Công tác văn thư lưu trữ là công tác có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động của mọi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nói riêng. Thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ không những phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn phục vụ cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin quí giá được hình thành trong quá khứ. Do đó, xuất phát từ tình hình thực tế trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng thì việc nâng cao hiệu quả và chất lượng cho công tác này là hết sức cần thiết. Nhưng để thực hiện và thực hiện tốt các giải pháp trên thì đòi hỏi phải có sự trợ giúp thường xuyên tích cực từ nhiều phía.
1. Sự quan tâm, chỉ đạo và tạo điều kiện của Ban lãnh đạo Công ty.
Sự động viên, khích lệ tinh thần của Ban lãnh đạo Công ty là nguồn động lực lớn lao tiếp thêm sức mạnh cũng như khả năng tư duy trong công việc đối với cán bộ văn thư. Người lãnh đạo chỉ có thể thành công trong lĩnh vực quản lý con người, tài sản quí giá của mỗi doanh nghiệp khi họ biết vận dụng sáng tạo, kết hợp một cách linh hoạt, khéo léo các phương pháp quản lý con người, cụ thể người lãnh đạo một mặt tích cực chăm lo đến đời sống vật chất cũng như đời sống tinh thần cho CBCNV, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên thể hiện năng lực của mình. Mặt khác chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe, tiếp thu, mọi
ý kiến đóng góp của nhân viên, tạo không khí vui vẻ, giúp nhân viên thoát khỏi tâm lý nặng nề. Bên cạnh sự động viên, khích lệ về tinh thần thì công tác văn thư – lưu trữ cũng rất cần sự quan tâm, khích lệ về vật chất của Ban lãnh đạo Công ty như: trang bị thêm máy photo, tủ lưu trữ tài liệu, xây mới kho lưu trữ cho toàn Công ty…
Sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty sẽ khiến tự bản thân cán bộ văn thư phải suy nghĩ là làm gì và làm như thế nào để xứng đáng với sự tin cẩn của Ban lãnh đạo, chắc chắn họ sẽ làm việc hăng hái hơn, nhiệt tình hơn với tính thần trách nhiệm cao hơn, sẵn sàng hoàn thành mọi công việc mà Ban lãnh đạo giao phó cho dù khó khăn đến mấy.
2. Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu của bản thân các cán bộ văn thư – lưu trữ.
Công tác văn thư – lưu trữ có được thực hiện tốt, có năng suất, chất lượng hay không điều đó phụ thuộc phần lớn vào những người làm công tác văn thư – lưu trữ. Bởi chính họ là những người trực tiếp tham gia giải quyết công việc. Nếu bản thân họ tự cảm thấy yêu nghề, tâm huyết với công việc mình đang làm, chắc chắn họ sẽ luôn luôn tìm mọi cách, mọi phương pháp, hình thức để học hỏi, trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc của mình. Đây chính là điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt các giải pháp.
3. Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước.
Sự giúp đỡ của các ban nghành và nhà nước đến việc chăm lo đào tạo nghiệp vụ cho từng người làm công tác văn thư – lưu trữ là động lực thúc đẩy sự cố gắng phấn đấu của CBCNV trong quá trình tiến hành công việc. Cụ thể nhà nước cần có các văn bản, hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ, tuyên truyền các chính sách điều lệ mới cho việc thực hiện công tác này một cách rộng rãi. Mặt khác Cục văn thư – lưu trữ Nhà nước thường xuyên cử người xuống hướng dẫn việc thực hiện công việc bảo vệ bí mật, tổ chức quản lý khoa học an toàn văn bản giấy tờ, bồi dưỡng đào tạo công chức về quản lý hành chính nhà nước về nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong cả nước. Việc làm này sẽ có tác dụng rất lớn tới việc tự nâng cao trình độ và xây dựng hệ thống chế độ làm việc khoa học trong công tác
văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.
4. Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc hiện đại
Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công việc. Bởi con người dù có cố gắng đến đâu cũng khó có thể hoàn thành xuất sắc công việc trong điều kiện thiếu thốn các phương tiện thiết bị phụ trợ. Mặt khác việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác. Hiện tại phòng văn thư đang thiếu một máy photo, 1 máy fax, 1 tủ chuyên lưu trữ tài liệu, nếu như phòng được trang bị thêm các trang thiết bị mới, hiện đại thì hiệu quả công việc sẽ nâng cao rất nhiều.
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy rằng văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính trong công tác quản lý và điều hành của Ban lãnh đạo. Đồng thời thông qua các văn bản, giấy tờ mọi nội qui, qui chế của Công ty sẽ được CBCNV chấp hành một cách nghiêm chỉnh. Chính vì vậy mà công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng không thể thiếu trong công tác điều hành quản lý mọi hoạt động của Công ty.
Công tác này thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện trợ giúp cho việc ra quyết định của Ban giám đốc Công ty được đúng đắn, chính xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản của Công ty.
Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản, giấy tờ thì Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng cao chất lượng và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư – lưu trữ một cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của Công ty. Đối với cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ cần phải tự học hỏi trau dồi kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ cho bản thân để có thể hoàn thành tốt công việc của mình.
Từ những kiên thức thực tế rút ra trong thời gian thực tập vừa qua tại phòng văn thư Công ty giúp em có điều kiện để củng cố, bổ sung, nắm vững kiến thức đã học ở trường. Trên cơ sở thực tiễn và lý luận đó cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc sĩ Trần Thị Ngà em xin mạnh dạn đề xuất “ một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng”. Mặc dù đã có nhiều cố gắng xong bài khóa luận của em không tránh khỏi những sai sót. Em mong được sự đồng tình và chỉ dẫn của các thầy cô, các cô chú làm việc tại khối văn phòng Công ty để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin trân thành cảm ơn Cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà cùng tập thể CBCNV Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng đã giúp em hoàn thành bài khóa luận này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng – Tác giả Vũ Ngọc Tuấn.
Tổ chức văn phòng khoa học – Trường đại học Kinh tế Quốc dân.
Soạn thảo ban hành và quản lý văn bản Nhà nước – Tác giả Tạ Hữu Ánh. Nghiệp vụ thư ký văn phòng – Thạc sĩ Nguyễn Hữu Thời.
Bài giảng môn tổ chức và quản trị văn phòng – Thạc sĩ Trần Thị Ngà.