II. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in
6.2.Công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại Nhà máy in
6. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu và lập dự phòng giảm giá nguyên
6.2.Công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại Nhà máy in
Quân đội
Hiện nay, do lợng dự trữ nguyên vật liệu ở trong kho của Nhà máy không nhiều, Nhà máy chỉ dự trữ một lợng nhỏ và khi có đơn đặt hàng mới nhập mua nguyên vật liệu cho nên Nhà máy không tiến hành lập dự phòng giảm giá cho các loại nguyên vật liệu tồn trong kho.
Bảng số 27:
Nhà máy in Quân đội
Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hóa
- Thời điểm kiểm kê: 14 giờ ngày 31 tháng 12 năm 2003 - Ban kiểm kê gồm:
Ông, bà: Chu Văn Đông Trởng ban Ông, bà: Nguyễn Tuyết Thanh Uỷ viên Ông, bà: Trần Thị Hằng Uỷ viên - Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dới đây:
Đơn vị tính: Đồng
S T T
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t (sản phẩm,
hàng hóa)
Mã số ĐVị
tính Đơn giá
Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất SL TT SL TT Thừa Thiếu SL TT SL TT Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất 1 Giấy cuộn VP 84-58gm2 15210101 Kg 11.050 266 2.939.300 266 2.939.300 2 Giấy cuộn VP 65-58gm2 15210102 Kg 11.100 15364 1.701.540.400 15364 1.701.540.400 3 Giấy cuộn VP 84-65gm2 15210103 Kg 10.080 2874 28.969.920 2874 28.969.920 … Ngày 31 tháng12 năm 2003
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Thủ kho Trởng ban kiểm kê
III. Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh nh Nhà máy in Quân đội thì các hoạt động cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu có nghĩa rất quan trọng. Quản lý tốt nguyên vật liệu cho phép doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn lu động của mình, góp phần duy trì và bảo đảm cho quá trình sản xuất - kinh doanh diễn ra liên tục, tránh đợc những thiệt hại vì ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu. Ngoài ra, quản lý tốt nguyên vật liệu còn giúp cho doanh nghiệp giảm đợc những hao phí, mất mát từ khâu vận chuyển, lu kho cho đến khâu xuất nguyên vật liệu cho sử dụng. Điều này góp phần không nhỏ trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tại Nhà máy in Quân đội, nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Ngoài ra, nguyên vật liệu ở Nhà máy tơng đối đa dạng về chủng loại, các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên, liên tục nên đòi hỏi phải đợc quản lý nghiêm ngặt. Chính vì vậy, cần phải thờng xuyên và định kỳ phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để có thể kịp thời nêu lên những u, nhợc điểm trong công tác quản lý nguyên vật liệu, trên cơ sở đó đa ra những biện pháp hợp lý nhằm quản lý nguyên vật liệu đợc tốt hơn.
1. Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Để hoàn thành đợc kế hoạch sản xuất đã đề ra thì điều kiện chủ yếu là thực hiện một cách hợp lý việc cung cấp nguyên vật liệu. Nếu nguyên vật liệu đợc cung cấp quá lớn, d thừa thì sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hởng đến hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên, nếu việc cung cấp thiếu cũng sẽ ảnh hởng tới tính liên tục của quá trình sản xuất.
Đối với Nhà máy in Quân đội, việc phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu đợc xem xét trên hai góc độ: khả năng đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu một cách kịp thời về mặt thời gian và số lợng, đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục.
Đối với việc cung cấp nguyên vật liệu cho Nhà máy, Nhà máy thờng ký các hợp đồng với những nhà cung cấp thờng xuyên nh Công ty Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai, Sau đây em xin đánh giá tình hình cung cấp đối với các loại…
nguyên vật liệu chính là giấy, mực in và kẽm.
Bảng số 28:
Tình hình cung ứng NVL về mặt số lợng tại Nhà máy
Tháng 03/2004 Tên nguyên vật liệu ĐVT Kế hoạch cung ứng Thực tế cung ứng Thực tế sử dụng Chênh lệch TT cung ứng so với KH cung ứng TT cung ứng so với TT sử dụng +/- % +/- % A B 1 2 3 4=2-1 5=2/1 6=2-3 7=2/3 1. Giấy Kg 155000 178250 169823 23250 115 8427 104,96 2. Mực Kg 24500 27650 25974 3150 112,8 6 1676 106,06 3. Kẽm Tấm 4640 4980 4845 340 107,3 3 135 102,71
Từ bảng trên cho thấy, so với kế hoạch cung ứng, thực tế cung ứng của các loại nguyên vật liệu tại Nhà máy đều tăng so với kế hoạch (cụ thể: đối với giấy in tăng 23250 kg hay đạt 115%; mực in tăng 3150 kg, đạt 112,86%; kẽm tăng 340 tấm, đạt 107,33%). Nguyên nhân của sự tăng lên này là do trong kỳ Nhà máy nhận đợc thêm một số đơn đặt hàng mới.
So với thực tế sử dụng, lợng cung ứng thực tế lớn hơn (cụ thể: giấy in đạt 104,96%, mực in đạt 106,06%, kẽm đạt 102,71%). Điều này cho thấy thực tế cung ứng nguyên vật liệu ở Nhà máy đã đảm bảo đợc đầy đủ nhu cầu về nguyên vật liệu cho sản xuất, nhờ đó mà quá trình sản xuất tại Nhà máy luôn diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.
Có thể nói, trong kỳ tình hình cung ứng nguyên vật liệu của Nhà máy đã hoàn thành vợt mức kế hoạch đề ra, đáp ứng tốt về cả mặt số lợng và thời gian, do đó đáp đảm bảo tốt nhu cầu về nguyên vật liệu cho sản xuất.
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất. Nó là nhân tố đầu vào quan trọng để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy, dự trữ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất là một yêu cầu tất yếu khách quan.
Đặc điểm nổi bật trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại Nhà máy in Quân đội là sản xuất theo đơn đặt hàng, vì vậy khi có đơn đặt hàng Nhà máy mới tiến hành nhập mua nguyên vật liệu. Tuy nhiên, Nhà máy vẫn tiến hành dự trữ thờng xuyên một khối lợng nguyên vật liệu hợp lý để đảm bảo cho sản xuất tại Nhà máy đợc tiên hành liên tục. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng số 29: Tình hình dự trữ NVL tại nhà máy Tháng 03/2004 Chỉ tiêu Giấy (Kg) Mực (Kg) Kẽm (Tấm) 1. Dự trữ đầu kỳ 57120 5585 1253 2. Nhập trong kỳ 178250 27650 4980 3. Sử dụng trong kỳ 169823 25974 4845 4. Hệ số đảm bảo NVL (=(1+2)/3) 1,38 1,28 1,27 5. Tồn kho bình quân 59422 5216 1358 6. Hệ số quay kho (=3/5) 2,86 4,98 3,57 Qua bảng trên cho thấy mức dự trữ nguyên vật liệu của Nhà máy là tơng đối hợp lý so với yêu cầu sử dụng. Hệ số đảm bảo nguyên vật liệu của cả ba loại nguyên vật liệu trên đều lớn hơn 1, có nghĩa rằng nguyên vật liệu của Nhà máy đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất của Nhà máy khi cần. Hệ số quay kho của chúng lớn chứng tỏ nguyên vật liệu trong Nhà máy đã đợc luân chuyển một cách hợp lý, kịp thời trong quá trình sản xuất nên không có tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu.
3. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Quá trình sử dụng nguyên vật liệu là một trong những yếu tố có ảnh hởng trực tiếp đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Quản lý tốt quá trình sử dụng nguyên vật liệu sẽ góp phần vào tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy.
Bảng số 30:
Tình hình sử dụng NVL tại nhà máy
Tháng 03/2004
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế Tỷ lệ %
- Chi phí về nguyên vật liệu - Tổng sản lợng 1.412.245.500 2.248.592.220 1.602.136.581 2.308.120.245 113,45 102,65
Qua bảng trên cho thấy số nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ so với kế hoạch đạt 113,45%, trong khi đó tổng sản lợng thực tế so với kế hoạch chỉ đạt 102,65%. Điều này làm cho tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu thực tế so với kế hoạch lên tới 110,52%. Nh vậy, có thể thấy việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu của Nhà máy trong kỳ là cha tốt, lợng nguyên vật liệu tiêu hao để sản xuất tăng lên đã gây ra lãng phí và làm tăng giá thành. Nhà máy cần tìm ra nguyên nhân để có thể đa ra các biện pháp thích hợp nhằm quản lý tốt hơn quá trình sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất, từ đó tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy.
Phần II Tỷ lệ % hoàn thành KH sử dụng NVL = Tổng mức NVL sử dụng TT Tổng mức NVL sử dụng KH x Giá trị tổng sản lợng TT Giá trị tổng sản lợng KH x 100 Tỷ lệ % hoàn thành KH sử dụng NVL = 1.602.136.581 1.412.245.500 x 2.308.120.245 2.248.592.220 x 100 = 110,52%
Số tuyệt đối = Tổng mức NVL sử dụng TT - Tổng mức NVL sử dụng KH x Giá trị tổng sản lợng TT Giá trị tổng sản lợng KH = 1.602.136.581 - 1.412.245.500 x 2.308.120.245
2.248.592.220 = + 15.250.405
Phơng hớng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
I. Nhận xét chung về tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Trong những năm vừa qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc Nhà máy cùng sự nỗ lực tận tình của của tập thể cán bộ công nhân viên, Nhà máy đã đạt đợc một số thành tựu nhất định: lợi nhuận hàng năm của Nhà máy luôn có xu hớng tăng lên, đới sống của cán bộ công nhân viên đợc nâng cao,…
Nhà máy không ngừng mở rộng thị trờng, chú trọng đổi mới công nghệ, đầu t trang thiết bị hiện đại vào sản xuất nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm cũng nh mẫu mã, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh với các Nhà máy in khác.
Để đạt đợc những thành tựu trên có phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác kế toán tại Nhà máy, trong đó phải kể đến công tác kế toán nguyên vật liệu.
Là một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, nó tạo nên 60% giá thành sản phẩm. Việc tăng cờng quản lý cũng nh hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, đã và đang đợc Nhà máy chú ý quan tâm.
Sau một thời gian nghiên cứu thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội, em rút ra đợc những vấn đề sau đây.
1. Ưu điểm
* Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Trong cơ chế mới hiện nay, để có thể đứng vững trên thị trờng thì Nhà máy luôn phải tìm ra những biện pháp để nâng cao chất lợng sản phẩm, hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh, trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng. Cụ thể, Nhà máy đã có
nhiều chú trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản cho đến khâu sử dụng.
- Đối với khâu thu mua nguyên vật liệu: Nhìn chung, Nhà máy đã thực hiện tốt công tác thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Với khối lợng nguyên vật liệu đa dạng về chủng loại, mẫu mã nhng Nhà máy vẫn cung cấp đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất. Nhà máy có đội ngũ cán bộ vật t có trình độ chuyên môn, có sự am hiểu về từng loại nguyên vật liệu, luôn tìm kiếm đợc các nguồn cung ứng nguyên vật liệu tốt nhất, giá cả hợp lý nên luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất.
- Đối với khâu dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu: Nhà máy đã xây dựng đợc một hệ thống kho tàng đợc trang bị đầy đủ các phơng tiện bảo quản nguyên vật liệu tốt, phù hợp với cách phân loại nguyên vật liệu. Bên cạch đó, thủ kho là ng- ời có trình độ quản lý, có kinh nghiệm, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về nguyên vật liệu. Do trên thị trờng hiện nay nguyên vật liệu sử dụng trong ngành in rất sẵn nên Nhà máy không dự trữ nhiều nguyên vật liệu trong kho mà khi nào ký đợc hợp đồng, cán bộ phòng vật t mới liên hệ với các nhà cung cấp và đợc vận chuyển đến tận kho.
- Đối với khâu sử dụng nguyên vật liệu: Với nguyên vật liệu chính là giấy thì Nhà máy đã theo dõi đợc theo từng đơn đặt hàng. Còn với những nguyên vật liệu khác, khi có nhu cầu sử dụng, các bộ phận sử dụng làm Phiếu xin lĩnh vật t gửi lên phòng sản xuất kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, phòng kinh doanh ký xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất mà vẫn tránh đợc tình trạng hao hụt, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu.
Ngoài ra, Nhà máy đã lập đợc Sổ danh điểm nguyên vật liệu một cách khoa học. Sổ này sẽ thống nhất tên gọi, mã số, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu, giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy đợc tốt hơn.
Công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy nhìn chung đợc thực hiện tơng đối toàn diện từ việc hạch toán ban đầu, hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp.
- Về hệ thống chứng từ sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu: Hệ thống chứng từ đợc sử dụng tại Nhà máy đảm bảo đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định của chế độ kế toán hiện hành về nguyên vật liệu nh: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, kiểm kê, … (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu: Đối với nguyên vật liệu nhập kho đ- ợc tính theo giá gốc (theo chuẩn mực số 2 về hàng tồn kho), nh vậy Nhà máy đã phản ánh đợc chính xác giá trị nguyên vật liệu nhập kho. Đối với nguyên vật liệu xuất kho, Nhà máy sử dụng phơng pháp Nhập trớc - Xuất trớc để tính giá xuất. Phơng pháp này đợc đánh giá là phù hợp với Nhà máy vì số lợng danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập kho nguyên vật liệu không nhiều.
- Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hiện nay, Nhà máy đang áp dụng phơng pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Với đặc điểm là một Nhà máy có số lợng danh điểm nguyên vật liệu không nhiều thì việc áp dụng phơng pháp này là rất phù hợp.
- Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Hiện nay, hình thức sổ kế toán mà Nhà máy đang áp dụng hình thức Nhật ký chung. Hình thức sổ này khá phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và quy mô sản xuất vừa và nhỏ của Nhà máy. Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, Nhà máy thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Với phơng pháp này, nguyên vật liệu của Nhà máy đợc quản lý một cách chặt chẽ và Nhà máy cũng nắm đợc tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu một cách thờng xuyên và kịp thời.
- Đặc biệt, Nhà máy đã trang bị máy tính cho phòng tài chính để phục vụ cho công tác kế toán. Việc áp dụng máy tính vào hạch toán nguyên vật liệu giúp giảm nhẹ khối lợng công tác ghi chép của kế toán, đảm bảo độ chính xác cao, đáp ứng kịp thời việc cung cấp thông tin về nguyên vật liệu bất cứ lúc nào khi