MỤC LỤCNội dung Phần I: Khái quát về UBND Phường Yên Phụ I: Đặc điểm tình hình tự nhiên và kinh tế, xã hộiPhường Yên Phụ: 1: Đặc điểm về vị trí địa lý: 2: Đặc điểm kinh tế xã hội: II:Chế
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Thực tập cuối khóa là giai đoạn cần thiết và quantrọng trong chương trình đào tạo Đại học hành chính, giúpsinh viên nâng cao kiến thức thực tế giải quyết một số vấn
đề thắc mắc trong nhà trường đồng thời giúp sinh viên tìmhiểu tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà nước và thể chếhành chính nhà nước, nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của cán bộ, công chức nhà nước
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, Ban đào tạo của Học viện hành chính Quốc Gia, các thầy cô giáo khoa Nhà nước và Pháp luật, các cán bộ công chức UBND
Phường Yên Phụ đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trìnhthực tập
Và đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáoLương Thanh Cường – khoa Nhà nước và Pháp luật – Họcviện hành chính Quốc gia, Đồng chí Vũ Thị Minh: Trưởngban tài chính – Văn phòng UBND Phường Yên Phụ đã tậntình giúp tôi hoàn thành tốt bản báo cáo này
Trang 2Công tác Văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bảnphục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan Mục đíchchính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quản
lý Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sửdụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phươngtiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan
Trong giai đoạn hiện nay, sự phát triển nhanh chóngcủa khoa học kỹ thuật và yêu cầu cải cách hành chính Quốcgia đòi hỏi việc cung cấp thông tin và các phương tiện cầnthiết cho hoạt động quản lý là vô cung quan trọng để đảmbảo hiệu quả của quản lý
Vì vậy tôi đã chọn đề tài: Một số vấn đề về công tácvăn thư tại UBND Phường Yên Phụ để viết báo cáo thựctập
Báo cáo chia làm 3 phần:
Phần 1: Khái quát về UBND Phường Yên Phụ
Phần 2: Khái quát về văn phòng UBND Phường Yên Phụ
Phần 3: Những kiến thức thu nhận được về công tác văn thư tại văn phòng UBND Phường Yên Phụ
Trang 3MỤC LỤC
Nội dung
Phần I: Khái quát về UBND Phường Yên Phụ
I: Đặc điểm tình hình tự nhiên và kinh tế, xã hộiPhường Yên Phụ:
1: Đặc điểm về vị trí địa lý:
2: Đặc điểm kinh tế xã hội:
II:Chế độ làm việc của UBND Phường Yên Phụ;
III: Cơ cấu tổ chức; nhiệm vụ của Uỷ viên UBND:
Phần II: Khái quát về văn phòng UBND Phường Yên Phụ;
I: Vị trí , chức năng của văn Phòng: Văn phòng – Vănphòng UBND Phường Yên Phụ;
II: Nhiệm vụ, quyền hạn
III: Cơ cấu tổ chức: Con người, cơ sở vật chất…
Phần III:Những kiến thức thu được từ công tác văn thư tại văn phòng UBND Phường Yên Phụ;
I: Văn thư…
II: Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư
III: Yêu cầu của công tác văn thư;
IV: Nội dung công tác văn thư;
V: Những vấn đề đặt ra trong công tác văn thư
Trang 4VI: Giải pháp hoàn thiện công tác văn thư;
VII: Kết luận và kiến nghị;
PHẦN I KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ
I: Đặc điểm tình hình tự nhiên và kinh tế xã hội Phường Yên Phụ:
1: Đặc điểm về vị trí địa lý:
*Vị trí địa lý:
Phường Yên Phụ là đơn vị hành chính nằm ở phíaĐông Nam quận Tây Hồ, được tách ra từ quận Ba Đình từngày 01/01/1996, có vị trí như sau:
Phía Đông Nam giáp sông Hồng
Phía Tây Bắc giáp phường Quảng An và Tứ Liên
Phía Đông giáp Phường Ngọc Thuỵ – Quận Long BiênPhía Nam giáp Phường Phúc xá, Trúc Bạch và ThuỵKhuê
Theo bản đồ địa giới hành chính 364/CT tổng diện tích theođịa giới hành chính của phường Yên Phụ là 149,7700 ha
*Hệ thống thuỷ văn:
Phường Yên Phụ là một trong 6/8 Phường thuộc QuậnTây Hồ có một phần diện tích hồ Tây khá lớn(44.6400m2 );ngoài ra trên địa bàn phường còn có sông Hồng, hồ ĐồngTâm và ao An Thành
*Hệ thống giao thông:
Trang 5Trên địa bàn Phường Yên Phụ có 4 tuyến giao thôngchính: Đường Thanh Niên, đường Nghi Tàm, phố An Dương
và phố Yên Phụ; trong thời gian tới sẽ hoàn thành thêmtuyến đường dạo ven Hồ Tây tạo nhiều cảnh quan diện mạotrên địa bàn phường
2: Đặc điểm kinh tế xã hội:
Phường Yên Phụ được chia thành 80 tổ dân phố thuộc
11 cụm dân cư quản lý 4500 hộ với khoảng 21.800 nhânkhẩu và đặc biệt là nơi tập trung nhiều cơ quan, đơn vị, tổchức và các khu tập thể
II Chế độ làm việc của UBND Phường Yên
1.UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trungdân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cánhân và tinh thần chủ động , sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủtịch, Uỷ viên UBND .Mỗi việc chỉ được giao một cán bộphụ trách và chịu trách nhiệm chính Mỗi thành viên UBNDphường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phâncông; cùng các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể vềkết quả hoạt động của UBND phường trước Đảng uỷphường, HĐND phường và UBND quận
2.UBND phường chấp hành sự chỉ đạo,điều hành củaUBND quận, sự lãnh đạo của đảng uỷ, sự giám sát củaHĐND Phường; phối hợp chặt chẽ giữa UBND Phường vớiMặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trongquá trình triển khai mọi nhiệm vụ
3.UBND Phường giải quyết các công việc của công dân
và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm
vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và
Trang 6hiệu quả, đảm bảo lợi ích chính đáng của nhân dân địaphương; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định vàchương trình kế hoạch công tác của UBND Phường.
4.cán bộ công chức UBND Phường phải sâu sát cơ sở,lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức họctập để không ngừng nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạtđộng của UBND Phường ngày càng chính quy, hiện đại, vìmục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng caođời sống nhân dân
5.UBND Phường tổ chức hoạt động và thực hiện nhiệm
vụ quyền hạn; thảo luận tập thể, quyết định theo đa số cácvấn đề được quy định theo luật tổ chức HĐND và UBNDcông bố ngày 10 tháng12 năm 2003 và những vấn đề quantrọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền củaUBND Phường
a Cách thức giải quyết công việc của UBND Phường.+UBND Phường họp, thảo luận tập thể và quyết địnhtheo đa số tại phiên họp UBND các vấn đề:
Chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế,xã hội, anninh quốc phòng năm năm và hàng nămm, kế hoạch quản lýđầu tư, quy hoạch, xây dựng các công trình trọng điểm tạiđịa phương trình HĐND Phường, UBND Quận quyết định
Chương trình công tác hàng năm của UBND Phường,các biện pháp thực hiện nghị quyết của HĐND Phường, cácvăn bản của cấp trên trước khi trình HĐND Phường, UBNDQuận
Trang 7UBND Phường thực hiện chỉ đạo của cấp trên về khenthưởng, kỷ luật, khiếu nại đối với cá nhân hay đơn vị doUBND Phường trực tiếp quản lý theo thẩm quyền.
Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điềt hành củatập thể và mỗi cá nhân thành viên UBND Phường hàng năm
Những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩmquyền của UBND Phường thấy cần thiết phải đưa ra tập thể
+Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổchức họp UBND được, theo quyết định của Chủ tịch UBND,văn phòng UBND phường gửi toàn bộ hồ sơ của vấn đề cần
xử lý đến các thành viên UBND để lấy ý kiến Nếu quá nửatổng số thành viên UBND Phường nhất trí thì Văn phòngUBND Phường tổng hợp trình Chủ tịch UBND quyết định vàbáo cáo UBND Phường tại phiên họp gần nhất
b.Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của cácthành viên UBND Phường
-Trách nhiệm chung:
Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung củaUBND Phường; tham dự đầy đủ các phiên họp của UBND,cùng tập thể quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ quyềnhạn của UBND, tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chínhsách, pháp luật của đảng và nhà nước; kiên quyết đấu tranhchống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ,công chức, các đồngchí lãnh đạo cụm dân cư, tổ trưởng tổ dân phố hoàn thànhnhiệm vụ; thường xuyên học tập nâng cao trình độ, nghiêncứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương chính sáchđang thi hành tại cơ sở
Trang 8Không được nói và làm trái với các nghị quyết củaHĐND, quyết định, chỉ thị của UBND Phường và văn bảnchỉ đạo của UBND Quận Trường hợp có ý kiến khác thì vẫnphải chấp hành nhưng được trình bày ý kiến với HĐND,UBND.
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của chủtịch UBND Phường:
Chủ tịch UBND Phường là người đứng đầu UBNDPhường, lãnh đạo và điều hành mọi công việc của UBND,chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mìnhtheo quy định tại điều 127 Luật tổ chức HĐND và UBNDnăm 2003; đồng thời cùng UBND Phường chịu trách nhiệmtập thể về hoạt động của UBND trước Đảng Uỷ, HĐNDPhường và UBND Quận
Chủ tịch UBND Phường triệu tập, chủ trì các phiênhọp và các hội nghị khác của UBND, khi vắng mặt thì uỷquyền Phó chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc chấp hànhpháp luật, các văn bản của UBND Quận, nghị quyết củaĐảng uỷ và HĐND Phường
Căn cứ vào các văn bản của UBND Quận, nghị quyếtcủa Đảng uỷ và HĐND Phường và tình hình thực tiễn củađịa phương, xây dựng chương trình công tác năm, quý,tháng của UBND Phường
Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch côngtác; phân công nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viênUBND Phường và các cán bộ,công chức khác thuộc UBNDPhường, các đồng chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ trưởng tổ dânphố trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao
Trang 9Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đếnnhiều nội dung công việc, những vấn đề đột xuất, phức tạptrên địa bàn; những vấn đề còn có ý kiến khác nhau hoạcvượt quá thẩm quyền của chủ tịch và Uỷ viên UBNDPhường.
Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền UBNDPhường và chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật
Báo cáo tình hình kinh tế xã hội của phường, hoạtđộng của UBND với Đảng uỷ, HĐND Phường và UBNDQuận
Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng uỷ,chủ tịch HĐND, chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứngđầu các đoàn thể nhân dân cấp Phường; phối hợp thực hiệnnhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu các đề xuất của Mặttrận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác củaUBND; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động hiệu quả
Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiết nại
tố cáo và kiến nghị của nhân dân theo quy định của phápluật
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phóchủ tịch UBND Phường:
Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác doChủ tịch phân công; chủ động xây dựng chương trình, kếhoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực được phâncông trên địa bàn Phó chủ tịch được sử dụng quyền hạn củachủ tịch khi giải quyết những công việc được giao
Chịu trách nhiệm cá nhân trước chủ tịch, trước UBND
và HĐNDPhường về lĩnh vực được giao, về những quyết
Trang 10định chỉ đạo, điều hành của mình; cùng Chủ tịchvà cácthành viên khác của UBND chịu trách nhiệm tập thể về toàn
bộ hoạt động của UBND Phường trước Đảng uỷ, HĐNDPhường và UBND Quận, đối với những vấn đề vượt quáphạm vi thẩm quyền thì Phó chủ tịch phải báo cáo chủ tịchquyết định
Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đếnphạm vi trách nhiêm giải quyết công việc của các thành viênkhác của UBND thì chủ động trao đổi, phối hợp với cácthành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còncác ý kiến khác nhau thì báo cáo chủ tịch quyết định
Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, các cụm và các
tổ dân phố thực hiện các chủ trương, chính sách và phápluật thuộc lĩnh vực được giao
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Uỷviên UBND Phường:
Uỷ viên UBND Phường chịu trách nhiệm về nhiệm vụđược phân công trước Chủ tịch UBND Phường, cùng chủtịch và Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm tập thể về hoạt độngcủa UBND trước HĐND Phuờng và UBND Quận; nắm tìnhhình, báo cáo kịp thời với Chủ tịchUBND Phường về lĩnhvực công tác của mình và các công việc khác có liên quan
Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộclĩnh vực được phân công trên địa bàn; chủ động đề ra cácbiện pháp để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
Phối hợp công tác với các thành viên khác của UBND,các cán bộ, công chức có liên quan và giữ mối liên hệ chặt
Trang 11chẽ với cơ quan chuyên môn của UBND Quận để thực hiệntốt nhiệm vụ của mình.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND giao
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyể công việc của côngchức UBND Phường:
Ngoài việc thực hiện các quy định tại Nghị định số114/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính Phủ, côngchức UBND Phường còn có trách nhiệm:
Giúp UBND Phường và Chủ tịch UBND thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước ở cấp Phường, bảo đảm cho sự thốngnhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn, chịu trách nhiệmtrước Chủ tịch UBND Phường và cơ quan chuyên mônUBND Quận về lĩnh vực được phân công
Nêu cao tinh thần trách nhiệm, chủ động giải quyếtcông việc được giao, sâu sát cơ sở, tận tuỵ phục vụ nhândân, không gây khó khăn phiền hà cho dân Khi vấn đề giảiquyết vượt quá thẩm quyền, phải kịp thời báo cáo Chủ tịchhoặc Phó chủ tịch phụ trách để xin ý kiến
Tuân thủ quy chế làm việc của UBND Phường, chấphành sự phân công công tác của Chủ tịch UBND ; giải quyếtkịp thời công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ đượcgiao,không để tồn đọng, ùn tắc công việc; chấp hành nghiêmchỉnh quy định của pháp luật và nội quy làm việc của cơquan
Không chuyển công việc thuộc phạm vi cá nhân lênChủ tịch, phó chủ tịch hoặc tự ý chuyển cho cán bộ côngchức khác; trong trường hợp nội dung công việc có liên
Trang 12quan đến cán bộ, công chức khác thỉ phải chủ động phối hợp
và kịp thời báo cáo Chủ tịch, Phó chủ tịch xử lý
Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu liênquan đến công tác chuyên môn; tổ chức sắp xếp lưu trữ tàiliệu có hệ thống phục vụ cho công tác lâu dài của UBNDPhường; thực hiện chế độ báo cáo đảm bảo kịp thời, chínhxác tình hình về lĩnh vực mình phụ trách theo quy định củaChủ tịch UBND Phường
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của cán
bộ không chuyên trách cấp Phường, cụm trưởng và tổtrưởng dân phố:
Cán bộ không chuyên trách cấp xã chịu trách nhiệmtrước UBND và chủ tịch UBND Phường về nhiệm vụ chuyênmôn được Chủ tịch phân công
Các đồng chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ trưởng tổ tổ dânphố chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND Phường về mọimặt hoạt động của cụm, tổ dân phố; tổ chức thực hiện mọinhiệm vụ trên địa bàn; thường xuyên báo cáo tình hình côngviệc với Chủ tịch, Phó chủ tịch phụ trách; đề xuất giải quyếtkịp thời nhữn kiến nghị của tổ chức,công dân trên địa bàn
c Quan hệ công tác của UBND Phường:
- Quan hệ với UBND Quận và cơ quan chuyên môn củaQuận:
UBND Phường và Chủ tịch UBND Phường chịu sự chỉđạo của UBND Quận, chịu trách nhiệm và báo cáo công táctrước UBND Quận Trong công tác chỉ đạo,điều hành, khigặp những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc chưa đượcpháp luật quy định, UBND Phường phải báo cáo kịp thời để
Trang 13xin ý kiến chỉ đạo của UBND Quận; thực hiện nghiêm túcchế độ báo cáo tình hình với UBND Quận và cơ quanchuyên môn cấp Quận theo chế độ thông tin hiện hành vàchế độ thông tin báo cáo.
UBND Phường chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra,đôn đốc về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên mônQuận trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môi trên địa bànPhường; có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên môncấp quận trong đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ,công chức của UBND Phường Từng bước nâng cao chấtlượng đội ngũ cán bộ công chức của cơ quan
UBND Phường bố trí cán bộ, công chức đủ năng lựcđáp ứng nhu cầu theo dõi các lĩnh vực công tác theo hướngdẫn nghiệp vụ của UBND Quận, giữ mối liên hệ chặt chẽvới cơ quan chuyên môn cấp Quận, tuân thủ sự chỉ đạothống nhất của UBND Quận
UBND Phường giữ mối quan hệ chặt chẽ với các phòngban ngành, MTTQ và các đoàn thể quần chúng nhân dânthuộc Quận tranh thủ giúp đỡ về chuyên môn trên từng lĩnhvực, tạo sự đồng bộ trong việc thực hiện nhiệm vụ công tácnhằm thực hiện tốt các chỉ tiêu phát triển kinh tế xã hội, anninh – chính trị trên địa bàn Phường, mở rộng mối liên hệtốt với các đơn vị trên địa bàn phường, quận và giáp ranh
- Quan hệ với Đảng uỷ, HĐND, MTTQ và các đoàn thểnhân dân cấp phường
+ UBND phường chịu sự lãnh đạo của đảng uỷ phườngtrong việc thực hiện nghị quyết của đảng, pháp luật của nhànước và các văn bản chỉ đạo của ubnh quận; chủ động đề