MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 PHẦN II: NỘI DUNG 2 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU CHUNG CỦA TỔ CHỨC 2 1.Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và phòng Hành chính – Tổng hợp 1.1. Chức năng ,nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của tổ chức 2 1.1.1. Vị trí chức năng 2 1.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn 3 1.1.3.Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ câu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp 4 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP TẠI CHI CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG TỈNH BẮC NINH 7 2. Soạn thảo và ban hành văn bản 7 2.1. Các loại văn bản tổ chức tổ ban hành 7 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 7 2.3. Thể thức và kĩ thuật trình bày 8 2.3.1. Thể thức 8 2.3.2. Kĩ thuật trình bày 8 2.3.1.Thực trạng kĩ thuật trình bày văn bản tại tổ chức 15 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 16 3.Quản lý văn bản đi 17 3.1. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày; ghi số ngày tháng văn bản 17 3.2. Đăng ký văn bản đi 17 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 18 3.3.1. Nhân bản 18 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 18 3.4.1. Làm thủ tục chuyển phát 18 3.4.2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 18 3.5. Lưu văn bản đi 18 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 20 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 20 4.2. Đăng ký văn bản đến 20 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 20 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 21 4.4.1. Giải quyết văn bản đến 21 4.4.2. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản 22 5. Quản lý và sử dụng con dấu 23 5.1. Các loại con dấu 23 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 23 5.2.1. Nguyên tắc đóng dấu 23 5.2.2. Sử dụng con dấu 23 5.3. Bảo quản con dấu 24 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 25 6.1. Các loại hồ sơ hình thành trong tổ chức. 25 6.2.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. 26 6.2.1. Khái niệm 26 6.2.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 26 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 27 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28 CHƯƠNG II: TÌM HIỂU VỀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC VÀ CÁC TRANG THIẾT BỊ TẠI TỔ CHỨC 30 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ nằng giao tiếp 30 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 30 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 30 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của tổ chức 30 8.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng 30 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 31 KẾT LUẬN 32 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Từ xưa ông cha ta nói “học đôi với hành” câu tục ngữ trường hợp, hoàn cảnh công việc.Đặc biệt với ngành quản trị văn phòng lại nghề yêu cầu mặt chuyên môn lý luận riêng mà nghề đòi hỏi thành thạo nghiệp vụ Một người nhân viên văn phòng tốt người biết kết hợp nhuần nhuyễn kiến thức lý thuyết trang bị ngồi ghế nhà trường với thực tế công việc mà đảm nhận.Một người nhân văn phòng thành công với công việc người biết có cần phải làm Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định “học với hành phải đôi, học mà không hành vô ích, hành mà không học hành không trôi chảy” Đây lý chúng em nhà trường, khoa thầy cô tạo điều kiện để có đợt kiến tập bổ ích Tìm hiểu tích chất hoạt động máy nhà nước thể chế hành Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vị trí cán văn phòng Vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ nhiệm vụ người nhân văn phòng Bổ sung nâng cao kiến thức tiếp thu trình học lý thuyết Đối tượng nghiên cứu đợt kiến tập nhiệm vụ người nhân văn phòng văn phòng tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn cán văn phòng văn phòng.Ngoài có kỹ giải tình giao tiếp, tổ chức hội họp tổ chức Từ đối tượng nghiên cứu giải pháp để công việc hoàn thành phát triển toàn diện PHẦN II: NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU CHUNG CỦA TỔ CHỨC 1.Tìm hiểu chức nhiệm vụ cấu tổ chức quan phòng Hành – Tổng hợp 1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức tổ chức Căn Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 Căn thông tư liên tịch số 05/2008/TTLT- BKHCN- BNV ngày 18/6/2008 Bộ: Khoa học Công nghệ - Nội vụ việc hướng dẫn chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn khoa học công nghệ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện Căn Thông tư liên tịch số 14/2009/TTLT- BKHCN- BNV ngày 28/5/2009 Bộ Khoa học Công nghệ Bộ Nội vụ việc hướng dẫn chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, trực thuộc 1.1.1 Sở Khoa học Công nghệ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Vị trí chức Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tổ chức trực thuộc Khoa học Công nghệ Bác Ninh có chức tham mưu giúp Giám đốc Sở Khoa học Công nghệ thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lĩnh vực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, hàng hóa; thực thi nhiện vụ quản lý nhà nước quản lý dịch vụ công lĩnh vực tiêu chuẩn đo lường chất lượng địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tỉnh Bắc Ninh có tư cách pháp nhân có dấu tài khoản riêng; chịu đạo quản lý trực tiếp tổ chức biên chế hoạt động Khoa học Công nghệ; đồng thời chịu đạo kiểm tra hướng dẫn chuyên mô nghiệp vụ tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, hàng hóa 1.1.2 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Nhiệm vụ quyền hạn Nghiên cứu xây dựng trình Giám đốc Sở Khoa học Công nghệ để trình cấp có thẩm quyền dự thảo văn quy phạm pháp luật văn triển khai thự chế sách pháp luật nhà nước tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, hàng hóa phù hợp với điều kiện cụ thể địa phương Trình Giám đốc Sở ban hành the thẩm quyền Giám đốc trình cấp có thẩm quyền ban hành chương trình kế hoạch kế hoạch dài hạn phát triển hoạt động tiêu chuẩn đo lường chất lượng Hướng dẫn tổ chức thực văn quy phạm pháp luật chương trình kế hoạch Thực nhiện vụ tiêu chẩn đo lường chất lượng quy định khoản mục II phần I Thông tư liên tịch số 05/2008/TTLT- BKHCN - BNV ngày 18/6/2008 Bộ Khoa học công nghệ bội Nội vụ hướng dẫn chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức tổ chức chuyên mô khoa học công nghệ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp huyện Phối hợp với tổ chức có liên quan thực tra chuyên ngành tiêu chẩn đo lường chất lượng sản phẩm địa bàn theo phân công phân cấp tổ chức nhà nước có thẩn quyền Tổ chức triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến vào hoạt động tổ chức hành nhà nước điạ phương theo phân cấp Hướng dẫn bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm Quản lý tổ chức thực hoạt động dịch vụ kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm Tổ chức quản lý máy cán công chức viên chức lao động hợp đồng tài tài sản theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ khác Giám đốc giao 1.1.3.Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Chi cục: Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng có Chi cục trưởng không 03 Phó chi cục trưởng Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Khoa học Công nghệ trước pháp luật toàn hoạt động Chi cục Phó Chi cục trưởng người giúp Chi cục trưởng phụ trách số lĩnh vục công tác chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng trước pháp luật trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công 2.Các phòng chuyên môn nghiệp vụ gồm: - Phòng Hành – Tổng hợp - Quản lý đo lường - Phòng Quản lý tiêu chuẩn chất lượng - Phòng Thông báo Hỏi đáp tiêu chuẩn đo lường( goi tắt phòng TBT) Tổ chức nghiệp Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thành lập tổ chức nghiệp trực thuộc để thực hoạt động dịch vụ kĩ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa thuộc phạm vi quản lý Chi cục Việc thành lập tổ chức nghiệp trực thuộc Chi cục Giám đốc Sở Khoa học Công nghệ chủ trì, phố hợp với Giám đốc Sở Nội vụ trình UBND tỉnh định Biên chế Biên chế Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Giám đốc Sở Khoa học Công nghệ giao tổng biên chế Sở Khoa học Công nghệ UBND tỉnh phân bổ hàng năm 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn câu tổ chức phòng Hành chính- Tổng hợp 1.Chức Tham mưu cho lãnh đạo Chi cục hoạt động chuyên môn phòng Chi cục Quản lý có trách nhiệm cập nhật thông tin cá nhân cán công chức, viên chức toàn Chi cục : Nâng bậc lương thời gian nầng bậc, học tập tập huấn trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trị xã hội theo trình tự thời gian Quản lý, giám sát hoạt động kinh tế Chi cục tình hình sử dụng kinh phí theo qua định Quản lý việc tiếp khách vấn đề có liên quan đến Chi cục Tổng hợp xây dựng kế hoạch định kỳ tháng , quý, năm Tham gia công việc đột suất có đạo Chi cục 2.Nhiệm vụ Làm công tác tổng hợp: báo cáo tổng hợp đột xuất có lệnh Chi cục Tổng hợp báo cáo kết hoạt tháng, quý, năm Tổng hợp báo cáo chương trình công tác năm, bán cáo nội vụ cuối năm Định kì báo cáo Trưởng phòng thực nhiệm vụ công tác phân công Làm công tác văn thư: quản lý văn phòng phẩm, dấu lưu trữ văn theo quy định Quản lý công văn – đến theo quy định, mau văn phòng phẩm chuyển báo ngày, nhân bản, quản lý công tác lưu trữ hồ sơ 3.Cơ cấu tổ chức a Trưởng phòng Hành phụ trách công tác chung phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng pháp luật công việc phụ trách b Phó trưởng phòng chịu trách nhiện trước Trưởng phòng Lãnh đạo Chi cục công việc phân công c Cán tổng hợp chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng pháp luật công việc phân công d Văn thư tổ chức chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng pháp luật công việc phân công e Lái xe chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng pháp luật công việc phân công f Bảo vệ chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng pháp luật công việc phân công Nhận xét: Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đơn vị nghiệp trực thuộc để thực hoạt động dịch vụ kĩ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm Như ta thấy Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng phụ trách mảng tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm địa bàn tỉnh Chi cục Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng phụ trách mảng an toàn chất lượng sản phẩm tỉnh thưc khoa học công nghệ để hướng dẫn cho đơn vị thực tốt trang thiết bị tiên tiên CHƯƠNG II: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP TẠI CHI CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG TỈNH BẮC NINH Soạn thảo ban hành văn 2.1 Các loại văn tổ chức tổ ban hành Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng gần ban hành tất văn hành như: Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch, Công văn, Giấy mời… Nội dung chủ yếu văn hành là: Như công văn việc: Nâng bậc lương, Thực phóng sự, Dự án tăng cường lực hoạt động Chi cục TCĐLCL… Quyết định việc Nâng bậc lương thường xuyên Viên chức Thông báo việc Kết kiểm tra nhà nước chất lượng hàng hóa nhập khẩu,Lịch xét duyệt toán năm 2015… Báo cáo việc Kết hoạt động TCĐLCL, Kết kiểm tra ĐL – CL nhãn hàng hóa Quý IV năm 2015… Tờ trình việc Điều chỉnh bổ sung lần dự án tăng cường lượng hoạt động Chi cục TCĐLCL… Và nhiều nội dung khác mà tổ chức ban hành năm qua Phụ lục 2.2 Thẩm quyền ban hành văn Tổ chức có thẩm quyền ban hành văn hành :công văn, kế hoạch, định… quy định vấn đề có liên quan đến công việc tổ chức nâng lương nâng ngạch, kế hoạch xây dựng chương trình dự thảo… Trình Giám đốc Sở ban hành thể thức thẩm quyền Giám đốc trình cấp có thẩm quyền ban hành chương trình kế hoạch kế hoạch dài hạn phát triển hoạt động tiêu chuẩn đo lường chất lượng Hướng dẫn tổ chức thực văn quy phạm pháp luật chương trình kế hoạch Lãnh đạo tổ chức ký gần tất văn thuộc thẳm quyền 2.3 Thể thức kĩ thuật trình bày 2.3.1 Thể thức Thể thức văn thành phần cần phải có cách thức trình bày thành phần thể loại văn định qaun co thẩm quyền quy định Thứ nhất: thể thức văn bao gồm thành phần bắt buộc phải có thể loại văn định gồm yếu tố bắt buộc thành phần khác Thứ hai: thành phần phải trình bày theo cách thống Thứ ba: thể thức loại văn phải quan có thẩm quyền có liên quan quy định 2.3.2 Kĩ thuật trình bày 1.Quốc hiệu • Thể thức Ghi văn bao gồm dòng chữ “CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “ Độc lập – Tự – Hạnh phúc” • Kĩ thuật trình bày Quốc hiệu trình bày ô số chiếm ½ trang giấy theo chiều ngang phía bên phải Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”được trình bày chữ in hoa cỡ 12-13 kiểu chữ đứng đậm Dòng thứ 2:Độc lập – Tự – Hạnh phúc trình bày chữ in thường cỡ 13-14 Được đặt canh dòng thứ chữ đầu cụm từ viết hoa cụm từ có dấu gạch nối có cách chữ phía có đường kẻ ngang nét liền.Cụ thể: CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Tên quan, tổ chức tổ chức ban hành văn • Thể thức Tên tổ chức chủ quản SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ BẮC NINH Tên tổ chức ban hành CHI CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG • Kĩ thuật trình bày: Tên tổ chức tổ chức ban hành văn trình bày ô số chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang từ phía bên trái Tên tổ chức tổ chức chủ quản trình bày chữ in hoa cỡ chữ Quốc hiệu kiểu chữ đứng Tên tổ chức tổ chức ban hành trình bày chữ in hoa chữ đứng đậm canh giữ tên tổ chức tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang nét liền có độ dài 1/3 đến 1/2 cuả dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Ví dụ: SỞ KH & CN TỈNH BẮC NINH CHI CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG 3.Số, ký hiệu văn • • Thể thức Số văn 10 Quản lý sử dụng dấu 5.1 Các loại dấu Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng có loại dấu là: dấu quan, dấu chức danh, dấu công văn đến Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sử dụng dấu hình quốc huy 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 5.2.1 Nguyên tắc đóng dấu Văn thư tự tay đóng dấu lên văn giấy tờ Chỉ đóng dấu vào văn giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền Không đóng dấu khống Văn quan ban hành đóng dấu quan tổ chức Văn đơn vị ban hành hay văn phòng ban hành đóng dấu văn phòng hay đơn vị 5.2.2 Sử dụng dấu Căn điều 25 chương III mục Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày tháng năm 2004 công tác văn thư Nghị định quy định việc sử dụng dấu Dấu quan ban hành văn xác nhận tư cách pháp nhân thẩm quyền quan ban hành Dấu đóng ngắn rõ ràng chiều trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Các cách đóng dấu sau: Đóng dấu treo Dấu treo dấu đóng vị trí ghi tên quan ban hành văn bản, tức phía góc trái tờ đầu văn nhằm mục đính bảo đảm tính chân thực văn Dấu treo đóng trường hợp sau: văn dạng dự thảo, phụ lục kèm theo chính, dạng thư công 2.Đóng dấu giáp lai Dấu giáp lai dấu đóng vào ranh giới tờ văn văn 24 nhằm đảm bảo tính chân thực văn bản, ngăn ngừa tình trạng đánh tráo, thay đổi tờ văn Mỗi dấu giáp lai không đóng tờ văn 3.Đóng dấu lên phụ lục kèm theo Do người ký văn định đóng dấu lên trang đầu trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Nhưng thực tế Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng chưa có văn quy định việc quản lý sử dụng dấu Chính không tạo tính thống quy luật nghiêm ngặt người sử dụng Vẫn có trường hợp mượn dấu tự đóng dấu mà văn thư quan phụ trách Như dễ bị dấu hoạch làm sai nguyên tắc sử dụng dấu 5.3 Bảo quản dấu Con dấu bảo quản tủ khóa Công tác vệ sinh dấu chưa đảm bảo thường xuyên Nhận xét : Công tác quản lý sử dụng dấu chưa có nghiêm ngặt khâu quản lý dấu trình sử dụng làm sai nguyên tác sử dụng dấu, có trường hợp muộn dấu để tự đóng vào văn giấy tờ.Việc bảo quản sơ sài không chuyên nghiệp không phân loại dấu để bảo quản mà để chung không thường xuyên vệ sinh dấu Ưu điểm: Công tác quản lý dấu có ban hành nguyên tác sử dụng dấu quan người cán văn thư Con dấu bảo quản tốt tủ khóa Nhược điểm: Chưa ban hành văn quy định sử dụng bảo quản dấu quan tổ chức Công tác vệ sinh dấu chưa đảm bảo thường xuyên 25 Ý thức trách nhiệm văn thư chưa cao cán khác muộn dấu để tự đóng Giải pháp: Trong thời gian tới tổ chức Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cần đưa văn quy định việc sử dụng bảo quản dấu Cần nâng cao ý thức trách nhiệm việc sử dụng bảo quản dấu tổ chức Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 6.1 Các loại hồ sơ hình thành tổ chức Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hình thành hồ sơ công việc hồ sơ khác Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng ban hành danh mục hồ sơ có phòng Hành chính- Tổng hợp lập danh mục hồ sơ Gồm hồ sơ sau: Tập Quyết định Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Bác Ninh năm 2006 Tập Công văn, Báo cáo Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Bắc ninh năm 2006 Tập Báo cáo Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng năm 2007 Tập Thông báo Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng năm 2007 Tập Tờ trình, Kế hoạch Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng năm 2007… Phục lục 26 6.2.Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 6.2.1 Khái niệm Danh mục hồ sơ kể tên hồ sơ mà quan đơn vị lập năm có ghi thời hạn bảo quản tên người lập 6.2.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ Xây dựng mẫu hồ sơ số MỰC LỤC HỒ SƠ CỦA CHI CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG BẮC NINH (Văn đi) Cặp hộp số 01 Hồ sơ số 01 Thời gian (BĐ-KT) Tiêu đề hồ sơ Tập Công văn Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng năm 2007 23/0119/11/200 Số tờ 68 Thời hạn bảo quản Ghi Vĩnh viễn Phương pháp xây dựng: Căn vào văn quy định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức quan tổ chức đơn vị quan, tổ chức Căn vào quy chế làm việc quan tổ chức Căn vào quy chế công tác Văn thư Lưu trữ quan tổ chức Căn vào kế hoạch nhiệm vụ công tác năm tổ chức đơn vị cá nhân Căn vào danh mục hồ sơ năm trước có Căn vào bảng thời hạn bảo quản mẫu mục lục hồ sơ tài liệu có Căn vào kế hoạch nhiệm vụ công tác năm Cách ban hành danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ cán phụ trách công tác văn thư quan dự thảo 27 gửi xuống đơn vị có liên quan góp ý sở văn thư quan chỉnh sử bổ sung trình thủ trưởng quan duyệt ký ban hành 6.3 Phương pháp lập hồ sơ Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng phương pháp lập hồ sơ cuối năm lập hồ sơ Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác Văn thư, mắt xích gắn liền công tác Văn thư với công tác Lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới công tác Lưu trữ Thực tế Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng phận Văn thư chuyên trách việc lập hồ sơ công việc chủ yếu tập lưu công văn công văn đến, Văn thư xếp văn đi, đến vào bìa hồ sơ theo thứ thự thời gian để văn thư đến năm sau văn thư quan đem chỉnh lý xếp theo tập ghi văn đi, đến đem nộp vào lưu trữ quan Hồ sơ lưu văn quan ban hành gồm văn gốc lưu phận Văn thư quan Vì khố lượng văn Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng không 500 văn lên văn chia theo tên loại : Tập lưu Công văn, Quyết định, Chỉ thị, Tờ trình… Mỗi tập lưu theo tên loại được xếp theo thứ tự, ý nghĩa là: Văn có số nhỏ ngày tháng ban hành sớm xếp trước văn có số lớn ngày tháng ban hành muộn xếp sau 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng có lưu trữ quan riêng Đối với hồ sơ hành sau dã lập xong phải kiểm tra lại thống kê vào mục lục hồ sơ vào đầu năm sau Các đơn vị tập trung hồ sơ giải quyết, kiểm tra hoàn chỉnh hồ sơ làm thủ tục nộp váo Lưu trữ quan Sau văn xếp hoàn chỉnh tiến hành biên mục Trước 28 biên mục văn bản, văn không cần thiết loại bỏ bổ sung văn thiếu kiểm tra lại lần cuối xếp lại Nội dung biên mục : Đánh số tờ : Mỗi văn số, số đánh vào góc phải phái tờ văn bút chì Ghi mực lục văn kiên: Là nhận xét thống kê văn hồ sơ ( đơn vị bảo quản) nhằm quản lý chặt chẽ phục vụ tra tìm Mẫu mực lục văn kiện: stt Số ký Ngày hiệu tháng Viết chứng từ kết Tên loại Tác giả Tynd thúc: Là nhận xét Bản Bản Trang Ghi số số lượng chất lượng trạng thái vật lý văn hồ sơ Viết bìa hồ sơ: Tài liệu sau lập hồ sơ hành lưu lại phòng Văn thư, sau chuyển vào bảo quản kho lưu trữ quan Các hồ sơ lập quan phản ánh chức nhiệm vụ quan phòng ban gái trị tài liệu hồ sơ tương đối đồng có liên quan chặt chẽ đến Trách nhiệm đơn vị cá nhân có liên quan: đơn vị nhận văn đến cần bảo quan tốt chánh làm rách văn để cần nộp lại dùng đến thu thập lại Đối với văn thư quan cần bảo quản xếp lại văn cho phù hợp để lập hồ sơ tìm lâu để dễ dàng việc xếp hồ sơ tài liệu phục cho công tác sử dụng khai thách văn Nhận xét: Việc lập hồ sơ khâu cần thiết Nhìn chung việc lập hồ sơ quan chưa thực quy định Cán làm công tác văn thư chưa thực hết chức nhiệp vụ việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trên lý thuyết chặt chẽ khâu thực tế cán văn thư bỏ qua nhiều bước công tác lập hồ hồ sơ lưu trữ hồ sơ 29 Ưu điểm: Công tác nộp lưu vào lưu trữ quan có thực theo quy định pháp luật Phương pháp lập hồ sơ thực đầy đủ chánh gây văn giấy tờ Nhược điểm: Công tác nộp lưu chưa có quy định cụ thể quan thực theo lý thuyệt học lớp Cuối năm lập hồ sơ nhiều văn bị nhàu nát điếu kiện bảo quản tốt… Giải pháp: Cần có buổi hấn luyện chuyên môn nghiệp vụ cho cán cán văn thư chuyên môn nghiệp vụ khâu lập hồ sơ bảo quản hồ sơ giấy tờ CHƯƠNG II: TÌM HIỂU VỀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC VÀ CÁC TRANG THIẾT BỊ TẠI TỔ CHỨC Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ nằng giao tiếp 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quy định cụ thể nghi thức nhà nước giao tiếp công sở Những thành viên tổ chức ngầm hiểu với nhâu mặc áo có cổ an mặc phù hợp nơi làm việc Không có văn hay quy định nghi thức nhà nước Trong giao tiếp sử dụng ngôn ngữ hành đô họ nói với theo lối nói đời sống Nhận xét: 30 Như tổ chức Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quy định vấn đề đó khuyết điểm lớn mà tổ chức cần khắc phục Trong thời gian tớ tổ chức Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cần đưa quy định nghi thưc nhà nước quy chế giao tiếp công sở Từ thống cách xưng hô tổ chức nghi thức nhà nước quan thực Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động tổ chức Các thiết bị văn phòng sử dụng phòng Hành chình- Tổng hợp là; máy photo, máy fax, máy tính, bàn làm việc, gế ngồ, quạt trần, điện thoại, tủ dựng đồ thiết vị cần thiết khác Phụ lục 8.2 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quy định sử dụng trang thiết bị văn phòng mà có bảng hướng dẫn sử dụng thiết bị Khi thiết bị bị hỏng có vấn đề có đội ngũ sửa chữa thiết bị Tổ chức Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng độ ngũ chuyên trách quản lý bảo dưỡng máy móc mà hỏng quan hay đơn vị cung cấp cho cử người đến sủa bảo dưỡng 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Có phầm mềm eoffice Không có quy định cách sử dụng phần mềm mà hướng dẫn qua người lắp đặt Nhưng phần mềm thường bị lỗi lên không thường xuyên sử dụng văn phòng Nhận xét: Các trang thiết bị mua đầy đử thường xuyên bảo 31 dưỡng.Các phần mềm ứng dụng văn phòng giúp cho việc thực công việc dễ dàng Ưu điểm: Các trang thiết bị đầy đủ phục vụ cho việc thực công việc không bị gián đoạn Các phần mềm sử dụng làm cho việc kết nối đơn vị rút ngắn Nhược điểm: Không có đội ngũ bảo trì tốn phí để nhờ bên đến bảo trì Phần mềm eoffice đặt không sử dụng triệt để gây tốn lắp đặt không khai thác tối đa ưu điểm Giải pháp: Cần xây dựng đội ngũ chuyên trách để quản lý thiết bị Cần tập huyến lại cán sử dụng phần mềm cần khác phục lại phần mềm bị lỗi KẾT LUẬN Kiếp tập trình vận dụng kiến thức học vào thực tế để học hỏi kinh nghiệp kết thức năm học cuối đời sinh viên để bước chân vào môi trường làm việc với thử thách sống tương lai Là khoảng thời gian khép kín quy trình đào tạo nhà trường , có vị trí quan trọng nhằm thực phương pháp giáo dục lý luận gắn với thực tiễn Để trường sinh viên không bỡ ngỡ trước thực tiễn sống làm việc có hiệu Trong thời gian kiến tập Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng với 32 khoảng thời gian không dài quan tâm giúp đỡ lãnh đạo quan hướng dẫn cán Văn thư nỗ lực cố gắng thân, em học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích sâu vào thực tế, hiểu rõ nghiệp vụ khía cạnh công việc Bên cạnh số hạn chế em chưa sau vào công tác lưu trữ nên em chưa sâu vào công tác lưu trữ lên chưa có sở để áp dụng lý thuyết vào thực tiễn Trên toàn báo cáo em trình kiến tập Do báo cáo kết kỳ cọ sát thực tiễn báo cáo em trách khỏi nhiều thiếu xót Kính mong góp ý kiến quý quan đặc biệt ý kiến thầy cô khoa Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tớ Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng nói chung đồng chí lãnh đạo tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt kháo kiến tập cán văn thư giúp em hoàn thành báo cáo Trên tất em làm để hoàn thành báo cáo mong nhận dược góp ý thầy cố để em hoàn thiện hoan tập Em xin chân thành cảm ơn! 33 PHỤ LỤC Phụ lục Phụ lục số Phụ lục số Tài liệu tham khảo 1.Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 2.Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày tháng năm 2004 công tác văn thư Nghị định quy định việc sử dụng dấu Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 Bộ nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội(2010),Giáo trình Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng,Nxb Giao thông Vận tải Hà Nội