Đang tải... (xem toàn văn)
Công tác quản lý văn bản đi ở trường ĐHYHN năm 2011 LỜI NÓI ĐẦU Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là các cơ quan, tổ chức). Công tác Văn thư là một hoạt động không thể thiếu của bộ máy quản lý nói chung và của Trường Đại học Y Hà Nội nói riêng. Công tác Văn thư là nội dung quan trọng và chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Như vậy, công tác Văn thư gắn liền với hoạt động của trường Đại học Y Hà Nội và được xem như một bộ phận của hoạt động quản lý Nhà nước của nhà trường có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Vì vậy, công tác Văn thư có ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và đối với trường Đại học Y Hà Nội nói riêng. Ý nghĩa của công tác Văn thư đối với xã hội Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác Văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết thì các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. Công tác Văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh.
Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp B LỜI NÓI ĐẦU Công tác Văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung quan, tổ chức) Công tác Văn thư hoạt động thiếu máy quản lý nói chung Trường Đại học Y Hà Nội nói riêng Công tác Văn thư nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động quan, tổ chức Như vậy, công tác Văn thư gắn liền với hoạt động trường Đại học Y Hà Nội xem phận hoạt động quản lý Nhà nước nhà trường có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Vì vậy, công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng xã hội nói chung trường Đại học Y Hà Nội nói riêng Ý nghĩa công tác Văn thư xã hội - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung quan, đơn vị nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu, xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc, xếp công tác Văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt phổ biến thông tin mang tính pháp lý - Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật - Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp thiết văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực - Công tác Văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ tài liệu có giá trị hoạt động quan giao nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt văn giữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh Ý nghĩa công tác Văn thư Trường Đại học Y Hà Nội - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ việc quản lý Ban Giám hiệu lãnh đạo đơn vị toàn trường Công tác quản lý đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc, trường Đại học Y Hà Nội nói công tác Văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn diễn tất phòng, ban, khoa, môn, viện bệnh viện Vì xếp công tác Văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý Ban Giám hiệu lãnh đạo đơn vị phương diện (quản lý từ công tác chuyên môn đến quản lý nhân sự), mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý - Làm tốt công tác Văn thư góp phần giải công việc Nhà trường cách nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Đặc biệt trường Đại học Y Hà Nội làm tốt công tác Văn thư không hạn chế bệnh Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp quan liêu giấy tờ mà hạn chế việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật trái với Y đức - Công tác Văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động trường Đại học Y Hà Nội hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác Nhà trường; chứng kỳ tuyển sinh đại học suốt trình hoạt động chứng chương trình hợp tác đào tạo Bác sỹ nội trú với Cộng hòa Pháp hay chứng trình làm việc Phó hiệu trưởng phụ trách Nghiên cứu khoa học Hợp tác quốc tế… - Làm tốt công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Trường Đại học Y Hà Nội không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quốc gia công tác văn thư làm tốt giúp công tác lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng hiệu quả, nhanh chóng, xác tài liệu Nhà trường trình hoạt động Lý chọn đề tài “Công tác quản lý văn đi” Trong trình thực tập phận Văn thư – phòng Hành Tổng hợp - Trường Đại học Y Hà Nội tiếp cận nhiều văn từ khâu nghiệp vụ Công tác Văn thư Nhìn chung công tác văn thư Trường Đại học Y Hà Nội chưa thống đơn vị trường, đặc biệt việc quản lý văn Vì vậy, mạnh dạn chọn “Công tác quản lý văn đi” làm đề tài thực tập tốt nghiệp với hy vọng mang kiến thức học áp dụng vào thực tiễn, mang lại hiệu tốt cho công tác văn thư nói chung công tác quản lý văn nói riêng nhà trường Thuận lợi: Ban lãnh đạo nhà trường bắt đầu ý đến công tác Văn thư, đặc biệt “Công tác quản lý văn đi” Ban Giám hiệu có đạo cụ thể cho công tác “Quản lý văn đi” “Trình tự xử lý luân chuyển văn bản” ban hành kèm theo Quyết định số 2808/QĐ-ĐHYHN ngày 30 tháng 11 năm 2009 Hiệu trưởng Trường Đại học Y Hà Nội việc Ban hành Trình tự xử lý luân chuyển văn Trường Đại học Y Hà Nội Nhà trường có trang Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp thông tin điện tử đăng tải số văn giảm tải công việc cho khâu chuyển giao văn Khó khăn: Do thực tập lần đầu nên nhiều bỡ ngỡ thực tế lý thuyết chưa biết vận dụng linh hoạt lý thuyết vào thực tế công tác quản lý văn trường Đại học Y Hà Nội Hơn cán phụ trách văn thư cán chuyên trách đơn vị chưa có có chưa đủ kiến thức công tác văn thư Thường cán làm công việc soạn thảo văn cho mảng công việc nên gặp nhiều khó khăn việc ban hành văn đặc biệt phần kỹ thuật trình bày thể thức văn bản, luân chuyển văn số đơn vị chưa tuân theo quy trình Nhà trường (Tự trình ký văn bản, văn không ký duyệt nội dung, thể thức chưa phải sửa lại nhiều lần, đơn vị trường đóng nhiều địa bàn khó khăn cho việc chuyển giao văn bản….) Khi thực đề tài nhận giúp đỡ tất cán bộ phận Văn thư - phòng Hành Tổng hợp Đặc biệt hướng dẫn thực tập tận tình CN Vũ Thị Phượng – phó trưởng phòng Hành Tổng hợp trường Đại học Y Hà Nội Tiến sĩ Chu Thị Hậu – Trưởng khoa Văn thư Lưu trữ, giảng viên - trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu trường Đại học Y Hà Nội, ban lãnh đạo phòng Hành Tổng hợp, Phó trưởng phòng Vũ Thị Phượng anh chị em phận Văn thư giúp hoàn thành tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp Xin trân trọng gửi tới TS Chu Thị Hậu – trưởng khoa Văn thư Lưu trữ, giảng viên – trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp! Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp C NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu Trường Đại học Y Hà Nội Sự đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Trường Đại học Y Hà Nội thành lập từ năm 1902, qua trăm năm hình thành phát triển trường hoạt động với chức năng, nhiệm vụ Bộ Y tế quy định: Chức năng: Đào tạo nhân lực ngành y tế, Hợp tác quốc tế Nghiên cứu khoa học Y tế Nhiệm vụ: - Đào tạo cán y tế trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học, sau đại học có phẩm chất trị, đạo đức tốt, có sức khỏe, có lực thực hành nghề nghiệp tương xứng với trình độ đào tạo, đáp ứng nhu cầu cán y tế cho công tác chăm sóc, bảo vệ nâng cao sức khỏe nhân dân; có khả tự nghiên cứu phát triển Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho giảng viên, giáo viên đáp ứng với công tác giảng dạy cho sinh viên, học viên đáp ứng với công tác giảng dạy cho sinh viên, học viên; - Nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất, dịch vụ khoa học công nghệ lĩnh vực y – dược học theo quy định Luật Khoa học Công nghệ, Luật Giáo dục quy định khác pháp luật; - Hợp tác giáo dục khoa học công nghệ với tổ chức, cá nhân người nước giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học theo quy định pháp luật Tham gia tổ chức quốc tế y tế, giáo dục, đào tạo, khoa học công nghệ, tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ chủ yếu đơn vị thuộc trường Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp 1.2.1 Cơ cấu tổ chức (sơ đồ) Hội đồng khoa học Đảng ủy Hội đồng trường Ban Giám hiệu Phòng, ban Đoàn thể (14 phòng, 1ban) (5 đoàn thể) Bộ môn Khoa (39 môn) (3 khoa) Bệnh viện Viện Đào tạo Răng hàm mặt Viện YHDP&YTCC Viện ĐTĐ&RLCH Trung tâm, đơn vị trực thuộc (10 TT) Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp 1.2.2 Chức nhiệm vụ Phòng Hành Tổng hợp Phòng Hành Tổng hợp (HCTH) đơn vị chức có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng quản lý điều hành hoạt động Trường; thực công tác kế hoạch, tổng hợp, hành số công tác khác Ban giám hiệu phân công Phòng đảm nhận việc trực tiếp phục vụ đạo Ban giám hiệu Nhiệm vụ cụ thể sau: Quản lý tổ chức thực công tác Văn thư, công tác Lưu trữ Nhà trường Đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết thông tin liên lạc trường Thực nhiệm vụ tư vấn Pháp luật cho Hiệu trưởng chịu trách nhiệm tính Pháp lý văn Hiệu trưởng Ban hành… Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động đơn vị, lập kế hoạch Hội thảo, Hội nghị, lịch công tác, đối đối ngoại nước cho nhà trường Ban giám hiệu… Làm đầu mối thường trực triển khai công tác khác Ban giám hiệu giao Quyền hạn Trưởng, Phó phòng Hành Tổng hợp Trưởng phòng HCTH đầu mối để Hiệu trưởng nắm tình hình hoạt động chung toàn trường, đồng thời người trực tiếp truyền đạt thị, Quyết định Hiệu trưởng đến đơn vị cá nhân toàn trường Trưởng phòng Phó trưởng phòng ký thừa lệnh Hiệu trưởng, ký đóng dấu Trường văn bản, giấy tờ phạm vi chức nhiệm vụ giao; chủ động văn cấp gửi đến đơn vị liên quan để thực 1.3 Khái niệm Văn nguyên tắc chung Quản lý văn Trường Đại học Y Hà Nội 1.3.1 Khái niệm văn đi: Văn tất loại văn bao gồm Văn quy phạm pháp luật, Văn hành chính, Văn chuyên ngành (Kể văn bản, văn Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp lưu chuyển nội văn mật quan, tổ chức phát hành gọi chung văn Các loại văn đi: Văn hình thành trình hoạt động trường Đại học Y Hà Nội Vì văn trường Đại học Y Hà Nội đa dạng thể loại, phong phú nội dung như: - Văn hành (Công văn, Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Thông báo…); - Đối với Văn Quy phạm pháp luật, Trường đại học Y Hà Nội chức ban hành, hệ thống văn nhà trường có văn quy phạm pháp luật văn quy phạm pháp luật hệ thống văn đến để gửi đến cá nhân, đơn vị trường Những văn thường nhận từ quan cấp Bộ Y tế, Bộ Giáo dục Đào tạo, UBND TP Hà Nội….sau gửi đến cá nhân, đơn vị có liên quan - Văn chuyên ngành (bản vẽ thiết kế nhà thi đấu đa năng, bệnh án, chứng từ…) 1.3.2 Những nguyên tắc chung tổ chức quản lý văn Văn Trường đại học Y Hà Nội công cụ điều hành, quản lý trình thực chức nhiệm vụ, quyền hạn giao Vì việc tổ chức quản lý văn phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, xác, nhanh chóng, bí mật theo quy trình Nhà nước quy định Chỉ có vậy, văn quan làm phát huy tác dụng thiết thực nhà trường Để tổ chức quản lý thống văn theo nguyên tắc trên, văn phải quy đầu mối – phận Văn thư phòng Hành Tổng hợp Quy định nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn nhà trường xác, kịp thời tiết kiệm Tiến hành quy trình nghiệp vụ bảo đảm cho nguyên tắc chung nêu thực đầy đủ Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Chương 2: Thực trạng Công tác quản lý văn Trường Đại học Y Hà Nội 2.1 Công tác Văn Thư trường đại học Y Hà Nội 2.1.1 Tình hình cán làm công tác Văn thư Bộ phận văn thư trường đơn vị trực thuộc có văn thư chuyên trách, làm việc chuyên môn nghiệp vụ Các cán làm công tác văn thư có trình độ từ trung học chuyên nghiệp chuyên ngành Văn thư Lưu trữ trình độ cao đẳng Văn thư Lưu trữ đến trình độ đại học chuyên ngành Hành học Bộ phận Văn thư – thuộc phòng Hành Tổng hợp - nhà trường bố trí cán Trong công tác quản lý văn cán phân công làm công việc cụ thể sau: - 01 cán tiếp nhận, kiểm tra trình ký văn (bà Nguyễn Thùy Linh); - 01 cán ghi số, ngày tháng đóng dấu văn (bà Phạm Thị Nga); - 01 cán đăng ký xếp, bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng lưu (Bà Nguyễn Ngọc Diệp); - 01 cán nhân chuyển giao văn (ông Ngô Văn Chiến) Đối với đơn vị trực thuộc bố trí từ đến cán văn thư chuyên trách đào tạo chuyên ngành Văn thư Sự phân công nhiệm vụ trưởng đơn vị phân công Đối với đoàn thể có cán làm công tác văn thư có Đảng ủy Công đoàn có văn thư chuyên trách học nghiệp vụ Văn thư ngắn hạn tháng, tháng Còn phận Văn thư Đoàn Thanh niên Hội Cựu chiến binh nhà trường cán làm công tác chuyên môn kiêm nhiệm công tác văn thư chưa học công tác Văn thư mà tập huấn nghiệp vụ chương trình tập huấn nghiệp vụ văn thư cho toàn trường Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp 2.1.2 Công tác đạo công tác Văn thư trường Đại học Y Hà Nội Công tác đạo công tác Văn thư trường Đại học Y Hà Nội trách nhiệm Ban giám hiệu, Trưởng phòng Hành Tổng hợp, Trưởng đơn vị thuộc trực thuộc trường Trách nhiệm Ban Giám hiệu - Trách nhiệm Hiệu trưởng PGS.TS Nguyễn Đức Hinh Phó hiệu trưởng công tác đạo công tác Văn thư: Hiệu trưởng chịu trách nhiệm quản lý công tác Văn thư phạm vi trường Đại học Y Hà Nội đạo công tác văn thư đơn vị trực thuộc (Bệnh viện, viện Đào tạo Răng Hàm Mặt, viện Đái tháo đường Rối loạn chuyển hóa Viện Y học dự phòng Y tế công cộng) Công tác Văn thư Trường Đại học Y Hà Nội có làm tốt hay không trước hết thuộc trách nhiệm hiệu trưởng nhà trường Để thực nhiệm vụ Hiệu trưởng giao cho Phó hiệu trưởng TS Đoàn Ngọc Xuân tổ chức quản lý công tác Văn thư chung trường Hiệu trưởng có trách nhiệm đạo chung cho việc giải kịp thời xác văn đến trường Hiệu trưởng phải ký văn quan trọng theo quy định Nhà nước giao cho phó Hiệu trưởng giải ký thay văn liên quan đến mảng công việc phụ trách Cụ thể: - Giao PGS.TS Nguyễn Hữu Tú – phó hiệu trưởng phụ trách đào tạo đại học – đạo giải ký thay hiệu trưởng văn liên quan đến Đào tạo Đại học (bằng tốt nghiệp, giấy triệu tập nhập học, định khen thưởng, kỷ luật, cho học sinh viên, báo cáo công tác tuyển sinh đại học….); - Giao PGS.TS Tạ Thành Văn - phó hiệu trưởng phụ trách Đào tạo Sau đại học Nghiên cứu khoa học – đạo giải ký thay hiệu trưởng văn liên quan đến công tác quản lý Đào tạo Sau Đại học Nghiên cứu khoa học (các loại văn bằng, chứng Sau đại học, Thông báo tuyển sinh Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: - Quyết định: theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề + Kỹ thuật trình bày Nội dung văn trình bày ô số Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phải trình bày sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp - Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (1314), kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (1314), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Trường Đại học Y Hà Nội làm việc theo chế độ thủ trưởng thể thức đề ký trực tiếp ký thay mặt tập thể Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: HIỆU TRƯỞNG - Trường hợp Phó hiệu trưởng ký thay hiệu trưởng phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chữ HIỆU TRƯỞNG Phó trưởng đơn vị ký thay Trưởng đơn vị ví dụ: KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG KT TRƯỞNG PHÒNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Trường hợp cấp phó giao phụ trách thực cấp phó ký thay cấp trưởng; - Trường hợp ký thừa lệnh Hiệu trưởng phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước HIỆU TRƯỞNG ví dụ: TL HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG HCTH - Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chữ HIỆU TRƯỞNG ví dụ: TUQ HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ Chức vụ người ký Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn trường, ví dụ Phó hiệu trưởng trưởng phòng… Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Đối với văn hành chính, trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Đối với văn giao dịch; văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, khoa học lực lượng vũ trang ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày ô số 7a; chức vụ khác người ký trình bày ô số 7b; chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên người ký văn trình bày ô số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký người có thẩm quyền trình bày ô số 7c Sau kiểm tra xong mặt thể thức kỹ thuật trình bày trình ký Ban giám hiệu Việc trình ký văn thực lần ngày Đầu buổi sáng trình ký văn lấy văn trình ký chiều ngày hôm trước, đầu buổi chiều trình ký văn lần lấy văn trình ký buổi sáng Những văn ký làm thủ tục phát hành 3.2.2 Ghi số, ngày, tháng in văn Sau văn hoàn thiện mặt thể thức tiến hành mở sổ đăng ký, lấy số, ghi ngày tháng năm Việc ghi số cho văn tiến hành lấy theo hệ thống số Ở chia làm hệ thống số sau: - Hệ thống số Công văn (văn tên loại) - Hệ thống số dành cho tất loại văn khác như: Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình… Số hệ thống số đánh từ số 01 vào ngày năm số kết thúc số cuối ngày 31 tháng 12 năm 3.2.3 Đóng dấu đăng ký, xếp, bảo quản, phục vụ nghiên cứu sử dụng lưu Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Đăng ký văn in Việc đăng ký văn đăng ký theo phương pháp truyền thống “đăng ký sổ” (Theo mẫu sổ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) - Đối với Quyết định đi, trường Đại học Y Hà nội ban hành 5000 văn nên dùng “sổ đăng ký văn đi” - Sổ thứ gọi “Sổ đăng ký Quyết định đi” Mẫu bìa trang đầu sổ đăng ký định đi: BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ QUYẾT ĐỊNH ĐI Năm:……… Từ ngày 01/01 đến ngày……… Từ số: 01 đến số……………… Quyển số: 01 - Những văn phát hành lại nhà trường dùng chung sổ đăng ký gọi chung “Sổ đăng ký công văn đi” - Mẫu bìa trang đầu sổ đăng ký công văn Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm:……… Từ số: 01 đến số:………… Từ ngày: 01/01 đến ngày: Quyển số: 01 Phần đăng ký bên “Sổ đăng ký Quyết định đi” “Sổ đăng ký Công văn đi” gồm nội dung sau: Số Ngày ký tháng hiệu vản văn bản (1) (2) Tên loại trích yếu nội dung (3) Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi (4) (5) (6) (7) (8) Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp - Cột 1: Ghi rõ số ký hiệu văn - Cột 2: Ghi rõ ngày tháng ban hành văn Ngày 10 tháng 1, ghi thêm số “0” vào trước - Cột 3: Ghi trích yếu nội dung văn Đối với sổ công văn phải ghi rõ tên loại văn - Cột 4: ghi rõ họ tên người ký văn - Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn - Cột 6: Ghi rõ tên đơn vị, cá nhân nhận lưu văn - Cột 7: Ghi rõ số lượng văn ban hành - Cột 8: Ghi điều cần thiết Trong thời gian tháng, trường Đại học Y Hà Nội ban hành 1.736 văn đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản” theo quy định Kết thu sau: STT Tên loại văn Từ ngày Đến ngày Từ số Đến số Số lượng văn Công văn 01/6/2011 30/7/2011 507 806 296 Quyết định 01/6/2011 30/7/2011 1.724 2.164 1.440 Tổng 1.736 Sao, in văn Khi văn hoàn tất thủ tục hành văn thư vào nơi nhận để số lượng văn cho phù hợp chuyển đóng dấu Đóng dấu văn Việc đóng dấu văn thực theo quy định Mục Mục Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Chính phủ công tác văn thư quy định pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Mục Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Dấu đóng phải ngắn, rõ ràng, chiều dùng mực dấu quy định Dấu đóng lên chữ ký văn trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên trường Đại học Y tên phụ lục Đóng dấu giáp lai, dấu lên văn chứng trường Đại học Y đóng theo quy định Sắp xếp bảo quản lưu - Sắp xếp: Mỗi văn lưu có chữ ký thức phận Văn thư Các văn lưu xếp theo trình tự đăng ký văn bản, văn có số nhỏ ngày ban hành trước xếp văn có số lớn ngày ban hành muộn xếp lên - Bảo quản Các văn bảo quản phận văn thư, sau năm kể từ ngày văn cuối năm chuyển vào lưu trữ trường 3.2.4 Chuyển phát văn Hằng ngày, cán văn thư chuyển phát văn lần ngày - Buổi sáng chuyển phát văn qua bưu điện đến quan tổ chức (không phải trường Đại học Y Hà Nội), đưa trực tiếp đến đơn vị Trường đóng bệnh viện địa bàn thành phố Hà Nội Đối với việc chuyển phát bưu điện: Văn đưa vào phong bì có in sẵn tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, email, webside trường Đại học Y Hà Nội, văn thư lựa chọn loại phong Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp bì cho phù hợp ghi, số ký hiệu văn đóng dấu mức độ “mật”, “khẩn” (nếu có) Rồi đưa tới bưu điện để chuyển phát - Buổi chiều chuyển phát văn đến đơn vị thuộc trường nằm khuôn viên Số phố Tôn Thất Tùng, Đống Đa, Hà Nội Do đặc thù nhà trường có đơn vị (khoa, môn, ban…) đóng nhiều địa bàn khác thành phố Hà Nội nên cán văn thư phải bố trí công việc cho hợp lý, đảm bảo thời hạn giải văn Với văn gửi trực tiếp văn gửi qua bưu điện đơn vị nhận ký vào sổ chuyển giao văn để tiện quản lý theo dõi việc chuyển phát văn Mẫu bìa sổ chuyển giao văn BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm:……… Từ ngày 01/01 đến ngày……… Quyển số:… Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Phần thông tin đăng ký bên sổ gồm nội dung sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Đơn vị (Người nhận) văn Số lượng bì văn Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) - Cột 1: ghi ngày, tháng chuyển giao văn - Cột 2: Ghi đầy đủ số, ký hiệu văn - Cột 3: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận - Cột 4: Ghi số lượng bì văn - Cột 5: Chữ ký người nhận văn - Cột 6: Ghi điểm cần thiết khác Cán phụ trách công tác chuyển giao văn phòng Hành Tổng hợp dùng chung mẫu sổ cho việc chuyển giao văn qua bưu điện, chuyển giao văn đến đơn vị, cá nhân trường Tuy nhiên, trình chuyển giao văn cán văn thư dùng số Một sổ chuyển giao văn trường sổ chuyển giao văn qua bưu điện, văn thư ghi rõ tên bưu điện, tên người nhận văn yêu cầu ký, đóng dấu xác nhận Ngoài ra, văn Thông báo, lịch công tác tuần, biểu mẫu, hướng dẫn… đăng tải webside nhà trường để đơn vị dễ dàng tổ chức thực công việc giảm tải khối lượng không nhỏ cho cán văn thư Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp D KẾT LUẬN Ở giai đoạn nào, ngành nghề nào, lĩnh vực quan, tổ chức hoạt động Văn thư nói chung Công tác quản lý văn nói riêng thiếu, tác động trực tiếp tới việc hoàn thành mục tiêu chủ thể đặt Văn mang nhiều giá trị vật chất lẫn tinh thần… nhận biết vận dụng tốt giá trị việc không đơn giản Hiểu tầm quan trọng thấy “Công tác quản lý văn đi” thật không dễ dàng Từ yếu tố tưởng chừng đơn giản như: Kiểm tra, trình ký, đăng ký văn bản, in, đóng dấu, chuyển giao… phải tuân theo quy trình nghiêm ngặt quy định Nhà nước để tránh tùy tiện, nhầm lẫn, chống chéo làm việc thiếu hiệu Trường Đại học Y Hà Nội đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Y tế, hàng năm ban hành khối lượng lớn văn (>5000 văn bản) làm tốt “Công tác quản lý văn đi” giúp nhà trường làm tốt chức năng, nhiệm vụ mà Đảng Nhà nước giao phó Tuy cách tổ chức làm việc cán Văn thư chưa bắt kịp so với thời đại thông tin giới (chưa có phầm mềm quản lý văn bản, phần mềm đăng ký văn bản…) đáp ứng yêu cầu mà thực tế công việc đòi hỏi Qua thời gian thực tập tháng ngắn ngủi học tập tiếp thu trường Đại học Y Hà Nội giúp hiểu rõ nghiệp vụ “Quản lý văn bản” nói chung nghiệp vụ “Công tác quản lý văn đi” nói riêng Qua trang bị cho kiến thức lĩnh vực hoạt động ngành Y tế, hoạt động nhà trường lĩnh vực y tế lĩnh vực đào tạo Một số kiến nghị: Để làm tốt “Công tác quản lý văn đi” Nhà trường xin có số kiến nghị với Ban giám hiệu, Phòng Hành Tổng hợp số ý kiến sau: Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp - Yêu cầu đơn vị tuân thủ tuyệt đối quy trình nghiệp vụ “Công tác quản lý văn đi” “Trình tự xử lý luân chuyển văn Nhà trường để hạn chế tối đa sai sót, thất lạc văn - Ban giám hiệu không ký văn không qua văn thư trình ký, không trả văn trực tiếp cho đơn vị - Tổ chức tập huấn Kỹ thuật Soạn thảo Ban hành văn - Có văn quy định rõ trách nhiệm trưởng đơn vị trường trước Hiệu trưởng công tác quản lý văn Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Đ PHỤ LỤC - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn Quản lý giải văn đi, văn đến - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ, Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Hành chính; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 110 công tác Văn thư; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Về Công tác Văn thư; - Nghị định 58/2001/NĐ-CP, ngày 28 tháng năm 2001 Chính phủ Quản lý sử dụng dấu; - Nghị định 31/2009/N Đ-CP, ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 58 Quản lý sử dụng dấu - Hướng dẫn “Trình tự xử lý luân chuyển văn bản” ban hành kèm theo Quyết định số 2808 ngày 30/11/2009 Trường Đại học Y Hà Nội Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp E PHIẾU THỰC TẬP Cao ®¼ng Néi Vô Hµ Néi B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp