CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANGHỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌCLý do chọn đề tài Những người làm công tác văn phòng nói riêng và những người giữ các chức vụ lãnh đạo nói chung luôn thấm nhuần lời của bác Hồ “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”. Nói như vậy để thấy rằng văn phòng có vị trí rất quan trọng trong hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Vì vậy, Văn phòng là nơi tập trung những con người hiểu biết, luôn phấn đấu vươn lên, luôn tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy, biết hy sinh thời gian của cá nhân cho đơn vị để đảm bảo công tác. Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận, đánh giá khách quan cũng như cần phải quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác văn phòng để hoạt động của cơ quan, đơn vị thông suốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.Nói đến công tác văn phòng là chúng ta đang nói đến những công việc thiên nhiều về công tác hành chính, trong đó phải kể đến công tác văn thư, lưu trữ.Đúng vậy, công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức. Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động quản lý của Nhà nước. Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy cần được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Mặt khác, công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu do công văn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo. Mặt khác những thông tin tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vậy lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, tổ chức. Mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là huyết mạch trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Nhận thấy sự cần thiết của việc đổi mới, nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang, tôi sinh viên lớp Quản trị văn phòng 1406QTVB quyết định chọn nội dung về công tác văn thư làm đề tài nghiên cứu với tên gọi: “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang”.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG
Đỗ Văn Hoàng
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
HÀ NỘI 2015
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
Người hướng dẫn: TS Lê Thị Hiền Sinh viên thực hiện: Đỗ Văn Hoàng Lớp: ĐH Quản trị văn phòng (1406 QTVB)
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài " Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang" mà tôi trình bày sau đây được hình thành từ những tìm tòi, suy
ngẫm và nghiên cứu nghiêm túc, tuyệt đối không có sự sao chép Tôi xin chịutrách nhiệm về đề ra do tôi nghiên cứu/
Tuyên Quang, ngày 25 tháng 8 năm 2015
NGƯỜI VIẾT
Đỗ Văn Hoàng
Trang 4LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân chân thành cám ơn lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh TuyênQuang và các anh, chị tổ Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dântỉnh Tuyên Quang đã giúp đỡ tôi trong việc hoàn thành đề tài này./
Tuyên Quang, ngày 25 tháng 8 năm 2015
NGƯỜI VIẾT
Đỗ Văn Hoàng
Trang 5BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt
Trang 6THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG UỶ
BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
7-21
Chương 3
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
22
Trang 7LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Những người làm công tác văn phòng nói riêng và những người giữ cácchức vụ lãnh đạo nói chung luôn thấm nhuần lời của bác Hồ “Công tác vănphòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình.Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc khôngđúng”
Nói như vậy để thấy rằng văn phòng có vị trí rất quan trọng trong hoạtđộng của một cơ quan, đơn vị Vì vậy, Văn phòng là nơi tập trung những conngười hiểu biết, luôn phấn đấu vươn lên, luôn tích cực, chủ động, sáng tạo, trungthành, tận tụy, biết hy sinh thời gian của cá nhân cho đơn vị để đảm bảo côngtác Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận, đánh giá khách quan cũng như cầnphải quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác văn phòng để hoạt động của cơ quan,đơn vị thông suốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
Nói đến công tác văn phòng là chúng ta đang nói đến những công việcthiên nhiều về công tác hành chính, trong đó phải kể đến công tác văn thư, lưutrữ
Đúng vậy, công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song vớichiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổchức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổchức
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạtđộng quản lý của Nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vìvậy cần được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết Mặt khác, công việccủa một cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quanliêu do công văn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu cócẩn thận hay không, điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả củacông tác quản lý và lãnh đạo Mặt khác những thông tin tài liệu chứa đựngnhững thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc bảo
Trang 8quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vậy lý của tài liệu mà còn phải
sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự pháhoại tài liệu lưu trữ Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, tổ chức
Mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặcđiểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan vànhững văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khicần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đãxảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thànhlập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch"trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảmbảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điềuhành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tớiviệc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động củamỗi cơ quan, tổ chức
Nhận thấy sự cần thiết của việc đổi mới, nâng cao hiệu quả công tác vănthư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang, tôi sinh viên lớp Quản trị văn phòng1406QTVB quyết định chọn nội dung về công tác văn thư làm đề tài nghiên cứu
với tên gọi: “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang”.
Trang 9Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
1 Khái quát về Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Tuyên Quang
1.1 Lịch sử hình thành UBND tỉnh Tuyên Quang
Tuyên Quang là tỉnh miền núi nằm ở phía Bắc, có diện tích: 5.868 Km2,dân số: 727.751 người
Trong cách mạng Tháng Tám, Tuyên Quang vinh dự là Thủ đô Khu giảiphóng, được Trung ương Đảng và Bác Hồ chọn làm trung tâm của cách mạng cảnước Tại Tân Trào-Sơn Dương - Tuyên Quang đã diễn ra nhiều sự kiện lịch sửgắn liền với vận mệnh dân tộc: Hội nghị toàn quốc của Đảng quyết định chủtrương lãnh đạo toàn dân Tổng khởi nghĩa giành chính quyền và cử ra Uỷ bankhởi nghĩa toàn quốc; Quốc dân Đại hội họp tại đình Tân Trào thành lập Uỷ bandân tộc giải phóng tức Chính phủ lâm thời do Bác Hồ làm Chủ tịch
Trong những năm trường kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược,Tuyên Quang là Thủ đô Kháng chiến, nơi đồng bào cả nước " trông về Việt bắc
mà nuôi chí bền"; nhân dân các dân tộc Tuyên Quang đã luôn luôn làm trònnhiệm vụ thiêng liêng: Xây dựng, bảo vệ An toàn khu (ATK); bảo vệ Bác Hồ,Trung ương Đảng, Quốc hội, Chính phủ, Mặt trận cùng nhiều bộ, ban, ngànhTrung ương; bảo vệ các cơ quan đầu não của Cách mạng Lào Đảng bộ và nhândân các dân tộc Tuyên Quang đóng góp phần quan trọng, to lớn vào cuộc đấutranh giành độc lập dân tộc, lập nhiều chiến công vang dội trên chiến trường,đập tan các cuộc tấn công lên Việt Bắc của giặc Pháp Bình Ca, Cầu Cả, KheLau , là những địa danh lịch sử làm rạng rỡ tinh thần chiến đấu quả cảm, mưutrí, sáng tạo của quân, dân Tuyên Quang trong chiến dịch Việt Bắc (Thu - Đông1947)
Tại Tuyên Quang, nhiều hội nghị quan trọng của Trung ương Đảng,Chính phủ được triệu tập Đặc biệt, Đại hội Đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ II(họp tại Kim Bình, Chiêm Hoá từ ngày 11 đến ngày 19 tháng 2 năm 1951), làĐại hội đầu tiên của Đảng được tổ chức ở trong nước Đại hội đã bổ sung, hoànchỉnh đường lối kháng chiến, kiến quốc, đề ra nhiệm vụ xây dựng Đảng Lao
Trang 10động Việt Nam vững mạnh, quyết định những chủ trương, biện pháp đưa cuộckháng chiến trường kỳ, oanh liệt của dân tộc ta đến thắng lợi Cuộc kháng chiếnchống thực dân Pháp thắng lợi, Đảng bộ và nhân dân các dân tộc Tuyên Quangtiếp tục xây dựng hậu phương vững mạnh, làm tròn nhiệm vụ của hậu phươnglớn đối với tiền tuyến lớn, đánh thắng cuộc chiến tranh phá hoại của đế quốc
Mỹ, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp giải phóng dân tộc, thống nhất đất nước.Truyền thống yêu nước, đoàn kết, cách mạng, tinh thần đấu tranh anh dũng củalớp lớp cán bộ, đảng viên và nhân dân các dân tộc Tuyên Quang đã để lại nhữngbài học quý giá, những tấm gương sáng ngời cho các thế hệ mai sau học tập, noitheo
Trong công cuộc đổi mới, Đảng bộ và nhân dân các dân tộc Tuyên Quangtiếp tục phát huy truyền thống vẻ vang của quê hương cách mạng, quyết tâmvượt qua mọi khó khăn, khai thác tiềm năng, phát huy thế mạnh của địaphương, chủ động hội nhập kinh tế, tạo bước đột phá mạnh mẽ trong phát triểnkinh tế-xã hội, tranh thủ sự đóng góp, giúp đỡ của Trung ương và các bộ, ngành,các địa phương trong cả nước và các tổ chức quốc tế, thực hiện thắng lợi cácmục tiêu, nhiệm vụ do Đại hội đại biểu Đảng bộ tỉnh lần thứ XV đề ra,phấn đấu đưa Tuyên Quang trở thành một tỉnh phát triển toàn diện, đời sống vậtchất và tinh thần của nhân dân ngày càng được nâng cao, có cuộc sống ấm no,hạnh phúc, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh, góp phần tích cực vào sựnghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa
1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ
UBND tỉnh Tuyên Quang hoạt động trên cương vị là một tổ chức cấp tỉnh
và có quy mô bộ máy lớn Là một cơ quan quản lý nhà nước thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HĐND vàUBND Bộ máy tổ chức của UBND tỉnh Tuyên Quang là toàn bộ hệ thống cácthành viên và các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến
Trang 111.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy:
+ 01 Chủ tịch
+ 02 Phó chủ tịch
+ Các Phòng, Ban
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND tỉnh Tuyên Quang
UBND tỉnh Tuyên Quang là cơ quan hành chính nhà nước, thi hành quản
lý các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trên lãnhthổ của mình theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của UBND tỉnh vàcác cơ quan cấp trên
- Chức năng:
+ Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, văn hóa,
xã hội, giáo dục, y tế và dịch vụ du lịch;
+ Về thu chi ngân sách của địa phương;
+ Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;+ Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội;
+ Về phòng, chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
+ Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại
- Nhiệm vụ, quyền hạn:
+ UBND tỉnh Tuyên Quang thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành cácchương trình công tác tuần, tháng, quý, năm, quản lý, hướng dẫn các huyện,phường trong tỉnh hoạt động quản lý nhà nước theo luật tổ chức HĐND vàUBND, UBND tỉnh thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn về sau:
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển KT-VH, an ninh quốcphòng dài hạn và hàng năm của tỉnh Kế hoạch đầu tư và xây dựng các côngtrình trọng điểm của tỉnh trình HĐND tỉnh quyết định
+ Xây dựng chương trình công tác hàng năm của UBND tỉnh, các biệnpháp thực hiện Nghị quyết của HĐND tỉnh về kinh tế, xã hội, an ninh, quốcphòng; thông qua các báo cáo của UBND tỉnh trước khi trình HĐND tỉnh
Trang 12+ Xây dựng quy chế làm việc của UBND tỉnh, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của nhà nước Bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với tập thể, cá nhân do UBND tỉnhtrực tiếp quản lý;
+ Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủchốt do UBND tỉnh quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luậtkhiếu nại – tố cáo;
+ Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cánhân thành viên của UBND tỉnh hàng năm;
+ Những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền củaUBND tỉnh hoặc những vấn đề mà Chủ tịch UBND tỉnh thấy cần thiết phải đưa
ra lây kiến của tập thể
Trang 13Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG ỦY
BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
1 Cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ.
1.1 Công tác văn thư, ý nghĩa của công tác văn thư
Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư:
- Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc vềsoạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thảnh trong quátrình hoạt động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong côngtác văn thư
Công tác văn thư hay còn gọi là công tác văn thư giấy tờ là một trongnhững phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước các đoànthể, tổ chức xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạothực hiện chức năng nhiệm vụ của mình (giáo trình công tác hành chính vănphòng trong cơ quan Nhà nước)
Công văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị xí nghiệp của nhànước dùng để công bố truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng,pháp luật của nhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp để ghichép kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết Là cánh taygiúp đỡ cho lãnh đạo vì công văn, giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ tình hình một
cơ quan, tổ chức, nhiệm vụ và ưu điểm, khuyết điểm của cơ quan đó
Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung nêu trên trong một cơ quan,
tổ chức do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quanquy định như cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệm xemxét, nghiên cứu khởi thảo công văn, tài liệu cần thiết và lập hồ sơ công việc củamình để cuối năm nộp cho bộ phận lưu trữ cơ quan Thủ trưởng cơ quan có tráchnhiệm sửa chữa công văn, duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệmtiếp nhận công văn, tài liệu đến cơ quan đăng ký, phân loại, phân phối công vănđến người có trách nhiệm giải quyết, làm các thủ tục đánh máy, sao, in, nhân
Trang 14bản và gửi công văn đi theo dõi giải quyết công văn, quản lý con dấu, lưu trữvăn bản, để nộp cho lưu trữ cơ quan.
Ý nghĩa công tác văn thư
Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động củamột cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội
Là sợi dây liên hệ giữa Đảng – Nhà nước với quần chúng nhân dân vàgiữa các cơ quan tổ chức với nhau Góp phần tích cực trong việc nâng cao chấtlượng và hiệu quả công tác, bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy
tờ vô dụng và bệnh quan liêu giấy tờ Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ bí mậtquốc gia nguồn bổ sung chủ yếu vô tận những tài liệu có ý nghĩa trong công tácquản lý nhà nước
Làm tốt công tác công văn giấy tờ là giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có tácdụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo
1.2 Công tác lưu trữ, ý nghĩa của công tác lưu trữ
Quy định tại Điều 1 pháp lệnh lưu trữ quốc gia 4/4/2001
Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốcphòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục – khoa học và công nghệ đượchình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam trong quá trình hoạtđộng của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổchức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhândân (sau đây gọi chung là cơ quan), tổ chức và các nhân vật lịch sử tiêu biểuphục vụ việc nghiên cứu lịch sử khoa học và hoạt động thực tiễn
Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghitrên giấy phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, các vậtmang tin khác trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thếbằng bản sao cho hợp pháp
“ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nướcCộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ
Trang 15Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm phông lưu trữ Đảng Cộng sảnViệt Nam và phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
“Phông lữu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam”: là toàn bộ tài liệu lưu trữ đượchình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộngsản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị xã hội, tài liệu vềthân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vậtlịch sử tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước,của các tổ chức chính trị xã hội
“Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hìnhthành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổchức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vậtlịch sử tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị
“ Lưu trữ hiện hành”: Là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm
vụ thu thập bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ đựơc tiếp nhận từ cácđơn vị thuộc cơ quan tổ chức
“Lưu trữ lịch sử”: là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâudài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành vàcác nguồn tài liệu khác
“Bảo hiểm tài liệu lưu trữ”: là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảoquản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính,bản gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệuđó
Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảoquản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ (Theo cuốn Công tác Hànhchính văn phòng trong cơ quan nhà nước)
Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ: bao gồm giai đoạn thu thập tài liệu đãgiải quyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệulưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử Trong quá trình thu thập bổ sung tài liệulưu trữ người ta đặc biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị,
cơ quan là nguồn nộp lưu vào các lưu trữ Ngoài ra người ta còn chú ý sưu tầm