1. Khái niệm về công tác lưu trữ: Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
2. Phông lưu trữ: Là toàn bộ khối lượng tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị tổ chức hay cá nhân có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử, kinh tế và các ý nghĩa khác được thu thập và bảo quản trong một kho lưu trữ thích hợp.
3. Tài liệu lưu trữ: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của một tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế, xã hội…có giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, an ninh quốc phòng được lập hồ sơ lưu và lưu trữ.
4. Chức năng: Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó công tác lưu trữ có chức năng sau:
Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia.
Tổ chức sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia nhằm góp phần thực hiện tốt các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn cách mạng.
Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo ra tiền đề để thực hiện chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia.
5. Nội dung của công tác lưu trữ
5.1. Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường xuyên nhằm từng bước hoàn thiện phông lưu trữ quốc gia nói chung và từng phông lưu trữ cụ thể nói riêng. Thu thập bổ sung bao gồm giai đoạn thu thập tài liệu đã giải quyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ
hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, đặc biệt chú ý đến những tài liệu hình thành ở các đơn vị, cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ. Ngoài ra còn chú ý sưu tầm những tài liệu có xuất xứ cá nhân, tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân vì nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu giữ được trong các tổ chức lưu trữ của Nhà nước.
5.2. Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ.
Các vật liệu làm ra tài liệu lưu trữ chủ yếu làm bằng giấy, phim nhựa…nên tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kỹ thuật bảo quản. Nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa nên nhiệt độ và độ ẩm thường xuyên cao. Điều kiện khí hậu này tác động rất xấu đến tài liệu lưu trữ và gây khó khăn cho việc bảo quản chúng. Vì vậy, kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ phải được đặc biệt coi trọng để tránh những tác động xấu làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Mặt khác nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ.
5.3. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu phục vụ các yêu cầu tra cứu.
Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan, tổ chức lưu trữ. Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ không chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả, làm công cụ tra cứu, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.
quả tài liệu lưu trữ.
Đối với toàn xã hội công tác lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt được Đảng và Nhà nước rất quan tâm. Ngày 15/4/2001, chủ tịch nước CHXHCNVN đã ký lệnh công bố pháp lệnh lưu trữ quốc gia đã được ủy ban quốc hội thông qua ngày 4/4/2001. Đây là văn bản pháp luật cao nhất về công tác lưu trữ.
5.4. Phục vụ tra cứu sao lục
Đây là một hoạt động quan trọng trong công tác lưu trữ, đòi hỏi đáp ứng kịp thời nhanh chóng và an toàn, không để lưu hại mất tài liệu.
Khi muốn tra cứu tài liệu yêu cầu cần phải:
- Thông báo tài liệu lưu trữ theo chủ đề nhất định.
- Cung cấp bản sao, tránh lạc tài liệu.
Để phục vụ tốt cho việc tra cứu, sao lục tài liệu đồng thời tạo điều kiện cho công tác bảo quản tài liệu thì đòi hỏi cán bộ làm công tác lưu trữ phải lập sổ giao