Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN 3 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban Nhân dân huyện Chợ Đồn 3 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn………………………..…………………………………………. 8 2.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Nội Vụ 8 2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các cá nhân ( lãnh đạo văn phòng, nhân viên)………….. 17 2. Công tác văn thư – Lưu trữ của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn 20 2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn ………………………20 2.2 Mô hình tổ chức văn thư của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 20 2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 21 2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 30 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 30 2.4.2 Tìm hiểu về việc lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 30 2.5 Tìm hiểu về công tác lưu trữ của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn 31 3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong phòng Nội Vụ……………. 32 3.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng……………. 32 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng Văn thư của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 33 3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của phòng Nội Vụ. Nhận xét bước đầu hiệu quả mang lại 35 PHẦN II KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 36 I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 36 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 37 PHẦN III PHỤ LỤC 40 Tài liệu tham khảo 50
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên Sinh viên Nông Thị Âm BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K12A KHÓA HỌC (2012-2016) Tên quan: Phòng Nội Vụ - Huyện Chợ Đồn Địa chỉ: Tổ 2B, Thị trấn Bằng Lũng, huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan : Triệu Thị Hiền Giảng viên hướng dẫn : Ths Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2015 MỤC LỤC PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN .3 * Khái quát chung huyện Chợ Đồn PHẦN II 36 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan 36 PHẦN PHỤ LỤC 40 Tài liệu tham khảo 50 LỜI MỞ ĐẦU Từ xưa đến trải qua bao thăng trầm lịch sử, hệ ngã xuống có điều không phủ nhận vai trò người Danh sĩ Thân Nhân Trung có câu : “ Hiền tài nguyên khí Quốc gia “ câu nói tiếng tới vần nguyên vẹn giá trị lẽ tự nhiên người làm nên tất Nhận thức tầm quan trọng người xã hội mà xu toàn cầu hóa diễn mau lẹ Vì việc phát đào tạo, bồi dưỡng trọng dụng nhân tài đặc biệt lĩnh vực đào tạo , quản lý hành nhà nước , khoa học công nghệ vai trò quan trọng chiến lược phát triển đất nước Cùng với xu hội nhập mở cửa Việt Nam – hòa chung với kinh tế giới đà phát triển người không ngừng vận động đổi ngày, giờ, tất lĩnh vực đời sống, kinh tế - xã hội Thời đại công nghệ thông tin đại , phát triển vũ bão đứng trước thành công thách thức bước vào kinh tế Thế Giới đòi hỏi Đảng Nhà nước ta phải có chủ trương , sách biện pháp cụ thể để phù hợp với bối cảnh chung Ngày nay, máy văn phòng hoạt động cách hiệu đạt thành công mong đợi phải cần đến đội ngũ nhân viên người quản lý giỏi đào tạo ” lý luận gắn liền với thực tiễn “ Với quan điểm đào tạo khoa Quản Trị Văn Phòng , Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội : “ Đào tạo theo nhu cầu xã hội; đào tạo xã hội doanh nghiệp cần đào tạo có “ Có sứ mạng : “ Giúp cho người học phát huy hết lực tiềm ẩn với văn hóa giáo dục đại, cung cấp cho người học chương trình đào tạo chất lượng cao Khoa học Quản trị – Hành văn phòng góp phần phát triển nguồn nhân lực phục vụ công công nghiệp hóa – đại hóa đất nước bối cảnh hội nhập kinh tế” Trong chương trình đào tạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, kiến tập trình giúp sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế rèn luyện kỹ nghiệp vụ công tác hành nhà nước : Các kỹ soạn thảo văn bản, đồng thời bổ sung kỹ thực hành kiến thức lý thuyết tiếp thu trình học tập trường Với mục đích giúp cho sinh viên làm sáng tỏ lý thuyết học giáo trình, bước đầu giúp cho sinh viên làm quen với công việc Đây “ lần tập dượt “ cho sinh viên rèn luyện đạo đức, văn hóa ứng xử, kỹ nghề nghiệp tác phong làm việc cán văn phòng tương lai Được trí Trưởng phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn – Tỉnh Bắc Kạn , em có thời gian tháng kiến tập phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn Trong thời gian kiến tập ngắn với giúp đỡ tận tình tập thể cán bộ, chuyên viên văn phòng Nội Vụ em bước đầu làm quen thực hành công tác văn phòng công việc đơn giản : Soạn thảo văn bản, in ấn, chép, xếp tài liệu, đăng ký văn đến… Qua , em tự rèn luyện kỹ làm việc nâng cao ý thức hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ , nhận thức rõ tầm quan trọng văn phòng Em xin chân thành cảm ơn ThS.Lâm Thu Hằng tận tình hướng dẫn chúng em trình kiến tập Em xin chân thành cảm ơn chị Triệu Thị Hiền chuyên viên phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn giúp đỡ em tận tình để em hoàn thành tốt chương trình kiến tập Do thời gian tìm hiểu nghiên cứu phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn có hạn nên báo cáo nhiều thiếu xót Vậy kính mong thầy cô giáo có ý kiến góp ý để em rút kinh nghiệm cho thân để sau có tảng kiến thức áp dụng vào thực tiễn để báo cáo em hoàn thiện PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Uỷ ban Nhân dân huyện Chợ Đồn * Khái quát chung huyện Chợ Đồn - Vị trí địa lý : Huyện Chợ Đồn nằm phía Tây tỉnh Bắc Kạn, có diện tích tự nhiên 91.115,00 chiếm 18,75% diện tích tự nhiên tỉnh Bắc Kạn Huyện Chợ Đồn có thị trấn 21 xã Có vị trí tiếp giáp : phía Bắc giáp huyện Ba Bể; phía Nam giáp huyện Chợ Mới; phía Đông giáp huyện Bạch Thông; phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang Huyện Chợ Đồn có hệ thống giao thông đầy đủ với đường tỉnh lộ 254, 254B, 255, 257 … tuyến liên xã tương đối hoàn thiện tạo thuận lợi cho huyện giao lưu thương mại, phát triển kinh tế xã hội, du lịch… • Địa hình khí hậu, tài nguyên thiên nhiên : Huyện Chợ Đồn huyện miền núi vùng cao tỉnh Bắc Kạn, có độ cao giảm dần từ Bắc xuống Nam, từ Đông sang Tây với dạng địa hình phổ biến: địa hình núi đá vôi, địa hình núi đất, địa hình thung lũng Địa hình chia cắt mạnh hệ thống sông suối dày đặc Khí hậu huyện Chợ Đồn chịu ảnh hưởng chung khí hậu Miền Bắc Việt Nam Được hình thành từ nhiệt cao đới chí tuyến thay hoàn lưu lớn theo mùa Ngoài chênh lệch nhiệt độ theo mùa năm, khí hậu Chợ Đồn có đặc trưng khác sương mù Chợ Đồn có nguồn tài nguyên thiên nhiên đa dạng phong phú: đất, nước, khoáng sản, rừng, du lịch…thuận lợi cho phát triển kinh tế • Điều kiện phát triển kinh tế - Xã hội : Về kinh tế: Những năm qua, kinh tế nông nghiệp huyện Chợ Đồn có chuyển biến rõ rệt Tiềm năng, lợi địa phương bước đầu khai thác có hiệu Huyện Chợ Đồn đẩy mạnh sản xuất nông nghiệp với phương châm đẩy nhanh ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản xuất, tăng cường đầu tư thâm canh, xen canh nâng cao thu nhập đơn vị diện tích canh tác Bên cạnh chế, sách hỗ trợ, khuyến khích phát triển sản xuất Nhờ đó, kết sản xuất nông lâm nghiệp có bước tiến vượt bậc Ngoài hoạt động khai thác khoáng sản, dịch vụ…cũng trọng phát triển Về văn hóa, giáo dục, y tế: Giáo dục, đào tạo trọng nâng cao chất lượng; trì công tác dạy học trường; sở vật chất tiếp tục đầu tư xây dựng; công tác xóa đói giảm nghèo, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho người dân bước đạt nhiều kết đáng ghi nhận; phong trào văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao quần chúng phát triển rộng rãi Bên cạnh đó, công tác y tế, chăm sóc sức khỏe, phòng chống dịch khám chữa bệnh cho nhân dân quan tâm thường xuyên hơn; đội ngũ y, bác sĩ Trung tâm y tế huyện y tế xã đáp ứng việc khám chữa bệnh chăm sóc sức khỏe cho người dân; mạng lưới y tế sở củng cố Về an ninh quốc phòng: Quốc phòng – an ninh giữ vững, trật tự an toàn xã hội đảm bảo Xây dựng nhiều phương án, kế hoạch để tổ chức phối hợp Đoàn thể ngành chức vận động nhân dân tham gia phòng chống tội phạm Công tác tuyển quân hàng năm thực tốt Về xây dựng quyền cải cách thủ tục hành chính: Công tác cải cách hành quan tâm thực hiện, bước đầu đạt kết khả quan Quy trình thủ tục hành rà soát điều chỉnh theo hướng thuận tiện cho người dân - Đặc điểm dân cư huyện Chợ Đồn Trải qua thời gian dài hình thành phát triển, ngày dân số Chợ Đồn lên tới khoảng 50.000 người, với dân tộc sinh sống: Tày, Nùng, Dao, Kinh Hoa Chiếm số dân đông huyện dân tộc Tày (khoảng 70%) Người Tày có mặt sớm chủ thể vùng đất Dân tộc Dao (chiếm 8,6%) Dân tộc Kinh (khoảng 19,4 %) Từ năm 1960 trở đi, thực chủ trương Đảng Chính phủ, đồng bào miền xuôi tình nguyện lên khai hoang, phát triển kinh tế Cũng từ số lượng người Kinh tiếp tục tăng lên Dân tộc Hoa chiếm khoảng 0,08% Mặt dân trí chưa đồng Tỷ lệ hộn nghèo cao - Tài nguyên khoáng sản Chợ Đồn hai khu vực tập trung tài nguyên khoáng sản tỉnh Bắc Kạn (Chợ Đồn Ngân Sơn – Na Rì) Những khoáng sản có tiềm sắt, chì, kẽm vật liệu xây dựng có trữ lượng lớn Những mỏ thăm dò có trữ lượng lớn mỏ Bằng Lũng khoảng 5.032 nghìn có hàm lượng Pb 3,71 – 4,61% Zn 1,31 – 1,60% với quặng ôxít Pb 5,51 – 9,5% Zn 3,33 – 4,25% với quặng sunfua, mỏ Chợ Điền thuộc xã Bản Thi khoảng 10 triệu với hàm lượng 3-24% (Pb+Zn) Nhóm phi kim loại theo đánh giá sơ huyện có nhiều núi đá vôi, đất sét, đá hoa cương… nguồn tài nguyên lớn để sản xuất vật liệu xây dựng Nguồn tài nguyên khoáng sản lợi lớn để Chợ Đồn phát triển ngành công nghiệp khai khoáng, công nghiệp vật liệu xây dựng, bước tích lũy xây dựng ngành công nghiệp khác sau * Chức Căn vào Hiến pháp, pháp luật hành luật tổ chức HĐND UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn HĐND cấp bầu, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở UBND huyện Chợ Đồn tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ; thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Hiến pháp, luật văn quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa phòng chống biểu quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm biểu tiêu cực khác cán bộ, công chức máy quyền huyện UBND huyện Chợ Đồn chịu đạo UBND tỉnh Bắc Kạn Hiệu hoạt động UBND đảm bảo hiệu hoạt động tập thể UBND thành viên khác UBND quan chuyên môn Trong hoạt động UBND phối hợp chặt chẽ với ban thường trực UBMTTQ Việt Nam thành viên mặt trận, tổ chức xã hội khác chăm lo bảo vệ lợi ích người dân, vận động nhân dân tham gia vào việc QLNN thực nghĩa vụ với nhà nước, kiểm tra việc thực văn Trong phạm vi quyền hạn pháp luật quy định, UBND huyện định, thị tổ chức thực * Nhiệm vụ, quyền hạn Theo luật tổ chức HĐND UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn thực nhiệm vụ quyền hạn quy định từ điều 97 đến 110, cụ thể sau: - Trong lĩnh vực kinh tế; - Trong lĩnh vực nông lâm ngư nghiệp, thủy lợi; - Trong lĩnh vực công nghiệp, thủ công nghiệp; - Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải; - Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch; - Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin thể thao; - Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường; - Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội; - Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo; - Trong việc thi hành pháp luật; *Cơ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Đồn có cấu tổ chức quyền sau: - Phòng Nội vụ; - Văn phòng HĐND UBND; - Phòng công thương; - Phòng Tài – Kế hoạch; - Phòng Kinh tế; - Phòng Dân tộc; - Phòng Văn hóa – Thông tin Thể thao; - Phòng Lao động – Thương binh Xã hội; - Phòng Tài nguyên – Môi trường; - Phòng Tư pháp; - Phòng Y tế; - Phòng Giáo dục; - Ban quản lý dự án * Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện Chợ Đồn (Phụ lục 1) không chuyên ngành gặp số khó khăn việc xử lý văn mang tính chuyên môn ngành nghề -Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu công tác văn thư – lưu trữ quan Chưa áp dụng phần mềm quản lí văn bản, lập hồ sơ gặp nhiều khó khăn hạn chế, kho lưu trữ trật hẹp không thường xuyên bảo quản quét dọn; trang thiết bị hỗ trợ bảo quản quạt thông gió, … Còn thô sơ cũ chưa có cán chuyên trách công tác lưu trữ - Tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý; Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ chỉnh lý cong nhiều hạn chế Việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ áp dụng theo phương pháp truyền thống nhiều thời gian mà không hiệu - Phòng làm việc phận văn thư chưa có điều hòa mà sử dụng hệ thống quạt trần nên nhiều thực công việc làm bay giấy tờ, gây cản trở cho công việc gây áp lực tinh thần làm việc mùa hè nóng nực - Một số máy móc, trang thiết bị văn phòng ( máy photocopy) cũ chưa thay Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư thiếu như: phòng văn thư thiếu máy in, loại giá, tủ đựng tài liệu hạn chế - Hầu hết cán bộ, nhân viên văn phòng có trình độ đại học, cao đẳng số trường hợp công việc không với chuyên ngành đào tạo (cán chuyên ngành sư phạm, kỹ sư xây dựng, ) - Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng Trong công tác văn thư, việc đăng ký văn số chưa thực máy tính, chưa áp dụng rộng rãi, từ dẫn đến hiệu không cao - Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan chưa tiến hành triệt để, có nhắc nhở lãnh đạo văn phòng Bên cạnh đó, hình thức tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ nhiều hạn chế, chưa có phòng đọc chuyên dụng II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Có thể khẳng định rằng:” công tác hành văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức” UBND huyện Chợ Đồn cần quan tâm đến việc nâng cao chất lượng công tác hành văn phòng nhằm phát 37 huy ưu điểm, khắc phục số nhược điểm tồn để công tác hành văn phòng quan hoàn thiện hơn, với việc làm cụ thể sau: -Các cấp lãnh đạo nên dành quan tâm nhiều cán bộ, nhân viên văn phòng quan nói chung không công việc chuyên môn mà đời sống tinh thần họ động viên, thăm hỏi, khích lệ - Lãnh đạo quan cần thực hiện, tổ chức phổ biến, quán triệt kịp thời quy định pháp luật văn thư, lưu trữ; thực nghiêm quy định bảo vệ bí mật Nhà nước; thực chế độ báo cáo thống kê sở báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Thông tư số 09/2013/TTBNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ theo định kỳ hàng năm - Tiếp tục đổi phương thức quản lý văn quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo hướng đại hóa công tác văn phòng.Quy trình soạn thảo ban hành văn quan số thiếu sót chưa mặt thể thức, kỹ thuật trình bày Để khắc phục tình trạng này, quan cần thực quy trình soạn thảo ban hành văn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; đồng thời, thực tốt việc kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ký ban hành - Kiện toàn tổ chức máy làm công tác văn thư, lưu trữ; xếp, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải đủ tiêu chuẩn theo quy định (trường hợp bố trí công tác ngành phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trình độ sơ cấp trở lên); tăng cường đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; thực quy định chế độ tiền lương, chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại sách ưu đãi khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ - Về công tác đại hóa văn phòng quan: Cơ quan cần có kế hoạch thay trang thiết bị, máy móc cũ máy tính, máy photocopy, điện thoại, tủ đựng tài liệu, hồ sơ bổ sung trang thiết bị thiếu Bên cạnh đó, văn phòng phải trọng đến việc bố trí, xếp phòng làm việc phận chuyên môn văn phòng 38 - Văn phòng cần phải bổ sung, lắp điều hòa cho phòng văn thư phòng đánh máy thay cho hệ thống quạt trần dùng, tránh trường hợp làm việc giấy tờ, văn bị xáo trộn, bay lẫn lộn - Xây dựng, ban hành triển khai thực Quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo hướng dẫn Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ - Triển khai công tác tạo lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Tăng cường công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhằm giải tình trạng tài liệu bó gói, tích đống chưa tập trung vào kho lưu trữ Bố trí phòng, kho lưu trữ, trang bị sở vật chất, thiết bị cần thiết để tập trung bảo quản an toàn tài liệu khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ - Cần đưa vào sử dụng thường xuyên máy phát điện cho văn phòng toàn quan điện, tránh công việc bị ngắt quãng ùn tắc Việc vệ sinh thường xuyên khuôn viên UBND huyện phải tiến hành Đảm bảo quan đẹp, khang trang, môi trường làm việc khoa học, lý tưởng cho cán bộ, chuyên viên quan - Tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng tin học văn phòng cho cán để thúc đẩy công tác Tin học hóa công tác Hành văn phòng - Phòng lưu trữ cần trang bị thêm trang thiết bị máy móc đại : máy tính, máy hút bụi, máy điều hòa, quạt thông gió… cần phải dọn dẹp xếp lại tài liệu lưu trữ - Xóa bỏ thủ tục hành rườm rà, phức tạp, gây khó khăn trình giải công việc hoàn thiện thủ tục hành theo hướng công khai, đơn giản thuận tiện - Thực trao đổi thông tin thường xuyên với đơn vị , đẩm bảo kịp thời nhiều hình thức phương tiện để hoàn thành tốt công việc 39 PHẦN PHỤ LỤC 40 Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Đồn – tỉnh Bắc Kạn ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CHỦ TỊCH CÁC PHÓ CHỦ TỊCH CÁC PHÒNG, BAN TRỰC THUỘC Văn phòng HĐND-UBND Phòng Nội Vụ Phòng Lao động thương binh & XH Phòng Thanh tra Phòng Tài – Kế hoạch Đài phát thanh- truyền hinh Phòng Công Thương Phòng Tư Pháp Phòng NN & PTNT Ban quản lý dự án Phòng Văn hóa – Thông tin Phòng Dân tộc Phòng Giáo dục & Đào tạo Phòng TN & Môi trường Phòng Y tế 41 Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn – tỉnh Bắc Kạn TRƯỞNG PHÒNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên 42 Chuyên viên Chuyên viên Phụ lục Sưu tầm số văn hình thành trình hoạt động phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn năm 2015 Số ký hiệu văn Ngày tháng văn Trích yếu nội dung văn Nơi nhận văn Số lượng Nơi lưu văn Ghi (1) 103/PNV (2) 07/01 (4) Phòng Tài – Kế hoạch (5) 03 (6) VT (7) 113/BCPNV 07/01 VT 13/01 Văn phòng UBND huyện -Phòng Nội Vụ 01 87/QĐPNV 08 VT 106/BCPNV 10/03 (3) V/v dự kiến phân bổ dự toán chi Ngân sách nhà nước năm 2015 Báo cáo tình hình công tác tôn giáo Quyết định việc ban hành quy chế chi tiêu nội bộ, thực khoán chi quản lý hành chính,quản lý sử dụng tài sản công phòng Nội Vụ Thông báo việc điều chỉnh phân công nhiệm vụ công tác cán bộ, công chức phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn -T.T huyện ủy -T.T HĐND -LĐ UBND -UBND xã, thị trấn 45 VT 43 89/GMPNV 27/4 Giấy mời họp nhận xét trình công tác cán -Ông Liêu -Ông Đình -Ông Phong 05 VT 31/TTrPNV 07/4 -Hội đồng thi đua khen thưởng huyện 03 VT 88/KHPNV 18/4 Tờ trình đề nghị công nhận cá nhân có thành tích thực chức năng, nhiệm vụ công tác chuyên môn năm 20142015 Kế hoạch thi nâng ngạch công chức huyện Chợ Đồn 50 VT 70/BBPNV 28/02 VT 04 48/HĐKTPNV 15/03 VT 05 -T.T huyện ủy -T.T HĐND -LĐ UBND quan huyện -UBND xã -Tập thể CB,CC Phòng Nội Vụ Biên -UBND việc họp xem Huyện xét xác minh -Phòng Lao đơn thư nặc động danh công thương chức kết tập binh & XH Chu Văn -Phòng Nội Dần( Bản Thi) vụ Hợp đồng -Tài kinh tế mua – kế toán máy vi tính -Phòng Nội Vụ 44 25/QCPNV 26/3 61/HĐLĐPNV 01/01 Quy chế thực dân chủ hoạt động phòng Nội Vụ -Huyện ủy -UBND huyện ủy -Công chức phòng Nội vụ Hợp đồng lao -Tài động ngắn hạn – Kế toán với bà : -Bà Nguyễn Minh Nguyễn Phương Minh Phương -Phòng Nội Vụ 45 -VT -Đ/c Hoài 10 -Bà Nga - PNV 05 Phụ lục Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Ghi số, ngỳ, tháng,năm ban hành văn Đóng dấu văn vào sổ văn Nhân đóng dấu quan loại dấu khác cần thiết Lưu văn Làm thủ tục phát hành theo dõi việc chuyển phát 46 Phụ lục Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đến Tiếp nhận kiểm tra văn đến Phân loại, bóc bì đóng dấu đến ghi số đến ngày đến Phân loại, bóc bì đóng dấu đến ghi số đến ngày đến Trình văn đến Chuyển giao văn đến Giải theo dõi tiến độ giải văn đến 47 Phụ lục Sơ đồ hóa trang thiết bị văn phòng Văn thư phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 13 10 11 12 Chú thích: Lối vào Bảng điện Máy photocoppy Máy lọc nước Bàn tiếp khách Ghế ngồi Bàn làm việc chuyên viên Cửa sổ 10 Tủ đựng tài liệu 11 Giá đựng tài liệu 12 Máy in 13.Bàn làm việc chuyên viên Sọt rác 48 Phụ lục Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu Chú thích : Lối vào Bảng điện Máy photocoppy phẩm Máy Lọc nước Bàn tiếp khách Ghế ngồi viên Điện thoại Bàn làm việc chuyên viên Tủ đựng tài liệu 10.Cửa sổ 11.Tủ đựng văn phòng 12 Sọt rác 13 Máy in 14.Bàn làm việc chuyên 15 Tủ đựng tài liệu 16 Cửa sổ 10 14 13 11 12 49 15 Tài liệu tham khảo Giáo trình : “ Lý luận phương pháp công tác văn thư” PGS Vương Đình Quyền Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 04/2013/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 16 tháng năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 10.Thông tư số 09/2007/TT-BNV Bộ Nội Vụ ban hành ngày 26 tháng 11 năm 20007 hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng 11.Trang điện tử www.chodon.backan.gov ; www.chinhphu.vnvn 12.Đề án vị trí việc làm, đơn vị : phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn 13 Thông báo số 21/TB- PNV Phòng Nội vụ ban hành ngày 10 tháng năm 2015 việc điều chỉnh phân công nhiệm vụ công tác cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn 50