4. Kết cấu của khóa luận
2.2.5.5. Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Họp là một trong những hoạt động thường xuyên, có tính phổ biến ở các cơ quan, tổ chức hiện nay để phổ biến các chủ trương, chính sách và bàn bạc để tìm ra các biện pháp quản lý, điều hành. Hội thảo là một dạng họp để thảo luận về những vấn đề có tính chất khoa học, phục vụ cho hoạt động quản lý. Lễ hội là những hoạt động có tính chất kỷ niệm những mốc lịch sử quan trọng trong chặng đường phát triển của cơ quan, hoặc nhân dịp cơ quan được biểu dương, khen thưởng nhằm ghi nhận những kết quả đã đạt được và động viên cán bộ, nhân viên tiếp tục cố gắng làm việc tốt hơn. Trong ba hoạt động trên thì họp là hoạt động diễn ra thường xuyên nhất. Các hội nghị là cuộc gặp mặt, một cuộc họp có tổ chức của một số đông người nhằm thông báo, trao đổi, bàn bạc, lấy ý kiến hoặc biểu thị ước vọng và tạo ra sự phối hợp hoạt động nhằm giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm.
Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, các hội nghị thường được tổ chức là hội nghị tổng kết; hội nghị triển khai công tác; tổ chức giao ban với phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện để kiểm tra tiến độ thực hiện nhiệm vụ và hướng dẫn giải quyết những vướng mắc của địa phương, tổ chức toàn thể cán bộ công chức học tập, nghiên cứu chính sách pháp luật, thông tin khoa học công nghệ và kỹ năng lãnh đạo quản lý, từng bước nâng cao nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức trong Sở, trong ngành; tổ chức giao lưu trực tuyến với các
doanh nghiệp và công dân đúng yêu cầu của Bộ…
Công việc tổ chức các hội nghị do phòng Tổ chức – Hành chính đảm nhiệm cùng với sự phối hợp của các phòng ban khác trong toàn Sở.
Khi ban lãnh đạo Sở có quyết định tổ chức các cuộc họp, hội nghị, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ tiến hành các công việc sau:
* Lập kế hoạch hội nghị
Theo yêu cầu của ban lãnh đạo, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ tiến hành lập kế hoạch hội nghị. Các nội dung chính của bản kế hoạch là:
- Tên hội nghị.
- Nội dung của hội nghị. - Hình thức của hội nghị. - Thời gian tiến hành hội nghị. - Địa điểm hội nghị.
- Kết quả hội nghị.
Khi đã có bản kế hoạch hội nghị, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ trình giám đốc Sở xem xét, nếu đã hợp lý sẽ tiến hành in bản kế hoạch đó và gửi cho ban lãnh đạo Sở và các phòng ban để làm căn cứ thực hiện.
* Chuẩn bị cho hội nghị - Lập chương trình nghị sự:
Nội dung chương trình nghị sự sẽ được chuẩn bị trước. Trong chương trình hội nghị, những vấn đề quan trọng, những vấn đề có liên quan đến tất cả mọi người trong hội nghị sẽ được sắp xếp lên trước, những vấn đề ít quan trọng được đưa xuống phía sau.
Trong công việc sắp xếp chương trình sẽ đưa ra thời gian cụ thể cho mỗi nội dung và nêu ra cán bộ nào là người chịu trách nhiệm về công việc báo cáo, ai chịu trách nhiệm về tài liệu.
- Quy định thành phần hội nghị:
Tùy theo quy mô của hội nghị và yêu cầu của ban lãnh đạo Sở mà thành phần hội nghị có thể là toàn bộ cán bộ, công chức, nhân viên trong toàn Sở hoặc chỉ gồm
một số người có liên quan trực tiếp đến hội nghị.
Đối với những hội nghị lớn, quan trọng, ban lãnh đạo Sở thường mời các đơn vị hoặc tổ chức cấp trên đến dự đó là lãnh đạo Bộ Tài nguyên và Môi trường, lãnh đạo UBND Thành phố Hải Phòng, lãnh đạo các ban ngành địa phương…
- Xác định thời gian hội nghị:
Đó là việc xác định hội nghị khai mạc vào lúc nào, bao lâu, kết thúc khi nào, thời gian của mỗi phần việc là bao lâu…
- Làm giấy mời:
Cán bộ văn thư cơ quan căn cứ vào bản danh sách khách mời sau đó tiến hành làm giấy mời. Nội dung của giấy mời gồm có:
+ Lý do tổ chức hội nghị, đơn vị tổ chức hội nghị. + Thời gian và địa điểm hội nghị.
+ Lời yêu cầu, đề nghị…
Sau khi làm xong giấy mời thì trình lên giám đốc Sở hoặc phó giám đốc Sở để xin chữ ký. Sau khi có chữ ký, cán bộ văn thư đóng dấu vào giấy mời và làm thủ tục gửi giấy mời. Những khách mời ở xa, giấy mời được gửi qua đường bưu điện, những đơn vị ở gần trưởng hoặc phó phòng Tổ chức – Hành chính trực tiếp đến và gửi giấy mời. Giấy mời được gửi đi trước khi hội nghị được tổ chức.
- Chọn và trang trí phòng họp:
Đối với những hội nghị nhỏ, phòng họp được tổ chức tại hội trường đặt ở tầng 5 của Sở. Những hội nghị lớn, hội trường họp được thuê ở bên ngoài.
Trong phòng họp thường được trang trí cờ, hoa, biểu ngữ, tượng Bác Hồ…
- Chuẩn bị phương tiện:
Các tài liệu cần chuẩn bị: chương trình nghị sự, danh sách đại biểu, báo cáo chính, bản tham luận…
Các phương tiện ghi biên bản: giấy, bút, máy vi tính, máy ghi âm… Chuẩn bị chỗ ngồi của chủ tọa và tổ thư ký.
- Chuẩn bị khác:
người chuyên lo từng mặt như:
+ Điện sáng, âm thanh, điều hòa…
+ Nước uống trước hội nghị và trong giờ nghỉ. + Sinh hoạt văn hóa giải trí.
Đặc biệt luôn có cơ chế phân công người đôn đốc, kiểm tra những vấn đề trên để đảm bảo không xảy ra sai sót.
* Nhìn chung công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng đã đạt được những kết quả sau:
- Công tác tổ chức luôn chu đáo, gây ấn tượng tốt cho các đại biểu tham dự hội nghị.
- Bản kế hoạch của hội nghị được lập rất khoa học, bao gồm đầy đủ những thông tin cần thiết. Do đó rất thuận lợi cho ban lãnh đạo Sở và các phòng ban làm căn cứ thực hiện.
- Các mệnh lệnh, thông báo, quyết định, nghị quyết của hội nghị sau khi hội nghị kết thúc được triển khai nhanh dưới dạng văn bản đến các phòng ban chuyên môn và các đơn vị liên quan.
- Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cần thiết và được bảo quản cẩn thận.
- Các báo cáo chính thức, báo cáo tham luận, bài phát biểu của lãnh đạo được chuẩn bị chu đáo.
* Tuy nhiên, các công việc cần làm để tổ chức một hội nghị là rất nhiều và phức
tạp, do đó công tác tổ chức còn có những hạn chế:
- Trong một số hội nghị, số lượng văn phòng phẩm mua quá nhiều không dùng hết, do đó gây lãng phí.
- Phòng họp nhiều khi được thuê quá rộng so với số lượng đại biểu tham dự hội nghị.
- Các trang thiết bị trong phòng họp hầu hết phải đi thuê ở bên ngoài. * Nguyên nhân:
Phòng Tổ chức – Hành chính của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng chưa có bộ phận chuyên lo công tác hậu cần.