4. Kết cấu của khóa luận
3.1.GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THÔNG TIN, BÁO CÁO
Thông tin được coi là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức. Chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ thông tin trên phạm vi toàn cầu. Thời đại công nghệ thông tin mới đã tạo cho mọi người có cơ hội tốt để phát triển mọi mặt, nâng cao chất lượng trong công việc.
Vì vậy việc thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác sẽ đảm bảo cho lãnh đạo ra được các quyết định đúng đắn, đảm bảo cho các phòng ban hoạt động hiệu quả.
Hoạt động quản lý luôn cần đến thông tin, thông tin có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự thống nhất hoạt động của văn phòng.
Bộ phận văn phòng muốn làm tốt công tác thông tin cần phải nắm vững nhu cầu về thông tin của ban lãnh đạo vào các bộ phận khác trong Sở; đồng thời xác định rõ các loại thông tin cần thu thập và nguồn cung cấp những thông tin đó. Thông thường bộ phận văn phòng sẽ nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, liên quan đến nhiều vấn đề, nhiều lĩnh vực. Do vậy, thông tin phải được tập hợp và hệ thống theo từng vấn đề, từng lĩnh vực nhất định.
Sau khi các thông tin được tóm tắt, bộ phận văn phòng cần sắp xếp theo hệ thống để tránh có những trùng lặp, chồng chéo và xác định độ chính xác của thông tin.
Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các cán bộ trong Sở, bộ phận văn phòng cần tìm hiểu chính xác yêu cầu của người cần cung cấp thông tin (yêu cầu cung cấp
thông tin về vấn đề gì, thời gian cho phép để thu thập và xử lý thông tin, hình thức cung cấp thông tin bằng văn bản, sao chụp hay báo cáo trực tiếp…).
Sau khi cung cấp thông tin xong, bộ phận văn phòng cần lưu lại các thông tin đã cung cấp. Điều này sẽ giúp bộ phận văn phòng thuận lợi trong việc cung cấp thông tin lần sau, hoặc có thể làm bằng chứng cần thiết khi những thông tin đã cung cấp bị phản đối, hoặc bị xuyên tạc, bóp méo.
* Để khắc phục hạn chế trong công tác thông tin, báo cáo của hoạt động văn phòng tại Sở cần có những biện pháp sau:
+ Cần đặt mua thêm lượng báo chí nhiều hơn nữa để các cán bộ trong cơ quan có thể nắm bắt kịp thời và thu thập được nhiều thông tin hơn. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin là Internet, hiện nay các thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội đều được đưa lên mạng Internet một cách đầy đủ và chính xác. Vì vậy việc truy cập Internet sẽ giúp cho các cán bộ có được nhiều thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất.
+ Để không ảnh hưởng tới tiến độ, thời gian lập báo cáo của cán bộ văn phòng, Sở cần đưa ra quy định về thời gian cụ thể đối với các cán bộ phải nộp báo cáo chi tiết cho cán bộ văn phòng.
+ Sở đã trang bị cho văn phòng hệ thống máy tính hiện đại và đã kết nối Internet nhưng trong thực tế cho thấy việc thu thập và truyền tải thông tin qua mạng Internet của nhân viên vẫn còn hạn chế. Để khắc phục tình trạng trên, ban lãnh đạo Sở cần thường xuyên quan tâm, đôn đốc hướng dẫn cán bộ công chức làm việc trong bộ phận văn phòng phát huy tối đa ưu thế quan trọng của máy vi tính và mạng Internet. Nếu biết áp dụng triệt để các lợi ích của máy vi tính, các cán bộ có thể quản lý thông tin bằng máy tính thay vì sử dụng sổ sách như hiện nay, có thể dùng mật mã để bảo vệ thông tin mật của mình, tránh tình trạng để lộ thông tin ra bên ngoài. Qua hệ thống Internet, văn phòng cũng có thể truyền tải thông tin tới các bộ phận và nhận thông tin phản hồi nhanh nhất bằng hình thức gửi email mà không cần cử người trực tiếp đến phòng ban, làm tốt điều này sẽ tiết kiệm được rất nhiều sức người, sức của cho cơ quan.
+ Nếu bộ phận văn phòng có những biện pháp tăng cường nguồn thông tin và xử lý thông tin tốt sẽ góp phần phục vụ kịp thời cho hoạt động của cơ quan. Khi các thông tin đã đầy đủ và chính xác sẽ giúp ban lãnh đạo có thể xử lý nhanh các tình huống xảy ra trong quản lý.