nhất định và nội dungnhất định

- Kế hoạch: Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính, kế hoạch xây dựng,

- Tờ trình: tờ trình giới thiệu nhân sự, tờ trình phê duyệt dự án, tờ trình

đề nghị ra quyết định, tờ trình đề nghị khen thưởng,…

- Hợp đồng: hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán hàng hóa, hợpđồng bảo hiểm, hợp đồng kiên doanh,…

- Công văn: công văn về việc mở lớp đào tạo bồi dưỡng, công văn cảm

ơn, công văn mời, công văn hướng dẫn,…

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức của các văn bản mà công ty ban hành gồm 9 yếu tố bắt buộc1) Quốc hiệu

2) Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan chủ quản trực tiếp: Tổng công ty hóa chất Việt NamTên cơ quan ban hành văn bản: Công ty Apatit Việt Nam

3) Số và kí hiệu văn bản

4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: địa danh ghi trên vănbản là Lào Cai, nơi công ty đóng trụ sở

5) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6) Nội dung văn bản

7) Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền

8) Dấu của cơ quan tổ chức

9) Nơi nhận

Ví dụ minh họa (XEM PHỤ LỤC)

Kỹ thuật trình bày văn bản tuân theo đúng như thông tư BNV, được quy định trong quy chế công tác văn thư của công ty ban hành(XEM PHỤ LỤC 3)

01/2011/TT-2.4 Quy trình soạn thảo văn bản của công ty

Qua quá trình khảo sát thấy rằng công ty Apatit đã ban hành quy định

về soạn thảo văn bản Quy trình soạn thảo văn bản được nêu trong Mục 1,Chương II của Quy chế công tác văn thư của công ty Apatit Việt Nam

Các văn bản của ban Giám đốc do văn thư soạn thảo, các văn bản khácthuộc phạm vi quản lý của phòng ban nào thì phòng ban đó soạn thảo

 Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty

 Trách nhiệm của các cá nhân liên quan đến quy trình soạn thảo và banhành văn bản

- Trách nhiệm của Giám đốc công ty: Chỉ đạo về soạn thảo văn bản ở

cơ quan và kí ban hành văn bản hoặc giao cho cấp dưới của mình kí thay , kíthừa lệnh một số văn bản do cơ quan tổ chức ban hành

- Trách nhiệm của Trưởng phòng, ban, thủ trưởng các đơn vị: Soạnthảo văn bản thuộc lĩnh vực mình được phân công phụ trách và chỉ đạo việcsoạn thảo của đơn vị mình Kiểm tra về mặt nội dung tất cả các văn bản củađơn vị trước khi ban hành Kí thừa lệnh Giám đốc một số văn bản về chuyên

môn nghiệp vụ.

- Trách nhiệm của chánh văn phòng: Tham mưu cho Giám đốc về tổchức soạn thảo văn bản Chịu trách nhiệm kiểm tra và duyệt về thể thức vănbản trước khi ban hành Chánh văn phòng thừa lệnh giám đốc công ty ký cácvăn bản phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của giám đốc công ty

- Trách nhiệm của nhân viên văn thư: Kiểm tra hình thức, thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót thì kịp thời báo cho lãnh đạovăn phòng để yêu cầu các phòng ban hoặc người soạn thảo văn bản xem xétgiải quyết Soạn thảo văn bản khi Giám đốc yêu cầu

2.5 Nhận xét, đánh giá

Ưu điểm: Thẩm quyền ban hành văn bản được thực hiện đúng theo cácquy định của pháp luật Về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thìCông ty đã đảm bảo được tính pháp lý của văn bản, nhìn chung các văn bảnban hành có đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc, trình bày rõ ràng khoa học.Quy trình soạn thảo của công ty tuân theo đúng quy định, chặt chẽ, nề nếp

Nhược điểm: Quy trình soạn thảo văn bản của công ty hiện nay vẫn cònnhiều hạn chế do năng lực của cán bộ soạn thảo không đồng đều do phần lớncán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyên trách, chưa được đào tạochuyên sâu.Về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, người soạn thảocòn mắc một số lỗi như: sai cỡ chữ, kiểu chữ, trình bày trang trí theo ý thích

cá nhân, dùng dấu câu chưa chính xác, nội dung văn bản còn thiếu logic

Ví dụ: Một số văn bản mắc lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày(XEM PHỤ LỤC 6)

Giải pháp: Đào tạo nâng cao trình độ kỹ thuật soạn thảo cho cán bộ vănthư và chuyên viên soạn thảo của các phòng chuyên môn Nâng cao năng lực

kỹ thuật sử dụng các phương tiện tin học ứng dụng vào soạn thảo văn bản

3 Quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp soạn thảo, sau khi hoàn tấtthì trình lên lãnh đạo ký duyệt, xin ý kiến Văn bản do các phòng chuyên môn

soạn thảo thì nhân viên tại phòng ban đó tự mang văn bản tới ban lãnh đạo đểxin ký duyệt sau đó chuyển đến phòng văn thư hoàn tất mọi thủ tục để gửi đi,cán bộ văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đó

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản

Tất cả những văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền sẽđược chuyển xuống văn thư Nhân viên văn thư xem xét kiểm tra thể thức vănbản một lần nữa nếu có sai sót phải kịp thời báo cáo lãnh đạo văn phòng đểyêu cầu các phòng ban hoặc người soạn thảo xem xét giải quyết

Sau đó văn thư tiến hành ghi số và ngày tháng cho văn bản theo quyđịnh Đây là thủ tục hết sức cần thiết nhằm xác định đây là văn bản thứ baonhiêu mà công ty ban hành trong năm

3.2 Đăng ký văn bản

Việc đăng ký văn bản đi của công ty Apatit được áp dụng hình thứcđăng ký trên sổ, trong sổ đăng ký ghi đầy đủ chính xác, rõ ràng thông tin củavăn bản Số thứ thự của văn bản ghi từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày31/12 hàng năm Có các loại sổ sau:

- Sổ đăng ký văn bản đi số văn phòng

- Sổ đăng ký văn bản đi số Giám đốc

- Sổ đăng ký văn bản đi số Hội đồng thành viên

- Sổ Công tác, giấy ủy quyền, giới thiệu

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

(XEM PHỤ LỤC 4)

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn

Trước khi tiến hành đóng dấu, văn thư căn cứ vào phần nơi nhận xemvăn bản đó gửi tới những đơn vị cá nhân nào, số lượng bao nhiêu sau đó tiếnhành sao văn bản Phòng văn thư có 1 cán bộ chuyên phụ trách việc phô tô, inấn

Sau khi sao văn bản văn thư sẽ tiến hành đóng dấu Cán bộ văn thưphải tự tay đóng dấu vào các văn bản của công ty, không được giao dấu chongười khác, chỉ được đóng dấu vào văn bản có chữ ký của người có thẩmquyền, không được đóng dấu vào giấy trắng Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ

ký về phía bên trái, dấu chức danh đóng dưới chữ ký về phía bên phải

Hình thức đóng dấu mật khẩn: các đơn vị, phòng ban, cá nhân soạnthảo văn bản đề xuất mức độ mật, khẩn sau đó trình người ký văn bản quyếtđịnh Dấu mật, khẩn được đóng vào khoảng trống dưới số, kí hiệu văn bản cótên loại và dưới trích yếu nội dung của công văn