CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI CTCP TAMAX

cung cấp cơ sở lý luận cũng như kiến thức cơ bản về công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Làm rõ thực trạng của công tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư tại CTCP xây dựng, cung ứng và xuất nhập khẩu Từ đó, phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm của công tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư tại đây.

LỜI CÁM ƠN Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn anh Nguyễn Hữu Cương chị Lê Thị Kim Hương Phịng Hành - Nhân cơng ty, người trực tiếp giúp đỡ, cung cấp số liệu bảo tơi tận tình thời gian thực đề tài Qua để hồn thành đề tài này, cho phép tơi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến thầy cô Cảm ơn thầy cô giảng dạy hướng dẫn tận tình suốt trình học việc thực đề tài Trong trình thực khảo sát nghiên cứu tài liệu, tơi cịn gặp nhiều khó khăn kiến thức cịn hạn chế thời gian ôn thi nên việc thực đề tài không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong đóng góp quý thầy cô giáo bạn đọc Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu này thành mà tơi trực tiếp tìm hiểu, số liệu thơng tin với tham khảo số tài liệu, Thông tư nghị định không chép, gian dối Nếu không thật lời cam đoan tơi trình bày tơi xin tự chịu hồn tồn trách nhiệm DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Kí hiệu Nghĩa CTCP Công ty cổ phần VT-LT Văn thư – Lưu trữ VP Văn phòng VB Văn XD Xây dựng XNK Xuất nhập HCNS Hành nhân MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm công tác kiểm tra giám sát công tác văn thư 1.1.2 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Các nghiệp vụ công tác văn thư 1.2.1 Soạn thảo ban hành văn 1.2.2 Quản lý văn 1.2.3 Quản lý văn đến 1.2.4 Quản lý sử dụng dấu 1.2.5 Công tác lập lưu hồ sơ 1.3 Ý nghĩa công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư 1.3.1 Đối với quan, tổ chức 1.3.2 Đối với cá nhân, đơn vị Tiểu kết Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI CTCP TAMAX 10 2.1 Khái quát CTCP TAMAX 10 2.1.1 Giới thiệu CTCP TAMAX 10 2.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ quyền hạn CTCP TAMAX 10 2.2 Thực trạng công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư CTCP TAMAX 12 2.2.1 Công tác kiểm tra giám sát soạn thảo ban hành văn 12 2.2.2 Kiểm tra giám sát quản lý văn 18 2.2.3 Kiểm tra giám sát công tác quản lý sử dụng dấu .24 2.2.4 Kiểm tra giám sát công tác lập nộp lưu hồ sơ 26 2.3 Nhận xét, đánh giá 28 2.3.1 Công tác kiểm tra giám sát soạn thảo ban hành văn .28 2.3.2 Kiểm tra giám sát quản lý văn 29 2.2.3 Kiểm tra giám sát công tác quản lý sử dụng dấu 30 2.2.4 Kiểm tra giám sát công tác lập nộp lưu hồ sơ: 30 Tiểu kết 32 Chương CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI TẠI CTCP TAMAX .33 3.1 Đối với lãnh đạo quan .33 3.2 Đối với nhân viên 33 3.3 Nâng cao sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư 34 Tiểu kết 35 PHẦN KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .37 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Để hồn thành chương trình học học phần Kỹ tổ chức kiểm tra Quản trị Văn phịng tơi chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư CTCP xây dựng, cung ứng xuất nhập Thiên Ân (TAMAX)” Việc thực đề tài giúp cho CTCP xây dựng, cung ứng xuất nhập Thiên Ân (TAMAX) nhìn nhận đánh giá tình hình kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư công ty Lịch sử nghiên cứu Từ trước đến ta thấy tầm quan trọng cơng tác văn thư thực tiễn Do mà có khơng đề tài thực Có thể kể đến số nội dung như: - Giáo trình cơng tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, xuất năm 2016 - Lý luận phương pháp công tác văn thư tác giả Vương Đình Quyền, xuất năm 2011 - Trần Thị Hường, 2017, Kháo luận tốt nghiệp, Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác Văn thư Văn phòng Bộ Nội Vụ, Đại học Nội Vụ Hà Nội Tuy nhiên nhìn chung tất tài liệu tập trung vào công tác văn thư quan cụ thể phân tích cơng tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư Chính thế, đề tài tơi kế thừa, phát huy thành tựu có trước để phát triển làm rõ đề tài Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư CTCP xây dựng, cung ứng xuất nhập Thiên Ân (TAMAX) - Phạm vi nghiên cứu: CTCP xây dựng, cung ứng xuất nhập Thiên Ân (TAMAX) Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Làm rõ thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư CTCP xây dựng, cung ứng xuất nhập Thiên Ân (TAMAX) Từ đó, phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư Qua đó, đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng, hiệu quả; So sánh lý thuyết học phần học với thực tiễn làm tiền đề cho việc áp dụng vào công việc sau Phương pháp nghiên cứu a Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Trong trình thực đề tài tơi thu thập thơng tin khoa học sở nghiên cứu văn bản, tài liệu có thao tác tư logic để rút kết luận khoa học cần thiết: Phương pháp thu thập xử lý thông tin: tìm kiếm nguồn thơng tin từ sách vở, thông tư, nghị định, nguồn internet liên quan đến công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư, b Phương pháp nghiên cứu thực tiễn - Phương pháp điều tra: Khảo sát nhân viên phòng HC – NS thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư công ty - Phương pháp phân tích tổng kết kinh nghiệm: Xem xét thành đạt công ty năm vừa qua công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư để rút ưu điểm hạn chế từ tìm hướng giải Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Ở quan tổ chức nghiệp vụ văn thư đóng vai trị định cơng tác kiểm tra giám sát thực quan trọng cần quan tâm đến để thúc đẩy nghiệp vụ văn thư hồn thiện hơn, đem lại hiểu cơng việc tốt cho công ty Đề tài thực đóng góp nhìn nhận thực trạng kiểm tra giám sát nghiệp vụ công tác văn thư cơng ty từ đó, rút hạn chế để khắc phục Cấu trúc đề tài Đề tài thực theo cấu trúc : Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI CTCP TAMAX Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI TẠI CTCP TAMAX Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm công tác kiểm tra giám sát cơng tác văn thư Kiểm tra q trình so sánh mục tiêu tiêu kế hoạch với kết thực tế đạt khoảng thời gian bảo đảm cho họat động thực tế phù hợp với kế hoạch đề Giám sát việc chủ thể giám sát theo dõi, xem xét, đánh giá hoạt động quan, tổ chức, cá nhân chịu giám sát việc tuân theo Hiến pháp pháp luật việc thực nhiệm vụ, quyền hạn mình, xử lý theo thẩm quyền yêu cầu, kiến nghị quan có thẩm quyền xử lý Như kiểm tra giám sát công tác văn thư hiểu việc xem xét đánh giá tình hình thực tế việc thực quy định nhà nước công tác văn thư cá nhân, đơn vị tổ chức theo trình tự thue tục pháp luật quy định 1.1.2 Khái niệm công tác văn thư Văn thư từ gốc Hán dùng để loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa văn tự, “Thư” có nghĩa thư tịch Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm cơng tác văn thư tức làm công tác văn thư tức làm cơng việc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, cơng tác văn thư khơng cịn xa lạ quan tổ chức, mà công tác văn thư đối tượng nghiên cứu nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu có nhiều quan điểm khác cơng tác văn thư: Theo tác giả Dương Văn Khảm “Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ công tác quản lý, gồm tồn cơng việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang” Theo PGS Vương Đình Quyền “cơng tác văn thư khái niệm dùng để toàn việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức” Tuy nhiên, khái niệm phổ biến rộng rãi là: “Cơng tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư” Theo văn số 01/VBHN – BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 Bộ Nội Vụ Nghị định công tác văn thư 1.2 Các nghiệp vụ công tác văn thư 1.2.1 Soạn thảo ban hành văn a) Khái niệm Soạn thảo văn chức người thư ký Theo “ Tiếng việt thực hành” tác giả Lê A Đinh Thanh Huệ “ Văn sản phẩm lời nói dạng viết hoạt động giao tiếp mang tính hồn thành chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung nhằm đạt tới giao tiếp đó” Văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức cơng dân b) Quy trình soạn thảo văn - Đối với văn hành thơng thường: quy trinhg soạn thảo văn thực bước sau:  Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo  Bước 2: Xây dựng dự thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức văn theo quy định  Bước 3: Trình duyệt văn  Bước 4: Hoàn thiện thể thức làm thủ tục phát hành - Đối với văn quy phạm pháp luật: thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008 luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2004 1.2.2 Quản lý văn a) Khái niệm Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn bảo mật) quan, tổ chức phát hành b) Quy trình quản lý văn đi: - Bước 1: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn - Bước 2: Đăng ký văn - Bước 3: Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật - Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Bước 5: Lưu văn 1.2.3 Quản lý văn đến a) Khái niệm: Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan tổ chức b)      Quy trình quản lý văn đến Bước 1: Tiếp nhận kiểm tra bì văn đến Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến, đóng dấu “ Đến” Bước 3: Đăng ký văn đến Bước 4: Trình chuyển giao văn đến Bước 5: Giải quyết, theo dõi, đôn đốc giải văn đến 1.2.4 Quản lý sử dụng dấu a) Khái niệm: Con dấu phương tiện đặc biệt quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, sử dụng để đóng văn bản, giấy tờ quan, tổ chức, chức danh nhà nước b) Điều kiện sử dụng dấu: Điều kiện sử dụng dấu quy định Điều 5, Nghị định số So sánh: Về so với quy định nhà nước đăng ký văn đến cơng ty thực tốt bước đăng ký văn đến Tuy nhiên, đơi lúc q nhiều việc nên anh Trần Văn Bình chậm trễ việc đăng ký văn bản, may chưa xảy tình trạng thất lạc văn - Trình, chuyển giao văn đến Tất văn đến quan sau có ý kiến phân phối lãnh đạo cơng ty văn thư chuyển đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải tránh chậm quên văn Văn đến văn thư đăng ký vào sổ chuyển giao văn Văn mật ghi thêm cột “mức độ mật” vào mẫu sổ chuyển giao văn Việc vào sổ chuyển giao văn có ký nhận đầy đủ đảm bảo tính nguyên tắc để quản lý văn đến chặt chẽ đồng thời sở để làm tốt công tác kiểm ta, theo dõi việc giải văn - Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nội dung văn bản, lãnh đạo đạo đơn vị, cá nhân có liên quan trực tiếp với nội dung 23 công văn cần giải Trong q trình thực hiện, có vướng mắc phải báo cáo với lãnh đạo để xin ý kiến xử lý Đối với văn có ghi thời hạn giải văn bản, gần đến hạn mà đơn vị, cá nhân chưa xử lý xong, cán văn thư cần có biện pháp nhắc nhở Sau văn ban hành, cán văn thư tiến hành theo dõi giải văn có đến quan không việc gọi điện kiểm tra, xem biên lai nhân viên gửi Nhìn chung cơng tác giải theo dõi văn - đến cán văn thư thực tốt, có trường hợp sai phạm thất lạc văn 2.2.3 Kiểm tra giám sát công tác quản lý sử dụng dấu a) Các loại dấu quan - Dấu cơng ty : Có tên cơng ty Dấu chức danh: Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc Dấu phục vụ công tác văn thư: Dấu đến, dấu mật, khẩn, hỏa tốc… Dấu riêng phòng, ban, đơn vị thuộc cơng ty Ví dụ : b) Ngun tắc quản lý sử dụng dấu Công ty Quản lý sử dụng dấu theo văn quy định sau: - Luật Doanh nghiệp 2014 - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Tuy nhiên nay, thay cho nghị định số 58/2001/NĐ-CP Nghị định số 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu có nhiều điểm khác Tuy nhiên công ty chưa cập nhật văn quy định quản lý sử dụng dấu - Trách nhiệm cá nhân công tác quản lý sử dụng dấu 24  Trách nhiệm Tổng Giám đốc (ơng Lâm Xn Lộc) có trách nhiệm quản lý việc sử dụng lưu giữ dấu  Trách nhiệm Trưởng phòng HCNS (anh Nguyễn Hữu Cương) có trách nhiệm giúp Tổng Giám đốc công ty giám sát việc sử dụng dấu công ty  Trách nhiệm Văn thư (anh Trần Văn Bình) có trách nhiệm bảo quản sử dụng dấu công ty c) Nguyên tắc sử dụng dấu + Nghiêm cấm việc đóng dấu khống + Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định + Văn thư đóng dấu văn thể thức có chữ ký người có thẩm quyền ký văn bản; + Khi dấu đóng lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái + Đối với văn khơng lấy số văn bản, khơng có lưu văn thư như: Hợp đồng, Biên kiểm tra, nghiệm thu, loại giấy chứng nhận trước đóng cần kiểm tra xem có chữ ký người có thẩm quyền hay khơng phải mở sổ để theo dõi riêng loại văn + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền + Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan + Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức có chữ ký người có thẩm quyền + Tuyệt đối khơng đóng dấu khống, đóng dấu trước ký d) Bảo quản dấu Việc bảo quản dấu tiến hành chặt chẽ Tại phòng HCNS có tủ chuyên dụng để đựng tài liệu đồ dùng quan trọng Như vậy, 25 dấu bao bọc lớp tủ có khóa, đặt nơi thống mát, đảm bảo an tồn, tránh bị đánh cắp tác nhân bất lợi làm hỏng dấu 2.2.4 Kiểm tra giám sát công tác lập nộp lưu hồ sơ a) Các loại hồ sơ hình thành quan Có ba loại hồ sơ hình thành công ty là: hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc… - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc có đặc trưng tên loại, tác giả… hình thành q trình giải cơng việc Ví dụ : Hồ sơ tuyển dụng, đào tạo đưa người lao động sang làm việc Hàn Quốc - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định, dùng làm pháp lý, tra cứu giải cơng việc cơng ty Ví dụ : Nghị Đại hội đồng cổ đông CTCP TAMAX - Hồ sơ nhân sự: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan đến cá nhân cụ thể (hồ sơ nhân viên cấp công ty) Hồ sơ nhân cấp cao công ty, hồ sơ nhân cấp - Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ: Cơng ty có quy mơ nhỏ số lượng văn không nhiều nên công ty chưa xây dựng ban hành danh mục hồ sơ b) Phương pháp lập hồ sơ Vì cơng ty chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên phải mở hồ sơ hành sở nắm vững nội dung tài liệu vận dụng đặc trưng chủ yếu để hình thành hồ sơ cụ thể - Quy trình lập hồ sơ hành Bước 1: Viết bìa hồ sơ Bước 2: Thu thập, cập nhật văn Bước 3: Kết thúc hồ sơ 26 - Kết thúc hồ sơ công việc giải xong, cán bộ, nhân viên phải xem xét cịn thiếu cơng văn, giấy tờ thu thập, bổ sung cho đầy đủ loại văn trùng thông tin, văn hết giá trị, tài liệu không cần thiết (bản nháp, thảo, giấy mời) - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ:  Đối với hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu tên loại văn bản: Sắp xếp theo thứ tự ngày tháng văn  Đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo, hồ sơ công việc: xếp theo thời gian diễn biến hội nghị, hội thảo, theo trình tự theo dõi giải công việc  Đối với hồ sơ bao gồm văn nhiều tác giả: Sắp xếp theo tầm quan tác giả theo vần ABC… - Nếu hồ sơ có ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình kèm cho vào phong bì xếp vào cuối hồ sơ, phải ghi vào hồ sơ để tiện cho việc tra tìm; - Xác định giá trị tài liệu; - Biên mục hồ sơ:  Đánh số tờ;  Viết mục lục văn bản;  Viết chứng từ kết thúc: Việc đánh số tờ, viết mục lục văn chứng từ kết thúc áp dụng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn quản dài hạn (từ 20 năm trở lên) để quản lý văn tra tìm tài liệu.Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc cơng việc chưa giải xong phải để lại năm sau ghi vào danh mục hồ sơ năm sau c) Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Cơng ty chưa có phòng Lưu trữ riêng mà chung với phòng HCNS - Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu: 27  Sau thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc văn hành  Sau thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình toán Tài liệu xây dựng - Trách nhiệm đơn vị cá nhân:  Nhân viên cơng ty làm việc có liên quan đến văn phải lập hồ sơ công việc  Các đơn vị cá nhân công ty phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ công ty theo thời hạn quy định  Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc phải đồng ý Tổng Giám đốc thời gian giữ lại không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.Tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành công ty phải hồ sơ, chưa hồ sơ nhân viên giao nộp tài liệu phải có trách nhiệm lưu trữ công ty lập hồ sơ phần tài liệu giao nộp  Nhân viên cơng ty trước thơi việc chuyển cơng tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm công ty - Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp hồ sơ phải lập hai “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ công ty giữ loại 2.3 Nhận xét, đánh giá 2.3.1 Công tác kiểm tra giám sát soạn thảo ban hành văn a) Ưu điểm Về loại văn công ty ban hành : Các loại văn mà công ty phép ban hành tương tự loại hình quan quan khác Mặt khác, văn công ty ban hành đa dạng, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động 28 công ty xuất nhập lao động sang nước ngồi Các văn cơng ty đa dạng theo quy định nhà nước cơng tác văn thư nói chung cơng tác ban hành văn nói riêng theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Về thẩm quyền ban hành văn : cơng ty có quy định rõ ràng chức nhiệm vụ chức vụ lãnh đạo nên việc ban hành văn người lãnh đạo cơng ty khơng có chồng chéo Việc ký ban hành văn thể mức độ quan trọng văn từ cấp xuống cấp Về kĩ thuật trình bày: Các văn cơng ty ban hành có đủ thành phần bắt buộc Về quy trình soạn thảo văn : Khá đầy đủ khoa học b) Nhược điểm - Lỗi tả, viết tắt, viết từ khơng thơng dụng mà Thông tư quy định Khoảng cách dịng canh khơng đồng Phần ký thay ủy quyền đơi cịn nhầm lẫn người ký, dấu câu xuống dòng dùng chưa chuẩn xác - Tuy nhiên công ty chưa có quy định rõ ràng kỹ thuật trình bày thể thức văn nên cịn có chưa thống văn dẫn đến lúng túng khâu soạn thảo Cá nhân tơi kiến tập cơng ty khó khăn việc soạn thảo văn cho công ty tất văn cơng ty soạn kinh nghiệm người soạn trước không theo quy định cụ thể Đây hạn chế công ty cần phải khắc phục, cần xây dựng hệ thống quy định văn thư riêng công ty tạo nên đồng hố, giải cơng việc nhanh chóng - Về quy trình soạn thảo văn : Cơng ty hoàn toàn dựa kinh nghiệm làm việc khơng theo quy trình cụ thể quy định 29 2.3.2 Kiểm tra giám sát quản lý văn a) Ưu điểm - Quản lý văn cơng ty rõ ràng, xác, kịp thời, an tồn bí mật Văn thể đầy đủ nội dung, song số lượng văn ban hành chưa nhiều Sổ đăng ký văn gọn gàng, - Việc chuyển phát theo dõi văn công ty dễ dàng nhờ có phương tiện lại công ty, máy fax… - Một số văn cơng ty lại khơng đóng dấu đến, gây nhầm lẫn thất lạc văn - Phần cập nhật thông tin văn đến sổ đăng kí văn đến cơng ty cịn chậm - Cơng tác theo dõi, đơn đốc xử lý văn đến chưa trọng , trách nhiệm không phân định rõ ràng 2.2.3 Kiểm tra giám sát công tác quản lý sử dụng dấu a) Ưu điểm - Quy trình tiếp nhận văn đến thực cách chuyên nghiệp - Cơng ty có sổ đăng kí văn đến,thơng tin ghi sổ đăng kí văn đế xác đầy đủ b) Nhược điểm - Một số văn cơng ty lại khơng đóng dấu đến, gây nhầm lẫn thất lạc văn - Phần cập nhật thông tin văn đến sổ đăng kí văn đến cơng ty cịn chậm - Cơng tác theo dõi, đôn đốc xử lý văn đến chưa trọng , trách nhiệm không phân định rõ ràng 2.2.4 Kiểm tra giám sát công tác lập nộp lưu hồ sơ: a) Ưu điểm - Quy trình lập hồ sơ , tài liệu vào lưu trữ công ty thực tương đối chi tiết, khoa học theo quy định nhà nước theo Thông tư 30 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Luật Lưu trữ 2011 Quốc hội khoá XI - Trách nhiệm cá nhân công ty quy định rõ ràng, không bị chồng chéo b) Nhược điểm - Chưa có danh mục hồ sơ - Công ty chưa trọng đến công tác lập hồ sơ đơn vị công ty; chưa có phịng lưu trữ riêng 31  Tiểu kết Qua chương ta thấy thực trang công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư cơng ty, từ nhìn nhận ưu điểm hạn chế cần khắc phục Đồng thời tiền đề để chương tìm giải pháp khắc phục mặt hạn chế 32 Chương CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI TẠI CTCP TAMAX 3.1 Đối với lãnh đạo quan - Lãnh đạo công ty cần phải nhận thức rõ vai trị kiểm tra, giám sát cơng tác văn thư - Xây dựng kế hoạch tra, kiểm tra cơng tác văn thư cách hợp lý Sau ban hành định thành lập đoàn tra để cụ thể hóa danh sách nhiệm vụ thành viên đoàn - Kiểm tra giám sát chặt chẽ trình ban hành văn để hạn chế lỗi sai soạn thảo ban hành văn - Ban hành văn quy định cụ thể quy trình soạn thảo văn quy trình ban hành văn công ty để nhân viên dễ dàng thực tránh lỗi soạn thảo ban hành văn công ty - Thắt chặt chế tài xử phạt, đẩy mạnh công tác thi đua khen thưởng lĩnh vực công tác văn thư - Xây dựng hệ thống văn quy định trách nhiệm nhân viên công ty công tác quản lý văn 3.2 Đối với nhân viên - Cần nâng cao kỹ thuật soạn thảo văn nhân viên khóa học soạn thảo văn nhằm nâng cao chất lượng văn công ty - Kiểm tra văn nội dung thể thức chặt chẽ - Tự ý thức trách nhiệm người công tác văn thư - Chấp hành hợp tác với nội quy, quy chế công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư 3.3 Nâng cao sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư - Cập nhật thêm phần mềm quản lý văn cho công ty để tiện cho việc quản lý văn - Luôn cập nhật thơng tin văn đến vào sổ đăng kí văn đến cách nhanh chóng, kịp thời - Phát triển phần mềm quản lý văn đến phục vụ cho công tác quản lý 33 văn đến công ty - Chú trọng đến công tác quản lý sử dụng dấu thường xuyên cập nhật văn hành - Đào tạo cán thêm nhân viên văn thư - Quan tâm đến công tác lập hồ sơ tách phòng Văn thư - Lưu trữ phòng làm việc khác tạo điều kiện cho công tác làm việc hiệu 34  Tiểu kết Chương quan điểm mong muốn thân sau quan sát, nghiên cứu thực trạng có hạn chế cần khắc phục tơi đưa hướng giải quyết: Đối với lãnh đạo công ty, nhân viên nâng cao sở vật chất trang thiết bị cho công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư 35 PHẦN KẾT LUẬN Công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư thực tốt đem lại hiệu ngày cao cho hoạt động văn phịng Mà văn phịng não công ty Do vậy, cần phải trọng vào công tác Trong tiểu luận tập trung vào khai thác thực trang công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư, từ tiền đề để đánh giá, nhận xét đưa đóng góp xây dựng cho công tác Một lần xin cám ơn CTCP TAMAX giảng viên môn giúp đỡ, tạo điền kiện để tơi hồn thành đề tài Dù cố gắng hoàn thiện nhưng, chắn làm cịn nhiều thiếu sót, mong góp ý q thầy 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đề cương chi tiết học phần kiến tập nghành nghề khoa quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điều lệ CTCP xây dựng, cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Báo cáo tổ chức máy CTCP xây dựng, cung ứng nhân lực Xuất nhập Thiên Ân Thông tư số 01/2011/TT/BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Nghị định số 99/2016/NĐ- CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 37 ... CÔNG TÁC VĂN THƯ Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI CTCP TAMAX Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI TẠI CTCP. .. CTCP TAMAX 10 2.2 Thực trạng công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư CTCP TAMAX 12 2.2.1 Công tác kiểm tra giám sát soạn thảo ban hành văn 12 2.2.2 Kiểm tra giám sát quản lý văn ... văn thư, công tác văn thư, kiểm tra giám sát Từ đó, tìm hiểu quy định nhà nước nghiệp vụ văn thư Đồng thời làm bật lên ý nghĩa công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư Chương THỰC TRẠNG CÔNG