4. Kết cấu của khóa luận
2.2.5.2. Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác
Chương trình công tác của một cơ quan là sự định hình công việc hàng năm, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định: năm, quý, tháng, tuần, ngày.
Việc xây dựng chương trình công tác tại Sở do trưởng phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện. Các chương trình công tác được xây dựng là chương trình công tác năm, quý, tháng.
Chương trình công tác năm: Người soạn thảo dựa trên chương trình kế hoạch của Bộ Tài nguyên và Môi trường giao, các dữ liệu liên quan từ các phòng ban trong cơ quan, sau đó tiến hành tổng hợp,điều chỉnh và cân đối lại rồi soạn thảo thành chương trình công tác năm. Bản chương trình được in và gửi tới ban lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn để làm căn cứ thực hiện.
Chương trình công tác quý (3 tháng): chương trình công tác quý được xây dựng trên cơ sở các công việc lớn phải thực hiện trong chương trình kế hoạch năm. Các công việc phát sinh sẽ được đưa thêm vào.
Chương trình công tác tháng: đây là bản chi tiết công việc phải làm trong quý. Người soạn thảo chương trình phân bổ các công việc cụ thể cho từng phòng ban, phòng ban nào sẽ thực hiện các công việc gì, thời gian thực hiện là trong bao lâu. Chương trình công tác tuần, ngày, của các phòng ban do các phòng ban tự xây dựng dựa trên chương trình công tác tháng. Phòng Tổ chức – Hành chính xây dựng chương trình làm việc tuần, ngày cho ban lãnh đạo Sở.
Chương trình công tác sau khi được ban hành thì phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban thực hiện đúng theo bản chương trình đã xây dựng.
* Công tác này đã đạt được các kết quả sau:
thực hiện theo các khoảng thời gian.
- Việc lập chương trình diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian quy định.
- Giúp cho ban lãnh đạo và các phòng ban phải giải quyết các công việc theo trình tự khoa học, đúng chức năng, thẩm quyền, công việc không chồng chéo.
* Trong quá trình hoạt động, công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác còn có những hạn chế chưa được khắc phục là:
- Vẫn còn hiện tượng các phòng ban giải quyết các công việc chưa đúng theo kế hoạch.
- Chương trình công tác lập ra nhiều khi còn chưa phù hợp với thực tiễn.
* Nguyên nhân của những hạn chế trên là do:
- Văn phòng chưa tích cực giám sát, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của các phòng ban.
- Chưa làm tốt công tác sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả việc thực hiện chương trình để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp.
2.2.5.3. Công tác hậu cần
Công tác hậu cần trong các cơ quan, đơn vị là rất cần thiết, nơi nào có hoạt động thì nơi đó có nhu cầu cần cung ứng những điều kiện trang bị và nguồn tài chính, do đó việc bảo đảm cung ứng đầy đủ các điều kiện cần thiết cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị được trôi chảy, thuận lợi là nhiệm vụ của văn phòng.
Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, công tác tổ chức phục vụ hậu cần đã được ban lãnh đạo Sở rất quan tâm. Hàng năm, phòng Tổ chức – Hành chính căn cứ vào số kinh phí từ ngân sách nhà nước cấp để lập kế hoạch mua sắm sửa chữa cung cấp các trang thiết bị có giá trị lớn, bản kế hoạch được trình lên giám đốc Sở để xin ý kiến và duyệt ký. Sau khi được duyệt ký, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ tiến hành mua sắm các trang thiết bị và phân phối cho các phòng ban trong cơ quan. Đối với việc sửa chữa thường xuyên và cung ứng những dụng cụ và văn phòng phẩm cho đội ngũ cán bộ, nhân viên thì trong quá trình thực hiện công việc, bộ phận, phòng ban nào có nhu cầu thì sẽ thông báo để văn phòng tiến hành thực hiện.
- Đảm bảo các văn phòng phẩm phục vụ, cán bộ, công chức của toàn Sở như giấy, bút, cặp đựng tài liệu…
- Hầu hết các phòng ban đều được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại, internet được nối tới các phòng ban.
- Đảm bảo các điều kiện làm việc như phòng làm việc có đầy đủ bàn ghế, tủ đựng cá nhân, tủ đựng tài liệu, các máy móc, thiết bị chuyên dùng…
* Những hạn chế còn tồn đọng trong công tác hậu cần:
- Việc mua sắm, sửa chữa thường xuyên chưa được nhiều.
- Cán bộ, nhân viên còn lãng phí trong việc sử dụng các văn phòng phẩm.
* Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trên là:
- Nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp không đều giữa các năm.
- Nhân viên chưa thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ và thực hành tiết kiệm của Sở.