Đang tải... (xem toàn văn)
Tiểu luận Môn học Quản trị thông tin Hệ Vừa làm vừa học Trường ĐH KHXHNV LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, với tốc độ phát triển vũ bão của công nghệ và sự bùng nổ thông tin trên thế giới, thông tin vẫn luôn được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với mỗi quốc gia, mỗi cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được thông tin. (Thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và hoạt động chuyên môn của các cơ quan, tổ chức). Cùng với sự bùng nổ thông tin như ngày nay, thông tin phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau (Báo giấy, đài, internet, tivi...) Thông tin luôn luôn đa dạng về nội dung và phong phú về hình thức nhưng không phải thông tin nào cũng có ích cho hoạt động của cơ quan, tổ chức vì vậy để đảm bảo có được những thông tin có ích, phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thì không thể thiếu được vai trò của quản trị thông tin. Quản trị là một quá trình nhằm đạt tới mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực (nhân lực, trí lực, tài lực) của tổ chức. Quản trị thông tin là việc đưa ra các phương thức để lập kế hoạch tạo mới, tập hợp, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến, loại bỏ các một cách hiệu quả các thông tin trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Lớp Đại học liên thông Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, với tốc độ phát triển vũ bão công nghệ bùng nổ thông tin giới, thông tin coi loại tài sản quan trọng quốc gia, quan, tổ chức Trong hoạt động quan, tổ chức thiếu thông tin (Thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành hoạt động chuyên môn quan, tổ chức) Cùng với bùng nổ thông tin ngày nay, thông tin phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức cung cấp từ nhiều nguồn khác (Báo giấy, đài, internet, tivi ) Thông tin luôn đa dạng nội dung phong phú hình thức thông tin có ích cho hoạt động quan, tổ chức để đảm bảo có thông tin có ích, phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức thiếu vai trò quản trị thông tin Quản trị trình nhằm đạt tới mục tiêu đề việc phối hợp hữu hiệu nguồn lực (nhân lực, trí lực, tài lực) tổ chức Quản trị thông tin việc đưa phương thức để lập kế hoạch tạo mới, tập hợp, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến, loại bỏ cách hiệu thông tin quan, tổ chức Thông tin có vai trò vô quan trọng hoạt động quan, tổ chức Để đảm bảo cho hoạt động quan tốt thiếu thông tin Nhưng ngày quan, tổ chức đứng trước nguy “bội thực thông tin”, “ngộ độc thông tin” bùng nổ thông tin toàn nhân loại Vì vậy, quan, tổ chức cần có phận quản trị thông tin để kiểm soát nguồn thông tin sàng lọc thông tin để lựa chọn thông tin tốt nhất, xác nhất, mang lại hiệu cao cho hoạt động quan, tổ chức Đối với trường Đại học Y Hà Nội – đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Y tế công tác quản trị thông tin quan tâm đề cao vai trò trách nhiệm Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Lớp Đại học liên thông Hà Nội Trong hoạt động Nhà trường thông tin nhân tố thiếu mang tính định đến hoạt động trường có bề dày lịch sử 111 năm hình thành phát triển CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ trường Đại học Y Hà Nội - Năm 1902, Toàn quyền Đông Dương PAUL DOUMER ký sắc lệnh thành lập Hà Nội trường Y dược khoa trực thuộc Toàn quyền Đông Dương Trải qua qua trăm năm hình thành phát triển trường hoạt động với chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau: Chức năng: Đào tạo nhân lực ngành y tế, Hợp tác quốc tế Nghiên cứu khoa học Y tế Nhiệm vụ: - Đào tạo cán y tế trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học, sau đại học có phẩm chất trị, đạo đức tốt, có sức khỏe, có lực thực hành nghề nghiệp tương xứng với trình độ đào tạo, đáp ứng nhu cầu cán y tế cho công tác chăm sóc, bảo vệ nâng cao sức khỏe nhân dân; có khả tự nghiên cứu phát triển Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho giảng viên, giáo viên đáp ứng với công tác giảng dạy cho sinh viên, học viên đáp ứng với công tác giảng dạy cho sinh viên, học viên; - Nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất, dịch vụ khoa học công nghệ lĩnh vực y – dược học theo quy định Luật Khoa học Công nghệ, Luật Giáo dục quy định khác pháp luật; - Hợp tác giáo dục khoa học công nghệ với tổ chức, cá nhân người nước giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học theo quy định pháp luật Tham gia tổ chức quốc tế y tế, giáo dục, đào tạo, khoa Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Lớp Đại học liên thông Hà Nội học công nghệ, tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định pháp luật - Quản lý tài chính, tài sản, cán bộ, công chức, viên chức nguồn lực khác giao; thực chế độ tiền lương sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật cán ,công chức viên chức theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Y tế - Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao trước Bộ Y tế Bộ Giáo dục Đào tạo - Thực nhiệm vụ Bộ trưởng Bộ Y tế phân công 1.2 Cơ cấu tổ chức trường Đại học Y Hà Nội gồm - Ban Giám hiệu: 01 Hiệu trưởng 04 Phó Hiệu trưởng - Phòng, ban chức năng: 14 đơn vị - Các môn giảng dạy: 39 đơn vị - Các khoa, trung tâm giảng dạy, nghiên cứu: 03 đơn vị - Viện đào tạo nghiên cứu: 03 đơn vị - Bệnh viện khám chữa bệnh: 01 đơn vị Ban Giám hiệu Bộ trưởng Bộ Y tế ký định bổ nhiệm, phòng, ban, môn, trung tâm gồm trưởng đơn vị từ 01 đến 04 phó trưởng đơn vị Hiệu trưởng ký định bổ nhiệm CHƯƠNG II CÁC BIỆN PHÁP QUẢN TRỊ THÔNG TIN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 2.1 Nhu cầu sử dụng thông tin yêu cầu thông tin hoạt động trường Đại học Y Hà Nội 2.1.1 Nhu cầu sử dụng thông tin Cũng quan, tổ chức khác trường Đại học Y Hà Nội cần có thông tin phục vụ hoạt động Nhà trường Đó thông tin phục vụ lĩnh vực hoạt động chủ yếu sau: - Thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành; Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Lớp Đại học liên thông Hà Nội - Thông tin phục vụ công tác đào tạo đại học đào tạo sau đại học; - Thông tin phục vụ công tác khám chữa bệnh; - Thông tin phục vụ hoạt động nghiên cứu khoa học y tế; - Thông tin phục vụ hoạt động hợp tác quốc tế y tế… 2.1.2 Yêu cầu thông tin hoạt động trường Đại học Y Hà Nội - Yêu cầu chất lượng thông tin Trong hoạt động quan, tổ chức cần đến thông tin có chất lượng, tính xác thông tin phù hợp thông tin tổ chức sử dụng thông tin Trường Đại học Y Hà Nội vậy, lĩnh vực hoạt động cần đến thông tin có chất lượng hoạt động Nhà trường không mang tính xã hội mà trực tiếp liên quan đến sức khỏe, tính mạng người (Trường đào tạo cung cấp đội ngũ cán y tế chăm sóc sức khỏe nhân dân trực tiếp tham gia công tác khám chữa bệnh) + Với hoạt động quản lý, để có định xác, hiệu cần đến thông tin xác, tin cậy kịp thời (Ví dụ để định cho tiêu đào tạo bác sĩ Y học dự phòng cho 10 năm sau đất nước cần có số liệu điều tra xác để có dự báo nguồn nhân lực xác cho ngành y tế định tiêu đào tạo chiến lược đào tạo cho ngành học này) Chất lượng thông tin trường Đại học Y Hà Nội phải xác nhất, đáng tin cậy cập nhật cách toàn diện quán + Với công tác chuyên môn: Đứng trước tính mạng người, cần có định xác phương pháp điều trị, thủ thuật ca phẫu thuật… nên thông tin xác toàn diện đem lại thành công cho công tác chuyên môn Các nguồn thông tin chủ yếu đáng tin cậy cung cấp cho trường Đại học Y Hà Nội thông tin từ quan cấp Chính phủ, Bộ Y tế, Bộ Giáo dục Đào tạo, Ủy ban nhân dân cấp… thông tin Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Lớp Đại học liên thông Hà Nội từ quan hữu quan khác bệnh viện, trường Đại học, cao đẳng… tạp chí khoa học ngành y tế Việt Nam giới - Yêu cầu tính bảo mật, riêng tư, tính xác thực toàn vẹn thông tin: Việc bảo mật thông tin riêng tư, tính xác thực thông tin yêu cầu vô quan trọng quan, tổ chức nói chung với trường Đại học Y Hà Nội nói riêng Việc công khai công trình nghiên cứu khoa học, việc ứng dụng phương pháp y học cần thiết song thông tin phải đảm bảo pháp luật công nhận, đảm bảo tính bảo mật toàn vẹn thông tin đề tài ứng dụng thực có ích công tác khám chữa bệnh hay thực có ý nghĩa với sức khỏe người Nếu không tuân thủ nghiêm ngặt yêu cầu tính xác thực toàn vẹn thông tin, yêu cầu pháp luật thông tin gây tác hại vô to lớn có ảnh hưởng trực tiếp đến tính mạng không người Việc sử dụng kết nghiên cứu khoa học đề tài nghiệm thu phải đồng ý tác giả, hay sử dụng kết nghiên cứu khoa học nghiệm thu, đánh giá đưa vào thực tiễn công tác khám chữa bệnh vô quan trọng Để đảm bảo yêu cầu tính bảo mật thông tin cần quy định rõ đối tượng truy cập thông tin, sử dụng thông tin cán toàn trường Ví dụ phác đồ điều trị bệnh cho bệnh nhân khoa Ngoại có bác sĩ khoa quyền xem; bác sĩ khoa khác, hay viên chức phòng chức bệnh viện không quyền truy cập thông tin… đảm bảo yếu tố bảo mật thông tin trình điều trị bệnh cho bệnh nhân theo quy định pháp luật Ngoài thông tin có tính bảo mật phục vụ hoạt động Nhà trường có thông tin phải khai thác tối đa thông qua trình chia sẻ thông tin nội Nhà trường để tất cán bộ, viên chức Nhà trường sẵn sàng truy cập để thực công việc cách hiệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Lớp Đại học liên thông Hà Nội Ví dụ thông báo Bộ Y tế cho tất viên chức thuộc trường Đại học Y Hà Nội việc tham gia nghiên cứu đề tài khoa học cấp Bộ đăng tải webside Nhà trường tạo điều kiện cho viên chức Nhà trường chủ động truy cập chủ động việc tham gia nghiên cứu khoa học cấp Bộ - Yêu cầu bảo quản lưu trữ thông tin Để đảm bảo hoạt động có hiệu chứng cho trình hoạt động quan tổ chức nói chung trường Đại học Y Hà Nội nói riêng yêu cầu việc lưu trữ thông tin yêu cầu thiếu Các thông tin trường Đại học Y Hà Nội sản sinh trình hoạt động lưu trữ biện pháp phù hợp với loại thông tin khác cho hiệu sử dụng thông tin với nhà trường tối đa Ví dụ văn quản lý việc lưu trữ, bảo quản tập trung phận Văn thư lưu trữ thuộc phòng Hành tổng hợp trường Đối với báo cáo khoa học hay công trình nghiên cứu khoa học lưu trữ thư viện, đăng tải webside, tạp chí nghiên cứu y học nhà trường phục vụ công tác chuyên môn cán viên chức toàn trường… 2.2 Các biện pháp quản trị thông tin trường Đại học Y Hà Nội Đối với thông tin trường Đại học Y Hà Nội việc quản trị thông tin việc đưa phương thức để lập kế hoạch, tạo mới, tập hợp, tổ chức sử dụng, kiểm soát, phổ biến loại bỏ thông tin cách hiệu hoạt động Nhà trường Các loại thông tin trường Đại học Y Hà Nội cần áp dụng biện pháp quản trị - Thông tin tài liệu giấy - Thông tin tài liệu điện tử - Thông tin tri thức Đối với loại thông tin trường Đại học Y Hà Nội áp dụng biện pháp quản trị thông tin chủ yếu thông tin tài liệu giấy tài liệu điện tử Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Lớp Đại học liên thông Hà Nội 2.2.1 Quản trị trình tạo thông tin Quản trị trình tạo thông tin việc kiểm soát quy trình soạn thảo ban hành văn trường Đại học Y Hà Nội Nhà trường xây dựng ban hành Quy chế công tác Văn thư kèm theo Quyết định số 3210/QĐ – ĐHYHN, ngày 07 tháng 12 năm 2011 Hiệu trưởng trường Đại học Y Hà Nội Quy chế quy định cụ thể việc thu thập, xử lý thông tin trách nhiệm cá nhân viên chức liên quan trình soạn thảo văn – tạo thông tin - đơn vị trường Việc quản trị trình tạo thông tin tạo điều kiện kiểm soát thông tin nhà trường phát hành văn bản, tránh chồng chéo, sai lệch thiếu hụt thông tin 2.2.2 Quản trị trình luân chuyển thông tin, phổ biến thông tin Quá trình luân chuyển thông tin, phổ biến thông tin quản trị Quy trình luân chuyển văn Tất văn luân chuyển, phổ biến nội trường Đại học Y Hà Nội hay luân chuyển, phổ biến cho quan, tổ chức khác tập trung phận văn thư Bộ phận văn thư lập sổ theo dõi trực tiếp chuyển phát văn đến đơn vị cần chuyển giao thông tin Đối với số văn có nội dung cần đưa thông tin lên webside Nhà trường qua phận văn thư để quản lý, kiểm soát chuyển giao qua phòng Công nghệ thông tin để tăng tải lên webside Như vậy, biện pháp quản trị trình luân chuyển, phổ biến thông tin trường Đại học Y Hà Nội giúp kiểm soát tất thông tin trường Đại học Y Hà Nội luân chuyển, phổ biến đến đối tượng tiếp nhận biện pháp quản lý thông tin Nhà trường Biện pháp quản trị đảm bảo hiệu kiểm soát tất nguồn thông tin trường Tuy nhiên, biện pháp quản trị trình luân chuyển phổ biến thông tin trường hạn chế việc trực tiếp luân chuyển văn cán văn thư nhiều thời gian trường Đại học Y Hà Nội môn đóng bệnh viện địa bàn thành phố Hà Nội nên nhiều thời gian cho việc luân chuyển văn Đôi ảnh hưởng đến tiến độ cập nhật thông tin Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Lớp Đại học liên thông Hà Nội giải công việc Nhà trường phân loại, quy định với số văn gửi giấy lại số văn đăng tải thông tin lên webside hộp thư điện tử đơn vị 2.2.3 Quản trị trình xử lý thông tin Quản trị trình xử lý thông tin sử dụng biện pháp tác động vào thông tin, tạo thông tin có giá trị gia tăng phục vụ cho công việc có hiệu Quản trị trình xử lý thông tin trường Đại học Y Hà Nội thông qua phận văn thư phòng Hành tổng hợp + Đối với thông tin đầu vào (văn đến) Từ việc tiếp nhận, phân loại, phân luồng xử lý văn thực phòng Hành tổng hợp, sau luân chuyển đến đơn vị xử lý văn Đơn vị giao trách nhiệm giải văn chịu trách nhiệm tổng hợp thông tin, xử lý thông tin theo chức nhiệm vụ đơn vị cá nhân đơn vị… Và phòng Hành tổng hợp chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn Đối với thông tin đến qua hộp thư điện tử trường giao cho phòng Công nghệ thông tin kiểm soát, sau tiếp nhận thông tin phải chuyển qua phòng Hành tổng hợp phân luồng giải thông tin đầu vào văn giấy Việc gây thời gian trình luân chuyển văn bản, gây chậm trễ cho việc giải công việc Giải pháp khắc phục giao phòng Hành tổng hợp quản trị trình tiếp nhận văn qua môi trường mạng để không ảnh hưởng tới trình giải công việc + Đối với thông tin đầu (văn đi): Toàn thông tin trước phát hành kiểm soát phận văn thư Tất nội dung thông tin văn phải có chữ ký chịu trách nhiệm trưởng (phó trưởng) đơn vị giao soạn thảo văn trước ban hành văn Đối với việc giao soạn thảo văn theo chức năng, nhiệm vụ đơn vị Đơn vị có chức năng, nhiệm vụ tổng hợp xử lý thông tin mảng việc Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Lớp Đại học liên thông Hà Nội Các biện pháp tạo thông tin có tính xác, chân thực có giá trị thực tiễn hoạt động quản lý công tác chuyên môn trường Đại học Y Hà Nội 2.2.4 Quản trị trình lưu trữ bảo quản thông tin Quản trị trình lưu trữ bảo quản thông tin sử dụng biện pháp để lưu trữ bảo quản nội dung thông tin nhằm sử dụng lâu dài hiệu thông tin với công việc Trường Đại học Y Hà Nội quy định cụ thể văn phát hành phải lưu trữ 01 gốc văn thư quan 01 đơn vị soạn thảo Tập lưu văn văn thư sau 01 năm đưa vào kho lưu trữ để bảo quản, lưu trữ thông tin phục vụ khai thác sử dụng Các văn lưu đơn vị lập thành hồ sơ việc sau năm chuyển vào kho lưu trữ để bảo quản phục vụ khai thác sử dụng thông tin cần thiết Biện pháp lưu trữ bảo quản thông tin tất tài liệu bảo quản kho lưu trữ vật tư lưu trữ giá, bìa, hộp lưu trữ… Tổ chức biện pháp lưu trữ bảo quản thông tin giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu tối đa hóa giá trị thông tin có tài liệu 2.2.5 Quản trị trình tìm kiếm sử dụng thông tin Quản trị trình tìm kiếm thông tin biện pháp xây dựng công cụ tra tìm thông tin tài liệu lưu trữ Hiện nay, công cụ tra tìm tài liệu trường Đại học Y Hà Nội áp dụng biện pháp tìm kiếm thủ công sổ đăng ký văn mục lục tài liệu nộp lưu đơn vị trường Biện pháp tra cứu tìm kiếm thông tin tài liệu hiệu tìm kiếm chưa cao, xác định danh mục nguồn thông tin nhiều thời gian chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng thông tin Giải pháp cho trình sử dụng thông tin trường Đại học Y Hà Nội ứng dụng công nghệ thông tin cho trình tìm kiếm thông tin Đó việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ phần mềm ứng dụng giúp tra cứu tài liệu nhanh Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Lớp Đại học liên thông Hà Nội chóng, xác đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng thông tin cho hoạt động Nhà trường 2.2.6 Quản trị trình loại bỏ thông tin Quản trị trình loại bỏ thông tin quan trọng Đối với quan, tổ chức nói chung trường Đại học Y Hà Nội nói riêng việc loại bỏ thông tin hết giá trị việc thực loại hủy tài liệu hết giá trị bảo quản Quá trình loại bỏ thông tin trường Đại học Y Hà Nội tuân thủ theo hướng dẫn Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu giấy Nhà trường cụ thể hóa trình loại bỏ thông tin tài liệu Quy chế công tác lưu trữ trường Đại học Y Hà Nội Quy trình loại bỏ thông tin tiến hành hàng năm Việc loại bỏ thông tin tài liệu phải thông qua Hội đồng xác định giá trị tài liệu Nhà trường phải có ý kiến thẩm tra văn Phòng Lưu trữ - Bộ Y tế Việc tổ chức loại bỏ thông tin phải thực theo quy trình quy định Nhà nước, đảm bảo thông tin tài liệu tiêu hủy hoàn toàn Hình thức tiêu hủy tài liệu trường Đại học Y Hà Nội áp dụng nghiền tài liệu thành bột giấy nhà máy giấy thành lập tổ trực tiếp giám sát trình nghiền tài liệu thành bột giấy đến kết thúc Như trình loại bỏ thông tin trường Đại học Y Hà Nội áp dụng thực theo quy định Nhà nước, đảm bảo quy trình chặt chẽ tránh việc loại bỏ tài liệu có thông tin giá trị sử dụng tiết kiệm diện tích kho tàng cho việc lưu trữ tài liệu thông tin không giá trị sử dụng Tuy nhiên quy trình loại hủy tài liệu áp dụng tài liệu giấy, tài liệu điện tử chưa có quy định cho việc loại hủy thông tin tài liệu Việc loại hủy thông tin tài liệu điện tử quan trọng thông tin tài liệu điện tử dễ chép, dễ phát tán việc tiêu hủy khó khăn cho việc loại bỏ thông tin hoàn toàn Vì cần có quy định cụ thể văn hướng dẫn trình loại bỏ thông tin để đảm bảo loại bỏ hoàn toàn thông tin tài liệu, tránh hậu nghiêm trọng giải công việc Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng 2.3 Lớp Đại học liên thông Hà Nội Các biện pháp khắc phục Để đảm bảo trình quản trị thông tin trường Đại học Y Hà Nội đạt hiệu quả, cần có biện pháp cụ thể cho trình quản trị thông tin sau : - Ban hành văn quy định cụ thể cho biện pháp quản trị thông tin Đặc biệt văn phải nêu rõ trách nhiệm đơn vị, cá nhân trình quản trị thông tin Nhà trường - Đầu tư kinh phí cho sở vật chất để quản trị thông tin đầu tư đồng máy móc, thiết bị để sử dụng phần mềm ứng dụng quản lý văn bản, quản lý hồ sơ lưu trữ… Đầu tư kinh phí cho việc đào tạo, tập huấn nghiệp vụ cho trình quản trị thông tin Nhà trường - Đặc biệt cần tuyên truyền, giáo dục nâng cao nhận thức cán viên chức toàn trường việc sử dụng thông tin coi thông tin tài sản chung, tài sản vô giá Nhà trường để có cách tiếp nhận, hành xử mực với thông tin nhằm mang lại hiệu cao cho công việc