II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu
2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây
2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần đầu tư xây lắp điện Hải Phòng Phòng
2.1.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Những văn bản, giấy tờ từ cơ quan ngoài gửi đến Công ty gọi tắt là “văn bản đến”.
Về nguyên tắc: Mọi văn bản giấy tờ gửi đến Công ty gồm văn bản, thư từ, chỉ thị, quyết định, thông báo…do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên nơi gửi mang đến đều phải thông qua bộ phận văn thư để đăng ký, vào sổ, quản lý thống nhất và được xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật (người không liên quan thì không được xem văn bản, giấy tờ, tài liệu…)
Tất cả tài liệu đến Công ty đều được trình Ban lãnh đạo cho ý kiến trước khi phân phối cho đơn vị, cá nhân giải quyết. Những văn bản đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo, cán bộ văn thư đã theo dõi, đôn đốc giải quyết kịp thời.
Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa cán bộ văn thư với cá nhân đơn vị phòng ban trong Công ty đều được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của phòng văn thư.
Theo thống kê thì số lượng văn bản, giấy tờ hàng năm mà phòng văn thư Công ty tiếp nhận là không nhiều. Trung bình mỗi tháng khoảng 1 văn bản, có tháng không có văn bản nào. Dưới đây là bảng thống kê số lượng văn bản đến Công ty trong 2 năm gần đây và 3 tháng đầu năm 2009:
Năm Số lượng Ghi chú
2007 12 Văn bản
2008 10 Văn bản
3 tháng đầu năm 2009 1 Văn bản
Bảng số 16: Thống kê số lượng văn bản đến Công ty trong 2 năm liên tiếp và 2 tháng đầu năm 2009
Ngày Số lượng 16/2/2009 1 17/2/2009 0 18/2/2009 0 19/2/2009 0 20/2/2009 0 21/2/2009 0 22/2/2009 0 23/2/2009 0 24/2/2009 0 Trung bình 0.3
Bảng số 17: Thống kê lượng văn bản đến 10 ngày của tháng 2 tại Công ty
(Nguồn: Phòng văn thư – Phòng TCHC)
Trên thực tế em quan sát được lượng văn bản đến Công ty rất nhiều nhưng hầu hết là giấy đòi nợ, giấy mời thầu, giấy chào hàng…còn những văn bản, giấy tờ quan trọng đến Công ty tương đối ít, điều này chứng tỏ Công ty chưa chú trọng mở rộng các mối quan hệ làm ăn với bên ngoài và Công ty cũng không quan hệ nhiều với các cơ quan Nhà nước.
Các văn bản, tài liệu mà văn thư tiếp nhận: văn bản, quyết định, giấy mời…của Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Phòng, các đơn vị thành viên, các xí nghiệp thành viên…gửi tới Công ty cụ thể là:
+ Giấy mời dự thầu của Công ty Cổ phần Bê tông Xây dựng Hải Phòng gói thầu số 3.
+ Văn bản của Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương về việc tổ chức khảo sát tuyến đường dây 100KV Ngọc Sơn – Gia Lộc – Hải Dương.
+ Quyết định của Công ty TNHH MV Điện lực Hải Phòng về việc chấp nhận tiêu chuẩn đánh giá gói thầu số 2 dự án đầu tư loạt cột điện bê tông cho khu dân cư thu nhập thấp.
Tiếp nhận và giải quyết “văn bản đến”
Khi văn bản đến cán bộ văn thư tiến hành các bước sau:
- Kiểm tra sơ bộ bì văn bản: sẽ giúp cán bộ văn thư xác định chính xác văn bản, giấy tờ gửi cho Công ty mình. Trường hợp văn bản gửi nhầm địa chỉ cán bộ văn thư đã gửi trả lại người đưa thư. Mặt khác khi thấy bì văn bản bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc thì cán bộ văn thư lập biên bản trước người đưa thư.
- Phân loại văn bản: Cán bộ văn thư thực hiện việc phân loại văn bản nhằm xác định loại văn bản phải vào sổ, loại văn bản không phải vào sổ
+ Loại văn bản phải vào sổ: gồm các văn bản, giấy tờ ghi tên Công ty và các lãnh đạo. Trường hợp những văn bản ngoài bì có dấu “khẩn”, “hỏa tốc”, “thư phát nhanh” gửi đến Công ty thì cán bộ văn thư ưu tiên bóc trước để đảm bảo về mặt thời gian.
VD: Văn bản của Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương về việc tổ chức khảo sát tuyến đường dây 110KV Ngọc Sơn – Gia Lộc – Hải Dương.
+ Loại văn bản không phải vào sổ: Gồm các thư riêng, sách báo, tạp chí, bản tin, hóa đơn tiền điện, tiền nước, điện thoại, hóa đơn nộp thuế…
Sau đó cán bộ văn thư tiếp tục phân loại văn bản thành: loại văn bản không được bóc bì và loại cán bộ văn thư được bóc bì:
+ Loại không được bóc bì: : bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong Công ty và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, khi có văn bản liên quan đến công việc chung của Công ty thì cá nhân nhận văn bản luôn chuyển cho cán bộ văn thư để đăng ký.
+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật).
Khi bóc bì cán bộ văn thư đã khéo léo, nhẹ nhàng dùng kéo cắt sát mép phải phong bì theo đường gân phía không có văn bản, khi lấy văn bản ra thì soát lại trong bì một lần nữa để tránh trường hợp bỏ sót văn bản. Tiếp theo cán bộ văn thư sẽ đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trên văn bản có khớp nhau hay không. Trường hợp có sai lệch thì cán bộ văn thư lập tức báo cáo cho người
phụ trách đồng thời hỏi lại nơi gửi.
Cán bộ văn thư cũng tiến hành đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi
Đăng ký “Văn bản đến”
Việc vào sổ đăng ký văn bản được cán bộ văn thư của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là khâu hết sức quan trọng trong quá trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. Vào sổ có tác dụng giúp cho lãnh đạo Công ty xác định được số lượng văn bản đến trong ngày, nội dung đề cập đến vấn đề gì. Trên cơ sở đó có hướng giải quyết hợp lý.
- Các loại sổ sách được quản lý tại phòng văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng:
+ 01 sổ đăng ký “Văn bản đến” chung của cả Công ty được lập bắt đầu từ số 01 ngày 01/01 hàng năm đến số cuối cùng vào 31/12 hàng năm. Sổ này được cán bộ văn thư lấy tên là “Sổ giao nhận công văn nội bộ”, nội dung quyển sổ này bao gồm nội dung của sổ đăng kí văn bản đến và sổ chuyển giao văn bản.
+ 01 sổ đăng ký “Văn bản đi” được cán bộ văn thư lấy tên là “Sổ ghi công văn đi”
+ 01 sổ cấp giấy giới thiệu, giấy công tác.
- Theo qui định của Công ty thì văn bản đến vào ngày nào cán bộ văn thư có nhiệm vụ vào sổ ngay ngày hôm đó và không để đến ngày hôm sau, ngoại trừ trường hợp đặc biệt.
- Đóng dấu đến: Đây là một trong những thủ tục không thể thiếu được không thể thiếu được trong quá trình xử lý văn bản đến. Tất cả mọi văn bản, giấy tờ khi đến Công ty đều được cán bộ văn thư đóng dấu “đến” lên văn bản, dấu “đến” thông thường được đóng về phía bên trái văn bản, sát lề dưới “số …/…/…” ngang hàng với chữ “kính gửi”.
xây lắp điện HP ĐẾN Số đến:………. Ngày đến:…………. Chuyển:……… Bảng số 18: Mẫu dấu đến
+ Dưới đây là mẫu bìa và nội dung sổ đăng kí văn bản đến tại Công ty CP ĐT XL điện HP
Bảng số 19: Mẫu bìa sổ giao nhận văn bản nội bộ
Ngày tháng Số đến Số VB đến CQ gửi đến Trích yếu ND Ký nhận 1 2 3 4 5 6 16/2/2009 01 811 Điện lực Hải Dương - CV Tổ chức khảo sát tuyến đường dây 110KV Ngọc Sơn-Gia Lộc-Hải Dương
Ô.Quyết TGĐ Bảng số 20: Nội dung sổ giao nhận văn bản nội bộ
(Nguồn: Phòng văn thư)
- Công ty đã gộp sổ đăng ký văn bản đến với sổ chuyển giao văn bản làm một và lấy tên là sổ chuyển giao công văn nội bộ. Việc gộp hai sổ làm một tuy là giúp cán bộ văn thư giảm bớt quản lý một quyển sổ nhưng đã làm mất đi ý nghĩa của cuốn sổ chuyển giao văn bản, vì thông qua sổ chuyển giao văn bản Ban lãnh đạo cơ quan có thể biết được các thông tin như: ngày giờ chuyển, cá nhân hay đơn
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng
SỔ GIAO NHẬN VĂN BẢN NỘI BỘ
vị nhận…các yếu tố này giúp cho việc quản lý quá trình chuyển giao văn bản được chặt chẽ hơn, chính xác hơn. Theo qui định thì tất cả các cá nhân, đơn vị khi nhân văn bản đều phải ký tên vào cuốn sổ này.
- Sổ đăng ký văn bản đến sử dụng để ghi chép tất cả văn bản giấy tờ đến cơ quan. Qua cuốn sổ này giúp lãnh đạo cơ quan xác định được số lượng văn bản đến Công ty hàng ngày, hàng tuần, tháng và nội dung các văn bản đó và ai có trách nhiệm giải quyết. Chính vì vậy để đảm bảo tính thẩm mỹ, khoa học, chất lượng cho cuốn sổ cả về nội dung lẫn hình thức nên trong quá trình quản lý, ghi chép cán bộ văn thư cũng đã đảm bảo được các yêu cầu sau:
+ Ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác, không viết tắt những từ không thông dụng, không sử dụng bút chì để ghi chép. Tuy nhiên khi vào sổ đăng kí văn bản đến và đi vẫn còn hiện tượng dập xóa.
+ Trong quá trình sử dụng đã chú ý cẩn thận, khéo léo tránh làm ướt hay bẩn, rách.
+ Hết giờ làm việc cán bộ văn thư cất sổ vào tủ có khóa trước khi về.
+ Số đến (hay số thứ tự văn bản đến) ghi liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến số cuối cùng ngày 31/12 hàng năm.
Trình lãnh đạo phê duyệt: Nguyên tắc tất cả các văn bản giấy tờ của Công ty sẽ không có giá trị khi chưa có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo (gồm TGĐ, các PGĐ). Tại Công ty người thường xuyên có trách nhiệm ký văn bản là TGĐ – Ông Vũ Kiên Quyêt và PTGĐ – Ông Bùi Văn Nhiếp.
Phân phối và chuyển giao văn bản: sau khi đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo thì văn thư tiến hành chuyển văn bản đến nơi nhận. Trước khi chuyển văn thư luôn lưu ý:
- Nếu là văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc hẹn giờ” hoặc những văn bản có đóng dấu mật thì văn thư có trách nhiệm chuyển ngay cho Ban lãnh đạo để kịp thời giải quyết.
- Còn đối với các văn bản gửi tới cơ quan mang tính chất điều lệ bắt buộc của Nhà nước ban hành: thông tư, quyết định, hay chính sách thay đổi bổ sung về lĩnh vực hoạt động nào đó của cơ quan như: vốn, các công trình được phép thi
công khi tiến hành phân phối văn thư lưu giữ lại bản gốc để lưu hồ sơ. Trong nhiều năm gần đây Công ty thường không có những văn bản mang tính chất mật, khẩn… như trên gửi đến.
Tổ chức giải quyết văn bản đến: Trong nhiều năm gần đây Công ty không có văn bản mật đến nên việc tổ chức giải quyết văn bản đến của Công ty được tiến hành theo cách giải quyết văn bản thường đó là nội dung công việc bên trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó trực tiếp giải quyết.
Tổ chức kiểm tra giải quyết văn bản: Công việc này ít được Lãnh đạo Công ty cũng như cán bộ văn thư quan tâm đến.
Tóm lại theo qui định của Công ty trong quá trình phân phối văn bản thì cán bộ văn thư đã chuyển ngay văn bản đến lãnh đạo các đơn vị, phòng ban có trách nhiệm giải quyết. Tuyệt đối không nhờ người không liên quan nhận hay gửi hộ.
Sơ đồ số 3: Qui trình xử lý văn bản đến tại Công ty CP ĐT XLĐ HP
2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi.
Theo qui định của Công ty khi có văn bản của Công ty gửi đi (kể cả giấy giới VĂN BẢN ĐẾN Văn bản phải vào sổ Văn bản không phải vào sổ Gồm sách báo, tạp chí, thư riêng, các
hóa đơn điện, nước… Chuyển cho các phòng ban, đơn vị Lấy chữ ký xác nhận Bóc bì, đóng dấu đến lên văn bản Vào sổ đăng kí văn bản đến Trình lãnh đạo phê duyệt Chuyển giao và lấy chữ ký xác nhận
thiệu, giấy công tác…) đều phải tiến hành đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi đi tại phòng văn thư.
Trong vài năm gần đây số lượng văn bản giấy tờ Công ty ban hành ngày càng tăng. Dưới đây là bảng thông kê số lượng văn bản đi của Công ty trong 3 năm gần đây và 3 tháng đầu năm 2009:
Chỉ tiêu Năm Số văn bản 2006 700 2007 780 2008 830 3 tháng đầu năm 2009 70
Bảng số 21: Thống kê “văn bản đi” trong 3 năm gần đây và 3 tháng đầu năm
Ngày/tháng/năm Số lượng 2/3/2009 3/3/2009 4/3/2009 5/3/2009 6/3/2009 7/3/2009 8/3/2009 9/3/2009 10/3/2009 11/3/2009 4 1 2 0 1 1 0 1 4 4 Trung bình 2
Bảng số 22: Thống kê lượng văn bản mà Công ty phát hành trong 10 ngày.
(Nguồn: Phòng văn thư)
Quy trình giải quyết văn bản đi
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng thì qui trình giải quyết văn bản được thực hiện như sau:
- Tất cả văn bản, giấy tờ do cán bộ văn thư trực tiếp soạn thảo, sau khi hoàn tất việc soạn thảo thì cán bộ văn thư có trách nhiệm trình lên lãnh đạo ký duyệt , xin ý kiến. Còn mọi văn bản, giấy tờ do các phòng ban chức năng soạn thảo thì
nhân viên tại phòng ban đó tự mang những văn bản, giấy tờ đó tới Ban lãnh đạo Công ty để xin ký duyệt, rồi sau đó chuyển tới phòng văn thư hoàn tất mọi thủ tục để gửi đi, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đó.
- Tiếp theo cán bộ văn thư tiến hành vào sổ đăng ký “Văn bản đi” của Công ty. Sổ đăng ký văn bản đi được sử dụng để ghi tất cả các văn bản, giấy tờ mà Ban giám đốc Công ty cũng như các phòng ban chức năng đã gửi đi. Qua cuốn sổ này sẽ giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được số lượng văn bản, giấy tờ mà Công ty đã gửi hàng ngày, hàng tuần, tháng, năm và nội dung những văn bản đó đề cập đến những vấn đề gì? Nơi nhận là cơ quan, đơn vị nào. Từ đó giúp lãnh đạo Công ty có thể chủ động nắm bắt được mọi tình hình hoạt động của Công ty.
Việc vào sổ đăng kí văn bản đi được cán bộ văn thư thực hiện như sau
+ Số thứ tự văn bản đi được ghi từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến số cuối cùng ngày 31/12 hàng năm.
+ Tiến hành đóng dấu lên văn bản: Dấu tròn được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, còn dấu chức danh đóng dưới chữ ký về phía bên phải. Có bao nhiêu văn bản thì đóng bấy nhiêu dấu. Khi đóng dấu cán bộ văn thư đã hết sức thận trọng tránh bỏ sót văn bản, đóng ngược hoặc mờ…
+ Cũng như sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi cũng được ghi chép một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác bằng bút mực hoặc bằng bút bi…
+ Dưới đây là mẫu bìa và nội dung sổ đăng kí văn bản đi của Công ty CP