4. Kết cấu của khóa luận
3.6. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
Để công tác văn thư – lưu trữ hoàn thiện hơn, bộ phận văn phòng nên áp dụng một số biện pháp sau:
+ Cần xây dựng ngay quy chế về công tác văn thư – lưu trữ. Trong văn phòng Sở nên dán một tờ giấy ghi rõ quy định về thể thức trình bày văn bản để các cán bộ trong cơ quan nắm rõ và thực hiện. Biện pháp này sẽ giúp cán bộ văn thư – lưu trữ không phải mất nhiều thời gian để kiểm tra văn bản đã đúng thể thức hay chưa trước khi trình lãnh đạo ký.
+ Phòng văn thư – lưu trữ phải được trang bị thêm tủ đựng hồ sơ, giá để hồ sơ và hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự dễ tìm thấy. Trưởng phòng TC – HC nên trình ý kiến ban lãnh đạo Sở xin được bố trí một phòng đọc riêng để các cán bộ, nhân viên trong Sở đến mượn tài liệu, tra cứu thông tin một cách thuận lợi nhất.
+ Cán bộ văn thư – lưu trữ phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mượn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh để cho hồ sơ tài liệu bị thất thoát.
+ Mỗi năm, cán bộ văn thư – lưu trữ phải lập danh mục hồ sơ để các bộ phận trong Sở thuận tiện cho việc sắp xếp và quản lý hồ sơ, có thể theo dõi và xác định vị trí hồ sơ trên giá. Những hồ sơ của năm trước, những văn bản mật sẽ được cất trong tủ đựng hồ sơ có khóa. Trên giá chỉ đựng hồ sơ của năm hiện tại.
+ Đối với công tác lưu trữ, Sở thường có nhiều văn bản giầy tờ đã giải quyết xong nhưng chúng vẫn có giá trị cho việc nghiên cứu và theo dõi sau này. Nếu không có chế độ bảo quản tốt thì sẽ làm hư hại tài liệu. Do vậy, việc bảo quản hồ sơ phải tuân theo những quy định sau:
o Đối với tủ đựng hồ sơ: do các văn bản giấy tờ rất dễ bị hư hại, mối mọt và mục nát do tác động của môi trường cùng với tính chất lý hóa của tài liệu. Cán bộ văn thư – lưu trữ nên sử dụng tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên dọn dẹp, hút bụi, sử dụng các chất hút ẩm, sử dụng thuốc chống mối mọt và chống mốc.
o Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt giá đựng hồ sơ là nơi không bị ánh nắng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thường xuyên dọn dẹp và lau bụi bẩn.
o Có thiết bị phòng cháy chữa cháy trong phòng làm việc để ứng phó kịp thời với tình huống xấu xảy ra.