II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
2. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư –
cán bộ văn thư – lưu trữ.
Con người chính là nguồn tài nguyên quí giá, là nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của các doanh nghiệp. Con người là tài sản lớn của doanh nghiệp, chỉ những doanh nghiệp nào biết khai thác sử dụng một cách có hiệu quả cả thể lực và trí lực của con người thì doanh nghiệp đó sẽ thành công trong mọi lĩnh vực. Tất cả mọi hoạt động của Công ty đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con người. Trong công tác văn thư lưu trữ cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của Ban lãnh đạo về mọi mặt như điều kiện làm việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho công việc thường xuyên, tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư là tất yếu. Để góp phần hoàn thành và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao thì bản thân người cán bộ văn thư phải được trang bị một số kiến thức, kỹ năng cơ bản sau
- Đào tạo bồi dưỡng nâng cao kỹ thuật sử dụng các phương tiện tin học cho nhân viên văn thư
Qua thời gian thực tế tại phòng văn thư Công ty em nhận thấy vấn đề tồn tại lớn nhất ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng và tiến độ công việc đó là trình độ vi tính của cán bộ văn thư còn yếu. Mặc dù Ban lãnh đạo Công ty đã trang bị cho phòng văn thư bộ máy vi tính cùng các thiết bị phụ trợ tương đối hiện đại để phục vụ đắc lực cho công việc. Xong những nhân viên đó đã chưa tận dụng được khả năng vốn có của máy vi tính để phục vụ cho công việc của mình mà họ vẫn giải quyết công việc theo phương pháp thủ công, rất tốn thời gian mà không hiệu quả. Do đó mà việc đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ vi tính cho cán bộ văn thư là việc làm cấp bách cần phải thực hiện ngay, Ban lãnh đạo Công ty nên có kế hoạch chỉ đạo sát sao công tác này, cụ thể trực tiếp mở các khóa đào tạo tin học ngắn hạn (từ 3 đến 6 tháng) ngay tại Công ty, sau đó lần lượt cử nhân viên trong phòng văn thư luân phiên đi học. Trường hợp nếu không tự tổ chức được thì ban lãnh đạo nên tạo điều kiện về mặt thời gian, kinh phí để cán bộ văn thư có thể đi
học tại các trung tâm tin học. Hơn nữa hiện nay Công ty đã nối mạng internet cho toàn Công ty như vậy phòng văn thư cũng có điều kiện hiểu biết thêm về sự phát triển của mạng lưới truyền tin trên toàn cầu.
- Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ văn thư
Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà cán bộ văn thư phải đảm nhiệm. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng cán bộ văn thư không phải soạn thảo nhiều văn bản nhưng văn bản mà họ soạn thảo đều là những văn bản quan trọng đòi hỏi cao về kỹ thuật trang trí cũng như nội dung văn bản. Tuy nhiên qua tìm hiểu em được biết hiện cán bộ văn thư của phòng văn thư chưa được đào tạo một cách cơ bản nên nhiều khi soạn thảo một văn bản họ phải sửa lại rất nhiều lần, cách hành văn còn chưa đạt yêu cầu, hơn nữa đối với những văn bản quan trọng của Ban giám đốc thì chủ yếu là do một nhân viên của phòng nhân sự giúp cùng soạn thảo. Chính vì thế theo em để bổ trợ nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ văn thư là vấn đề cần thiết, góp phần đáng kể vào việc nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Công ty. Trước mắt việc tự học tự nghiên cứu là rất cần thiết, cán bộ văn thư tổng hợp có thể nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản của mình qua các sách tham khảo về công tác văn thư – lưu trữ và thư ký tổng hợp, tự đúc kết kinh nghiệm qua các lần soạn thảo, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp hoặc những người có chuyên môn về lĩnh vực này tại các bộ phận trong Công ty. Tóm lại phương pháp tự đào tạo là cơ sở tốt cho việc nâng cao kỹ năng soạn thảo.
- Nâng cao kỹ năng giao tiếp tại văn phòng và giao tiếp qua điện thoại
Giao tiếp tại văn phòng và qua điện thoại là công việc hàng ngày của cán bộ văn thư. Qua giao tiếp (có thể là giao tiếp tại văn phòng hay qua điện thoại) người ta có thể trao đổi trực tiếp về mọi vấn đề một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cũng như kinh phí đi lại…Nhưng giao tiếp như thế nào để có hiệu quả và thể hiện bạn là người hiểu biết, văn minh, lịch sự, điều đó dựa vào khả năng và nghệ thuật giao tiếp của mỗi người. Trên thực tế cán bộ văn thư – lưu trữ tại phòng văn thư chưa làm được điều này, khi gặp áp lực công việc thì họ có thái độ phục vụ chưa
dấu…Trước thực trạng trên Công ty nên tạo điều kiện cho cán bộ văn thư – lưu trữ học thêm các lớp bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp như: kỹ năng nói, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, kỹ năng viết…để nâng cao hiệu quả của công tác này.