II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
3. Nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần
3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tạ
phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng
Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ của Công ty còn nhiều tồn tại, nhiều điểm chưa hợp lý làm giảm chất lượng của công tác này. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những tồn tại đó là do:
- Công tác tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư chưa khoa học, chưa sử dụng đúng người đúng việc
- Ban lãnh đạo Công ty chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ nên chưa có sự quan tâm đúng mới tới công tác này, cơ sở vật chất còn thiếu thốn như: thiếu phòng lưu trữ tập trung cho toàn Công ty, tủ chuyên dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ, máy photo…
- Cán bộ văn thư - lưu trữ chưa được đào tạo bài bản, chuyên sâu về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; họ làm việc ít sáng tạo, trình độ tin học còn hạn chế; chưa có ý thức hoàn thiện, nâng cao nghiệp vụ; kỹ năng giao tiếp còn kém, khi gặp áp lực công việc thì họ có thái độ phục vụ chưa phù hợp với khách đến liên hệ công tác hoặc nhân viên từ các phòng khác đến xin dấu…
- Việc lưu trữ chưa tập trung, tài liệu nằm rải rác ở khắp các phòng ban nên không có chế độ quản lý, bảo quản thống nhất. Gây khó khăn cho việc khai thác,
sử dụng tài liệu.
Tóm lại trước thực trạng trên đòi hỏi Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện phải có các biện pháp hợp lý nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ giúp cho hoạt động của toàn Công ty được trơn tru và đạt hiệu quả cao nhất.
Chương 3
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.
I. CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công ty được khách hàng đánh giá cao bởi chất lượng các sản phẩm, dịch vụ cũng như thái độ phục vụ của tập thể CBCNV trong toàn Công ty. Để tiếp tục củng cố, phát huy và tạo dựng niềm tin đối với khách hàng về hình ảnh của doanh nghiệp, Ban lãnh đạo Công ty một mặt không ngừng đẩy mạnh công tác quảng cáo tiếp thị về các dịch vụ dưới nhiều hình thức. Mặt khác tích cực công tác sửa chữa, nâng cấp cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị nhằm hiện đại hóa công tác xây lắp các công trình điện…thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ
công nhân viên, tích cực chăm lo cho công tác văn phòng. Nhờ vậy mà công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan trong thời gian qua đã không ngừng được cải thiện đảm bảo cho quá trình xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý sử dụng văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu và quản lý sử dụng con dấu cơ quan một cách nhanh chóng, chuẩn xác, kịp thời, an toàn và bảo mật. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được đó, mặc dù đã có sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty cũng như sự nỗ lực của các nhân viên trong phòng văn thư, xong do nhiều yếu tố mà công tác này vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm thiếu sót cần phải khắc phục, bổ sung để từng bước đưa vào nề nếp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ đáp ứng được yêu cầu quản lý và theo kịp với sự phát triển của công nghệ thông tin.
Là một sinh viên thực tập em nhận thấy mình cần phải có trách nhiệm đối với việc hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Bên cạnh đó đây cũng là lần thử sức đầu tiên sau 4 năm học tập và nghiên cứu tại trường đại học của mình, cho nên em muốn làm thật tốt, thể hiện những gì mình đã lĩnh hội được từ kiến thức sách vở cùng những kinh nghiệm thực tế mà em học được từ các cô chú làm việc tại phòng văn thư Công ty, đồng thời căn cứ vào những thực trạng còn tồn tại trong công tác văn thư mà em nhận thấy qua thời gian đi thực tế của mình, em xin mạnh dạn đề xuất “Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng”
1. Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học
Công tác văn thư là một trong những khâu trọng yếu, mắt xích quan trọng trong toàn bộ hoạt động của khối văn phòng. Làm tốt công tác này cũng có nghĩa là tạo điều kiện giúp cho công việc của Công ty tiến hành nhanh chóng, thuận lợi. Nhưng thực tế cho thấy rằng công tác văn thư có được thực hiện nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật hay không là phụ thuộc phần lớn vào cán bộ văn thư, năng lực và trình độ của họ sẽ tác động trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả công việc. Hiện tại phòng văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng có 2 nhân viên,
người thứ nhất là phó phòng TCHC đồng thời là cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhân viên văn phòng và các công việc sự vụ khác, người còn lại là nhân viên văn phòng, nhưng người này không được giao việc mà chỉ có nhiệm vụ thu tiền điện vào tuần thứ tư của tháng. Vào thời điểm Công ty tổ chức nhiều cuộc họp, hội nghị, ngày lễ như họp hội đồng quản trị, họp cán bộ công nhân viên hoặc tổ chức ngày 8 – 3 cho các nhân viên nữ trong Công ty…khối lượng công việc của phòng văn thư tăng lên rất nhiều. Phó phòng TCHC phải đảm nhiệm nhiều công việc và thường xuyên không có mặt tại phòng văn thư để giải quyết công việc, làm cho công việc tại phòng bị ngưng trệ, điều này làm ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của toàn Công ty. Trước thực trạng trên em cho rằng Công ty phải tổ chức sắp xếp lại nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học để phòng văn thư hoạt động có hiệu quả hơn, đồng thời thúc đẩy hoạt động của toàn Công ty ngày càng đi lên. Hướng sắp xếp lại nhân sự tại phòng văn thư như sau:
- Đối với phó phòng tổ chức hành chính: Cán bộ này tuy đã có kinh nghiệm nhiều năm công tác, nhưng chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, đôi khi giải quyết công việc còn theo cảm tính, hơn nữa người này phải đảm nhiệm quá nhiều công việc nên các văn bản giấy tờ tại phòng văn thư thường không được xử lý kịp thời. Vì vậy Công ty nên giảm bớt công việc của cán bộ này, chủ yếu là các công việc sự vụ để cán bộ này tập trung phụ trách công tác văn thư – lưu trữ và công tác quản lý. Mặt khác phó phòng TCHC năm nay 52 tuổi nhưng người này vẫn còn khỏe mạnh và minh mẫn nên Công ty có thể tạo điều kiện cho cán bộ này theo học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn nâng cao nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, nhằm nâng cao chất lượng của công tác này.
- Đối với nhân viên văn phòng còn lại: Công ty nên giao thêm việc cho nhân viên này. Trước kia nhân viên này đã từng là nhân viên kế toán nên Công ty có thể giao cho người này đảm nhận các công việc văn phòng và các công việc sự vụ phù hợp với khả năng của họ.
Ngoài ra, Công ty cũng nên có kế hoạch tuyển thêm một cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ được đào tạo chính qui về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trong các
như máy vi tính, máy in, máy fax...cùng tham gia công việc và làm đội ngũ kế cận cho công tác sau này.