II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
3. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc
Nơi làm việc chính là “thế giới riêng” của mỗi nhân viên văn phòng nói chung và cán bộ văn thư nói riêng. Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện, hiệu quả nhất đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây chuyền, khoa học. Chính vì vậy việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc. Do đó trong quá trình tiến hành sắp xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo các yếu tố sau:
- Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp
- Bàn làm việc ngổn ngang thiếu ngăn nắp là một trong những nhân tố gây tâm lý chán trường, giảm hứng thú làm việc của nhân viên. Trong thực tế bàn làm việc ở nhiều nơi người ta luôn để giấy tờ chất đống lên bàn nhằm chứng tỏ mình là người quan trọng, luôn là người bận rộn. Nhưng kết quả thì ngược lại khi đống giấy tờ càng cao thì văn thư sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc xác định văn bản nào cần giải quyết trước và văn bản nào đã giải quyết xong. Do vậy để khắc phục tình trạng này tạo điều kiện giải quyết công việc nhanh gọn và chính xác hơn, nhân viên văn thư cần chú ý đến những vấn đề sau:
- Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan,cần thiết.
- Những hồ sơ tài liệu sau khi đã giải quyết xong hãy chuyển ngay đi.
- Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà hãy sắp xếp vào các tủ, kệ, giá.
- Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì xếp gọn vào ngăn bàn.
- Tóm lại việc bố trí, sắp xếp gọn gàng bàn làm việc chính là yếu tố kích thích tâm trạng cũng như sự hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư.
- Tạo tâm lý thoải mái và tư thế làm việc cho nhân viên.
- Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh được hội chứng căng thẳng thần kinh có thể trên bàn làm việc của nhân viên văn thư nên đặt một
lọ hoa,bày một tấm hình nhỏ, những điều đó phải tuân theo những nguyên tắc nhất định, đừng bao giờ biến nơi làm việc như nhà riêng hoặc phòng riêng của mình.
- Một nguyên tắc chung khi sắp xếp vật dụng là hãy để chúng trong tầm tay để thuận tiện khi sử dụng, hạn chế tối đa những động tác thừa. Cụ thể:
- Đối với bàn của nhân viên thực hiện công tác xử lý và quản lý văn bản thì nên sắp xếp các vật dụng sau: Đầu bàn bên trái là điện thoại, dưới là cuốn danh bạ điện thoại. Bên phải là các sổ văn bản đi, đến...Trước mặt là khoảng trống để viết, nên dùng loại bút cắm cố định xuống mặt bàn để khỏi rơi hay nhiều lúc theo thói quen hay cầm đi chỗ khác. Hộp ghim, kéo, tem...nên để ở dưới ngăn kéo. Tất cả các con dấu (dấu cơ quan, dấu chức tư, dấu nghiệp vụ...) đều đặt ở phía bên phải vừa tầm tay với của nhân viên.
- Đối với bàn làm việc của nhân viên sử dụng máy vi tính nên sử dụng bàn làm việc chữ L và ghế xoay có bánh xe để thuận tiện cho việc di chuyển. Nên xếp máy tính đầu tiên ở đầu bên phải, tiếp đó là máy in, máy Fax.