Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.doc

Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng

MỤC LỤC

Số trang

LỜI MỞ ĐẦU Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ……….

1 Khái niệm công tác văn thư……….

2 Yêu cầu……….

3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư……….

4 Nội dung công tác văn thư………

II CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ………

1.Kháiniệmvềcôngtáclưutrữ………

2 Khái niệm phông lưu trữ………

3 Khái niệm tài liệu lưu trữ………

4 Chức năng của công tác lưu trữ………

5 Nội dung của công tác lưu trữ………

III CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯUTRỮVÀMỐIQUANHỆGIỮACHÚNG……….

1 Các yếu tố ảnh hưởng……….

2 Mối quan hệ giữa công tác văn thư – lưu trữ……….

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔPHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNGI TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN

lắp điện Hải Phòng ………

2 Chức năng và nhiệm vụ của Côngty………

3 Cơ cấu tổ chức……….

4 Tình hình nhân sự của Công ty……….

5 Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty………

6 Thuận lợi và khó khăn của doanhnghiệp………

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TYCỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG………

1 Tổng quan về phòng tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Đầu tưXâyLắpđiệnHảiPhòng………

2 Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầutư Xây lắp điện Hải phòng………

2.1 Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng. ……….

2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng. ………

3 Nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phầnĐầu tư Xây lắp điện Hải Phòng………

3.1 Thuận lợi của công tác văn thư – lưu trữ và những kết quả đạt được 3.2 Khó khăn và những điểm chưa đạt được của công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty………

3.3 Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng……….

Chương 3

ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.

1 CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯUTRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.

1 Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoahọc………

2 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ ………3 Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc………4 Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ

5 Mẫu hóa các loại sổ sách theo qui định của Nhà nước………

II CƠ SỞ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI GIÁP………

1 Sự quan tâm, chỉ đạo và tạo điều kiện của Ban lãnh đạo Côngty.

2 Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu của bản thân các cán bộ văn

3 Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước………

4 Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay “ Cạnh tranh” là vấn đề quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp Do đó mọi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng nói riêng nếu muốn doanh nghiệp mình tồn tại và phát triển lâu dài, bền vững thì phải thường xuyên, tích cực tạo dựng vun đắp cho các mối quan hệ, mà phương tiện để thực hiện các mối quan hệ đó chính là văn bản, giấy tờ.

Văn bản, giấy tờ chính là cầu nối giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, giữa các tổ chức kinh tế với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng…Qua các văn bản, giấy tờ các doanh nghiệp sẽ hiểu và xích lại gần nhau trong các mối quan hệ làm ăn Chính vì vậy mà văn thư - lưu trữ là một trong những công tác không thể thiếu được đối với quản lý nhà nước và quản lý sản xuất kinh doanh Nếu tổ chức tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành có hiệu quả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài ra công tác văn thư – lưu trữ còn là cơ sở vững chắc đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nghiên cứu sử dụng lâu dài

Sau một thời gian thực tập và nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công ty có bề dày lịch sử hoạt động và đang trên đà phát triển lớn mạnh Số lượng văn bản, giấy tờ đi và đến ngày càng tăng Vì vậy công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng và cần thiết cho mọi hoạt động của Công ty Hiện nay Công ty đã có nhiều cố gắng từng bước hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ, song công tác này vẫn còn nhiều bất cập Là một sinh viên thực tập em muốn góp phần nhỏ của mình vào việc hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ của Công ty Vậy xuất phát từ tinh

thần đó em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “ Nghiên cứu thực trạng và đề xuất

một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư

Xây lắp điện Hải Phòng ”.

Mục đích nghiên cứu của đề tài

Nội dung khóa luận của em tập trung nghiên cứu lý luận về công tác văn thư – lưu trữ Phân tích thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng để thấy những điểm đã đạt được và chưa được của công tác này đồng thời tìm ra nguyên nhân của những bất cập, những tồn tại của công tác văn thư – lưu trữ Từ đó em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng của công tác văn thư – lưu trữ để công tác này hoạt động ngày càng có hiệu quả cao.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng Trong đó đi sâu nghiên cứu các nghiệp vụ của công tác này.

Đối với công tác văn thư em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ sau:

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản nội bộ

- Tổ chức lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan - Xây dựng và ban hành văn bản

- Quản lý và sử dụng con dấu

Đối với công tác lưu trữ em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ:

- Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ - Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Phục vụ tra cứu, sao lục

- Tiêu hủy tài liệu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nhằm hoàn thiện công tác này và phần nào đó giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ nói riêng và hoạt động của Công ty nói chung.

Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình thực hiện đề tài em đã sử dụng các

phương pháp sau để nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng:

- Phương pháp duy vật biện chứng - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp thống kê

- Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp mô tả

Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời mở đầu và kết luận, khóa luận được kết cấu gồm 3 chương.

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮI CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Khái niệm

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ côngtác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quảnlý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, cácdoanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cáchkhác công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là một phầncủa quá trình xử lý thông tin.

2 Yêu cầu

Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản, giấy tờ Do đó trong quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:

2.1 Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào

việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần hoàn thiện tốt công việc của cơ quan.

2.2 Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn

bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đòi hỏi phải được thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng.

2.3 Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề

thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nàh nước Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản.

2.4 Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền

với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với khoa học kỹ thuật của đất

nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ,lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư.

3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

3.1 Vị trí: Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý

nói chung Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.

3.2 Ý nghĩa

 Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước và các DN Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.

 Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm việc trái pháp luật.

 Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là băng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát thực, có hiệu quả.

 Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh

văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình.

4 Nội dung công tác văn thư

4.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến

 Văn bản đến là những văn bản giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do các cơquan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến.

 Một số nguyên tắc chung khi tiếp nhận văn bản đến

- Tất cả văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng ký và vào sổ quản lý thống nhất ở văn thư.

- Văn bản đến cơ quan đều phải được xử lý nhanh chóng, chính xác, bí mật - Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan qua Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.

4.1.1 Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản yêu cầu văn thư phải tiến hành công việc theo trình tự thủ tục sau:

 Kiểm tra và phân loại sơ bộ

- Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư là người trực tiếp nhận văn

bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản có đủ không, kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu bị bóc rách không Nếu có thì phải báo ngay cho người phụ trách công tác văn thư của cơ quan biết và đồng thời phải lập biên bản trước người đưa văn bản Trường hợp nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì kịp thời trả lại nhân viên bưu điện hoặc người đưa thư.

- Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan

mình bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại:

 Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên

cơ quan, đơn vị, tổ chức trong cơ quan) gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan.

 Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư riêng, sách báo, tạp chí, bản tin…

 Bóc bì văn bản đến: Bóc bì VB đến được tiến hành theo các quy định sau:

- Những văn bản có đóng dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” khi nhận cần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian Trường hợp đã quá thời gian yêu cầu trong văn bản thì văn thư cần ghi rõ thời gian nhận đựơc văn bản đó trên bì thư và vào sổ văn bản đến.

- Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác nhẹ nhàng, khéo léo tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện…soát lại phong bì xem có bỏ xót văn bản hay không?

- Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi Nếu có điểm nào không hợp thì phải hỏi lại nơi gửi Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản.

4.1.2 Đăng ký văn bản đến

Mục đích: Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý văn bản được chặt chẽ và tạo điều

kiện tra tìm văn bản nhanh chóng, dễ dàng.

Yêu cầu: Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết về văn bản

vào các phương tiện đăng ký

 Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến

- Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến: để xác nhận văn bản đó đã qua văn

thư, số đến ghi vào văn bản phải khớp với số thứ tự trong sổ đăng ký văn bản đến, ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký vào sổ.

- Vị trí đóng dấu: dấu văn bản đến nên đóng rõ ràng, thống nhất vào khoảng

giấy trắng phía góc trái, phần lề bên văn bản dưới phần số ký hiệu (với những văn bản không có tên loại) hoặc đóng dấu vào khoảng trống giữa tên cơ quan phát hành văn bản và tiêu đề văn bản.

- Mẫu dấu đến: Dấu đến có kích thước 3cm × 5cm gồm các thành phần sau:

- Tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển cho bộ phận, cá nhân

nào giải quyết, lưu hồ sơ số.

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

 Vào sổ đăng ký “văn bản đến”: Đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chức

giải quyết và quản lý văn bản đến Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số và chất lượng văn bản đến trong ngày, nội dung văn bản đề cập đến vấn đề gì? Ai là người chịu trách nhiệm giải quyết và giải quyết chưa? Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thông kê và tra cứu tài liệu.

- Đăng ký văn bản đến có thể dùng sổ văn bản đến, thẻ đăng ký và máy tính.

- Để thuận lợi cho việc vào sổ, chuyển giao và ký nhận dựa theo ý kiến ghi trên lề văn bản của người phụ trách thì văn thư nên chia văn bản theo từng đơn vị này đến đơn vị khác.

- Văn bản đến ngày nào thì cần vào sổ và chuyển giao ngay ngày hôm đó Tùy theo số lượng văn bản của cơ quan nhiều hay ít mà lập các sổ

- Dưới đây là mẫu bìa sổ đăng lý văn bản đến TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN

Bảng số 2: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến Nội dung đăng ký sổ “văn bản đến”: gồm 10 cột

Bảng số 3: Nội dung đăng ký sổ văn bản đến

Văn bản “Mật” đến gồm 11 cột như mẫu văn bản đến thường, thêm cột mức độ “mật” sau cột “trích yếu” Bìa cũng giống như bìa sổ văn bản đến thường.

Ngoài ra nếu văn bản là đơn, thư thì có mẫu riêng gồm 8 cột:

Bảng số 4 : Nội dung sổ đăng ký văn bản là đơn thư

4.1.3 Phân phối và chuyển giao văn bản đến

 Trình xin ý kiến phân phối

- Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, đăng ký vào sổ thì nhân viên văn thư phải trình những văn bản nhận được cho người phụ trách công tác này cụ thể là thủ trưởng cơ quan nếu là cơ quan nhỏ có ít văn bản hoặc là cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính nếu là cơ quan lớn có nhiều văn bản và được thủ trưởng cơ quan ủy nhiệm

- Khi người phụ trách xem xong thì ghi ý kiến phân phối và giải quyết vào lề văn bản rồi trả lại văn thư để chuyển sổ và gửi cho người thực hiện

 Chuyển giao “văn bản đến”

- Tất cả văn bản đến cơ quan sau khi đã có ý kiến phân phối của người phụ trách phải được chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không chuyển chậm văn bản.

- Theo quyết định số 91/QĐ - BT ngày 14/6/1998 của chủ nhiệm văn phòng Hội đồng Bộ trưởng Nếu là văn bản có dấu chỉ mức độ “Khẩn” phải chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không chuyển chậm văn bản.

- Các văn bản khác cũng phải chuyển ngay trong ngày cho người có trách nhiệm giải quyết.

- Yêu cầu khi chuyển giao văn bản

 Giao văn bản tận tay cho người có trách nhiệm giải quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ.

 Cần chú ý không để cho người không có liên quan xem, biết được nội dung của văn bản.

 Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ, người nhận văn bản kể cả thủ trưởng cơ quan cũng phải ký vào sổ chuyển giao văn bản đó.

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN

TÊN ĐƠN VỊ

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

Từ ngày………đến ngày…………

Bảng số 5: Mẫu bìa sổ chuyển giao văn bản đi

Ngày chuyểnSố đếnĐơn vị hoặc

người nhậnKý nhậnGhi chú

Bảng số 6: Nội dung sổ chuyển giao văn bản đến

 Đối với văn bản “Mật”: Mẫu chuyển giao văn bản “Mật” giống như sổ chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột (3) Thông thường các cơ quan sử dụng sổ đăng ký văn bản mật thêm cột ký nhận ngay sau cột đơn vị hoặc người nhận văn bản, vì số lượng văn bản mật không nhiều.

4.1.4 Tổ chức giải quyết văn bản đến

 Đối với văn bản thường: Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi

trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải quyết - Các cán bộ thừa hành sau khi nhận được văn bản, phải được nghiên cứu nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời Những công việc có liên quan đến cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải quyết Không được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo.

- Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh.

- Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến của lãnh đạo ghi trên lề văn bản, không được đóng dấu lên văn bản đó mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

- Chỉ lãnh đạo mới được ghi ý kiến lên lề văn bản, những ý kiến đề xuất của cán bộ thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo văn bản đó, các đơn vị trong cơ quan không được tự ghi dấu gạch chân các dòng hoặc ghi thêm ý kiến vào văn bản đến.

- Những văn bản đề cập đến các vấn đề quan trọng như chủ trương, chương trình kế hoạch, kế hoạch công tác, những văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác của cấp trên đối với cơ quan…phải do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan giải quyết  Đối với văn bản mật: Mức độ mật và phạm vi phổ biến đã được trình bày trong

phần thể thức văn bản Bất kỳ người nào được biết bí mật, được giữ văn bản, tài liệu mật phải thực hiện các quy định sau:

- Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm

- Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo đi công tác (Nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến công tác) Khi cần thiết phải mang văn bản, tài liệu về nhà, hoặc đi công tác phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan Khi cần mang văn bản, tài liệu mật đi công tác không được giao cho người khác giữ hộ.

- Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của văn bản Không được trao đổi những điều bí mật trong điều kiện không đảm bảo an toàn.

 Tổ chức kiểm tra giải quyết văn bản

Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc của cơ quan.

- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với qui định chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước.

- Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối, tiến độ chuyển giao và việc giải quyết văn bản.

- Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản Toàn bộ việc kiểm tra trên có thể

lập sổ kiểm tra hoặc kiểm tra bằng máy tính.

4.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi: Tất cả văn bản giấy tờ do

cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan.

4.2.1 Đăng ký văn bản đi

Là quá trình ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản… vào những phương tiện đăng ký: sổ đăng ký, thẻ, máy tính…nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng.

Trước khi đăng ký văn bản, nhân viên văn thư phải kiểm tra thể thức văn bản, đây là vấn đề hết sức quan trọng không thể thiếu hoặc sai xót được Tất cả những văn bản viết sai thể thức đều không được chấp nhận.

 Ghi số lên văn bản: Số của văn bản là số đăng ký thứ tự của văn bản trong

năm kể từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Tất cả các văn bản đi của cơ quan do thủ trưởng cơ quan ký ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận văn thư để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị, tổ chức thảo ra văn bản.

 Ghi ngày, tháng lên văn bản: Ngày, tháng trong văn bản là ngày tháng văn bản

được đăng ký vào phương tiện đăng ký, yêu cầu ghi rõ ràng, chính xác (đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số 0 ở đằng trước)

 Đóng dấu vào văn bản đi

- Dấu là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi đi Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị hiệu lực về mặt pháp lý

- Cán bộ văn thư không được đóng dấu “Mật”, “Khẩn” vào văn bản đó khi văn bản đó chưa có ý kiến của người ký nhận văn bản.

 Vào sổ văn bản đi

- Sau khi đóng dấu xong thì vào sổ văn bản đi Yêu cầu khi vào sổ phải ghi đầy đủ, chính xác số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản và các yếu tố cần thiết.

- Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của

sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”

Bảng số 7: Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đi - Nội dung sổ đăng ký văn bản đi

Số và ký hiệu Ngày tháng Trích yếu Nơi nhận Đơn vị, người

giữ bản lưuGhi chú

Bảng số 8: Nội dung sổ đăng ký văn bản đi

Đối với sổ “Văn bản mật”cũng giống sổ đăng ký văn bản thường chỉ thêm “mức độ mật” sau cột 3.

 Chuyển giao văn bản đi

- Văn bản đi phải được đăng ký và gửi đi ngay trong ngày khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan.

- Việc gửi văn bản đi phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản.

- Những văn bản có dấu chỉ mức độ “khẩn” phải được chuyển từ trước Mặt khác ngoài việc đóng dấu lên văn bản còn phải đóng dấu lên phong bì để dễ dàng

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN

nhận biết.

- Những văn bản có nội dung quan trọng hoặc gửi văn bản với số lượng nhiều phải kèm theo phiếu gửi để kiểm tra

Lưu ý: Trên phiếu gửi phải ghi đầy đủ, chính xác mọi chi tiết để tránh nhầm lẫn và đề nghị nhận được văn bản thì nơi nhận phải gửi trả lại phiếu gửi cho nơi gửi.

- Khi gửi văn bản đi phải giữ lại bản chính để đưa vào lưu trữ Để thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng thì những văn bản lưu phải sắp xếp theo từng loại , năm nào để riêng năm đó Những văn bản lưu phải là bản chính có đầy đủ thể thức qui định của Nhà nước Đối với bản lưu “văn bản mật” thì khi đưa vào lưu trữ cần sắp xếp theo mức độ mật.

- Bì đựng văn bản nên làm bằng loại giấy bền, dầy để tránh nhìn thấy chữ bên trong văn bản, ngoài bì phải ghi đầy đủ chính xác: tên cơ quan, số, ký hiệu văn bản, địa chỉ nơi nhận ghi đầy đủ, rõ ràng, không được viết tắt.

- Mọi văn bản gửi đi đều phải vào sổ “chuyển giao văn bản” Dưới đây là mẫu bìa và nội dung sổ chuyển giao văn bản đi

Bảng số 9: Mẫu bìa sổ chuyển giao văn bản đi

Ngày tháng Số và ký hiệu Số lượngNơi nhậnKý nhận Ghi chú

Bảng số 10: Nội dung sổ chuyển giao văn bản đi

4.3 Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.4.3.1 Tổ chức lập hồ sơ hiện hành

 Khái niệm: Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về mộtvấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyếtvăn bản đó.

 Tác dụng

- Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, gửi đầy đủ và có hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả.

- Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu - Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu

 Những nguyên tắc cơ bản khi nộp hồ sơ

- Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao Trong khi lập hồ sơ nếu có những văn bản không liên quan đến công việc của mình, không thuộc phạm vi quản lý của hồ sơ thì không đưa vào hồ sơ, những văn bản đó để riêng.

- Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh có sự liên hệ mật thiết, hợp lý, phản ánh được tình hình tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc Theo nguyên tắc này thì văn bản phải đựơc thu thập đầy đủ, nhất là những văn bản chủ yếu, những văn bản liên quan với nhau Nội dung của những văn bản trong hồ sơ phải khớp với tên hồ sơ Nếu là hồ sơ về một vấn đề, một sự việc thì không để lẫn với những văn bản về những vấn đề, những sự việc khác, nếu là một tập văn bản dung tên gọi thì không để văn bản khác lẫn vào.

- Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và phải đủ thể thức Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc, chỉ đưa vào hồ sơ những bản chính hoặc bản sao hợp pháp.

 Nội dung và phương pháp lập hồ sơ

- Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan

cần lập trong năm Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ nhất là những hồ sơ phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị trước Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác này phải dự kiến trong năm tới có những công việc gì phải làm Từ những công việc đó sẽ hình thành những loại văn bản gì và lập thành những hồ sơ gì Từ những dự kiến của mỗi cán bộ sẽ tập trung hợp thành dự kiến của đơn vị, của cơ quan Bản dự kiến những hồ sơ cần phải lập là bản danh mục hồ sơ cần phải lập trong năm của cơ quan, do thủ trưởng cơ quan ký ban hành - Mở hồ sơ: Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh

mục hồ sơ thì cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong năm mà viết sẵn một số bìa thường lệ để quản lý “văn bản đi, đến” Mỗi hồ sơ đúng một tờ bìa, bên ngoài ghi rõ số ký hiệu và tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc.

- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ: Khi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn

bản nguồn có những giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ Phải thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ, không để lẫn lộn, mất mát.

- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ: Tùy theo đặc điểm của từng lọai hồ sơ

mà chọn cách sắp xếp cho phù hợp Trong thực tế các cơ quan thường sắp xếp theo cách sau:

 Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản: tức là đưa những văn bản có cùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ.

 Sắp xếp theo đặc trưng vấn đề: là tập hợp và sắp xếp những văn bản giấy tờ (gồm nhiều tên loại, nhiều tác giả) có nội dung về một vấn đề.

 Sắp xếp theo đặc trưng của tác giả: tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra văn bản Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản, giây tờ của cùng một tác giả.

 Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan giao dịch: Tất cả văn bản, giây tờ giao dịch giữa hai hay nhiều cơ quan đưa vào một tập hồ sơ.

 Sắp xếp theo đặc trưng địa chỉ: tức là tập hợp đưa vào những văn bản, giây tờ của nhiều cơ quan trong một khu vực địa lý.

 Sắp xếp theo đặc trưng thời gian: Tất cả những văn bản giấy tờ có cùng một thời gian nhất định vào cùng một hồ sơ.

 Kết thúc hồ sơ: Khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán

bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét lại các hồ sơ xem có đủ, trùng văn bản hay không.

- Đối với những hồ sơ có cùng thời hạn bảo quản vĩnh viễn là lâu dài phải ghi “Mục lục văn bản” đã in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ của cục lưu trữ nhà nước.

- Bìa hồ sơ: Bìa hồ sơ in sẵn hay viết đều phải theo tiêu chuẩn của cục lưu

trữ Nhà nước ban hành Chữ viết trên bìa phải cẩn thận, rõ ràng, đầy đủ, chính xác Tên cơ quan

Bảng số 11: Mẫu bìa mục lục văn bản

STTSố ký hiệu Ngày thángTác giảTrích yếu nội

dungTờ sốGhi chú

Bảng số 12: Mẫu mục lục văn bản

4.3.2 Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

 Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại phòng, tổ công tác một năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ đó mới nộp lưu trữ.

 Khi nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài.

 Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại cho đơn vị, hết hạn thì đánh giá lại Nếu không cần lưu thì hủy theo qui định.

 Cán bộ (hay phòng, tổ lưu trữ) căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét thời hạn bảo quản, làm thủ tục thông kê, sắp xếp lên tủ, giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng.

4.4: Xây dựng và ban hành văn bản

Qui trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý Nhà nước là toàn bộ các công

việc diễn ra từ khi bắt đầu đến khi hoàn chỉnh một văn bản, trong đó các công việcđược tiến hành theo một trình tự nhất định Nội dung qui trình gồm các bước sau:Bước 1: Thảo văn bản: là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó.

 Các giai đoạn để soạn thảo một văn bản gồm

- Chuẩn bị: Để thảo một văn bản có nội dung quan trọng phức tạp, đặc biệt

là những văn bản qui phạm pháp luật nhằm điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó cần phải có quá trình chuẩn bị cẩn thận Trong quá trình chuẩn bị phải thực hiện các công việc sau:

 Nắm chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước thông qua ý định của lãnh đạo.

 Xác định phạm vi điều chỉnh của văn bản  Xác định loại văn bản cần ban hành

 Lập kế hoạch thời gian hoàn thành soạn thảo văn bản  Viết đề cương và thông qua đề cương.

 Viết đề cương tức là sử dụng các tài liệu sẵn có trong tay để sắp xếp thành các chương, mục, các điều khoản theo một trật tự khoa học để làm nổi bật mục đích, yêu cầu, nội dung chủ yếu cần nêu ra trong văn bản.

 Đề cương là cơ sở để người thảo dựa vào đó để viết thành bản thảo, tránh tình trạng trùng lặp ý, bỏ sót ý hoặc bản thảo viết ra không đúng ý của lãnh đạo

 Viết bản thảo và sửa chữa bản thảo:

 Sau khi đề cương đã thông qua, bằng ngôn ngữ văn bản, thể văn hành chính pháp luật, phương pháp trình bày ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu, dễ nhớ và tính chính xác cao viết thành bản thảo đầu tiên.

 Bản thảo viết xong phải đọc lại và sửa chữa trước khi trình lãnh đạo.

Bước 2: Duyệt bản thảoNguyên tắc chung

 Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình ký  Người duyệt bản thảo phải ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt

 Tất cả những văn bản gửi đi do thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan ký đều phải được Chánh văn phòng xem xét các mặt thủ tục, thể thức trước khi ký và ban hành.

Bước 3: Đánh máy và in sao văn bản.Nguyên tắc chung

 Bản thảo sau khi được ký tắt phải chuyển giao cho bộ phận đánh máy, để đánh máy hoặc nhân bản Bản thảo đưa đánh máy phải sạch sẽ, rõ ràng và nhất thiết phải có chữ ký của người có trách nhiệm.

 Khi đánh máy phải đảm bảo chính xác đúng nguyên bản.

 Người thảo văn bản phải soát lại bản đánh máy và chịu trách nhiệm về bản đánh máy đó

 Văn bản gửi lên cấp trên phải là bản có chữ ký trực tiếp của thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan Nghiêm cấm việc sao chụp cả dấu và chữ ký trong văn bản.

Tổ chức thực hiện: Trong điều kiện kỹ thuật phát triển như hiện nay, việc đánh

máy sao in văn bản của cơ quan có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp như làm văn bản trên máy tính, sao chụp…

Bước 4: Ký và ban hành văn bản

 Sau khi văn bản được đánh máy xong phải chuyển ngay cho đơn vị hoặc người thảo văn bản xem lại và chịu trách nhiệm về văn bản đó Tiếp theo chuyển cho Chánh văn phòng xem xét lại thủ tục, thể thức và trình ký.

 Văn bản sau khi được ký chính thức thì chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục ban hành

4.5 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Tất cả các doanh nghiệp Nhà nước hay tư nhân dù lớn hay nhỏ hoạt động dưới bất kỳ hình thức nào đều phải có con dấu riêng của cơ quan mình, bởi theo nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của chính phủ đã qui định: “Con dấu được sử dụng trong cơ quan các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ

giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và công dân phải được quản lý thống nhất theo các qui định trong nghị định này của chính phủ” Do đó việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là vấn đề hết sức cần thiết.

4.5.1 Một số qui định cho việc quản lý và sử dụng con dấu

 Con dấu phải được giao cho cán bộ văn thư đủ tin cẩn giữ và đóng dấu Chỉ người giữ con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản Trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo chỉ định của lãnh đạo cơ quan  Con dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ, có khóa trong cũng như ngoài giờ làm việc.

 Con dấu chỉ được đóng lên những văn bản sau khi đã có chữ ký của người có đủ thẩm quyền.

 Phải sử dụng đúng mực dấu do Nhà nước qui định, không được dùng các thứ mực dễ phai Con dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, không được tùy tiện mang con dấu theo người.

 Tuyệt đối không được dùng vật cứng để cọ rửa con dấu.

 Việc khắc dấu phải theo qui định của Nhà nước tại nghị định số

- Dấu mức độ mật gồm 3 loại: “mật”, “tối mật” “tuyệt mật” và do người ký văn bản quyết định Văn bản có dấu mức độ “tối mật” phải làm 2 bì Bì ngoài viết như bình thường và đóng dấu có các ký hiệu B,C Bì trong đóng dấu mức độ mật Những văn bản có dấu mật chỉ cần 01 bì, bì ngoài đóng chữ A.

 Dấu chỉ mức độ “khẩn”

- Mức độ “khẩn” chỉ rõ sự cần thiết phải chuyển ngay đến tay người nhận Mức độ “khẩn” gồm 3 loại: “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” do người ký văn bản quyết định.

Tóm lại: công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu có

giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữđể nghiên cứu sử dụng lâu dài.

II CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1 Khái niệm về công tác lưu trữ: Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý

thông tin Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi vànhững hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.

2 Phông lưu trữ: Là toàn bộ khối lượng tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh hình thành

trong quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị tổ chức hay cá nhân có ý nghĩachính trị, khoa học, lịch sử, kinh tế và các ý nghĩa khác được thu thập và bảo quảntrong một kho lưu trữ thích hợp.

3 Tài liệu lưu trữ: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động

của một tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế, xãhội…có giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, an ninh quốc phòng được lậphồ sơ lưu và lưu trữ.

4 Chức năng: Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với chức

năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Do đó công tác lưu trữ có chứcnăng sau:

 Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia.

 Tổ chức sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia nhằm góp phần thực hiện tốt các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn cách mạng.

Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cáchthống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo ra tiền đề để thực hiện chức năng tổchức và sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia.

5 Nội dung của công tác lưu trữ

5.1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường xuyên nhằm từng bước hoàn thiện phông lưu trữ quốc gia nói chung và từng phông lưu trữ cụ thể nói riêng Thu thập bổ sung bao gồm giai đoạn thu thập tài liệu đã giải

quyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, đặc biệt chú ý đến những tài liệu hình thành ở các đơn vị, cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ Ngoài ra còn chú ý sưu tầm những tài liệu có xuất xứ cá nhân, tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân vì nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu giữ được trong các tổ chức lưu trữ của Nhà nước.

5.2 Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ

 Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuậtnhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ.

 Các vật liệu làm ra tài liệu lưu trữ chủ yếu làm bằng giấy, phim nhựa…nên tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kỹ thuật bảo quản Nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa nên nhiệt độ và độ ẩm thường xuyên cao Điều kiện khí hậu này tác động rất xấu đến tài liệu lưu trữ và gây khó khăn cho việc bảo quản chúng Vì vậy, kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ phải được đặc biệt coi trọng để tránh những tác động xấu làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu lưu trữ Mặt khác nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ.

5.3 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu phục vụ các yêu cầu tra cứu.

 Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan, tổ chức lưu trữ Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ không chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội Nội dung chủ yếu của việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả, làm công cụ tra cứu, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.

 Mục đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

 Đối với toàn xã hội công tác lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt được Đảng và Nhà nước rất quan tâm Ngày 15/4/2001, chủ tịch nước CHXHCNVN đã ký lệnh công bố pháp lệnh lưu trữ quốc gia đã được ủy ban quốc hội thông qua ngày 4/4/2001 Đây là văn bản pháp luật cao nhất về công tác lưu trữ.

5.4 Phục vụ tra cứu sao lục

 Đây là một hoạt động quan trọng trong công tác lưu trữ, đòi hỏi đáp ứng kịp thời nhanh chóng và an toàn, không để lưu hại mất tài liệu.

 Khi muốn tra cứu tài liệu yêu cầu cần phải:

- Thông báo tài liệu lưu trữ theo chủ đề nhất định - Cung cấp bản sao, tránh lạc tài liệu.

 Để phục vụ tốt cho việc tra cứu, sao lục tài liệu đồng thời tạo điều kiện cho công tác bảo quản tài liệu thì đòi hỏi cán bộ làm công tác lưu trữ phải lập sổ giao nhận tài liệu hàng ngày, lập phiếu đề nghị sao lục.

Bảng số 13: Mẫu phiếu đề nghị sao lục tài liệu lưu trữ

5.5 Tiêu hủy tài liệu

Tiêu hủy tài liệu trong trường hợp tài liệu đó không còn bất cứ giá trị nào đối với doanh nghiệp Mục đích chính của công tác này nhằm giải phóng chỗ để giảm bớt số lượng hồ sơ phải lưu trữ bảo quản Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy có chữ ký của cán bộ lưu trữ của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu và xác nhận của lãnh đạo cơ quan.

III CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀMỐI QUAN HỆ GIỮA CHÚNG.

1 Các yếu tố ảnh hưởng

1.1 Môi trường làm việc

Môi trường làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp tới tâm lý làm việc của cácbộ công nhân viên Môi trường làm việc tốt là sự bố trí một cách hợp lý, khoa họcphòng làm việc cũng như phương tiện trang thiết bị trong phòng, phòng làm việcphải đảm bảo các yếu tố sau

 Thông thoáng: phòng làm việc phải đảm bảo độ thông thoáng, tức là nhiệt độ

và độ ẩm trong phòng làm việc phải thích hợp không làm ảnh hưởng tới sức khỏe của con người bởi sức khỏe là vấn đề quyết định tới năng suất chất lượng công việc.

 Tiếng ồn: Đây là nhân tố ảnh hưởng đến tinh thần và sự tập trung của người

làm việc.

 Màu sắc: màu sắc đôi khi cũng tạo cảm giác thoải mái khi làm việc.

 Ánh sáng: ánh sáng là yếu tố rất cần thiết vì không những đảm bảo sức khỏe

mà còn tác động đến tâm sinh lý của người làm việc.

1.2 Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật

Khoa học công nghệ và kỹ thuật phát triển sẽ giúp rất nhiều cho công tác thu thập và xử lý thông tin nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng Con người sẽ làm việc năng suất, hiệu quả hơn khi được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc hiện đại như máy vi tính, điện thoại,máy photo…

1.3 Trình độ cán bộ văn thư lưu trữ

Trình độ của cán bộ công nhân viên luôn là yếu tố quyết định trực tiếp tới năng suất, chất lượng công việc.Cho dù phương tiện thiếtbị có hiện đại đến đâu nhưng nếu con người không biết khai thác, sử dụng một cách hợp lý, khoa học vào công việc của mình thì các phương tiện đó cũng trở thành vô ích Ngoài trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì sự quyết tâm, lòng nhiệt tình tâm huyết với nghề của cán bộ công nhân viên cũng là nguồn hỗ trợ lớn đối với công tác văn thư.

2 Mối quan hệ giữa công tác văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư – lưu trữ là hai công tác có mối quan hệ khăng khít trong quá trình xử lý thông tin Nếu thiếu hoặc làm thiếu một trong hai công tác này thì việc xử lý thông tin sẽ không thực hiện được Vì vậy trong điều lệ công tác văn bản giấy tờ ban hành kèm theo nghị định 142/CP ngày 29/9/1963 của hội đồng chính phủ đã qui định: “Văn bản giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước Làm văn bản giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với quản lý Nhà nước Do vậy mà công tác văn thư càng làm tốt và chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin một cách khoa học, chính xác và có hiệu quả.”

Ngược lại lưu trữ là sự tích lũy kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư Do vậy cần phải quan tâm tới chất lượng công tác văn thư và kết hợp luôn với công tác lưu trữ gọi chung là bộ phận văn thư – lưu trữ.

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔPHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp điệnHải Phòng.

Công ty Cổ phần Đầu tư xây lắp điện Hải Phòng tiền thân là Công ty điện lực Hải Phòng được thành lập theo quyết định số 1449/QĐ-TCCQ2 ngày 31/07/1976 và được thành lập theo quyết định số 144/QĐ-TCCQ ngày 20/01/1993 mang tên Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.Ngày 30/12/2004 chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty Cổ phần theo quyết định số 3629/QĐ-UB của Chủ tịch UBND thành phố Hải Phòng.

INVESTTMENT JOIN STOCK COMPANY  Tên giao dịch quốc tế: HECICO

 Trụ sở chính :Số 1 Trần Tất Văn, Q.Kiến An, Hải Phòng  Đăng kí kinh doanh số: Lần 3: 02030001207 ngày 04/01/2005  Mã số thuế: 0200171429

 Vốn điều lệ của Công ty cổ phần Đầu tư xây lắp điện Hải Phòng là: 9000.000.000(Chín tỷ đồng chẵn)

 Trong đó:

- Vốn của cổ đông Nhà nước: 2.250.000.000 đồng, chiếm 25% vốn điều lệ - Vốn của cổ đông trong doanh nghiệp: 6.255.000.000 đồng, chiếm 69.5%

Phòng Kế toán Tài chính Tổ thư ký ISO 9001:2000 Ban Dự án điện nông thôn - Các đơn vị thành viên

Xí nghiệp Xây lắp điện 1 Xí nghiệp Xây lắp điện 2 Xí nghiệp Xây lắp điện 4 Xí nghiệp Xây lắp điện 5 Xí nghiệp Xây lắp điện 6 Xí nghiệp Xây lắp điện 7 Xí nghiệp điện nông thôn Đội Xây lắp Cao thế Đội Điện tàu

- Các Chi nhánh Công ty

Xí nghiệp Cơ điện

Xí nghiệp Tư vấn thiết kế

Trung tâm Ứng dụng Công nghệ tự động hóa - Các Công ty con

Công ty cổ phần Bê Tông & Xây Dựng Hải Phòng Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ HECICO - Công ty liên kết

Công ty cổ phần Cơ điện 3Đ

Công ty có đội ngũ kỹ sư chuyên ngành và đội ngũ công nhân có tay nghề cao Bằng những kinh nghiệm lâu năm trong nghề cộng với những trang thiết bị, phương tiện đặc chủng, hiện đại chuyên phục vụ cho công tác thi công xây dựng các công trình điện, bằng uy tín chất lượng và phong cách phục vụ.

- Thi công hàng trăm Km điện đường đến các bản vùng sâu vùng xa có địa hình phức tạp, lắp đặt những trạm biến áp lớn, nhỏ phục vụ sản xuất kinh doanh và sinh hoạt…

- Xây dựng khu trung tâm Giáo dục lao động xã hội Hải Phòng năm

- Xây dựng khu nhà Điều hành Dự án Điện sức gió đảo Bạch Long Vĩ năm 2003-2004

- Hệ thống chiếu sáng thủ đô Viên Chăn-Lào năm 2001 - Hệ thống chiếu sáng vành đai III Hà Nội

- Hệ thống chiếu sáng đường 353 Cầu Rào-Đồ Sơn-Hải Phòng năm 2003… - Được sự uỷ nhiệm của Kế Hoạch trong và ngoài nước Công ty đã thực hiện nhiều hoạt động kinh tế xây lắp các công trình điện có quy mô lớn ở hầu hết các tỉnh thành miền Bắc và nước CHND Lào…Công ty đã được tặng nhiều huân chương lao động hạng nhất, nhì ,ba và nhiều cơ thưởng thi đua của Chính Phủ, của Bộ Giao thông vận tải, Bộ xây dựng, Tổng Liên Đoàn Lao động Việt Nam và thành phố Hải Phòng.

2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

- Tư vấn đầu tư, khảo sát thiết kế các công trình điện điện áp 350 KV

- Thi công xây lăp các công trình cấp thoát nước, công trình bưu chính viễn thông, công trình đường dây và trạm biến áp đến cấp điện áp 220KV và từng phần của đường dây 500KV, lắp đặt hệ thống điện động lực, điện chiếu sang công cộng, điện tự động hoá, tin hiệu, điều khiển, báo cháy, phòng chống cháy nổ ….

- Sản xuất các loại cấu kiện bê tông đúc sẵn và cột điện bê tông cốt thép các loại, dây và cáp điện, dịch vụ bảo vệ hệ thống điện, gia công cấu kiện thép và cột điện bằng thép, các cấu kiện phục vụ đường dây và trạm điện

- Thí nghiệm thiết bị điện, thi nghiệm đo điện trở đất, lắp ráp, sửa chữa thiết bị điện công nghiệp, điện dân dụng

- Xây dựng công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ sở hạ tầng, san lấp mặt bằng.

- Đầu tư kinh doanh bất động sản

- Quản lý kinh doanh bán điện nước, vận hành trạm phát điện và quản lý vận hành lưới điện phân phối có điện áp đến 350KV

- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, thiết bị năng lượng sạch và vật tư thiết bị ngành xây dựng, dịch vụ bến bãi, vận tải hàng

hoá, vận tải hành khách, lữ hành

- Đóng mới và sửa chữa phương tiện thuỷ trọng tải 500 tấn - Đào tạo Kỹ thuật cơ điện lạnh và điện tử tin học

- Khai thác kinh doanh khoáng sản

- Tư vấn, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ Kỹ thuật, chuyển giao công nghệ tự động hoá.

3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức gồm 2 khối: là khối quản lý và khối sản xuất

Khối quản lý, gồm

 Đại hội đồng cổ đông :Chức năng nhiệm vụ của đại hội đồng cổ đông là

- Thông qua định hướng phát triển của công ty

- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần, trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác.

- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát

 Hội đồng quản trị: có chức năng sau

- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với giám đốc hoặc tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do điều lệ công ty quy định, quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó, cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó

- Giám sát, chỉ đạo, giám đốc hoặc tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty

- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.

 Ban kiểm soát : Chức năng nhiệm vụ của ban kiểm soát là

- Ban kiểm soát thực hiện giám sát hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc, trong việc quản lý và điều hành công ty,chịu trách nhiệm trước đại hội cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thông kê và lập báo cáo tài chính

- Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính năm và 6 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của hội đồng quản trị Trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm của công ty.

 Tổng Giám đốc :Chức năng nhiệm vụ của tổng giám đốc là

Là người đứng đầu Công ty và chịu trách nhiệm trước mọi hoạt động của Công ty Giúp việc cho Tổng Giám đốc và các Phó tổng Giám đốc:

Phụ trách kinh doanh Phụ trách khai thác Phụ trách Kỹ thuật

Mỗi phó Giám đốc phụ trách một bộ phận để tránh tình trạng chồng chéo về chức năng và nhiệm vụ Tất cả các phòng trên đều chịu sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc  Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ là

Quản lý hồ sơ lưu trữ tài liệu thường xuyên, nghiên cứu và tổ chức bộ máy cho phù hợp với Công ty ở mỗi thời kì, tham mưu cho Tổng Giám đốc về vấn đề tuyển dụng hay đề bạt cán bộ, tính toán tiền lương và xử lý các chế độ chính sách lao động của toàn Công ty.

 Phòng kế hoạch thị trường

Triển khai các hoạt động tiêu thụ sản phẩm, quản lý các khu vực thị trường, tập hợp khách hàng, sản phẩm, giá cả, doanh số, phân phối, dịch vụ khách hàng… nhằm quản lý hệ thống phân phối, quản lý dữ trữ và hoàn thiện sản phẩm, quản lý lực lượng bán hàng, tổ chức bán hàng và cung cấp dịch vụ.

 Phòng Kỹ thuật công nghệ

Có chức năng tham mưu Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý kỹ thuật,

chất lượng công trình, an toàn lao động và các hoạt động Kỹ thuật, có trương trình đổi mới và tiếp nhận các tiến bộ khoa học công nghệ, nghiên cứu , triển khai thử nghiệm, sản xuất thay thế hoặc cải tiến máy móc thiết bị và các phương tiện vật chất khác.

 Phòng Kế toán Tài chính: có chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau

- Lập báo cáo tài chính, xử lý các số liệu thu chi của Công ty, phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác

- Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau.

- Tổng hợp số liệu và lập báo cáo kế hoạch theo định kì

- Thực hiện phân tích thông tin kế toán, đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo, giúp Công ty có đường lối phát triển đúng đắn đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý  Ban dự án: Chức năng nhiệm vụ của ban dự án là

Có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Công ty trong các công tác tiếp thị và đấu thầu các công trình, các dự án phát triển kinh tế xã hội của nhà nước và của địa phương.

 Ban thư kí ISO

Chịu trách nhiệm về chính sách chất lượng của toàn Công ty, kiểm tra và giám sát chất lượng sản phẩm hoàn thành.

Khối sản xuất, gồm

Xây lắp các công trình điện phục vụ sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, quốc phòng, giao thông vận tải, du lịch, điện chiếu sáng công cộng, điện dân dụng…  Xí nghiệp bê tông và xây dựng

Sản xuất các loại cột bê tông cốt thép, sản xuất ống thoát nước bê tông theo TCCS, kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng công nghiệp và dân dụng, giao thông thuỷ lợi, nhận dịch vụ và vận chuyển sản phẩm đến chân công trình.

 Xí nghiệp cơ điện

Có chức năng mua bán, vận hành, sửa chữa các máy móc thiết bị để phục vụ

hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Ban kinh doanh dịch vụ

Chuyên kinh doanh vật tư thiết bị công nghiệp và dân dụng, là nhà phân phối các sản phẩm cửa nhựa có lõi thép công nghệ Đức, cửa nhựa Đài Loan…

 Xí nghiệp tư vấn thiết kế

Nhận liên doanh liên kết với mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước, tư vấn đầu tư, giám sát công trình.

 Xí nghiệp quản lý kinh doanh điện nông thôn

Quản lý kinh doanh điện tại nhiều xã, các khu chung cư thuộc các huyện của thành phố Hải Phòng.

DIỆN TẠI HÀ NỘIBAN THƯ KÝ ISO

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊBAN KIỂMSOÁT

BAN GIÁM ĐỐC công ty liên kếtCông ty con và

Năm 2004, sau khi Công ty chuyển đổi từ Công ty Nhà nước sang Công ty Cổ phần, Ban lãnh đạo Công ty cũng đưa ra những kế hoạch tối ưu trong việc sử dụng con người, giảm bớt lực lượng lao động dư thừa.

Tổng số lao động: Năm 2004 là 350 người Năm 2007: 320 người

Năm 2009 qua nhiều đợt giảm biên chế (chủ yếu là khối phòng ban) và tuyển mới (chủ yếu là khối xây lắp) tổng số lao động của Công ty là: 300 người Do đặc điểm loại hình kinh doanh, tính chất công việc cho nên ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng lao động chủ yếu là nam Cụ thể năm 2009: Lao động nam: 268 người chiếm 90% Tổng số CBCNV

Lao động nữ : 32 người chiếm 10% Tổng số CBCNV

Trình độ chuyên môn: Trình độ chuyên môn của người lao động là một trong những yếu tố quyết định sự chiến thắng trong kinh doanh Do đó để tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên làm việc tốt đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao trong công việc, ban lãnh đạo Cảng đã thường xuyên tạo điều kiện về mặt thời gian cũng như vật chất khuyến khích CBCNV đi học để nâng cao trình độ

Theo thống kê hiện nay Công ty có: 01 người có trình độ trên đại học

50 người có trình độ đại học chiếm 16.7%

100 người có trình độ cao đẳng và trung cấp chiếm 33.3% Còn lại là công nhân kỹ thuật.

Các hình thức lương, thưởng, phụ cấp được áp dụng tại Công ty.

- Để động viên, khuyến khích thúc đẩy đội ngũ CBCNV làm việc hăng say, nhiệt tình, phát huy năng lực của họ thì hàng năm Công ty thường có những khoản tiền thưởng dành cho CBCNV

- Thưởng động viên đột xuất cho cá nhân, tập thể có thành tích trong công tác hàng tháng, quí, năm.

- Thưởng hoàn thành công trình - Thưởng danh hiệu thi đua.

Chế độ phụ cấp

Công ty Cổ phần đầu tư xây lắp điện Hải Phòng áp dụng chế độ phụ cấp cho CBCNV dưới các hình thức sau:

- Phụ cấp trách nhiệm

Các hình thức phụ cấp trên Công ty đã áp dụng để trả cho CBCNV để phần nào bù đắp về thể lực cũng như trí lực mà họ phải bỏ ra trong thời gian làm việc Đây cũng là sự động viên, khuyến khích về mặt tinh thần đối với CBCNV để họ thấy được rằng sự đóng góp, cống hiến của mình là xứng đáng, có ích, qua đó mà họ sẽ hăng say, nhiệt tình phát huy năng lực của mình vào quá trình xây dựng mở rộng Công ty.

5 Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.

Một số sản phẩm chính của Công tyXí nghiệp cơ điện

- Sản xuất lắp dựng cấu kiện thép, xà đường dây, xà dân trạm - Vỏ tủ, máng cáp phục vụ thi công các công trình điện

- Mạ kẽm, nhúng nóng các sản phẩm cơ khí

- Thi công lắp đặt các hệ thống điện động lực, điện điều khiển trong dân dụng và công nghiệp

- Sản xuất hòm công tơ, tủ điện, cột đèn chiếu sáng bằng vật liệu composite

Xí nghiệp bê tông và xây dựng

- Sản xuất cột bêtông từ cột H6-A đến cột H10-C - Sản xuất cột bêtông từ cột 6A đến cột 20D - Kinh doanh vật liệu xây dựng: Cát, đá

- Xây dựng Công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi

- Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng quyết tâm phấn đấu trở thành một doanh nghiệp được xã hội cần trong lĩnh vực xây lắp điện, hoạt động điện lực, xây dựng công trình cơ sở hạ tầng công nghiệp và dân dụng Trong những năm gần đây Công ty đã có nhiều cố gắng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và đã có những kết quả đáng kể: