Công tác lưu trữ trong Uỷ ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang là một lĩnh vực hoạt động khoa học nghiệp vụ, bao gồm toàn bộ các công việc về thu nhập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu quả, phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành các hoạt động nghiệp vụ nâng cao hiệu quả.
3.2.1 Hoạt động thực tiễn của công tác lưu trữ
- Cơ cấu tổ chức lưu trữ nằm trong phòng Hành chính thuộc văn phòng. - Nhân sự có 2 người
- Chỉ đạo chung từ người đứng đầu, cấp Chủ tịch, Phó chủ tịch, Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, phó trưởng phòng hành chính, phụ trách cán bộ lưu trữ.
3.2.2 Nội dung của công tác lưu trữ ở UBND tỉnh Tuyên Quang
Nghiệp vụ thu thập quản lý bảo quản tài liệu của toàn cơ quan, khi công việc đã hoàn thành xong. Sau một năm chỉnh lý thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, sau đó lựa chọn hồ sơ tài liệu theo thời hạn bảo quản, 20 năm, 10 năm, 5 năm (lâu dài, vĩnh viễn, tạm thời) , lựa chọn các tài liệu có giá trị lâu dài để bảo quản và chuyển giao cho lưu trữ tỉnh và tài liệu có thời hạn bảo quản ngắn (tạm thời) đã hết thời hạn. Đề xuất lên lãnh đạo để thành lập đối tượng xác định giá trị tiêu huỷ theo đúng quy định của nhà nước.
Tổ chức soạn thảo các báo cáo trình lãnh đạo văn phòng về công tác lưu trữ, nghiệp vụ do ngành dọc (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư, lưu trữ nhà nước) chỉ đạo và công tác khác liên quan đến lưu trữ như kiểm tra chéo v.v.
- Tổ chức khai thác tài liệu của cơ quan uỷ ban.
- Nếu cán bộ trong cơ quan Uỷ ban khai thác tài liệu không thuộc tài liệu của các vụ đơn vị thì phải xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị, lãnh đạo văn phòng phê duyệt thì mới được mượn tài liệu lưu trữ.
- Đối với tài liệu mật, tối mật và tuyệt mật phải có ý kiến đồng ý của người đứng đầu cơ quan.
- Công tác văn thư lưu trữ nó có mối quan hệ mật thiết với công tác văn phòng nói chung và có các quan hệ khác vào các quan hệ khác liên quan đến văn bản, giấy tờ, hồ sơ v.v...
-Đẩy mạnh công tác văn thư lưu trữ là đẩy mạnh cải cách hành chính.
3.2.3. Ưu điểm và hạn chế.
* Ưu điểm.
Nhìn chung cơ bản của công tác lưu trữ cơ quan Uỷ ban tỉnh Tuyên Quang là tốt, tài liệu được bảo quản trong kho thư viện sắp xếp gọn gàng và sạch sẽ, có khoá học phục vụ cho việc tra cứu, lưu trữ bảo quản tài liệu lâu dài cho lợi ích của đồng bào dân tộc thiểu số của cả nước.
* Nhược điểm.
- Chưa có chính sách đãi ngộ cho người làm công tác lưu trữ. - Trong lưu trữ chưa có quy chế khai thác chi tiết.
- Việc nộp lưu tài liệu của các đơn vị trong tình trạng bó gói chưa hình thành hồ sơ.
- Nguồn kinh phí bố trí cho lưu trữ ít.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy lưu trữ nằm trong phòng hành chính
Tóm lại: Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu
được đối với một các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước...
Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với những người làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người hy sinh thầm lặng. Chúng ta cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B của nhiều người mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp không nhỏ của những người làm văn thư, lưu trữ. Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… thì những người làm công tác này luôn nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khổ cực. Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng.
Chương 3