Khảo sát nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu

Khảo sát nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là bài báo cáo của em trong thời gian kiến tập. Mọi số liệu trong đề tài là trung thực và do em tự tìm hiểu phân tích. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài báo cáo này. Hà Nội ,ngày 20 tháng 6 năm 2018 Người cam đoan Quách Thị Linh LỜI CẢM ƠN Sau ba tuần kiến tập, tôi đã hoàn thành bài báo cáo chuyên ngành kiến tập của mình dựa trên những hướng dẫn của Giảng viên ThS. Nguyễn Hữu Danh và lãnh đạo cơ quan kiến tập. Vì vậy, tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy, Ban Lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các giảng viên của Khoa quản trị Văn phòng đã tạo điều kiện cho sinh viên chúng tôi được đi kiến tập , được tiếp xúc với môi trường văn phòng nhằm trang bị những kiến thức chuyên ngành thực tế cần thiết để chúng tôi vận dụng công việc khi sau này ra trường. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn tới chị Nguyễn Thị Huyền Trâm –Trưởng phòng hành chính tổng hợp, chị Nguyễn Thị Hồng Anh nhân viên hành chính tổng hợp , chị Nguyễn Thị Dung nhân viên sales support đã tạo điều kiện cũng như là những người trực tiếp hướng dẫn , tận tình giúp đỡ, chỉ bảo tôi trong suốt quá trình kiến tập để tôi có thời gian kiến tập ý nghĩa và hoàn thành báo cáo một cách tốt nhất. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới “công ty cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu” và các cô, chú, anh, chị đã rất nhiệt tình, tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để tôi có thể hoàn thành tốt công việc của mình và cũng như cung cấp những tài liệu cần thiết để tôi có thể hoàn thành chuyên đề báo cáo một cách hoàn thiện nhất. Tôi xin chân thành cảm ơn

1.Sinh viên kiến tập - Họ Tên: Quách Thị Linh - Lớp: 1605QTVD - Mã sinh viên: 1605QTVD Đơn vị kiến tập - Tên đơn vị: Công ty cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu - Địa kiến tập: Lô số – khu BT1,Khu nhà Trung Văn, P.Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm,HN - Người trực tiếp hướng dẫn: Chị Nguyễn Thị Hồng Anh - Số điện thoại: 01689991360 3.Thời gian kiến tập - Ba tuần (ngày 27/5/2019 đến ngày 16/6/2019) 4.Nội dung kiến tập -Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tơ chức quan văn phòng( Phòng hành chính) - Soạn thảo ban hành văn - Quản lý văn - Quản lý giải văn đến - Quản lý sử dụng dấu - Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức - Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp - Tìm hiểu Các thiết bị văn phòng, ứng dụng cơng tác văn phòng LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan báo cáo em thời gian kiến tập Mọi số liệu đề tài trung thực em tự tìm hiểu phân tích Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng báo cáo Hà Nội ,ngày 20 tháng năm 2018 Người cam đoan Quách Thị Linh LỜI CẢM ƠN Sau ba tuần kiến tập, tơi hồn thành báo cáo chun ngành kiến tập dựa hướng dẫn Giảng viên ThS Nguyễn Hữu Danh lãnh đạo quan kiến tập Vì vậy, tơi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy, Ban Lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, giảng viên Khoa quản trị Văn phòng tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập , tiếp xúc với mơi trường văn phòng nhằm trang bị kiến thức chuyên ngành thực tế cần thiết để vận dụng công việc sau trường Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn tới chị Nguyễn Thị Huyền Trâm –Trưởng phòng hành tổng hợp, chị Nguyễn Thị Hồng Anh nhân viên hành tổng hợp , chị Nguyễn Thị Dung nhân viên sales support tạo điều kiện người trực tiếp hướng dẫn , tận tình giúp đỡ, bảo tơi suốt q trình kiến tập để tơi có thời gian kiến tập ý nghĩa hoàn thành báo cáo cách tốt Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới “công ty cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu” cơ, chú, anh, chị nhiệt tình, tạo điều kiện thuận lợi để tơi hồn thành tốt cơng việc cung cấp tài liệu cần thiết để tơi hồn thành chuyên đề báo cáo cách hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn ! DANH MỤC VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt GĐ BGĐ HĐQT Nghĩa từ viết tắt Giám đốc Ban Giám đốc Hội đồng quản trị Công ty HCG VP P.HCTH CBNV BKS CNV Công ty cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu Văn phòng Phòng Hành tổng hợp Cán nhân viên Ban kiểm sốt Cơng nhân viên MỤC LỤC MỞ ĐẦU Là sinh viên Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, kết thúc năm học thứ ngành học quản trị văn phòng Tơi trau dồi cho kiến thức lý thuyết chun mơn nghiệp vụ trường Nhưng “ Học phải đôi với hành” để củng cố thêm kiến thức thực hành, chuyên môn trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chủ trương gắn kết lý thuyết thực hành Giữa lý luận thực tiễn cụ thể thể Nhà trường tạo điều kiện cho kiến tậptừ ngày 27/5/2019 đến 20/6/2019 Công ty Cổ phần đầu tư công nghệ HC toàn cầu để trực tiếp trải nghiệm kiến thức nghiệp vụ học Kiến tập khâu khơng thể thiếu q trình đào tạo hoàn chỉnh kiến thức sinh viên Hoạt động kiến tập, với mục đích giúp sinh viên tìm hiểu tổ chức, hoạt động cơng tác văn phòng, nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn số vị trí cơng việc CBNV, giúp sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ Được kiến tập làm quen dần với cơng việc tương lai, tiếp cận trực tiếp với thực tiễn góp phần nâng cao bổ sung lượng kiến thức thiếu sót q trình học tập tạo đà phát triển cho sau trường khơng q nhiều bỡ ngỡ Lí chọn địa điểm kiến tập: Thứ thuận tiện cho em việc lại sinh hoạt thời gian kiến tập Thứ hai em muốn tiếp xúc, trải nghiệm với mơi trường ngồi quan nhà nước Những khó khăn thuận lợi q trình kiến tập: + Thuận lợi: Em nhà trường trang bị đầy đủ kiến thức, sở lý thuyết mặt cơng tác nghiệp vụ nhờ nhiệt tình, tạo điều kiện tốt Ban Giám đốc, cá cán làm công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu giúp em làm tốt công việc thời gian kiến tập + Khó khăn: Do thời gian kiến tập ngắn nên em khơng thể tìm hiểu hết khâu nghiệp vụ Công ty chưa làm hết bước nghiệp vụ quy định Nhà nước chưa có hồ sơ hành, chưa có sổ đăng kí văn mật em chưa có dịp tiếp xúc trực tiếp Đươc quan tâm, tạo điều kiện lãnh đạo quan, với trình khảo sát thực tế giúp em nắm rõ vai trò, nhiệm vụ cơng tác văn thư nâng cao kỹ nghề nghiệp cho thân với phương châm “Học thật để đời làm thật” Với báo cáo tơi xin trình bày khâu nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần tư cơng nghệ HC tồn cầu Tơi thấy đợt kiến tập nà quan trọng giúp củng cố thêm kiến thức học nhà trường, kiến thức xã hội Kết thực thu qua thời gian kiến tập trình bày báo cáo kiến tập gồm nội dung sau: Chương 1:Khái quát tổ chức, hoat động công văn phòng Cơng ty Cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu Chương 2: Khảo sát nghiệp vụ cơng tác Văn phòng cơng ty cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu Chương 3: Báo cáo kết kiến tập số đề xuất ý kiến nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng Khoảng thời gian tuần khơng phải q dài với trải nghiệm thực tế nơi đây, tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế giúp tơi hiểu rằng: Những kiến thức thầy trang bị ghế nhà trường hồn toàn với thực tế Tuy nhiên nắm nghiệp vụ thơi chưa đủ mà cần bổ sung thêm kỹ cần thiết như: kỹ làm việc nhóm, kỹ giao tiếp, kỹ đàm phán, cộng thêm trình độ tin học văn phòng, khả ngoại ngữ Do thời gian kiến tập ngắn nên tơi chưa thể tìm hiểu kỹ khâu nghiệp vụ.Trong q trình kiến tập giúp tơi rút nhiều kinh nghiệm cho trình làm việc sau Do điều kiện thời gian khả có hạn nên báo cáo tơi khơng thể tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy, cô giáo bạn sinh viên để tơi báo cáo tơi hồn thiện CHƯƠNG 3: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY VÀ VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CƠNG NGHỆ HC TỒN CẦU 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty HCG 1.1.1 Đôi nét giới thiệu công ty cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu (HCGOBAL) - Tên cơng ty viết tiếng việt: Công ty cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu - Tên cơng ty tiếng nước ngoài: HC GLOBAL INVESTNEMT AND TECHNOLOGY JOINT SOCK COMPANY - Tên viết tắt : HC GLOBAL…,JSC - Giấy kinh doanh: 0105740770 ngày cấp: 19/12/2011 - Mã số thuế: 0105740770 - Vốn điều lệ: 10 000 000 000 (VNĐ) - Điện thoại: 0437835009/ fax: 0437955185 - Website: www.hcglobal.vn/ Email: infor@hcglobal.vn - Địa trụ sở chính: Lơ số 4, khu BT1 khu nhà Trung Văn, P.Trung Văn, Q.Nam Từ Liêm, Hà Nội Công ty Cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu thành lập ngày 19 tháng 12 năm 2011, doanh nghiệp chuyên kinh doanh sản phẩm hệ thống lượng mặt trời, máy phát điện, thiết bị ngân hàng, thiết bị truyền hình, thiết bị viễn thơng,…Với đội ngũ cán nhân viên trẻ, nhiệt huyết có nhiều năm kinh nghệm tư vấn ,khảo sát, triển khai, quản lý dự án lớn Việt Nam nước giới, Công ty Cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu ln có tin tưởng khách hàng chất lượng tiến độ sản phẩm dịch vụ HCG đại diện bán hàng của: + RFS thiết bị radio, truyền sóng + Shoto ắc quy + Jinko, Foxconn pin lượng mặt trời Công ty cổ phần dầu tư công nghệ HC tồn cầu cơng ty hoạt động lĩnh vực: + Cung cấp giải pháp/thiết bị nguồn, anten viễn thông radio, ắc quy, lượng mặt trời, lượng gió tích hợp cho nhà mạng viễn thông + Cung cấp giải pháp PMS, BMS, giám sát SCADA, Smarthome cho hệ thống nguồn trạm, thu thập liệu, hộ gia đình + Cung cấp giải pháp, tổng thầu EPC cho nhà máy điện mặt trời nối lưới, điện mặt trời cho hộ gia đình, nhà máy, xí ghiệp, khu cơng nghiệp + Đầu tư nhà máy điện mặt trời nối lưới Sứ mạng công ty mang lại gia tăng qía trị cho khách hàng, cho cơng ty cho xã hội.Tầm nhìn cơng ty trở thành công ty hàng đầu lĩnh vực giải pháp dịch vụ lĩnh vực viễn thông, máy phát điện lượng * Một số hình ảnh quan kiến tập (Phụ lục 01) 1.1.2.Chức , nhiệm vụ quyền hạn công ty HCG Công ty cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu cơng ty thuộc hình thức cổ phần vài cá nhân góp thành lập nên ln phải đảm bảo lợi ích cơng ty cán nhân viên công ty ý thức rõ nhiệm vụ - Cơng ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản công ty theo luật định - Tổ chức máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ công ty - Đổi công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển công ty - Kinh doanh ngành nghề theo quy định nhà nước - Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp - Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần - Tuyển chọn, thuê, sử dụng đào tạo lao động, lựa chọn hình thức trả lương theo quy định Bộ luật Lao động - Quyền quản lý tài cơng ty - Sử dụng vốn quỹ công ty để phục vụ nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn sinh lãi - Căn vào chức nhiệm vụ công ty, cấu tổ chức xây dựng theo mơ hình sau: + Đại hội đồng cổ đơng: Tất cổ đơng có quyền biểu quyết, quan định cao cơng ty cổ phần, có quyền định loại cổ phần, bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại giải thể công ty, định mua lại tổng số cổ phần + Hội đồng quản trị: Là quan quản lý công ty Đại hội đồng cổ đông công ty bầu ra, có tồn quyền nhân danh cơng ty để định vấn đề liên quan đến mực đích, quyền lợi, định chiến lược công ty + Ban giám đốc: Điều hành, quản lý tồn hoạt động kính doanh cơng ty + Phòng hành chính: Quản lý dấu, dụng cụ, thiết bị hành văn phòng, tiếp khách, phục vụ đời sống cán nhân viên, quản lý công văn công văn đến + Phòng tài kế tốn: Theo dõi khoản thu, chi, xác định kết kinh doanh, khoản nộp ngân sách Hạch toán kiểm tra đơn vị trực thuộc + Phòng kinh doanh: Là phòng tham mưu cho Giám đốc việc tìm kiếm, đấu thầu, lập dự tốn cơng trình thời gian cơng ty tham gia vào việc dự thầu thắng thầu + Phòng kỹ thuật giải pháp: Giải cơng việc kết qảu nhanh, hiệu giải pháp xử lý cơng việc có khó khăn +Phòng kỹ thuật triển khai: Tiếp nhận yêu cầu thi công, kiểm tra phương pháp kỹ thuật theo quy trình cơng ty để triển khai Kiểm sốt tiến độ triển khai công việc theo yêu cầu + Phòng xuất nhập cung ứng: Liên lạc, đàm phán thỏa thuận điều khoản hợp đồng, ký kết với khách hàng nhà cung cấp, hoàn thành 10 chức nhiệm vụ, quyền hạn công ty hiểu rõ cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần đầu tư HCG Có nhìn tồn diện thực tế nghành nghề chọn hiểu tầm quan trọng cơng tác nghiệp vụ VP ảnh hưởng đến phát triển quan Sau đợt kiến tâp timg hiểu nắm rõ công tác văn phòng như: - Soạn thảo ban hành văn - Quản lí giải Văn bản: văn đi, văn đến - Quản lí sử dụng dấu - Lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan - Văn hóa cơng sở - Các phần mền trang thiết bị sử dụng VP Trên báo cáo kiến tập công ty cổ phần đầu tư HCG thời gian vừa qua Dù cố gắng hoàn thành báo cáo thời gian kiến tập ngắn, kiến thức chuyên môn chưa vững vàng, với hiểu biết, nhận thức thân có hạn nên nội dung phương pháp đánh giá cá nhân nhiều hạn chế báo cáo tơi khó tránh khỏi thiếu sót Tơi kính mong nhận bảo, góp ý thầy khoa với nhà trường để báo cáo hoàn thiện 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình lý luận phương pháp cơng tác văn thư tác giả Vương Đình Quyền; Giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8/2001 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thơng tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 Bộ Công an quy định chi tiết thi hành mội số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung số điều theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 10.Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 Bộ trưởng Bộ Tư pháp thể thức, kĩ thuật tŕnh bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang văn quy phạm pháp luật liên tịch 11.Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 12.Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 13.tài liệu nội quan 14.Website: www.hcglobal.vn/ Email: infor@hcglobal.vn 49 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Một số hình ảnh nơi kiến tập (Nguồn tác giả chụp) 50 Phụ lục 02 : Sơ đồ cấu tổ chức công ty HCG (Nguồn trang Website cơng ty) 51 Phụ lục 03: Mơ hình dảm bảo chất lượng công việc công ty HCG Nguồn coppy quy chế công ty (Nguồn tài liệu cơng ty) 52 Phụ lục 04: Hình ảnh phòng hành tổng hợp (vị trí kiến tâp) 53 (Nguồn tác giả chụp) 54 Phụ lục 05: hình ảnh làm việc lễ tân hành chính( vị trí kiến tập) (Nguồn tác giả chụp) 55 Phụ lục 06: Hình ảnh văn quan ban hành 56 Phụ lục 07 Hình ảnh văn (Nguồn sưu tầm) 57 Phụ lục 08: Hình ảnh văn đến (Nguồn : Tác giả chụp ) 58 Phụ lục 09: Hình ảnh sổ đăng kí văn đến, văn di (Nguồn tác giả chụp) 59 Phụ lục 09: Hình ảnh dấu quan (Nguồn: tác giả chụp) 60 Phụ lục 11:Hình ảnh tủ đựng tài liệu (Nguồn tác giả chụp) 61 Phụ lục 12: Quy trình quản lí trang thiết bị hành (Nguồn: Tài liệu nội công ty) 62 ... Người cam đoan Quách Thị Linh LỜI CẢM ƠN Sau ba tuần kiến tập, tơi hồn thành báo cáo chun ngành kiến tập dựa hướng dẫn Giảng viên ThS Nguyễn Hữu Danh lãnh đạo quan kiến tập Vì vậy, tơi muốn gửi... Em xin cam đoan báo cáo em thời gian kiến tập Mọi số liệu đề tài trung thực em tự tìm hiểu phân tích Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng báo cáo Hà Nội ,ngày... người trực tiếp hướng dẫn , tận tình giúp đỡ, bảo tơi suốt q trình kiến tập để tơi có thời gian kiến tập ý nghĩa hoàn thành báo cáo cách tốt Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới “công ty cổ phần