4. Kết cấu của khóa luận
2.2.5.Một số nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại phòng Tổ chức – Hành chính
2.2.5.1. Công tác thông tin
Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thì nhu cầu về thông tin là rất lớn. Không những vậy, nhu cầu này còn rất đa dạng và thường xuyên biến đổi. Nó được xác định tùy thuộc vào từng công việc hay từng loại công việc, vào phạm vi hoạt động của các cơ quan.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho các hoạt động của Sở là bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho từng bộ phận, từng đơn vị trong Sở, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của Sở đạt được hiệu quả cao nhất.
Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, công tác thu thập và xử lý thông tin được phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện như sau:
Thông tin chủ yếu được thu thập từ các nguồn:
- Nguồn thông tin tiếp nhận được từ các quyết định, thông báo, các chương trình kế hoạch của Bộ Tài nguyên và Môi trường, của ủy ban nhân dân thành phố…
- Nguồn thông tin từ ban lãnh đạo Sở và các phòng ban chuyên môn trong nội bộ Sở.
- Nguồn thông tin từ ban lãnh đạo Đảng và chính quyền thành phố Hải Phòng.
- Nguồn thông tin thu thập qua hệ thống báo cáo của các đơn vị cấp dưới gửi lên.
- Nguồn thông tin thu được qua các cuộc họp, giao ban như:họp giao ban lãnh
đạo Sở, họp giao ban lãnh đạo các phòng, đơn vị sự nghiệp thuộc Sở và các phòng tài nguyên và môi trường quận huyện (hàng tháng, hàng quý) để đánh giá việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của cấp trên…
- Nguồn thông tin từ việc giao tiếp với dân (các ý kiến đóng góp).
* Trong quá trình hoạt động, công tác thông tin tại Sở đã đạt được những kết quả đáng kể sau:
- Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, trung thực.
- Văn phòng đã giúp ban lãnh đạo củng cố công tác thông tin giữa các phòng ban, đơn vị trong toàn Sở.
- Tiến hành truyền thông tin đến đúng các đối tượng tiếp nhận.
- Thu thập các thông tin cần thiết giúp lãnh đạo ra các quyết định đúng đắn. * Bên cạnh những kết quả đã đạt được ở trên, công tác thông tin tại Sở vẫn còn
tồn tại một số thiếu sót, đó là:
- Các thông tin cung cấp nhiều khi còn chưa cụ thể, rõ ràng, vẫn còn tình trạng cung cấp những thông tin chung chung, mơ hồ.
- Thông tin gửi lên cho cấp trên có lúc còn chậm, chưa kịp thời.
- Văn phòng đã được trang bị máy vi tính nối mạng internet nhưng việc thu thập thông tin trên mạng chưa thu được kết quả cao.
* Sở dĩ còn có những thiếu sót trên là do các nguyên nhân:
tốt công tác bảo đảm thông tin.
- Trình độ tin học, ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên còn hạn chế.
- Văn phòng nhiều khi phải giải quyết quá nhiều công việc trong khi đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn là chưa cao.
2.2.5.2. Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác
Chương trình công tác của một cơ quan là sự định hình công việc hàng năm, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định: năm, quý, tháng, tuần, ngày.
Việc xây dựng chương trình công tác tại Sở do trưởng phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện. Các chương trình công tác được xây dựng là chương trình công tác năm, quý, tháng.
Chương trình công tác năm: Người soạn thảo dựa trên chương trình kế hoạch của Bộ Tài nguyên và Môi trường giao, các dữ liệu liên quan từ các phòng ban trong cơ quan, sau đó tiến hành tổng hợp,điều chỉnh và cân đối lại rồi soạn thảo thành chương trình công tác năm. Bản chương trình được in và gửi tới ban lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn để làm căn cứ thực hiện.
Chương trình công tác quý (3 tháng): chương trình công tác quý được xây dựng trên cơ sở các công việc lớn phải thực hiện trong chương trình kế hoạch năm. Các công việc phát sinh sẽ được đưa thêm vào.
Chương trình công tác tháng: đây là bản chi tiết công việc phải làm trong quý. Người soạn thảo chương trình phân bổ các công việc cụ thể cho từng phòng ban, phòng ban nào sẽ thực hiện các công việc gì, thời gian thực hiện là trong bao lâu. Chương trình công tác tuần, ngày, của các phòng ban do các phòng ban tự xây dựng dựa trên chương trình công tác tháng. Phòng Tổ chức – Hành chính xây dựng chương trình làm việc tuần, ngày cho ban lãnh đạo Sở.
Chương trình công tác sau khi được ban hành thì phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban thực hiện đúng theo bản chương trình đã xây dựng.
* Công tác này đã đạt được các kết quả sau:
thực hiện theo các khoảng thời gian.
- Việc lập chương trình diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian quy định.
- Giúp cho ban lãnh đạo và các phòng ban phải giải quyết các công việc theo trình tự khoa học, đúng chức năng, thẩm quyền, công việc không chồng chéo.
* Trong quá trình hoạt động, công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác còn có những hạn chế chưa được khắc phục là:
- Vẫn còn hiện tượng các phòng ban giải quyết các công việc chưa đúng theo kế hoạch.
- Chương trình công tác lập ra nhiều khi còn chưa phù hợp với thực tiễn.
* Nguyên nhân của những hạn chế trên là do:
- Văn phòng chưa tích cực giám sát, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của các phòng ban.
- Chưa làm tốt công tác sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả việc thực hiện chương trình để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp.
2.2.5.3. Công tác hậu cần
Công tác hậu cần trong các cơ quan, đơn vị là rất cần thiết, nơi nào có hoạt động thì nơi đó có nhu cầu cần cung ứng những điều kiện trang bị và nguồn tài chính, do đó việc bảo đảm cung ứng đầy đủ các điều kiện cần thiết cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị được trôi chảy, thuận lợi là nhiệm vụ của văn phòng.
Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, công tác tổ chức phục vụ hậu cần đã được ban lãnh đạo Sở rất quan tâm. Hàng năm, phòng Tổ chức – Hành chính căn cứ vào số kinh phí từ ngân sách nhà nước cấp để lập kế hoạch mua sắm sửa chữa cung cấp các trang thiết bị có giá trị lớn, bản kế hoạch được trình lên giám đốc Sở để xin ý kiến và duyệt ký. Sau khi được duyệt ký, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ tiến hành mua sắm các trang thiết bị và phân phối cho các phòng ban trong cơ quan. Đối với việc sửa chữa thường xuyên và cung ứng những dụng cụ và văn phòng phẩm cho đội ngũ cán bộ, nhân viên thì trong quá trình thực hiện công việc, bộ phận, phòng ban nào có nhu cầu thì sẽ thông báo để văn phòng tiến hành thực hiện.
- Đảm bảo các văn phòng phẩm phục vụ, cán bộ, công chức của toàn Sở như giấy, bút, cặp đựng tài liệu…
- Hầu hết các phòng ban đều được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại, internet được nối tới các phòng ban.
- Đảm bảo các điều kiện làm việc như phòng làm việc có đầy đủ bàn ghế, tủ đựng cá nhân, tủ đựng tài liệu, các máy móc, thiết bị chuyên dùng…
* Những hạn chế còn tồn đọng trong công tác hậu cần:
- Việc mua sắm, sửa chữa thường xuyên chưa được nhiều.
- Cán bộ, nhân viên còn lãng phí trong việc sử dụng các văn phòng phẩm.
* Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trên là:
- Nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp không đều giữa các năm.
- Nhân viên chưa thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ và thực hành tiết kiệm của Sở.
2.2.5.4. Việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan
Hàng năm ban lãnh đạo Sở thường xuyên phải đi dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo… Vì vậy phòng Tổ chức – Hành chính có nhiệm vụ lập kế hoạch và chuẩn bị các phương tiện cần thiết để chuyến đi công tác của lãnh đạo đạt hiệu quả cao.
Việc lập kế hoạch cho chuyến đi công tác là hết sức quan trọng, nó quyết định tính hiệu quả của chuyến đi. Khi lập kế hoạch công tác phòng Tổ chức – Hành chính thường đưa vào bản kế hoạch những nội dung sau:
- Mục đích của chuyến đi. - Nội dung của chuyến đi. - Thành phần của chuyến đi.
- Thời gian đi, địa điểm đến, phương tiện đi lại, những giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị, dự trù kinh phí bao nhiêu…
Những nội dung được lập ra một cách đầy đủ, chi tiết sau đó in ra thành văn bản và trình lên giám đốc Sở để xin ý kiến. Sau khi có ý kiến của giám đốc Sở, nếu có chỗ sai sót phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành chỉnh sửa cho phù hợp và sẽ theo bản kế hoạch đã lập ra để tiến hành chuẩn bị cho chuyến đi công tác của ban lãnh đạo.
* Liên hệ với nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác
Tất cả các chuyến đi công tác đều được liên hệ trước với nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác.Việc liên hệ sẽ do trưởng phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện. Đối với những chuyến công tác xa và dài ngày, hình thức liên hệ chủ yếu là gọi điện thoại trực tiếp đến nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác và gửi văn bản kèm theo. Đối với chuyến công tác gần thì trưởng phòng sẽ đến nơi công tác và trực tiếp liên hệ với những người có trách nhiệm.
Việc liên hệ trước này nhằm mục đích để nơi đến công tác sắp xếp lịch đón tiếp, lịch làm việc và có thể bố trí chỗ ăn, nghỉ cho khách…Khi đến liên hệ thường có các nội dung như sau:
+ Dự kiến ngày, tháng, đoàn sẽ đến công tác. + Thành phần của đoàn gồm những ai?
+ Mục đích của đoàn đến sẽ giải quyết được những gì? + Thời gian đoàn sẽ ở lại trong bao lâu…
Sau khi đã liên hệ xong với nơi đến công tác, trưởng phòng Tổ chức – Hành chính sẽ báo cáo lại với giám đốc Sở. Trước khi đoàn công tác xuất phát, trưởng phòng sẽ gọi điện cho nơi đến công tác để thông báo về thời gian đoàn xuất phát thời gian đoàn sẽ tới, những thay đổi hoặc bổ sung nếu có .
* Chuẩn bị nội dung
Đây là phần quan trọng nhất của chuyến đi công tác. Nếu là chuyến đi quan trọng thì mức độ chuẩn bị sẽ phức tạp, còn những chuyến đi thông thường thì mức độ chuẩn bị sẽ đơn giản hơn.
* Chuẩn bị tư liệu, tài liệu
Tùy theo mục đích, yêu cầu của chuyến đi công tác mà phòng Tổ chức – Hành chính chuẩn bị cho ban lãnh đạo những tư liệu, tài liệu có liên quan. Những tài liệu này khi chuẩn bị xong thì được cho vào túi hoặc cặp đựng hồ sơ một cách cẩn thận và giao cho giám đốc Sở hoặc người do giám đốc Sở chỉ định mang theo trong suốt chuyến đi công tác.
* Chuẩn bị giấy tờ cá nhân
Trước chuyến đi công tác, cán bộ văn thư chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đường cho các cán bộ, công chức cùng đi với lãnh đạo trong chuyến đi công tác. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, loại giấy tờ này có mẫu sẵn, cán bộ văn thư tiến hành điền họ tên và những thông tin cần thiết vào các loại giấy tờ trên rồi nộp cho trưởng phòng để trình lên giám đốc Sở hoặc phó giám đốc Sở để xin chữ ký. Sau khi có chữ ký của lãnh đạo, văn thư đóng dấu rồi giao cho từng người trong đoàn đi công tác. Ngoài ra, cán bộ văn thư cũng có trách nhiệm nhắc nhở mọi người mang theo các giấy tờ cần thiết khác như giấy chứng minh nhân dân, giấy chứng nhận học hàm, học vị…
* Chuẩn bị phương tiện giao thông
Hiện tại, Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng có ba chiếc xe ô tô: một chiếc TOYOTA 16A.0889 – 12 chỗ ngồi, một chiếc TOYOTA 16A.1367 – 4 chỗ ngồi và một chiếc MITSUBISHI 16A.1457 – 7 chỗ ngồi. Đến nay, ba chiếc xe này vẫn sử dụng tốt và là phương tiện chủ yếu phục vụ cho chuyến đi công tác của ban lãnh đạo Sở. Ba chiếc xe này do phòng Tổ chức – Hành chính quản lý, khi lãnh đạo Sở cần dùng thì trưởng phòng bố trí lái xe phục vụ lãnh đạo. Tuy nhiên nếu chuyến đi công tác quá xa thì phương tiện đi lại sẽ là máy bay. Khi đó việc mua vé máy bay thường do cán bộ văn thư chịu trách nhiệm. Sau khi mua vé xong cán bộ văn thư thông báo cho mọi người trong đoàn giờ bay chính xác, địa điểm bay từ đâu đến đâu, có những phương tiện gì để đón đưa ở hai đầu và giá vé máy bay.
* Chuẩn bị kinh phí
Kinh phí cho chuyến đi công tác là tiền tạm ứng cho người đi công tác để chi tiêu vào các khoản: ăn, ở, đi lại…
Nếu lãnh đạo Sở đi công tác một mình thì bộ phận kế toán giao trực tiếp tiền tạm ứng cho lãnh đạo, còn nếu có nhiều người đi cùng thì tiền tạm ứng được giao cho một người trong đoàn đã được ban lãnh đạo phân công. Người giữ tiền tạm ứng có trách nhiệm chi trả các khoản chi phí trong suốt chuyến đi và lấy lại các hóa đơn, chứng từ cần thiết để khi đi công tác về sẽ thanh toán với bộ phận kế toán.
* Chuẩn bị các nhu cầu khác
Trước khi đoàn công tác lên đường, bộ phận y tế chuẩn bị một số thuốc chữa bệnh thông thường như thuốc ho, thuốc cảm cúm, thuốc giảm đau, cao dán… để đoàn mang theo phòng khi trong đoàn có người ốm đau.
Khi liên hệ với nơi đến công tác, nếu họ không bố trí được chỗ ăn ở cho đoàn khách thì phòng Tổ chức – Hành chính sẽ trực tiếp gọi điện đến một số khách sạn hoặc nhà nghỉ hoặc có thể nhờ nơi đến công tác đặt phòng và đặt ăn cho đoàn công tác.
Thực tế cho thấy việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác của lãnh đạo Sở được phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn có những mặt hạn chế.
* Trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan, những kết quả đạt được là:
- Các giấy tờ, tư liệu, tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác của lãnh đạo luôn được đảm bảo đầy đủ.
- Phương tiện giao thông phục vụ cho nhu cầu đi lại của lãnh đạo trong chuyến công tác được bố trí nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu đặt ra.
- Việc liên lạc trước với nơi sẽ đến công tác để bố trí chỗ ăn, ở cho đoàn đi công tác được phòng Tổ chức – Hành chính chuẩn bị rất chu đáo.
* Những hạn chế còn tồn đọng:
- Việc lập chương trình làm việc cho đoàn công tác tại nơi đến công tác nhiều khi còn chung chung, sơ sài, chưa thật chi tiết.
- Việc điều chỉnh những thay đổi, bổ sung trong kế hoạch của lãnh đạo còn chưa phù hợp.
* Nguyên nhân dẫn đến các hạn chế trên là:
- Phòng Tổ chức – Hành chính chưa nắm được chi tiết các công việc mà ban lãnh đạo sẽ làm tại nơi đến công tác.
- Việc nắm bắt các thông tin từ ban lãnh đạo còn chưa kịp thời.