Tìm hiểu công tác văn thư tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng giao thông

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Bố cục của đề tài 6 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY 7 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty. 7 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (Intracom). 7 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. 8 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty. 11 1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng 11 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 13 3. Trách nhiệm công việc chính. 15 3.1. Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty . 15 3.2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty 15 3.3. Tổ chức thực hiện công tác lao động tiền lương cho nhân viên 16 3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 16 3.5. Thực hiện các công việc khác 16 4. Điều kiện làm việc: 16 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom). 17 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 17 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tình huống cụ thể). 17 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 18 2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 18 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: 23 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 23 2.1. Công tác văn thư tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông INTRACOM 23 2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư của công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông. 25 2.1.2. Công tác chỉ đạo về Công tác văn thư ở Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông. 26 2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông. 27 2.2.1. Quy trình tổ chức soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản ở Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông INTRACOM 28 2.2.2. Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu 30 2.2.2.1. Quản lý văn bản đến 30 2.2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi 31 2.2.2.3. Lập hồ sơ 36 2.3. Đánh giá chung 38 2.3.1.Ưu điểm. 38 2.2.2 Nhược điểm. 39 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan thực tập. 40 1. Ưu điểm: 40 2. Nhược điểm: 41 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 42 KẾT LUẬN 44 PHẦN PHỤ LỤC 45

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 4

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4

6 Bố cục của đề tài 6

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY 7

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 7

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (Intracom) 7

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông 8

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 11

1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng 11

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 13

3 Trách nhiệm công việc chính 15

3.1 Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty 15

3.2 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty15 3.3 Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên 16

3.4 Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 16

3.5 Thực hiện các công việc khác 16

4 Điều kiện làm việc: 16

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn

phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) 17

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 17

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tình huống cụ thể) 17

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 18

2.1 Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 18

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 20

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: 23

TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM23 2.1 Công tác văn thư tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông INTRACOM 23

2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư của công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông 25

2.1.2 Công tác chỉ đạo về Công tác văn thư ở Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông 26

2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông 27

2.2.1 Quy trình tổ chức soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản ở Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông INTRACOM 28

2.2.2 Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu 30

2.2.2.1 Quản lý văn bản đến 30

2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi 31

2.2.2.3 Lập hồ sơ 36

2.3 Đánh giá chung 38

2.3.1.Ưu điểm 382.2.2 Nhược điểm 39

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan thực tập 40

LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý

và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nay nước ta đang bước vào thời kỳCông nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước nên công tác văn phòng cũng đóng gópphần rất lớn vào công tác xây dựng đất nước.Công tác văn phòng là một côngtác quan trọng đối với bất cư một cơ quan nào,nó góp phần rất lớn đến hoạtđộng của cơ quan Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sựphát triển của cơ quan, đơn vị

Nắm bắt được tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thưLưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/QĐ – BT ngày 18/12/1971 của

Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng,công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứngđược nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trịVăn phòng

Quản trị văn phòng là một nghành rất rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầuthực tiễn của từng cơ quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức

và kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động và quản lý điềuhành của cơ quan, tổ chức.Trường Đại học Nội vụ Hà nội đã tổ chức một đợtcho sinh viên khoa Quản trị văn phòng được đi thực tập tại các cơ quan, tổ chứcnhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau khi ra trường và rèn luyện ý thức cho sinhviên sau khi ra trường là “ Học thật đi đôi với làm thật” và ‘ Học đi đôi vớihành”

Trong quá trình đi thực tập, sinh viên trường sẽ được củng cố kiến thức,nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực, vận dụng lý luận và thực tiễn mộtcách hiệu quả nhất,được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cáchlàm việc của một cán bộ khoa học nghành Quản trị văn phòng

Thực tập giúp sinh viên vận dụng những kiến thức đã được học để bướcđầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng Đây là cơ hội đểsinh viên làm quen với thực tiễn, tự tin trong giao tiếp và có thêm kinh nghiệp.Thông qua thực tập sinh viên có cơ hội vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ năng

thực hành để sau khi tốt nghiệp có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Nhận được sự giúp đỡ của Nhà trường và khoa Quản trị văn phòng, cũngnhư sự đồng ý của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, em

đã được tiếp nhận thực tập tại công ty, bắt đầu từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày11/03/2016

Giữa lý luận và thực tiễn luôn tồn tại một khoảng cách Để thu hẹp dầnkhoảng cách ấy, nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em đi thực tập tốtnghiệp, để khi ra trường không bỡ ngỡ, mơ hồ về chuyên ngành mình theo học.Khoảng thời gian hai tháng thực tập tại văn phòng công ty Intracom tuy hơingắn so với hành trình công tác về sau nhưng đã giúp em học hỏi được nhiềuđiều bổ ích Tại đây, em được tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo văn phòng, với cáccán bộ chuyên viên em đã học được tác phong và phẩm chất của nhà quản trị,phong cách làm việc khoa học, chất lượng và cao hơn nữa là trách nhiệm củamột công chức với công việc và với mục tiêu chung của mình

Trong quá tình thực tập tại Văn phòng công ty em càng nhận thấy rõ hơnvai trò sâu sắc của văn phòng trong các cơ quan nói chung cũng như Văn phòngcông ty nói riêng Đồng thời em nhận thấy được rằng sự quan tâm xây dựng vàphát triển, Văn phòng công ty cũng đã phát huy được vị trí, vai trò của mìnhtrong việc tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty chỉ đạo điều hành cácnhiệm vụ phát triển kinh tế, bảo đảm thực hiện tốt công tác quản trị hậu cần chohoạt động của công ty

Qua đây cho phép em được gửi lời cảm ơn tới các anh chị ở Văn phòngcông ty, nhất là chị Nguyễn Thị Kim Anh - Phụ trách Văn phòng đã tạo điềukiện giúp đỡ, chỉ bảo và cung cấp tài liệu cho chúng em hoàn thành tốt nhiệm vụtrong thời gian thực tập; Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lâm ThịThu Hằng - giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã tận tình hướng dẫn chỉ bảogiúp đỡ em hoàn thành tốt bản báo cáo thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày 11 tháng 03 năm 2016

Sinh viên

Đinh Thị Thu Thủy

1 Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động

có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.Hòa vào xu thế đó nghiệp vụ công tác văn thư có những bước phát triển phongphú và đa dạng đáp ứng được yêu cầu của nền cải cách hành chính

Đối với một cơ quan đơn vị thì văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộmặt, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức Tất cả mọi công việc của Công ty sẽgiúp Ban giám đốc quản lý điều hành có hiệu quả đều phải thông qua công tácvăn phòng Trong đó công tác văn thư – lưu trữ tài liệu là rất quan trọng Đây làmột trong những mắt xích quan trọng của bộ máy văn phòng

Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường,Công ty đã đạt được những thành tựu nhất định trong sản xuất kinh doanh Bêncạnh những thành tựu đạt được, Công ty cũng luôn xác định công tác tổ chức bộmáy nhân sự, cũng như công tác văn thư – lưu trữ là một trong những yếu tố gópphần tạo nên sự thành công trong kinh doanh Song trong quá trình thực hiệncông tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan không tránh khỏi những thiếu sót nhấtđịnh, khuyết điểm tồn tại Trong quá trình thực tập và khảo sát công việc tạiCông ty cổ phần Đầu tư và xây dựng giao thông, em đã có cơ hội được tiếp xúc

và thực hiện các công việc của công tác văn thư, chính vì vậy em đã lựa chọn đề

tài thực tập của mình: “Tìm hiểu công tác văn thư tại Công ty cổ phần Đầu

tư và xây dựng giao thông”

2 Mục tiêu của đề tài

Giúp công ty có một cái nhìn chi tiết hơn về thực trạng trong công tác văn

tư của cơ quan

Đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những khuyết điểm, hạn chế

và hoàn thiện hơn trong quá trình thực hiện công việc của công tác văn thư

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư

xây dựng hạ tầng và Giao thông

3.2 Phạm vi nghiên cứu: Các công tác liên quan tới văn thư tại Công ty

Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành nghề của Hoàng Thị Ánh Nguyệt,sinh viên lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7A

- Báo cáo thực tập ngành nghề của Dương Thị Hoa, Sinh viên lớp Đại họcQuản trị văn phòng K1A

- Lịch sử hình thành và phát triển Công ty

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Cập nhật và trao đổi thông tin có thể có nhiều phương tiện và cách thểhiện khác nhau Việc trao đổi thông tin bằng văn bản được coi là phương tiệnquan trọng không thể thiếu được trong hoạt động quản lý Để quản lý được cáclĩnh vực của đời sống xã hội, Đảng và Nhà nước phải sử dụng các văn bản chỉđạo, điều hành, thì lúc này công tác văn phòng luôn chiếm một vị trí quan trọngtrong hoạt động của các cơ quan tổ chức Hiệu quả của công tác văn phòng cóảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, tổ chức Trong đó, hoạtđộng soạn thảo văn bản giữ vai trò quyết định để có sản phẩm là văn bản quản lýhành chính nhà nước Đã có rất nhiều các cá nhân, tác giả có đề tài nghiên cứu

đề cập về vấn đề hoạt động soạn thảo văn bản Nhiều đề tài nghiên cứu có giátrị thực tiễn cao và đã đi vào cuộc sống

Công tác công văn giấy tờ là công cụ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đếnchất lượng và hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà nước Ở nước ta, từ thờiphong kiến, công tác này được thông qua các triều đại để từng bước phát triển

và dần dần có nề nếp, kỷ cương.Từ khâu soạn thảo các loại văn bản đến nộidung, thẩm quyền ban hành; từ việc chuyển giao, giải quyết đến quản lý và sửdụng các con dấu; tổ chức lưu trữ văn bản cho đến việc đào tạo và tuyển dụngcán bộ làm công tác công văn, giấy tờ đều được quy định khá chặt chẽ và mangtính khoa học Có nhiều nhà nghiên cứu về vấn đề trên tiêu biểu:

-Vương Đình Quyền: Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn,

giấy tờ phong kiến Việt Nam, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2002.

-Đại Việt Sử ký toàn thư, tập 2, NXB khoa học xã hội và Nhân văn HàNội,1998

- Đại Việt Sử ký toàn thư, tập 4, NXB khoa học xã hội và Nhân văn HàNội,1998

Năm 2003, đề tài cấp Thành phố: “Đổi mới tổ chức hoạt động Văn phòngHĐND và UBND Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực hiện có hiệu quả cảicách hành chính của Tp Hồ Chí Minh” do TS Lê Văn In làm Chủ nhiệm đề tàiđược tiến hành nghiên cứu Đề tài được nghiệm thu xếp loại “Khá” và đóng góprất có hiệu quả cho đổi mới hoạt động văn phòng ở UBND các cấp ở Thành phố

và khu vực phía Nam

Năm 2005, đề tài cấp thành phố: “Chuẩn hóa việc ban hành văn bảnQLNN của chính quyền xã, phường, thị trấn tại Tp Hồ Chí Minh” do TS LêVăn In làm chủ nhiệm Đề tài được nghiêm thu xếp loại “Xuất sắc” và được sửdụng để biên soạn thành sách phục vụ cho việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chínhquyền cấp xã của Thành phố và nhiều địa phương khác ở phía Nam

Cũng trong thời kỳ này, một số giảng viên trẻ của Bộ môn đã tham gianghiên cứu một số đề tài cấp trường, như:

- Năm 2009, đề tài “Lịch sử lưu trữ của Chính quyền Việt Nam Cộng hòa(1955- 1967)” do ThS Nguyễn Văn Báu làm chủ nhiệm, nghiệm thu xếp đạtloại Khá Đề tài góp phần nghiên cứu sâu hơn, toàn diện hơn về về công tác lưutrữ của Việt Nam Cộng hòa nói riêng và lịch sử lưu trữ Việt Nam nói chung, gópphần quan trọng để biên soạn cuốn sách Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II - 35 nămtrên đưởng phát triển (1976-2011), nhân dịp kỷ niệm 35 năm thành lập Trungtâm này

- Năm 2011, đề tài “Phương pháp tổ chức khoa học Phông lưu trữ TrườngĐại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh)” doThS Đỗ Văn Học làm chủ nhiệm Kết quả nghiệm thu xếp loại Khá Đề tài gópphần thúc đẩy một bước công việc văn phòng, văn thư, lưu trữ ở trường và cũng

là tài liệu để tham khảo trong giảng dạy nghiệp vụ công tác lưu trữ của Bộ môn

Ngoài những công trình nghiên cứu trên còn rất nhiều các sách, báo vàgiáo trình viết về đề tài công tác soạn thảo văn bản có đóng góp to lớn làm cơ sở

lý luận cho Đảng và Nhà nước ta ban hành các chính sách trong đời sống xã hội

6 Bố cục của đề tài

Bố cục của đề tài bao gồm 03 phần:

Phần I Khảo sát công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xâydựng hạ tầng và Giao thông (Intracom)

Phần II Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tưxây dựng hạ tầng và Giao thông

Phần III Kết luận và Đề xuất, kiến nghị đối với Công ty Cổ phần Đầu tưxây dựng hạ tầng và Giao thông

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) –

VĂN PHÒNG CÔNG TY

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (Intracom).

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (viết tắt làINTRACOM) là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà

Hà Nội được thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002

Intracom được cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UBngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số:

0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006

Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viênINTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày cànglớn mạnh Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tớimục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự

án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinhdoanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…

Tòa nhà INTRACOMVới đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạnkinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu vănphòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà

ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xãhội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự ánthuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế PhươngĐông

INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựngnhư Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO2009,

Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc”nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹthuật Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trongthị trường cạnh tranh của ngành xây dựng

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.

1 Lĩnh vực kinh doanh

- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:

1- Đầu tư bất động sản

2- Đầu tư dự án thuỷ điện

3- Đầu tư tài chính,

4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện

5- Sản xuất vật liệu xây dựng

6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dândụng,

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Do là công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiềuchủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối

với Nhà nước.

a Chức năng của công ty

Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tưxây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổngcông ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu

là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty Cácphòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới

Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là:

Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khuvăn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn,

Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện TàLơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tếPhương Đông

b Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địabàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…theo đúng quy định của pháp luật

Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh củamình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh

Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công

to lớn

3 Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM.

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:

Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,

chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty Chế độ quản lýcông ty là chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sảnxuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại

và có hiệu quả sử dụng vốn

Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,

quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…

Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các

chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở cácphòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,…

Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,

vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách

Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyệntuyển chọn nhân sự toàn công ty Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chínhsách về nhân sự

Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty.

Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kếhoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện

kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thựchiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lượctiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện

Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi

công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết

bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chấtlượng sản phẩm

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán cácnghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty Thông qua hạch toán ở các khoảnthu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanhthanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thờitheo dõi cơ cấu vốn

Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công

các công trình

Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có cácchức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh đượctình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty CPĐTXD Intracom

(Sơ đồ: Phụ lục I)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty.

1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng

Trong tất cả Công ty, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng là nơigiao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty với các mối quan hệ

bên ngoài Do đó Văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiệntốt chức năng nhiệm vụ được giao Không phải là Công ty của Nhà nước nênchức năng Văn phòng chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp.

+ Chức năng:

Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Giám đốc

Có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việchàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc,nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mangtính chính xác cao

Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sáchcho cán bộ công nhân viên theo luật định hiện hành

Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chứclưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan

Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộcông nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các

chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ

tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan Luôn đảm bảo các phươngtiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…

+ Nhiệm vụ, quyền hạn:

Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàngtháng, hàng tuần, hàng ngày của công ty, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thựchiện kế hoạch đó

Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề ra quyết địnhquản lý theo sự giao phó của lãnh đạo công ty

Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và cấc loại giấy tờ khác

Theo dõi và quản lý fax đi, đến của công ty

Biên tập văn bản và xử lý văn bản, soạn thảo văn bản,

Quản lý sử dụng các loại con dấu của công ty theo đúng chế độ, điều lệ

văn thư lưu trữ.

Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm quản lý tài sản

Trực tiếp quản lý và thực hiện các công tác sau: Hợp đồng lao động, chế

độ chính sách với cán bộ công nhân viên (tiền lương, BHXH, BHYT…) quản lýcông nhân, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo tuyển mộ công nhân,

vệ sinh khu vực trụ sở công ty được sạch sẽ, quản lý lịch trình hoạt động của đội

xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác

Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêucho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày choCông ty

Được quyền từ chối không giải quyết những công việc xét thấy khôngđảm bảo nguyên tắc, thủ tục pháp lý

Được đề xuất, tham gia ý kiến, trong việc sắp xếp, bố trí đề bạt, kỷ luậtcán bộ công nhân viên

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Bộ phận Văn phòng của Công ty CP Intracom là đơn vị giúp việc chotổng giám đốc công ty, là cầu nối giữa Tổng giám đốc công ty với các phòng,ban

Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việc phòng,tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân công chỉ đạo công việcchung

Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng được trưởng phòng phân côngtheo dõi từng khối công việc và trịch trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vựccông việc được phụ trách

Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc theo

sự phân công của Trưởng phòng Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trongtuần và kế hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công củaTrưởng phòng, quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả Thực hiện côngtác văn thư đánh máy, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến

và đi.

Nhân viên bảo vệ: bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trongđịa phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho toàn công ty

Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho toàn Công ty

và làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty

Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty

Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọnnhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chất công việc

* Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.

Chức danh: Trưởng phòng

Phòng/ban: Văn phòng công ty

Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty

Mã số công việc: MSO1

Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc

- Lập chương trình công tác của phòng hành chính

- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty

- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty Chỉ đạo, tổ chứctiếp đón khách đến làm việc tại công ty

2 Yêu cầu

Trình độ: Đại học

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan khácChứng chỉ: Vi tính văn phòng tương đương B trở lên

Kinh nghiệm:

- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý hành chính

- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

Kiến thức:

- Có kiến thức về quản trị hành chính, hiểu về các quy định pháp luật cóliên quan

- Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint, phần mềm quảntrị nhân sự…

Kỹ năng:

- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt

- Lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch

- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

Khả năng:

- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

- Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức Làm việc độc lập

- Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ Phẩm chất cá nhân:

- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

- Sáng tạo trong công việc

3 Trách nhiệm công việc chính.

3.1 Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty

- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tingiữa các cấp quản lý, bộ phận trong công ty

- Nghiên cứu xây dựng, kiểm tra và thực hiện kế hoạch sản xuất, giaohàng

- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ - nhân viên, đôn đốc, hướng dẫn

và kiểm tra thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng

3.2 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty

- Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quyđịnh về soạn thảo văn bản, lưu trữ, sử dụng con dấu…

- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ vàbảo mật các thông tin của công ty

3.3 Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên

- Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên; cácchế độ thưởng, phạt trong công ty

- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các chế độ bảo hiểm, chính sách

- Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ, chuyên viên trong công ty

3.4 Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty

- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty

- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty

3.5 Thực hiện các công việc khác

- Tham gia các hội nghị, hội thảo của công ty

- Đảm bảo cơ sở vật chất

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng caotrình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên

- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty

4 Điều kiện làm việc:

- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30

Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng công ty CP Intracom

( Sơ đồ: Phụ lục II)

( Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, Phụ lục số III)

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom).

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng thammưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tìnhhuống cụ thể)

Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần:

Đối với văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

(Intracom) việc tham mưu cho lãnh đạo có một ý nghĩa hết sức quan trọng.

Chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn phòng vàlãnh đạo cơ quan Trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò thammưu cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan Để có thể tham mưu cho lãnhđạo cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổnghợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết, từ đó có thể thấy được mối quan

hệ giữa tổng hợp và tham mưu

Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc công ty và tổ chức thực hiện cácviệc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ laođộng, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ nhân sựtheo luật và quy chế công ty Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấpthông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của côngty

Giúp Công ty thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo và tham giasoạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công.

Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vịkhác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bảncác cuộc họp đó Văn phòng luôn tham mưu kịp thời cho lãnh đạo công ty trongviệc xây dựng cơ cấu tổ chức cũng như phương hướng phát triển công ty

Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng công ty, đơn

vị làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng caohiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức trong hoạt động của các cơ quan tổ chứcchức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều ý nghĩa đối với văn phòngnói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung Chức năng hậu cần là hình thức biểuhiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị, với chức năng nàyvăn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường củamọi cơ quan tổ chức Muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có cácphương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết các yếu tố đó cần có bàn taycan thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của

cơ quan đơn vị

Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có mối quan hệ chặt chẽvới nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều hànhcủa thủ trưởng cơ quan Công tác văn phòng tại công ty được thực hiện mộtcách nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củamình

*Ví dụ tình huống cụ thể: Tổng giám đốc Công ty thực hiện các biện

pháp nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên

Văn phòng chịu trách nhiệm thu thập phân tích và tổng hợp thông tin vềđời sống cán bộ công nhân viên trong công ty rồi cung cấp cho Giám đốc

Văn phòng tham mưu cho giám đốc về chính sách tiền lương, chế độ phụcấp cho cán bộ công nhân viên và nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn chocán bộ

Văn phòng giúp việc cho Tổng giám đốc về việc cải thiện thu nhập, vậtchất và điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên trong công ty.

Để từ đó giúp cho Tổng giám đốc thực hiện các biện pháp nâng cao đờisống cán bộ công nhân viên

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ:

2.1 Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Nhìn chung các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chính sáchcủa Đảng, pháp luật của Nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty về côngtác văn thư

Tại công ty dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng công tác văn thư đãthực hiện đúng quy định theo:

Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của BộNội vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN5700-2002) về mẫu trình bày văn bản

Lãnh đạo văn phòng có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo thực hiệncông tác văn thư Lãnh đạo văn phòng vừa ban hành văn bản chỉ đạo về công tácvăn thư vừa là người trực tiếp chỉ đạo thực hiện công tác này làm sao cho hoạtđộng văn thư luôn diễn ra suôn sẻ thuận lợi, đảm bảo cho quá trình thông tinluôn diễn ra thông suốt và kịp thời Trong thời gian qua các công tác văn thư củaCông ty: soạn thảo và văn bản, xử lý văn bản đến và đi, quản lý con dấu, lập hồ

sơ hiện hành,… được thực hiện khá tốt

Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo thực hiện tốt công tác quản lý, lãnh đạo,điều hành công tác văn thư của cơ quan Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩmquyền ký của từng lãnh đạo được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo haysai phạm trong quá trình ban hành văn bản

Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, Công ty CP Intracom

ban hành những văn bản như: Quyết định, Tờ trình, Công văn, Báo cáo, Kếhoạch, Biên bản, Hợp đồng, Giấy giới thiệu, Giấy mời,…

Tất cả các văn bản do Công ty soạn thảo và ban hành đều được Lãnh đạoCông ty giao cho bộ phận văn phòng đảm nhiệm soạn thảo

Thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tácvăn thư của cán bộ văn thư tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo quy chếcông tác văn thư lưu trữ

Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan Lãnhđạo thường xuyên cử cán bộ nhân viên đi học lớp tập huấn về công tác văn thưcho các cán bộ nhân viên

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình hoạtđộng của Công ty Nhận thức được tầm quan trọng trên, Công ty từ khi thành lậpđến nay đã chú ý không ngừng đến sự phát triển công tác lưu trữ

Công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo công ty và lãnh đạo vănphòng tương đối tốt Lãnh đạo đã chỉ đạo thực hiện theo Nghị định của Chínhphủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư Trong công ty có

01 nhân viên văn thư kiêm lưu trữ Để điều hành quản lý, theo dõi quá trình mọihoạt động và để đảm bảo tốt các tài liệu văn bản của Công ty có tủ lưu trữ riêng.Cán bộ lưu trữ đều có trình độ từ cao đẳng trở lên Mặc dù với điều kiện thiếuthốn về cơ sở vật chất nhưng vẫn làm tốt nhiệm vụ của mình

Việc bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách như vậy nên việc quản lý hồ sơđưa vào lưu trữ của cơ quan được quản lý rất đầy đủ và bảo quản tài liệu phục

vụ cho nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ Nếu mà không bố trí cán bộ lưutrữ chuyên trách thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bảo quản và sử dụng tàiliệu lưu trữ của cơ quan để phục vụ cho quá trình công tác của lãnh đạo

Trong quá trình thực tập ở công ty với sự tìm hiểu học hỏi không ngừngcùng với sự nỗ lực hết mình đã giúp tôi có những hiểu biết và nhận xét sau đây

về công tác lưu trữ dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc và trưởng bộ phận văn

Công tác lưu trữ bao gồm:

* Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Công ty CPĐT Intracom là một doanh nghiệp còn mới trong sự nghiệpphát triển nên mỗi năm công ty ban hành hơn 3000 văn bản Do vậy tài liệu lưutrữ của Công ty chủ yếu là các văn bản do Công ty ban hành, cùng với các tàiliệu thu thập từ các công ty con của Công ty Dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòngcác văn bản sau khi nhân viên văn thư đăng ký sẽ được nộp lưu tại lưu trữ củaCông ty Số lượng văn bản nộp vào lưu trữ tương đối đầy đủ, gồm những vănbản từ khi thành lập công ty đến nay Công tác này vẫn còn một số hạn chế dothiếu nguồn lực

Cán bộ văn thư chưa thu thập được hết tài liệu nên các văn bản còn nằmsót lại ở các phòng ban, dẫn tới tình trạng phân tán tài liệu, cơ sở vật chất cònthiếu

* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Công tác chình lý tài liệu ở Công ty được coi là khâu quan trọng của lưutrữ Được sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng cán bộ tiến hành rất nghiêm túc,đúng quy trình bao gồm: Phân loại tài liệu, lập hồ sơ, biên mục hồ sơ, đánh số

hồ sơ vào bìa, cặp, nhãn, hộp, xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ

Hạn chế trong công tác chỉnh lý tài liệu đó cơ sở vật chất chưa đầy đủ dẫnđến việc thực hiện không thường xuyên

* Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Bảo quản tài liệu là một công việc rất quan trọng chính vì vậy tài liệu củacông ty được đặt cẩn thận trong các tủ đựng, ghi rõ tài liệu gì, theo từng khu vựcđiều này giúp cho việc tra tìm được tiện lợi dễ dàng và lập phông thay đổi vớicác tài liệu có giá trị đặc biệt Sử dụng các biện pháp bảo quản khoa học Phòngngừa, phòng hỏng và phục chế tài liệu lưu trữ

Dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng cán bộ lưu trữ đã thường xuyên kiểmtra tình trạng tài liệu, thường xuyên lau bụi cho các hồ sơ tài liệu, thuốc chống

ẩm, mốc, xịt gián, mối, xây dựng một kho lưu trữ riêng, và trang bị bình chữacháy,…Công ty chưa có kho lưu trữ riêng tài liệu chủ yếu được đặt tại phòngHành chính tổ chức Cơ sở vật chất để phục vụ cho việc bảo quản còn nhiềuthiếu thốn và ít được quan tâm

* Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một việc rất cần thiết thể hiệntính chất tầm quan trọng và hiệu quả của tài liệu lưu trữ, giúp cho quá trình giảiquyết công việc được nhanh chóng thuận lợi, đây là công việc cuối cùng củacông tác lưu trữ

Các tài liệu lưu trữ của Công ty khá nhiều và thường xuyên được sử dụng

để phục vụ cho nhu cầu tra cứu và khai thác của lãnh đạo cũng như của các cán

bộ, nhân viên trong công ty Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ củaVăn phòng và giao trực tiếp công việc cho nhân viên văn thư kiêm luôn lưu trữcủa công ty

Qua đó có thể thấy được lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn phòng đã chỉđạo công tác lưu trữ được thực hiện khá tốt, bố trí công việc khoa học, tài liệuđược bổ sung thường xuyên phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh củacông ty Nhân viên phụ trách công việc lưu trữ có chuyên môn, được đào tạođúng chuyên nghành, đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra Để thực hiện tốtcông tác này, văn phòng cũng đã ban hành Quy định cụ thể về công tác văn thư– lưu trữ

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP:

TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM

2.1 Công tác văn thư tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng

và Giao thông INTRACOM

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan mọi cơquan tổ chức

Mỗi cơ quan, đơn vị có một cách tổ chức bộ máy cơ quan nhất định Nềntảng để đảm bảo hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng vàGiao thông được thông suốt nhịp nhàng, tuân thủ nguyên tắc và tính hợp lý là tổchức công tác văn thư theo nguyên tắc tập trung, thống nhất Tất cả các văn bản,giấy tờ đều thông qua văn thư, sau đó chuyến tới các cá nhân, đơn vị theo quyđịnh và theo thẩm quyền giải quyết

Văn thư của công ty Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giaothông được đặt trong Phòng Hành chính – Nhân sự, đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếpcủa Trưởng Phòng Phòng Hành chính – Nhân sự Văn phòng của công ty được

bố trí tại tầng 1, ngay cửa ra vào công ty, và được trang bị đầy đủ các trang thiết

bị văn phòng như: máy photocopy, máy in, máy fax, máy tính… nhằm đáp ứngyêu cầu của công việc và giúp cán bộ văn thư thực hiện công việc một cáchnhanh chóng, chính xác nhất

Công việc mà Cán bộ văn thư thường xuyên làm là:

- Trực tổng đài điện thoại;

- Quản lý, sử dụng, theo dõi việc bảo trì, sửa chữa các loại máy vănphòng: máy Fax, máy photocopy, máy in, máy tính, tổng đài điện thoại (nhận vàchuyển các bản fax đi, fax đến);

- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty;