Tìm hiểu công tác văn thư tại Công ty cổ phần Vinsmart Travel

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đợt kiến tập này, nhận giúp đỡ to lớn tồn cán bộ, nhân viên Cơng ty cổ phần Vinsmart Travel Tôi xin chân thành cảm ơn Chủ tịch Cơng ty cổ phần Vinsmart Travel tồn cán bộ, nhân viên CT xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới chị Duy Đỗ Qun– trưởng phòng hành tận tình hướng dẫn, giúp đỡ suốt thời gian kiến tập Tôi xin trân trọng cảm ơn Hà Nội, ngày 13 tháng 06 năm 2018 Sinh viên Vũ Quang Hải LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Báo cáo kiến tập với để tài “ Tìm hiểu cơng tác văn thư Cơng ty cổ phần Vinsmart Travel “ cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu báo cáo trung thực chưa công bố báo cáo khác Nếu không nêu trên, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm đề tài Người cam đoan Vũ Quang Hải BẢNG DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT TL Tài Liệu LTCQ Lưu trữ quan CT Công ty MỤC LỤC MỞ ĐẦU Trong thời kỳ đẩy mạnh Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có hành đủ mạnh, giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu công việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội Tùy khía cạnh, quy mơ khác mà có nhiều định nghĩa văn phòng, chung nói: văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức Văn phòng phận thiếu cấu tổ chức quan nhà nước Là sinh viên năm Trường Đại học nội vụ Hà Nội với chun ngành Quản trị văn phòng tơi khơng ngừng học hỏi tìm hiểu cơng tác văn phòng thơng qua giảng dạy hướng dẫn giảng viên Dựa lí luận tơi hiểu văn phòng, quản trị văn phòng gì, cơng tác văn phòng có hoạt động Và nhằm trang bị kiến thức thực tế cho sinh viên, trường Đại học nội vụ tổ chức đợt kiến tập quan, đơn vị nhằm giúp sinh viên làm quen với công việc, vận dụng kiến thức học vào thực tế quan, đơn vị Qua đợt kiến tập này, đúc rút nhiều kiến thức bổ ích, nâng cao kỹ mềm, nhiệt tình động cơng việc Từ hồn thiện để đáp ứng đầy đủ điều kiện cần thiết quản trị viên tương lai Đây hoạt động có ý nghĩa hữu ích cho sinh viên để phục vụ cho công tác sau NỘI DUNG PHẦN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổchức Cơ quan Tên CT: CT cổ phần Vinsmart Travel Tên CT viết tiếng nước ngoài: VINSMART TRAVEL JOINT STOCK COMPANY Tên CT viết tắt: VINSMART TRAVEL CO.,LTD Ngày thành lập: 18 tháng năm 2017 Địa chỉ: số 41 Nguyễn Thượng Hiền , phường Nguyễn Du, quận Hai Bà Trưng, Tp Hà Nội Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp CT Cổ phần CT giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế CT [ Phụ lục 1,2] 1.1.1.Chức Nghiên cứu, tham mưu, kinh doanh sản phẩm du lịch CT theo định hướng phát triển kinh doanh CT Thực hiện, hướng dẫn, tổ chức cán công nhân viên phát triển công việc kinh doanh theo mục tiêu phát triển nhân lực, phát triển thương hiệu đơn vị vững mạnh 1.1.2 nhiệm vụ Nghiên cứu, tham mưu xây dựng, điều chỉnh kế hoạch CT thời kỳ: Lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thực theo tiến độ ngắn, trung ,dài hạn báo cáo theo yêu cầu thực tế công tác kinh doanh theo yêu cầu CT Đánh giá hiệu quả, điều chỉnh, đề xuất tham mưu kế hoạch kinh doanh theo yêu cầu tư vấn CT Kinh doanh sản phẩm du lịch CT theo định hướng phát triển kinh doanh bền vững CT Tìm kiếm thơng tin, hệ thống hóa liệu phân loại, xử lý yêu cầu, tiếp cận, tư vấn, chăm sóc khách hàng thường xuyên Xây dựng, tư vấn sản phẩm, quảng bá, giới thiệu, bán sản phẩm, dịch vụ du lịch CT tới khách hàng Báo giá chương trình du lịch cho khách hàng, phối hợp với phận CT, xây dựng chương trình riêng theo yêu cầu khách hàng phát triển sản phẩm du lịch Thực đàm phán, hướng dẫn khách hàng đăng ký tour, ký hợp đồng với khách hàng 1.1.3 Quyền hạn Xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh cấu tỷ trọng doanh thu lợi nhuận CT Xây dựng phát triển nguồn nhân lực, sở vật chất hạ tầng phục vụ kế hoạch kinh doanh phù hợp Xây dựng phát triển thương hiệu Vinsmart Travel 1.1.4 Cơ cấu tổ chức CT Chủ tịch HĐQT Tổng giám đốc Phòng Hành chính- Tổng hợp Phòng Kinh doanh Phòng Marketing Sơ đồ cấu tổ chức quan Phòng Điều hành Phòng Kế tốn a b 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng 1.2.1 Chức Xuất phát từ quan niệm văn phòng cơng tác văn phòng, thấy văn phòng có chức sau: Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có sở đế lựa chọn định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt dộng quan, tổ chức Muốn có định xác, kịp thời có sở mang tính khoa học, người định phải nắm nhiều lĩnh vực phải có mặt lúc, nơi… Điều vượt khả người Vì lý đó, người thủtrưởng cần ý kiến tham mưu lực lượng trợ lý Thông thường, theo cấu tổ chức trực tuyến – chức năng, lực lượng trợ giúp lĩnh vực chuyên môn nằm phòng ban chức Văn phòng giúp thủ trưởng việc tổng hợp ý kiến chun mơn đó, phân tích, chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho thủ trưởng thông tin, phương án định kịp thời dắn Như vậy, tham mưu tổng hợp mặt gắn kết hữu với chức ln tỏ hữu hiệu mang tính tham vấn, khách quan, khơng bị gò bó, ràng buộc b Chức giúp việc theo ngành Văn phòng máy trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan, đơn vị, dự án thông qua công việc cụ thể xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác ngày, tuần, tháng, quý… tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phòng nơi thực hoạt động lễ tân; tổ chức họp, hội nghị, đàm phán, thảo luận; tổ chức chuyến công tác lãnh đạo; soạn thảo quản lý văn bản… c Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị, dự án thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện, thiết bị dụng cụ để đảm bảo sử dụng chúng có hiệu Số lượng, đặc điểm phương tiện vật chất liệu phụ thuộc vào đặc điểm quy mơ hoạt động quan, đơn vị Phục vụ cách tiết kiệm có hiệu phương châm hoạt động cơng tác văn phòng 1.2.2 Nhiệm vụ Các chức văn phòng thể nhiệm vụ cụ thể sau: a) Tổng hợp chương trình cơng tác cho quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch phận khác xây dựng Song muốn đạt mục tiêu chung kế hoạch phải dược kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp hỗ trợ cho b) Thu thập xử lý Thông tin để thủ trưởng, lãnh đạo đưa dinh kịp thời đắn Thông tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác Nhiều khối lượng thông tin lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều Việc thu thập xử lý lượng thơng tin cần phải có phận trợ giúp, văn phòng Các thông tin, công văn, giấy tờ đến đềuđược văn phòng thu thập, xử lý, phân loại theo kênh thích hợp để sau chuyển phát hay lưu trữ c) Tư vấn văn Văn vấn phương tiện ghi tin truyền tin, phương tiện lưu trữ truyền đạt định quản lý Văn phòng trợ giúp cho thủ trướng cơng tác soạn thảo văn để đảm bảo cho văn có đầy đủ nội dung, hình thức theo u cầu; thẩm quyền trình tự thủ tục theo quy định d) Truyền đạt theo dõi việc thực định quản lý Văn phòng, thơng qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt định lãnh đạo Văn phòng theo dõi việc triển khai thực định đó, tổng hợp tình hình hoạt động phận để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ dạo, điều hành lãnh đạo 1.2.3 Quyền hạn _ Quản lý, sử dụng tài dụng tài sản, nhân nguồn lực khác CT giao để thực nhiệm vụ _ Được giám đốc CT ủy quyền trường hợp cụ thể việc đón tiếp đại diện quan ngồi nước đến CT liên hệ cơng tác giải vấn đề vụ _ Kiến nghị với giám đốc CT biện pháp xử lý đơn vị vi phạm quy định CT lĩnh vực thuộc phạm vi chức quản lý phòng _Yêu cầu thủ trưởng đơn vị báo cáo chuyên đề theo nội dung dạo lãnh đạo CT cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cần thiết liên quan đến việc thực chức năng, nhiệm vụ phòng 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Trưởng phòng Phó trưởng phòng Tổ chức cán Văn thư Tổng hợp Tổ bảo vệ - Cán văn thư - Thực tập sinh Cơ cấu tổ chức phòng hành 10 website a.Tập lưuhợp văn bản, tài liệu Theo đặc trưng chủ yếu nhưvấn đề, tên gọi văn bản, tác giả, thời gian hình thành hồ sơ khối tài liệu tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ b Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ Đối với khối tài liệu lập hồ sơ chưa xác, đầy đủ (chưa đạt u cầu nghiệp vụ) c Viết tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ bao gồm yếu tố thông tin bản, phản ánh khái quát nội dung văn bản, tài liệu có hồ sơ, cần ngắn gọn, rõ ràng, xác thể ngôn ngữ phù hợp Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian Trật tự yếu tố thay đổi tuỳ theo loại hồ sơ Dưới số dạng tiêu đề hồ sơ tiêu biểu: + Tên loại văn - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác thường kỳ quan + Tên loại văn - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng hồ sơ chýõng trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề + Tập lưulưu (quyết định, thị, thông tư, công văn v.v ) - thời gian tác giả: áp dụng hồ sơ Tập lưulưu văn quan + Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo d Sắp xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ Tuỳ theo loại hồ sơ mà biên soạn hướng dẫn cụ thể việc xếp văn bản, tài liệu loại hồ sơ theo trình tự định, bảo đảm phản ánh diễn biến việc hay trình theo dõi, giải công việc thực tế Sau số cách xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: + Theo số thứ tự ngày tháng văn bản: Đối với hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu tên loại văn 23 + Theo thời gian diễn biến hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải công việc: Đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc + Theo tầm quan trọng tác giả theo vần ABC tên gọi tác giả, tên địa danh: Đối với hồ sơ bao gồm văn nhiều tác giả; tác giả quan chủ quản hay tác giả quan cấp thuộc nhiều địa phương khác 2.5.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ CT Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan việc làm bắt buộc đơn vị, cá nhân quan Hồ sơ giao nộp đầy đủ góp phần giữ gìn an tồn tồn tài liệu hình thành trình hoạt động quan để góp phần bảo vệ an tồn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt lâu dài Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, mát có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng gặp khó khăn việc tra tìm *Trách nhiệm đơn vị cá nhân CT: -Trách nhiệm Lãnh đạo CT Hàng năm Lãnh đạo CT có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ quan, đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi quản lý -Trách nhiệm Trưởng phòng +Tham mưu cho giám đốcCTtrong việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc; +Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị -Trách nhiệm nhân viên: +Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; +Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn quy định *Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu: 24 -Trong thời hạn năm kể từ ngày công việc kết thúc -Sau tháng kể từ ngày cơng trình tốn với tài liệu xây dựng 2.6.Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp CT 2.6.1 Các quy định hành CT nghi thức nhà nước -Theo Quy định CT cổ phần Vinsmart Travel hóa CT: Các lãnh đạo,Trưởng phòng, nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh quy định hành CT nghi thức nhà nước *Trang phục Khi thực nhiệm vụ nhân viên phải mặc trang phục gọn gàng, lịch sự; giày dép có quai tùy theo thời tiết * Thẻ nhân viên 1.Nhân viên phải đeo thẻ thực nhiệm vụ 2.Thẻ nhân viên phải có tên quan, ảnh, họ tên, chức danh, tên đơn vị công tác 2.6.2 Giao tiếp ứng xử lãnh đạo, nhân viên: _Lãnh đạo, nhân viên thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp luật _Trong giao tiếp ứng xử, phải có thái độ lịch sự, nhã nhặn, văn minh, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải chuẩn mực, rõ ràng, mạch lạc; khơng nói tục, nói tiếng lóng, qt nạt, nói lớn tiếng 25 _ Giao tiếp ứng xử với khách hàng Trong giao tiếp ứng xử với khách hàng, phải gần gũi với khách hàng nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, tư vấn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến sản phẩm CT kinh doanh _ Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, phải lắng nghe, có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác, hòa đồng, chân tình, phải giữ gìn uy tín cho quan, đồng nghiệp _ Giao tiếp qua điện thoại Khi giao tiếp qua điện thoại, phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột 2.7 Ứng dụng phần mềm, tiến khoa học công nghệ, trang thiết bị đại công tác văn thư 2.7.1 Trang thiết bị đại công tác văn thư -Điện thoại : Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe Đây thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp thuận lợi Vì đòi hỏi nhân viên văn phòng phải rèn luyện kỹ giao tiếp qua điện thoại -Máy fax: Là thiết bị có khả nhận diện ký tự theo màu trắng đen, màu đen màu có ký tự, màu trắng khơng có khoản trống vẽ lại y gốc Ngồi cách gửi văn bản, tài liệu từ máy fax sang máy fax, fax từ máy tính sang máy fax( hệ điều hành hỗ trợ tính này) -Máy tính nối mạng: 26 Đây thiết bị thiếu cá nhân văn phòng Máy tính nối mạng để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác truyền nhận thông tin -Máy chụp ảnh Máy chụp ảnh sử dụng công tác văn phòng để ghi lưu lại hình ảnh hội nghị, họp, kiện quan trọng CT -Máy in Là thiết bị dùng để in tài liệu, nội dung có sẵn máy tính, giấy -Máy photcopy Là thiết bị giúp người chép nhanh chóng, thuận tiện hiệu -Máy chiếu Dùng để kết hợp với máy tính, sử dụng phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng sinh động cụ thể làm tăng làm tăng sức thu hút buổi họp, hội nghị, hội thảo CT 2.7.2 Ứng dụng phần mềm công tác văn thư Hiện cơng tác văn phòng CT sử dụng nhiều phần mềm hỗ trợ cho công việc như: _ Facebook: Là ứng dụng mạng xã hội lớn Tất nhân viên CT phải biết sử dụng thành thạo ứng dụng Facebook để prmarketing cho CT, giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp với cấp _ Zalo: Là ứng dụng mạng xã hội sử dụng để tương tác tốt với người Trong ứng dụng Zalo có chương trình thuận tiện cho công việc hẹn lịch gặp khách hàng, tư vấn bán hàng, trao đổi thông tin … _Skyper:Là ứng dụng tương tác sử dụng để tạo nhóm giao tiếp đồng nghiệp, trao đổi thơng tin, file, văn bản, lịch trình làm việc… _Bộ phần mềm Microsoft office phận khơng thể thiếu máy tính văn phòng Với phần mềm phổ biến như: Word, Excel, PowerPoint, 27 _Phần mềm gõ tiếng việt: Soạn thảo văn CT có nội dung tiếng việt gần công việc tất nhân viên văn phòng Cơng tác văn phòng quan hay sử dụng phần mềm gõ tiếng việt Unikey Vietkey CTsử dụng phần mềm Unikey _Trình duyệt Web: để truy cập tải phần mềm liên quan khác cho công việc, trao đổi tìm kiếm thơng tin 2.4 Đánh giá 2.4.1 Ưu điểm _Các nhân viên CT lãnh đạo ln có đồn kết, làm việc tập trung chun nghiệp, đem đến kết làm việc hiệu cho CT _Những nhà lãnh đạo, quản lý ln biết nhìn xa trông rộng, tạo kết nối nhân viên với lãnh đạo Lãnh đạo quan tâm, chia sẻ khó khăn cơng việc sống với nhân viên để nhân viên cảm thấy CT ngơi nhà thứ hai mình, từ nâng cao hiệu suất hiệu công việc _Nhân viên làm việc tập trung, chăm chỉ, có chí cầu tiến, có trách nhiệm cơng việc Đó lý mà CT phát triển vững mạnh ngày _Sự đầu tư máy móc, trang thiết bị góp phần lớn việc tạo hiệu công việc, giúp cho nhân viên giảm bớt khó khăn, áp lực cơng việc 2.4.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm, tồn số nhược điểm như: _Thiếu nhân tất phòng Nhân vào liên tục, gây khó khăn có nhân viên kỳ cựu, chun mơn cao Nhân viên mới, nghiệp dư nhiều mà không đào tạo hướng dẫn gây khơng khó khăn cơng tác phát triển CT _Công tác văn thư chưa thực chặt chẽ, nhiều lỗ hổng khâu quản lý, kiểm tra, rà sốt đẻ trình lên lãnh đạo duyệt ký 2.4.3.Nguyên nhân 28 _ Do số nhân viên văn thư non nớt, chưa đủ trình độ, kiến thức kỹ để giải lúc nhiều văn bản, công văn lúc _Do chế độ lương, chế độ đãi ngộ chưa đủ cao cho nhân viên nên có vào liên miên _Áp lực công việc yếu tố nhỏ, đủ để gây việc nhân viên đôi lúc không tập trung cao cho công việc *Tiểu kết: Ở chương 2, tơi trình bày thực trạng cơng tác văn thư CT cổ phần Vinsmart Travel Tôi tìm hiểu cơng tác soạn thảo ban hành văn bản; công tác quản lý văn – đến; công tác quản lý sử dụng dấu; công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp; tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng Ở chương 3, tơi trình bày số đề xuất góp phần nâng cao hiệu công tác văn thư CT cổ phần Vinsmart Travel CHƯƠNG MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CT CỔ PHẦN VINSMART TRAVEL 3.1 Định hướng công tác văn thư quan tương lai Mỗi CT, tổ chức muốn phát triển mạnh mẽ không ngừng lên điều quan trọng cốt yếu cần có mục tiêu để làm định hướng cho tổ chức, CT Và điều quan trọng cần phải có kế hoạch chi tiết đầy đủ nhằm tạo yếu tố đem đến thành công Các lãnh đạo Vinsmart Travel có kế hoạch, chiến lược định hướng riêng cho CT để phát triển CT Sau số định hướng Vinsmart Travel: _Nắm bắt xu hướng thị trường nhanh chóng kịp thời để ứng biến với thay đổi lớn kinh tế nước 29 _ Tập trung vào xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng cao , dày dặn kinh nghiệm, đa dụng, đặc biệt nhóm nhân viên văn thư Đây yếu tố then chốt phát triển CT _ Mở nhiều họp, hội thảo để nhằm xây dựng mối liên kết nhiều thành viên CT, từ tạo đồn kết tốt công xây dựng phát triển doanh nghiệp _ Liên tục tuyển thêm nhân viên công tác văn thư Đối với nhân viên văn thư, cần phải tuyển chọn chặt chẽ, ưu tiên có kinh nghiệm lâu năm phải có trình độ chun mơn trở lên _ Đầu tư trang thiết bị cho văn phòng 3.2 Một số nhóm đề xuất 3.2.1 Con người _ Cần tuyển dụng chọn lọc nhân viên có trình độ, chun mơn, kỹ chun ngành trở lên để dễ dàng việc hòa nhập với cơng việc khơng cần đào tạo nhiều _ Với nhân viên CT, cần mở lớp, khóa đào tạo miễn phí dành riêng cho nhân viên có nỗ lực cao cơng việc, hồn thành tốt nhiệm vụ giao phó _ Luôn tạo tinh thần thoải mái cho nhân viên để họ phát huy hết lực cần thiết mà họ vốn có 3.2.2 Trang thiết bị _ Cần bổ sung thêm nhiều điện thoại bàn hơn, tính chất cơng việc cần tới giao tiếp nhiều nên điện thoại bàn công cụ đắc lực _Bảo dưỡng trang thiết bị văn phòng để máy móc ln làm việc hiệu _Việc sử dụng thiết bị cần nâng cao ý thức, tránh tình trạng “cha chung khơng khóc” ,“của chung khơng cần giữ gìn” 3.2.3 Nghiệp vụ _Liên tục đào tạo nhằm nâng cao nghiệp vụ văn thư cho nhân viên quan Tự nhân viên cần ý thức phải trau dồi thêm 30 kinh nghiệm nghiệp vụ chuyên môn để hồn thành cơng việc hiệu _Nhà lãnh đạo cần đưa kế hoạch, chiến lược đào tạo nhằm tối đa hóa mạnh cơng ty *Tiểu kết: Trong chương 3, tơi trình bày “một số đề xuất góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư ct cổ phần vinsmart travel”, qua định hướng cơng tác văn thư quan tương lai để đưa sốnhóm đề xuấtnhằm hướng tới phát triển cơng ty vững mạnh 31 KẾT LUẬN Đợt kiến tập Công ty cổ phần Vinsmart Travel giúp nắm nhiều kiến thức thực tế công tác Văn phòng Đây thực khoảng thời gian bổ ích sinh viên năm Với kiến thức học lớp kết hợp với trình quan sát, tiếp thu quan thực giúp phần hình dung cơng việc cách làm việc Văn phòng thực thụ Vì lần tơi tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế nên không tránh thiếu sót khó khăn như: bỡ ngỡ với mơi trường làm việc; chưa nắm bắt hết quy trình làm việc Văn phòng CT; vào thời điểm thực tế, văn phòng chưa có nhiều cơng việc nên việc quan sát, vận dụng kiến thức học hạn chế; chênh lệch lý thuyết thực tế Bên cạnh khó khăn q trình tiếp cận với mơi trường làm việc tơi có quan tâm, bảo nhiệt tình Cán hướng dẫn anh, chị phòng Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho tơi q trình viết báo cáo kiến tập để giúp tơi hồn tất q trình thực tế Qua xin chân thành cảm ơn Trường Đại học nội vụ Hà nội thầy cô khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho chúng tơi kiến tập quan doanh nghiệp để chúng tơi học hỏi tích lũy nhiều kinh nghiệm quý báu; tự tin cho đợt thực tế sau Đông thời xin chân thành gửi lời cảm ơn tới CT cổ phần Vinsmart Travel tiếp nhận, giúp đỡ Đặc biệt muốn gửi lời cảm ơn tới chị Duy Đỗ Qun – trưởng phòng hành nhiệt tình bảo thời gian kiến tập vừa qua cảm ơn thầy Đặng Văn Phong – Giảng viên hướng dẫn giúp tơi xác định mục đích đợt kiến tập để hoàn thành tốt báo cáo kiến tập 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Triệu văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn In, Nguyễn Mạnh Cường (2013) Văn quản lý nhà nước – vấn đề lý luận Kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Giáo dục Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ- CP ngày 01/01/2009 ngày 24/8/2001 Chính phủ sửa điỉu bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Văn hợp số 01/VBHN – BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ cơng tác văn thư Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam Website: www.luutruvn.gov.vn 33 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Giấy chúng nhận đăng ký kinh doanh Phụ lục 02: Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế 34 35 Phụ lục 03: Quy trình soạn thảo văn Xác định nội dung, mục đích, đối tượng giải soạn thảo Xây dựng đề cương dự thảo Duyệt văn Nhân văn Đóng dấu văn làm thủ tục phát hành 36 Phụ lục 04: Bảo quản dấu 37 ... văn phòng Đó tiền đề sở để tơi tiếp tục lí luận, nghiên cứu chương “thực trạng cơng tác văn thư công ty cổ phần vinsmart travel 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHầN VINSMART. .. bày thực trạng cơng tác văn thư CT cổ phần Vinsmart Travel Tôi tìm hiểu cơng tác soạn thảo ban hành văn bản; công tác quản lý văn – đến; công tác quản lý sử dụng dấu; công tác lập hồ sơ nộp hồ... công tác văn thư CT cổ phần Vinsmart Travel CHƯƠNG MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CT CỔ PHẦN VINSMART TRAVEL 3.1 Định hướng công tác văn thư quan tương lai Mỗi