Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng.doc

Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng.

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

1 Tính cấp thiết và mục đích nghiên cứu đề tài 4

2 Phạm vi nghiên cứu 5

3 Phương pháp nghiên cứu 5

4 Kết cấu của khóa luận 5

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 6

1.1.MỘT SỐ QUAN NIỆM VỀ VĂN PHÒNG 6

1.1.1 Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng 6

1.1.2 Khái niệm văn phòng 6

1.2 VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG 7

1.2.1 Vị trí của văn phòng 7

1.2.2 Vai trò của văn phòng 8

1.3 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG 9

1.3.1 Chức năng của văn phòng 9

1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng 11

1.4 NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ 14

1.4.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc 14

1.4.2 Điều hành công việc văn phòng 15

1.4.3 Xây dựng quy chế 16

1.4.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 16

1.4.5 Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 16

1.4.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 17

1.4.7 Công tác hậu cần 18

1.4.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực 18

1.5 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KHOA HỌC VĂN PHÒNG 19

1.5.1 Hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan 19

1.5.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 20

1.5.3 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng 21

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1: 24

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 25

2.1 MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 25

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Sở Tài nguyên và Môi trường 25

2.1.2 Vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng 26

2.1.3 Tổ chức và chế độ làm việc 31

2.1.4 Một số hoạt động cơ bản của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng 35

2.1.5 Những thuận lợi và khó khăn 35

2.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 40

2.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính (TC – HC) 40

2.2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ 45

2.2.3 Chế độ làm việc 45

2.2.4 Các trang thiết bị văn phòng 46

2.2.5 Một số nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại phòng Tổ chức – Hành chính 47

2.2.5.1 Công tác thông tin 47

2.2.5.2 Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác 49

2.2.5.3 Công tác hậu cần 50

2.2.5.4 Việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan 51

2.2.5.5 Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị 55

2.2.5.6 Công tác văn thư – lưu trữ 59

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2: 65

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI

3.1 GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THÔNG TIN, BÁO CÁO 66

3.2 GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP 68

3.3 GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN 69

3.4 GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO 70

3.5 GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC BỐ TRÍ NHÂN SỰ 70

3.6 GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 71

3.7 GIẢI PHÁP VỀ ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 72

KẾT LUẬN CHUNG 74

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

LỜI MỞ ĐẦU1 Tính cấp thiết và mục đích nghiên cứu đề tài

Văn phòng (hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan, tổ chức) giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất to lớn và sâu rộng đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp được trôi chảy, đạt hiệu quả cao.

Trong bối cảnh tiếp tục thực hiện giai đoạn II (2006-2010) của Đề án tiếp tục đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở của nền hành chính, việc đổi mới lề lối làm việc hành chính văn phòng vẫn là công tác trọng tâm đối với nhiều cơ quan, tổ chức Bởi lẽ, công tác văn phòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước Điều này đem lại những thành quả nhất định trong công tác văn phòng Qua thời gian thực tập tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, em nhận thấy văn phòng của Sở hoạt động chưa thật hiệu quả, công tác văn phòng chưa được quan tâm đúng mức dẫn đến việc giải quyết các công việc nhiều khi còn hạn chế Bên cạnh đó khối lượng công việc của Sở ngày càng tăng dẫn đến khối lượng công việc của văn phòng cũng tăng theo cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả công tác văn phòng là rất cần thiết.

Xuất phát từ thực trạng đó, em đã chọn đề tài “Nghiên cứu thực trạng vàgiải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên vàMôi trường Hải Phòng”.

Đề tài nhằm nghiên cứu lý luận về văn phòng và phân tích nội dung hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác văn phòng tại Sở.

2 Phạm vi nghiên cứu

Khoá luận nghiên cứu về các hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng

3 Phương pháp nghiên cứu

Khoá luận đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp phân tích

- Phương pháp tổng hợp - Phương pháp so sánh - Phương pháp thống kê

- Phương pháp duy vật biện chứng - Phương pháp phỏng vấn, đối thoại

4 Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được bố cục thành ba chương:

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi

trường Hải Phòng

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng

CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNGVÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1.MỘT SỐ QUAN NIỆM VỀ VĂN PHÒNG

1.1.1 Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng

Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng của văn phòng Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý…

Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc.

Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh Ở đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng.

Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định Nhưng tùy theo tính chất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp.

1.1.2 Khái niệm văn phòng

Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau.

Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức.

Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức.

Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.

Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là phòng làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức.

Tóm lại:

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộmáy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗtrợ cho hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cầnvà đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt vàhiệu quả.

1.2 VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG

1.2.1 Vị trí của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi vì văn phòng luôn luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức Chính vì thế với vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng còn được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho các nhà lãnh đạo.

Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong mọi hoạt động của tổ chức Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản lý về công tác thông tin điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ cho việc quản lý, điều hành.

Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan Văn phòng giữ vai trò

cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới với nhân dân.

Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính chất thường xuyên liên tục Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục cả ngày lẫn đêm, ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày nghỉ, lễ tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan.

1.2.2 Vai trò của văn phòng

Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan và tổ chức Bởi vì các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòng cũng phải theo dõi, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.

Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối với các tổ chức khác vào cơ quan mình Văn phòng được coi như cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì thông tin đến hay đi đều qua bộ phận văn phòng Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến thành bại của tổ chức.

Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo Văn phòng tổng hợp mọi thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình hoạt động của mình sau đó sẽ báo cáo lại cho lãnh đạo Ngoài ra, văn phòng còn là nơi lưu chuyển các văn bản dưới các quyết định của nhà lãnh đạo đến các bộ phận, phòng ban cấp dưới và giúp thủ trưởng thực hiện các mục tiêu đề ra.

Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành của cơ quan, tổ chức Các bộ phận khác thì làm việc theo chuyên môn nghiệp vụ còn văn phòng là trung tâm khâu nối các bộ phận đó với nhau thành một hệ thống Trong quá trình hoạt động khi có vướng mắc, trục trặc thì văn phòng là nơi báo cáo tình hình cho lãnh đạo để kịp thời giải quyết.

Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức Chủ thể quản lý hay người quản lý có thể bao gồm một con người cụ thể, một nhóm người, hay một tập thể người lãnh đạo (hội đồng quản trị); còn đối tượng quản lý là nhóm đối tượng thuộc về kỹ thuật, tồn tại hữu sinh dưới sự chỉ huy của con người.

Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng Bởi lẽ mọi vấn đề về hậu cần chủ yếu là do văn phòng đảm nhiệm, văn phòng cung cấp tất cả các nhu cầu về vật chất cho các bộ phận, phòng ban trong cơ quan.

1.3 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG

1.3.1 Chức năng của văn phòng

Dựa trên quy mô và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan mà văn phòng được tổ chức lớn nhỏ khác nhau Nhưng dù ở bất kỳ một cơ quan tổ chức nào văn phòng vẫn đảm bảo 3 chức năng là tham mưu, tổng hợp và hậu cần

* Chức năng tham mưu

Tham mưu là hoạt động nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu

cho quá trình quản lý của nhà lãnh đạo và nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng.

Trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào, các nhà quản lý trước khi đưa ra quyết định đều dựa trên rất nhiều yếu tố Bên cạnh yếu tố chủ quan của nhà quản lý, muốn ra được những quyết định mang tính khoa học, tính thực tiễn nhà quản lý cần căn cứ vào nhiều yếu tố khách quan như ý kiến tham gia góp ý của người trợ giúp tham mưu Tất cả những ý kiến này được văn phòng tổng hợp, chọn lọc đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho nhà quản lý những thông tin, phương án, sự phán quyết kịp thời và đúng đắn.

Hoạt động tham mưu trợ giúp của văn phòng rất cần thiết đối với các cấp quản lý Hơn nữa những ý kiến đóng góp tham mưu của người trợ giúp còn mang tính chuyên sâu, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định phù hợp với yêu cầu thực tiễn.

* Chức năng tổng hợp

Văn phòng luôn luôn thu thập, quản lý, sử dụng thông tin ở cả đầu vào và

đầu ra, thông tin trên mọi đối tượng lĩnh vực có liên quan đến quá trình hoạt động của cả cơ quan tổ chức Tất cả những thông tin thu thập được văn phòng sẽ tổng hợp, phân tích và sử dụng theo yêu cầu của nhà quản lý Quá trình này luôn phải tuân theo những quy tắc và trình tự nhất định mới có thể mang lại kết quả.

Chức năng tổng hợp và chức năng tham mưu có mối quan hệ gắn bó vớinhau vì chức năng tham mưu tạo cơ sở, có tác dụng thiết thực với chức năng tổnghợp; ngược lại muốn làm tốt chức năng tham mưu thì phải làm tốt chức năng tổnghợp Cả hai chức năng này đều nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sởkhoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động củacơ quan, tổ chức; quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức * Chức năng hậu cần

Chức năng hậu cần là chức năng mang tính đặc thù trong văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính… Các điều kiện phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng

Trụ sở và phòng làm việc cần phải được sắp xếp một cách phù hợp với từng loại công việc, với từng cán bộ trong môi trường làm việc cụ thể Nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động ở cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng và kỳ hạn sử dụng.

Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện nhưng hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng Cho nên phương châm chung của hoạt động văn phòng là chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất.

Có thể nói rằng văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năngtham mưu, tổng hợp, hậu cần Các chức năng này vừa độc lập, bổ sung, hỗ trợ chonhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận vănphòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.

1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu như sau:

* Thứ nhất là: Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan,đơn vị

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động Nhưng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.

* Thứ hai là: Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan,đơn vị

Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu thông qua chiến lược phát triển Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng năm, tháng, quý, tuần cho cả cơ quan và từng bộ phận Trên cơ sở những kế

hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn.

* Thứ ba là: Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố tối thiểu về thông tin Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ), văn phòng phân loại theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu thập, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.

* Thứ tư là: Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền Căn cứ vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn

bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin, đó chính là văn phòng.

* Thứ năm là: Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan

Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kĩ thuật và vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trường Đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế, xã hội Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về số lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ.

* Thứ sáu là: Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng Không những thế trong thời đại bùng

nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý, điều hành công việc.

*Thứ bảy là: Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng

Khác với các hoạt động khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan, đơn vị Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị còn một bộ phận không lớn làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp, tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên Vì thế duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.

1.4 NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

Nội dung hoạt động văn phòng thực chất là vấn đề tổ chức công việc văn phòng Hoạt động văn phòng bao gồm những nội dung sau:

1.4.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc

* Tổ chức bộ máy:

Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc, mọi hoạt động trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng.

Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp

hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để tránh sự lặp lại hoặc trùng lặp không cần thiết.

* Phân công công việc:

Trong một tổ chức đặc biệt là trong công tác văn phòng việc phân công công việc phải dựa vào những cơ sở sau:

- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền (hai yếu tố này do luật (pháp luật) quy định) Mỗi cơ quan đơn vị đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau trong xã hội Vì vậy đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau, từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan, đơn vị đó cũng khác nhau.

- Phân công theo khối lượng công việc của cơ quan: việc phân công công việc này phải dựa trên các cơ sở sau:

+ Dựa vào kế hoạch công tác được phê duyệt: theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu công việc trong thực tế.

+ Nguyên tắc quan trọng cho việc phân công công việc của cơ quan hay tổ chức đó là biên chế cơ quan.

Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người đảm nhiệm Không có tổ chức, con người nào lại không được phân công nhiệm vụ Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều tổ chức, nhiều cơ quan hoặc nhiều người đảm nhiệm.

1.4.2 Điều hành công việc văn phòng

Yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng đó là điều hành công việc trong văn phòng.

Điều hành công việc trong văn phòng là sự đảm bảo cho cán bộ dưới quyền thực hiện tốt nhất công việc được giao đảm bảo cho họ tiếp nhận chính xác, kịp thời triển khai công việc được giao.

Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ làm việc nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.

Để tránh hiện tượng trì trệ trong công việc thì điều hành công việc phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Mệnh lệnh điều hành phải đúng với thực tế của người thực thi.

- Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hoà có thể hỗ trợ nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan.

- Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện.

1.4.3 Xây dựng quy chế

Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả.

Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế:

- Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn bộ cơ quan trong bộ máy nhà nước Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo, xét tuyển.

- Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù.

1.4.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, để phát huy tính trí tuệ của tập thể Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin… Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởng phải xem xét tính chất công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp.

Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp.

1.4.5 Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ

Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư – lưu trữ giữ vị trí rất quan trọng Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và hiệu quả.

* Nghiệp vụ văn thư

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây:

- Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành

Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và để tra cứu thông tin khi cần thiết.

Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:

- Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê - Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn.

1.4.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị

Thông tin là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng.

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.

Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là bảo đảm cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất.

Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.

Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau:

- Là để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan Đặc biệt thông tin cần thiết để:

+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan + Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó.

+ Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả và hiệu quả cao nhất.

+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ quan + Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong muốn đóng góp.

+ Kiểm tra việc thực hiện công việc.

1.4.7 Công tác hậu cần

Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng.

Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.

Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.

1.4.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực

Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực Yếu tố nhân lực đóng 1 vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức Sự quan tâm đến nguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức nói chung và của từng thành viên trong tổ chức nói riêng.

Công tác quản lý nhân lực bao gồm các nội dung sau:

- Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị.

- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết định ban hành trong cơ quan

- Quản lý về số lượng, chất lượng lao động

- Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ, công nhân viên - Công tác đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực - Chế độ chính sách cho người lao động

- Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng…

1.5 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KHOA HỌC VĂN PHÒNG

Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trường VP phù hợp với các yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế văn phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn lực văn phòng và thực hiện các hoạt động văn phòng.

Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau:

- Căn cứ vào trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp xếp con người cho đúng người, đúng việc Đây là cơ sở đầu tiên cho công tác quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao.

- Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng.

1.5.1 Hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan

Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc của thủ trưởng, cơ quan tổ chức nên các hoạt động của thủ trưởng, cơ quan diễn ra được trôi chảy, thuận lợi không chồng chéo làm giảm bớt gánh nặng công việc cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, nơi giao tiếp công việc của cơ quan với các cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan với nhân dân, với khách hàng Thông qua văn phòng cơ quan, các cơ quan bên ngoài, bạn hàng có thể hiểu phần nào hình thức

hoạt động, tổ chức hoạt động của cơ quan từ đó có thể đánh giá được khả năng và vị trí của cơ quan trong quá trình hoạt động văn phòng luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ các vật dụng cần thiết, các thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan thông suốt, có hiệu quả cao, không trì trệ.

Chính vì những lý do như vậy nên tổ chức khoa học văn phòng cơ quan phảiđược tiến hành thường xuyên, kịp thời, có khoa học nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.

1.5.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng

Văn phòng cơ quan khi đi vào hoạt động sẽ chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố đó là:

Yếu tố thứ nhất đó là việc sắp xếp nhân sự: Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt động văn phòng của cơ quan Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì trong công việc sẽ không đem lại hiệu quả Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực.

Yếu tố thứ hai là tổ chức lao động: tổ chức lao động là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực hiện công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động, đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên.Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc hiệu có quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển.

Yếu tố thứ ba là công tác công nghệ thông tin: do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của mình Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác Chính vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn ảnh

hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời.

Yếu tố thứ tư là công tác văn thư – lưu trữ: công tác văn thư – lưu trữ nằm trong nghiệp vụ hành chính Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị Làm tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao.

Yếu tố thứ năm là môi trường làm việc: môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng có thể giúp tạo dựng động cơ thúc đẩy công việc, nhiệt tình trong công việc Các điều kiện này cũng giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn vật chất mà điều kiện này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi và những sai sót trong quá trình thực hiện công việc.

Các yếu tố môi trường làm việc gồm: - Âm thanh, tiếng ồn - Yếu tố văn hóa tổ chức.

1.5.3 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng

* Nguyên tắc pháp chế

Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban hành buộc mọi người trong cơ quan phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác.

Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng ban hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận, tuân theo các quy chế, quy định đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải thực hiện các quy chế, quy định đó một cách nghiêm chỉnh Trong quá trình thực hiện các quy chế, quy định đó ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tùy thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan.

* Nguyên tắc tập trung dân chủ

Nguyên tắc tập trung dân chủ là đảm bảo cho việc thu hút cán bộ công nhân viên trong cơ quan cùng tham gia vào việc quản lý của cơ quan Đối với hoạt động văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy năng lực trách nhiệm của toàn thể thành viên trong văn phòng tham gia vào mọi hoạt động văn phòng, đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực hiệu quả hoạt động của văn phòng.

* Nguyên tắc liên tục

Văn phòng cơ quan là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo phục vụ các dịch vụ hành chính, đáp ứng các nhu cầu của cơ quan Do vậy dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt Nguyên tắc này yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giới làm việc hành chính thực hiện chế độ thường trực giao tiếp, giải quyết công việc hằng ngày, chế độ phân công ủy quyền trách nhiệm, các chế độ về báo cáo thống kê, văn thư… Không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị văn phòng với nhau.

* Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm

Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là một tập hợp những người có quan hệ với nhau thông qua một hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt đến một mục tiêu chung Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức, có nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng thẩm quyền được giao và phải chịu hậu quả pháp lý về những hành vi công việc của mình.

Nguyên tắc này là con đường dẫn đến thành công của một tổ chức, cơ quan Do đó nguyên tắc này phải được coi trọng thực hiện.

* Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên mônnghiệp vụ hành chính cao

Vì người quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, đơn vị tạo động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao Trình độ của người quản lý tỉ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý Điều đó có nghĩa là người quản lý giỏi, có nghiệp vụ hành chính cao càng rộng, phạm vi và cấp bậc cho phép sẽ càng lớn.

Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh ,vai trò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng Ngươi lãnh đạophải kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điềuchỉnh cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trên đây là một số yếu tố lý luận về văn phòng và công tác văn phòng trong cơ quan tổ chức Qua đó chúng ta hiểu được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và nội dung hoạt động của văn phòng Chính vì văn phòng là bộ phận giữ vị trí rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc là vấn đề hết sức cần thiết.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG

2.1 MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢIPHÒNG

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Sở Tài nguyên và Môi trường

Tên giao dịch : Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng Trụ sở đặt tại : 275 Lạch Tray - Ngô Quyền - Hải Phòng Số điện thoại : 0313732425

Số fax : 03137326272

Website : www.haiphong.gov.vn/sotainguyen Giám đốc Sở : Bùi Quang Sản

- Trước năm 1981, Sở Tài nguyên và Môi trường có tên gọi là Phòng quản lý ruộng đất thuộc uỷ ban nông nghiệp thành phố Hải Phòng.

- Năm 1982, Sở chuyển tên thành Ban chỉ đạo thống kê đất thuộc UBND

- Tiếp đó ngày 19/10/1994 căn cứ vào quyết định 1111/QĐ - Tổ chức chính quyền quyết định thành lập Sở địa chính Hải Phòng.

- Sau đó ngày 19/10/2001 căn cứ vào quyết định 2957/QĐ – UB thành lập

về việc thành lập Sở Tài nguyên và Môi trường, đổi tên Sở Khoa học, Công nghệ và Môi trường thành Sở Khoa học và công nghệ thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh,thành phố trực thuộc trung ương và thông tư liên tịch số 01/2003/TTLT- BTNMT-BNV ngày 15/7/2003 của Bộ Tài nguyên và Môi trường - Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân quản lý nhà nước về Tài nguyên và Môi trường ở địa phương

+ Thông báo số 183/TB-TU ngày 15/8/2003 của Ban Thường vụ Thành uỷ về công tác tổ chức, cán bộ của Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Khoa học và Công nghệ,Sở Xây dựng đã quyết định thành lập Sở Tài nguyên và Môi trường thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng, trên cơ sở tổ chức, bộ máy Sở Địa chính – Nhà đất hiện tại và tiếp nhận chức năng nhiệm vụ, tổ chức, biên chế quản lý nhà nước, tổ chức và biên chế sự nghiệp các lĩnh vực:

 Tài nguyên nước (từ Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chuyển sang).

 Tài nguyên khoáng sản (từ Sở Công nghiệp chuyển sang).

 Môi trường (từ Sở Khoa học, Công nghệ và Môi trường chuyển sang) Sở Tài nguyên và Môi trường có tư cách pháp nhân, mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước thành phố và sử dụng con dấu theo quy định.

Trụ sở Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố Hải Phòng đặt tại 275 Lạch Tray- Ngô Quyền- Hải Phòng

2.1.2 Vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Sở Tài nguyên và Môi trườngHải Phòng

* Vị trí và vai trò

Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc và bản đồ

Sở Tài nguyên và Môi trường chịu sự quản lý trực tiếp của Uỷ ban nhân dân thành phố về tổ chức, biên chế và các mặt công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

* Chức năng và nhiệm vụ

Với vị trí và vai trò quan trọng như trên, Sở Tài nguyên và Môi trường có những chức năng và nhiệm vụ cụ thể là :

 Trình Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành các quyết định và chỉ thị về quản lý tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc và bản đồ (sau đây gọi chung là tài nguyên và môi trường) trên địa bàn thành phố Hải Phòng theo phân cấp của Chính phủ.

 Trình Uỷ ban nhân dân thành phố quy hoạch phát triển, chương trình, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm về tài nguyên và môi trường phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của thành phố.

và môi trường ở địa phương, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện

 Tổ chức, chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, quy hoạch, kế hoạch sau khi được xét duyệt; Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về tài nguyên và môi trường.

 Về tài nguyên đất:

điều chỉnh quy hoạch kế hoạch sử dụng đất cấp thành phố; hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện

kế hoạch sử dụng đất của quận, huyện, thị xã và kiểm tra việc thực hiện  Trình Uỷ ban nhân dân thành phố quyết định giao đất, cho thuê đất, thu hồi

đất, chuyển quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố.

 Tổ chức thực hiện việc điều tra khảo sát, đo đạc đánh giá phân hạng đất và lập bản đồ địa chính; đăng ký đất đai, lập, quản lý, chỉnh lý hồ sơ địa chính; thống kê, kiểm kê đất đai; ký hợp đồng thuê đất theo quy định của pháp luật; đăng ký giao dịch bảo đảm quyền sử dụng đất, tài sản gắn liên với đất đối

với các tổ chức.

 Tham gia định giá các loại đất ở địa phương theo khung giá,nguyên tắc,phương pháp định giá các loại đất do Chính phủ quy định.

 Trình Uỷ ban nhân dân thành phố cấp, gia hạn hoặc thu hồi giấy phép khai thác, chế biến khoáng sản làm vật liệu xây dựng thông thường, than bùn và khai thác tận thu khoáng sản, chuyển nhượng quyền hoạt động khoáng sản thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật.

quan để khoanh vùng cấm hoặc tạm thời cấm hoạt động khoáng sản trình Chính phủ xem xét quyết định.

 Về tài nguyên nước và khí tượng thuỷ văn:

 Trình Uỷ ban nhân dân thành phố cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép hoạt động điều tra, thăm dò, khai thác, sử dụng tài nguyên nước, xả nước thải vào nguồn nước theo phân cấp; kiểm tra việc thực hiện.

 Trình Uỷ ban nhân dân thành phố cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép hoạt động của các công trình khí tượng thuỷ văn chuyên dùng tại địa phương; chỉ đạo việc kiểm tra thực hiện sau khi được cấp phép.

 Tổ chức việc điều tra cơ bản, kiểm kê, đánh giá tài nguyên nước theo hướng dẫn của Bộ tài nguyên và môi trường.

thành phố.

 Trình Uỷ ban nhân dân thành phố cấp, gia hạn, thu hồi quyết định phê duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trường đối với cơ sở sản xuất kinh doanh theo phân cấp.

 Cấp, gia hạn, thu hồi giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn môi trường cho các tổ chức, cá nhân theo phân cấp

 Thẩm định báo cáo đánh giá tác động môi trường của các dự án, cơ sở theo phân cấp.

 Tổ chức thu phí bảo vệ môi trường theo quy định của pháp luật.

phép hoạt động đo đạc và bản đồ cho các tổ chức và cá nhân đăng ký hoạt động đo đạc và bản đồ trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

 Trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt kết quả thẩm tra, thẩm định chất lượng công trình, sản phẩm đo đạc và bản đồ địa chính, đo đạc và bản đồ chuyên dụng của thành phố.

 Tổ chức xây dựng hệ thống điểm đo đạc, cơ sở chuyên dụng, thành lập hệ thống bản đồ địa chính, bản đồ chuyên đề phục vụ các mục đích chuyên dụng.

 Theo dõi việc xuất bản, phát hành bản đồ và kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước về xuất bản, việc đình chỉ phát hành, thu hồi các ấn phẩm bản đồ có sai sót về thể hiện chủ quyền quốc gia, địa giới hành chính, địa danh thuộc địa phương; ấn phẩm bản đồ có sai sót nghiêm trọng về kỹ thuật.

 Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường theo quy định của pháp luật.

trường ở cấp huyện và cấp xã.

 Phối hợp với cơ quan có liên quan trong việc bảo vệ các công trình nghiên cứu, quan trắc về khí tượng thuỷ văn, địa chất khoáng sản môi trường, đo đạc bản đồ  Thanh tra, kiểm tra việc thi hành pháp luật,giải quyết các tranh chấp, khiếu nại,

tố cáo và xử lý các vi phạm pháp luật về tài nguyên và môi trường theo quy định của pháp luật.

 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ về quản lý tài nguyên và môi trường ; tham gia hợp tác quốc tế; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ tư liệu về tài nguyên và môi trường theo quy định của pháp luật.

 Tham gia thẩm định các dự án, công trình có nội dung liên quan đến lĩnh vực

tài nguyên và môi trường.

lĩnh vực công tác được giao cho thành phố và Bộ tài nguyên và môi trường  Quản lý về tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động; tổ chức

đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức thuộc sở, trong ngành và cán bộ xã, phường, thị trấn làm công tác quản lý về tài nguyên và môi trường theo quy định của bộ tài nguyên và môi trường và Uỷ ban nhân dân thành phố.

 Quản lý tài chính, tài sản của sở theo quy định của pháp luật và phân cấp của Uỷ ban nhân dân thành phố

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố giao.

Giám đốc Sở điều hành mọi hoạt động của cơ quan và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác và các đơn vị cụ thể như sau:

- Phụ trách lĩnh vực: Công tác tổ chức cán bộ; Tài chính, Quy hoạch - Kế hoạch; Cải cách hành chính.

- Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng; Chủ tịch Hội đồng Khoa học; Chủ tịch Hội đồng thẩm định…

- Phụ trách các phòng: Văn phòng Sở; Phòng quản lý tài nguyên đất; Phòng Bản đồ - Địa chính và các đơn vị sự nghiệp: Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, Trung tâm kỹ thuật tài nguyên – môi trường.

Giám đốc Sở là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Sở; chịu trách nhiệm báo cáo công tác của ngành trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố và Bộ Tài nguyên và Môi trường khi được yêu cầu.

 Phó giám đốc Sở: Phó giám đốc Sở 1 :

- Phụ trách lĩnh vực: Tài nguyên Khoáng sản - Nước – Khí tượng thuỷ văn; Môi trường; Công nghệ thông tin.

- Phó Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng; Phó Chủ tịch Hội đồng khoa học - Phụ trách các phòng: Quản lý môi trường; Tài nguyên Khoáng sản - Nước và Khí tượng thuỷ văn và các đơn vị sự nghiệp; Trung tâm Quan trắc môi trường; Trung tâm thông tin Tài nguyên – Môi trường

Phó giám đốc Sở 2 :

- Phụ trách lĩnh vực: Thanh tra; Tiếp công dân; Công tác bồi thường giải phóng mặt bằng.

- Phụ trách các phòng: Pháp chế; Thanh tra Sở và các đơn vị: Trung tâm Phát triển quỹ đất, Công ty xây dựng và tư vấn Tài nguyên – Môi trường.

Các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực được phân công Ngoài nhiệm vụ được phân công trên các Phó Giám đốc được cử tham gia thành viên các Ban chỉ đạo, Hội đồng tư vấn của thành phố và

các công trình trọng điểm thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; Được uỷ quyền giải quyết các công việc khác khi Giám đốc vắng mặt hoặc theo yêu cầu công tác.

 Văn phòng Sở:

- Chịu sự lãnh đạo, điều hành trực tiếp và toàn diện của Sở Tài nguyên và Môi trường.

- Có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Sở trong các lĩnh vực: Tổ chức bộ máy và cán bộ; nhân sự và tiên lương; tổng hợp, thi đua – khen thưởng; văn thư – lưu trữ; quản trị hành chính; tài chính – tài vụ; nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa”.

 Phòng quản lý môi trường:

- Là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Sở Tài nguyên và Môi trường.

- Có chức năng tham mưu cho Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về bảo vệ môi trường trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

 Phòng quản lý tài nguyên khoáng sản - nước và khí tượng thủy văn: - Là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.

- Có chức năng giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về Tài nguyên Khoáng sản - Nước và Khí tượng thuỷ văn trên địa bàn thành phố Hải Phòng theo quy định của pháp luật.

 Phòng bản đồ - địa chính:

- Là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.

- Có chức năng giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về Tài nguyên Khoáng sản - Nước và Khí tượng thuỷ văn trên địa bàn thành phố Hải Phòng theo quy định của pháp luật.

 Phòng quản lý tài nguyên đất:

- Tham mưu cho Giám đốc Sở thực hiện chức năng quản lý nhà nước về quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; lập hồ sơ giao đất; cho thuê đất; thu hồi đất; chuyển mục đích sử dụng đất; chuyển quyền sử dụng đất.

 Phòng pháp chế:

- Giúp Giám đốc Sở thực hiện quản lý nhà nước bằng pháp luật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường; Tổ chức thực hiện công tác xây dựng các văn bản hướng dẫn thi hành pháp luật về tài nguyên và môi trường thuộc thẩm quyền của UBND thành phố; Thẩm định, rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật; Kiểm tra các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Giám đốc Sở; Tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về tài nguyên và môi trường đối với các tổ chức và công dân trên địa bàn thành phố; Kiểm tra việc thực hiên pháp luật.

 Thanh tra Sở:

Thực hiện chức năng thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc và bản đồ theo quy định của pháp luật.

 Trung tâm quan trắc môi trường:

Có chức năng giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về bảo vệ môi trường bao gồm: quan trắc, giám sát, phòng chống ô nhiễm, cải thiện chất lượng môi trường, ứng dụng công nghệ, điều tra, xây dựng cơ sở dữ liệu, đào tạo cán bộ kỹ thuật về bảo vệ môi trường, tuyên truyền, giáo dục pháp luật về bảo vệ môi trường.

- Thực hiện các hoạt động tư vấn, dịch vụ cho các tổ chức và công dân trong lĩnh vực quan trắc, phân tích môi trường và ứng dụng các biện pháp về bảo vệ môi trường.

 Trung tâm thông tin tài nguyên – môi trường:

- Giúp Giám đốc Sở thực hiện việc triển khai xây dựng, quản lý, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường của thành phố Hải Phòng phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của ngành và đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng.

- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu về tài nguyên và môi trường.

- Quản lý công trình xây dựng đo đạc hình thành trong quá trình quản lý nhà nước về địa chính trên địa bàn thành phố theo phạm vi quản lý và phân cấp của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

2.1.4 Một số hoạt động cơ bản của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng

* Lập và thực hiện quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất

- Lập quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất các cấp:

Từ nhu cầu sử dụng đất cho phát triển đô thị và công nghiệp trong giai đoạn từ 2008 – 2010 và đến 2020 là rất lớn nên ngành đã chủ động tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố lập đề án điều chỉnh, kế hoạch sử dụng đất đến năm 2010 và quy hoạch sử dụng đất đến năm 2020 của thành phố.

- Thực hiện quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất (giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất): Năm 2008 Sở đã trình UBND thành phố ban hành thông báo chủ trương thu hồi đất 37 dự án, diện tích 272,6 ha.

Thực hiện kế hoạch sử dụng đất thành phố Hải Phòng - theo nghị quyết 36 ngày 28/12/2006 của Chính phủ, năm 2008 đã thực hiện thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất 64 dự án, diện tích 772,39 ha, đạt 103,9% kế hoạch năm 2008, trong đó: khu vực đô thị 30 dự án, diện tích 339,36 ha; khu vực nông thôn 34 dự án, diện tích 433,03 ha.

* Đăng ký thống kê, kiểm kê đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Thực hiện chỉ thị số 31/CT-TTg ngày 14/12/2007 của TTCP về kiểm kê quỹ đất đang quản lý, sử dụng của các tổ chức được nhà nước giao đất, cho thuê đất, UBND thành phố đã thành lập ban chỉ đạo do lãnh đạo UBND thành phố làm trưởng ban, giám đốc Sở TN&MT làm phó ban thường trực.

Sở TN&MT với trách nhiệm cơ quan thường trực ban chỉ đạo đã xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện đúng theo tiến độ theo quy định của ban chỉ đạo Trung ương và Bộ TN&MT.

Qua kiểm kê thấy phần lớn các tổ chức được nhà nước giao đất, cho thuê đất có ý thức quản lý, sử dụng đất theo quy định của pháp luật đất đai (xây dựng nhà xưởng sản xuất, văn phòng làm việc, cửa hàng, xây dựng tường bao để bảo vệ đất) Nhưng vẫn còn nhiều tổ chức sử dụng đất không có hiệu quả, lãng phí tài nguyên đất; có hiện tượng xin giao đất, thuê đất nhưng không sử dụng đất do hạn chế về năng lực tài chính và tự ý chuyển nhượng không đúng quy định.

Năm 2008 là năm thứ ba tiếp tục thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân thành phố khóa 13, hoàn thành cấp giấy quyền sử dụng đất cho hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn thành phố.

* Về hoạt động đo đạc bản đồ và xây dựng giá đất

Thẩm định nguồn gốc đất phục vụ công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng 11 dự án công trình trọng điểm có vướng mắc phức tạp với diện tích 488,28 ha gồm 551 hộ gia đình, cá nhân và 15 tổ chức.

Hoạt động đo đạc bản đồ có nhiều tiến bộ cả về phương tiện kỹ thuật và chất lượng, Trung tâm kỹ thuật tài nguyên môi trường đã chủ động cải tiến công nghệ trang bị thêm máy móc hiện đại để đảm đương những công trình trọng điểm Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các quận, huyện đều được Sở phê duyệt đề án làm căn cứ pháp lý để hoạt động đo vẽ, lập trích lục, trích sao hồ sơ địa chính đáp ứng yêu cầu giao đất, thu hồi đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và bồi thường giải phóng mặt bằng.

Công tác xây dựng giá đất là nhiệm vụ mới nhưng ngành chưa có cán bộ và kinh nghiệm, được sự hỗ trợ tích cực của ngành Tài chính với sự nỗ lực của các thành viên trong tổ công tác liên ngành Tài chính – Tài nguyên và Môi trường, sự phối kết hợp chặt chẽ với các ngành, đăch biệt là sự chủ động trong khảo sát, đề xuất của các quận, huyện và nghiên cứu tham khảo mức giá đất của các tỉnh, thành phố liền kề và có cùng vị thế đã xây dựng bảng giá đất năm 2009 đảm bảo tiến độ báo cáo UBND thành phố trình Hội đồng nhân dân thành phố tại kỳ họp thứ 14 để ra nghị quyết thông qua ngày 10/12/2008.

* Bồi thường giải phóng mặt bằng

Trong năm 2008, tại 14 quận, huyện (trừ Bạch Long Vỹ) đã thực hiện bồi thường 212 dự án với diện tích 2091,69 ha; 17.049 hộ có đất bị thu hồi, trong đó có 4.740 hộ có đất thổ cư; 881 hộ phải bố trí tái định cư; tổng số tiền bồi thường, hỗ trợ: 4.040 triệu đồng, 7.389 hộ đã nhận tiền bồi thường, còn 1.535 hộ chưa nhận tiền bồi thường do nhiều nguyên nhân.

Công tác bồi thường giải phóng đang gặp nhiều thách thức lớn do tâm lý chờ đợi giá đất thay đổi hàng năm; vấn đề chính sách giải quyết lao động và việc làm, bố trí tái định cư và những vấn đề xã hội khác Thực tiễn công tác giải phóng mặt bằng trong năm qua đã chứng minh việc liên tục thể chế hoàn thiện cơ chế chính sách về bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đồng thời với việc phân cấp triệt để là hướng chỉ đạo đúng, hiệu quả Thành phố chỉ tập trung việc hoạch định chính sách, kiểm tra, hướng dẫn và tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cho cấp huyện và chủ đầu tư.

* Đấu giá quyền sử dụng đất tạo vốn đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng

Việc đấu giá quyền sử dụng đất đã đưa chính sách đất đai vào cuộc sống, việc đấu giá công khai, minh bạch là thể hiện công bằng xã hội, dân chủ, công khai, từng bước làm lành mạnh hóa thị trường bất động sản ở cả đô thị và nông thôn đã chứng minh hiệu quả về kinh tế, lượng đất sử dụng hàng năm cho nhu cầu ở tại khu vực nông thôn chỉ bằng 1/3 những năm trước đây nhưng số thu từ sử dụng đất lại đạt từ 1,5 đến 2 lần hàng năm tại các huyện Việc đấu giá quyền sử dụng đất ở vừa thực hiện đúng luật đất đai vừa chấm dứt tình trạng giao đất trái thẩm quyền ở khu vực nông thôn từng diễn ra trong những năm trước đây.

* Quản lý tài nguyên khoáng sản, tài nguyên nước

Năm 2008 cấp giấy phép thăm dò khoáng sản cho 07 dự án với tổng diện tích 432,87 ha Thành phố đã quyết định phê duyệt kết quả thăm dò đánh giá trữ lượng khoáng sản cát làm vật liệu san lấp 03 dự án với tổng diện tích 204,58 ha, trữ lượng 7.718.470 mét khối Thành phố đã ký cấp giấy phép khai thác khoáng sản: 07 doanh nghiệp, diện tích 31,79 ha, trữ lượng 2.694.131 mét khối Cấp giấy phép khai thác nước dưới đất và cấp giấy phép cho một số tổ chức.

* Quản lý và bảo vệ môi trường

Kiểm tra, thanh tra việc tuân thủ Luật Bảo vệ môi trường và hiện trạng gây ô nhiễm môi trường của các doanh nghiệp trong địa bàn thành phố, kiểm soát hoạt động nhập khẩu phế liệu, báo cáo đánh giá môi trường…