MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I .KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân (UBND) quận Hai Bà Trưng 3 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng. 5 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5 3. Tìm hiểu công tác văn thư. lưu trữ của cơ quan tổ chức 9 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư. lưu trữ của cơ quan, tổ chức 9 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 10 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 10 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 13 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND quận Hai Bà Trưng 14 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 15 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 15 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. 16 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 17 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 18 A. MỞ ĐẦU 18 1. Lý do chọn đề tài 18 2. Mục đích nghiên cứu 19 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 19 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 19 5. Phương pháp nghiên cứu 19 6. Các nguồn tài liệu tham khảo 20 B. NỘI DUNG 21 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 21 1.1. Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 21 1.2. Cở sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ 22 1.3. Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 28 1.4. Cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ 29 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 31 2.1. Khái quát quá trình hình thành phát triển của UBND quận Hai Bà Trưng 31 2.2. Tình hình quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Hai Bà Trưng 32 2.3. Những thành tích đạt được về công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ 35 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 40 3.1. Nhận xét và đánh giá tổng quan về quản lý văn thư, lưu trữ tại UBND quận Hai Bà Trưng 40 3.2. Kiến nghị 41 C. KẾT LUẬN 44 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Sinh viên: Phạm Văn Ngọc Tường Lớp ĐHLT-QTVP 1408A ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮTẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG NIÊN LUẬN NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tên quan: Uỷ ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Mạnh Cường Hà Nội - 2016 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG .3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân (UBND) quận Hai Bà Trưng .3 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 3.2 Mô hình tổ chức văn thư quan 10 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan .10 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 13 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ UBND quận Hai Bà Trưng .14 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan .15 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng .15 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp thiết bị phòng làm việc văn phòng 15 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 17 PHẦN II 18 CHUYÊN ĐỀ NGHIÊN CỨU .18 A MỞ ĐẦU 18 Lý chọn đề tài 18 Mục đích nghiên cứu .19 Nhiệm vụ nghiên cứu .19 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 19 Phương pháp nghiên cứu 19 Các nguồn tài liệu tham khảo 20 B NỘI DUNG .21 CHƯƠNG 21 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC 21 VĂN THƯ, LƯU TRỮ 21 1.1 Vị trí, vai trò công tác văn thư, lưu trữ .21 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A 1.2 Cở sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ 22 1.3 Quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 28 1.4 Cơ sở pháp lý công tác văn thư, lưu trữ .29 CHƯƠNG 30 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 30 2.1 Khái quát trình hình thành phát triển UBND quận Hai Bà Trưng 30 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển UBND quận Hai Bà Trưng 30 2.2 Tình hình quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Hai Bà Trưng .31 2.3 Những thành tích đạt công tác quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ 35 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 40 3.1 Nhận xét đánh giá tổng quan quản lý văn thư, lưu trữ UBND quận Hai Bà Trưng 40 3.2 Kiến nghị 41 C KẾT LUẬN 44 D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .45 LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Nhưng để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ phải cần có đạo, lãnh đạo, quản lý thống có hiệu từ nhiều công việc khác như: ban hành văn quản lý, kinh phí hoạt động, chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức cán bộ… Văn thư, lưu trữ đề tài sinh viên chuyên ngành quan tâm chuyên đề áp dụng nhiều bạn sinh viên theo chuyên ngành văn thư, lưu trữ quản trị văn phòng Với kiến thức trang bị cho thân ghế nhà trường, thêm vào khoảng thời gian nghiên cứu thực tiễn Ủy ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng, có thêm điều kiện để tìm hiểu quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ Vì vậy, định chọn chuyên đề “Tìm hiểu quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Hai Bà Trưng” làm đề tài nghiên cứu Tổng thể báo cáo chia thành phần chính: Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP “TÌM HIỂU QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG” Trong trình thực chuyên đề quan UBND quận Hai Bà Trưng, gặp phải số khó khăn bên cạnh có nhiều thuận lợi để khảo sát, nghiên cứu công tác quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ đây: Một số khó khăn: - Thời gian thực tập quan tương đối ngắn nên việc khảo sát, nghiên cứu quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban thực số Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A công đoạn, phần nội dung thực trạng trọng tâm báo cáo Một số thuận lợi - Sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình chuyên viên phòng Nội vụ, chuyên viên phòng ban khác Quận - Quá trình thực chuyên để “Tìm hiểu quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Hai Bà Trưng” khó hoàn thiện giúp đỡ, hướng dẫn tận tình cán bộ, chuyên viên phòng Nội vụ Quận Hai Bà Trưng hướng dẫn bổ ích chị Phan Thị Thùy Trang cách thức hoàn thành đề tài Qua xin gửi lời biết ơn chân thành tới anh: Nguyễn Quang Trung – Trưởng phòng Nội vụ quận Hai Bà Trưng, số cán khác Ủy ban quận, giúp đỡ hoàn thiện tốt chuyên đề Bài niên luận thực khoảng thời gian tương đối ngắn nên khó tránh khỏi thiếu sót, mong có góp ý từ phía thầy, cô giáo Khoa để báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2015 SINH VIÊN Phạm Văn Ngọc Tường Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân (UBND) quận Hai Bà Trưng a) Vị trí, chức - UBND quận quan chấp hành HĐND quan hành Nhà nước Quận, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, văn Chính phủ, văn UBND Thành phố Nghị HĐND Quận - UBND quận Hai Bà Trưng Hội đồng nhân dân cấp bầu ra, quan chấp hành pháp luật HĐND, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cấp quan quản lý nhà nước cấp Quyết định, Chỉ thị tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn - UBND quận thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương đến Đia phương - Tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật ,các văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp, đạo hoạt động UBND cấp trực tiếp b) Nhiệm vụ, quyền hạn Pháp luật quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận quản lý hành Nhà nước mối quan hệ với HĐND quản lý tập trung, thống Chính phủ theo hệ thống hành cấp - Quản lý nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát truyền hình linh vực xã hội khác, quản lý nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá - Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luật - Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ cán cấp xã, bảo hiểm xã hội theo phân cấp Chính Phủ Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến Pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Quyết HĐND cấp quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương - Bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiên chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên sách hậu phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, quản lý việc cư trú lại người nước địa phương - Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn khác - Tổ chức thực việc thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời khoản thu từ thuế khoản thu khác điạ phương - Tổ chức thực biện pháp bảo đảm thực thống kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội quy hoạch đô thị thành phố; - Quản lý kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn theo phân cấp Chính phủ; - Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất đô thị; tổ chức thực định xử lý vi phạm xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định pháp luật; - Quản lý, kiểm tra việc sử dụng công trình công cộng thành phố giao địa bàn quận c) Cơ cấu tổ chức Cơ cấu thành viên UBND quận Hai Bà Trưng: - Chủ tịch UBND quận phụ trách chung - Phó chủ tịch UBND quận: phụ trách văn hóa - xã hội, kinh tế - xây dựng quản lý đô thị - 05 Ủy viên UBND quận: + Ủy viên UBND Trưởng Công an quận; + Ủy viên UBND Chỉ huy trưởng Ban huy Quân quận; + Ủy viên UBND Phó chánh Văn phòng HĐND – UBND quận; Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A + Ủy viên UBND Chánh tra quận; + Ủy viên UBND Trưởng phòng Tài nguyên môi trường Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng a) Vị trí,chức - Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, có chức tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân - Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân quận đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố b) Nhiệm vụ, quyền hạn Đối với chức quan chuyên môn Ủy ban nhân dân Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm Ủy ban nhân dân quận Đôn đốc, kiểm tra phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp phường việc thực chương trình, kế hoạch công tác Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường theo quy định pháp luật; Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật; Trình Ủy ban nhân dân quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân quận; Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; theo dõi, đôn đốc phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp phường soạn thảo, chuẩn bị đề án phân công phụ trách; Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường trước trình Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, định; Giúp Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Quận uỷ, Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc quận, đoàn thể nhân dân cấp quận quan, tổ chức Trung ương, thành phố đóng địa bàn địa phương; Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị Ủy ban nhân dân quận; văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan Giúp Ủy ban nhân dân quận phối hợp với quan chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường; Quản lý thống việc ban hành văn Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành nhà nước Ủy ban nhân dân quận; Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân phường nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành nhà nước theo quy định pháp luật; 10 Giải khiếu nại, tố cáo, thực công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân quận theo quy định pháp luật phân công Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; 11 Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức quan; 12 Quản lý tổ chức máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức tài sản, trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định pháp luật phân cấp quản lý Ủy ban nhân dân quận; 13 Thực nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao c) Cơ cấu tổ chức Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Hiện Khối văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng gồm 01 đồng chí Chánh văn phòng 03 đồng chí Phó Chánh Văn phòng Cùng phận trực thuộc sau: - Bộ phận Văn thư; - Bộ phận Tổng hợp; - Bộ phận Tài vụ; - Bộ phận Công nghệ thông tin; - Bộ phận Lễ tân; - Bộ phận Lưu trữ; - Bộ phận Tiếp dân; - Bộ phận “Một cửa”; - Bộ phận Bảo vệ; - Bộ phận Lái xe; - Nhà ăn quan; - Hội trường, điện, nước; 2.1.2 Xây dựng mô tả việc vị trí công việc văn phòng * Bản mô tả việc Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chínhquản trị: Vị trí chức trách: Phó Chánh Văn phòng lãnh đạo Văn phòng, giúp Chánh Văn phòng điều hành số mặt công tác theo phân công Chánh Văn phòng Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ Chánh Văn phòng giao, Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trước pháp luật về toàn kết hoạt động giao Nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng thực công tác hành chính-quản trị nhiệm vụ khác Chánh Văn phòng giao Nhiệm vụ cụ thể: giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành, trực tiếp phân công Thanh tra viên, chuyên viên, nhân viên phụ trách thực công tác hành quản trị, gồm: * Công tác tài chính: - Lập dự toán toán kinh phí năm, dự toán chi tiêu cụ thể năm theo quy định; Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Quận Hai Bà Trưng thành lập sở toàn diện tích tự nhiên : 9,6167 km² dân số: 295.726 người Địa giới hành quận Nam Từ Liêm: - Phía đông giáp sông Hồng; qua bờ sông quận Long Biên - Phía tây chủ yếu giáp quận Đống Đa; phần nhỏ giáp quận Thanh Xuân - Phía nam giáp quận Hoàng Mai; - Phía bắc giáp quận Hoàn Kiếm Quận Hai Bà Trưng có nhiều công trình kiến trúc đại quan trọng Quốc gia Thủ đô Hà Nội Quận địa phương có tốc độ đô thị hóa nhanh mạnh mẽ quận, huyện thuộc Thành phố, với nhiều dự án trọng điểm triển khai Quận Hai Bà Trưng có truyền thống lịch sử, văn hóa lâu đời, mang đặc trưng văn minh sông Hồng rực rỡ gắn liền với thăng trầm lịch sử đất Thăng Long – Hà Nội ngàn năm văn hiến Nhân dân quận Hai Bà Trưng có lòng yêu nước nồng nàn, chất cần cù, sáng tạo, lịch sử có đóng góp quan trọng nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc, bảo vệ Thủ đô, đất nước Phát huy truyền thống tốt đẹp đó, Đảng bộ, quyền tầng lớp nhân dân quận Hai Bà Trưng vững bước đường công nghiệp hóa, đại hóa, bước xây dựng quê hương trở thành đô thị văn minh, giàu đẹp, tiếp tục có đóng góp quan trọng cho nghiệp chung Thủ đô Hà Nội đất nước 2.2 Tình hình quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Hai Bà Trưng 2.2.1 Những kế hoạch tiêu đề công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 * Công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ; b) Căn vào văn quy phạm pháp luật, văn đạo Bộ Nội vụ, văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Quyết định số 7117/QĐ-UBND UBND Thành phố ban hành Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, tiến hành rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung xây 31 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A dựng quy định, văn đạo, hướng dẫn, tổ chức thực thuộc thẩm quyền quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật hành; c) Đẩy mạnh công tác nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ hoạt động văn thư, công tác lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (trang bị máy vi tính sử dụng phần mềm quản lý công tác văn thư, phần mềm quản lý công tác lưu trữ); d) Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phòng, ban, quan, đơn vị UBND phường thuộc Quận Xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào vấn đề sau: - Triển khai thực quy định pháp luật, văn đạo, hướng dẫn quan có thẩm quyền công tác văn thư, lưu trữ; - Ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2015; Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan; Quy chế sử dụng kho lưu trữ; Quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn bản; Quy định việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Quy định thời hạn bảo quản tài liệu quan, tổ chức (theo quy định Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011, Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định hành; - Quản lý sử dụng dấu quan theo quy định pháp luật; - Công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn đi; - Công tác tiếp nhận, quản lý văn đến; - Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử; - Công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; - Bố trí phòng kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ; - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ e) Bố trí kinh phí cho công tác lưu trữ năm 2015 đơn vị theo quy định Điều 39 Luật Lưu trữ * Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 32 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A a) Thực nghiệp vụ công tác văn thư: công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn đi; công tác tiếp nhận, quản lý văn đến; quản lý sử dụng dấu quan, đơn vị theo quy định pháp luật; b) Thực nghiệp vụ công tác lưu trữ; + Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan chỉnh lý, giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định pháp luật; có giải pháp để thực công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng đạt hiệu cao; + Xây dựng tổ chức thực Kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố (Chi cục Văn thư lưu trữ Thành phố) theo quy định pháp luật; + Thực việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị: quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực việc xác định giá trị tài liệu, báo cáo UBND quận kế hoạch tiêu hủy tài liệu hết giá trị; + Xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ như: Mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm tài liệu, lập sổ quản lý khai thác sử dụng tài liệu phục vụ độc giả cho hoạt động quan, tổ chức nhu cầu đáng nhân dân c) Phấn đấu 100% quan, tổ chức có bố trí phòng kho lưu trữ tài liệu quan để bảo quản an toàn, lâu dài tài liệu có giá trị, phục vụ thuận tiện cho công tác khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu; d) Thường xuyên kiểm tra thực việc bảo trì, sửa chữa, bố trí trang bị thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: bình chữa cháy; thiết bị chống đột nhập; máy điều hòa không khí, máy hút ẩm; hệ thống thông gió, phòng chống mối mọt, giá, hộp, cặp tài liệu, bìa hồ sơ…; e) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ * Công tác tổ chức, cán Các phòng, ban, quan, đơn vị UBND phường tập trung thực nhiệm vụ: a) Rà soát, kiện toàn tổ chức máy, biên chế; bố trí đủ biên chế công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; b) Phối hợp với phòng, ban liên quan tăng cường công tác đào tạo, tổ chức, tập huấn, nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; 33 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A 2.2.2 Quá trình phân công công việc tổ chức thực kế hoạch, tiêu công tâc văn thư, lưu trữ * Lãnh đạo phòng, ban, quan, đơn vị UBND phường thuộc quận có trách nhiệm: a) Triển khai, tổ chức thực nội dung, nhiệm vụ thuộc trách nhiệm, quyền hạn giao báo cáo kết thực UBND quận Hai Bà Trưng b) Bố trí kinh phí hoạt động văn thư, lưu trữ phù hợp với khả điều kiện thực tế để thực số nội dung công việc như: chỉnh lý tài liệu tồn đọng, sửa chữa, cải tạo nâng cấp phòng kho lưu trữ, bình chữa cháy, trang thiết bị bảo quản tài liệu lâu dài, an toàn, thuận tiện khai thác, sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu c) Xây dựng quy chế khai thác sử dụng kho lưu trữ tài liệu lưu trữ đơn vị * Phòng Nội vụ: a) Triển khai thực Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2015, hướng dẫn, kiểm tra quan, đơn vị thực công tác văn thư, lưu trữ theo Kế hoạch này; b) Tham mưu tổ chức tập huấn công tác văn thư lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức Quận phường thuộc Quận; c) Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư, lưu trư; d) Tổng hợp báo cáo UBND Quận tình hình, kết thực kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ phòng, ban, quan, đơn vị UBND phường * Văn phòng HĐND – UBND Quận, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc phòng Tài nguyên & Môi trường, Ban quản lý Dự án Quận đơn vị quản lý kho lưu trữ có trách nhiệm phân công cụ thể cán bộ, công chức, viên chức quản lý kho, khai thác, bảo quản tài liệu theo quy định pháp luật Chủ động xây dựng kế hoạch chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Trong trình thực phát sinh, vướng mắc, phòng, ban, quan, đơn vị UBND phường phản ánh UBND quận Hai Bà Trưng (qua phòng Nội vụ) để tổng hợp, báo cáo Chi cục Văn thư lưu trữ - Sở Nội vụ Thành phố, UBND Thành phố xem xét giải 34 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A 2.2.3 Công tác đạo, tăng cường quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ Để dảm bảo hoạt động quản lý nhà nước thông suốt, phục vụ nhu cầu đáng nhân dân quan, tổ chức, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng yêu cầu: - Giao phòng Nội vụ tham mưu cho UBND quận ban hành văn đạo; thực kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ phòng, ban, tổ chức, đơn vị nghiệp trực thuộc huyện, đơn vị hiệp quản UBND phường quy định pháp luật; Chủ trì, phối hợp với Công an Quận tham mưu, thực việc làm mới, đổi dấu, quản lý sử dụng dấu phòng, ban, quan, tổ chức, đơn vị trực thuộc Quận, UBND phường theo quy định pháp luật; - Giao phòng Tài nguyên Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất nhà quận Hai Bà Trưng quản lý, bảo quản toàn hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ - Đối với quan, đơn vị hiệp quản: thực thu hồi, chỉnh lý, thống kê, bảo quản, lưu giữ hồ sơ tài liệu quan đơn vị Trường hợp có biến động chia tách, sáp nhập theo hướng dẫn ngành dọc cấp - Việc hủy tài liệu hết giá trị, tạm thời chưa thực thời gian Nghiêm cấm việc tiêu hủy, làm sai lệch, tự ý chụp, di chuyển hồ sơ, tài liệu khỏi nơi quy định Nếu vi phạm tùy theo mức dộ bị xử lý theo quy định pháp luật 2.3 Những thành tích đạt công tác quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ 2.3.1 Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ văn quy định, hướng dẫn Trong năm qua, nhằm nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, UBND quận Hai Bà Trưng cử cán tham gia đầy đủ, thành phần lớp tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ tổ chức Thực Kế hoạch số 06/KH-UBND ngày 07 tháng 01 năm 2014 UBND Thành phố Hà Nội, UBND quận Hai Bà Trưng tổ chức triển khai kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 nhằm nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên phòng, ban, quan, đơn vị UBND phường địa bàn Quận vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ; Tăng cường công tác quản lý Nhà nước hoạt động văn thư, lưu trữ phòng, ban, 35 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A quan, đơn vị UBND phường địa bàn Quận vào nề nếp thực theo quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời sở để phòng, ban, quan, đơn vị UBND phường xây dựng kế hoạch tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 2.3.2 Công tác xây dựng, ban hành văn quản lý công tác văn thư lưu trữ Thực Kế hoạch số 06/KH-UBND ngày 07 tháng 01 năm 2014 UBND Thành phố Hà Nội, UBND quận Hai Bà Trưng ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 2.3.3 Công tác tổ chức cán Để đảm bảo tốt công tác lưu trữ quan UBND quận, Văn phòng HĐND – UBND quận phân công 01 đồng chí Phó chánh Văn phòng phụ trách công tác lưu trữ 01 đồng chí cán có trình độ Đại học, có tinh thần trách nhiệm vầ có tính trung thực cao làm công tác lưu trữ, 02 đồng chí văn thư, lưu trữ có kinh nghiệm phụ trách công tác văn thư quan thành lập 01 phận tổng hợp trực thuộc Văn phòng HĐND – UBND quận giúp việc công tác quản lý văn đi, văn đến công tác tổng hợp Căn Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005, UBND quận Hai Bà Trưng thực chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ với hệ số 0,2 bồi dưỡng vật cán làm công tác lưu trữ theo Công văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày 13 tháng 11 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 2.3.4 Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Thực Quy chế UBND quận Hai Bà Trưng công tác văn thư, lưu trữ năm 2014, UBND quận giao nhiệm vụ cho phòng Nội vụ phối hợp với phòng, ban, ngành liên quan lập kế hoạch tổ chức kiểm tra công tác văn thư, tập trung vào nội dung: việc triển khai, thực văn văn thư, lưu trữ, số lượng tài liệu bảo quản xã, thị trấn; cở sở vật chất, phòng kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu; chế độ quản lý hồ sơ, tài liệu, công văn đi, đến…; Số lượng cán làm công tác văn thư, lưu trữ, trình độ chuyên môn… 2.3.5 Công tác Văn thư lập hồ sơ hành a) Công tác ban hành, quản lý văn đi, đến quản lý dấu 36 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Từ ngày 01 tháng năm 2014, tất phòng, ban, quan, đơn vị UBND phường địa bàn quận thực mở sổ quản lý văn đi, văn đến theo quy định Từ ngày 01/4/2014 đến ngày 30/10/2014, phận văn thư quan UBND quận Hai Bà Trưng tiếp nhận 4.421 văn đến, đó: - Văn thông thường: 4.299 văn bản; - Văn mật: 52 văn bản; - Văn quy phạm pháp luật: 70 văn Đã ban hành 5.081 văn loại gồm: - Công văn 1100 văn bản; - Thông báo: 257 văn bản; - Báo cáo: 198 văn bản; - Quyết định: 3219 văn bản; - Kế hoạch, hướng dẫn, chương trình, thị: 209 văn bản; - Tờ trình: 83 văn bản; - Văn mật: 15 văn Quy trình tiếp nhận ban hành văn đảm bảo quy định, nhanh chóng, xác, đáp ứng kịp thời công tác lãnh dạo, đạo điều hành UBND quận Việc quản lý sử dụng dấu thực theo quy định pháp luật b) Công tác xây dựng danh mục hồ sơ hành Lãnh đạo UBND quận yêu cầu phòng, ban, ngành thuộc Quận UBND phường xây dựng kế hoạch hoạt động, xây dựng danh mục hồ sơ hành đơn vị 2.3.6 Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng - Tổng số hồ sơ tài liệu UBND quận Hai Bà Trưng: Số lượng tài liệu có kho: 700 mét giá tài liệu: + Tổng số mét hồ sơ chỉnh lý 550m +Tổng số hồ sơ chưa chỉnh lý 150m 2.3.7 Công tác bố trí phòng kho trang thiết bị để bảo quản tài liệu - Kho Lưu trữ quan bố trí trụ sở Tiếp dân giải thủ tục hành quận với diện tích khoảng 340m 2, 01 phòng để cán lưu trữ làm việc, có trang bị 37 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A thiết bị máy tính Kho lưu trữ quan xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng với kết cấu chống mối mọt, đại với tổng kinh phí đầu tư 1,9 tỷ đồng Trang thiết bị bảo vệ, lưu trữ tài liệu gồm: + 02 máy hút ẩm; + 05 quạt thông gió; + 01 máy điều hòa nhiệt độ; + 24 dãy giá sắt để tài liệu; + 2.560 hộp tông; + 2.812 cặp ba dây Tất kho trang bị đầy đủ trang thiết bị bảo quản (điều hòa, máy hút ẩm, bình chữa cháy…) 2.3.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin Việc quản lý văn đi, văn đến thực theo quy định UBND quận ứng dụng phần mềm quản lý văn đi, văn đến tích hợp với phần mềm chuyển nhận văn công tác văn thư UBND quận Hai Bà Trưng Đối với văn mật đến văn mật mở sổ văn đi, văn đến viết tay xử lý theo quy định 2.3.9 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực tốt công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, tính đến 30/10/2014, Kho lưu trữ quận Hai Bà Trưng cung cấp tài liệu phục vụ 93 lượt người khai thác tra cứu Công tác lập sổ sách quản lý kho tài liệu đảm bảo Tình trạng tài liệu bảo quản kho lưu trữ không mối mọt, không ẩm mốc 2.3.10 Tình hình thực chế độ thông tin báo cáo định kỳ Công tác lập báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ cán văn thư, lưu trữ thực thường xuyên, định kỳ hàng quý báo cáo lãnh đạo UBND quận Định kỳ hàng quý, tháng năm, UBND quận báo cáo UBND Thành phố, Sở Nội vụ Chi cục Văn thư lưu trữ Thành phố nội dung thời gian quy định 38 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A 39 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 3.1 Nhận xét đánh giá tổng quan quản lý văn thư, lưu trữ UBND quận Hai Bà Trưng a) Những ưu điểm Trong thời gian qua, UBND quận Hai Bà Trưng thực tốt Luật lưu trữ văn hướng dẫn thi hành Luật lưu trữ; văn khác công tác văn thư, lưu trữ Vì vậy, công tác văn thư, lưu trữ từ Quận đến sở quan tâm, trọng có bước chuyển biến đáng kể; - Công nghệ thông tin ứng dụng công tác văn thư, lưu trữ; - Sự phối hợp thống Văn phòng HĐND – UBND phòng Nội vụ Quận công tác quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ thực thường xuyên; - Biên chế cán văn thư, lưu trữ tăng cường số lượng chất lượng, cán làm công tác văn thư phòng, ban, đơn vị cải thiện đáng kể; cán văn thư, lưu trữ thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ; - Hoạt động quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ đạt kết thiết thực; công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đẩy mạnh; hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tăng cường đạt hiệu cao; - Công tác chỉnh lý, thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử đẩy mạnh; - Công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày trọng, đa dạng hình thức phục vụ loại hình tài liệu, công tác phục vụ khai thác phần đáp ứng nhu cầu xã hội; số lượng người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày tăng Thành tích đạt sau nhiều năm qua nguyên nhân chủ yếu sau đây: - Thứ nhất, quan tâm, đạo Đảng Nhà nước, đặc biệt quan tâm toàn diện Bộ Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ, lĩnh vực xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật; - Thứ hai, nỗ lực cao độ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, có nhiều biện pháp nhằm tăng cường đạo việc thực số Nghị định Chính phủ; 40 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A - Thứ ba, cán văn thư, lưu trữ địa phương phát huy tính chủ động, sáng tạo công tác, làm tốt chức tham mưu cho lãnh đạo cấp việc tổ chức thực văn hướng dẫn cua Bộ Nội vụ Chính phủ b) Những tồn tại, hạn chế Bên cạnh kết đạt trình bày trên, quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Hai Bà Trưng số tồn sau đây: Thứ nhất, nhận thức số lãnh đạo cấp vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ chưa mức, dẫn đến công tác văn thư, lưu trữ bị xem nhẹ công tác khác Thứ hai, tình trạng tài liệu tồn đọng phòng, ban, đơn vị nhiều; chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử chưa thật tốt đầy đủ Thứ ba, công tác tổ chức khai thác, sử dụng, công bố tài liệu nhiều hạn chế, tài liệu lưu trữ chưa phát huy hết giá trị để phục vụ mục đích người dân xã hội c) Nguyên nhân tồn Những tồn tài nguyên nhân chủ yếu sau đây: Thứ nhất, hệ thống văn quy phạm pháp luật lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ bước hoàn thiện, chưa đầy đủ đồng Thứ hai, tổ chức văn thư, lưu trữ địa phương chưa ổn định, kiêm nhiệm khuyết thiếu nhiều Thứ ba, sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ tăng cường, nhìn chung chưa đáp ứng đủ cho yêu cầu công việc 3.2 Kiến nghị Sau số kiến nghị: - Về tổ chức máy văn thư, lưu trữ: đề nghị Bộ Nội vụ sớm có Thông tư hướng dẫn tổ chức máy văn thư, lưu trữ địa phương có hướng dẫn cụ thể lưu trữ cấp quận, huyện; - Đề nghị Chi cục Văn thư lưu trữ có văn hướng dẫn UBND quận việc tiêu hủy tài liệu trùng, tài liệu sau chỉnh lý trước theo quy định hành, giải phóng diện tích kho lưu trữ, quy trình tiêu hủy hồ sơ chứng thực; có văn hướng dẫn cụ thể, chi tiết việc lục Bản đồ, sổ mục kê thơi kỳ hồ sơ, tài liệu liên quan đến đất đai…; 41 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A - Đề nghị Sở Nội vụ Thành phố tổ chức lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức; - Đề nghị UBND Thành phố bổ sung kinh phí cho quận Hai Bà Trưng nhằm phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu, tiêu hủy tài liệu theo quy định tăng cường trang thiết bị để bảo quản tài liệu * Phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới Để thực tốt nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ thời gian tới, UBND quận Hai Bà Trưng cần tăng cường biện pháp nhằm thực nhiệm vụ sau đây: - Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011, văn hướng dẫn thi hành Luật lưu trữ văn khác công tác văn thư, lưu trữ thông qua hệ thống phát thanh, cổng thông tin điện tử Quận; - Căn văn quy phạm pháp luật, văn đạo UBND Thành phố, Sở Nội vụ văn hướng dẫn Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành phố, tiến hành rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung xây dựng, văn đạo, hướng dẫn thuộc thẩm quyền Quận công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật hành; - Kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ; nâng cao trình độ cán văn thư, lưu trữ + Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ phù hợp với yêu cầu tại; + Bố trí đủ cán văn thư, lưu trữ theo chức danh quy định Nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ tỉnh đề ra; + Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ lý luận chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ - Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ: + Xây dựng kế hoạch tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tâc văn thư, lưu trữ quan, UBND phường quận; + Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; + Kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu; + Hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc thực tốt việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; + Tăng cường việc thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, thực tốt văn hướng dẫn Nhà nước Đây nhiệm vụ trọng tâm thời gian tới 42 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A + Thường xuyên kiểm tra thực việc bảo trì, sửa chữa, trang bị thiết bị, phương tiện để bảo quản tài liệu: phòng cháy chữa cháy, giá, hộp, cặp tài liệu, bìa hồ sơ, hệ thống thông gió…; + Xây dựng Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng có kho Lưu trữ - Đầu tư sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ: + Cần đầu tư sửa chữa, cải tạo xây kho lưu trữ nhằm đáp ứng yêu cầu tại; + Tăng cường trang thiết bị cần thiết cho công tác văn thư, lưu trữ; + Bố trí đủ kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ như: chỉnh lý tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ… 43 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A C KẾT LUẬN Có thể nói, với kiến thức đầy đủ công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt khái niệm; vị trí, ý nghĩa công tác văn thư, lưu trữ giúp hiểu thêm nhiều tầm quân trọng quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Từ giúp độc giả, cán văn thư, lưu trữ tương lai có kiến thức vững vàng chuyên môn nghiệp vụ khả giải công việc mình, góp phần nâng cao hiệu công việc, đáp ứng với xu hướng ngày lên đất nước Một lần nhìn nhận việc quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Hai Bà Trưng, để có thành tích ngày hôm công tác có quan tâm lớn từ vị lãnh đạo, nỗ lực toàn thể cán bộ, công chức, viên chức Quận Hai Bà Trưng mang trọng trách khó khăn hơn, gian nan nhiệm vụ, chức trách quản lý Nhà nước tất lĩnh vực đời sống xã hội; công tác văn thư, lưu trữ công tác chủ chốt, lâu đời gắn bó chặt chẽ tách rời trình giải công việc, thực nhiệm vụ mà Đảng, Nhà nước, Thành phố giao phó Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu UBND quận Hai Bà Trưng công tác quản lý Nhà nước văn thư lưu trữ kết nghiên cứu cá nhân sở khoa học để Ủy ban quận tiếp tục hoàn thiện công tác này, văn đạo, quản lý nhà nước, cải cách hành cần phải điều chỉnh để phù hợp với xu thay đổi xã hội đất nước thời kỳ hội nhập 44 Phạm Văn Ngọc Tường - Lớp ĐHLT-QTVP 1408A D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; 5.Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Và số văn khác II CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG Quyết định số: 2171/QD-UBND ngày 12 tháng 08 năm 2014 UBND quận Hai Bà Trưng việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Hai Bà Trưng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Hai Bà Trưng Và số văn khác III SÁCH VÀ CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO KHÁC Cục Lưu trữ Nhà nước (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất Khoa học Xã hội, Hà Nội Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn Công tác lưu trữ,Nhà xuất Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội Dương Văn Khảm (chủ biên) (2009), Công tác Văn thư Lưu trữ, Nhà xuất Văn hóa Thông tin, Hà Nội Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội (2009), Giáo trình Lưu trữ, Nhà xuất Giao thông Vận tải, Hà Nội Các website: http://haibatrung.hanoi.gov.vn/ http://sonoivu.hanoi.gov.vn/ http://sonoivu.bacgiang.gov.vn/ Cùng số sách, báo, tạp chí khác có liên quan đến quản lý công tác văn thư, lưu trữ 45