MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN SƠN ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nôi vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang 4 1.1.1. Vài nét về huyện Sơn Động 4 1.1.2. Vị trí, chức năng của UBND huyện Sơn Động 4 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 7 1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 8 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang 9 1.2.3. Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 12 PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN SƠN ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG 24 2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 24 2.1.1. Công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 24 2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư tại Phòng Nội Vụ huyện Sơn Động 25 2.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 26 2.3. Công tác soạn thảo văn bản 27 2.3.1. Tổ chức soạn thảo văn bản 27 2.3.2. Quy trình soạn thảo văn bản 28 2.4. Quản lý văn bản 30 2.4.1. Quản lý văn bản đi 30 2.4.2. Quản lý văn bản đến 36 2.5. Quản lý con dấu 39 2.5.1. Quản lý và sử dụng con dấu 39 2.5.2. Bảo quản các loại con dấu 39 2.6. Lập hồ sơ hiện hành 39 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41 3.1. Đánh giá chung 41 3.1.1. Ưu điểm 41 3.1.2. Hạn chế 42 3.1.3. Nguyên nhân 43 3.2. Đề xuất, kiến nghi 44 3.2.1. Đề xuất 44 3.2.2. Kiến nghị 45 KẾT LUẬN 47 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHẦN PHỤ LỤC 49
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu đề tài .1 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo 5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục đề tài PHẦN I .4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN SƠN ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Nôi vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang 1.1.1.Vài nét huyện Sơn Động 1.1.2 Vị trí, chức UBND huyện Sơn Động .4 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động .5 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan.8 1.1.1.Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang 1.1.3.Vị trí việc làm mô tả công việc vị trí Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 12 PHẦN II 23 TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN SƠN ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG 23 2.1 Quản lý, đạo công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 23 2.1.1 Công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 23 2.1.2 Công tác đạo công tác văn thư Phòng Nội Vụ huyện Sơn Động .24 Hoàng Thị Hoạt Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Tình hình cán làm công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 25 2.3 Công tác soạn thảo văn 26 2.3.1 Tổ chức soạn thảo văn 26 2.3.2 Quy trình soạn thảo văn 27 2.4 Quản lý văn 29 2.4.1 Quản lý văn .29 2.4.2 Quản lý văn đến 35 2.5 Quản lý dấu 37 2.5.1 Quản lý sử dụng dấu 38 2.5.2 Bảo quản loại dấu 38 2.6 Lập hồ sơ hành .38 PHẦN III 39 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 3.1 Đánh giá chung .39 3.1.1 Ưu điểm 40 3.1.2 Hạn chế 41 3.1.3 Nguyên nhân 42 3.2 Đề xuất, kiến nghi 42 3.2.1 Đề xuất 43 3.2.2 Kiến nghị 44 KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .47 PHẦN PHỤ LỤC .48 Hoàng Thị Hoạt Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ Mỗi quan, tổ chức có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên tổ chức Trong quan, tổ chức nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng quan, nhà nước với nhân dân Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ có vai trò lớn thiếu đơn vị hành chính, quan nhà nước Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư để quan lý sử dụng có hiệu Có thể nói công tác văn thư cánh tay đắc lực giúp lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Để tìm hiểu rõ công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt công tác văn thư nắm bắt thuận lợi khó khăn ngành, trình thực tập Phòng Nội vụ huyện Sơn Động em nghiên cứu đề tài:”Công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Sơn Động” Mục tiêu đề tài Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư- lưu trữ Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Sơn Động, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải cư quan Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Lý thuyết văn thư- lưu trữ thực tiễn hoạt động văn thư lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Sơn Động, bao gồm: - Nghiên cứu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quan đặc biệt công tác văn thư- lưu trữ - Thực trạng hoạt động quan công tác văn thư- lưu trữ - Đánh giá hiệu hoạt động văn thư- lưu trữ quan ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa số kiến Hoàng Thị Hoạt Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư- lưu trữ Nguồn tài liệu tham khảo Bài làm có tham khảo báo cáo tốt nghiệp cựu sinh viên Ngoài số tài liệu khác như: - Giáo trình Nghiệp vụ công tác Văn thư, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải; - Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; - Thông tư 21/2012/TT-BCA quy định dấu quan chức danh nhà nước - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ Công tác văn thư - Thông tư số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đã có nhiều công trình nghiên cứu vấn đề này, nhiên chưa có công trình sâu nghiên cứu chi tiết cụ thể Một số công trình nghiên cứu nước như: Văn hành công tác văn thư lưu trữ, Nghiêm Kỳ Hồng( chủ biên), Nxb Lao động, Hà Nội, 1996; Cục Lưu trữ Nhà nước, Công tác văn thư lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 1999; Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp công tác Văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005 Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thiện làm, phương pháp chung thường áp dụng như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, phương pháp toàn diện va tổng hợp, phương pháp vật biện chứng, làm sử dụng phương pháp cụ thể như: - Phương pháp điều tra, khảo sát: áp dụng khảo sát thực trạng công tác Văn thư Phòng Nội vụ huyện Sơn Động làm để đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Hoàng Thị Hoạt Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phương pháp so sánh: thông qua số dẫn chứng triển khai công tác Văn thư Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục nội dung làm trình bày phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng Phòng Nội vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang Phần II: Tổ chức công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Sơn Động Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Hoàng Thị Hoạt Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN SƠN ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Nôi vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang 1.1.1 Vài nét huyện Sơn Động Sơn Động huyện vùng cao tỉnh Bắc Giang, cách trung tâm tỉnh lỵ 80 km phía Đông Bắc; diện tích tự nhiên 844,32 km 2( chiếm 22% diện tích toàn tỉnh) Phía Bắc giáp tỉnh Lạng Sơn, phía Đông phía Nam giáp tỉnh Quảng Ninh, phía Tây giáp huyện Lục Nam, Lục Ngạn tỉnh Bắc Giang Toàn huyện có 21 xã thị trấn với 178 thôn, bản, khu phố( có 14 xã đặc biệt khó khăn) Dân số khoảng 7,3 vạn người 12 dân tộc chung sống( dân tộc thiểu số chiếm 47,2%) Trong năm qua, quan tâm Đảng, Nhà nước cấp, cán nhân dân dân tộc huyện Sơn Động phát huy truyền thống Đơn vị Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, chủ động vượt qua khó khăn thách thức điều kiện tự nhiên xã hội, khai thác có hiệu tiềm lợi vốn có, lợi diện tích đất lâm nghiệp rộng lớn, vươn lên đạt nhiều thành tựu quan trọng kinh tế, trị, văn hóa, xã hội Thế mạnh huyện: -Diện tích đất lâm nghiệp tương đối lớn( chiếm 82.67% diện tích đất tự nhiên), sở cho việc phát triển trồng công nghiệp - Khu bảo tồn thiên nhiên Tây Yên tử với hệ động thực vật phong phú có thiềm lớn để phát triển du lịch sinh thái nghỉ dưỡng - Trên địa bàn huyện có số khoáng sản như: quặng đồng, quặng thiếc, mỏ than Đồng Rì với trữ lượng tương đối lớn nguồn nhiên liệu phục vụ cho nhà máy nhiệt điện Sơn Động 1.1.2 Vị trí, chức UBND huyện Sơn Động Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động quan hành nhà nước cấp huyện, trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Thông qua hoạt động chấp hành, điều Hoàng Thị Hoạt Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành UBND thực chức quản lý nhà nước thuộc lĩnh vực kinh tế, trị, xã hội…trên địa bàn huyện Đồng thời chiu trách nhiệm tổ chức quản lý hành nhà nước địa phương đảm bảo cho máy hành hoạt động thông suốt 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động a Trong lĩnh vực kinh tế UBND huyện xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch, lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn, toán ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương, phê chuẩn kế hoạch kinh tế- xã hội xã, thị trấn b Trong lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp, thủy lợi đất đai Xây dựng, khuyến khích phát triển nông- lâm- ngư nghiệp; Chỉ đạo thực bện pháp chuyển dịch cấu kinh tế; thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, giải tranh chấp đất đai theo quy định pháp luật; xây dựng quy hoạch thủy lợi c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp Xây dựng, quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn; xây dựng sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; phát triển làng nghề truyền thống; sản xuất sản phẩm có giá trị tieu dùng xuất d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải Tổ chức lập, trình duyệt, quản lý theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng địa bàn huyện; quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở; quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng; quản lý đất quỹ nhà địa bàn; quản lý khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước; kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh chấp hành quy định hoạt động thương mại, du lịch địa Hoàng Thị Hoạt Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bàn; f Trong lĩnh vực giáo dục, Y tế, Văn hóa- xã hội, Thông tin thể thao Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, phất địa bàn huyện; kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở; tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm g Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học; bảo vệ môi trường; tổ chức thực quy định pháp luật h Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh trật tự an toàn xã hội Tổ chức phong trào quần chúng, xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quan sự; tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội; tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh i Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; thực nhiệm vụ giao; kiểm tra việc thực sách; định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn giáo k Trong việc thi hành pháp luật Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật; thực công tác kiểm tra, tra nhà nước, tiếp dân, giải khiếu nại Bên cạnh đó, UBND huyện Sơn Động có số chức năng, quyền hạn sau: -Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hôi, HĐND theo quy định; - Xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính; - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp cấp trên; - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; Hoàng Thị Hoạt Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động gồm : 01 Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ viên phòng ban chuyên môn Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện người lãnh đạo điều hành công việc UND huyện, chịu trách nhiệm cá nhân thực quyền, nhiệm vụ theo quy định luật tổ chức HĐND UBND Các Phó chủ tịch phụ trách mảng Lao động thương binh xã hội , văn hóa- thông tin, thể thao, du lịch, trung tâm y tế, kinh tế… Các thành viên UBND Chủ tịch phân công công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Các phòng ban chuyên môn quan tham mưu, giúp việc cho UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương thực số quyền hạn theo ủy quyền Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện Các phòng,ban chuyên môn thuộc UBND huyện quan tham mưu, giúp việc cho UBND thực chức quản lý Nhà nước địa phương thực số quyền hạn theo ủy quyền Chủ tịch UBND huyện Các phòng ban chuyên môn, gồm: 1.Văn phòng HĐND- UBND huyện; 2.Phòng Tài chính- Kế hoạch; 3.Phòng Tài nguyên- môi trường; 4.Phòng Kinh tế hạ tầng; Phòng Lao động Thương binh Xã hội 6.Phòng Tư pháp; Phòng Văn hóa- Thông tin; Phòng Y tế; Phòng Gíao dục- đào tạo; 10 Phòng Nông nghiệp& PTNN; 11 Phòng Dân tộc; 12 Phòng Nội vụ; 13 Phòng Thanh tra; Hoàng Thị Hoạt Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các phòng tổ chức thống nhất, có chức năng, nhiệm vụ riêng Các đơn vị nghiệp trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động: 1.Trung tâm phát triển Qũy đất CNN; 2.Đội quản lý TT GT- XD&MT; 3.Trung tâm văn hóa- thể thao 4.Đài truyền truyền hình; 5.Trạm khuyến nông; Ban quản lý Dự án xây dựng; 7.Trung tâm Dân số- KHHGĐ Mô hình hóa tổ chức máy UBND huyện Sơn Động : ( Xem phụ lục I ) 1.2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan 1.1.1 Tổ chức hoạt động văn phòng Phòng Nội vụ huyện Sơn Động quan chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Thực chức tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý Nhà nước công tác tổ chức; biên chế quan hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi phủ; công tác thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ, công tác tôn giáo Tiền thân phòng Tổ chức – Lao động thương binh xã hội sau phòng Nội vụ - Thương binh xã hội, với phát triển huyện, đặc biệt UBND huyện, trình phân chia chức nhiệm vụ phận, phòng ban, năm 2008 phòng Nội vụ huyện Sơn Động thức thành lập theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ Quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Phòng Nội vụ huyện Sơn Động với đội ngũ CBCC gạo cội, giàu kinh nghiệm tạo nên môi trường việc ổn định, ngày đại hóa, chuyên nghiệp hơn, tuyểndụng nhân lực thực đáp ứng yêu cầu công việc cho huyện Hoàng Thị Hoạt Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu Đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Lãnh đạo quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn đến máy tính Văn mật đến đăng ký riêng sử dụng phần mềm máy vi tính không nối mạng LAN (mạng nội bộ) mạng Internet Mẫu dấu “Đến”, Sổ đăng ký văn đến, Sổ đăng ký đơn thư thực theo Thông tư số07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan (sau gọi tắt Thông tư số 07/2012/TT-BNV) Điều 15 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận được, Căn vào ý kiến đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp nhận chuyển văn theo ý kiến đạo Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Hoàng Thị Hoạt 61 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu Phiếu giải văn đến thực theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV Điều 16 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu lãnh đạo quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Trường hợp văn đến yêu cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc quan, tổ chức Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Chánh Văn phòng Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo quan, tổ chức tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan Điều 17 Trình tự quản lý văn Văn phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn bản; Đăng ký văn đi; Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn; Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn Điều 18 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Hoàng Thị Hoạt 62 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn a) Ghi số văn - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Điểm a Khoản 3, Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP đăng ký riêng - Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV b) Ghi ngày, tháng, năm văn - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Điểm b, Khoản 4, Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP đăng ký riêng - Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Văn mật đánh số đăng ký riêng Điều 19 Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy tính Đăng ký văn sổ a) Lập sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Văn mật đăng ký riêng b) Mẫu sổ đăng ký văn thực theo Thông tư số 07/2012/TTBNV Đăng ký văn sở liệu Văn đăng ký vào sở liệu phải in giấy để ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý Hoàng Thị Hoạt 63 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điều 20 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật văn Nhân a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư; b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo c) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định d) Việc nhân văn mật phải có ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức thực theo quy định Điều Chương II Nghị đinh số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ ngày 28 tháng năm 2002 Quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Đóng dấu quan a) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục d) Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục Hoàng Thị Hoạt 64 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu mức độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV b) Việc đóng dấu mức độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) dấu “thu hồi” khắc sẵn theo quy định Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước (sau gọi Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)) c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) văn thực theo quy định Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT- BNV Điều 21 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn Văn thư tiến hành công việc sau phát hành: a) Lựa chọn bì; b) Viết bì; c) Vào bì dán bì; d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) Chuyển phát văn a) Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn b) Đối với văn “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục Hoàng Thị Hoạt 65 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành c) Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ d) Việc chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn đ) Chuyển phát văn máy fax, qua mạng Trong trường họp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn có giá trị lưu trữ e) Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số33/2002/NĐ-CP quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT- BCA Theo dõi việc chuyển phát văn a) Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định; c) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, người nhận phải báo cáo Chánh Văn phòng để xử lý Điều 22 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư 01 lưu hồ sơ công việc Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu Hoàng Thị Hoạt 66 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mục 3: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 23 Lập Danh mục hồ sơ Thực theo quy định Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV Điều 24 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức, thực tế công việc giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, ký hiệu hồ sơ, năm hồ sơ lên bìa hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ b) Thu thập văn vào hồ sơ - Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; - Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) c) Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; - Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ; - Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu Hoàng Thị Hoạt 67 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hồ sơ (nếu cần); - Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau liền kề Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 25 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Hằng năm Lãnh đạo quan, tổ chức có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm Chánh Văn phòng a) Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc; b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm công chức, viên chức văn thư, lưu trữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức theo quy định Nhà nước Hoàng Thị Hoạt 68 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mục 4: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 26 Quản lý dấu Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng dấu quan, tổ chức Lãnh đạo đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý sử dụng dấu đơn vị (đối với đơn vị có dấu riêng) Các dấu quan, tổ chức, dấu đơn vị trực thuộc giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý sử dụng Công chức, viên chức văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu phải bảo quản phòng làm việc công chức, viên chức văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan, tổ chức phải đồng ý người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc; b) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mòn biến dạng, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu quan, tổ chức làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người đứng đầu quan, tổ chức phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi quan, tổ chức có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Điều 27 Sử dụng dấu Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn quan, tổ chức Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Không đóng dấu trường hợp sau: a) Đóng dấu vào giấy nội dung; Hoàng Thị Hoạt 69 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b) Đóng dấu trước ký; c) Đóng dấu sẵn giấy trắng; d) Đóng dấu lên văn có chữ ký người thẩm quyền Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 28 Giao, nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức theo thời hạn quy định Khoản Điều b) Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo Lưu trữ quan, tổ chức biết phải đồng ý lãnh đạo quan, tổ chức thời gian giữ lại không 02 năm c) Cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho quan, tổ chức người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ công trình toán người đứng đầu quan, đơn vị trực thuộc cấp sở có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan cấp sở; quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nộp vào Lưu trữ quan cấp huyện b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu như: Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành; Hồ sơ công việc chưa giải xong; Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp chung Hoàng Thị Hoạt 70 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với hồ sơ đơn vị chủ trì); Các văn bản, tài liệu để biết, để tham khảo Thủ tục giao nhận Khi giao nhận hồ sơ, tài liệu cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 biên giao nhận tài liệu Lưu trữ quan, tổ chức bên giao tài liệu bên giữ 01 Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận tài liệu thực theo Thông tư số07/2012/TT-BNV Lưu trữ quan có nhiệm vụ a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu b) Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan c) Hướng dẫn đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” d) Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu e) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 29 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; Hoàng Thị Hoạt 71 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 30 Xác định giá trị tài liệu Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo quan, tổ chức ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 31 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực theo quy định Điều 18 Luật Lưu trữ 2011 Điều 32 Hủy tài liệu hết giá trị Thẩm quyền định hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện định tiêu hủy tài liệu hết giá trị thuộc lưu trữ quan cấp huyện sau có ý kiến thẩm định văn Sở Nội vụ b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã định tiêu hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ cấp xã sau có ý kiến thẩm định văn Phòng Nội vụ cấp huyện Thủ tục, hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị thực theo quy định Khoản 2, 3, 4, Điều 28 Luật Lưu trữ 2011 Điều 33 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử huyện Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn ngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thời hạn 30 năm, Hoàng Thị Hoạt 72 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa giải mật tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày quan, tổ chức Mục 2: BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 34 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan, tổ chức cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ quan, tổ chức tập trung bảo quản kho lưu trữ quan, tổ chức Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Chánh Văn phòng có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 35 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức trong, quan, tổ chức cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích công vụ nhu cầu riêng đáng Hoàng Thị Hoạt 73 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải lãnh đạo quan, tổ chức Chánh Văn phòng đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải lãnh đạo quan, tổ chức Chánh Văn phòng đồng ý Điều 36 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 Điều 37 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 31 Điều 34 Luật Lưu trữ 2011 Điều 38 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan, tổ chức phải có Nội quy phòng đọc Nội quy Phòng đọc bao gồm nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ độc giả; b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu; c) Những vật dụng không mang vào phòng đọc; d) Thủ tục độc giả cần thực nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn nhân viên phòng đọc; đ) Độc giả không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thông tin công cụ tra cứu chưa phép; e) Ngoài quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ quan, tổ chức Công chức, viên chức lưu trữ quan, tổ chức phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Điều 39 Trách nhiệm thi hành 1.Trên sở nội dung quy chế quan, ban ngành, quan trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện xây dựng ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với chức nhiệm vụ quan Hoàng Thị Hoạt 74 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong trình thực hiện, phát sinh vướng mắc cần điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung, quan báo cáo lãnh đạo điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung nội dung Quy chế phù hợp với tình hình thực tế./ Hoàng Thị Hoạt 75 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C