Tham mưu thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ thị xã sơn tây

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CÁC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1 4. Phương pháp nghiên cứu 1 5. Cấu trúc của đề tài 2 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN NAM SÁCH 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ huyện Nam Sách 3 1.1.1.Chức năng 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.2. Cơ cấu tổ chức 6 1.3. Tình hình tổ chức công tác văn thư lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Nam Sách 7 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thưlưu trữ 9 2.1.1.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ 9 2.1.1.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư 9 2.1.1.3. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ 9 2.1.2. Tổ chức công tác văn thưlưu trữ 10 2.1.2.1. Tổ chức bộ phận 10 2.1.2.2. Tổ chức nhân sự 11 2.1.3. Quản lý phông lưu trữ UBND huyện Nam Sách 11 2.1.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thưlưu trữ 11 2.1.5. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư,lưu trữ. 11 2.1.6. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ 12 2.1.7. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thưlưu trữ 13 2.1.8. Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ 13 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Nam Sách 13 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản 15 2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 17 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Nam Sách 18 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 19 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 19 2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 19 2.2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 20 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ THAM MƯU THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ 21 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thưlưu trữ 21 3.1.1. Ưu điểm 21 3.1.2. Nhược điểm 22 3.2. Tham mưu cho Trưởng Phòng Nội vụ huyện Nam Sách thực hiện tổ chức quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 23 KẾT LUẬN 25

LỜI CẢM ƠN Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến khoa Văn thư-Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tất thầy giáo, giáo tận tình giảng dạy giúp đỡ chúng em suốt trình học tập, nghiên cứu Em xin cảm ơn Thạc sĩ Ngô Thị Kiều Oanh người trực tiếp giảng dạy môn Quản lý Nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trình thực đề tài Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo anh chị UBND huyện Nam Sách dành thời gian q báu để cung cấp thơng tin, tư liệu giúp em có điều kiện hồn thành tiểu luận cách thuận lợi điều kiện để em hồn thành mơn học Do thời gian vốn kiến thức nhiều hạn chế, tiều luận em không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì vậy, em mong nhận góp ý thầy khoa để tiểu luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khảo sát nghiên cứu riêng em Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài hồn tồn trung thực em tìm hiểu MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CÁC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN NAM SÁCH 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Nội vụ huyện Nam Sách 1.1.1.Chức 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.3 Tình hình tổ chức cơng tác văn thư - lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Nam Sách CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ .9 2.1.1.1 Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ .9 2.1.1.2 Các văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư 2.1.1.3 Các văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ 2.1.2 Tổ chức công tác văn thư-lưu trữ 10 2.1.2.1 Tổ chức phận 10 2.1.2.2 Tổ chức nhân 11 2.1.3 Quản lý phông lưu trữ UBND huyện Nam Sách .11 2.1.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư-lưu trữ 11 2.1.5 Đào tạo, bồi dưỡng nhân làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư,lưu trữ 11 2.1.6 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ 12 2.1.7 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư-lưu trữ 13 2.1.8 Hợp tác quốc tế văn thư, lưu trữ 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1 Thực trạng cơng tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Nam Sách 13 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 13 2.2.1.2 Công tác quản lý văn .15 2.2.1.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 17 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 17 2.2.2 Thực trạng cơng tác lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Nam Sách 18 2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 19 2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 19 2.2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 19 2.2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ .20 2.2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 20 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ THAM MƯU THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ 21 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư-lưu trữ 21 3.1.1 Ưu điểm 21 3.1.2 Nhược điểm .22 3.2 Tham mưu cho Trưởng Phòng Nội vụ huyện Nam Sách thực tổ chức quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 23 KẾT LUẬN 25 BẢNG KÊ CÁC CHỮ VIẾT TẮT UBND HĐND KHCN VTLT Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Khoa học công nghệ Văn thư lưu trữ LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu hình thức văn Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Công tác Văn thư - Lưu trữ trở thành u cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thông tin quản lý mà liên quan đến hoạt động cán cơng chức, phòng ban quan đơn vị Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở đó, ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp hợp lý, kịp thời, hiệu quả, đảm bảo cho quan, đơn vị thực công việc quản lý điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Chính cơng tác Văn thư - Lưu trữ vô quan trọng thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Để tìm hiểu rõ công tác Văn thư - Lưu trữ nắm bắt khó khăn, thuận lợi cơng tác này, em xin lựa chọn đề tài : “Tham mưu thực nhiệm vụ quản lý Nhà nước công tác văn thư lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Nam Sách ” để hồn thành tập mơn Quản lý Nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ đánh giá vấn đề công tác Văn thư - Lưu trữ - Phân tích đánh giá thực trạng tư vấn thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Nam Sách Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Lịch sử hình thành - Cơ cấu tổ chức - Chức nhiệm vụ Phương pháp nghiên cứu -Phương pháp quan sát -Phương pháp điều tra khảo sát -Phương pháp thống kê -Phương pháp so sánh Cấu trúc đề tài Gồm chương: - Chương I: Giới thiệu chung Phòng Nội vụ huyện Nam Sách - Chương II: Thực trạng công tác Văn thư-Lưu trữ - Chương III: Đánh giá thực trạng tư vấn thực nhiệm vụ quản lý công tác Văn thư-Lưu trữ CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN NAM SÁCH 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Nội vụ huyện Nam Sách 1.1.1 Chức Phòng Nội vụ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Nam Sách, chịu lãnh đạo trực tiếp, toàn diện tổ chức, biên chế công tác UBND huyện Nam Sách, đồng thời chịu hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội Vụ tỉnh Hải Dương Phòng Nội Vụ huyện Nam Sách có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nưước lĩnh vực: tổ chức, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, tổ chức phi phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tơn giáo; thi đua khen thưởng Phòng Nội vụ huyện có tư cách pháp nhân, có dấu riêng , cấp kinh phí hoạt động mở tài khoản Kho bạc Nhà nước theo quy định 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Nội Vụ huyện Nam Sách có nhiệm vụ quyền hạn sau: Trình ủy ban nhân dân huyện văn hướng dẫn công tác Nội vụ địa bàn tổ chức triển khai thực theo quy định Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao Về tổ chức, máy: - Tham mưu giúp ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn UBND cấp tỉnh; - Trình UBND huyện định để UBND huyện trình cấp có thẩm quyền định thành lập, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc UBND huyện; - Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức nghiệp trình cấp có thẩm quyền định; Về quản lý sử dụng biên chế hành chính, nghiệp: - Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ tiêu biên chế hành chính, nghiệp hàng năm; - Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, nghiệp; - Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm quan chuyên môn, tổ chức nghiệp tỉnh UBND cấp xã Về công tác xây dựng quyền: - Giúp UBND huyện quan có thẩm quyền tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công UBND huyện hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; - Thực thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn chức danh lãnh đạo UBND cấp xã; giúp UBND huyện trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn chức danh bầu cử theo quy định pháp luật; - Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa bàn để UBND trình HĐND Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; - Giúp UBND huyện việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập kiểm tra, tổng hợp báo cáo hoạt động thôn, làng địa bàn huyện theo quy định; Giúp UBND huyện việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực Pháp luật dân chủ sở quan hành chính, đơn vị nghiệp, xãtrên địa bàn huyện Về cán bộ, công chức, viên chức: - Tham mưu giúp UBND huyện việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực sách, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kiến thức quản lý cán bộ, công chức, viên chức; - Thực việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn thực sách cán bộ, cơng chức cán không chuyên trách xã, thị trấn theo phân cấp Về cải cách hành chính: - Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn cấp UBND cấp xã thực cơng tác cải cách hành địa phương; - Tham mưu, giúp UBND huyện chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành địa bàn huyện; - Tổng hợp công tác cải cách hành địa phương báo cáo UBND tỉnh Về công tác văn thư, lưu trữ: - Hướng dẫn, kiểm tra quan, đơn vị địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ - Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ thu thập, bảo vệ, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan, đơn vị địa bàn huyện 10 Về công tác tôn giáo: - Giúp UBND huyện đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủ trương Ðảng, sách, pháp luật Nhà nước tôn giáo công tác tơn giáo địa bàn; - Chủ trì, phối hợp với quan chuyên môn cấp để thực nhiệm vụ quản lý nhà nước tôn giáo địa bàn theo phân cấp UBND cấp tỉnh theo quy định pháp luật 11 Về công tác thi đua, khen thưởng: - Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức phong trào thi đua triển khai thực sách khen thưởng Ðảng Nhà nước địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện; - Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực kế hoạch, nội dung thi đua, 2.1.2.2 Tổ chức nhân Cán văn thư-lưu trữ có vai trò quan trọng cơng tác văn thư-lưu trữ quan Trình độ cán văn thư-lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp cách thức tổ chức khoa học tài liệu quan Phòng Nội vụ huyện Nam Sách bố trí 01 cán làm cơng tác văn thư-lưu trữ đào tạo chun mơn nghiệp vụ Ngồi ra, cán Văn thư-lưu trữ cử học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ nhằm nâng cao trình độ chun mơn 2.1.3 Quản lý phông lưu trữ UBND huyện Nam Sách Để quản lý tập trung thống tài liệu, sau kết thúc cơng việc đơn vị, phòng ban chun môn UBND huyện nộp lại văn bản, hồ sơ có liên quan phòng văn thư-lưu trữ Cán phòng kiểm tra làm thủ tục chuyển toàn tài liệu vào kho lưu trữ UBND huyện 2.1.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư-lưu trữ UBND huyện triển khai ứng dụng công nghệ thơng tin quản lý hành chính, đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đi, đến theo dõi ý kiến kết luận đạo UBND huyện Trao đổi thông tin với phòng, ban thơng qua mạng nội Phòng Nội vụ huyện trang bị đầy đủ hệ thống máy vi tính nối mạng internet tất phòng ban để phục vụ việc khai thác, sử dụng hoạt động quan Công tác văn thư quan dần đại hóa từ việc chuyển phát văn đi, văn đến qua đường bưu điện, tra cứu văn qua tài liệu giấy đại hóa việc tra cứu sở liệu internet, phần mềm công nghệ thơng tin Việc khai thác có hiệu trang thông tin điện tử, hệ thống thông tin điện tử UBND huyện góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu công tác quản lý, điều hành góp phần thực cải cách hành hoạt động quan 2.1.5 Đào tạo, bồi dưỡng nhân làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư,lưu trữ 11 Cán nhân tố quan trọng cơng tác VTLT cac quan tổ chức Trình độ cán VTLT có tác động trực tiếp đến việc thực quy trình nghiệp vụ cách thức tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao thực tốt chức Phòng Nội vụ thị xã bố trí cơng chức chun trách giúp trưởng phòng tham mưu cho UBND thị xã quản lý Nhà nước công tác VTLT Cán văn thư-lưu trữ có nhiệm vụ thực nhiệm vụ, quyền hạn công tác văn thư-lưu trữ Cán tốt nghiệp chuyên ngành văn thư-lưu trữ, có kiến thức sâu rộng chun mơn nhiệt tình cơng việc Có trách nhiệm tham gia chấp hành đầy đủ quy định thực công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Hàng năm quan thường tổ chức lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán công tác lĩnh vực văn thư -lưu trữ Cán văn thư-lưu trữ có tinh thần ham học hỏi, khơng ngừng học tập, nâng cao kiến thức, kỹ nghiệp vụ có trách nhiệm cao cơng việc Trong q trình hoạt động quan, cán đạt thành tích xuất sắc đề nghị khen thưởng Thực chế độ phụ cấp cho người làm công tác lưu trữ theo quy định hành 2.1.6 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ Thanh tra, kiểm tra khâu quan trọng việc thực hoạt động quản lý Nhà nước để đánh giá đạt chưa đạt được, giúp kịp thời phát sai lệch từ có biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình quan Về hoạt động tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư-lưu trữ quan thực theo quy chế UBND huyện để thực tra, kiểm tra, xử lý vi phạm quy chế Phòng Nội vụ xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hướng dẫn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ phòng, ban, đơn vị thuộc huyện UBND xã 12 Cán quan vi phạm quy chế bị nhắc nhở, phê bình Nếu cố ý vi phạm tái phạm tùy thuộc theo mức độ nặng nhẹ để kiểm điểm chịu hình thức kỷ luật Trong trường hợp không chấp hành quy chế gây thiệt hại vật chất thiệt hại khác phải bồi thường 2.1.7 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư-lưu trữ Định kỳ hàng năm, Phòng Nội vụ huyện tiến hành sơ kết, tổng kết công tác VTLT quan, từ có đề xuất với UBND huyện để phát triển công tác văn thư-lưu trữ 2.1.8 Hợp tác quốc tế văn thư, lưu trữ Những thành tựu khoa học công nghệ tác động mạnh mẽ đến trình quản lý Điều đòi hỏi phải cải cách hành cũ, phải xếp lại máy, bố trí lại nhân để theo kịp với tiến chung giới UBND huyện Nam Sách trọng tới việc đổi công tác văn thư-lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng công việc 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Thực trạng công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Nam Sách 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn a Về ban hành văn Việc soạn thảo ban hành văn quan thực theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy định Với thẩm quyền ban hành văn quan mình, Phòng Nội vụ huyện ban hành báo cáo, thông báo, công văn, biên b Về soạn thảo văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Cơng tác soạn thảo văn Phòng Nội vụ thực thể thức kỹ thuật trình bày văn quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 10 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn quản lý Phòng Nội vụ có đầy đủ thành phần thể thức: - Quốc hiệu; 13 - Tên quan, tổ chức ban hành; - Số, ký hiệu văn bản; - Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại trích yếu nội dung văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền; - Dấu quan, tổ chức; - Nơi nhận Quy trình soạn thảo văn Phòng Nội vụ huyện bao gồm: - Lãnh đạo phòng giao cho cán chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo Người trực tiếp soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ thông tin, văn có liên quan đưa phương hướng dự thảo trình lãnh đạo phòng Lãnh đạo phòng thơng qua tiến hành xây dựng dự thảo - Sau xác định loại văn bản, chuẩn bị đầy đủ thông tin, số liệu liên quan thống hướng xây dựng văn bản, người phân cơng tiến hành dự thảo văn Sau trình lãnh đạo phòng kiểm tra điều chỉnh, cán soạn thảo chỉnh sửa lại trình lãnh đạo phòng ký - Bộ phận văn thư nhận dự thảo phải kiểm tra lần cuối nội dung, bố cục, hình thức văn theo quy định Sau tham mưu lãnh đạo định ban hành phê duyệt - Lãnh đạo phòng thẩm quyền ký văn để xem xét, ký ban hành phê duyệt văn Nếu văn chưa quy định, nội dung chưa phù hợp, khơng khả thi chuyển lại cho người dự thảo chỉnh sửa cho phù hợp tiến hành trình ký lại - Sau lãnh đạo phòng phê duyệt cho phép ban hành văn chuyển cho cán văn thư để đóng dấu đăng ký văn Văn thư có trách nhiệm lưu gốc văn phát hành Việc soạn thảo văn Phòng Nội vụ huyện thực đầy đủ theo bước soạn thảo ban hành văn Trong trình soạn thảo văn bản, cán soạn thảo không tránh khỏi số sai sót tả đánh máy Tuy nhiên, lỗi phát sửa lại trước văn ban hành Chính vậy, văn Phòng Nội vụ phát hành nhìn chung tương đối tốt đảm bảo chất lượng văn đáp ứng yêu cầu quan đề 14 2.2.1.2 Công tác quản lý văn a Công tác quản lý văn Trình tự quản lý văn văn thư Phòng Nội vụ huyện tuân thủ theo quy định Chính phủ, quan cấp Quy chế Ủy ban nhân dân huyện Quy trình quản lý văn thực theo trình tự sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm văn - Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày: Phòng Nội vụ áp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn nên tránh sai sót văn Cán văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày trước ban hành văn - Ghi số, ngày tháng năm văn đi: Tất văn quan ghi số theo hệ thống số chung quan Văn thư thống quản lý Việc ghi số văn hành quy định Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV; văn mật đánh số riêng đăng ký riêng Bước 2: Đăng ký văn Cán Văn thư người đăng ký văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu máy tính Việc đăng ký văn Phòng Nội vụ thực theo phương pháp đăng ký sổ Bước 3: Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn Văn nhân theo số lượng xác định phần “Nơi nhận” văn thời gian quy định Việc nhân văn mật phải có ý kiến lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Chỉ đóng dấu lên văn văn có chữ ký hợp lệ lãnh đạo, khơng đóng dấu lên văn chưa ghi đầy đủ thơng tin khơng đóng dấu khống chỉ; đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái; đóng 15 dấu giáp lai vào phụ lục kèm theo (nếu có); đóng dấu mức độ mật, khẩn văn mật, khẩn Con dấu Phòng Nội vụ bảo quản phận văn thư cán văn thư trực tiếp đóng dấu Nhìn chung, cán Văn thư Phòng Nội vụ huyện Nam Sách thực tương đối tốt việc quản lý sử dụng dấu, chấp hành quy định Nhà nước quan Tuy nhiên, số trường hợp đóng dấu bị lệch, dấu trùm 1/3 chữ ký Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Chuyển phát văn đi:Văn phát hành sau hoàn thành thủ tục chuyển phát văn bản, văn phát hành ngày văn đăng ký chậm ngày làm việc Hình thức chuyển phát văn đi: Văn chuyển giao trực tiếp, chuyển phát qua đường bưu điện, máy fax qua đường internet Theo dõi việc chuyển phát văn đi: Cán Văn thư có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra xem văn chuyển đến nơi nhận chưa để có phương án giải công việc hiệu Bước 5: Lưu văn Mỗi văn phải lưu lại 02 bản: gốc Bản gốc lưu phận Văn thư lưu hồ sơ công việc b Công tác quản lý giải văn đến Văn đến văn bản, tài liệu quan, đơn vị, cá nhân bên chuyển đến quan Trong trình hoạt động Phòng Nội vụ phải nhận khối lượng văn đến quan, quyền Để giải tốt công việc, văn đến tổ chức, quản lý chặt chẽ, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động hàng ngày quan Quy trình quản lý giải văn đến Phòng Nội vụ huyện: Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn Bước 2: Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến 16 Bước 3: Đăng ký văn đến Bước 4: Trình lãnh đạo phòng chuyển giao văn đến Bước 5: Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn yêu lãnh đạo phòng , thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến giải chưa giải để báo cáo với lãnh đạo 2.2.1.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ trình tập hợp văn bản, tài liệu hình thành trình cơng việc theo ngun tắc phương pháp định Lập hồ sơ tốt, giúp cho quan nâng cao hiệu suất chất lượng công việc, đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ Phòng Nội vụ huyện cán chuyên môn lập theo nhiệm vụ giao Các loại hồ sơ hình thành chủ yếu Phòng Nội vụ: Hồ sơ cơng việc; Hồ sơ nguyên tắc; Hồ sơ nhân sự; Các tập lưu định, công văn Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan tiến hành theo năm Khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan, văn thư phải thống kê hồ sơ, tài liệu vào mục lục hồ sơ phải lập biên giao nhận tài liệu Tại Phòng Nội vụ huyện việc lập hồ sơ hành tồn nhiều hạn chế, công tác lập hồ sơ chưa hiệu quả, tài liệu chưa lập hồ sơ lập hồ sơ chưa hoàn chỉnh, đầy đủ gây khó khăn việc tra tìm tài liệu giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu Phòng Nội vụ huyện Nam Sách cán văn thư quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt; bảo quản tủ bảo quản riêng văn phòng có khóa cán văn thư giữ đạo, giám sát Trưởng phòng Đảm bảo cho việc giữ an toàn dấu, giữ dấu khơng bị đóng tràn lan, tránh tình trạng văn khơng thẩm quyền Phòng Nội vụ huyện Nam Sách sử dụng loại dấu sau: 17 - Dấu Phòng Nội vụ huyện - Dấu chức danh, họ tên lãnh đạo Phòng - Dấu phục vụ cơng tác văn thư: Dấu đến, dấu mật, dấu khẩn, dấu hỏa tốc… Cán Văn thư tự tay đóng dấu vào văn Phòng ban hành, văn hình thức, thể thức có chữ ký Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Dấu đóng ngắn, rõ ràng, vị trí 1/3 phần bên trái chữ ký Dấu có màu đỏ tươi theo quy định Nhà nước 2.2.2 Thực trạng công tác lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Nam Sách Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phòng Phòng Nội vụ quan chun mơn UBND huyện Nam Sách, Phòng Nội vụ chưa đủ điều kiện để thành lập phông lưu trữ Tuy nhiên, trình lưu giữ hồ sơ, tài liệu phòng, cán văn thư-lưu trữ tiến hành công việc công tác lưu trữ để xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ cách khoa học bảo đảm an toàn tài liệu để phục vụ việc tra tìm, nghiên cứu cần thiết 2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu thành phần tài liệu, lựa chọn chuyển giao tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ quan Nguồn thu tài liệu Phòng Nội vụ huyện Nam Sách bao gồm: Tài liệu hình thành q trình hoạt động phòng; quan cấp trên; phòng ban thuộc UBND huyện; quan cấp như: UBND cấp xã, phòng ban thuộc UBND cấp xã, trường mầm non, tiểu học, trung học thuộc địa bàn huyện Thành phần, nội dung tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan: Tài liệu nộp lưu chủ yếu tài liệu hành thơng thường, thể mặt hoạt động chủ yếu thuộc chức nhiệm vụ Phòng Nội vụ như: Tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, công tác tôn giáo, công tác thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu Tài liệu sản sinh trình hoạt động quản lý quan tổ 18 chức, phục vụ việc giải công việc Xác định giá trị tài liệu để đưa hồ sơ, tài liệu có giá trị vào kho lưu trữ quan phục vụ cho việc khai thác, sử dụng thông tin Những tài liệu khơng có giá trị hay trùng thừa cán lưu trữ làm thủ tục tiêu hủy Việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa định đến số phận tài liệu nên đòi hỏi cán văn thư lưu trữ phải xác cẩn trọng, tránh tình trạng bị mát, thất lạc hay tiêu hủy nhầm tài liệu Tại Phòng Nội vụ, cán văn thư-lưu trữ tiến hành loại bỏ tài liệu khơng có giá trị hay hết giá trị như: giấy mời, sao, tài liệu trùng thừa, báo cáo tuần, tháng, tài liệu dấu 2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu Cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ thực kho lưu trữ UBND huyện, toàn tài liệu đưa chỉnh lý, phân loại cán lưu trữ lập kế hoạch lập phương án chỉnh lý khoa học Việc lập hồ sơ phân loại tài liệu cần phải thực lựa chọn phương án cụ thể Phòng Nội vụ khơng tiến hành cơng tác chỉnh lý Tuy nhiên, trình quản lý giải cơng việc phòng, cán văn thư tiến hành công tác xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phòng sản sinh trình hoạt động trước giao nộp Công tác chỉnh lý tài liệu UBND huyện thực điều kiện kinh phí chưa cho phép; thiếu nguồn nhân lực để chỉnh lý; tài liệu nộp lưu vào lưu trữ chưa lập hồ sơ trạng thái rời lẻ, chưa theo hệ thống khiến cho cán làm lưu trữ khó khăn trình thực 2.2.2.4 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ a Thống kê tài liệu lưu trữ Tại kho lưu trữ UBND huyện Nam Sách tài liệu lưu trữ thống kê chủ yếu mục lục hồ sơ tài liệu lập hồ sơ cặp ba dây tài liệu chưa lập hồ sơ Việc thống kê tài liệu lưu trữ giúp quan quản lý nắm bắt tình hình số liệu cách xác, để tiến hành xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 19 phù hợp với yêu cầu thực tế Cán lưu trữ tiến hành bổ sung tài liệu thiếu, tài liệu hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn tài liệu thông qua công tác thống kê b Xây dựng cơng cụ tra tìm Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ UBND huyện Nam Sách có mục lục văn mục lục hồ sơ Để việc tra tìm tài liệu nhanh chóng thuận lợi quan tiến hành xây dựng công cụ tra tìm tài liệu trang web để phục vụ cho việc tra tìm nghiên cứu 2.2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hiện nay, kho lưu trữ UBND huyện nói chung cơng tác bảo quản tài liệu Phòng Nội vụ huyện nói riêng trang bị số thiết bị bảo quản như: cặp, hộp, giá, tủ đựng tài liệu Cán văn thư-lưu trữ có trách nhiệm tổ chức thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu để hộp(cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu Do kho lưu trữ UBND huyện không gần nơi làm việc nên việc kiểm tra thường xuyên vận chuyển tài liệu gặp số khó khăn Việc bảo quản tài liệu lưu trữ quan trang bị cặp hộp, giá để tài liệu nhằm tránh mối mọt, trùng; có hệ thống thơng gió tránh ẩm mốc Hiện quan xây dựng quy chế vào kho lưu trữ để dễ dàng quản lý tránh tình trạng mát tài liệu 2.2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu cán bộ, công chức, viên chức UBND huyện Việc khai thác sử dụng tài liệu kho lưu trữ phải đồng ý lãnh đạo quan CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ THAM MƯU THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư-lưu trữ Qua việc khảo sát Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Sách, em xin 20 đưa số nhận xét ưu, nhược điểm công tác quản lý Nhà nước văn thư-lưu trữ sau: 3.1.1 Ưu điểm Nhìn chung cơng tác quản lý Nhà nước công tác văn thư-lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Nam Sách thực tương đối tốt, cụ thể: - Công tác xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư lưu trữ: UBND huyện ban hành quy chế làm việc công tác văn thư-lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc, hoạt động quan thống quản lý vào quy củ Lãnh đạo, công chức, viên chức ý thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ Việc bảo quản phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ngày quan tâm, quản lý tài liệu lưu trữ tập trung, công tác chỉnh lý tài liệu bước đầu thực tốt Các cán quan thực nghiêm chỉnh theo quy chế văn quy định công tác văn thư - lưu trữ Nhà nước - Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ : UBND huyện triển khai ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hành Sử dụng hệ điều hành tác nghiệp phục vụ hoạt động đạo, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đivăn đến, giúp giải công việc nhanh chóng, thuận lợi - Đào tạo, bồi dưỡng nhân làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư lưu trữ: Hàng năm quan thường mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ để nâng cao trình độ, kỹ nghiệp vụ cán chun mơn Cán đạt thành tích xuất sắc cơng việc đề xuất khen thưởng góp phần nâng cao tinh thần làm việc - Tổ chức công tác văn thư-lưu trữ: Về chất lượng cán bộ: Cán văn thư Phòng Nội vụ huyện Nam Sách có trình độ chun mơn cao nên khâu nghiệp vụ văn thư - lưu trữ tiến hành cách hiệu quả, có phẩm chất trị tốt, có tinh thần trách nhiệm cao với công việc, vừa làm tốt công tác văn thư-lưu trữ, vừa làm tốt công tác ngoại 21 giao, tiếp khách giúp lãnh đạo cần thiết Về trang thiết bị văn phòng: Phòng Nội vụ huyện trang bị thiết bị văn phòng đại máy tính, máy in, tủ đựng tài liệu 3.1.2 Nhược điểm Ngoài ưu điểm nêu trên, hoạt động quản lý Nhà nước công tác VTLT Phòng Nội vụ huyện Nam Sách tồn số hạn chế: - Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư - lưu trữ: Không thường xuyên sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư - lưu trữ, thường áp dụng Quy chế ban hành trước - Một số đơn vị chưa thực tốt việc nộp lưu trữ tài liệu sau xử lý xong vào kho lưu trữ đơn vị, tình trạng lưu trữ dàn trải cán bộ, công chức Mức độ xử lý nghiệp vụ tài liệu lưu trữ chưa đảm bảo, lưu trữ tài liệu có phân loại chưa thật khoa học nguyên tắc, chủ yếu phân loại theo loại văn năm ban hành năm tiếp nhận văn bản, chưa phân loại theo thời hạn văn Tài liệu lưu trữ chưa chỉnh lý theo quy định; chưa thực tốt công tác lập hồ sơ lưu trữ xác định giá trị tiêu hủy tài liệu lưu trữ - Ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư-lưu trữ vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ: chưa có thiết bị chuyên môn để thực ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 22 3.2 Tham mưu cho Trưởng Phòng Nội vụ huyện Nam Sách thực tổ chức quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ - Tiếp tục triển khai, quán triệt văn quy định, hướng dẫn công tác văn thư-lưu trữ thủ trưởng, công chức làm công tác văn thư-lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ, thường xuyên đạo làm tốt công tác - Đẩy mạnh công tác kiểm tra văn thư, lưu trữ quan chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện UBND xã, kịp thời hướng dẫn chấn chỉnh sai sót - Hàng năm cần tổ chức kiểm tra thực công tác cán văn thư -lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc, ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa cơng tác VTLT vào hoạt động có nề nếp, hiệu - Thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên, đưa hình thức khen thưởng, kỷ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc họ - Các cán bộ, nhân viên văn phòng cần đào tạo, trau dồi kiến thức đặc biệt tin học ngoại ngữ để nâng cao trình độ lực làm việc - Cán văn thư - lưu trữ phải kiêm nhiệm nhiều việc khác nên công tác văn thư - lưu trữ gặp nhiều khó khăn Vì vậy, cần có phân công cho cán công việc cụ thể chức để gánh bớt phần việc cán văn thư - lưu trữ - Đầu tư trang thiết bị đại, đưa chương trình phần mềm ứng dụng vào công tác văn thư để đảm bảo hiệu công việc tốt hơn; trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax, mua thêm số máy photocopy, máy scan… phục vụ công tác văn thư - lưu trữ - Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư - lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại giúp đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao 23 - Tăng cường công tác tra, kiểm tra, đạo việc thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; tập trung vào việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, đơn vị 24 KẾT LUẬN Qua thời gian khảo sát UBND huyện Nam Sách, em phần hiểu rõ cần thiết tầm quan trọng công tác Văn thư-Lưu trữ Em nhận thức sâu rộng lý thuyết học giảng đường với thực tế cơng việc Nhờ mà em có hội rèn luyện thêm chuyên mơn, nghiệp vụ mình, rèn luyện thân có ý thức trách nhiệm với công việc Đặc biệt tự đánh giá chất lượng công việc mình, đề xuất ý kiến thân công tác văn thư-lưu trữ Công tác Văn thư - Lưu trữ thực tốt tạo điều kiện cho quan, tổ chức đưa định đắn, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế quan Cán Văn Thư - Lưu Trữ cần phải tự học hỏi trau dồi thêm kiến thức để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Với trách nhiệm cán văn phòng tương lai em nhận thấy cần phải học hỏi tìm hiểu nhiều nữa, tiếp thu kiến thức giảng đường vận dụng thật tốt vào công việc Em xin chân thành cảm ơn ! 25 ... văn thư- lưu trữ Phòng Nội vụ huyện đặt quản lý Trưởng phòng Nội vụ, có nhiệm vụ thực quản lý cơng tác văn thư- lưu trữ phòng 10 2.1.2.2 Tổ chức nhân Cán văn thư- lưu trữ có vai trò quan trọng công. .. vụ công tác văn thư- lưu trữ 2.1.1.1 Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Nam Sách ban hành Quy chế công tác văn thư- lưu trữ Quy chế áp dụng cho công tác quản lý hoạt động văn thư- lưu. .. 31/10/2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Hiện nay, Phòng Nội vụ huyện thực tốt công tác văn thư- lưu trữ theo Quy chế công tác văn thư- lưu trữ UBND