Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ

Lưu trữ là phương tiện cần thiết và không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước. Công tác lưu trữ là một công tác quan trọng, nó lưu giữ những tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học và là bằng chứng thuyết phục cho thế hệ sau. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Để làm tốt công tác lưu trữ thì người cán bộ làm công tác lưu trữ phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn mới am hiểu và nắm bắt các quy trình trong quản lý và chỉnh lý tài liệu khi đưa vào lưu trữ.

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TÔN ĐỨC THẮNG MỤC LỤC NỘI DUNG Trang TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA LỜI NÓI ĐẦU TRUNG CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ .3 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ .3 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 1.1.2 ĐỀChức TÀI:năng, nội dung, tính chất, nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TRỮ TRONG TRƯỜNG CHÍNH TRỊ 1.1.2.1 ChứcLƯU TÔN ĐỨC THẮNG TỈNH AN GIANG – 1.1.2.2 Nội dung THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP 1.1.2.3 Tính chất 1.1.2.4 Nguyên tắc 1.1.3 Đặc điểm ý nghĩa tài liệu lưu trữ 1.1.3.1 Đặc điểm Họ tên sinh viên: Trần Nguyên Hoa 1.1.3.2 Ý nghĩa Niên khóa: 2015-2016 1.2 QUAN ĐIỂM CỦA ĐẢNG VÀ NHÀ NƯỚC TA VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.2.1 Quan điểm Đảng 1.2.2 Quan điểm Nhà nước 10 An Giang, ngày 07 tháng năm 2016 Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TÔN ĐỨC THẮNG 12 2.1 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TÔN ĐỨC THẮNG 12 2.1.1 Những mặt làm nguyên nhân 13 2.1.1.1 Những mặt làm .13 * Về cán làm công tác lưu trữ 13 * Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 13 * Về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 15 * Về sở vật chất kỹ thuật phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ .15 * Về ứng dụng tin học công tác lưu trữ 16 2.1.1.2 Nguyên nhân đạt 17 * Về cán làm công tác lưu trữ 17 * Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 17 * Về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 17 * Về sở vật chất kỹ thuật phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ .18 2.1.2 Những hạn chế nguyên nhân 19 2.1.2.1 Những hạn chế 19 * Về cán làm công tác lưu trữ 19 * Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 19 * Về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 * Về sở vật chất kỹ thuật phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ .20 2.1.2.2 Nguyên nhân hạn chế .21 * Về cán làm công tác lưu trữ 21 * Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 21 Chương 3: MỤC TIÊU, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TÔN ĐỨC THẮNG .22 3.1 MỤC TIÊU 22 3.1.1 Mục tiêu chung 22 3.1.2 Mục tiêu cụ thể 23 3.2 GIẢI PHÁP 24 3.2.1 Tăng cường nữa lãnh đạo Đảng uỷ, sự đạo của Ban Giám hiệu Trường trị Tôn Đức Thắng công tác lưu trữ 24 3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng viên chức làm công tác lưu trữ 25 3.2.3 Nâng cao nhận thức công tác lưu trữ công chức, viên chức Trường Chính trị Tôn Đức Thắng 26 3.2.4 Quan tâm đến công chức, viên chức làm công tác lưu trữ 26 3.2.5 Đẩy mạnh công tác phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .26 3.2.6 Tăng cường hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 27 3.2.7 Quản lý hồ sơ, sổ sách, tài liệu lưu trữ 27 3.2.8 Về sơ kết, tổng kết công tác lưu trữ 28 3.2.9 Đầu tư sở vật chất kỹ thuật vào công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 28 3.2.10 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 28 3.3 KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN .29 3.3.1 Kiến nghị 29 3.3.2 Kết luận .30 LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, nước ta trình đổi sâu sắc toàn diện nhằm xây dựng nước Việt Nam xã hội chủ nghĩa “Dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh” Công tác văn phòng văn thư - lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt, có vị trí vô to lớn nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Bởi lẽ, công tác toàn công việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản; đảm bảo thông tin cho giải công việc quan, đơn vị nhanh chóng, xác, kịp thời Do thời gian phạm vi tiếp cận giới hạn nên khuôn khổ tiểu luận tốt nghiệp cuối khóa học viên xin đề cập đến vấn đề: “Nâng cao chất lượng tổ chức hoạt động lưu trữ Trường Chính trị Tôn Đức Thắng tỉnh An Giang – thực trạng giải pháp” nhằm đem lại nhìn tổng thể, khái quát nhất; tiếp tục phát triển ưu điểm mà trước đến thực hiện rất tốt mang lại hiệu quả thiết thực quá trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu khắc phục khuyết điểm hạn chế quá trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu để công tác lưu trữ Trường Chính trị Tôn Đức Thắng tỉnh An Giang thời gian tới đạt hiệu tốt nữa Lưu trữ phương tiện cần thiết thiếu hoạt động các quan, tổ chức nhà nước Công tác lưu trữ công tác quan trọng, lưu giữ tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học chứng thuyết phục cho hệ sau Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Để làm tốt công tác lưu trữ người cán làm công tác lưu trữ phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn mới am hiểu nắm bắt quy trình quản lý và chỉnh lý tài liệu đưa vào lưu trữ Bản thân viên chức Trường Chính trị Tôn Đức Thắng tỉnh An Giang, học tập trường công tác, điều kiện thuận lợi để tiếp xúc với công việc, với môi trường thực tế Từ đem lại cho thân nhiều kiến thức bổ ích, rút nhiều học kinh nghiệm công tác văn phòng văn thư - lưu trữ sở để áp dụng vào thực tiễn việc quản lý công tác lưu trữ hoạt động quan Trong việc nghiên cứu đề tài chắn nhiều thiếu sót mặt khoa học chuyên môn, thân mong qúi thầy – cô, qúi bạn đọc góp ý để tiểu luận đạt kết tốt, từ tạo tiền đề cho thân có nhiều kiến thức chuyên môn kinh nghiệm quí báu sau để có chuẩn mực để phục vụ đơn vị tốt Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động xã hội bao gồm vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới trình hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Các tài liệu lưu trữ bao gồm: Tài liệu quan, tổ chức Đảng; tài liệu quản lý hành chính; tài liệu chữ viết giấy; tài liệu phim ảnh, băng ghi âm; tài liệu khoa học - kỹ thuật; tài liệu điện tử; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ… 1.1.2 Chức năng, nội dung, tính chất, nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ 1.1.2.1 Chức Công tác lưu trữ hoạt động thực hai chức chủ yếu sau: - Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia phông lưu trữ quan - Tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực tốt đường lối, chủ trương, sách nhiệm vụ trị Đảng pháp luật Nhà nước đề giai đoạn Hai chức công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với Thực tốt chức bảo quản tạo tiền đề để thực chức tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu 1.1.2.2 Nội dung - Công tác lưu trữ bao gồm khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học sử dụng tài liệu lưu trữ như: Phân loại, xác định giá trị tài liệu; bổ sung tài liệu vào phòng, kho lưu trữ; thống kê, xây dựng công cụ tra cứu khoa học; kiểm tra, bảo quản tài liệu; giới thiệu công bố tài liệu lưu trữ - Xây dựng hệ thống lý luận khoa học công tác lưu trữ áp dụng vào thực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ nước Do đó, công tác nghiên cứu khoa học nghiệp vụ lưu trữ (phân loại, chỉnh lý ) nội dung quan trọng công tác lưu trữ - Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ương đến địa phương, cĩ đạo chặt chẽ thể chế hệ thống văn quy phạm pháp luật Các quan lưu trữ cĩ trách nhiệm nghiên cứu, ban hành trình Nhà nước ban hành văn đĩ Cơng tác văn thư xác gĩp phần cho lưu trữ văn Nhà nước cách rõ ràng cụ thể, dễ tìm kiếm, trích lục, tra cứu cần thiết Nội dung cơng tác lưu trữ gồm: hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ - Về hoạt động quản lý: + Biên soạn văn quản lý cơng tác lưu trữ chuyên mơn nghiệp vụ lưu trữ; + Lập kế hoạch phương hướng cơng tác lưu trữ Các quan, tổ chức xây dựng cơng tác lưu trữ ngắn hạn (hàng năm) dài hạn (một số năm), theo hướng dẫn đạo quan cấp trên; + Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn quy định Nhà nước cơng tác lưu trữ đơn vị trực thuộc; + Dự trù kinh phí cho hoạt động quan lưu trữ; + Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ + Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ hợp tác quốc tế lĩnh vực lưu trữ; + Thực chế độ thơng tin, báo cáo, thống kê cơng tác lưu trữ; + Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý cơng tác lưu trữ; - Về hoạt động nghiệp vụ: Đối với cán chuyên ngành lưu trữ, chức danh ngạch lưu trữ phải nghiên cứu mơn lưu trữ, bao gồm khâu kỹ năng, kỹ thuật lưu trữ + Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; + Phân loại tài liệu lưu trữ; + Xác định giá trị tài liệu; + Chỉnh lý tài liệu lưu trữ; + Bảo quản tài liệu lưu trữ; + Thống kê tài liệu lưu trữ; + Xây dựng cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; + Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.2.3 Tính chất của công tác lưu trữ - Tính mật: Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật Nhà nước Kẻ thù dùng thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo, chụp… khai thác tài liệu nhằm chống phá Nhà nước mặt Vì vậy, đảm bảo an toàn tuyệt đối không để lọt vào tay kẻ thù tài liệu lưu trữ nhiệm vụ nặng nề quan trọng, đồng thời yêu cầu đòi hỏi nghiêm khắc công tác lưu trữ quan từ Trung ương đến địa phương - Tính khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng khối lượng thông tin lớn nhiều mặt đời sống xã hội, trị đất nước Để bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi khâu nghiệp vụ lưu trữ phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu phải tiến hành theo phương pháp khoa học, có tính hệ thống nhiều biện pháp tỉ mỉ phức tạp - Tính chất nghiệp vụ: Tài liệu lưu trữ gắn liền với ngành, lĩnh vực cụ thể hoạt động kinh tế, xã hội đất nước 1.1.2.4 Nguyên tắc Công tác lưu trữ nước ta quản lý theo nguyên tắc tập trung, thống Nguyên tắc thể hai mặt: Thứ nhất, tập trung toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia bảo quản mạng lưới phòng, kho lưu trữ từ Trung ương tới địa phương đặt đạo thống Cục Lưu trữ nhà nước Thứ hai, tập trung đạo cách thống tổ chức quan lưu trữ, pháp chế lưu trữ nghiệp vụ lưu trữ Chỉ có kho lưu trữ nhà nước có chức bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia Không quan, cá nhân giữ tài liệu lưu trữ công làm riêng 1.1.3 Đặc điểm ý nghĩa tài liệu lưu trữ 1.1.3.1 Đặc điểm - Tài liệu lưu trữ hình thành qua hoạt động thực tiễn xã hội, có xuất xứ, có nguồn gốc - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao; chính, gốc, hợp pháp hợp phòng, khoa toàn trường giúp cho công tác lưu trữ thực nhiệm vụ thuận lợi đạt hiệu - Đã trang bị sở vật chất đủ tiêu chuẩn, phù hợp cho công tác lưu trữ đơn vị để lưu trữ lâu dài hồ sơ, tài liệu số, hình ảnh, phim đơn vị; trang bị dụng cụ, bình chữa cháy cho kho lưu trữ - Được Tỉnh ủy trang bị thêm máy tính phục vụ công tác lưu trữ kết nối mạng thông tin diện rộng Tỉnh ủy theo đề án tin học hóa giúp công tác lưu trữ tiến hành thuận tiện, nhanh chóng, đạt hiệu khoa học Đã bước đưa công tác lưu trữ quan vào vào ổn định - Đưa ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ hoạt động của nhà trường 2.1.2 Những hạn chế nguyên nhân 2.1.2.1 Những hạn chế * Về cán làm công tác lưu trữ Hàng năm chưa bồi dưỡng tập huấn nhiều chuyên môn để nâng cao tiếp thu cách làm phương pháp Do đặc thù trường cán làm công tác lưu trữ nằm rải rác phòng, khoa, vừa phải kiêm nhiệm công tác chuyên môn vừa phải phục vụ công tác lưu trữ Hơn nữa, Bộ phận lưu trữ lại người trình độ có hạn nên công tác lưu trữ chậm, chưa đáp ứng yêu cầu Không có cán đào tạo quy công tác lưu trữ, có số viên chức được đào tạo trung cấp hành Viên chức làm công tác lưu trữ trường vừa người tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ vừa thu thập, bổ sung tài liệu từ phòng, khoa Đây thực tế bất cập Viên chức làm công tác lưu trữ chưa đào tạo quy nên chưa thực chức tư vấn, giúp Hiệu trưởng việc soạn thảo văn hướng dẫn công tác lưu trữ hướng dẫn nghiệp vụ đến phòng, khoa * Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu trường chưa làm tốt tài liệu tập trung chưa đầy đủ kho lưu trữ để đưa vào chỉnh lý hàng năm Tình trạng thực tế nhiều nguyên nhân: - Một số cán nhận thức chưa chưa đầy đủ công tác lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ Do đó, chưa có ý thức lập hồ sơ sau hoàn thành công việc để đưa tài liệu vào kho lưu trữ để khai thác, sử dụng sau này - Đối với công chức, viên chức đơn vị chức trường thực nhiệm vụ mang tính chất cá nhân đơn vị, không đặt mối quan hệ tổng thể văn trường Nhiều cá nhân đơn vị quan niệm tài liệu đơn vị giữ, không giao cho phận lưu trữ * Về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bên cạnh việc làm được, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trường Chính trị Tôn Đức Thắng số hạn chế nguyên nhân sau: - Chưa có văn quy định cụ thể việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trường - Không bố trí người chuyên phục vụ phần khai thác riêng mà chủ yếu viên chức làm công tác chuyên môn kiêm thêm khâu phục vụ khai thác, sử dụng - Phòng đọc chưa đủ điều kiện cần thiết phục vụ độc giả - Hệ thống công cụ tra cứu dừng mục lục hồ sơ thẻ chuyên đề việc tra tìm thông tin tài liệu bị hạn chế - Công nghệ tin học chưa ứng dụng phổ biến việc khai thác Nhất website chưa nâng cấp, sử dụng chung với hệ thống trang website tỉnh nên khó truy cập vào cao điểm * Về sở vật chất kỹ thuật phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ Diện tích kho nhỏ so với khối tài liệu có tương lai phải thu khối tài liệu lớn không đủ sức chứa Phòng lưu trữ chưa có phương tiện bảo quản như: Máy hút bụi, chưa có bình cứu hoả, dụng cụ chữa cháy, báo cháy tự động… Do vậy, việc bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn, tình trạng vật lý văn xuống cấp nhanh chóng ảnh hưởng lớn đến chất lượng bảo quản văn lưu trữ Được trang bị giá sắt chuyên dùng để đựng cặp, hộp tài liệu, nhiên khoảng cách giá hẹp, khó lấy cần đến Diện tích kho chật hẹp không thuận tiện cho việc lại tra tìm tài liệu Các thiết bị khác phục vụ cho công việc chỉnh lý tài liệu, nâng cấp tài liệu còn thiếu thốn Tình trạng vật lý nhiều văn kém, có văn quan trọng rách nát, chữ, mờ chữ Đây tượng đáng báo động Phòng làm việc nhân viên chung với phòng kho lưu trữ ảnh hưởng nhiều đến việc bảo vệ sức khoẻ cho người làm việc bảo quản tài liệu Nhìn chung sở vật chất nghèo nàn 2.1.2.2 Nguyên nhân của hạn chế * Về cán làm công tác lưu trữ - Vai trò tham mưu cán làm công tác lưu trữ chưa nhanh nhạy, chưa đạt hiệu cao Một phận cán lưu trữ chưa yêu nghề, tâm huyết, tận tâm phục vụ lâu dài cho đơn vị; thuyên chuyển, điều động cấp lãnh đạo phần gây xáo trộn công tác lưu trữ đơn vị - Cán làm công tác lưu trữ chưa qua đào tạo chuyên môn, bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, chủ yếu làm theo hướng dẫn văn phòng Tỉnh ủy theo kinh nghiệm - Kinh phí, chế độ sách cho cán lưu trữ thấp, chưa có sách hỗ trợ thỏa đáng cán làm môi trường độc hại nên chưa kích thích nhiệt tình công tác * Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Lãnh đạo đôi lúc thiếu giám sát, kiểm tra, đôn đốc công tác lưu trữ - Một số cán bộ, đảng viên làm việc theo phương pháp giấy tờ truyền thống (in văn bản, tài liệu giấy gửi cho phòng, khoa góp ý), chưa tận dụng ưu việt thiết bị tin học internet, nhiều thời gian, tăng chi phí không hợp lý - Phân loại văn cụ thể chưa rõ ràng Từng năm thiếu bổ sung tài liệu kho lưu trữ chung phận chuyên môn mà phòng, khoa tự lưu đơn vị Chương MỤC TIÊU, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TÔN ĐỨC THẮNG 3.1 MỤC TIÊU Bất kì công sở nào, công tác lưu trữ phận vô quan trọng thiếu trình hoạt động quan Công tác lưu trữ tốt góp phần bảo quản tài liệu có giá trị phục vụ cho công việc đạt hiệu chất lượng cao Lãnh đạo nhà trường xác định tầm quan trọng công tác lưu trữ nên có phân công trách nhiệm phận chức thực tốt nhiệm vụ nhằm đưa công tác lưu trữ bước hoàn thiện có qui mô ngày ổn định Đặc biệt tới hoạt động nghiệp vụ chuyên môn cán làm công tác lưu trữ Song, để đạt hiệu cao công việc, nâng cao vai trò công tác lưu trữ vô quan trọng Riêng thân xin mạnh dạn đưa số mục tiêu sau: 3.1.1 Mục tiêu chung - Thống lãnh đạo quản lý việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ để đưa hoạt động đơn vị trước mắt lâu dài đảm bảo kế thừa liên tục Công tác lưu trữ tốt đảm bảo hoạt động lãnh đạo, nhiệm vụ chung đơn vị hoàn thành tốt - Xây dựng biểu mẫu hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác lưu trữ - Quan tâm, đánh giá phẩm chất đạo đức người làm công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu nhạy cảm đơn vị - Đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ cán đủ lực đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ lưu trữ giao - Xây dựng đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ phải gắn chặt phù hợp với lĩnh vực kinh tế, trị, xã hội, an ninh, trật tự, đối ngoại đơn vị - Lên kế hoạch tuyển chọn, đào tạo, bổ nhiệm đội ngũ kế thừa chuyên trách công tác lưu trữ, để chủ động giữ tính liên tục cho hoạt động lưu trữ 3.1.2 Mục tiêu cụ thể - Đảm bảo thống lãnh đạo Đảng Nhà nước đơn vị với công tác lưu trữ Phân công Phó Hiệu trưởng lãnh đạo chung công tác văn phòng văn thư - lưu trữ, Trưởng phòng Tổ chức - Hành - Quản trị trực tiếp điều hành hoạt động lưu trữ Trường - Bố trí viên chức văn thư kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ làm viên chức chuyên trách công tác lưu trữ đơn vị - Bổ nhiệm, đào tạo viên chức kế thừa, bước đầu kiêm nhiệm hỗ trợ cho viên chức chuyên trách lưu trữ, chủ động thay viên chức chuyên trách cần thiết - Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ cho viên chức chuyên trách công tác lưu trữ Gửi đào tạo viên chức chuyên trách theo hình thức vừa làm vừa học, đến cuối năm 2018 viên chức chuyên trách phải có trung cấp văn thư - lưu trữ hệ quy - Tất cán Phòng Tổ chức - Hành - Quản trị, Phòng Đào tạo, Phòng Nghiên cứu - Khoa học - Thông tin - Tư liệu, Trưởng Phòng Tổ chức – Hành – Quản trị phải tham dự lớp tập huấn ngắn hạn công tác lưu trữ, để nắm sơ lược công tác lưu trữ, hỗ trợ tốt cho việc quản lý, điều hành hỗ trợ cán chuyên trách Bố trí thời gian, cử tất công chức, viên chức đơn vị tham gia lớp tập huấn ngắn hạn công tác lưu trữ, để góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ đơn vị - Định kỳ tuần cuối tháng 12 hàng năm cán lưu trữ phải có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ; đồng thời hướng dẫn, phối hợp với cá nhân, phòng, khoa đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ quy định Kết thúc tháng 01 năm sau, tất cá nhân, phòng, khoa đơn vị phải nộp đầy đủ hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ - Căn kế hoạch thực công tác lưu trữ giai đoạn 2016 - 2020 xây dựng kế hoạch thực công tác lưu trữ hàng năm Tiếp tục triển khai thực tốt kế hoạch năm 2016 - Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết công tác lưu trữ định kỳ hàng năm - Đảm bảo sở vật chất đủ tiêu chuẩn, phù hợp cho công tác lưu trữ đơn vị Trang bị máy vi tính thay máy chủ với ổ cứng có dung lượng gấp lần máy để lưu trữ lâu dài hồ sơ, tài liệu số, hình ảnh, phim đơn vị; xây kho lưu trữ riêng đúng quy cách tiêu chuẩn, trang bị thêm hai bình chữa cháy cho kho lưu trữ 3.2 GIẢI PHÁP Công tác lưu trữ tổ chức tốt hay không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng hiệu hoạt động quan Qua khảo sát thực trạng công tác lưu trữ Trường Chính trị Tôn Đức Thắng đã đáp ứng phần lớn nhu cầu công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ tỉnh nhà; nhiên, bên cạnh đó một số hạn chế Xin đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Trường Chính trị Tôn Đức Thắng thời gian sắp tới: 3.2.1 Tăng cường nữa lãnh đạo Đảng uỷ, sự đạo của Ban Giám hiệu Trường trị Tơn Đức Thắng cơng tác lưu trữ Sự lãnh đạo Đảng, quyền nguyên nhân hàng đầu đưa đến thành công quan Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Trường Chính trị Tôn Đức Thắng cần có lãnh đạo, đạo trực tiếp Đảng ủy, sở chủ trương đắn đó, Ban Giám hiệu Trường Chính trị Tôn Đức Thắng triển khai tổ chức thực thông qua hệ thống quy chế, quy định phù hợp công tác lưu trữ mình; Đảng uỷ Trường tăng cường đạo cấp uỷ cấp lãnh đạo phòng, khoa có kế hoạch hành động tích cực đổi công tác lưu trữ, đặc biệt Phòng Tổ chức – Hành – Quản trị đơn vị chức Hiệu trưởng giao nhiệm vụ tổ chức công tác lưu trữ Trường, phải tích cực lo kiện toàn tổ chức máy nhân trực tiếp làm công tác lưu trữ toàn hệ thống Trường Thực tế cho thấy với công việc gì, đâu nào, có quan tâm lãnh đạo sát cấp uỷ, quyền tham gia hưởng ứng tích cực cán bộ, công chức, viên chức công việc luôn đạt kết tốt ngược lại công việc không tốt, chí bị sai sót 3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng viên chức làm công tác lưu trữ Viên chức lưu trữ cần đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên kể ngắn hạn, dài hạn để nắm chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ, đặc biệt chương trình tin học hóa công tác văn thư – lưu trữ quan nhà nước Thực tế nay, viên chức làm công tác lưu trữ Trường chưa đào tạo đến nơi đến chốn, chủ yếu phân công kiêm nhiệm, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác lưu trữ Nên việc đào tạo cán lưu trữ phải chuyên sâu ổn định công tác Cần xếp, bố trí cán chuyên môn, lực kinh nghiệm công tác, không nên thường xuyên thuyên chuyển viên chức làm công tác lữu trữ Để làm tốt công tác cần phải: - Đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ viên chức đủ lực hoàn thành nhiệm vụ giao, tạo nên đội ngũ viên chức vừa hồng vừa chuyên đủ sức gánh vác nhiệm vụ đơn vị - Xây dựng mối quan hệ với quan liên quan nhằm học hỏi kinh nghiệm để phục vụ tốt nhiệm vụ giao - Bồi dưỡng viên chức làm công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn cao, trình độ ngoại ngữ, tin học đủ sức nắm bắt thông tin, kịp thời, xác 3.2.3 Nâng cao nhận thức công tác lưu trữ công chức, viên chức Trường Chính trị Tôn Đức Thắng - Từ cán lãnh đạo, quản lý đến công chức, viên chức toàn hệ thống Trường phải thực tốt Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011, có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2012 - Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ quan - Mỗi công chức, viên chức thường xuyên trau dồi kiến thức, không trông chờ vào đưa đào tạo đơn vị, mà phải tự nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao trình độ nghiệp vụ công tác lưu trữ Phải có tinh thần trách nhiệm trước nhiệm vụ giao, không nên tránh né, đùn đẩy trách nhiệm - Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Đội ngũ viên chức lưu trữ cần bổ sung theo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch viên chức lưu trữ với chức danh cụ thể nhà nước Đội ngũ viên chức cần chuyên môn hóa cao, sử dụng ổn định lâu dài 3.2.4 Quan tâm đến công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Nhà nước cần quan tâm thực đầy đủ chế độ, sách viên chức lưu trữ theo quy định, nhằm kịp thời động viên, khích lệ cán lưu trữ Ngược lại, viên chức làm công tác lưu trữ cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để có trách nhiệm cao thực nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với công việc giao 3.2.5 Đẩy mạnh công tác phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Công tác phân loại tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng cần thiết nhằm phát huy vài trò tài liệu lưu trữ việc đào tạo, bồi dưỡng cán Trường Chính trị Tôn Đức Thắng Vì vậy, cần xây dựng phương án phân loại tài liệu lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế tài liệu nhu cầu sử dụng tài liệu để đảm bảo tối ưu Để làm tốt công tác này, trước hết cần điều chỉnh phân chia nhóm, loại tài liệu để tạo nên hợp lý dễ thực hiện, không gây khó khăn cho viên chức trực tiếp tham gia chỉnh lý, xếp tài liệu Vấn đề đòi hỏi phòng, khoa phải chuẩn bị tốt từ đầu trước chuyển tài liệu đến kho lưu trữ chung trường Hàng năm số lượng đào tạo tăng, chương trình đào tạo có thay đổi trường cần nghiên cứu, xây dựng phương án phù hợp chức năng, nhiệm vụ 3.2.6 Tăng cường hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Để đạt hiệu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải áp dụng nhiều hình thức như: Hoàn thiện công cụ tra cứu tự động; ứng dụng tin học công tác tra tìm tài liệu; tăng cường việc giới thiệu, thông báo tài liệu lưu trữ; trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ có giá trị 3.2.7 Quản lý hồ sơ, sổ sách, tài liệu lưu trữ - Hồ sơ, sổ sách, tài liệu lưu trữ ghi lại hoạt động mặt đơn vị cần giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Cho nên, làm văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu lưu trữ công tác thiếu phận lưu trữ Các văn bản, tài liệu giải xong lập thành hồ sơ công việc, xếp theo thứ tự, có tính logic theo hướng dẫn cán lưu trữ Cuối năm, cán lưu trữ cán văn thư phải kiểm lại hồ sơ, tài liệu, nộp kho lưu trữ - Văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu (kể thư viết tay có liên quan đến công tác) công chức, viên chức quản lý, xếp có trật tự, ngăn nắp, để tiện tra cứu, theo dõi giải quyết, không để thất lạc, mát gây chậm trễ công việc Cần đưa vào kho lưu trữ nhằm phục vụ cho việc khai thác, nghiên cứu cần thiết - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu tổ chức cách khoa học, cán lưu trữ cần trang bị hộp, cặp đựng tài liệu lưu trữ - Định kỳ tháng lần, tổ chức kiểm tra việc quản lý hồ sơ, tài liệu quan, có báo cáo kết cho lãnh đạo, phát có mát, thất lạc phải báo cáo kịp thời cho người có trách nhiệm xử lý theo quy định 3.2.8 Về sơ kết, tổng kết công tác lưu trữ - Phải quan tâm đảm bảo thường xuyên tổ chức sơ kết tháng, tổng kết hàng năm, năm công tác lưu trữ định kỳ, để kịp thời phát điểm mạnh, điểm yếu, rút kinh nghiệm thực tốt nhiệm vụ lưu trữ - Thường xuyên tham gia đợt hội nghị, đại hội tổng kết công tác lưu trữ đơn vị tỉnh, để tiếp nhận kinh nghiệm, ứng dụng hay cho Trường Chính trị Tôn Đức Thắng - Tổ chức chuyến tham quan, học hỏi, giao lưu với đơn vị điển hình công tác lưu trữ tỉnh, tìm giải pháp tốt nhất, phù hợp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Trường Chính trị Tôn Đức Thắng 3.2.9 Đầu tư sở vật chất kỹ thuật vào công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Cơ sở vật chất kỹ thuật khâu thiếu công tác lưu trữ, phương tiện phục vụ cho việc giữ gìn, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ an toàn Việc áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để có điều kiện tốt đảm bảo an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ 3.2.10 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Cùng với phát triển Trường, tài liệu lưu trữ ngày có số lượng lớn Vì vậy, cần tăng cường biện pháp lưu trữ phương tiện đại, bước hạn chế việc lưu trữ chất liệu giấy, nhằm giảm bớt cồng kềnh kho lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ tạo sở liệu hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh hiệu nhằm nâng cao lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần thúc đẩy nghiệp thực đào tạo, bồi dưỡng cán Trường ngày hiệu quả, đảm bảo nguồn sử liệu quan trọng, phản ánh chân thực trình hình thành phát triển Trường Chính trị Tôn Đức Thắng 3.3 KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN 3.3.1 Kiến nghị Qua khảo sát, nghiên cứu thực tiễn công tác quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ Trường Chính trị Tôn Đức Thắng, học viên có số kiến nghị sau: Một là, tăng cường lãnh đạo của Đảng ủy và Ban Giám hiệu công tác lưu trữ quan Hai là, viên chức làm công tác lưu trữ ý thức trách nhiệm, phát huy vai trò công tác, tích cực trau dồi kiến thức, nghiên cứu, tìm tòi, đúc kết kinh nghiệm người trước để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Bên cạnh đó, nghiên cứu tham mưu cho lãnh đạo quan đề giải pháp hữu hiệu nhằm góp phần hoàn thiện công tác lưu trữ Đặc biệt viên chức lưu trữ phải yêu nghề, phục vụ lâu dài cho ngành, tránh thuyên chuyển gây xáo trộn công tác lưu trữ Ba là, tạo điều kiện vật chất, khen thưởng kịp thời để viên chức làm công tác lưu trữ nêu cao tinh thần tự giác, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Bốn là, văn thư quan tài liệu phải lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ quan Năm là, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ cần bổ sung thêm: Máy scan, máy phôtô loại mới, máy hút bụi, thước đo nhiệt kế, hệ thống làm lạnh góp phần nâng cao suất lao động hiệu công tác, đồng thời giảm nhẹ sức lao động cán lưu trữ Đưa công nghệ thông tin đại vào công tác lưu để đáp ứng yêu người đến khai thác 3.3.2 Kết luận Qua thực tiễn giúp nhận thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ Trường Chính trị Tôn Đức Thắng nói riêng nước nói chung có liên quan mật thiết với công cải cách hành giai đoạn phát triển Khối lượng công việc ngày nhiều công tác lưu trữ tăng, yêu cầu cấp thiết ngành, cấp từ Trung ương đến địa phương Bước vào thời kỳ hội nhập, công tác lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt, công việc trọng yếu, thiếu hoạt động Đảng, Nhà nước mà tất hoạt động tổ chức xã hội Làm tốt công tác lưu trữ góp phần cung cấp thông tin xác cho lãnh đạo quản lý, góp phần giải công việc quan đạt chất lượng hiệu Chống bệnh quan liêu giấy tờ, giữ tài liệu để giải công việc trước mắt tạo điều kiện tiền đề cho công tác lưu trữ lâu dài, góp phần bảo vệ bí mật Nhà nước đóng góp tích cực cho công tác cải cách thủ tục hành Công tác lưu trữ tốt giúp lưu trữ lại hình ảnh, chứng khứ người, giúp cho việc học tập nghiên cứu hệ tương lai sau Qua khoảng thời gian học tập Trường Chính trị Tôn Đức Thắng, thân học viên có nhiều nhận thức đắn xác chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ Những kiến thức mà học viên học thời gian qua phần ứng dụng vào thực tiễn, qua tiếp cận học hỏi nhiều kinh nghiệm từ thực tế nhiều hơn./ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Trung cấp lý luận trị - hành chính, nhà xuất trị - hành năm 2010 Luật Lưu trữ năm 2011 Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2001 Hiến pháp 1992 nhà xuất trị Quốc gia Hà Nội Thông tư số 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn văn hành Báo cáo tình hình thực nhiệm vụ năm 2015 phương hướng thực nhiệm vụ năm 2016 Trường Chính trị Tôn Đức Thắng Quyết định số 215 việc ban hành Quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Hiệu trưởng Trường Chính trị Tôn Đức Thắng Website Tỉnh An Giang Website Trường Chính trị Tôn Đức Thắng tỉnh An Giang 10 Website Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ... VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ .3 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ .3 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 1.1.2 ĐỀChức TÀI:năng, nội dung, tính chất, nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ. .. chức làm công tác lưu trữ nằm rải rác phòng, khoa, vừa phải kiêm nhiệm công tác chuyên môn vừa phải phục vụ công tác lưu trữ Hơn nữa, phận lưu trữ lại người trình độ có hạn nên công tác lưu trữ chậm,... vụ đơn vị tốt Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa