TIỂU LUẬN MÔN KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG 2 I.Giới thiệu tóm tắt về lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Sơn Dương 2 II: Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương 5 2.1.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương 5 2.2. Chức năng,nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương 5 2.2.1 Chức năng 5 2.2.2 Nhiệm vụ 6 2.3. cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 7 2.4.Chức năng,nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 7 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN 9 I.Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản 9 1.1.Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến 9 1.2. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi 13 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM 19 I. Đánh giá ưu điểm 19 II. Đánh giá nhược điểm 20 III.Giải pháp phát huy ưu điểm,khắc phục nhược điểm 21

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TIỂU LUẬN MÔN KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA

Đề bài:

Anh (chị) hãy khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện

các văn bản của một cơ quan cụ thể.

Sinh viên thực hiện: Trần Thị Quyên

Lớp: Quản trị văn phòng K1D

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2015

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG 2

I.Giới thiệu tóm tắt về lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Sơn Dương 2

II: Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương 5

2.1.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương 5

2.2 Chức năng,nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương 5

2.2.1 Chức năng 5

2.2.2 Nhiệm vụ 6

2.3 cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 7

2.4.Chức năng,nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 7

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN 9

I.Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản 9

1.1.Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến 9

1.2 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi 13

CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM 19

I Đánh giá ưu điểm 19

II Đánh giá nhược điểm 20

III.Giải pháp phát huy ưu điểm,khắc phục nhược điểm 21

LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng là bộ máy của cơ quan ,tổ chức có trách nhiệm thu thập ,xử lý vàtổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo Có thế nói Văn phòng luôn được xácđịnh là một tổ chức không thể thiếu,gắn liền với sự tồn tại và phát triển của cơquan ,đơn vị

Hoạt động công tác văn phòng bao gồm nhiều công tác quan trọng, trong đó

có công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản Kiểm soát việc thực hiệncác văn bản là xem xét, đánh giá, theo dõi nhằm bảo đảm tính khả thi và hiệu lựccủa các văn bản Đây là công việc vô cùng cần thiết, vì các văn bản chứa mộtlượng thông tin rất quan trọng, nó phản ánh bộ mặt hoạt động của cơ quan, do đóphải được thực hiện một cách nghiêm túc, hiệu quả theo đúng quy định của Nhànước và Pháp luật

Dưới đây là những khảo sát, đánh giá của em về công tác kiểm soát và tổchức thực hiện các văn bản tại UBND huyện Sơn Dương

Em có thể hoàn thành bài tiểu luận này là nhờ vào sự giúp đỡ, tạo điều kiệncủa ban lãnh đạo cơ quan, cũng như sự hướng dẫn, chỉ bảo của các thầy cô giáotrong nhà trường Tuy có nhiều cố gắng, học hỏi song bài tiểu luận của em vẫn cònnhững mặt hạn chế nên em rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo vàđóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy, cô giáo Trường Đại họcNội vụ Hà Nội, nhất là các thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điềukiện, giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo cho em trong quá trình thực hiện bài tiểu luận

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA

UBND HUYỆN SƠN DƯƠNGI.Giới thiệu tóm tắt về lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Sơn Dương

Sơn Dương là huyện nằm ở phía Nam tỉnh Tuyên Quang, từ thị xã TuyênQuang đi dọc theo quốc lộ 37 khoảng 30km sẽ đến huyện Sơn Dương

Lịch sử hình thành

Trước năm 1976, Sơn Dương thuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà Giang

và Tuyên Quang sáp nhập thành Hà Tuyên, Sơn Dương thuộc tỉnh Hà Tuyên

Năm 1991, tỉnh Hà Giang tách khỏi Hà Tuyên, Sơn Dương trở thành huyện củatỉnh Tuyên Quang

Điều kiện tự nhiên

Khí hậu

Chia thành 2 mùa rõ rệt, mùa đông hanh khô, mùa hè nóng ẩm mưa nhiều.Nhiệt độ trung bình hàng năm từ 22 - 240c (cao nhất từ 33 - 350c, thấp nhất từ 12 -

có 2 con sông lớn chảy qua là sông Lô và sông Phó Đáy, ngoài ra còn hệ thốngsuối, khe, lạch tạo nguồn nước phong phú, thuận lợi cho phát triển sản xuất nông,lâm nghiệp.

Văn hoá, xã hội

Sơn Dương là nơi sinh sống của 10 dân tộc gồm: Kinh, Tày, Nùng, Cao Lan, Dao, Hoa, H’ Mông, Sán Dìu, Mường, Ngán

Tiềm năng phát triển kinh tế

Toàn huyện hiện có 47.172,6 ha đất lâm nghiệp, chiếm 59,86 % tổng diện tích tự nhiên, diện tích đất lâm nghiệp có rừng là 37.311 ha Trong đó diện tích rừng trồng: 20.320 ha chiếm 54,5 % diện tích; diện tích rừng tự nhiên 16.991 ha, chiếm 45,5 % diện tích Độ che phủ của rừng đạt 52 %

Chăm sóc vườn cây giống ở Sơn Dương Đất đai ở Sơn Dương thích hợp cho việc trồng các loại cây như chè, mía, cây nguyên liệu giấy, các loại cây ăn quả như nhãn, vải…và chăn nuôi bò thịt

Sơn Dương cũng là nơi tập trung các cơ sở chế biến khoáng sản, sản xuất vậtliệu xây dựng như: quặng thiếc, quặng Volfam, fenspat, Barit; khai thác đá, sỏi,cát, sản xuất gạch đất sét nung, sản xuất vôi bột… Ngoài ra còn có các cơ sở chế

biến chè, đường, phân vi sinh và các ngành tiểu thủ công nghiệp như may mặc, gòhàn, sản xuất đồ mộc gia dụng.

Bên cạnh những điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế trong toàn huyệnthì thực trạng kinh tế của huyện Sơn Dương còn gặp rất nhiều khó khăn ,chuyểndịch cơ cấu kinh tế công nghiệp còn chậm, năng lực sản xuất và cạnh tranh cònyếu

Trong những năm gần đây nền kinh tế của huyện Sơn Dương đã đạt đượcnhững hiệu quả kinh tế Sản lượng lương thực tuy có tăng nhưng chưa đạt chỉ tiêu.Nguyên nhân chủ yếu là do diện tích lúa vụ mùa bị ngập lụt phải cấy lại nhiềulần ,năng suất thấp Đứng trước tình hình trên các phòng ban chức năng phối hợpvới các đoàn thể đưa ra các giải pháp khắc phục những khó khăn, phát huy nhữngthế mạnh trong phát triển kinh tế Đồng thời cũng đã đặt ra những mục tiêu :

Sơn Dương phấn đấu đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng GDP hàng năm trên12%

Công nghiệp, thủ công nghiệp và xây dựng đạt khoảng 37%, nông- lâmnghiệp đạt 36%, các ngành dịch vụ, thương mại đạt 27%

Diện tích trồng rừng tập trung 4.000 ha, độ che phủ của rừng trên 55%.Quy hoạch ổn định vùng chè thâm canh 1.500 ha, năng suất bình quân 10 tấn/ha.Quy hoạch vùng mía nguyên liệu trên 4.000 ha, năng suất bình quân trên 60 tấn/ha.Trong quy hoạch tổng thể phát triển du lịch tỉnh Tuyên Quang đến năm 2010 vàđịnh hướng đến năm 2020 có hướng phát triển khu du lịch sử- văn hoá ở SơnDương gồm toàn bộ các di tích lịch sử cách mạng, văn hoá ở khu Tân Trào-ATKtại các xã Tân Trào, Trung Yên, Minh Thanh, Bình Yên, Hợp Thành, Tú Thịnh.Nhằm góp phần tạo nên nền tảng vững chắc cho sự nghiệp xây dưng và phát triểncủa huyện, góp một phần nhỏ vào công cuộc xây dựng đất nước

II: Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương

2.1.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương

2.2 Chức năng,nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương

2.2.1 Chức năng

UBND huyện Sơn Dương với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấphuyện có chức năng quản lý hành chính Nhà nước trong phạm vi lãnh thổ củahuyện mình theo hiến pháp ,luật, pháp lệnh và các văn bản của cơ quan quản lýNhà nước ở các lĩnh vực : kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng

Chủ tịch UBNDhuyện Sơn Dương

Phó chủ tịch

phụ trách khối

Kinh tế

Phó chủ tịchphụ tráchkhối văn, xã

và thông tin,truyền thanh

Kinh

Tế

Vănphòng

Vănhóa xãhội

Tòa việnkiểm sát

án-Tài chínhlao động

Phát triển kinh tế công nghiệp,nông nghiệp,lâm nghiệp,văn hóa,giáo dục và

y tế

Về thu chi ngân sách của huyện

Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội

Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước

Tuyên truyền giáo dục, pháp luật

Bảo đảm an ninh chính trị,trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân

Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án theo quy định của pháp luật

UBND huyện có chức năng , nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện cácnhiệm vụ.UBND đặt ra các chương trình công tác theo tuần, tháng, quý Tổ chức

bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp của thành ủy ,UBNDtỉnh Tuyên Quang và quy chế hiện hành

2.3 cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương

2.4.Chức năng,nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương

UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đối với ngành ở địaphương văn phòng UBND huyện là cơ quan chuyên môn của UBND huyện vớihai chức năng chính là tham mưu, tổng hợp và hành chính quản trị được tổ chức vàhoạt động theo nguyên tắc thủ trưởng

Tham mưu cho UBND huyện đã ra những quyết định đúng đắn, nhữngphương án tối ưu để quản lý huyện và giải quyết các vấn đề nảy sinh trong địa bànhuyện

Văn phòng UBNDChánh văn phòng

Phó văn

phòng

Phó vănphòng

BộPhậnHànhchínhquản trị

Bộphậntổnghợpthammưu

Bộphận

kế toántài vụ

Bộ phậntiếp dân

và tiếpnhận

Hồ sơhànhchính

Văn phòng UBND huyện giúp lãnh đạo thu thập thông tin, phân tích quản lý

và sử dụng thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo huyện

Văn phòng UBND huyện cung cấp đầy đủ, kịp thời các phương tiện, trangthiết bị, công cụ tài chính cho các hoạt động của huyện

Văn phòng UBND huyện có nhiệm vụ trực tiếp giúp việc thường trực củaHĐND và UBND huyện trong việc tổ chức thực hiện toàn diện các hoạt độngchung của HĐND và UBND

Văn phòng UBND xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc hàng năm,quý, tháng của thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc cácphòng ban, ngành xây dựng lịch công tác và chuẩn bị chương trình nội dung các kỳhọp của HĐND,UBND huyện để ra thông báo ý kiến, kết luận, chỉ đạo thực hiệnđến các đơn vị liên quan

Thu thập, cung cấp,xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, chính xác đểphục vụ cho sự chỉ đạo điều hành của chủ tịch, các phó chủ tịch HĐND - UBNDhuyện thực hiện chế độ thông tin báo cáo của thường trực HĐND- UBND huyệnlên cấp trên quy định Đảm báo mối quan hệ công tác giữa HĐND-UBND với toànthể quần chúng

Làm thường trực cho Hội đồng thi đua, tham mưu cho tổ chức theo dõiphong trào thi đua, chuẩn bị báo cáo sơ kết, tổng kết thi đua khen thưởng các danhhiệu thi đua và những điển hình tiên tiến theo quy định

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ

CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢNI.Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản

1.1.Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến

Kiểm soát là một tiến trình gồm các hoạt động giám sát nhằm đảm bảo rằngcác hoạt động đó được thực hiện theo đúng như kế hoạch và điều chỉnh những saisót quan trọng

Tất cả các văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn bảnchuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) vàđơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

*Quy trình kiểm soát và thực hiện văn bản đến :

a Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.

Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thưthuộc văn phòng UBND huyện Sơn Dương

Khi tiếp nhận các văn bản do các cơ quan gửi đến, văn thư cơ quan kiểm tra

sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận… Đối với văn bản mật đến thì kiểm trađối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Khi phát hiện thiếu hoặc mất bì,

bì không còn nguyên vẹn thì cán bộ văn thư phải báo ngay cho Chánh văn phòngbiết để xử lý

b Phân loại,bóc bì, đóng dấu đến.

Sau khi tiếp nhận, bì văn bản đến được xử lý sơ bộ

Loại không bóc bì: Thư riêng, sách báo, tư liệu của cá nhân, đơn vị nào thì gửi thẳng cho họ Văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn thể thì chuyển trực tiếp không bóc bì.

Loại bóc bì: Đối với văn bản gửi chung cho cơ quan thì tiến hành bóc bì và đăng ký vào sổ

Bóc bì văn bản đến: Văn thư cơ quan bóc bì các văn bản gửi chung cho cơ quan Những bì có đóng các dấu chỉ mức độ khẩn được bóc bì trước để giải quyết kịp thời

Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều được đóng dấu đến

 Nguyên tắc đóng dấu đến:

Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng dưới số và ký hiệu đối với văn bản có tên gọi Đối với công văn thì đóng dưới trích yếu nội dung

 Cách ghi nội dung thông tin trên dấu đến

+ Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến,số đến được đánh liên tục bắt đầu

từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

+ Ngày tháng năm đến là ngày tháng năm cơ quan nhận được văn bản; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 thì phải them số 0 ở trước, năm được ghi bằng 2 chữ số, ví dụ 04/01/1994

c Đăng ký văn bản đến.

Mọi văn bản đến đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến

Các loại sổ đăng ký văn bản đến tại UBND huyện Sơn Dương bao gồm: Sổđăng ký văn bản của cơ quan cấp trên; sổ đăng ký văn bản của các cơ quan ngangcấp; sổ đăng ký văn bản của các cơ quan trực thuộc huyện; sổ đăng ký văn bảnmật.

Ngoài ra, UBND huyện Sơn Dương còn áp dụng phương pháp đăng ký vănbản đến máy vi tính

d Trình văn bản đến.

Cán bộ văn thư trình văn bản đến cho Chánh văn phòng để lấy ý kiến phânphối và hướng giải quyết Những văn bản phức tạp thì phải xin ý kiến của thủtrưởng cơ quan

e Sao văn bản đến.

Sau khi có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản của thủ trưởng cơquan hoặc của Chánh văn phòng, cán bộ văn thư thực hiện việc sao văn bản TạiUBND huyện Sơn Dương thường áp dụng hình thức sao y bản chính Ngoài ra,một số văn bản cũng được sao lục hoặc trích sao

f Chuyển giao văn bản đến.

Các văn bản đến được chuyển ngay cho người có trách nhiệm trong thờigian ngắn nhất Các văn bản chỉ mức độ “ khẩn” sau khi đã có ý kiến của người cóthẩm quyền phải chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết, chậm nhất là30’ trong giờ hành chính và 60’ ngoài giờ hành chính

Khi chuyển giao văn bản đến, người nhận ký nhận đầy đủ vào sổ giao nhậntài liệu

Đối với văn bản mật, nếu văn thư không được giao phụ trách văn bản mật thìchỉ cần ghi vào sổ những thông tin ở bên ngoài bì, sau đó chuyển cả bì đến tayngười nhận và ký vào sổ chuyển giao Nếu cán bộ văn thư được giao phụ trách vănbản mật thì sẽ thực hiện các công việc xử lý như văn bản thường.

g Giải quyết ,kiểm soát và theo dõi , đôn đốc việc thực hiện văn bản đến.

Giải quyết, kiểm soát văn bản đến ở UBND huyện Sơn Dương thuộc tráchnhiệm của Chánh văn phòng

Việc theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện văn bản đến thuộc về trách nhiệmcủa cán bộ văn thư, thủ trưởng cơ quan và thủ trưởng đơn vị

* Nhận xét ưu điểm và nhược điểm về kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến

a Ưu điểm.

Việc kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến được thực hiện nghiêm túctheo quy định

Việc đăng ký văn bản đến được làm cẩn thận

Sau khi đăng ký vào sổ thì văn bản đến được đăng ký trên máy vi tính, từ đógiúp cán bộ văn thư tiết kiệm được thời gian trong việc đăng ký, tra tìm văn bảnđến ; lưu giữ được tài liệu với số lượng lớn trong thời gian dài Từ đó giúp nângcao hiệu quả công việc, tránh được sự nhầm lẫn, thất lạc tài liệu

b Nhược điểm.

Việc đăng ký văn bản trên máy vi tính mới được đưa vào áp dụng nên hiệuquả đạt được chưa cao

Văn bản đến đôi khi không được chuyển giao trong ngày.

1.2 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi

* Quy trình kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi

Chuyển giao văn bản đi

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản , cán bộ Văn thư cần kiểmtra lại về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản Nếu phát hiện ra sai sótphải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét,giải quyết

- Tuy nhiên tại UBND huyện Sơn Dương hiện nay có nhiều văn bản do các đơn vịchức năng soạn thảo còn sai về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày Ví dụ như :phông chữ, cỡ chữ chua được chuẩn theo quy định

- Kỹ thuật trình bày phải đảm bảo 9 yếu tố thể thức theo quy định tại Thông tư01/2011/TT- BNV

- Ghi số và ngày tháng văn bản: Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhấtđịnh bằng chữ số Ả - rập

+ Ghi số văn bản: Văn bản được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo hệthống số chung của cơ quan Số văn bản được ghi ở phía trên, bên trái, dưới tác giảvăn bản và được đánh liên tục từ số 01 của ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31tháng 12 hàng năm

Tại UBND huyện Sơn Dương áp dụng hình thức ghi số riêng cho từng loại văn bảnhành chính như : Thông báo, quyết định,công văn…

+ Ghi ngày tháng văn bản: Khi văn bản được ban hành và qua phòng văn thư thìngày tháng đó là ngày chính thức được ghi và có hiệu lực pháp lý Ngày tháng vănbản ghi sau địa danh, dưới Quốc hiệu; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2phải ghi them số 0 ở trước