MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu, giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU HỆ GEN 4 1.1. Lịch sử hình thành của Viện Nghiên cứu hệ gen 4 1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện 4 1.3. Chức năng nhiệm vụ của Viện Nghiên cứu hệ gen 6 1.4. Tổ chức hoạt động chung của Phòng Quản lý tổng hợp 7 CHƯƠNG 2. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 10 2.1. Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ. 11 2.2. Tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ 12 2.3. Tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ 13 2.4. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ 14 2.5. Tổ chức thi đua khen thưởng. 16 2.6. Cơ sở vật chất kỹ thuật. 17 CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 18 3.1 Nhận xét, đánh giá 18 3.1.1 Ưu điểm 18 3.1.2 Hạn chế 19 3.1.3. Nguyên nhân. 20 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả 21 3.2.1. Hoàn thiện công tác thể chế, xây dựng ban hành quy trình quản lý thống nhất. 21 3.2.2. Tuyển dụng, tổ chức tập huấn đào tạo cán bộ 22 3.2.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư. 23 3.2.4. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác quản lý văn thư. 23 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Viện Nghiên cứu hệ gen” q trình khảo sát, thu thập tổng hợp thơng tin, em nhận giúp đỡ tận tình, truyền đạt kiến thức hướng dẫn từ giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô cán Viện Nghiên cứu hệ gen giúp đỡ em hồn thành đề tài tiểu luận Trong q trình khảo sát nghiên cứu, hạn chế thời gian trình độ nên khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý Thầy (Cơ) để nghiên cứu hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 06 tháng năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài tiểu luận nghiên cứu “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Viện Nghiên cứu hệ gen” em thời gian qua Mọi thông tin liệu thật Em xin chịu trách nhiệm liệu viết đề tài Hà Nội, ngày 06 tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu .2 Đối tượng nghiên cứu, giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục tiêu nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU HỆ GEN 1.1 Lịch sử hình thành Viện Nghiên cứu hệ gen 1.2 Cơ cấu tổ chức Viện 1.3 Chức nhiệm vụ Viện Nghiên cứu hệ gen 1.4 Tổ chức hoạt động chung Phòng Quản lý tổng hợp CHƯƠNG TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ .10 2.1 Tổ chức thiết lập phận văn thư lưu trữ .11 2.2 Tuyển chọn cán văn thư lưu trữ 12 2.3 Tổ chức xây dựng văn quan văn thư lưu trữ 13 2.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư lưu trữ 14 2.5 Tổ chức thi đua khen thưởng 16 2.6 Cơ sở vật chất kỹ thuật 17 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 18 3.1 Nhận xét, đánh giá 18 3.1.1 Ưu điểm 18 3.1.2 Hạn chế 19 3.1.3 Nguyên nhân 20 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu 21 3.2.1 Hồn thiện cơng tác thể chế, xây dựng ban hành quy trình quản lý thống 21 3.2.2 Tuyển dụng, tổ chức tập huấn đào tạo cán 22 3.2.3 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 23 3.2.4 Đẩy mạnh công tác tra, kiểm tra việc thực công tác quản lý văn thư 23 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo quản lý điều hành công tác quan Có thể khẳng định, cơng tác văn thư cơng tác có ý nghĩa quan trọng, có vai trò tất lĩnh vực đời sống xã hội Trong văn phòng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn hoạt động văn phòng Thực tốt cơng tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết góp phần giải cơng việc quan, đơn vị nhanh chóng, hiệu quả, sách chế độ Nâng cao hiệu suất chất lượng công tác, đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan cá nhân Đồng thời bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Nguồn tài liệu, chủ yếu vô tận bổ sung cho kho lưu trữ tài liệu văn thư Làm tốt cơng tác văn thư có giữ lại đầy đủ tài liệu để bổ sung kho lưu trữ Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, thể loại văn bản, giải xong lập hồ sơ đủ nộp vào kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu phục vụ khai thác sử dụng Đã có nhiều tác giả viết công tác văn thư lưu trữ như: Bộ Nội Vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (ban hành văn quy định quản lý cơng tác văn thư lưu trữ), GS Vương Đình Quyền (Lý luận công tác văn thư lưu trữ), Triệu Văn Cường-Nguyễn Mạnh Cường- Lê Văn In-Nguyễn Cảnh Đương (Văn hóa quản lý nhà nước) Tuy nhiên quan đơn vị việc thực công tác văn thư có khác biệt Viện Nghiên cứu hệ gen thành lập vào năm 2012 tới chưa có nghiên cứu tìm hiểu trách nhiệm văn phòng tổ chức quản lý cơng tác văn thư lưu trữ quan Là sinh viên chun ngành quản trị văn phòng, việc tìm hiểu công tác văn thư tạo điều kiện tốt cho việc thực khâu nghiệp vụ chuyên ngành Với lý trên, em chọn đề tài ”Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ” làm tiểu luận môn Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng Lịch sử nghiên cứu Để thực đề tài em tìm hiểu qua tư liệu: - Các văn pháp luật quy định công tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước; - Giáo trình, tập giảng ” Nhập môn văn thư”, ”Lý luận công tác văn thư”, ”Kỹ thuật soạn thảo văn bản” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; - Các tài liệu quản lý công tác văn thư lưu trữ Viện Nghiên cứu hệ gen - Các tiểu luận, báo cáo công tác văn thư lưu trữ: Báo cáo thực tập ‘‘Công tác văn thư lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước”; tiểu luận ‘‘Vai trò lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức thực văn thư lưu trữ quan” Đối tượng nghiên cứu, giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Phạm vi nghiên cứu đề tài: Tại Viện Nghiên cứu hệ gen Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu thực tiễn trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư Viện Nghiên cứu hệ gen - Làm rõ thực trạng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư Viện Nghiên cứu hệ gen - Đánh giá đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức, quản lý văn thư Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Trong nghiên cứu em sử dụng kết hợp phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu… Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài góp phần đánh giá trách nhiệm lãnh đạo công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ, tạo nguồn liệu làm sở cho việc hoạch định sách, giải pháp phù hợp nhằm khắc phục hạn chế trình thực cơng tác văn thư quan Tạo nguồn thơng tin liệu phục vụ tìm hiểu khai thác sau trách nhiệm lãnh đạo quản lý công tác văn thư Viện Nghiên cứu hệ gen Cấu trúc đề tài Chương 1: Khái quát Viện Nghiên cứu Hệ gen Chương 2: Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Chương 3: Đánh giá giải pháp nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư lưu trữ Chương KHÁI QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU HỆ GEN 1.1 Lịch sử hình thành Viện Nghiên cứu hệ gen Viện Nghiên cứu hệ gen đơn vị nghiên cứu trực thuộc Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam, với tên giao dịch quốc tế Intitute of Genome Research, tên viết tắt IGR Đầu tháng năm 2012, “Đề án thành lập Viện Nghiên cứu hệ gen” thông qua, gồm đơn vị trực thuộc, với đội ngũ cán ban đầu gồm 24 người Ngày 6/8/2012, Chủ tịch Viện KHCN Việt Nam ký Quyết định số 1040/QĐ-KHCNVN việc thành lập Viện Nghiên cứu hệ gen trực thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam Từ tháng 9/2012, Viện Nghiên cứu hệ gen thức vào hoạt động Ngày 19/2/2013, Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam ký Quyết định chuyển đổi tổ chức Viện Nghiên cứu hệ gen trực thuộc Viện KHCN Việt Nam thành Viện Nghiên cứu hệ gen trực thuộc Viện Hàn lâm KHCNViệt Nam 1.2 Cơ cấu tổ chức Viện Viện Nghiên cứu hệ gen đơn vị nghiệp công lập hoạt động theo loại hình tổ chức khoa học cơng nghệ, hoạt động lĩnh vực nghiên cứu khoa học Lãnh đạo Viện Nghiên cứu hệ gen gồm có Viện trưởng Phó Viện trưởng giúp việc Viện trưởng Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam bổ nhiệm miễn, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện mặt hoạt động Viện Phó Viện trưởng người giúp việc Viện trưởng, chịu trách nhiệm trước Viện trưởng lĩnh vực công tác phân cơng phụ trách Phó Viện trưởng Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam bổ nhiệm miễn nhiệm theo đề nghị Viện trưởng Viện Nghiên cứu hệ gen có 03 Phó Viện trưởng giúp việc cho Viện trưởng Hiện nay, Viện có tổng số 40 cán bộ, có Phó giáo sư, 13 Tiến sỹ, 13 Thạc sỹ, 10 cử nhân/ kỹ sư, cao đẳng, với đơn vị trực thuộc: Sơ đồ cấu tổ chức Viện Nghiên cứu hệ gen: Lãnh đạo Viện Hội đồng khoa học Viện trưởng Phó Viện trưởng Phòng Hệ gen học chức Phó Viện trưởng Phó Viện trưởng Phòng Quản lý tổng hợp Phòng Đa dạng sinh học hệ gen Phòng Hệ gen học người Phòng Hệ gen học mơi trường Phòng Phân tích hệ gen Ghi chú: : phối hợp hoạt động : lãnh đạo, đạo trực tiếp Phòng Hệ gen học vi sinh 1.3 Chức nhiệm vụ Viện Nghiên cứu hệ gen Nghiên cứu ứng dụng hệ gen người sinh vật khác; đào tạo nhân lực có trình độ cao hợp tác quốc tế hệ gen lĩnh vực có liên quan * Chức năng: Nghiên cứu ứng dụng hệ gen người sinh vật khác; đào tạo nhân lực có trình độ cao hợp tác quốc tế hệ gen lĩnh vực có liên quan * Nhiệm vụ: - Về khoa học công nghệ: 1) Nghiên cứu ứng dụng hệ gen người Việt Nam; giải mã hệ gen người Việt Nam; 2) Nghiên cứu ứng dụng hệ gen khác; 3) Nghiên cứu ứng dụng lĩnh vực omics, tin sinh học lĩnh vực liên quan; 4) Phát triển công nghệ, triển khai chuyển giao công nghệ; tư vấn, dịch vụ thuộc lĩnh vực omics, tin sinh học, giám định gen lĩnh vực khác có liên quan; 5) Đào tạo nhân lực khoa học, cơng nghệ có trình độ cao hợp tác quốc tế hệ gen lĩnh vực khác có liên quan - Quản lý tổ chức, máy, biên chế cơng chức, vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số người làm việc đơn vị nghiệp công lập; định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; chế độ sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền theo quy định pháp luật quy định Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam - Về tài chính, tài sản: + Xây dựng dự tốn ngân sách hàng năm Viện Nghiên cứu hệ gen trình Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam phê duyệt theo quy định pháp luật ngân sách nhà nước; + Quyết định phân bổ tiêu kế hoạch, kiểm tra việc chi tiêu, chịu trách 2.2 Tuyển chọn cán văn thư lưu trữ Con người yếu tố quan trọng tạo nên thành công công việc, tồn phát triển quan Bộ phận văn thư lưu trữ Viện nghiên cứu hệ gen đến thời điểm có 01 cán phụ trách công tác văn thư lưu trữ Cán đào đạo trình độ đại học, có kỹ nghiệp vụ cao Lãnh đạo Viện Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp quan tâm theo dõi đến việc tuyển dụng bố trí cán làm công tác văn thư Công tác tuyển dụng cán làm công tác văn thư tổ chức theo tiêu biên chế, thực tuyển dụng công khai để tìm cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ phải có phẩm chất đạo đức Mơ hình văn thư Viện mơ hình văn thư tập trung nên dễ dàng việc tuyển dụng bố trí cán làm cơng tác văn thư Cán làm công tác văn thư lưu trữ có trình độ chun mơn nghiệp vụ, đào tạo quy, từ tuyển dụng tới có năm kinh nghiệm làm cơng tác văn thư lưu trữ giúp cho Lãnh đạo Viện Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp cơng việc liên quan đến nghiệp vụ văn thư lưu trữ Cán lưu trữ đóng vai trò quan trọng cơng tác lưu trữ quan Trình độ cán lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ quan Cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu quan cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm Nhưng có lại trình độ cán chun mơn thấp ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại xếp tài liệu quan, ảnh hưởng đến hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu Cơng tác tuyển dụng bố trí cán làm công tác lưu trữ riêng chưa thực Viện bố trí cán văn thư kiêm nhiệm cơng tác lưu trữ đào tạo chuyên ngành văn thư lưu trữ việc kiêm nhiệm công tác lưu trữ khơng thực hết cơng việc nghiệp vụ lưu trữ cách có hiệu 12 Với khối lượng yêu cầu công việc ngày nâng cao, số lượng cán thực cơng tác văn thư lưu trữ hạn chế, người đảm bảo tất công việc hồn thành tốt Tình trạng thiếu nguồn nhân lực ảnh hưởng tới tốc độ, hiệu hoạt động toàn Viện Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp cần tổ chức thực công tác tuyển chọn cán văn thư lưu trữ, bổ sung nguồn nhân lực đào đạo chuyên môn văn thư lưu trữ để đảm bảo khối lượng công việc không bị tồn động, tải cho cán nhân viên 2.3 Tổ chức xây dựng văn quan văn thư lưu trữ Viện Nghiên cứu hệ gen công tác quản lý, thực công tác văn thư lưu trữ áp dựng hệ thống văn hướng dẫn Nhà nước, Viện Hàn Lâm khoa học Công nghệ Việt Nam ban hành Viện chưa xây dựng văn quy định, hướng dẫn thực công tác văn thư lưu trữ Việc áp dụng hệ thống văn quản lý, thực công tác văn thư lưu trữ Nhà nước Viện Hàn Lâm ban hành Viện Nghiên cứu hệ gen tuân thủ thực đầy đủ, xác Áp dụng tốt quy định công tác văn thư lưu trữ giúp cho hoạt động hành tồn Viện ổn định, xác, thủ tục luật định cấu hoạt động, số lượng cán thực hạn chế Hệ thống văn sử dụng công tác văn thư lưu trữ: - Luật lưu trữ; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; - Quyết định 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ; 13 - Quyết định 1602/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam việc ban hành Quy định viết hoa, viết tắt văn hành chính; - Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; - Nghị đinh 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu; - Nghị định số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ văn hợp công tác văn thư; - Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng; - Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc Ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo TCVN ISO 9001: 2000; - Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng năm 2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc Hướng dẫn xây dựng sở liệu lưu trữ Viện Nghiên cứu hệ gen thường xuyên cập nhật văn công tác văn thư lưu trữ cấp để hướng dẫn nghiệp vụ văn thư với quy định pháp luật nắm bắt điểm vào để áp dụng Các văn đạo hướng dẫn quy định công tác văn thư chưa phổ biến rộng việc tìm hiểu thực hạn chế 2.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư lưu trữ Nghiệp vụ công tác văn thư Viện có nội dụng để Lãnh 14 đạo quản lý việc thực nghiệp vụ thể qua nghiệp vụ là: Xây dựng ban hành văn bản, Quản lý văn đến, Quản lý văn đi, Quản lý sử dụng dấu, Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ, mảng công việc vấn đề, trách nhiệm thực rõ ràng Cơng tác lưu trữ thực quy trình nghiệp vụ như: Thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Tính chất cơng tác lưu trữ thể bật qua việc nghiên cứu tìm quy luật hoạt động xã hội phản ánh vào tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận lưu trữ để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trư như: Phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phải đuợc sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã hội Tuy nhiên, số tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều nội dung bí mật quốc gia, kẻ thù tìm thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp bí mật quốc gia tài liệu lưu trữ Vì nguyên tắc, chế độ công tác lưu trữ phải thể đầy đủ tính chất bảo quản nội dung mật tài liệu Để hoạt động công tác văn thư lưu trữ liên tục, xác, hiệu cao Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp cần hướng dẫn, kiểm tra thường xuyên việc thực công tác văn thư lưu trữ Đây nhiệm vụ Trưởng phòng Quản lý tổng hợp, để nắm bắt tình hình hoạt động văn thư lưu trữ quan Kiểm tra công tác văn thư: Lãnh đạo Viện quan tâm ln rà sốt, kiểm tra công tác văn thư Thanh tra, kiểm tra việc thực công tác văn thư theo quy định pháp luật, kiểm tra công tác văn thư dựa văn quy định Nhà nước, văn hướng dẫn công tác văn thư Thanh tra, kiểm tra theo định kỳ Trong trường hợp cần thiết Lãnh đạo tiến hành kiểm tra đột xuất để phát việc thực công tác văn thư diễn nào, làm theo quy định chưa Thanh tra, kiểm tra tồn tại, hạn chế cần đạo khắc phục thời gian tới như: Công tác 15 kiện tồn tổ chức, biên chế cán làm cơng tác văn thư chưa quan tâm đồng Việc soạn thảo ban hành văn sai sót thể thức kỹ thuật trình bày, chưa thống toàn quan Thanh tra, kiểm tra nhiều lần lập hồ sơ lần ghi chưa lập hồ sơ mà chưa có hướng dẫn cụ thể quy định để lập hồ sơ Kiểm tra lưu trữ: Kiểm tra công tác phục vụ thu thập hồ sơ tài liệu, phục vụ việc tra cứu tài liệu Kiểm tra đánh giá việc thực đầy đủ chế độ bảo mật, quản lý tài liệu có giá trị Kiểm tra việc xếp văn tài liệu lưu trữ phục vụ tra cứu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo Tuy nhiên, công tác kiểm tra đánh giá hết việc bảo quản tài liệu chưa, việc phân tài liệu bảo quản lâu dài vĩnh viễn thực theo quy đinh nào, bảo quản tài liệu chung Hàng năm, Viện Nghiên cứu hệ gen tổ chức đợt tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cho cán chuyên trách cán Viện Qua tập huấn giúp cho cán hành nói chung cán chuyên trách văn thư lưu trữ nói riêng thống ngun tắc, quy trình thực văn thư lưu trữ nhằm nâng cao hiệu hoạt động công việc Kiểm tra thường xuyên chất lượng thực công tác văn thư lưu trữ Đây sở để đánh giá kết việc thực công tác văn thư lưu trữ Kiểm tra để kịp thời phát sửa chữa sai lệnh thực nhiệm vụ 2.5 Tổ chức thi đua khen thưởng Qua đánh giá, kiểm tra thường xuyên việc thực cơng tác văn thư lưu trữ, Trưởng phòng Quản lý tổng hợp có sở, điều kiện để tổ chức thi đua khen thưởng cho cán nhân viên Xây dựng quy chế, tiêu chí thi đua khen thưởng cho cán làm công tác văn thư lưu trữ Việc thi đua khen thưởng áp dụng theo trình tự quy định văn quản lý Nhà nước Thực thi đua khen thưởng động lực để cán nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 16 2.6 Cơ sở vật chất kỹ thuật Lãnh đạo Viện lãnh đạo Phòng quan tâm đến môi trường làm việc cán văn thư lưu trữ Văn thư bố trí tầng nên thuận lợi cho việc tiếp nhận, tổ chức giải văn theo nghiệp vụ phục vụ yêu cầu đơn vị trực thuộc có yêu cầu Cơ sở vật chất trang thiết bị trang bị đầy đủ để phục vụ cơng tác văn thư như: Máy tính có nối mạng, máy in, tủ hồ sơ, máy điều hòa nhiệt độ, quạt, bàn làm việc, giá để tài liệu, máy scan, máy photo vật dụng khác Các trang thiết bị phục vụ hỗ trợ tốt cho hoạt động phòng làm việc Văn thư Viện bố trí chung với cán Phòng Quản lý tổng hợp nên diện tích làm việc nhiều hạn chế Chưa trang bị máy Fax nên có nhu cầu liên lạc, liên hệ với bên ngồi phương tiện chủ yếu sử dụng điện thoại e-mail Do ảnh hưởng đến hiệu suất cơng việc, lãng phí thời gian, chi phí Bố trí, xếp kho lưu trữ thực cách nghiêm túc để đảm bảo an toàn tài liệu quan trọng quan, đạo cán văn thư lưu trữ quản lý kho Tiểu kết Trong chương em trình bày thực trạng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Viện Nghiên cứu hệ gen Đây sở để triển khai đánh giá chương 17 Chương ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Việc tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Viện Nghiên cứu hệ gen đạt số thành công Tuy quan thành lập việc thực công tác văn thư tuân thủ trình tự quy định pháp luật, hoạt động văn thư lưu trữ đảm bảo Cán ln có tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo chất lượng nhiệm vụ giao Quá trình thực công tác văn thư Viện Nghiên cứu hệ gen tuân thủ theo văn quản lý Nhà nước văn Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam Nhìn chung cơng tác văn thư Viện quan tâm Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp Đội ngũ cán nhân viên có tinh thần trách nhiệm, tâm huyết với cơng việc trình độ chun mơn cao Cơng tác văn thư vào nề nếp, thống phòng, đơn vị Sự nỗ lực phấn đấu cán công chức công việc tạo điều kiện giải cơng việc nhanh chóng xác Viện đầu tư trang thiết bị đại, phù hợp ứng dụng công nghệ thông tin vào khâu nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu công tác Bố trí phòng làm việc hợp lý, khoa học, công tác nghiệp vụ thực liên tục, chặt chẽ Thường xuyên tổ chức hội thảo, đợt huấn luyện để nâng cao trình độ chun mơn kỹ nghề nghiệp cho cán Văn bản, tài liệu sau hình thành, giải xong lập thành hồ sơ đảm bảo tính logic phản ánh xác mặt hoạt động Soạn thảo ban hành văn bản: Văn thư quan nắm rõ đuợc bước soạn thảo nên văn ban hành đầy đủ thành phần, thể thức đảm bảo thẩm quyền ban hành hiệu lực pháp lý văn Các văn soạn thảo xác, nhanh chóng mang lại hiệu cơng việc 18 3.1.2 Hạn chế * Chưa xây dựng hệ thống văn quản lý công tác văn thư lưu trữ Viện Nghiên cứu hệ gen áp dụng quy định sẵn có cơng tác thực văn thư lưu trữ, chưa xây dựng quy định, hướng dẫn riêng cho quan * Tuyển dụng bố trí cán làm cơng tác văn thư Viện có cán văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nên khối lượng công việc nhiều phải đảm nhiệm tất công việc quan trọng liên quan đến nghiệp vụ văn thư Nhân lực hạn chế gây khó khăn cho q trình giải cơng việc khơng nhanh chóng * Về kiểm tra, đánh giá công tác văn thư lưu trữ Viện chưa đôn đốc việc kiểm tra, báo cáo thường xuyên thực công tác văn thư lưu trữ để khắc phục tồn sau kiểm tra Chưa xây dựng tiêu chí đánh giá thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ * Cơ sở vật chất Chưa xây dựng diện tích kho theo chuẩn quy định nên việc bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn khơng đủ diện tích để bảo quản khối lượng tài liệu lưu * Một số tồn việc thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ: - Soạn thảo ban hành văn Văn soạn thảo sai thể thức có văn soạn thảo chưa đẹp chưa chuẩn hình thức, đa phần văn đơn vị soạn thảo Lỗi soạn thảo sai tả, lại sai tiêu chuẩn chữ viết văn Quy trình soạn thảo văn quản lý quan dựa quy định hành để xây dựng, thực có bước quy trình bị bỏ qua thực bước trình Trưởng đơn vị kiểm tra, đơi bỏ qua việc trình Trưởng phòng Quản lý tổng hợp kiểm tra thể thức mà trình trực tiếp Lãnh đạo Viện, dẫn đến nhiều văn chuyển xuống văn thư đóng dấu bị trả lại 19 - Quản lý giải văn Dù có mặt đạt bên cạnh có điểm tồn việc quản lý văn Các văn đơn vị chuyên môn soạn thảo cán chuyên môn chưa nắm vững yêu cầu thể thức theo quy định, dẫn đến sau soạn thảo phải chỉnh sửa nhiều lần, làm tốn thời gian ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc Khi đăng ký văn cán văn thư đăng ký đơn vị không xuống đăng ký văn nên dẫn đến tình trạng đơn vị xin chèn số dẫn tới việc khó khăn việc quản lý văn Nhất việc thực đăng ký số hợp đồng khoa học, đặc thù công việc nghiên cứu đề tài nên tránh khỏi việc chèn số, bỏ trống số - Quản lý giải văn đến Tuy nhiên, việc quản lý văn đến nhiều khó khăn, việc giải công việc khác việc đạo đề xuất giải đạo giải chồng chéo Dẫn tới việc phải để lại tới hơm sau khơng xử lý kịp Các cơng việc không giải hết dẫn tới công việc khác liên quan bị ngừng trệ khơng có văn đạo Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ chưa quan tâm mức, tình trạng tài liệu tồn đọng chậm trễ giao nộp phổ biến 3.1.3 Nguyên nhân Do quan đơn vị thành lập, cấu tổ chức quy mô hoạt động chưa lớn nên bố trí cán làm cơng tác văn thư Hiện nay, Viện ổn định cấu, khối lượng cơng việc tăng lên nhanh chóng số lượng cán văn thư không đổi Qua thực tế cho thấy việc quản lý văn tồn mặt hạn chế kiến thức, chun mơn nhiều cán phòng chun mơn soạn thảo văn hạn chế, cán chịu trách nhiệm soạn thảo phòng chuyên mơn khơng nắm vững u cầu thể thức kĩ thuật trình bày văn theo quy định Nhà nước Cán văn thư có 01 người nên dẫn tới việc thiếu người làm cơng tác văn thư Do cơng việc nhiều nên có 20 lúc sai sót Các đơn vị khơng chịu mở phần mềm quản lý văn dẫn tới việc khơng nhận văn mà đơn vị giải dẫn đến ngừng trệ công việc Việc áp dụng thực văn hướng dẫn, quy định cơng tác văn thư lưu trữ hạn chế, cập nhật văn chậm Sự phối hợp hoạt động cán chưa cao, tình trạng chồng chéo cơng việc tồn 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu 3.2.1 Hồn thiện cơng tác thể chế, xây dựng ban hành quy trình quản lý thống Yêu cầu đặt trước hết Lãnh đạo Viện cán lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp, Viện Nghiên cứu hệ gen Các quy định yêu cầu công tác văn thư cần thể chế hóa hướng dẫn cụ thể sở pháp luật tuân thủ quy định pháp luật hành, đảm bảo cho công tác thực cách thống đạt chất lượng, hiệu cao Hiện nay, Viện Nghiên cứu hệ gen có số nội dung cần quy định hướng dẫn cụ thể bao gồm: - Thực quy chế văn thư lưu trữ phù hợp sát với thực tế Viện - Thực phổ biến công tác lập hồ sơ đến cán chuyên môn, đảm bảo nguồn tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ - Quy định rõ việc kiểm soát chế chịu trách nhiệm cán bộ, viên chức không tuân thủ không tuân thủ đúng, đầy đủ yêu cầu q trình giải cơng việc Có quy định thủ tục trình tự làm việc song lại khơng có quy định cụ thể hình thức mức độ xử lý vi phạm Điều nguyên nhân khiến cho cán bộ, nhân viên trì thói quen làm việc theo cảm tính khơng rút kinh nghiệm cho thân Ngồi ra, văn quy định, hướng dẫn công tác quản lý văn thư cần cập nhật, thay đổi để đảm bảo tính mới, phù hợp với quy định pháp luật 21 3.2.2 Tuyển dụng, tổ chức tập huấn đào tạo cán Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm, chế phối hợp hoạt động Viện Nghiên cứu hệ gen nói chung cơng tác quản lý văn thư lưu trữ nói riêng Khi tiêu chuẩn xây dựng áp dụng từ xuống tạo điều kiện cho việc giải công việc thực liên hồn, thơng suốt; đồng thời có vi phạm xảy dễ dàng xác định phần trách nhiệm cá nhân, bên có liên quan Cán làm cơng tác văn thư lưu tữ Viện Nghiên cứu hệ gen, người chịu trách nhiệm cơng tác quản lý văn thư lưu trữ người đào tạo qua trường lớp chuyên ngành, tuyển chọn kỹ lưỡng Tuy nhiên, với hạn chế nêu phần số vấn đề đặt Viện Nghiên cứu hệ gen sau: - Tổ chức tuyển dụng bổ sung cán có chuyên ngành đào tạo văn thư lưu trữ, bảo quản tài liệu để khắc phục tình trạng nhân viên phận văn thư lưu trữ phải kiêm nhiệm lúc hai chức văn thư lưu trữ, nên công việc thực dừng lại việc đảm bảo vệ sinh, an toàn cho tài liệu phần tra cứu đơn giản chưa có khả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ theo yêu cầu chuyên môn - Để đảm bảo chất lượng, hiệu cơng việc vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn đội ngũ cán bộ, công chức cần tiến hành theo định kỳ, thực nghiêm túc đảm bảo yếu tố chất lượng Viện Nghiên cứu hệ gen cần tổ chức định kỳ lớp tập huấn cho cán công chức lần/ năm lần tập huấn đột xuất có quy định cấp trên; cần lên kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cụ thể xác định rõ trọng tâm đào tạo (có thể cơng nghệ thơng tin; kỹ kỹ thuật soạn thảo, ban hành văn bản…), xác định đối tượng cần đào tạo Viện tổ chức lớp quan mời giáo viên trực tiếp giảng dạy liên hệ, liên kết tiến hành việc đào tào, tập huấn nghiệp vụ sở đào tạo chuyên ngành cử cán tham gia vào lớp tập huấn chung Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam tổ chức Việc tập huấn không dừng lại cán 22 làm công tác văn thư lưu trữ, cán chun mơn cần phổ biến đến Lãnh đạo Viện lãnh đạo đơn vị trực thuộc để mang lại hiệu thống toàn Viện Vấn đề tạo động lực làm việc cho cán bộ, công chức trở thành nội dung quan trọng sách sử dụng cán không riêng quan, tổ chức Do đó, Viện Nghiên cứu hệ gen cần có quan tâm đầu tư mức đến vấn đề Việc tạo động lực cho cán bộ, công chức liên quan đến hai yếu tố vật chất - tinh thần phương thức để thực đa dạng: xây dựng văn hóa cơng sở văn minh, đại, tạo mơi trường làm việc thân thiện, hiệu quả; thực nghiêm chỉnh chế độ khen thưởng, kỷ luật quan, đơn vị; có phần thưởng vật chất để động viên, phát huy tính tích cực cá nhân, đơn vị có thành tích xuất sắc, bật quan…Ví dụ, với việc cán thường xuyên phải bố trí thời gian để làm thêm cán chuyên trách phòng văn thư chẳng hạn Viện Nghiên cứu hệ gen nên bố trí nguồn tài để phụ cấp ngồi 3.2.3 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật công cụ trợ giúp góp phần hỗ trợ đắc lực q trình giải cơng việc Viện Nghiên cứu hệ gen nói chung cơng tác quản lý văn thư nói riêng Nhận thức rõ sâu sắc vấn đề nên huyện thành lập Viện Nghiên cứu hệ gen có quan tâm đầu tư tốt cho việc xây dựng sở vật chất, mua sắm trang bị trang thiết bị thiết yếu phục vụ cơng tác văn thư Vấn đề tin học hóa họat động văn phòng triền khai sớm với tính thơng tin đại giúp cho cơng việc giải công việc nhanh, hiệu 3.2.4 Đẩy mạnh công tác tra, kiểm tra việc thực công tác quản lý văn thư Tại Viện Nghiên cứu hệ gen việc tra kiểm tra văn 23 thực Phòng Quản lý tổng hợp Tuy nhiên, tính thường xuyên chất lượng công tác chưa đạt yêu cầu, thực tế yếu tồn chậm khắc phục Do đó, thời gian tới Viện Nghiên cứu hệ gen, đặc biệt Phòng Quản lý tổng hợp cần cần đảm bảo thiết lập đội ngũ cán chuyên trách, trọng đẩy mạnh tổ chức thực công tác nhằm phát sai sót q trình quản lý văn thư lưu trữ, đồng thời nghiên cứu giải pháp thiết thực để điều chỉnh, khắc phục loại bỏ sai sót Cơng tác giám sát thực mang lại hiệu có chế nghiêm khắc, rõ ràng, tạo điều kiện thuận cho lãnh đạo thực quyền giám sát Đồng thời, hiệu công tác phụ thuộc vào kết xử lý, sử dụng kết giám sát Vì vậy, tổ chức chế rõ ràng thực coi trọng cơng tác cơng tác giám sát mang lại hiệu thiết thực Tiểu kết Trên sở thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ đề chương 2, chương em đánh giá mặt tích cực, hạn chế qua đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng thực công tác văn thư 24 KẾT LUẬN Công tác văn thư lưu trữ xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quan nói riêng Trong văn phòng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn hoạt động văn phòng Cơng tác văn thư lưu trữ gắn liền với hoạt động quan, tổ chức, xem phận quản lý, guồng máy đạo- điều hành, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Hiệu hoạt động quản lý cao hay thấp phụ thuộc phần vào cơng tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa mang tính nghiệp vụ, liên quan tới người Em khảo sát, tìm hiểu cơng tác văn thư lưu trữ tư liệu sách, văn quy định Nhà nước, quan…để phục vụ cho công tác nghiên cứu trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Viện Nghiên cứu hệ gen Công tác văn thư lưu trữ Viện thực tương đối xác đầy đủ, đảm bảo công việc giải kịp thời xun suốt, ln tn thủ trình tự theo quy định Nhà nước Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam Tuy nhiên trình thực khâu nghiệp vụ tồn hạn chế cần khắc phục Để quản lý tốt công tác văn thư cần phải áp dụng biện pháp, tiêu chí rõ ràng, tăng cường kiểm tra giám sát nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm, tính cạnh tranh thi đua cán bộ, nhân viên Qua trình thực đề tài này, em trang bị thêm cho kiến thức, kinh nghiệm công tác văn thư quan trách nhiệm người lãnh đạo việc quản lý, tổ chức công tác văn thư lưu trữ Đây hành trang hữu ích cho em thực khâu nghiệp vụ chuyên ngành văn thư sau trường 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2014) Văn hợp công tác văn thư Bộ Nội vụ ngày 25/02/2014; Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác văn thư; Giáo trình Lý luận cơng tác văn thư PGS.Vương Đình Quyền, 2007,NXBCTQG; Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam (2015) Quy chế công tác văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 26 ... Nghiên cứu hệ gen Đây sở để triển khai ánh giá chương 17 Chương ÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1 Nhận xét, ánh giá 3.1.1 Ưu điểm Việc tổ chức, quản... Kiểm tra ánh giá việc thực đầy đủ chế độ bảo mật, quản lý tài liệu có giá trị Kiểm tra việc xếp văn tài liệu lưu trữ phục vụ tra cứu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo Tuy nhiên, công tác kiểm tra ánh giá... văn thư lưu trữ Đây sở để ánh giá kết việc thực công tác văn thư lưu trữ Kiểm tra để kịp thời phát sửa chữa sai lệnh thực nhiệm vụ 2.5 Tổ chức thi đua khen thưởng Qua ánh giá, kiểm tra thường