II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
3.1.Thuận lợi của công tác văn thư – lưu trữ và những kết quả đạt được
3. Nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần
3.1.Thuận lợi của công tác văn thư – lưu trữ và những kết quả đạt được
- Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một doanh nghiệp chiếm ưu thế hơn các doanh nghiệp khác là có quá trình hình thành và phát triển lâu dài. Trải qua hơn 30 năm hoạt động nên đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu. Công tác quản lý văn bản giấy tờ ở cơ quan thường ổn định, có quy trình nhất định.
- Cán bộ văn thư có số năm công tác dài do đó họ dày dạn kinh nghiệm trong việc xử lý và giải quyết văn bản, giấy tờ của Công ty.
- Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với môi trường bên ngoài cũng được cải thiện và hiện đại hóa bằng hệ thống điện thoại, máy tính nối mạng. Ngoài ra phòng nhân sự còn được trang bị 2 máy fax, thay vì trước đây mỗi khi giao dịch với cơ quan ngoài, hoặc có văn bản, giấy tờ của cơ quan cần phải gửi nhanh thì cán bộ văn thư phải đến tận nơi hoặc gửi qua bưu điện thì bây giờ cán bộ văn thư chỉ cần ngồi tại văn phòng và liên lạc với cơ quan ngoài qua điện thoại, nếu có văn bản phải gửi nhanh thì cán bộ văn thư tiến hành fax cho bên nhận, như vậy chỉ cần vài phút là bên kia sẽ nhận được văn bản
Với những thuận lợi trên mà chất lượng của công tác văn thư đã được nâng cao. Số lượng văn bản ban hành không đúng thẩm quyền, sai thể thức, chậm tiến độ đã giảm đi đáng kể. Việc quản lý các văn bản đến và đi, quản lý con dấu phần lớn đã đi vào nề nếp.
3.2. Khó khăn và những điểm chưa đạt được của công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty
Bên cạnh những thuận lợi thì công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng gặp không ít những khó khăn cần được sự quan tâm giúp đỡ của Ban lãnh đạo để từng bước hoàn thiện công tác này.
- Công tác văn thư – lưu trữ còn chịu ảnh hưởng từ phong cách làm việc của doanh nghiệp Nhà nước trong quản lý cũng như thực hiện công việc
- Cán bộ công nhân viên còn làm việc thụ động, ít sáng tạo, chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến, còn làm việc theo cách thủ công. Mặc dù Công ty đã trang bị cho phòng văn thư một bộ máy tính hiện đại có nối mạng internet và mạng nội bộ thay thế cho hệ thống máy chữ trước đây nhưng họ chưa biết khai thác sử dụng một cách có hiệu quả cho công việc của mình.
- Cán bộ văn thư mặc dù đã làm việc lâu năm nhưng họ chưa được đào tạo bài bản, chuyên sâu về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. Họ làm việc do kinh nghiệm tích lũy lâu năm, không được đào tạo chính qui nên đôi khi giải quyết công việc theo cảm tính.
- Ban lãnh đạo Công ty chưa thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ nên chưa có sự quan tâm đúng mức. Các trang thiết bị phục vụ cho công việc còn thiếu như: tại phòng văn thư thiếu các tủ chuyên dùng để lưu trữ tài liệu, tủ đựng sách báo,tạp chí, văn phòng phẩm…phòng văn thư cũng thiếu máy photo…
Tuy công tác văn thư – lưu trư tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng đã đạt được những kết quả nhất định, nhưng công tác này cũng còn một số tồn tại, thiếu sót như:
- Công tác quản lý văn bản đến của Công ty chưa theo quy trình chuẩn, chưa cập nhật những kiến thức mới, phương thức làm việc mới như chưa khai thác hết tính năng của máy tính để phục vụ cho công việc nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – văn lưu trữ
- Việc cập nhật văn bản chưa được thường xuyên, còn hiện tượng thất lạc trong quá trình chuyển giao, ký nhận. Tình trạng theo dõi, giải quyết văn bản đến
còn chưa đầy đủ, không lập phiếu xử lý văn bản.
- Về thể thức văn bản đi còn chưa tuân thủ đúng theo quy định, khi soạn thảo văn bản còn chỉnh sửa nhiều gây mất thời gian, cách dùng từ chưa chuẩn xác...Việc lập các mẫu sổ còn chưa chuẩn với qui định của Nhà nước.
- Cán bộ văn thư nhiều khi không có mặt tại văn phòng để giải quyết công việc, làm ngưng trệ công việc của toàn Công ty, vẫn còn hiện tượng nhân viên phòng ban khác đóng dấu hay soạn thảo văn bản giúp cán bộ văn thư. Khi có văn bản đi thì cán bộ văn thư thường không vào sổ ngay mà chờ khi có khoảng 4 đến 6 văn bản rồi tiến hành vào sổ, khoảng thời gian này thường là 2 đến 3 ngày.
- Tài liệu lưu trữ không tập trung gây khó khăn cho công tác quản lý, bảo quản tài liệu cũng như phục vụ tra cứu, truy tìm tài liệu…