Cơng tác văn thư – lưu trữ là quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý, sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước kết quả cơng tác văn thư là sự khởi đầu cơng tác lưu trữ, cơng tác văn thư chính là tiền đề của cơng tác lưu trữ. Cơng tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan tổ chức quần chúng nhân dân, giữa các cơ quan với nhau.
Cơng tác văn thư – lưu trữ đảm bảo việc cung cấp những thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nĩi chung. Thơng tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đĩ nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thơng tin bằng văn bản. Thực hiện tốt cơng tác văn thư – lưu trữ bảo đảm giữ gìn đầy đủ thơng tin về mọi hoạt động của cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh các hoạt động của cơ quan cũng như các hoạt động của cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đĩ nĩ sẻ là những bằng chứng quan trọng khi cĩ những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt động.
Cơng tác văn thư – lưu trữ cĩ vai trị quan trọng và cĩ ý nghĩa rất lớn trong mọi loại hình doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động và sử dụng lao động. Vì thế, tổ chức cơng tác văn thư – lưu trữ một cách khoa học và phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp là một vấn đề hết sức quan trọng và thiết thực, trong đĩ cĩ Cơng ty Cổ phần Vận tải An Giang.
Cơng tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được tồn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo điều kiện tốt nhất cho cơng tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung chủ
yếu. Nếu chất lượng hồ sơ khơng tốt, văn bản giữ lại khơng đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu khơng sẽ gây khĩ khăn rất nhiều cho cơng tác lưu trữ.
Cơng tác văn thư gĩp phần làm giảm bớt các giấy tờ vơ dụng, tiết kiệm được cơng sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời cơng tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết cĩ giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết cơng việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
Nĩi tĩm lại, cơng tác văn thư và cơng tác lưu trữ là hai cơng tác cĩ nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng cĩ mối quan hệ mật thiết với nhau và đều khơng thể thiếu được trong mọi hoạt động của mỗi cơ quan. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. Chẳng hạn, khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thơng tin, các tài liệu đã xử lý trước đĩ là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thơng tin cĩ giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước khơng thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của cơng dân nếu khơng cĩ đầy đủ, kịp thời thơng tin từ tài liệu lưu trữ. Cơng việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do cơng văn, giấy tờ cĩ làm tốt hay khơng, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu cĩ được cẩn thận hay khơng. Như vậy, thực hiện tốt cơng tác lưu trữ sẽ gĩp phần thúc đẩy thực hiện tốt cơng tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt cơng tác văn thư cũng sẽ gĩp phần thực hiện tốt cơng tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành cĩ ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt cơng tác lưu trữ. Cĩ thể xem cơng tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, cơng sức và tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ phát triển, từ đĩ từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Chính vì vậy cần phải quan tâm tổ chức tốt cơng tác văn thư – lưu trữ để phục vụ cho cơng việc hàng ngày và lâu dài về sau.
- Kiến nghị
Cấp uỷ Đảng, thủ trưởng đơn vị và người làm cơng tác văn thư cần nhận thức đúng đắn về vai trị và vị trí của cơng tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan. Trên cơ sở đĩ thủ trưởng đơn vị cần quan tâm chỉ đạo cơng tác này, những người phụ trách văn phịng cùng với thủ trưởng đơn vị tổ chức thực hiện tốt chức trách trong cơng tác văn thư, lưu trữ phải cĩ tinh thần trách nhiệm cao, luơn học hỏi để nâng cao năng lực chuyên mơn, từ đĩ nhận thức rõ sự cần thiết ý nghĩa và tầm quan trọng của cơng tác văn thư, lưu trữ.
+ Về cơng tác chỉ đạo, quản lý
- Tiếp tục duy trì và phát huy những mặt làm được về cơng tác văn thư, lưu trữ của Cơng ty trong thời gian qua. Phải tiến hành khẩn trương xây dựng quy chế làm cơng tác văn thư, lưu trữ tại Cơng ty.
- Thường xuyên tổ chức tuyên truyền, phổ biến và cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật của ngành đến tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức tại Cơng ty.
- Phải cĩ chế độ khen thưởng thường xuyên để thúc đẩy lịng nhiệt tình của cán bộ làm tốt cơng tác văn thư.
- Quan tâm đầu tư, trang bị các phần mềm cĩ tính năng quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi tồn cơ quan, chẳng hạn như phần mềm quản lý văn bản nội bộ (VIC)…
+ Cơng tác văn thư
- Cần ban hành hệ thống biểu mẫu văn bản để áp dụng thống nhất trong cơ quan về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời xác định trách nhiệm và tăng cường cơng tác kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình ký, ban hành.
- Cán bộ làm cơng tác văn thư, lưu trữ phải được đào tạo cơ bản về ngành văn thư, lưu trữ, ít nhất người làm cơng tác văn thư, lưu trữ phải cĩ trình độ trung cấp văn thư, lưu trữ.
- Trang thiết bị phục vụ cơng tác văn thư lưu trữ phải được trang bị đầy đủ như máy mĩc, dụng cụ, kho lưu trữ…Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu cơng việc cũng
như phục vụ cơng tác văn thư tại Cơng ty được thuận tiện, nhanh chĩng kịp thời Cơng ty phải trang bị cho tồn bộ các phịng, ban của Cơng ty (mỗi chuyên viên một máy vi tính) để kết nối mạng từ phịng, ban, đơn vị này đến phịng ban đơn vị khác trong tồn Cơng ty, bộ phận văn thư, lưu trữ cần trang bị những thiết bị tương đối hiện đại: 04 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy photo, 01 máy Fax... Từ đĩ mới giúp cho cơng tác văn thư, lưu trữ của cơ quan ngày càng hồn thiện hơn.
- Khẩn trương chỉ đạo triển khai thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan để ngăn chặn tình trạng hồ sơ tồn đọng và tiết kiệm chi phí chỉnh lý tài liệu.
+ Cơng tác lưu trữ
-Quan tâm bố trí Kho lưu trữ cĩ diện tích phù hợp, đầu tư kinh phí, trang thiết bị để thực hiện tốt cơng tác văn thư, lưu trữ của Cơng ry. Chỉ đạo thực hiện tốt các mặt cơng tác của hoạt động lưu trữ để bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Cơng ty.
-Được hưởng chế độ, chính sách độc hại theo qui định, đồng thời phải cĩ chế độ bồi dưỡng làm thêm giờ, thêm buổi khi cĩ cơng việc nhiều…
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hợi đờng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004.
- Pháp lệnh của Ủy Ban Thường Vụ Quốc Hội số 30/2000/PL- UBTVQH 10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước.
- Nghị định 24/2009/NĐ-CP ngày 05/03/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
- Nghị định 91/2006/NĐ-CP ngày 06/09/2006 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hợi đờng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của Chính phủ quy định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 142/NĐ-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Bộ trưởng kèm theo Điều lệ về cơng tác cơng văn, giấy tờ và cơng tác lưu trữ.
- Thơng tư 09/2011/TT-BNV Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Thơng tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bợ Nợi vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bợ Nợi vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Cơng văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung ương Đảng hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của kho lưu trữ.
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 cĩ hiệu lực từ ngày 01/7/2013.
- Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
- Thơng tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 20/9/2011 của UBND tỉnh An Giang về tăng cường cơng tác văn thư – lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang.
- Quyết định số 1129/QĐ-UBND ngày 03 tháng 6 năm 2013 của UBND tỉnh An Giang về việc phê duyệt Kế hoạch thực hiện Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tỉnh An Giang” năm 2013