Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến.doc

Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bất kì một doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy tờ

vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chínhsách của Đảng, của Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơquan, các ngành, các cấp; ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệucần thiết…Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư – lưutrữ để quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả Do đó công tác văn thư –lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưukhuyết điểm của cơ quan

Công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấpthiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà cònliên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức Làmtốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời nhữngquyết định quản lí Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hànhmọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho

cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng,nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư - lưu trữ làkhông thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào

Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH Phúc Tiến em nhận thấy công tácvăn thư - lưu trữ của công ty còn nhiều bất cập Do vậy bằng những kiến thức họcđược từ nhà trường và tình hình thực tế công tác văn thư - lưu trữ tại công ty em đã

quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến”.

- Mục đính nghiên cứu đề tài:

+ Tìm hiểu chung về công tác văn thư – lưu trữ

+ Phân tích đánh giá thực trạng của công tác văn thư – lưu trữ tại công tyTNHH Phúc Tiến để thấy được điểm mạnh, điểm yếu trên cơ sở đó đề xuất một sốkiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH PhúcTiến

- Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là cơ sở lí luận về công tác văn thư – lưutrữ, thực tiễn hoạt động văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến Cụ thể là:

+ Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty

+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty, đặc biệt làcủa phòng Hành chính - Quản trị

+ Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH PhúcTiến

+ Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ Từ

đó chỉ ra điểm mạnh, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó

+ Đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư –lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến

- Phương pháp nghiên cứu: Khoá luận sử dụng các phương pháp nghiên cứusau:

+ Phương pháp duy vật biện chứng

+ Phương pháp điều tra khảo sát

+ Phương pháp đối thoại phỏng vấn

+ Phương pháp thống kê

+ Phương pháp so sánh

+ Phương pháp phân tích

+ Phương pháp tổng hợp

Bài khoá luận gồm 3 chương:

Chương 1: Một số lí luận chung về công tác văn thư – lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến.Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tạicông ty TNHH Phúc Tiến

CHƯƠNG 1

MỘT SỐ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ

1.CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1.Khái niệm công tác văn thư

Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác văn thư Nhưng có haikhuynh hướng đáng chú ý là:

+ Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lí văn bản giấy tờtrong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo khuynh hướng này thì công tác văn thưbao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lí quy trìnhchuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức

+ Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bảntrong các cơ quan tổ chức, tổ chức và quản lí văn bản trong các cơ quan đó Theokhuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn chính xác hơn

*Tóm lại: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ

công tác quản lí, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một phần của quá trình xử lí thông tin.

1.2.Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là hoạt động của bộ máy quản lí nói chung.Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và

là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của vănphòng Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xemnhư một bộ phận hoạt động quản lí Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng quản lí Nhà nước

1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo việc thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng

và quản lí Nhà nước Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiệnthiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị đạt hiệu quả

Quan niệm đúng về công tác văn thư là một điều kiện đảm bảo cho công tácnày phát triển Nếu quan niệm không đúng sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản líđối với công tác văn thư cũng không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó, điềunày sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lí trong cơ quan tổ chức.

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, hiệu quả, đúng chủ trương, chính sách của Đảng và Nhànước

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốtcông tác lưu trữ Đây là nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữquốc gia và lưu trữ cơ quan

1.4.Yêu cầu của công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ Do đó quátrình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:

+ Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rấtnhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lí và giải quyết văn bản kịp thời gópphần hoàn thành tốt công việc của cơ quan

+ Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản, kýduyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều phải được thực hiệntheo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng

+ Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộcphạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, nhânbản, gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật

+ Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắnliền với việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảođảm cho công tác quản lí Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năngsuất chất lượng cao Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành mộtnhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với điều kiện cụ thểcủa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coithường việc áp dụng tiến bộ của khoa học kĩ thuật, các phát minh sáng chế có liênquan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư

1.5.Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu sau:

- Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản.

+ Soạn thảo văn bản

+ Trình duyệt và kí văn bản

+ Ban hành văn bản

- Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản, nội dung công việc này bao gồm:

+ Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến

+ Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đi

+ Tổ chức quản lí văn bản mật

+ Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

-Thứ ba: Tổ chức sử dụng con dấu.

1.5.1.Xây dựng và ban hành văn bản

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lí Nhà nước là toàn bộ cáccông việc diễn ra từ khi bắt đầu đến khi hoàn chỉnh một văn bản, trong đó các côngviệc được diễn ra theo một trình tự nhất định Nội dung quy trình bao gồm các phầnsau:

- Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mụcđích, yêu cầu của cơ quan, tổ chức để soạn thảo văn bản nhằm giải quyết một côngviệc cụ thể hay điều chỉnh một mối quan hệ xã hội nào đó

- Trình duyệt và kí văn bản

+ Sau khi văn bản được soạn thảo thì người soạn thảo văn bản phải trình vănbản lên Chánh văn phòng để kiểm tra lại việc đánh máy, xem xét lại thể thức, thủtục văn bản, kí nháy văn bản trước khi trình thủ trưởng duyệt văn bản

+ Thủ trưởng cơ quan xem xét duyệt, kí theo thẩm quyền và chịu tráchnhiệm pháp lí về văn bản kí

- Ban hành văn bản: Đây là bước không thể thiếu trong quy trình xây dựng

và ban hành văn bản Sau khi văn bản được kí thì chuyển sang bộ phận văn thưhoàn tất các thủ tục để ban hành văn bản

1.5.2.Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản

1.5.2.1.Quy trình xử lí văn bản đến

Văn bản đến là những giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do cơ quan, đơn vị,

tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến

Tất cả những văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng

kí vào sổ quản lí thống nhất ở bộ phận văn thư Văn bản đến cơ quan phải được xử

lí nhanh chóng, chính xác và bí mật

Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng hoặctrưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến các đơn vị hoặc cá nhân có tráchnhiệm giải quyết giải quyết

* Trình tự giải quyết văn bản đến như sau:

Bước 1: Kiểm tra sơ bộ

Khi văn bản đến cơ quan thì cán bộ văn thư nhận và kiểm tra sơ bộ bì vănbản nhằm mục đích xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình hay không? Sốlượng bì văn bản có đủ không? Kiểm tra bì văn bản còn nguyên vẹn không? Có dấuhiệu bị bóc rách, bị mất văn bản bên trong hay không? Nếu có phải lập biên bản gửicho người có trách nhiệm

Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan, cán bộ văn thư phải phânloại văn bản nhận thành 2 loại:

- Loại văn bản phải đăng kí vào sổ bao gồm 2 loại:

+ Loại được phép bóc bì văn bản: Bao gồm những văn bản gửi đến mà phầnnơi nhận đề tên cơ quan

+ Loại không được phép bóc bì văn bản: Bao gồm những văn bản gửi đíchdanh tên thủ trưởng, những văn bản gửi cấp dưới, những văn bản gửi các tổ chứctrong cơ quan như: Văn bản gửi cho tổ chức Đảng, văn băn gửi cho công đoàn, vănbản gửi cho đoàn thanh niên…

- Loại văn bản không phải đăng kí vào sổ: Là tất cả thư riêng, sách báo, tạpchí …

Bước 2: Bóc bì văn bản

Bóc bì văn bản đến được tiến hành theo các nguyên tắc sau:

- Những văn bản có đóng dấu “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” khi nhậncần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian Trường hợp đã quá thời gian yêucầu trong văn bản thì cán bộ văn thư cần ghi rõ thời gian nhận được văn bản đó trên

bì thư và vào sổ văn bản đến

- Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác phải nhẹ nhàng, khéo léotránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, hay làm mất dấu bưu điện…Soát lại phong bì xem có bỏ sót văn bản hay không?

- Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thànhphần tương ứng ghi trên văn bản Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thìsau khi nhận đủ văn bản cán bộ văn thư phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửirồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản

- Nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì phải gửi lại cho cơ quan gửi văn bản đó

- Đối với văn bản mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so với ngày đến thìphải giữ lại phong bì

- Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật:

+ Nếu cán bộ văn thư được thủ trưởng cơ quan phân công trực tiếp bóc bìvăn bản mật thì bóc văn bản đó như những văn bản bình thường khác

+ Nếu thủ trưởng cơ quan không phân công cán bộ văn thư bóc bì văn bảnmật thì không được phép bóc bì mà phải chuyển cho người có trách nhiệm bóc bì,khi vào sổ văn bản đó thì cán bộ văn thư sẽ bỏ trống phần trích yếu nội dung vănbản

Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

- Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến để xác nhận văn bản đó đã qua bộphận văn thư và ghi nhận ngày tháng đến cơ quan

- Dấu đến được đóng vào khoảng trên góc trái ( phần lề văn bản ), dưới phần

- Mẫu dấu đến như sau:

5 cm

3 cm

- Số đến: Là số thứ tự đăng kí của các văn bản đến cơ quan trong một năm ( tính từ ngày 01 tháng 01đến ngày 31 tháng12 hàng năm )

- Ngày đến: Là ngày cơ quan nhận văn bản và đăng kí vào sổ văn bản đến

- Chuyển: Thủ trưởng hoặc người được giao phụ trách công tác văn thư của

cơ quan ghi ý kiến phân phối lên văn bản đến đơn vị hoặc các nhân có trách nhiệmgiải quyết

Bước 4: Trình văn bản

- Mọi văn bản nhận được cán bộ văn thư đều phải trình lên thủ trưởng cơquan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính để xem xét và cho ý kiếnphân phối Những văn bản đến phải trình ngay trong ngày tốt nhất là trong từngbuổi Khi trình văn bản phải chú ý văn bản khẩn phải trình ngay sau khi nhận vănbản Khi trình văn bản thì những văn bản quan trọng phải đặt lên trên

- Sau khi có ý kiến phân phối, cán bộ văn thư nhận lại văn bản để vào sổ vănbản đến, cán bộ văn thư phải nắm được nội dung văn bản, nội dung ý kiến chỉ đạo

Tên cơ quan nhận văn bản

của lãnh đạo ( nếu có ) và chuyển đến các đơn vị, phòng, ban có trách nhiệm giảiquyết.

Bước 5: Vào sổ văn bản đến

Vào sổ đăng kí văn bản đến đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chứcgiải quyết và quản lí văn bản đến Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số lượngvăn bản đến cơ quan hàng ngày, nắm được nội dung văn bản và biết được đốitượng giải quyết văn bản Từ đó dễ dàng kiểm tra văn bản do ai giải quyết và mức

độ giải quyết đến đâu? Khi vào sổ đăng kí văn bản đến tránh đánh trùng số hoặc bỏsót số gây khó khăn cho việc thống kê và tra tìm tài liệu

Có nhiều hình thức để đăng kí văn bản đến Ví dụ: Đăng kí văn bản đến bằng

sổ, có thể dùng thẻ đăng kí, có thể đăng kí trên máy vi tính…

Văn bản đến ngày nào thì cần vào sổ và chuyển giao ngay trong ngày đó.Tuỳ theo số lượng văn bản cơ quan nhận được trong một năm nhiều hay ít để lậpcác sổ

+ Đối những cơ quan có số lượng văn bản đến nhiều thì lập các sổ sau:

01 sổ đăng kí văn bản quy phạm pháp luật

01 sổ đăng kí văn bản mật

01 sổ đăng kí văn bản thường của các cơ quan gửi đến

01 sổ đăng kí đơn thư

+ Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít thì lập các sổ sau:

01 sổ đăng kí văn bản mật

01 sổ đăng kí chung cho tất cả các văn bản gửi đến cơ quan

* Dưới đây là mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đến:

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢNTên cơ quan (đơn vị )

Ngày

đến Số đến

Cơ quan gửi văn bản

Số, kí hiệu văn bản

Ngày, tháng văn bản

Trích yếu nội dung văn bản

Lưu

hồ sơ

Nơi nhận

Kí nhận

Ghi chú

Đối với văn bản mật đến thì mẫu sổ đăng kí giống như sổ đăng kí văn bảnthường nhưng có thêm cột “Mức độ mật” sau cột số 6

Bước 6: Chuyển giao văn bản

- Sau khi có ý kiến phân phối lãnh đạo thì văn bản phải được cán bộ văn thư

phải chuyển ngay đến đơn vị, phòng ban hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứugiải quyết

- Cán bộ văn thư phải chuyển giao văn bản trực tiếp đến người có tráchnhiệm giải quyết, tuyệt đối không nhờ đơn vị hoặc cá nhân khác chuyển hộ hoặcnhận hộ văn bản Không để người không có trách nhiệm xem văn bản, tài liệu của

cá nhân hay đơn vị khác trong cơ quan

- Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao ngay trong ngày đó

- Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có tráchnhiệm, chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính.

- Trước khi chuyển giao văn bản đến người có trách nhiệm giải quyết, cán bộvăn thư phải đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải kínhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan

* Mẫu sổ chuyển giao văn bản:

Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc cá nhân nhận Kí nhận Ghi chú

a) Tổ chức giải quyết văn bản đến

- Đối với văn bản thường: Nội dung nêu trong văn bản thuộc phạm vi tráchnhiệm của đơn vị, cá nhân nào thì do đơn vị, cá nhân đó trực tiếp giải quyết

+ Tất cả những văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanhchóng đặc biệt đối những văn bản khẩn, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết khinhận được văn bản đó

+ Đối với những văn bản gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến lãnh đạo ghi ở lề thì không được đóng dấu ở lề văn bản và soạn thảo văn bản để trả lời dựa trên ý kiến của lãnh đạo

+ Những văn bản có ý kiến lãnh đạo phải lưu lại trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành chuyên môn

+ Chỉ lãnh đạo mới có quyền ghi ý kiến trên lề văn bản, còn ý kiến đề xuất của cán bộ điều hành thì ghi ra tờ khác

+ Các đơn vị trong cơ quan không được tự ý ghi ý kiến riêng lên văn bản, không được gạch chân những dòng trong văn bản đến Những văn bản đề cập tới

những vấn đề quan trọng như chương trình kế hoạch thì phải do thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan giải quyết.

+ Khi trình lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết một vấn đề gì đó thì cán bộ thừahành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhất nhận được

+ Đối với văn bản mật:

+) Chỉ phổ biến những nội dung mật trong văn bản với những người có tráchnhiệm

+) Không được mang văn bản mật, tài liệu mật về nhà riêng hoặc đi công tác nếu văn bản đó có liên quan đến chuyến công tác Khi cần phải đem văn bản mật vềnhà hoặc đi công tác thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan và khi đi côngtác không được nhờ người khác giữ hộ và không được để những nơi không an toàn

+) Không sao chụp, ghi chép những bí mật trong văn bản

+) Không trao đổi những điều bí mật của văn bản trong điều kiện không an toàn

b) Theo dõi kiểm tra việc giải quyết văn bản đến

- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so vớiquy định, chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước

- Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối

và tiến độ chuyển giao văn bản

- Theo dõi văn bản là việc xem xét văn bản đã được giải quyết chưa? Giảiquyết có đúng thời gian hay không? Đúng tinh thần chỉ đạo hay không? Đó là côngviệc của cán bộ văn thư

1.5.2.2 Quy trình xử lí văn bản đi

Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lí văn bản đi là tất cả văn bản,giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng kí và làm thủ tục gửi đi ở bộ phậnvăn thư của cơ quan

Bước1: Đăng kí văn bản đi

- Đăng kí văn bản đi là quá trình ghi chép một số thông tin cần thiết của vănbản đi như số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản…vào những phươngtiện đăng kí như sổ đăng kí văn bản đi, thẻ, máy vi tính… nhằm quản lí chặt chẽvăn bản đi

- Trước khi đăng kí văn bản vào sổ văn bản đi thì nhân viên văn thư phảikiểm tra thể thức văn bản, đây là vấn đề hết sức quan trọng không thể thiếu hoặc cósai sót Tất cả những văn bản viết sai thể thức đều không được chấp nhận.

- Ghi số lên văn bản: Số của văn bản là số đăng kí thứ tự của văn bản trongnăm kể từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm Tất cả những văn bảngửi đi đều đăng kí tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệthống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị, tổ chức soạn thảo ra vănbản

- Ghi ngày tháng lên văn bản: Ngày, tháng ghi trong văn bản là ngày, thángvăn bản được đăng kí vào sổ văn bản đi Ngày, tháng ghi trong văn bản và ngàytháng ghi trong sổ văn bản đi phải giống nhau, phải rõ ràng và chính xác

- Đóng dấu vào văn bản đi: Đóng dấu là khâu quan trọng không thể thiếu đốivới văn bản trước khi gửi Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trịhiệu lực về mặt pháp lí Cán bộ văn thư không được đóng dấu “Mật”, “Khẩn” vàovăn bản nếu chưa có ý kiến của người có thẩm quyền kí văn bản đó

- Đăng kí văn bản đi vào sổ: Sau khi đóng dấu xong thì cán bộ văn thư vào

sổ đăng kí văn bản đi Yêu cầu khi vào sổ phải đầy đủ, chính xác số, kí hiệu,ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản…nhằm quản lí chặt chẽ văn bản của cơquan và tra tìm văn bản được nhanh chóng

Tuỳ theo số lượng văn bản cơ quan gửi đi nhiều hay ít mà lập sổ đăng kí vănbản đi cho phù hợp

+ Nếu cơ quan ban hành ít văn bản trong năm thì chỉ cần lập 2 sổ đăn kí vănbản đi:

01 sổ đăng kí văn bản mật đi

01 sổ đăng kí văn bản đi chung

+ Nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản trong năm thì cần lập 3 sổ đăng kívăn bản đi

01 sổ đăng kí văn bản mật đi

01 sổ đăng kí văn bản đi thường

01 sổ đăng kí văn bản đi quy phạm pháp luật

+ Nội dung đăng kí sổ văn bản đi gồm 6 cột:

Ngày tháng

văn bản

Số, kí hiệuvăn bản

Trích yếu nộidung văn bản

Nơi nhậnvăn bản

Nơi giữ văn bảnlưu

Ghi chú

+ Với văn bản mật thì mẫu sổ đăng kí cũng giống như mẫu đăng kí văn bản

đi thường những chỉ thêm cột “Mức độ mật” sau cột số 3

Bước 2: Chuyển giao văn bản đi

+ Các văn bản đi phải được chuyển đi ngay trong ngày khi đã có chữ kí củangười có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan

+ Những văn bản khẩn được chuyển đi trước

+ Việc gửi văn bản đi phải đúng địa chỉ nơi nhận ghi trên văn bản

+ Những văn bản có nội dung quan trọng phải kèm theo phiếu gửi và gửi đếnđúng nơi nhận ghi trong văn bản

Mẫu phiếu gửi được lập như sau:

Tên cơ quan Quốc hiệu

Khi gửi văn bản đi thì phải giữ lại bản chính để đưa vào lưu trữ, để thuậntiện cho việc tra cứu và sử dụng thì những văn bản lưu phải được sắp xếp theo từngloại, năm nào để riêng năm đó Những văn bản lưu phải là bản chính có đầy đủ thểthức theo quy định của Nhà nước Đối với bản lưu là văn bản mật thì khi đưa vàolưu trữ cần sắp xếp theo mức độ mật.

Bì đựng văn bản phải chọn loại giấy bền đẹp, dày, dai, ngoài bì phải ghi đầy

đủ và chính xác tên cơ quan, số kí hiệu văn bản, địa chỉ nơi nhận, phải ghi rõ ràng

và không được viết tắt

Mọi văn bản gửi đi đều phải vào sổ chuyển giao văn bản

Mẫu sổ chuyển giao văn bản như sau:

Tên cơ quan, đơn vị SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN

Ngày ……tháng…… năm……

Ngày tháng

gửi văn bản

Số, kí hiệu văn bản,hoặc phiếu gửi

Số lượng

tờ văn bản

Nơi nhận vănbản

Kí nhận vàđóng dấu

Bước 3: Sắp xếp và quản lí văn bản lưu

- Bất cứ văn bản nào được ban hành bao giờ cũng được lưu ít nhất 2 bản: 1bản lưu tại bộ phận văn thư cơ quan, 1 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộchuyên môn

- Cách sắp xếp hồ sơ lưu tại bộ phận văn thư đối với những văn bản đăng kíchung và đánh số tổng hợp thì chỉ cần dựa vào thời gian ban hành văn bản để thựchiện việc sắp xếp

+ Văn bản nào có số văn bản nhỏ, ngày, tháng ban hành trước thì xếp lêntrên

+ Văn bản có số văn bản lớn, ngày tháng ban hành sau thì xếp dưới

- Bảo quản và phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng văn bản

+ Cán bộ văn thư cơ quan phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo năm hoặctheo nhiệm kì lên giá, tủ hồ sơ của cơ quan, và có trách nhiệm bảo quản văn bảnlưu đến khi nộp vào bộ phận lưu trữ

+ Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm trong việc nghiên cứu sử dụng, tratìm các văn bản lưu tại chỗ.

1.5.2.3.Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

a) Lập hồ sơ

Hồ sơ là một tập hay nhiều tập văn bản có liên quan mật thiết với nhau vềmột công việc, về một quá trình, về một con người trong quá trình hoạt động đểgiải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, một cánhân, được sắp xếp theo một trình tự khoa học vào một hồ sơ, có thể có nhiều đơn

vị bảo quản hoặc chỉ có một đơn vị bảo quản

Lập hồ sơ là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và yêucầu về lập hồ sơ để lập những văn bản tài liệu thành các hồ sơ và phải thực hiệntheo những quy trình nghiệp vụ để đảm bảo hồ sơ lập ra có chất lượng

*Tác dụng của việc lập hồ sơ

- Việc lập hồ sơ giúp cho việc sắp xếp văn bản khoa học có hệ thống, giúpcho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả

- Quản lí toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lí chặt chẽ tài liệu

- Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưutrữ

*Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ:

- Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao

- Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh có sự liên hệ mật thiết, phản ánhđược tình hình tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc Nội dung của nhữngvăn bản trong hồ sơ phải khớp với tên hồ sơ, nếu là hồ sơ về một vấn đề, một sựviệc thì không để lẫn vào những văn bản về những vấn đề, những sự việc khác, nếu

là một tập văn bản dùng tên gọi thì không để văn bản khác lẫn vào

- Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lí và phải đủ thể thức.Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc, chỉ đưa vào hồ sơ những bản chínhhoặc bản sao hợp pháp

*Nội dung và phương pháp lập hồ sơ:

Theo quy định lập hồ sơ là công việc bắt buộc từ thủ trưởng cơ quan đến cán

bộ chuyên môn nghiệp vụ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm

Lập hồ sơ bao gồm các bước sau đây:

- Bước 1: Lập bảng danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản dự kiến những hồ sơ phải nộp, phải lập trong mộtnăm của các cá nhân hay đơn vị trên cơ sở cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức năngquyền hạn của cơ quan đó Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác, đầy đủ, nhất lànhững hồ sơ phản ánh hoạt động của cơ quan thì phải có sự chuẩn bị trước nhữngvấn đề sau:

+ Phân loại các đề mục trong hồ sơ để lập và lưu trữ theo các đề mục đó.+ Dự kiến tiêu đề của hồ sơ

+ Dự kiến thời hạn bảo quản: Cở sở của dự kiến này là ý nghĩa, tác dụngnghiên cứu trước mắt và lâu dài của hồ sơ

+ Nơi lập hồ sơ: quy định cho bộ phận nào phải lập và lập về nội dung gì?

rõ ràng, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc

Khi một sự việc, một vấn đề bắt đầu được hình thành thì một hồ sơ sẽ đượcmở

- Bước 3: Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

Khi hồ sơ đã được mở, bắt đầu từ văn bản nguồn, những văn bản giấy tờ đãgiải quyết hoặc đang giải quyết của công việc thì tập hợp vào hồ sơ

Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ những văn bản, giấy tờkhông được để lẫn lộn, mất mát kể cả một số văn bản nháp, tư liệu có liên quan đến

sự việc trong hồ sơ

- Bước 4: Sắp xếp văn bản trong hồ sơ

Tuỳ theo đặc điểm của từng loại hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp + Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản: Tức là đưa những văn bản cócùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ.

+ Sắp xếp theo nội dung vấn đề: Là tập hợp và sắp xếp những văn bản baogồm nhiều tên loại, nhiều tác giả có nội dung về một vấn đề

+ Sắp xếp theo đặc trưng thời gian: Tất cả những văn bản, giấy tờ có cùngmột thời gian nhất định thì được đưa vào trong một hồ sơ

+ Sắp xếp theo đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra vănbản Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản của cùngmột tác giả

+ Sắp xếp theo đặc trưng địa chỉ: Tức là tập hợp những văn bản của nhiều cơquan trong cùng một khu vực địa lí

- Bước 5: Kết thúc hồ sơ

Sau khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc Cán bộ lập hồ

sơ phải có trách nhiệm kiểm tra xem xét hồ sơ để:

+ Nếu thấy thiếu văn bản giấy tờ thì phải sưu tầm, bổ sung

+ Loại ra các văn bản trùng, thừa, các văn bản nháp, các tư liệu sách báokhông cần thiết để trong hồ sơ

+ Đánh số tờ văn bản trong hồ sơ

Tên loại,trích yếu

T

ác giả Tờ số

Ghichú

TỜ KẾT THÚC

Hồ sơ số:………

Hồ sơ này gồm có:………

Mục lục văn bản:………

Tình trạng tài liệu:………

Ngày… tháng… năm…

Người lập hồ sơ

- Bước 6: Viết bìa hồ sơ

Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, cẩn thận, chính xác đầy đủ theo quy định chung của Nhà nước

Bìa hồ sơ bao gồm các yếu tố sau:

+ Tên cơ quan và tên đơn vị tổ chức

+ Tiêu đề hồ sơ

+ Ngày tháng bắt đầu, ngày tháng kết thúc

+ Số lượng tờ

+ Thời gian bảo quản

b) Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Những văn bản đã được lập thành hồ sơ thì được phép lưu trữ ở phòng ban, đơn vị hay cá nhân một năm sau đó nộp hồ sơ về cơ quan lưu trữ 10 năm Sau 10 năm, tổng kết, phân loại, đánh giá sẽ loại bỏ bớt một số tài liệu không cần thiết, còn những hồ sơ quan trọng được nộp về cơ quan lưu trữ cấp trên

- Khi nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơ cần phải bảo quản vĩnh viễn và lâu dài

- Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời thì để lại đơn vị, nếu hồ sơ hết thời gian bảo quản thì sẽ được đánh giá lại nếu không cần lưu thì hồ sơ tài liệu đó

sẽ được tiêu huỷ theo quy định chung của Nhà nước

- Cán bộ văn thư - lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ kiểm tra lại chất lượng hồ

sơ, hoàn chỉnh các khâu kĩ thuật xem xét thời hạn bảo quản, làm thủ tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng

thư-ở các bộ phận có liên quan Định kì 3 tháng một lần, tổ chức kiểm tra việc quản lí

hồ sơ tài liệu mật trong cơ quan, có báo cáo kết quả cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp biết, nếu phát hiện có mất mát, thất lạc phải báo cáo kịp thời cho cơquan có trách nhiệm xử lí theo quy định của Nhà nước

1.5.2.5.Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu

a) Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu

Tất cả các doanh nghiệp Nhà nước hay tư nhân dù lớn hay nhỏ, hoạt độngdưới bất kì hình thức nào đều phải có con dấu riêng của cơ quan Bởi theo Nghịđịnh số 62CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ đã quy định:

“Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xãhội, các đơn vị lực lượng vũ trang và một số chức danh ( gọi tắt là các cơ quan tổchức) khẳng định giá trị pháp lí của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giaodịch giữa các cơ quan tổ chức và công dân phải được quản lí thống nhất theo quyđịnh của Nghị định này của Chính phủ” Do đó việc tổ chức quản lí và sử dụng condấu là vấn đề hết sức cần thiết

b) Một số quy định cho việc quản lí và sử dụng con dấu

- Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư giữ và có trách nhiệm đóng dấu Chỉ

có người giữ con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản, tất cả cán bộ côngnhân viên trong cơ quan, tổ chức không ai được mượn con dấu để đóng dấu vàovăn bản Trường hợp người giữ dấu vắng mặt, thì con dấu phải được giao chongười khác theo chỉ định của lãnh đạo cơ quan

- Con dấu chỉ được đóng lên những văn bản sau khi đã có chữ kí của người

có thẩm quyền

- Phải sử dụng mực dấu do Nhà nước quy định, không được dùng mực dễphai, con dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn đóng trùm lên 1/3 chữ kí về bêntrái, người được giao giữ con dấu không được tuỳ tiện mang con dấu theo người.

- Nhân viên quản lí con dấu phải thường xuyên lau chùi không để dấu bị vỡ

mẻ hay dơ bẩn, tuyệt đối không được dùng vật cứng để cọ rửa con dấu

- Phải có giá chuyên dùng để treo con dấu

- Hết giờ làm phải cất con dấu vào nơi chắc chắn có thể là két sắt hoặc tủ sắt,khoá cẩn thận và niêm phong

- Không cho người không có trách nhiệmủư dụng con dấu

- Việc khắc dấu phải theo quy định của Nhà nước tại nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

c) Các loại dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn

- Dấu chỉ mức độ mật: chỉ rõ tính chất bí mật của sự việc nêu ra trong nộidung văn bản Dấu chỉ mức độ mật gồm 3 loại: “Mật”, “Tối Mật”, “Tuyệt Mật”.Mức độ mật của văn bản do người kí văn bản quyết định Văn bản có dấu chỉ mức

độ mật được đặt trong 2 lớp phong bì Bì bên trong đóng dấu chỉ mức độ mật, bìbên ngoài đóng dấu chỉ kí hiệu độ mật như:

: Mật : Tối mật : Tuyệt mật

- Dấu chỉ mức độ khẩn: Mức độ khẩn chỉ rõ sự cần thiết phải chuyển ngay

văn bản đến tay người nhận Mức độ khẩn gồm 3 loại: “Khẩn”, “Thượng Khẩn”,

“Hoả tốc” Mức độ khẩn của văn bản do người kí văn bản quyết định

2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ

2.1.Khái niệm công tác lưu trữ

A

Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lí thông tin Tất cảnhững văn bản đến đã qua xử lí, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liênquan đều phải được chuyển vào lưu trữ.

2.2 Khái niệm phông lưu trữ

Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củamột cơ quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân có ý nghĩa chính trị, ý nghĩa khoa học, ýnghĩa lịch sử, ý nghĩa kinh tế và các ý nghĩa khác được thu thập và bảo quản trongkho lưu trữ thích hợp

2.3.Khái niệm tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựachọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đíchchính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội

Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lí Nhà nước bao

gồm tất cả những vấn đề lí luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân.

2.4 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

2.4.1 Ý nghĩa lịch sử

Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, trung thực nhất để nghiêncứu lịch sử vì tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trungthực quá trình hoạt động của một cá nhân, một cơ quan tổ chức và các sự kiện lịch

sử của một quốc gia trong suốt tiến trình hoạt động

+ Ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại.+ Giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tựnhiên và xã hội để dự đoán tiến trình phát triển của xã hội, quy luật tự nhiên nhằmtránh những hiểm hoạ cho con người.

2.4.3 Ý nghĩa thực tiễn

Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho công việc thực hiện chủ trương, chínhsách, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, phục vụ cho công tác nghiên cứu và giảiquyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và cơ quan nóichung

Do tính chất và tầm quan trọng như vậy mà tài liệu lưu trữ trở thành di sảnđặc biệt quý giá của mỗi quốc gia, dân tộc

2.5.Chức năng của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước với chức năng bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Dó đó công tác lưu trữ có những chứcnăng sau:

+ Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh, an toàn, và bí mật các loạitài liệu lưu trữ

+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm góp phần thực hiện tốt các đườnglối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn

Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện mộtcách thống nhất, đan xen kết hợp hài hoà sẽ tạo tiền đề để thực hiện tốt chức năng

tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ

2.6.Nội dung công tác lưu trữ

2.6.1.Phân loại tài liệu lưu trữ

Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào đặc trưng phổ biến của việc hìnhthành tài liệu để chia chúng ra thành các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khácnhau, với mục đích quản lí và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó Việc phân loạiđòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp, phù hợp với yêu cầu sử dụng củatừng cơ quan Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ như: phân loại theo cơ cấu tổ

chức, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngành hoạt động, phân loại theo đặctrưng vấn đề…

2.6.2 Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và phươngpháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan, của cá nhân theo giá trị của chúng vềcác mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, và các giá trị khác Từ đó lựa chọn đểthu thập bổ sung những tài liệu có giá trị cho phòng lưu trữ và loại ra những tài liệuhết giá trị

2.6.3.Thu thập bổ sung tài liệu vào phòng (kho) lưu trữ

Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thườngxuyên nhằm từng bước hoàn hiện phòng lưu trữ quốc gia nói chung và từng phònglưu trữ cụ thể Thu thập bổ sung gồm giai đoạn thu thập tài liệu giải quyết xong từ

bộ phận văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ hiệnhành vào lưu trữ lịch sử Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc biệtchú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan, ngoài ra còn chú ýsưu tầm những tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dânnhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu trữ được trong các tổ chứclưu trữ của Nhà nước

Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú vàhoàn chỉnh thêm tài liệu vào các phông lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ trungương và địa phương theo những nguyên tắc thống nhất

Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực kịp thời,đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế

Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm virộng, trong điều kiện mở rộng việc sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại

2.6.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ

Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hưhại đối với tài liệu lưu trữ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốtcác yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài.

Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: Giấy, phimnhựa…Tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuậtbảo quản

Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ về mặt vật lí mà còn phải bảo vệ đượccác tài liệu có liên quan đến an ninh chính trị, bí mật quốc gia Điều này đòi hỏiphải có hệ thống kho lưu trữ tương đối hoàn chỉnh đáp ứng được hai yêu cầu:

+ Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm chống lại sự phân huỷ tự nhiên

+ Chống lại sự đánh cắp, phá hoại tài liệu lưu trữ của kẻ thù

Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

+ Đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định sử dụng các biện pháp khoahọc kĩ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ

+ Áp dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật cùng kinh nghiệm lưu trữ để hạnchế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ củachúng

2.6.5.Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tàiliệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu

Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan tổ chức lưu trữ Về nguyên tắctài liệu lưu trữ không phải chỉ bảo quản đóng kín mà chúng còn có ý nghĩa khiđược khai thác phục vụ cho toàn xã hội Nội dung chủ yếu của việc tổ chức sử dụngtài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ cho độc giả, công bố, giới thiệu trưngbày, triển lãm tài liệu lưu trữ

Mục đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và sử dụng cóhiệu quả tài liệu lưu trữ

2.6.6.Phục vụ tra cứu sao lục

Đây là hoạt động quan trọng trong công tác lưu trữ đòi hỏi phải đáp ứng kịpthời, nhanh chóng, an toàn, nhưng phải đảm bảo không làm hư hại hay mất mát tàiliệu.

Khi muốn tra cứu tài liệu yêu cầu cần phải:

+ Thông báo tài liệu lưu trữ theo những chủ đề nhất định

+ Cung cấp bản sao, tránh làm thất lạc tài liệu

Để phục vụ tốt cho việc tra cứu, sao lục tài liệu đồng thời tạo điều kiện chocông tác bảo quản tài liệu thì đòi hỏi cán bộ làm công tác lưu trữ cần lập sổ giaonhận tài liệu hàng ngày, lập phiếu đề nghị sao lục

*Mẫu phiếu đề nghị sao lục tài liệu lưu trữ:

Phiếu đề nghị sao lục tài liệu lưu trữ

2.6.7.Tiêu huỷ tài liệu

Tiêu huỷ tài liệu trong trường hợp tài liệu không còn bất cứ giá trị nào đốivới cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Mục đích chính của công tác này nhằm giảiphóng chỗ để giảm bớt số lượng hồ sơ phải lưu trữ bảo quản

Trước khi tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu cần phải được đánh giá theo các tiêu chísau:

+ Giá trị chính trị: Hồ sơ, tài liệu có tác dụng trong công tác lãnh đạo, địnhhướng hoạt động của cơ quan để xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của đất nước

và của địa phương

+ Giá trị khoa học: Là chứng cứ tư liệu cho các công trình nghiên cứu choviệc xây dựng các đề án và các kế hoạch.

+ Giá trị thực tiễn: Phục vụ tra cứu hàng ngày

Khi đánh giá giá trị tài liệu thì cần xem xét nội dung của tài liệu, tác giả banhành, địa điểm và hoàn cảnh hình thành… phải thành lập “Hội đồng xác định giá trịtài liệu lưu trữ”

Sau khi đánh giá những hồ sơ tài liệu không cần thiết, hết giá trị, trùng lặp,hết thời hạn bảo quản sẽ được đưa vào tiêu huỷ Những tài liệu tiêu huỷ phải đượcban hành bằng quyết định tiêu huỷ (có danh mục cụ thể)

Khi tiêu huỷ phải đốt hoặc dùng máy nghiền có sự chứng kiến của nhữngngười có trách nhiệm Tuyệt đối không được bán giấy vụn hoặc xé bỏ sơ sài

Sau khi tiêu huỷ tài liệu phải lập biên bản tiêu huỷ có chữ kí của cán bộ lưutrữ, chữ kí của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu và xác nhận của lãnh đạo

cơ quan

2.7.Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư - lưu trữ

2.7.1.Môi trường làm việc

Môi trường làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp tới tâm lí làm việc của cán

bộ công nhân viên Môi trường làm việc tốt là sự bố trí một cách hợp lí khoa họcphòng làm việc, cũng như các trang thiết bị và phương tiện trong phòng làm việc.Phòng làm việc phải đảm bảo được các yếu tố sau:

+ Thoáng mát: Phòng làm việc phải đảm bảo độ thông thoáng, tức là nhiệt độ

và độ ẩm trong phòng làm việc phải thích hợp không làm ảnh hưởng đến sức khoẻcủa nhân viên bởi sức khoẻ là vấn đề quyết định trực tiếp đến năng suất chất lượngcông việc

+ Sạch sẽ: Yếu tố này rất cần thiết vì nó đảm bảo vệ sinh môi trường chongười làm công tác văn thư - lưu trữ, tránh được các bệnh lây nhiễm qua đường hôhấp

+ Ánh sáng: Ánh sáng tác động rất nhiều đến tâm lí, sức khoẻ của nhân viênđặc biệt là tác động lên thị giác Vì vậy phòng làm việc phải đảm bảo đủ ánh sáng

tự nhiên không nên lạm dụng nhiều ánh sáng đèn vì dễ tạo ra cho nhân viên cảmgiác mệt mỏi và nhức mắt.

+ Màu sắc: Màu sắc cũng tạo cảm giác thoải mái khi làm việc, phòng làmviệc cần phải chú ý đến những gam màu nhẹ, hài hoà tránh những gam màu nóng

dễ gây ức chế cho nhân viên

+ Tiếng ồn: Ảnh hưởng đến tinh thần và sự tập trung của nhân viên vì nó dễgây ra sự phân tán dễ dẫn đến nhầm lẫn vì vậy nơi không có tiếng ồn là nơi làmviệc lí tưởng nhất Ngoài ra với môi trường làm việc của nhân viên lưu trữ cần chú

ý thêm các yếu tố:

+) Trang thiết bị phòng chống hoả hoạn: Cần có còi báo cháy, bình cứu hoả,nhân viên được thực hành quy trình phòng cháy chữa cháy

+) Nhiệt độ và độ ẩm: Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới đối tượng lưu trữ

do đó phải giữ nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với từng loại tài liệu lưu trữ

2.7.2.Khoa học công nghệ

Khi khoa học công nghệ chưa phát triển, công tác văn thư - lưu trữ chủ yếuđược làm theo phương pháp thủ công, dựa vào sức người là chính nên nhiều khi sửdụng nhiều nhân lực mà hiệu quả đem lại không cao, chưa đáp ứng được yêu cầucủa công việc

Ngày nay với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, sự phát triển của máy mócđặc biệt là máy vi tính với việc kết nối mạng Internet thì công tác văn thư - lưu trữ

đã không ngừng được cải thiện, nâng cao về chất lượng Khoa học kĩ thuật và côngnghệ phát triển sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác thu thập và xử lí thông tin nói chung

và công tác văn thư - lưu trữ nói riêng Con người sẽ làm việc năng suất, hiệu quảhơn khi được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc hiện đại như: máy vi tính,điện thoại, máy photo, máy fax…Với công tác lưu trữ thì việc tra cứu thông tinđược nhanh chóng, chính xác hơn và tránh được một số thủ tục hành chính khôngcần thiết Khi muốn tra cứu một thông tin thông thường nào đó thì cán bộ công

nhân viên có thể tự tra cứu trên mạng nội bộ của cơ quan, nhân viên văn thư - lưutrữ chỉ chịu trách nhiệm quản lí các văn bản và thông tin mang tính chất bí mật.

2.7.3.Trình độ của cán bộ văn thư - lưu trữ

Khoa học kĩ thuật công nghệ ngày càng phát triển và có nhiều tiện ích nhưng

để vận hành chúng một cách có hiệu quả đòi hỏi mỗi cán bộ văn thư - lưu trữ phải

có kĩ năng sử dụng thành thạo các thiết bị hiện đại này

Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn công tác văn thư - lưu trữ của đơn

vị mình phát huy được tác dụng và làm việc có hiệu quả thì phải chú ý nhiều đếnviệc nâng cao trình độ và năng lực của người làm công tác văn thư - lưu trữ

Ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì sự quyết tâm, sự say mê, nhiệt tình

và tâm huyết với công việc cũng là nguồn hỗ trợ rất lớn đối với hiệu quả của côngtác văn thư - lưu trữ

2.8.Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ

Trong quá trình thu thập và xử lí thông tin, văn thư và lưu trữ có mối quan hệkhăng khít với nhau Nếu thiếu hoặc làm thiếu một trong hai công tác này thì việc

xử lí thông tin sẽ không được thực hiện Vì thế trong điều lệ công tác công văn giấy

tờ kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 29/3/1963 của Hội đồng Chính phủ đã quyđịnh: “Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt độngcủa Nhà nước Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác khôngthể thiếu được đối với quản lí Nhà nước” Do vậy, công tác văn thư càng làm tốt vàchính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng phát huy được tác dụng bấy nhiêu,tạo điều kiện cho việc xử lí thông tin một cách khoa học, chính xác và có hiệu quả.Ngược lại, lưu trữ lại là sự tích luỹ kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho côngtác văn thư, do vậy cần phải quan tâm tới chất lượng công tác văn thư

Công tác văn thư và công tác lưu trữ trong mọi cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp cần được quan tâm đầu tư một cách thích đáng để hai nghiệp vụ này hỗ trợlẫn nhau và phát huy được hết vai trò tác dụng của mình trong quá trình xử lí thôngtin

- Tên giao dịch : CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

- Địa chỉ : xã Bắc Sơn - huyện An Dương – TP.Hải Phòng

GIÁM ĐỐC CÔNG TY: Cử nhân kinh tế: HÀ VĂN PHÚC

* Diện tích công ty TNHH Phúc Tiến:

Tổng diện tích sử dụng : 22.600 m2 (Hai mươi hai ngàn sáu trăm mét vuông).Trong đó :

+ Cảng bốc xếp vật tư : 2.000m2 (Hai ngàn mét vuông)

Địa chỉ : km 9 - Quán Toan - Hồng Bàng - Hải Phòng

+ Mặt bằng văn phòng công ty : 100m2 (Một trăm mét vuông)

+ Diện tích sử dụng : 200m2 (Hai trăm mét vuông)

+ Nhà xưởng + trạm trộn bê tông : 20.000m2 (Hai mươi ngàn mét vuông )

Địa chỉ : xã Bắc Sơn - huyện An Dương – TP.Hải Phòng

+ Diện tích mặt bằng cửa hàng Phúc Tiến: 400m2 (Bốn trăm mét vuông )

* Công ty TNHH Phúc Tiến được thành lập năm 1999, những năm đầu thànhlập công ty gặp rất nhiều khó khăn:

+ Công ty đặt trụ sở trên địa bàn phường Quán Toan quận Hồng Bàng TP.Hải Phòng Giám đốc và nhân viên làm việc chung trong một văn phòng vớitổng diện là 80m2

-+ Lĩnh vực hoạt động chỉ dừng lại ở việc kinh doanh vật liệu xây dựng, dịch

vụ vận tải

+ Tổng số cán bộ và công nhân của công ty là 20 người, với các trang thiết bịphục vụ cho công việc thiếu thốn, lạc hậu, không đáp ứng được yêu cầu của côngviệc

+ Công ty có 2 tàu hút cát, 3 máy xúc, 5 ôtô kamas

* Năm 2003 công ty mở rộng thêm các lĩnh vực hoạt động: Xây dựng côngtrình, san lấp mặt bằng

* Năm 2003 công ty đã xây dựng xưởng sản xuất trên địa bàn xã Bắc

Sơn-huyện An Dương-TP.Hải Phòng với tổng diện tích là 20.000 m2, xây dựng mới 2trạm trộn bê tông trong khu vực xưởng sản xuất của công ty và đã đưa vào hoạtđộng năm 2006

- Năm 2007 công ty quyết định mở rộng địa bàn hoạt động và đã xây dựngthêm 1 trạm trộn bê tông tại Hải Dương

- Năm 2008 xây dựng cửa hàng chuyên cung cấp phụ tùng trang thiết bị ôtô tạiphường Quán Toan - quận Hồng Bàng-TP.Hải Phòng

- Các phương tiện vận tải hiện có tổng số là 42 chiếc ( bao gồm xe chuyên trởvật liệu xây dựng, xe trộn bê tông, xe xúc lật, xe cẩu, xe ủi… đặc biệt công ty còntrang bị 3 chiếc xe 4 chỗ ngồi phục vụ cho việc đi lại của Giám đốc và nhân viênvăn phòng )

- Tổng số nhân viên hiện có là 205 nhân viên ( bao gồm cả nhân viên văn phòng

và công nhân tại xưởng ) tăng gấp 10 lần so với năm 1999

* Từ năm 2004 trở lại đây hoạt động chủ yếu của công ty là khai thác, kinhdoanh vật liệu xây dựng, xây dựng công trình, san lấp mặt bằng, sản xuất bê tôngđúc sẵn, bê tông thương phẩm

* Trong quá trình trưởng thành và phát triển, công ty đã thực hiện tổ chức thicông các công trình trong địa bàn thành phố Hải Phòng được các chủ đầu tư đánhgiá cao về chất lượng công trình và đặt nhiều niềm tin vào công ty TNHH PhúcTiến Ví dụ các công trình sau :

+ Xây dựng các hạng mục công trình thuộc cụm công nghiệp thép Cửu Long(văn phòng điều hành, hệ thống đường giao thông nội bộ, các hạng mục móng, nềnnhà xưởng…) đã và đang thi công đạt được hiệu quả cao

+ Xây dựng các hạng mục công trình nhà máy gang thép Vạn Lợi

+ Xây dựng các hạng mục công trình Công ty cơ khí VIDPOL

+ Xây dựng các hạng mục công trình trong cảng Vật Cách

+ Thi công hệ thống cọc bê tông, hệ thống thoát nước, hệ thống tường baothuộc nhà máy cơ khí xây dựng Tam Bảo

+ Xây dựng công trình công ty thép và cơ khí vật liệu Hải Phòng

+ Xây dựng công trình công ty cổ phần An Khánh

+ Xây dựng nhà điều hành hai tầng công ty TNHH Phúc Tiến tại xã Bắc Sơn huyện An Dương - TP Hải Phòng

-+ Xây dựng hệ thống đường giao thông nội bộ, hệ thống thoát nước thuộccông ty TNHH Phúc Tiến tại xã Bắc Sơn - huyện An Dương –TP.Hải Phòng

Các công trình được công ty TNHH Phúc Tiến tiến hành thi công đều được cácchủ đầu tư đánh giá cao về kĩ thuật, mĩ thuật, và tiến độ thi công

1.2.Chức năng, nhiệm vụ

Công ty TNHH Phúc Tiến là một trong những công ty sản xuất những sảnphẩm cung cấp cho các công trình xây dựng như bê tông đúc sẵn, bê tông thươngphẩm, gạch BLOCK, gạch tự chèn…, hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, thi côngsan lấp mặt bằng, phục vụ việc chuyên chở hàng hoá, khai thác nguyên vật liệu đápứng nhu cầu của nền kinh tế, góp phần vào sự phát triển kinh tế của Hải Phòng vàcông cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước

Công ty TNHH Phúc Tiến là một đơn vị chủ lực trong chuyên ngành:

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, các cơ sở hạ tầng, đường giaothông, thuỷ lợi, xây dựng các nhà máy xí nghiêp, san lấp mặt bằng

- Vận tải thuỷ - bộ

- Cung cấp nguyên vật liệu, vật tư cho việc xây dựng các công trình

- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng

- Sản xuất gạch BLOCK- tự chèn

- Cấu kiệnbê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm

Công ty lấy chất lượng và mẫu mã sản phẩm làm mục tiêu hàng đầu theo yêucầu của khách hàng Vì vậy, tất cả các công trình đã và đang được công ty TNHHPhúc Tiến tiến hành thi công đều đạt chất lượng cao kĩ thuật, mĩ thuật đẹp, manglại hiệu quả lớn, góp phần vào sự phát triển của thành phố Hải Phòng thêm đẹp,thêm hiện đại hơn

Công ty tổ chức sản xuất kinh doanh trong điều kiện trang thiết bị chuyên dùngđồng bộ, cơ giới hoá cao, số lượng lớn, và không ngừng được cải tiến phù hợp vớiđặc điểm thi công công trình Đặc biệt công ty còn có cảng bốc xếp tập kết vật tư,hàng hoá cung cấp vật tư kịp thời cho các công trình thi công không qua các khâutrung gian cung cấp vật tư của các công ty khác Đây là một trong những yếu tốquan trọng trong việc thi công các công trình thuận lợi nhanh chóng và chất lượnghiệu quả cao

Công ty TNHH Phúc Tiến là đơn vị chấp hành tốt các quy định về quản lí tàichính, tăng trưởng kinh tế phát triển khá, đảm bảo chế độ quản lí, nộp thuế vàongân sách Nhà nước, được các cơ quan quản lí tín nhiệm

Các công trình được công ty tổ chức thi công đều đạt chất lượng hiệu quả,đúng kế hoạch đảm bảo thời gian, giá thành hợp lí

Công ty TNHH Phúc Tiến luôn coi trọng việc phát huy năng lực về kinhnghiệm tổ chức sản xuất, khả năng điều hành, trang thiết bị luôn được đầu tư cải

tiến, bảo tồn và phát huy nguồn vốn, đảm bảo và nâng cao không ngừng đời sốnglao động, mạnh dạn áp dụng công nghệ tiên tiến để không ngừng đáp ứng nhữngyêu cầu tốt nhất của thị trường.

- ATLĐ

PHÒNG

KH - VẬT TƯ

PHÒNG KẾ TOÁN – TÀI VỤ

PHÒNG TỔ CHỨC

NHÂN SỰ

ĐỘI XÂY DỰNG

ĐỘI XE VẬN TẢI

ĐỘI

XE LU XÚC CẨU

ĐỘI

ÉP BÊ TÔNG THUỶ LỰC

TỔ MỘC CỐP PHA

TỔ VSMT TẠI CÔNG TRƯỜNG

SỐ 1.3

TỔ XÂY DỰNG

SỐ 2.1

TỔ XÂY DỰNG

SỐ 2.2

TỔ XÂY DỰNG

SỐ 2.3

PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC

1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

1.3.2.1 Giám đốc

Giám đốc là người đại diện cho công ty, là chủ thể điều hành mọi hoạt động củacông ty, hợp tác quan hệ với đối tác và cơ quan quản lí theo chức năng Nhà nướcquy định, kí kết các hợp đồng, tổ chức thực hiện các dự án, các công trình đượcgiao thầu hoặc trúng thầu Là người trực tiếp giao nhiệm vụ thi công cho đội trưởngcác đội thi công công trình thông qua lệnh sản xuất đến các đơn vị tổ chức thi công

1.3.2.2 Phó giám đốc

Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạtđộng của công ty ( công tác vận hành, sửa chữa, đảm bảo sản xuất ổn định, quản lívật tư, máy móc thiết bị, và phân công trực tiếp sản xuất ) theo phân công của Giámđốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốcphân công thực hiện

1.3.2.3 Phòng kế toán - tài vụ

Có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc nguồn kinh phí kịp thời phục vụ choviệc mua sắm nguyên vật liệu, vật tư để thi công công trình đồng thời chịu tráchnhiệm trước ban Giám đốc công ty về chuyên môn nghiệp vụ, kịp thời báo cáo,thanh quyết toán với khách hàng, cán bộ công nhân viên trong công ty

1.3.2.4 Phòng kế hoạch - vật tư

Chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về lĩnh vực mình quản lí, xây dựng kếhoạch cung cấp, khai thác nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị đảm bảo các tiêu chuẩn

về chất lượng, về giá cả để kịp thời phục vụ cho quá trình thi công đúng tiến độ

1.3.2.5 Phòng kĩ thuật - an toàn lao động

Chịu trách nhiệm trước công ty về mặt kĩ thuật, mĩ thuật và chất lượng côngtrình mà mình trực tiếp thi công, đồng thời có trách nhiệm triển khai học an toànlao động và kiểm tra đôn đốc không để xảy ra mất an toàn lao động trong quá trìnhthi công

1.3.2.6 Phòng tổ chức nhân sự

Xây dựng kế hoạch tổ chức nhân sự đảm bảo đúng đủ trình độ chuyên mônnghiệp cụ cho công tác quản lí và thi công không để xảy ra thiếu nhân sự, yếu nănglực trong công tác đồng thời chịu trách nhiệm quản lí chỉ đạo trực tiếp bộ phận thudọn vệ sinh môi trường trong các công trình mà công ty thi công

1.3.2.7.Phòng hành chính - quản trị

Phòng hành chính - Quản trị có nhiệm vụ nắm chế độ chính sách, đào tạo bồidưỡng nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên, lập lịch công tác cho banGiám đốc, tham mưu cho Giám đốc về các chế dộ chính sách liên quan đến ngườilao động Làm công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ, tiếp khách, quản lí xe con…Tổchức chăm sóc sức khoẻ, khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công

ty Chịu trách nhiệm mua sắm trang thiết bị, vật dụng cho toàn khối văn phòng,chuẩn bị cơ sơ vật chất thiết bị cho các cuộc họp, hội nghị…

1.3.2.8 Các tổ, đội sản xuất

Các đội công trình, đội xe cơ giới và các tổ đội khác được nhận nhiệm vụ tổchức thực hiện thi công các công trình đạt chất lượng theo yêu cầu thiết kế, tổ chứclực lượng lao động, tiếp nhận thiết bị vật tư sử dụng vào công trình, đảm bảo antoàn thi công Tiếp nhận và xử lí kịp thời các yêu cầu về kĩ thuật, chất lượng và tiến

độ của chủ đầu tư và công ty để thực hiện thi công có hiệu quả Các tổ, đội có tráchnhiệm quản lí lao động trực tiếp trên công trình, điều hành tiến độ thi công đảm bảocác yêu cầu thiết kế và các nhiệm vụ khác của công ty

1.4.Nguồn lực lao động

1.4.1.Cơ sở vật chất kĩ thuật

Hiện nay tổng diện tích của công ty là 22.600 m2 trong đó:

+ 400m2 là diện tích cửa hàng Phúc Tiến chuyên cung cấp và sửa chữa cácloại phụ tùng xe vận tải, xe chuyên dùng tại số 205 phường Quán Toan - quậnHồng Bàng – Tp Hải Phòng

+ 2.000m2 là diện tích cảng bốc xếp vật tư tại khu vực cảng Vật Cách

+ 20.200m2 là diện tích văn phòng, nhà xưởng và trạm trộn bê tông tại xãBắc Sơn - huyện An Dương – Tp Hải phòng.

Được xây dựng vào năm 1999 tuy thời gian hoạt động mới được 10 nămnhưng công ty đã nhanh chóng mở rộng và phát triển quy mô hoạt động sản xuấtkinh doanh Công ty TNHH Phúc Tiến là một công ty có uy tín trong lĩnh vực xâydựng công trình dân dụng, công nghiệp, đường giao thông, san lấp mặt bằng, sảnxuất cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm…Hiện nay khối lượng đơn đặthàng ngày càng nhiều, do đó để đáp ứng nhu cầu của khách hàng công ty đã khôngngừng mua mới, sữa chữa nhiều loại trang thiết bị, phương tiện để phục vụ có hiệuquả cho công việc

Dưới đây là bảng danh mục thiết bị, phương tiện vận chuyển và thiết bị đolường:

STT Tên thiết bị Mã số

Năm sản xuất

1 Trạm trộn bê tông TBSX01 2006 Việt Nam Tốt Bãi công ty

2 Xe bơm bê tông 1671 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

3 Xe bơm bê tông 1622 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

4 Xe trộn bê tông 2029 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

5 Xe trộn bê tông 2312 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

6 Xe trộn bê tông 1276 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

7 Xe trộn bê tông 2321 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

8 Xe trộn bê tông 2282 2007 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

9 Xe trộn bê tông 4265 2007 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

10 Xe trộn bê tông 9604 2007 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

11 Xe tải ben dofeng 18 T 9717 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty

12 Xe tải ben dofeng 18 T 0287 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty

14 Xe cẩu tự hành 8 Tấn 2157 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

21 Xe xúc đào SOLA200W TBSX06 1995 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

22 Xe xúc đào SOLA130W TBSX07 1993 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

23 Máy trộn bê tông 500L TBSX08 2000 Việt Nam Tốt Bãi công ty

24 Máy trộn bê tông 500L TBSX09 2000 Việt Nam Tốt Bãi công ty

25 Xe nâng hang 6 tấn 0120 1993 Nhật Bản Tốt Bãi công ty

26 Máy ép cọc bê tông TBSX10 1993 Việt Nam Tốt Bãi công ty

27 Cần trục 5 tấn TBSX11 2004 Việt Nam Tốt Bãi công ty

28 Máy phát điện 125KVA TBSX12 2002 Nhật Bản Tốt Bãi công ty

29 Xe trộn bê tông 8923 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty

30 Xe trộn bê tông 8931 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty

31 Xe trộn bê tông 8756 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty

34 Xe bơm bê tông 1333 2008 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

35 Xe bơm bê tông 4035 2008 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty

36 Xe téc chở xi măng 0202 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty

37 Xe téc chở xi măng 1132 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty

II Thiết bị đo lường

1 Cân cốt liệu cát, đá

trạm trộn

2 Cân cốt liệu xi măng

trạm trộn

3 Cân cốt liệu nước trạm

trộn

4 Cân điện tử ô tô 100 tấn TBĐL04 Việt Nam Tốt Bãi công ty

III Phương tiện vận chuyển

2 Sà lan chở Vật liệu xây

4 Sà lan chở hàng số 01 HP-4275 Việt Nam Tốt

5 Sà lan chở hàng số 02 HP-1429 Việt Nam Tốt

1.4.2.Cơ cấu lao động

- Năm 1999 công ty TNHH Phúc Tiến được thành lập với tổng số nhân viên

là 20 người Sau 10 năm thành lập cùng với việc mở rộng về địa bàn hoạt độngcũng như lĩnh vực sản xuất kinh doanh vì vậy số lượng công nhân viên cua công ty

đã được tăng lên gấp 10 lần so với năm 1999, hiện nay số lượng công nhân viêncủa công ty là 205 người ( số liệu do phòng nhân sự cung cấp )

- Trong cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2008, công ty cũng bị ảnh hưởng rấtnhiều nhưng do mở rộng quy mô hoạt động bằng biện pháp xây dựng trạm trộn bêtông trên địa bàn tỉnh Hải Dương nên công ty không phải cắt giảm nhân công, vìvậy số lượng công nhân vẫn được duy trì.

+ Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là: 205 người Trong đó:

Lao động trực tiếp: 169 người, tăng 36 người so với năm 2007

Lao động gián tiếp: 36 người, giảm 8 người so với năm 2007

Qua tìm hiểu về mặt số liệu em thấy rằng lao động gián tiếp của công ty năm

2008 đã giảm 8 người so với năm 2007 Chứng tỏ rằng bộ máy quản lí của công ty

đã được thu gọn, ban Giám đốc công ty đã áp dụng biện pháp tối ưu hoá trong việc

sử dụng con người, giảm bớt lực lượng lao động không cần thiết, bồi dưỡng vànâng cao trình độ của nhân viên văn phòng để có thể kiêm nhiệm nhiều công việc

+ Độ tuổi bình quân: Độ tuổi lao động cũng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quảcông việc Công ty TNHH Phúc Tiến với tính chất và đặc thù của công việc do đóđòi hỏi phải có sức khoẻ tốt vì vậy công nhân của công ty có độ tuổi trung bình là

28 tuổi đây là độ tuổi phù hợp với công việc mang tính chất nặng nhọc, cần nhiềuđến sức khoẻ như tại công ty TNHH Phúc Tiến

+ Do đặc điểm về lĩnh vực sản xuất kinh doanh, tính chất công việc nên ởcông ty TNHH Phúc Tiến lao động chủ yếu là nam giới, cụ thể năm 2009:

+) Lao động nữ: 32 người, chiếm 15,6% tổng số cán bộ công nhân viên.+) Lao động nam: 173 người, chiếm 84,4% tổng số cán bộ công nhân viên.+ Trình độ chuyên môn:

+) 13 người có trình độ đại học, chiếm 6,4% tổng số cán bộ công nhân viên+) 25 người có trình độ cao đẳng- trung cấp, chiếm 12,2%

+) Công nhân kĩ thuật 56 người, chiếm 27,3%

Còn lại 54,1% là lao động không qua đào tạo

Ban lãnh đạo công ty nhận thấy trình độ của người lao động là một trongnhững yếu tố quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh vì vậy công ty thường