Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ - Đại học khoa học xã hội và nhân văn

Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ - Đại học khoa học xã hội và nhân vănCông tác văn thư lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ - Đại học khoa học xã hội và nhân vănCông tác văn thư lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ - Đại học khoa học xã hội và nhân vănCông tác văn thư lưu trữ

LỜI NÓI ĐẦU

Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là côngtác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhànước

Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ luôn được quantâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua cácVăn bản - Tài liệu

Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giảiquyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnhvực đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển đểphù hợp Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ trong lĩnh vựcquản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang cónhững chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục

vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thựctế” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai, nắm vững lý thuyết đã đượchọc để vận dụng vào thực tế Trường Đại Học KHXH&NV Hà Nội đã tạođiều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan

Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ củalãnh đạo HĐND-UBND huyện Đông Sơn, tôi đã được tiếp nhận thực tập tạiVăn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn, kể từ ngày 15/7/2013 đến hếtngày 06/9/2013 Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi đã cố gắng, nỗ lựckhông ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năngnghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học và sựhướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng nơi đây

Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bịcho tôi một số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về côngtác Văn thư – Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tácVăn thư – Lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước, thấy được những bất

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

cập trong công tác này ở cơ quan Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ củathế hệ cán bộ trẻ như chúng tôi là rất lớn.

Có thể nói đợt thực tập đã giúp cho tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơnkiến thức của mình, trưởng thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kếthợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quan thực tập

PHẦN THỨ BA: Phụ lục.

Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế cho nên bàibáo cáo này còn nhiều thiếu sót khó tránh Vì vậy em rất mong nhận đượcnhiều ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, bạn bè để em có cơ hội học tậpthêm kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vàothực tế sau này

Em xin trân thành cảm ơn các lãnh đạo HĐND-UBND, cán bộ, nhânviên Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn đã tạo điều kiện giúp đỡ emhoàn thành tốt đợt thực tập và các thầy, cô giáo trường Đại học KHXH&NV

Hà Nội đã giúp em hoàn thành bản báo cáo thực tập này

Xin trân thành cảm ơn !

Thanh Hóa, ngày tháng năm 2013

Sinh viên

Lương Thị Hiền

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Phần thứ nhất KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA

UBND HUYỆN ĐÔNG SƠN

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG SƠN.

1 Chức năng của UBND huyện Đông Sơn.

UBND huyện Đông Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện,thực hiện chức năng, nhiệm vụ quy định tại Luật tổ chức HĐND và UBNDngày 26 tháng 11 năm 2003

UBND huyện Đông Sơn nhiệm kỳ 2011 – 2015 do Hội đồng Nhân dân(HĐND) huyện khoá XVIII bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quanhành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm và báo cáo các mặt côngtác trước HĐND huyện và UBND tỉnh, chịu sự lãnh đạo toàn diện của Huyện

uỷ, chỉ đạo của UBND tỉnh

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

UBND huyện Đông Sơn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật,các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND nhằmđảm bảo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố an ninh, quốc phòng và thực hiện các chính sách khác theo quy định củaPháp luật trên địa bàn huyện

UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương gópphần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ Trung ương tới địa phương

- Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo quyđịnh của pháp luật và quy chế hoạt động của UBND huyện

- Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết côngviệc, bảo đảm dân chủ trong mọi hoạt động theo đúng quy định

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đông Sơn.

Uỷ ban nhân dân huyện Đông Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ởđịa phương đại diện cho Nhà nước quản lý trong mọi lĩnh vực như: Kinh tế,nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, môitrường, thể dục thể thao, truyền thanh, truyền hình…

- Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện có nhiệm vụ xây dựng Kế hoạch

phát triển kinh tế- xã hội của huyện, phê chuẩn Kế hoạch kinh tế- xã hội của

xã, thị trấn; lập dự toán chi tiêu ngân sách Nhà nước trên địa bàn

- Trong lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp: Xây dựng các quy hoạch thủy

lợi, chương trình khuyến khích phát triển Nông- Lâm- Ngư; xét duyệt quyhoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn

- Trong lĩnh vực CN- TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển

các cơ sở CN- TTCN trên địa bàn

- Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng các

chương trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng

- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: Xây dựng, kiểm tra việc

chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

- Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, Văn hoá- xã hội, Thông tin - thể thao:

Xây dựng, tổ chức kiểm tra các chương trình, Đề án phát triển văn hoá, giáodục, thông tin thể thao, y tế trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Trong lĩnh vực Khoa học công nghệ- Tài nguyên môi trường: Thực

hiện các biện pháp ứng dụng tiến độ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất vàđời sống nhân dân ở địa phương

- Trong lĩnh vực Quốc phòng- an ninh, trật tự an toàn xã hội: Thực hiện

nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công anhuyện vững mạnh; phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ

đạo việc kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo

-Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Đông Sơn

* Về cơ cấu: Hiện tại, UBND huyện Đông Sơn bao gồm 7 thành viên: 01

Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch, 04 Uỷ viên UBND huyện

Thực hiện Quyết định số: 1122/QĐ-UBND ngày 29/7/2011 của Chủ tịchUBND huyện Đông Sơn về việc phân công công tác của các thành viênUBND huyên Đông Sơn nhiệm kỳ 2011-2016:

- Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêmtúc các nhiệm vụ và quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND và UBND đã quyđịnh Chủ tịch UBND huyện lãnh đạo công tác của tập thể UBND huyện, thủtrưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã,thị trấn Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc lớn, quan trọng, các vấn

đề có tính chiến lược trên tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ củaUBND huyện, phụ trách các lĩnh vực sau :

+ Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn;công tác quy hoạch, tài chính, tín dụng, địa giới hành chính, tài nguyên môitrường;

+ Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốcphòng, quân sự địa phương, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

nại, tố cáo của công dân;

+ Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, quychế lề lối làm việc, chương trình công tác của UBND huyện; những vấn đềchung về công tác thi đua khen thưởng;

+ Công tác đối nội, đối ngoại của huyện;

+ Những giải pháp quan trọng có tính đột phá trong từng thời gian màChủ tịch UBND huyện thấy cần trực tiếp chỉ đạo điều hành;

- 01 Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực : Nông PTNT, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi, Công nghiệp, khoa học công nghệ, thương mại,dịch vụ, cụm, điểm công nghiệp, phụ trách công tác GPMB, trực tiếp làm chủtịch Hội đồng GPMB các dự án

nghiệp 01 Phó Chủ tịch UBND hưyện phụ trách lĩnh vực Văn hoá xã hội, baogồm: Giáo dục - đào tạo, Y tế, dân số, gia đình và trẻ em, Lao động việc làm,đào tạo dạy nghề, chính sách xã hội, BHXH, Xoá đói giảm nghèo, Văn hoá,thông tin, thể thao, du lịch, Phát thanh truyền thanh, truyền hình, tôn giáo,vàcác vấn đề xã hội khác

- 01 Uỷ viên UBND huyện là Trưởng Công an huyện chịu trách nhiệmchỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn

xã hội, quản lý giáo dục tội phạm;

- 01 Uỷ viên UBND huyện là Chỉ huy trưởng BCH Quân sự huyện chịutrách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện các mặt công tác quốc phòng, quân sựđịa phương, xây dựng và củng cố nền quốc phòng toàn dân, thế trận chiếntranh nhân dân trên địa bàn huyện

- 01 Uỷ viên UBND huyện là Chánh văn phòng HĐND-UBND huyện

Chịu trách nhiệm lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Văn phòng để thựchiện nhiệm vụ: Tham mưu, tổng hợp cho UBND huyện về hoạt động củaUBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịchUBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND

và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật chohoạt động của HĐND và UBND huyện;

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

- 01 Ủy viên UBND huyện là Chánh Thanh tra Nhà nước chịu tráchnhiệm tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức, chỉ đạo hoạtđộng thanh tra, tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi thẩmquyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; phối hợp với Văn phòng và các

cơ quan liên quan xây dựng lịch tiếp dân của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy bannhân dân huyện; tổ chức việc tiếp nhận, phân loại và đề xuất phương án giảiquyết, trả lời đơn thư, kiến nghị của công dân gửi Chủ tịch Ủy ban nhân dânhuyện

*Về bộ máy: Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của

Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, hiện nay, UBND huyện Đông Sơn có 14phòng và 5 đơn vị sự nghiệp

5 Phòng Giáo dục và Đào tạo

6 Phòng Văn hoá-Thông tin

14 Trung tâm Dân số - KHHGĐ

5 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện là :

1 Đài phát thanh – truyền hình

2 Trung tâm Thể dục thể thao

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

3 Trung tâm dạy nghề

4.Trạm Khuyến nông

5 Trung tâm Giáo dục thường xuyên

Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện giúp UBND huyện thựchiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực trên địa bànhuyện theo quy định của pháp luật và đảm bảo sự thống nhất quản lý củangành hoặc lĩnh vực công tác từ tỉnh đến cơ sở Các phòng chịu sự quản lý,chỉ đạo trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn

về chuyên môn nghiệp vụ của Sở quản lý ngành, lĩnh vực của tỉnh Mỗi phòng

có 01 Trưởng phòng, có từ 01 đến 02 Phó Trưởng phòng và các cán bộ, côngchức chuyên môn Văn phòng HĐND-UBND huyện có Chánh Văn phòng và

02 Phó Chánh Văn phòng, Thanh tra huyện có Chánh Thanh tra và 01 PhóChánh Thanh tra

Các đơn vị sự nghiệp có 01 thủ trưởng và có từ 01 đến 02 phó Thủtrưởng và các viên chức giúp việc

Biên chế của các phòng, đơn vị sự nghiệp được UBND huyện phân bổnằm trong tổng biên chế của UBND huyện được UBND tỉnh giao hàng năm

d Vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Đông Sơn như sau:

Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn có tư cách pháp nhân, có

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàcông tác của UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn vềchuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hoá.

2 Nhiệm vụ và quyền hạn:

*Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND huyện:

- Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện Đôn đốc kiểm tracác phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị trấn việc thực hiện chương trình,

kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phêduyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng, đơn vị

sự nghiệp, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện theo quy địnhcủa pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất đượcgiao theo quy định của pháp luật

- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, cácchương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBNDhuyện

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủtịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, đơn vị sự nghiệp và Chủ tịchUBND xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản củacác phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND vàChủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định;

- Giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phốihợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện uỷ, Thường trực HĐND, Uỷban MTTQ huyện và các đoàn thể nhân dân và các cơ quan, tổ chức củaTrung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện;

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện;các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểmtra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thịtrấn.

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịchUBND huyện; công tác công văn giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin họchoá hành chính nhà nước của UBND huyện;

- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện côngtác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBNDhuyện

- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND xã, thị trấn nghiệp vụhành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theoquy định của pháp luật;

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống thamnhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện theo quyđịnh của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện;

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaUBND và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND,Chủ tịch UBND huyện và cá tổ chức có liên quan theo quy định của UBNDhuyện;

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, côngchức, viên chức cơ quan;

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức vàtài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định củapháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyệngiao

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

*Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và Đại biểu HĐND huyện, Văn phòng HĐND và UBND huyện có nhiệm vụ sau đây :

- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt độnghàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND,Ban của HĐND huyện; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương tình, kế hoạch

đã được phê duyệt;

- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND huyện điều hành công việcchung của HĐND; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảođảm việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Bancủa HĐND, nội quy kỳ họp HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệvới Tổ đại biểu và Đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND,Ban của HĐND huyện trong hoạt động đối ngoại;

- Giúp Thường trực HĐND huyện xây dựng chương trình, tổ chứcphục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND huyện và Ban củaHĐND huyện; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ

kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐNDhuyện;

- Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND huyện xây dựng báo cáocông tác; phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghịquyết; giúp thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND; giúpThường trực HĐND huyện hoàn thiện các Nghị quyết của HĐND;

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và Đạibiểu HĐND huyện trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổchức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát;

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và Đạibiểu HĐND huyện tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếunại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

kiến nghị của công dân;

- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ Đại biểu HĐNDhuyện tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghịcủa cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;

- Phục vụ Thường trực HĐND huyện tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào

dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thườngtrực HĐND tỉnh;

- Phục vụ Thường trực HĐND huyện trong công tác bầu cử Đại biểuQuốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch,Phó Chủ tịch HĐND xã, thị trấn;

- Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác giaoban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐNDcác cấp;

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên

hệ công tác với các cơ quan tỉnh và Huyện uỷ, Thường trực Huyện uỷ,UBND, Uỷ ban MTTQ Việt Nam, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân

và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa phương

- Phục vụ Thường trực HĐND huyện lập dự toán kinh phí hoạt độnghàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND huyện;

- Bảo đảm điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐNDhuyện, Ban của HĐND, Tổ đại biểu HĐND và Đại biểu HĐND huyện; phục

vụ Thường trực HĐND thực hiện chế độ, chính sách đối với Đại biểu HĐND;

- Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công táchành chính, lưu trữ, bảo vệ, lễ tân của cơ quan HĐND huyện;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao

3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Đông Sơn:

Văn phòng UBND huyện Đông Sơn là đơn vị giúp việc cho UBNDhuyện, văn phòng là cầu nối giữa UBND với các phòng, ban và các xã, thị

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

trấn thuộc huyện cũng như các huyện, tỉnh bạn Văn phòng UBND là nơi tổnghợp thông tin và truyền đạt thông tin đến các nơi cần thiết để giải quyết cáccông việc hành ngày của cơ quan và các đơn vị trong Huyện.

Văn phòng UBND huyện Đông có 23 cán bộ trong đó có 15 cán bộvào biên chế và 08 cán bộ làm hợp đồng Các cán bộ đều có trình độ chuyênmôn cao và phẩm chất chính trị tốt

Văn phòng HĐND-UBND huyện có Chánh Văn phòng, 02 Phó ChánhVăn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy địnhcủa pháp luật

- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBNDhuyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnđược giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng

- Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõimột số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước phápluật về nhiệm vụ được phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một PhóChánh Văn phòng được Chánh Văn phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt độngcủa cơ quan

- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễnnhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, PhóChánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định củapháp luật;

- Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND huyện do UBND huyệnquyết định trong tổng biên chế hành chính của huyện

( Sơ đồ cơ cấu tổ chức xem phụ lục II )

III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN ĐÔNG SƠN.

1 Quản trị văn phòng:

1.1 Mô hình văn phòng:

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Văn phòng UBND huyện Đông Sơn tên đầy đủ là Văn phòng HĐND UBND chịu sự điều hành của HĐND-UBND huyện trong việc quản lí Nhànước ở địa phương Cách bố trí Văn phòng UBND huyện theo mô hình cổđiển (nghĩa là các bộ phận của Văn phòng được tách thành từng phòng riêngbiệt) bao gồm: Phòng Chánh văn phòng, 01 phòng Phó chánh văn phòng+tổng hợp, 01 phó chánh văn phòng phụ trách bộ phận tiếp nhận và trả kếtquả, phòng văn thư, phòng photo+đánh máy, phòng kế toán, phòng thủquỹ+lễ tân, phòng lái xe+bảo vệ, phòng tiếp nhận và trả kết quả (Bộ phận 1cửa).

-UBND Huyện đã bố trí các phòng ban của Văn phòng ở những vị trírất thuận tiện cho việc giao dịch, giải quyết công việc hằng ngày cũng nhưgiải quyết tốt các nhiệm vụ khác Nhìn chung đội ngũ Cán bộ Văn phòng cótrình độ chuyên môn, có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm vớicông việc

Trong xu thế phát triển ngày càng cao thì việc hiện đại hoá văn phòng

là một yêu cầu cấp thiết và được đưa lên hàng đầu

Văn phòng UBND huyện Đông Sơn đã và đang được trang bị đầy đủcác trang thiết bị cần thiết để phục vụ các nhu cầu của công việc, phòng làmviệc có máy tính, máy Fax, điện thoại, quạt, bàn ghế, giá đựng tài liệu , cách

bố trí các phòng làm việc khoa học thuận tiện cho việc trao đổi thông tin,công dân đến liên hệ làm việc

1.2 Tổ chức lao động khoa học Văn phòng và trang thiết bị Văn phòng

Văn phòng UBND huyện Đông Sơn gồm có 01 Chánh Văn phòng , 02phó Chánh Văn phòng và có 20 Nhân viên, trong đó có 12 Nhân viên đã vàobiên chế và 08 Nhân viên hợp đồng Trong đó có 01 Cán bộ Văn thư-Lưu trữ

2 Công tác văn thư:

2.1 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan:

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ sự chỉđạo điều hành công việc của cơ quan Văn phòng UBND huyện Đông Sơn tổchức công tác văn thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quansau đó sẽ chuyển giao văn bản đến nơi nhận Cách tổ chức này giúp văn thư

cơ quan quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết côngviệc Tra cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồngthời nâng cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn, côngtác văn thư tại phòng văn thư cơ quan do 01 cán bộ chuyên trách có trình độTrung cấp Văn thư – Lưu trữ đảm nhận

Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn thư đểđăng ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, pháthành tại Văn thư cơ quan

Phòng Văn thư của Văn phòng UBND huyện là một phòng khép kín,được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như: Bànghế ngồi làm việc, điện thoại, quạt, máy tính, máy in, mày scan văn bản, giá

tủ đựng tài liệu tạo ra một không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho cán

bộ Văn thư, không gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bímật của công tác Văn thư

2.2 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của Văn phòng UBND huyện Đông Sơn:

Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng UBNDhuyện với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trìnhgiải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là cơ quanquản lý Nhà nước ở địa phương Công tác Văn thư ở Văn phòng UBNDhuyện đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo vănphòng cũng như lãnh đạo của cơ quan, Cán bộ Văn phòng luôn cố gắng đểlàm tốt công tác này

- Trong quá trình hoạt động Văn phòng UBND Huyện đang ban hànhcác văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt là ban hành

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

các Văn bản nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyêntrách lĩnh vực này Thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản, Nghị định110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư Văn phòng UBNDhuyện cũng luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấnchuyên môn ở cấp tỉnh để nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ tại UBNDhuyện, vào cuối mỗi năm hoạt động văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổngkết về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn toàn huyện, đề ra phươnghướng nhiệm vụ nămtới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một đi vàohoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan

- Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện

đã được tổ chức thực hiện tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan đượcvận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ choCán bộ Văn thư nhiều hơn

3 Soạn thảo và ban hành văn bản:

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo và ban hành văn bản củaUBND huyện Đông Sơn cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụđược giao Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBNDhuyện Đông Sơn được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbày Văn bản hành chính, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củaChính Phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày08/02/2010 của Chính Phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định110/2004/NĐ-CP Qua đó UBND huyện Đông Sơn đã cụ thể hoá quy định vàotrong hoạt động của mình, Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hànhchính của UBND huyện Đông Sơn được tiến hành theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Đặt tên loại văn bản

Bước 2: Soạn đề cương và thảo văn bản

Bước 3: Trình duyệt nội dung và tổ chức lấy ý kiến

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Bước 4: Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo

` Bước 5: Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản

Bước 6: Trình ký văn bản

Bước 7: Đóng dấu

Bước 8: Phát hành và lưu văn bản

Qua khảo sát thực tế tôi thấy quy trình soạn thảo và ban hành văn bảntại UBND huyện Đông Sơn đã đảm bảo đúng thể thức, đầy đủ các thành phầncủa văn bản quản lý nhà nước, Kỹ thuật trình bày đẹp

Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số văn bản ở các phòng,ban trình bày sai về thể thức như phần trình bày tên loại văn bản, thể thức đề

ký, thiếu trích yếu nội dung v v

Ví dụ: Văn bản số 887/UBND-CTh ngày 22/8/2013 (Thiếu trích yếu

tổ chức kinh tế-xã hội chuyển đến tập trung tại bộ phận văn thư Nhiệm vụcủa văn thư là ký nhận tất cả các loại văn bản do nhân viên bưu điện gửi đến

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Tại đây tất cả các văn bản đến của UBND huyện được cán bộ văn thư kiểmtra, phân loại sơ bộ Các văn bản gửi trực tiếp cho lãnh đạo như: Chủ tịch, cácPhó chủ tịch hoặc các Phòng, Ban thì không bóc bì mà chuyển trực tiếp Đốivới những văn bản gửi chung cho UBND huyện thì bóc bì để tiến hành đăng

ký vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển đến lãnh đạo và các phòng, ban đểgiải quyết

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Đông Sơn

(Xem phần phục lục )

Các văn bản đến sau khi được bóc bì thì cán bộ văn thư chuyển choChủ tịch UBND huyện xem xét, ghi ý kiến phân phối, tiếp đến Chủ tịchUBND huyện chuyển lại cho Chánh văn phòng kiểm tra lại một lần nữa, sau

đó Chánh văn phòng mới chuyển lại cho văn thư đăng ký vào sổ chuyển giao

và cuối cùng là chuyển văn bản đến lãnh đạo và bộ phận chuyên môn giảiquyết

Đối với những văn bản cần sao gửi thì lãnh đạo ghi ý kiến vào lề tráicủa văn bản đó, văn thư làm thủ tục sao gửi văn bản Sau đó xin chữ ký củaChánh văn phòng và chuyển cho các đơn vị, cá nhân liên quan

Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Tiếp cận văn bản đến và kiểm tra bì

Phân loại, bóc bì văn bản đến

Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến

Đăng ký văn bản đến vào sổ và vào

máy tính

Trình văn bản đến cho Chủ tịch

Sao văn bản

Chuyển giao văn bản đến

Giải quyết, theo dõi và đôn đôc giải

quyết văn bản đến

Sau đây là bảng thống kê công văn đến trong 4 năm trở lại đây:

4.2 Quản

Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan ban hành ra để thực hiệnhoạt động quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa mình Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác,kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình của nhà nước Có như vậy các vănbản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực với cơ quan đó

Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi, tất cả các văn bản đi củaUBND huyện Đông Sơn đều được quy về một đầu mối đó là bộ phận văn thư

Các văn bản đi của UBND huyện Đông Sơn thông thường được giaocho các phòng, ban tự soạn thảo trên máy vi tính của phòng, ban mình Vănbản sau khi được dự thảo xong thì trình Trưởng phòng phê duyệt về nội dung.Sau đó trình Chủ tịch ký duyệt rồi qua văn thư hoàn thành các thủ tục pháp lý

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Mỗi văn bản ban hành của UBND huyện Đông Sơn đều được lưu 1bản gốc ở bộ phận văn thư để tiện cho việc quản lý, tra tìm khi cần thiết.

Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Sau đây là bảng thống kê công văn đi trong 4 năm trở lại đây:

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Soạn thảo văn bản

Kiểm tra nội dung văn bản

Chỉnh sửa, kiểm tra thể thức văn bản

Duyệt và ký nháy

Trình ký văn bản

Xử lý văn bản tại Văn thư

2013 (8 tháng đầu năm) 2149

5 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ:

Đối với các công văn đến thì phòng văn thư không lập hồ sơ Các vănbản đến sau khi đã được đăng ký vào sổ, vào máy thì được chuyển tới các đơn

vị hay cá nhân giải quyết văn bản đó Các đơn vị này chịu trách nhiệm lập hồ

sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Đối công văn đi thì cán bộ văn thư sắp xếp thành từng loại văn bảnnhư: Quyết định, Công điện, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn rồi được đăng kývào sổ, vào máy Sau khi đã được đăng ký toàn bộ công văn đi trong một nămthì cán bộ văn thư lập thành báo cáo công và in ra thành một quyển sổ để đưasang phòng lưu trữ bao gồm cả công văn để đưa sang phòng lưu trữ củaUBND huyện Đông Sơn Phòng văn thư chỉ phải lập hồ sơ cho công văn đibằng cách sắp xếp chúng theo thể loại, ngày tháng, số và ký hiệu rồi chuyểnsang phòng lưu trữ cùng với báo cáo trên Phòng lưu trữ chịu trách nhiệmphân loại và lập thành từng loại hồ sơ để lưu trữ

IV CÔNG TÁC LƯU TRỮ:

1 Công tác tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại UBND huyện Đông Sơn:

UBND huyện Đông Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở địaphương, mỗi một lĩnh vực đều liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ tài liệu.Trong quá trình hoạt động, UBND Huyện đã có khá nhiều tài liệu hình thành,đây là khối tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ huyện

Hiện nay, UBND huyện đã có kho lưu trữ cơ quan do Chánh Vănphòng quản lý Trong mỗi năm, mỗi nhiệm kỳ hoạt động thì Chủ tịch UBNDhuyện kết hợp với Chánh Văn phòng ra các Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn vềnghiệp vụ cũng như nhắc nhở cán bộ lưu trữ làm tốt công tác này Để bảoquản tốt tài liệu thì cần trang bị thêm các thiết bị cần thiết như: Cặp đựng tàiliệu, giá, tủ

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53

Đầu tư kinh phí đào tạo, bồi dưỡng hay tổ chức các cuộc tập huấnNghiệp vụ cho cán bộ, công chức trong cơ quan nắm vững các khâu Nghiệp

vụ về lưu trữ như: Chỉnh lý, thu thập, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưutrữ có như vậy khối tài liệu Lưu trữ của cơ quan mới được quan tâm đúngmức và phát huy hiệu quả của nó cao hơn, ý nghĩa hơn khi sử dụng chúng vàocác mục đích khác nhau

2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan:

3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu:

4 Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định:

Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là công tác mà sau mỗinăm làm việc các đơn vị trong cơ quan phải lập hồ sơ công việc mình đã làmxong, để đưa vào Lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tạo nguồn nộp lưu cho Lưu trữlịch sử sau 5 năm sau Đây là hình thức thu thập tài liệu Lưu trữ, nhằm Lưutrữ những tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài

Tại UBND huyện Đông Sơn công tác giao nộp tài liệu chưa được thựchiện tốt và chưa nghiêm Vì hầu hết tài liệu được để lại tại các phòng ban màkhông giao nộp vào lưu trữ huyện

UBND huyện cũng chưa xây dựng được bản danh mục hồ sơ, tài liệunộp lưu để các Phòng, Ban chuyên môn nắm bắt được những hồ sơ tài liệucần được lập và đem vào nộp lưu, tạo điều kiện cho công tác giao nộp tài liệuđược nhanh chóng, thuận lợi Các hồ sơ chưa được biên mục một cách cụ thể,gây khó khăn cho tra tìm

5 Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:

Qua khảo sát thực tế, tôi nhận thấy công tác tổ chức khai thác sử dụngtài liệu lưu trữ tại UBND huyện Đông Sơn được tổ chức theo hình thức cho

Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53