Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại bộ tư pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG HẢI YẾN NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP LUẬN VĂN THẠC SỸ LƯU TRỮ Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG HẢI YẾN NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 24 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hương Hà Nội - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng Các kết nghiên cứu đề tài trung thực chưa công bố đề tài, công trình nghiên cứu khác Những tư liệu tham khảo từ tài liệu công trình nghiên cứu trước thích rõ ràng Tác giả Hoàng Hải Yến MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài 3.1 Đối tượng nghiên cứu 3.2 Phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài .3 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tài liệu tham khảo .5 Phƣơng pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Kết cấu luận văn CHƢƠNG 10 KHÁI QUÁT VỀ BỘ TƢ PHÁP VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TƢ PHÁP 10 1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ cấu tổ chức Bộ Tƣ pháp 10 1.1.1 Lịch sử hình thành 10 1.1.2 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức Bộ Tư pháp 13 1.2 Thành phần, nội dung tài liệu Bộ Tƣ pháp 18 1.2.1 Thành phần tài liệu Bộ Tư pháp 18 1.2.2 Nội dung tài liệu Bộ Tư pháp 24 1.2.3 Giá trị tài liệu Bộ Tư pháp 26 1.2.4 Đặc điểm tài liệu Bộ Tư pháp 26 CHƢƠNG 30 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP 30 2.1 Tổ chức máy nhân làm công tác lƣu trữ Bộ Tƣ pháp 30 2.1.1 Tổ chức phận làm công tác lưu trữ 30 2.1.2 Bố trí nhân làm công tác lưu trữ 31 2.2 Hệ thống quy định, hƣớng dẫn công tác văn thƣ lƣu trữ 34 2.2.1 Quy chế làm việc Văn phòng Bộ 34 2.2.2 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan 37 2.2.3 Một số văn khác 39 2.3 Kết thực nghiệp vụ lƣu trữ Bộ Tƣ pháp 40 i 2.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 41 2.3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 43 2.3.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 45 2.3.4 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 46 2.3.5 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu 48 2.3.6 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu 49 2.3.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 50 2.4 Hoạt động kiểm tra đánh giá công tác nghiệp vụ lƣu trữ Bộ Tƣ pháp 52 2.4.1 Hoạt động kiểm tra 52 2.4.2 Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ 53 2.4.3 Kiểm tra đánh giá công tác nghiệp vụ lưu trữ Bộ Tư pháp 54 CHƢƠNG 58 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP .58 3.1 Nâng cao nhận thức công tác lƣu trữ Bộ 58 3.2 Hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật công tác lƣu trữ 59 3.3 Kiện toàn tổ chức, máy làm công tác lƣu trữ Bộ Tƣ pháp 62 3.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học công tác lƣu trữ .64 3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lƣu trữ 65 3.6 Tổ chức áp dụng quy trình quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008 67 3.7 Các giải pháp khác .70 KẾT LUẬN 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 PHỤ LỤC .83 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Giải nghĩa CNTT Công nghệ thông tin TAND Tòa án nhân dân TANDTC Tòa án nhân dân tối cao UBND Ủy ban nhân dân VBQPPL Văn quy phạm pháp luật MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đảng Nhà nước ta đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ quốc gia Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng, quý giá phản ánh toàn trình lịch sử vận động phát triển quan Nhà nước Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng bảo tồn truyền bá cho hệ mai sau gương, học kinh nghiệm đúc kết qua nhiều hệ, từ đó, giúp cho hệ đương thời kế thừa phát huy thành quý cha ông đạt Với ý nghĩa, vai trò to lớn mình, công tác lưu trữ góp phần tạo công vụ có hiệu quả, xây dựng hành đại Không nằm xu đó, Bộ Tư pháp quan tâm đến công tác lưu trữ ngành Điều thể qua việc ban hành văn quy phạm pháp luật, quy chế, quy định văn hướng dẫn cụ thể… để không ngừng cải tiến, hoàn thiện công tác lưu trữ Có thể kể đến văn ban hành như: Quy chế Văn thư Lưu trữ, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, quy trình giải công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000, có quy trình công tác lưu trữ quan Bộ quan trực thuộc Trong năm qua, quan tâm đạo lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ, với nỗ lực, cố gắng cán bộ, chuyên viên phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ, công tác lưu trữ Bộ Tư pháp có phát triển vượt bậc chất lượng Qua đó, góp phần không nhỏ vào thành công chung ngành Trong việc thực cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp theo chủ trương Đảng Nhà nước không kể đến đóng góp tích cực công tác lưu trữ Tuy nhiên bên cạnh mặt mạnh, mặt tích cực có hạn chế, tồn công tác tổ chức, quản lý thực thi chuyên môn, nghiệp vụ cần phải nhanh chóng có giải pháp khắc phục Xuất phát từ đòi hỏi khách quan thực tế công việc, xin mạnh dạn lựa chọn đề tài về: “NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP” cho Luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học Mục tiêu đề tài Đề tài thực nhằm hướng tới hai mục tiêu bản: Thứ là, khảo sát đánh giá thực trạng công tác lưu trữ quan Bộ Tư pháp; Thứ hai là, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao c hất lượng công tác lưu trữ quan Bộ Tư pháp Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài 3.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan ngành, lĩnh vực, đồng thời mắt xích thiếu máy quản lý, điều hành quan Hiện nay, Đảng Nhà nước đã ban hành nhiều văn xác định rõ vai trò công tác lưu trữ quan nhà nước hoạt động quản lý hành Bởi vậy, đề tài thực với việc tập trung nghiên cứu đối tượng bản: Thứ là, thực trạng tổ chức hoạt động lưu trữ quan Bộ Tư pháp Tác giả tập trung nghiên cứu phương pháp tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ; tình hình ban hành quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ; kết thực nghiệp vụ lưu trữ kết công tác quan Thứ hai là, dựa kết nghiên cứu thực trạng, tác giả đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan Bộ Tư pháp 3.2 Phạm vi nghiên cứu Kể từ Ủy Ban thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04/04/2001 [46], đến Nghị định 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 [15] Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia gần văn có giá trị pháp lý cao Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 [37] Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11/11/2011 Luật quy định cụ thể: Cán bộ, người làm lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng thực quản lý nhà nước công tác lưu trữ; trực tiếp quản lý kho lưu trữ quan tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan Bởi vậy, đề tài tập trung chủ yếu nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ Bộ Tư pháp Do hạn chế chủ quan khách quan, trình thực đề tài, tác giả tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ Bộ Tư pháp, nhằm làm rõ khác biệt lưu trữ Bộ Tư pháp so với lưu trữ hành bộ, ngành khác Qua nhận thức ưu thế, bất cập, khiếm khuyết, từ xác định, đề xuất giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ hoạt động quan đơn vị, góp phần nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Để thực mục tiêu mà đề tài đặt ra, thực số nhiệm vụ: - Nghiên cứu, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ Tư pháp, chức năng, nhiệm vụ Bộ Tư pháp theo luật định; - Nghiên cứu, tìm hiểu hình thức tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ; tình hình ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ; kết thực nghiệp vụ lưu trữ; - Nghiên cứu đánh giá thực trạng công tác lưu trữ Bộ Tư pháp, sở đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có thể khẳng định, hướng nghiên cứu công tác lưu trữ quan cấp hướng hoàn toàn đã có mô ̣t số công trình, đề tài nghiên cứu vấn đề này, xếp theo nhóm cụ thể sau: * Nhóm công trình đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nƣớc + Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ” (Mã số 99-98-030) [34] tác giả Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài Nội dung đề tài gồm phần bản, phần I trình bày phát triển tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam tham khảo quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam, + Đề tài “Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quan quản lý nhà nước Trung ương” [38] tác giả Nguyễn Thị Tâm làm chủ nhiệm đề tài, + Đề tài “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quản lý nhà nước chủ yếu quan nhà nước” [33] tác giả Hà Văn Huề làm chủ nhiệm đề tài… * Nhóm công trình luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Lƣu trữ học Tƣ liệu học + Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước” [45] tác giả Trần Thanh Tùng (năm 2003) * Nhóm công trình viết đăng tạp chí chuyên ngành, hội thảo khoa học, sách chuyên khảo + Cuốn “Quá trình phát triển trưởng thành” [24] Cục Lưu trữ Nhà nước Nxb Chính trị Quốc gia ấn hành năm 2002 + Cuốn “Lưu trữ Việt Nam – Những chặng đường phát triển” [39] hai tác giả GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm TS Nghiêm Kỳ Hồng năm 2001 Chúng cho rằng, việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 có vai trò quan trọng việc nâng cao chất lượng hoạt động đơn vị, đồng thời giúp công chức làm công tác văn thư, lưu trữ thực công việc cách khoa học, khắc phục thiếu sót công việc mình, giúp lãnh đạo đơn vị kiểm soát tiến độ giải công việc đơn vị cá nhân, thúc đẩy thực cải cách hành đơn vị Tuy nhiên, nhìn chung quan tâm đạo lãnh đạo đơn vị việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động đơn vị nói chung công tác văn thư, lưu trữ nói riêng mờ nhạt Một số công chức, viên chức chưa có ý thức đầy đủ trách nhiệm, không muốn bị ràng buộc trách nhiệm cá nhân tham gia vào quy trình giải công việc Do đó, việc áp dụng Quy trình giải công việc vào công tác văn thư, lưu trữ đơn vị nhiều hạn chế, hiệu thấp Bên cạnh đó, tác giả cho việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 góp phần xây dựng quy trình giải công việc cách khoa học, bước cải tiến phương pháp làm việc, tạo điều kiện cho cán công chức giải công việc cách nhanh chóng, khoa học đạt hiệu cao nghiệp vụ công tác lưu trữ Cụ thể tổ chức thu thập, xếp, lưu trữ loại văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn quan cấp trên, quan có thẩm quyền làm thực công việc theo chức năng, nhiệm vụ phân công để tham chiếu cần Đồng thời, hồ sơ tài liệu xếp ngăn nắp có hệ thống theo lĩnh vực công việc, tránh tình trạng phổ biến trước tài liệu, hồ sơ để lộn xộn, bị thất lạc gây khó khăn giải công việc Qua việc thực quy trình theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 quan Bộ Tư pháp rút ngắn thời gian giúp cho lãnh đạo quan đánh giá mức độ hoàn thành công việc cán bộ, công chức từ làm cho công tác thi đua khen thưởng cách công bằng, khách quan 69 3.7 Các giải pháp khác Trên sở quy định văn hành, Điều Luật lưu trữ quy định trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý lưu trữ, áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu việc thu thập, quản lý, bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế công tác lưu trữ quan, đơn vị mình, xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ đơn vị để thực tốt kế hoạch đề Theo đó, việc đầu tư sở hạ tầng, sở vật chất đảm bảo cho hoạt động công tác lưu trữ nhiệm vụ, yếu tố không tính đến để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Tăng cường đầu tư sở vật chất kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ Kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Nhà nước bố trí dự toán Ngân sách Nhà nước hàng năm sử dụng vào công việc sau: Kho lưu trữ; mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu; thực biện pháp kỹ thuật lưu trữ; nghiên cứu, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ lưu trữ; hoạt động khác phục vụ công tác đại hóa lưu trữ nhằm để đáp ứng yêu cầu đại hóa công nghiệp hóa hoàn thiện kho lưu trữ Lập kế hoạch sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, xây dựng Kho bảo quản tài liệu quan, đơn vị; thực việc mua sắm trang thiết bị phục vụ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tiến hành nghiệp vụ thống kê, kiểm tra định kỳ đột xuất tài liệu bảo quản quan, đơn vị thực việc tu bổ, phục chế tài liệu bị hư hỏng có nguy bi hư hỏng Cần phải bổ sung diện tích cho kho lưu trữ, tại, diện tích kho lưu trữ đủ phục vụ bảo quản tài liệu giá trị quan, tài liệu lập danh mục tài liệu hủy, hết giá trị bị loại sau đợt chỉnh lý quan nên cần phải cho đem tiêu hủy lấy diện tích kho 70 Bổ sung trang thiết bị cho bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung, đáp ứng yêu cầu đảm bảo an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu, điều phụ thuộc vào quan tâm cấp Lãnh đạo quan có trách nhiệm việc xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ tạo môi trường bảo quản tài liệu ổn định tránh tình trạng tài liệu bị thất lạc mà cán bộ, chuyên viên đến khai thác, tra cứu tài liệu để phục vụ công việc Do tạo điều kiện cho công tác phục vụ khai thác tài liệu tốt chuẩn hóa thống toàn quan Lãnh đạo quan cụ thể Chánh Văn phòng Bộ Tư pháp đạo Phòng Lưu trữ quan quy định Pháp luật quy định khác có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ quan như: xây dựng loại công cụ tra tìm tài liệu để phục vụ khai thác tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc quan, đơn vị (đây hình thức chủ yếu nhất); chủ động giới thiệu tài liệu phục vụ hoạt động trị, đề án, chương trình nghiên cứu quan, đơn vị; lập danh mục loại tài liệu để phục vụ sử dụng (tài liệu mật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi); xây dựng nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ quan , đơn vị; Lưu trữ quan Bộ Tư pháp cần phải tham mưu cho Lãnh đạo việc ban hành văn công tác lưu trữ đồng thời xây dựng tiêu chuẩn đánh giá chất lượng công tác lưu trữ quan cụ thể rõ ràng để từ có đánh gía toàn diện mặt nghiệp vụ công tác lưu trữ quan Bộ thân người trực tiếp thực quy định đề văn hướng dẫn để tất người quan thực Tác giả cho có công tác lưu trữ quan Bộ Tư pháp vào nề nếp hoạt động có hiệu Hàng năm, cần phải xây dựng Danh mục hồ sơ cán bộ, công chức quan Bộ Tư pháp phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ danh mục hồ sơ công việc mà cán văn thư, lưu trữ quan xây dựng để có ý kiến bổ sung vào nội 71 dung công việc thiếu tạo nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan đầy đủ, phong phú, đa dạng Đồng thời giúp cho cán lưu trữ kiểm soát thành phần, khối lượng tài liệu đến hạn nộp lưu, tránh tình trạng khối lượng tài liệu đến hạn chưa thu thập nằm đơn vị chuyên môn lớn mà lưu trữ quan không kiểm soát được, nguồn tài liệu phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ quan Bộ Tư pháp nói chung cán bộ, công chức quan Bộ nói riêng Tăng cường hoạt động kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ đơn vị quan, cần đẩy mạnh hoạt động cách liên tục, thường xuyên Có tiêu chí đánh giá cụ thể mặt nghiệp vụ công tác việc lập hồ sơ công việc chuyên viên tự giác chưa hay quan niệm việc văn thư đơn vị việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan công việc kết thúc theo quy định ,từ sau đợt kiểm tra lưu trữ quan có chuyển biến tích cực Bên cạnh đó, công tác kiểm tra, hướng dẫn phải tiến hành thường xuyên liên tục theo định kỳ Thông qua hoạt động kiểm tra, hướng dẫn thực quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, qua góp phần đánh giá thực trạng công tác quan, từ giúp cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ quan Bộ Tư pháp khắc phục hạn chế, tồn tại, phát huy kết đạt để đẩy mạnh, làm tốt công tác thời gian tới Tiểu kết Chƣơng 3: Có nhiều nguyên nhân dẫn đến công tác lưu trữ Bộ Tư pháp nhiều hạn chế như: Nhận thức không đầy đủ, thiếu xác lãnh đạo quan cán lưu trữ quan; Hệ thống văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ chưa đầy đủ; Hạn chế biên chế, trình độ, lực công tác cán lưu trữ; Các nghiệp vụ lưu trữ thực chưa đồng bộ, không thống nhất, không đầy đủ thiếu xác; Chưa có công trình nghiên cứu chuyên sâu với công tác lưu trữ Bộ Tư pháp… 72 Xuất phát từ thực tế công việc trách nhiệm người giao phụ trách công tác lưu trữ quan với mong muốn góp phần nhỏ việc nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Bộ Tư pháp, tác giả mạnh dạn đề xuất giải pháp - theo thiển ý tác giả giải pháp có tính khả thi nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Bộ Tư pháp thời gian tới Trong giải pháp nêu, có giải pháp mang tính cấp thiết, có giải pháp mang tính lâu dài Nếu điều kiện cho phép thực đồng giải pháp nêu đem lại kết tốt cho công tác lưu trữ Bộ Tuy nhiên, điều kiện không cho phép, tùy theo nhu cầu, tùy thời điểm cụ thể, đáp ứng thực tế nguồn lực đảm bảo (con người, kinh phí, thời gian, hạ tầng kỹ thuật…) để lựa chọn giải pháp phù hợp không thiết phải tuân theo trật tự trình bày 73 KẾT LUẬN Công đổi đòi hỏi ngành, cấp, tổ chức cần phải nhanh chóng tự đổi Công tác lưu trữ thường coi tĩnh lặng, chịu ảnh hưởng đời sống xã hội, song không mà yêu cầu đổi mới, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ không đặt cách xúc khẩn trương - Vì nhân tố định cho phát triển công tác lưu trữ, mắt xích guồng máy hoạt động Nhà nước Từ thực trạng nhu cầu cấp thiết công tác lưu trữ Bộ Tư pháp năm gần cho thấy: - Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực công tác ngành Tư pháp Không ngừng nâng cao đổi nhận thức toàn thể công chức, cán toàn ngành giá trị tài liệu lưu trữ Vai trò công tác lưu trữ có ủng hộ tham gia tốt đội ngũ cán bộ, công chức ngành, đặc biệt đội ngũ lãnh đạo, quản lý điều hành Từ đó, công tác lưu trữ Bộ Tư pháp quan tâm nhiều tiền đề cho phát triển hoạt động quản lý nhà nước lính vực tư pháp - Từ việc nhận thức có tài liệu lưu trữ nhìn nhận người làm công tác lưu trữ Sự kế thừa, rút kinh nghiệm trình giải công việc, để rút ngắn trình nghiên cứu, tiết kiệm thời gian, nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cá nhân giải công việc Khi cần tra cứu tài liệu, cán công chức chuyên môn buộc phải tìm tài liệu lưu trữ quan Từ đó, nâng cao nhận thức họ nguyên tắc quản lý tập trung thống tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ quan Bộ Tư pháp Mặc dù thời gian qua, phận lưu trữ Văn phòng Bộ tách từ Phòng Hành Văn phòng Bộ, hoạt động với tư cách đơn vị trực tiếp tham mưu, phục vụ cho Văn phòng Bộ thực có nhiều chuyển biến tích cực Hoạt động Phòng Lưu trữ (Văn phòng Bộ Tư pháp) 74 có nhiều hoạt động nghiệp vụ góp phần xây dựng văn quy trình TCVN ISO 9000:2008 áp dụng Bộ Tư pháp Chính vậy, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO Bộ Tư pháp thời gian qua không góp phần đưa hoạt động ngành quan trung ương vào nề nếp mà góp phần quan trọng nâng cao hiệu hoạt động Bộ Tư pháp nói chung, công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ Văn phòng Bộ toàn ngành tư pháp có kết định Trước đòi hỏi thực tiễn khách quan khách quan, yêu cầu công cải cách hành với phát triển mạnh mẽ rộng khắp khoa học công nghệ, hy vọng nghiên cứu, đề xuất Luận văn đóng góp phần hữu ích nhỏ bé vào việc nâng cao chất lượng, vị công tác lưu trữ Ngành Tư pháp nói riêng công tác lưu trữ nước nói chung 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban Tổ chức Cán Chính phủ (1998), Thông tư 40/1998/TT-TCCP Ban Tổ chức Cán Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ quan nhà nước cấp, Lưu trữ Bộ Tư pháp; Bộ Khoa học Công nghệ - Bộ Nội vụ (2012), Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ) ngày 23 tháng 07 năm 2012, Lưu trữ Bộ Tư pháp; Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan ngày 22 tháng 11 năm 2012, Lưu trữ Bộ Tư pháp; Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 07/2005/TT-BNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thực chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức ngày 05 tháng 01 năm 2005, Lưu trữ Bộ Tư pháp; Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 21/2005/TT-BNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND ngày 01 tháng 02 năm 2005, Lưu trữ Bộ Tư pháp; Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp, Lưu trữ Bộ Tư pháp; Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức ngày 03 tháng năm 2011, Lưu trữ Bộ Tư pháp; Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 07/2005/TT-BNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thực chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm cán 76 bộ, công chức, viên chức ngày 05 tháng 01 năm 2005, Lưu trữ Bộ Tư pháp; Bộ Nội vụ (2005), Công văn số 2939/BNV-TL Bộ Nội vụ việc quy định chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức ngành Lưu trữ ngày 04 tháng 10 năm 2005, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 10 Bộ Nội vụ (2012), Công văn số 2959/BNV-VTLTNN Bộ Nội vụ việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ ngày 17 tháng năm 2012, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 11 Bộ Tư pháp (2004), Quyết định số 151/QĐ- BTP việc thành lập Phòng Lưu trữ - Văn phòng Bộ Tư pháp ngày 08 tháng 03 năm 2004, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 12 Bộ Tư pháp (1945), Nghị định số 37 Bộ trưởng Bộ Tư pháp Vũ Trọng Khánh tổ chức Bộ Tư pháp ngày 01 tháng 12 năm 1945, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 13 Bộ Tư pháp (2009), Quyết định số 1237/QĐ–BTP Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Tư pháp ngày 08 tháng năm 2009, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 14 Bộ Tư pháp (2009), Quyết định số 2376/QĐ- BTP Bộ Tư pháp ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp ngày 02 tháng 11 năm 2009, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 15 Bộ Tư pháp (2012), Quyết định số 634/QĐ-BTP Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt đưa vào áp dụng Hệ thống văn bản, quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan Bộ Tư pháp ngày 16 tháng 04 năm 2012, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 16 Bộ Tư pháp (2013), Quyết định 1904/QĐ-BTP ngày 22 tháng 07 năm 2013 Bộ trưởng Bộ Tư pháp việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bộ Tư pháp, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 77 17 Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (1993), Nghị định số 38/CP Chính Phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư pháp ngày 04 tháng năm 1993, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 18 Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2003), Nghị định số 62/2003/NĐ-CP Chính Phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư pháp ngày 06 tháng năm 2003, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 19 Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính Phủ công tác văn thư ngày 08 tháng năm 2004, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 20 Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2004), Nghị định số 111/2004/NĐ-CP Chính Phủ công tác lưu trữ ngày 08 tháng năm 2004, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 21 Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2007), Nghị định số 178/2007/NĐ-CP Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ ngày 03 tháng 12 năm 2007, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 22 Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2008), Nghị định số 93/2008/NĐ-CP Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư pháp ngày 22 tháng năm 2008, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 23 Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư ngày 08 tháng 04 năm 2004, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 24 Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2011), Nghị định số 43/2011/NĐ-CP Chính phủ việc cung cấp thông tin dịch vụ công trực tuyến trang thông tin điện tử cổng thông tin điện 78 tử quan nhà nước ngày 13 tháng năm 2011, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 25 Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2012), Nghị định số 36/2012/NĐ-CP Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ ngày 18 tháng 04 năm 2012, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 26 Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Chính Phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ ngày 03 tháng 01 năm 2013, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 27 Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2013), Nghị định số 22/2013/NĐ-CP Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư pháp ngày 13 tháng 03 năm 2013, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 28 Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội; 29 Cục Lưu trữ Nhà nước (2002), Quá trình phát triển trưởng thành, Nxb Chính trị Quốc gia; 30 Cục Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ (1999), Công văn số 608/LTNNTTNC việc hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư, lưu trữ ngày 19 tháng 11 năm 1999, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 31 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ (2004), Công văn số 283/VTLTNN-NVTW Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành ngày 19 tháng năm 2004, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 32 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ (2005), Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan ngày 06 tháng năm 2005, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 79 33 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ (2006), Công văn số 758/VTLTNN-TCCB Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hưởng chế độ bồi dưỡng vật ngành lưu trữ ngày 13 tháng 11 năm 2006, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 34 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ (2010), Quyết định số 281/QĐ-VTLTNN Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ngày 13 tháng 12 năm 2010, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 35 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ (2012), Tuyển tập văn quy phạm pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hành, Nxb Văn hóa – Thông tin; 36 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ (2010), Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc Hướng dẫn xây dựng sở liệu lưu trữ ngày 10 tháng 03 năm 2010, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 37 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ (2009), Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc Ban hành Danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày 25 tháng 05 năm 2009, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 38 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ (2009), Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc Ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo TCVN ISO 9001: 2000 ngày 01 tháng 06 năm 2009, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 39 Hội đồng Chính phủ (1972), Nghị định số 190/CP ngày 09/10/1972 Hội đồng Chính phủ với chức quản lý thống công tác pháp chế Hội đồng Chính phủ, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 40 Hội đồng Bộ trưởng (1981), Nghị định số 143/HĐBT ngày 22/11/1981 Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư pháp, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 80 41 Hà Văn Huề (1997), Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quản lý nhà nước chủ yếu quan nhà nước ; 42 Dương Văn Khảm (), Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ ; 43 Khoa Văn thư Lưu trữ (2014), Giáo trình công tác lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 44 PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên) – CN.Nguyễn Thị Chinh (2006), Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ bản, Nxb Hà Nội 45 Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam (2011), Luật lưu trữ số 01/2012/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 46 Nguyễn Thị Tâm (2001), Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quan quản lý nhà nước Trung ương ; 47 GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm TS Nghiêm Kỳ Hồng (2001), Lưu trữ Việt Nam – Những chặng đường phát triển ; 48 Nguyễn Văn Thâm– Vương Đình Quyền – Đào Thị Diến – Nghiêm Kỳ Hồng (2010), Lịch sử Lưu trữ Việt nam, Nhà xuất Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh; 49 Thủ tướng Chính phủ (1957), Nghị định số 504/TTg ngày 26/10/1957 Thủ tướng Chính phủ thành lập Vụ Pháp chế trực thuộc Thủ tướng phủ, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 50 Thủ tướng Chính phủ (1995), Quyết định số 715/TTg ngày 7/11/1995 Thủ tướng Chính phủ ngày truyền thống Ngành Tư pháp, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 51 Thủ tướng Chính phủ (2006), Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước ngày 20 tháng năm 2006, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 81 52 Thủ tướng Chính phủ (2009), Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng năm 2009 Thủ tướng Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước ngày 20 tháng năm 2006, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 53 Thủ tướng Chính phủ (2007), Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ngày 02 tháng năm 2007, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 54 Thủ tướng Chính phủ (2014), Chỉ thị số 02/2014/CT–BTP việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ quan Bộ Tư pháp ngày 21tháng 02 năm 2014, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 55 Trần Thanh Tùng (2003), Luận văn thạc si ̃ “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước”; 56 Ủy Ban Thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTBVQH ngày 04 tháng năm 2001, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 57 Văn phòng Bộ Tư pháp (2009), Quyết định số 429/QĐ–VP Văn phòng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Lưu trữ ngày 19 tháng năm 2009, Lưu trữ Bộ Tư pháp; 58 Văn phòng Bộ Tư pháp (2014), Quyết định số 412/ QĐ – VP Văn phòng Văn phòng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Lưu trữ ngày 03 tháng năm 2014, Lưu trữ Bộ Tư pháp 82 PHỤ LỤC Bảng tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ; Quy trình quản lý việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ (Hệ thống Quy trình quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008) 83