BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC: QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮTẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I .KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân (UBND) quận Hai Bà Trưng 3 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng. 5 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5 3. Tìm hiểu công tác văn thư. lưu trữ của cơ quan tổ chức 9 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư. lưu trữ của cơ quan, tổ chức 9 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 10 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 10 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 13 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND quận Hai Bà Trưng 14 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 15 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 15 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. 16 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 17 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 18 A. MỞ ĐẦU 18 1. Lý do chọn đề tài 18 2. Mục đích nghiên cứu 19 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 19 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 19 5. Phương pháp nghiên cứu 19 6. Các nguồn tài liệu tham khảo 20 B. NỘI DUNG 21 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 21 1.1. Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 21 1.2. Cở sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ 22 1.3. Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 28 1.4. Cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ 29 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 31 2.1. Khái quát quá trình hình thành phát triển của UBND quận Hai Bà Trưng 31 2.2. Tình hình quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Hai Bà Trưng 32 2.3. Những thành tích đạt được về công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ 35 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 40 3.1. Nhận xét và đánh giá tổng quan về quản lý văn thư, lưu trữ tại UBND quận Hai Bà Trưng 40 3.2. Kiến nghị 41 C. KẾT LUẬN 44 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

Sinh viên: Phạm Văn Ngọc Tường Lớp ĐHLT-QTVP 1408A

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮTẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG

NIÊN LUẬN NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng

Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Mạnh Cường

Hà Nội - 2016

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân (UBND) quận Hai Bà Trưng 3

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng 5

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5

3 Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức 9

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức 9

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 10

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 10

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 13

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND quận Hai Bà Trưng 14

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 15

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 15

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng .16

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 17

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 18

A MỞ ĐẦU 18

1 Lý do chọn đề tài 18

2 Mục đích nghiên cứu 19

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 19

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 19

5 Phương pháp nghiên cứu 19

6 Các nguồn tài liệu tham khảo 20

B NỘI DUNG 21

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 21

1.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 21

1.2 Cở sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ 22

1.3 Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 28

1.4 Cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ 29

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 31

2.1 Khái quát quá trình hình thành phát triển của UBND quận Hai Bà Trưng 31

2.2 Tình hình quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Hai Bà Trưng 32

2.3 Những thành tích đạt được về công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ 35

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG 40

3.1 Nhận xét và đánh giá tổng quan về quản lý văn thư, lưu trữ tại UBND quận Hai Bà Trưng 40

3.2 Kiến nghị 41

C KẾT LUẬN 44

D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực củađời sống xã hội Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai tròđặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưngđều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liênquan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cầnthiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giátrị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảoquản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều

Nhưng để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ phải cần có sự chỉ đạo, lãnh đạo, quản

lý thống nhất và có hiệu quả từ rất nhiều công việc khác nhau như: ban hành văn bảnquản lý, kinh phí hoạt động, chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức cán bộ…

Văn thư, lưu trữ luôn là đề tài được sinh viên chuyên ngành quan tâm và là chuyên

đề được áp dụng khá nhiều đối với các bạn sinh viên theo chuyên ngành văn thư, lưu trữ

và quản trị văn phòng

Với những kiến thức đã được trang bị cho bản thân trên ghế nhà trường, thêm vào

đó là khoảng thời gian nghiên cứu thực tiễn tại Ủy ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng, tôi

có thêm điều kiện để tìm hiểu về quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ tại đây Vì

vậy, tôi đã quyết định chọn chuyên đề “Tìm hiểu quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Hai Bà Trưng” làm đề tài nghiên cứu của mình.

Tổng thể báo cáo được chia thành 2 phần chính:

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG

Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP “TÌM HIỂU QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG”

Trong quá trình thực hiện chuyên đề này tại cơ quan UBND quận Hai Bà Trưng,tôi đã gặp phải một số khó khăn nhưng bên cạnh đó cũng có khá nhiều thuận lợi để khảosát, nghiên cứu công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ tại đây:

Một số khó khăn:

- Thời gian thực tập tại cơ quan là tương đối ngắn nên việc khảo sát, nghiên cứuquản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban chỉ thực hiện được ở một số

công đoạn, trong khi đó phần nội dung thực trạng luôn là trọng tâm của bất kỳ một bàibáo cáo nào.

Bài niên luận được thực hiện trong khoảng thời gian tương đối ngắn nên khó tránhkhỏi những thiếu sót, rất mong có sự góp ý từ phía các thầy, cô giáo trong Khoa để báocáo của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2015

SINH VIÊN

Phạm Văn Ngọc Tường

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN HAI BÀ TRƯNG

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân (UBND) quận Hai Bà Trưng.

a) Vị trí, chức năng

- UBND quận là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan hành chính Nhànước ở Quận, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, các văn bản của Chínhphủ, văn bản của UBND Thành phố và các Nghị quyết của HĐND Quận

- UBND quận Hai Bà Trưng do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra, là cơ quanchấp hành pháp luật của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịutrách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và cơ quan quản lý nhà nước cấptrên ra Quyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó

- UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảođảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất của bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đếnĐia phương

- Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật ,các văn bản của cơ quan nhànước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạt động của UBND cấpdưới trực tiếp

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

Pháp luật quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận trong quản lýhành chính Nhà nước và trong mối quan hệ với HĐND dưới sự quản lý tập trung, thốngnhất của Chính phủ theo hệ thống hành chính 4 cấp

- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, tiểuthủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ vàmôi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh truyền hình và các linh vực xã hội khác,quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực hiệntiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của phápluật

- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ cán bộcấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của Chính Phủ

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến Pháp, Luật, cácvăn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND cùng cấp trong các

cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dânđịa phương

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựnglực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiên chế độ nghĩa vụ quân sự,nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậu phương, quản lý hộ khẩu,

hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của người nước ngoài tại địa phương

- Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xãhội, bảo vệ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm của công dân, chống thamnhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác

- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của phápluật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời cáckhoản thu từ thuế và các khoản thu khác ở điạ phương

- Tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch pháttriển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố;

- Quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàntheo sự phân cấp của Chính phủ;

- Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị; tổ chứcthực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quyđịnh của pháp luật;

- Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phố giao trênđịa bàn quận

c) Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu thành viên UBND quận Hai Bà Trưng:

- Chủ tịch UBND quận phụ trách chung

- Phó chủ tịch UBND quận: phụ trách văn hóa - xã hội, kinh tế - xây dựng và quản

lý đô thị

- 05 Ủy viên UBND quận:

+ Ủy viên UBND là Trưởng Công an quận;

+ Ủy viên UBND là Chỉ huy trưởng Ban chỉ huy Quân sự quận;

+ Ủy viên UBND là Phó chánh Văn phòng HĐND – UBND quận;

+ Ủy viên UBND là Chánh thanh tra quận;

+ Ủy viên UBND là Trưởng phòng Tài nguyên môi trường

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng.

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân, có con dấu

và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân quận đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân

1 Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân quận Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp phường việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận sau khi được phêduyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy bannhân dân phường theo quy định của pháp luật;

2 Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;

3 Trình Ủy ban nhân dân quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận;

4 Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

5 Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường trước khi trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch

Ủy ban nhân dân quận xem xét, quyết định;

6 Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Quận uỷ, Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc quận, các đoàn thể nhân dân cấp quận và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn địa phương;

7 Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân quận; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan Giúp Ủy ban nhân dân quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân các phường;

8 Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân quận;

9 Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân các phường về nghiệp

vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật;

10 Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;

11 Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan;

12 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân quận;

13 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao

c) Cơ cấu tổ chức

Hiện tại Khối văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng gồm 01 đồng chí Chánhvăn phòng và 03 đồng chí Phó Chánh Văn phòng

- Nhà ăn cơ quan;

- Hội trường, điện, nước;

2.1.2 Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng

* Bản mô tả việc của Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành quản trị:

chính-Vị trí chức trách: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp Chánh Văn

phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Chánh Văn phòng

Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao, Phó Chánh

Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về về toàn bộ kết

quả hoạt động được giao

Nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính-quản trị và các

nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao

Nhiệm vụ cụ thể: giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành, trực tiếp phân công

Thanh tra viên, chuyên viên, nhân viên do mình phụ trách thực hiện công tác hànhchính quản trị, gồm:

*

Công tác tài chính:

- Lập dự toán và quyết toán kinh phí hằng năm, dự toán chi tiêu cụ thể hằng nămtheo quy định;

- Đảm bảo chi tiêu theo Quy chế chi tiêu nội bộ và yêu cầu của Chánh văn phòng;chấp hành và thực hiện đúng chế độ tài chính, thanh toán, quyết toán, kiểm kê, báo cáovới Sở Tài chính theo quy định;

- Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện đúng, kịp thời và chính xác cácchế độ, chính sách, nâng lương, chuyển ngạch, bảo hiểm, … đối với công chức, nhânviên cơ quan;

- Hàng tháng, quý, sáu tháng, năm phải báo cáo Chánh Văn phòng tình hình hoạtđộng tài chính của đơn vị Thực hiện chế độ kiểm quỹ tiền mặt theo đúng quy định;

- Thực hiện có hiệu quả Nghị định số 130/2005/ NĐ-CP ngày 17/10/2005 củaChính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phíquản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước; đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chínhtrị, đồng thời tăng thu nhập cho cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan

* Công tác Văn thư – Lưu trữ:

- Đảm bảo công tác nhận và cập nhật vào chương trình theo dõi trên máy vi tínhcác loại công văn đi - đến Công văn đến chuyển cho Chánh Văn phòng xử lý trong ngày,công văn đi sau khi ký tên và đóng dấu phát hành phải nhanh chóng gửi bưu điện chuyển

đi (hoặc trực tiếp chuyển cho người nhận, cơ quan nhận);

- Đảm bảo cập nhật tên hồ sơ lưu trữ vào chương trình theo dõi trên máy vi tính Thựchiện công tác tiếp nhận, quản lý, lưu trữ bảo mật đúng quy định của Nhà nước, không để xảy

ra mất mát hoặc thất lạc hồ sơ; cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp thời cho lãnh đạo và các phòngthanh tra, phòng chuyên môn nghiệp vụ khi có yêu cầu phục vụ công tác

*Công tác lái xe, bảo vệ, phục vụ:

- Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo và các phòng chuyên môn nghiệp

vụ Đảm bảo an toàn tuyệt đối khi tham gia giao thông Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng

xe, đảm bảo phục vụ kịp thời trong công tác;

- Trang bị phương tiện làm việc cho các đồng chí lãnh đạo, các phòng nghiệp vụ.Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở làm việc, tài sản, thiết bị của cơ quan Chuẩn bị chuđáo cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị tiếp khách;

- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên, chuyên viên, nhân viênthuộc Văn phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao;

- Vận động công chức, nhân viên xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trongcông việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của

cơ quan, tổ chức

- Ngày 01/4/2014, UBND Quận đã ban hành Quy chế làm việc tạm thời củaUBND lâm thời Quận Hai Bà Trưng (kèm theo Quyết định số 01/QĐ-UBND ngày01/4/2014) trong đó quy định rõ quy chế quản lý văn bản đến và thủ tục trình, ban hành,kiểm tra thực hiện văn bản;

- Thực hiện Kế hoạch số 06/KH-UBND ngày 07/01/2014 của UBND Thành phố

Hà Nội, UBND quận Hai Bà Trưng đã triển khai kế hoạch về công tác văn thư lưu tữnăm 2014 nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trongcác phòng, ban, cơ quan, đơn vị và UBND các phường trên địa bàn Quận về vai trò, tầmquan trọng của công tác văn thư lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; Tăng cường côngtác Quản lý nhà nước và hoạt động văn thư lưu trữ đối với phòng, ban, cơ quan, đơn vị vàUBND các phường trên địa bàn Quận đi vào nề nếp và thực hiện đúng các quy định củapháp luật về công tác văn thư lưu trữ

Ngoài ra UBND quận Hai Bà Trưng còn sử dụng một số văn bản quản lý của Nhànước như:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư;

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính… và một số văn bản khác.

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Tổ chức văn thư kiêm nhiệm

Phòng Văn thư của cơ quan gồm có 02 cán bộ đảm nhiệm vị trí công tác văn thưcủa cơ quan

Ngoài ra cán bộ, chuyên viên của các phòng, ban, đơn vị còn kiêm nhiệm làmcông tác văn thư của đơn vị mình về lĩnh vực chuyên môn

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

Các loại văn bản hành chính của cơ quan ban hành được rà soát và thực hiện đúngtheo quy định tài khoản 3, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Đối với việc ban hành các hình thức văn bản quy phạm pháp luật được thực hiệntheo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03tháng 6 năm 2008 và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan tổ chức

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan được thực hiệntheo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngảy 19/01/2011 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Riêng đối với thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật vẫn áp dụng theo Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

Bước 1: Soạn thảo văn bản:

- Cán bộ công chức được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn bảnhành chính thông thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu tráchnhiệm về nội dung, thể thức văn bản Trưởng các bộ phận sau khi xem xét, điều chỉnh,duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung của văn bản, đối với văn bản quantrọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang

- Đối với trường hợp các bộ phận được giao tham mưu xây dựng văn bản quyphạm pháp luật thì việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiên theo Luậtban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành

Bước 2: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt:

- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt

- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người

ký duyệt xem xét, quyết định

- Bản thảo văn bản được phân công duyệt theo quy trình:

- Căn cứ tổ chức cơ quan, quy trình soạn thảo được quy định cụ thể theo từngbước, từ việc soạn thảo đến trình người quản lý trực tiếp có ý kiến sửa chữa, bổ sung vàtrình đến cấp trên phụ trách trực tiếp và cuối cùng là người đứng đầu cơ quan ký theothẩm quyền (đối với văn bản do người đứng đầu ký) Trước khi trình người đứng đầu ký,người được phân công phải rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản (nếu pháthiện sai sót, thì đề nghị bộ phận soạn thảo sửa chữa lại)

Bước 3: Đánh máy văn bản:

- Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ được phân công giảiquyết công việc thực hiện Trường hợp văn bản của lãnh đạo được dự thảo bằng bản viếttay và được giao cho bộ phận văn thư đánh máy, thì việc đánh máy văn bản phải đúngnguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo, người đánhmáy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó

Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành:

- Cá nhân soạn thảo văn bản, cán bộ công chức được giao trách nhiệm giúp thủtrưởng, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độchính xác về nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật vềbảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người

ký văn bản quyết định

- Văn phòng UBND-HĐND kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,

kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản của UBND quận

Bước 5: Ký văn bản:

- Đối với những vấn đề quan trọng của UBND quận mà theo quy định của phápluật phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số (thẩm quyền chung), việc kývăn bản phải được quy định như sau:

+ Chủ tịch UBND quận thay mặt (TM) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của UBNDquận

+ Các Phó Chủ tịch UBND và các thành viên Ủy ban được thay mặt tập thể, kýthay Chủ tịch UBND quận những văn bản theo ủy quyền của Chủ tịch UBND quận vànhững văn bản được phân công phụ trách

- Đối với những vấn đề UBND quận thực hiện theo chế độ thủ trưởng (thuộc thẩmquyền riêng), Chủ tịch UBND quận có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của UBNDquận

- Chủ tịch UBND có thể giao cho Phó Chủ tịch UBND quận ký thay (KT.) các vănbản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Bước 6: Sao, nhân bản văn bản:

- Nhân bản đúng số lượng quy định phát hành:

+ Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tạinơi nhận văn bản

+ Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉgửi đến cơ quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thựchiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; phải gửi đúng địa chỉ cơ quan,đơn vị và các cá nhân có trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết và thực hiện công việc,không gửi vượt cấp hoặc gửi cho những cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân biết hoặc để thamkhảo, để thay cho công việc báo cáo đã làm

+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúngthời gian quy định

+ Việc nhân bản văn bản mật do lãnh đạo quyết định và được thực hiện theo cácquy định về bảo vệ bí mật Nhà nước

Bước 7: Đóng dấu, phát hành văn bản:

Sau khi đã nhân bản văn bản tiến hành đóng dấu cho văn bản tại văn thư cơ quan

Ở bộ phận văn thư sẽ lưu lại bản gốc và phiếu trình ký văn bản, các văn bản nhân bản saukhi được đóng dấu đầy đủ sẽ được làm thủ tục phát hành văn bản đi theo đúng quy định

Nhận xét, đánh giá:

Nhìn chung, các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan sovới quy định hiện hành (Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ) là khá sát thực vàphù hợp

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến

a) Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

b) Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Trình, chuyển giao văn bản đến

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải

quyết văn bản đến

Trình tự Quản lý, giải quyết

Đóng dấu cơ quan

Đăng ký văn bản đi

Lưu văn bản điLàm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việ

chuyển phát

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Hai Bà Trưng

Đa số các phòng ban chỉ lập danh mục hồ sơ hiện hành cho các hồ sơ thườngxuyên sử dụng để tiện cho việc tra tìm tài liệu trong quá trình giải quyết công việc có tínhthường xuyên và lặp lại Còn những tập hồ sơ ít liên quan hoặc công việc đã giải quyết từrất lâu, thậm chí vài năm về trước vẫn chưa được lập danh mục hồ sơ mẫu còn lưu lạitrong những tập hồ sơ cùng danh mục

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND quận Hai Bà Trưng

a) Văn bản quản lý công tác lưu trữ:

+ Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;

+ Công văn số 1275/VTLTNN-TTTH ngày 06 tháng 11 năm 2014 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước về thực hiện chế dộ báo cao thống kê định kỳ công tác văn thư,lưu trữ và tài liệu lưu trữ 2014;

+ Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 hướng dẫn thực hiệnchế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức;

+ Quy định quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ quận Nam

Từ Liêm kèm theo Quyết định số 48/QĐ-UNBD ngày 02 tháng 4 năm 2014…

c) Tình trạng kho lưu trữ và trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu

Kho lưu trữ cơ quan được bố trí tại trụ sở Tiếp dân và giải quyết thủ tục hànhchính quận

- Với diện tích kho: khoảng 340m2

- Tổng kinh phí đầu tư : 1,9 tỷ đồng

- Trang thiết bị bảo vệ, lưu trữ tài liệu lưu trữ gồm:

+ 02 máy hút ẩm;

+ 05 quạt thông gió;

+ 01 máy điều hòa nhiệ độ trung tâm;

+ 24 dãy giá sắt compac để tài liệu;

Ngoài ra còn một số trang thiết bị chuyên dụng khác như máy chuyên in giấy khentại Phòng Nội vụ quận, Case Server tại Phòng Tin học…

Nhìn chung hệ thống trang thiết bị của UBND quận Hai Bà Trưng là khá đầy đủ

để phục vụ công tác hành chính văn phòng hiện tại Phòng ban làm việc mặc dù chưađoạt chuẩn nhưng vẫn trong tình trạng sử dụng được Ngoại trừ một số những thời điểmdiễn ra hội nghị, đại hội của UBND thì số lượng tài liệu được phát hành ra là rất nhiều,việc sử dụng trang thiết bị với tần suất cao như vậy sẽ gây ra tình trạng chậm chễ trongtiến độ xử lý công việc

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng

a) Mô hình của văn phòng

BÀN TIẾP KHÁCH





 B

TỦ HỒ SƠ

 

A

MÁY

TỦ HỒ

SƠ

Chú thích:

A: Bàn làm việc của chuyên viên

B: Bàn làm việc của Trưởng, phó phòng

C: Máy hủy tài liệu

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại

a) Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan

- Phần mềm Quản lý văn bản TDOffice – Hệ chương trình quản lý hồ sơ công việc

- Phần mềm Quản lý Hộ tịch;

- Phần mềm Quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo;

- ISO điện tử - một cửa liên thông;

- Phần mềm Quản lý Hồ sơ hành chính một cửa – TP;

- Dịch vụ công trực tuyến mức 3

b) Nhận xét

Thời gian qua UBND quận Hai Bà Trưng đã triển khai các phần mềm ứng dụngchung của Thành phố trong quản lý, điều hành, tác nghiệp, các phần mềm đã bước đầuphát huy hiệu quả làm việc mặc dù cũng chưa đáp ứng được theo yêu cầu của Quận.Công tác tiếp xúc với công dân và doanh nghiệp được tổ chức thông qua môi trườngmạng đã bước đầu tạo ra sự tiện ích và thói quen khai thác ứng dụng công nghệ thông tintrên địa bàn Quận

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ NGHIÊN CỨU

A MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh - Chủ tịchChính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ

rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tàiliệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổngkết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách

về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữcông văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn và tầmquan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc,ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg

về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là

"Ngày Lưu trữ Việt Nam"

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệtquan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có mộtđặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan vànhững văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trịpháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản

an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các

cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì

đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữnhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điềuhành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giảiquyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổchức

Sau một số phân tích trên, chúng ta đã hiểu rõ tầm quan trọng của công tác vănthư, lưu trữ đối với sự “sinh tồn” của một cơ quan, tổ chức Nhưng để quản lý được tốtcông tác này cần có sự nỗ lực rất lớn từ rất nhiều yếu tố: lãnh đạo cơ quan, nội bộ các

phòng, ban, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kinh phí hoạt động, trình độ chuyên môn… cóthực hiện tốt tổng thể những yếu tố đó mới có thể đảm bảo cho quá trình giải quyết côngviệc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình được thuận lợi và đạt hiệu quả caotrên nhiều mặt như: kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng, văn hóa-thể thao…

Với những kiến thức đã được trang bị cho bản thân trên ghế nhà trường, thêm vào

đó là khoảng thời gian nghiên cứu thực tiễn tại Ủy ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng, tôi

có thêm điều kiện để tìm hiểu về quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ tại đây Vì

vậy, tôi đã quyết định chọn chuyên đề “Tìm hiểu quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Hai Bà Trưng” làm đề tài nghiên cứu của mình.

2 Mục đích nghiên cứu

- Nâng cao nhận thức của bản thân không chỉ về trình độ chuyên môn nghiệp vụ,

mà còn cả các kỹ năng quản lý Nhà nước về các công tác tại UBND quận Hai Bà Trưngđặc biệt là quản lỷ Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

- Làm tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành văn thư-lưu trữ, quản trị vănphòng…

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Thứ nhất, vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ;

Thứ hai, cở sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ;

Thứ ba, quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

Thứ tư, cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ;

Thứ năm, thực trạng quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ tại UBND quận Hai Bà

Trưng;

Thứ sáu, một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước về công

tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Hai Bà Trưng

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ

Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ tại UBND

quận Hai Bà Trưng

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:

- Phương pháp lưu trữ học: Bao gồm nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện vàtổng hợp;

- Phương pháp thống kê: Nhằm thống kê các số liệu liên quan đến báo cáo thống

kê về công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Hai Bà Trưng;

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được tôi vận dụng trongsuốt quá trình thực hiện đề tài

- Phương pháp điều tra, khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và chuyên viênPhòng Nội vụ Với phương pháp này các số liệu, nhận xét được đưa ra trong đề tài cótính thực tiễn hơn Cũng bằng phương pháp trên, chúng tôi thu được những thông tin màkhông thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu

6 Các nguồn tài liệu tham khảo

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội;

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Côngtác văn thư;

- Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ của UBND quận Hai Bà Trưng qua nhiềunăm;

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,

Cùng các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ khác của Bộ Nội vụ,các Sở ban ngành có liên quan

Kết cấu của báo cáo kết quả đề tài

Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận Phần nội dung chính của đề tài gồm 03chương:

Chương 1: Cở sở lý luận của việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Chương 2: Thực trạng quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Hai Bà Trưng

Chương 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Hai Bà Trưng

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC

VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ

1.1.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư

- Công tác văn thư là một mặt công tác gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dungquan trọng trong hoạt động của cơ quan Như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng quản lý nhà nước của cơ quan, tổ chức

- Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các

cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các cơ quan, đơn vịmuốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổbiến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phốihợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặcbiệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quantrực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chứcnăng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quantrọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

- Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụnhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, tổ chức nói chung Thông tin phục vụ quản

lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

- Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ gó phần giải quyết công việc của cơ quan mộtcách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữgìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ

vô dụng và lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật

1.1.2 Vị trí, vai trò của công tác lưu trữ

- Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Nó thực hiện những bước cuối cùng đối với vănbản, tài liệu để phục vụ sử dụng, khai thác cho nhu cầu của độc giả