III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
1. Các yếu tố ảnh hưởng
1.1. Môi trường làm việc
Môi trường làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp tới tâm lý làm việc của các bộ công nhân viên. Môi trường làm việc tốt là sự bố trí một cách hợp lý, khoa học phòng làm việc cũng như phương tiện trang thiết bị trong phòng, phòng làm việc phải đảm bảo các yếu tố sau
Thông thoáng: phòng làm việc phải đảm bảo độ thông thoáng, tức là nhiệt độ và độ ẩm trong phòng làm việc phải thích hợp không làm ảnh hưởng tới sức khỏe của con người bởi sức khỏe là vấn đề quyết định tới năng suất chất lượng công việc.
Tiếng ồn: Đây là nhân tố ảnh hưởng đến tinh thần và sự tập trung của người làm việc.
Màu sắc: màu sắc đôi khi cũng tạo cảm giác thoải mái khi làm việc.
Ánh sáng: ánh sáng là yếu tố rất cần thiết vì không những đảm bảo sức khỏe mà còn tác động đến tâm sinh lý của người làm việc.
1.2. Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật
Khoa học công nghệ và kỹ thuật phát triển sẽ giúp rất nhiều cho công tác thu thập và xử lý thông tin nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng. Con người sẽ làm việc năng suất, hiệu quả hơn khi được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc hiện đại như máy vi tính, điện thoại,máy photo…
1.3. Trình độ cán bộ văn thư lưu trữ
Trình độ của cán bộ công nhân viên luôn là yếu tố quyết định trực tiếp tới năng suất, chất lượng công việc.Cho dù phương tiện thiếtbị có hiện đại đến đâu nhưng nếu con người không biết khai thác, sử dụng một cách hợp lý, khoa học vào công việc của mình thì các phương tiện đó cũng trở thành vô ích. Ngoài trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì sự quyết tâm, lòng nhiệt tình tâm huyết với nghề của cán bộ công nhân viên cũng là nguồn hỗ trợ lớn đối với công tác văn thư.