II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
4.Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan
- Đối với vấn đề lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong cơ quan, xí nghiệp, các tổ chức kinh tế…thì cục lưu trữ quốc gia có qui định là tất cả mọi giấy tờ, tài liệu chung của cơ quan về nguyên tắc đều phải lưu trữ tập trung, quản lý thống nhất ở một địa điểm trong cơ quan. Tuy nhiên trong thực tế có rất ít doanh nghiệp thực hiện và thực hiện một cách nghiêm chỉnh qui định này mà hầu hết các doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ, tài liệu rải rác tại các phòng ban, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng cũng nằm trong số đó.
- Do đó để khắc phục những tồn tại trên, thì những tài liệu chung của Công ty nên tiến hành thêm kênh lưu trữ tập trung để thuận tiện cho việc bảo quản cũng như khi cần tra tìm thì được nhanh chóng. Đối với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng thì công việc này gặp một chút khó khăn vì diện tích các phòng ban ở Công ty tương đối nhỏ, phòng TCHC lại được tách thành 2 phòng là phòng văn thư và phòng nhân sự, nhưng trên thực tế Công ty vẫn còn một phòng làm trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin khá rộng và phòng này thường ít sử dụng,
hơn nữa nó có vị trí gần với phòng văn thư lưu trữ. Do đó Ban lãnh đạo Công ty có thể dùng phòng ứng dụng công nghệ thông tin làm kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan và chuyển phòng ƯDCNTT ra phía sau của dãy phòng ban, cùng dãy với văn phòng của các xí nghiệp thành viên. Việc trông coi quản lý giao cho phòng văn thư đảm nhiệm, cụ thể cách bố trí phòng lưu trữ tập trung như sau:
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 76
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HP
X CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆ NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đ
Đ
DANH MỤC HỒ SƠ
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG
Năm 2008
Sơ đồ số 5: Cách bố trí phòng lưu trữ tập trung. Nguyễn Thị Thanh – QT901P 77 Bộ phận lưu trữ Văn bản kế hoạch kỹ thuật Văn bản kế toán tài vụ Văn bản tổ chức hành chính Bản vẽ Hồ sơ công trìnhKế hoạchDự ánCác văn bảnHợp đồng mua bán
Sổ quỹ tiền mặtBản thanh toán
quyết toánSổ thu chiSổ khoCác văn bản
Hồ sơ lý lịchHợp đồng lao độngQui chế, qui định của CtyCác quyết địnhCác văn bản nhà nước
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HP
X CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆ NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đ
Đ
DANH MỤC HỒ SƠ
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG
Cán bộ văn thư – lưu trữ có thể lập danh mục hồ sơ để có thể quản lý theo dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ hoặc trong ngăn.
Bảng số 27: Mẫu danh mục hồ sơ.
Cuối mỗi năm, cán bộ lưu trữ phải kiểm tra lại các tài liệu hồ sơ mình đang giữ. Xem tài liệu nào đến hạn phải hủy bỏ, những tài liệu nào bị hủy, không cần thiết thì tiến hành các thủ tục để tiêu hủy tài liệu. Đây là việc làm thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo qui trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ. Trước khi tiêu hủy tài liệu phải lập hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ. Hội đồng tiêu hủy tài liệu gồm 03 người: 01 người đại diện cho phòng có tài liệu lưu trữ, văn thư trông coi phòng lưu trữ và trưởng phòng TCHC. Nếu những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, hết thời hạn bảo quản sẽ được tiêu hủy. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy theo mẫu đã qui định.
Tóm lại, với mọi doanh nghiệp nói chung và với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nói riêng thì việc tổ chức phòng lưu trữ tập trung là điều tất yếu
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HP
X CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆ NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đ
DANH MỤC HỒ SƠ
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG
Năm 2008
STTTên hồ sơVị tríThời hạn bảo quảnNgười lập hồ sơGhi chúNăm bảo quảnN Thời hạnT TRƯỞNG PHÒNG TCHC
cần phải triển khai ngay nhằm đảm bảo cho việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ cũng như tiện lợi cho việc truy tìm tài liệu.