4. Kết cấu của khóa luận
2.2.5.4.Việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan
Hàng năm ban lãnh đạo Sở thường xuyên phải đi dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo… Vì vậy phòng Tổ chức – Hành chính có nhiệm vụ lập kế hoạch và chuẩn bị các phương tiện cần thiết để chuyến đi công tác của lãnh đạo đạt hiệu quả cao.
Việc lập kế hoạch cho chuyến đi công tác là hết sức quan trọng, nó quyết định tính hiệu quả của chuyến đi. Khi lập kế hoạch công tác phòng Tổ chức – Hành chính thường đưa vào bản kế hoạch những nội dung sau:
- Mục đích của chuyến đi. - Nội dung của chuyến đi. - Thành phần của chuyến đi.
- Thời gian đi, địa điểm đến, phương tiện đi lại, những giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị, dự trù kinh phí bao nhiêu…
Những nội dung được lập ra một cách đầy đủ, chi tiết sau đó in ra thành văn bản và trình lên giám đốc Sở để xin ý kiến. Sau khi có ý kiến của giám đốc Sở, nếu có chỗ sai sót phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành chỉnh sửa cho phù hợp và sẽ theo bản kế hoạch đã lập ra để tiến hành chuẩn bị cho chuyến đi công tác của ban lãnh đạo.
* Liên hệ với nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác
Tất cả các chuyến đi công tác đều được liên hệ trước với nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác.Việc liên hệ sẽ do trưởng phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện. Đối với những chuyến công tác xa và dài ngày, hình thức liên hệ chủ yếu là gọi điện thoại trực tiếp đến nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác và gửi văn bản kèm theo. Đối với chuyến công tác gần thì trưởng phòng sẽ đến nơi công tác và trực tiếp liên hệ với những người có trách nhiệm.
Việc liên hệ trước này nhằm mục đích để nơi đến công tác sắp xếp lịch đón tiếp, lịch làm việc và có thể bố trí chỗ ăn, nghỉ cho khách…Khi đến liên hệ thường có các nội dung như sau:
+ Dự kiến ngày, tháng, đoàn sẽ đến công tác. + Thành phần của đoàn gồm những ai?
+ Mục đích của đoàn đến sẽ giải quyết được những gì? + Thời gian đoàn sẽ ở lại trong bao lâu…
Sau khi đã liên hệ xong với nơi đến công tác, trưởng phòng Tổ chức – Hành chính sẽ báo cáo lại với giám đốc Sở. Trước khi đoàn công tác xuất phát, trưởng phòng sẽ gọi điện cho nơi đến công tác để thông báo về thời gian đoàn xuất phát thời gian đoàn sẽ tới, những thay đổi hoặc bổ sung nếu có .
* Chuẩn bị nội dung
Đây là phần quan trọng nhất của chuyến đi công tác. Nếu là chuyến đi quan trọng thì mức độ chuẩn bị sẽ phức tạp, còn những chuyến đi thông thường thì mức độ chuẩn bị sẽ đơn giản hơn.
* Chuẩn bị tư liệu, tài liệu
Tùy theo mục đích, yêu cầu của chuyến đi công tác mà phòng Tổ chức – Hành chính chuẩn bị cho ban lãnh đạo những tư liệu, tài liệu có liên quan. Những tài liệu này khi chuẩn bị xong thì được cho vào túi hoặc cặp đựng hồ sơ một cách cẩn thận và giao cho giám đốc Sở hoặc người do giám đốc Sở chỉ định mang theo trong suốt chuyến đi công tác.
* Chuẩn bị giấy tờ cá nhân
Trước chuyến đi công tác, cán bộ văn thư chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đường cho các cán bộ, công chức cùng đi với lãnh đạo trong chuyến đi công tác. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, loại giấy tờ này có mẫu sẵn, cán bộ văn thư tiến hành điền họ tên và những thông tin cần thiết vào các loại giấy tờ trên rồi nộp cho trưởng phòng để trình lên giám đốc Sở hoặc phó giám đốc Sở để xin chữ ký. Sau khi có chữ ký của lãnh đạo, văn thư đóng dấu rồi giao cho từng người trong đoàn đi công tác. Ngoài ra, cán bộ văn thư cũng có trách nhiệm nhắc nhở mọi người mang theo các giấy tờ cần thiết khác như giấy chứng minh nhân dân, giấy chứng nhận học hàm, học vị…
* Chuẩn bị phương tiện giao thông
Hiện tại, Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng có ba chiếc xe ô tô: một chiếc TOYOTA 16A.0889 – 12 chỗ ngồi, một chiếc TOYOTA 16A.1367 – 4 chỗ ngồi và một chiếc MITSUBISHI 16A.1457 – 7 chỗ ngồi. Đến nay, ba chiếc xe này vẫn sử dụng tốt và là phương tiện chủ yếu phục vụ cho chuyến đi công tác của ban lãnh đạo Sở. Ba chiếc xe này do phòng Tổ chức – Hành chính quản lý, khi lãnh đạo Sở cần dùng thì trưởng phòng bố trí lái xe phục vụ lãnh đạo. Tuy nhiên nếu chuyến đi công tác quá xa thì phương tiện đi lại sẽ là máy bay. Khi đó việc mua vé máy bay thường do cán bộ văn thư chịu trách nhiệm. Sau khi mua vé xong cán bộ văn thư thông báo cho mọi người trong đoàn giờ bay chính xác, địa điểm bay từ đâu đến đâu, có những phương tiện gì để đón đưa ở hai đầu và giá vé máy bay.
* Chuẩn bị kinh phí
Kinh phí cho chuyến đi công tác là tiền tạm ứng cho người đi công tác để chi tiêu vào các khoản: ăn, ở, đi lại…
Nếu lãnh đạo Sở đi công tác một mình thì bộ phận kế toán giao trực tiếp tiền tạm ứng cho lãnh đạo, còn nếu có nhiều người đi cùng thì tiền tạm ứng được giao cho một người trong đoàn đã được ban lãnh đạo phân công. Người giữ tiền tạm ứng có trách nhiệm chi trả các khoản chi phí trong suốt chuyến đi và lấy lại các hóa đơn, chứng từ cần thiết để khi đi công tác về sẽ thanh toán với bộ phận kế toán.
* Chuẩn bị các nhu cầu khác
Trước khi đoàn công tác lên đường, bộ phận y tế chuẩn bị một số thuốc chữa bệnh thông thường như thuốc ho, thuốc cảm cúm, thuốc giảm đau, cao dán… để đoàn mang theo phòng khi trong đoàn có người ốm đau.
Khi liên hệ với nơi đến công tác, nếu họ không bố trí được chỗ ăn ở cho đoàn khách thì phòng Tổ chức – Hành chính sẽ trực tiếp gọi điện đến một số khách sạn hoặc nhà nghỉ hoặc có thể nhờ nơi đến công tác đặt phòng và đặt ăn cho đoàn công tác.
Thực tế cho thấy việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác của lãnh đạo Sở được phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn có những mặt hạn chế.
* Trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan, những kết quả đạt được là:
- Các giấy tờ, tư liệu, tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác của lãnh đạo luôn được đảm bảo đầy đủ.
- Phương tiện giao thông phục vụ cho nhu cầu đi lại của lãnh đạo trong chuyến công tác được bố trí nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu đặt ra.
- Việc liên lạc trước với nơi sẽ đến công tác để bố trí chỗ ăn, ở cho đoàn đi công tác được phòng Tổ chức – Hành chính chuẩn bị rất chu đáo.
* Những hạn chế còn tồn đọng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Việc lập chương trình làm việc cho đoàn công tác tại nơi đến công tác nhiều khi còn chung chung, sơ sài, chưa thật chi tiết.
- Việc điều chỉnh những thay đổi, bổ sung trong kế hoạch của lãnh đạo còn chưa phù hợp.
* Nguyên nhân dẫn đến các hạn chế trên là:
- Phòng Tổ chức – Hành chính chưa nắm được chi tiết các công việc mà ban lãnh đạo sẽ làm tại nơi đến công tác.
- Việc nắm bắt các thông tin từ ban lãnh đạo còn chưa kịp thời.