Công tác quản lý văn bản đi tại UBND huyện Đức Thọ, Hà Tĩnh

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Công tác văn thư là một hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước,các tổ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thuthập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất cứ

đề tài nghiên cứu khoa học nào

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm với lời cam đoan trên

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được bài tiểu luận khoa học này, tôi đã được sự hướng dẫn chỉbảo tận tình của giảng viên Ts Bùi Thị Ánh Vân cùng với sự giúp đỡ của cácthầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ đã dạy dỗ ,truyền đạt những kiến thức quý báu, kinh nghiệm để tôi thực hiện bài tiểu luậnnày

Tôi xin chân thành cảm ơn UBND huyện Đức Thọ, Văn phòng HĐND – UBND

đã giúp đỡ, tạo điều kiện và cung cấp số liệu, tài liệu cần thiết để tôi có thểnghiên cứu và hoàn thành bài tiểu luận này

Mặc dù đã cố gắng nhưng chắc chắn những hiểu biết và kỹ năng về môn học nàykhông tránh khỏi những thiếu sót và những chỗ chưa chuẩn xác Kính monggiảng viên bộ môn xem xét và góp ý bài tiểu luận để tôi được hoàn thiện hơn.Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là một hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước,các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.Những công việc như soạn thảo, duyệt kí ban hành văn bản, chuyển giao, tiếpnhận, đăng kí vào sổ, quản lý văn bản lập hồ sơ được gọi chung là công tác vănthư

Trong đó công tác quản lí văn bản đó là một công việc đòi hỏi sự cẩnthận, nghiêm ngặt cũng như độ chính xác cao.Công tác quản lí văn bản đi đảmbảo sự chính xác, đầy đủ về thể thức của văn bản.Công tác quản lí văn bản điđảm bảo tính thống nhất, sự nhất quán của các văn bản đi tại cơ quan.Công tácquản lí văn bản đi đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêu cầu khai thác, sử dụngtài liệu.Công tác quản lí văn bản đi đảm bảo cho văn bản của cơ quan sẽ đến nơinhận cần thiết

Công tác văn thư lưu trữ là một trong những học phần mà những sinh viênQTVP như chúng thôi được học Vì thế nên tôi đã rất thuận lợi trong quá trìnhlàm đề tài vì có nhiều tài liệu, giáo trình để nghiên cứu và giảng viên để đượctham khảo, góp ý

Trong quá trình tìm hiểu đề tài tôi đã rất may mắn vì tìm được những tàiliệu liên quan để thực hiện đề tài Và bên cạnh đó Bố đã giúp tôi có được nhữnghình ảnh và tài liệu nội bộ để hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình

Trên đây là tất cả những lí do để tôi lựa chọn đề tài: “Công tác quản lí vănbản đi tại UBND huyện Đức Thọ, Hà Tĩnh” để làm đề tài cho bài tiểu luận củamình

2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng 2 nguồn tài liệu đó là tài liệu tronggiáo trình và nguồn tài liệu nội bộ của UBND huyện Đức Thọ

Nguồn tài liệu giáo trình:

Lê A, Đinh Thanh Huệ (1977), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục, HàNội

Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,NXB Đại học Quốc gia Hà Nội

Nghị định 110/2014/NĐ – CP ngày 08/04/2014 của Chính phủ về côngtác văn thư

Nghị định số 37/2014/NĐ – CP ngày 05/05/014 của Chính phủ về Quyđịnh tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND, quận, thị xã, thànhphố thuộc tỉnh

Thông tư 01/2013/TT – BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ về hoạtđộng xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức Những tài liệu trên đã cung cấp cho tôi những khái niệm, nội dung, vai tròcủa công tác quản lí văn bản và công tác văn thư trong hệ thống cơ quanhành chính nhà nước Những nội dung này giúp tôi có 1 hệ thống cơ sở líthuyết, giúp tôi thực hiện đề tài Bên cạnh hệ thống lí thuyết cũng rất cầnnhững tài liệu thực tế, chính vì vậy tôi đã đến UBND huyện Đức Thọ, tỉnh

Hà Tĩnh và đã xin được khảo sát 1 ngày thực tế

Tài liệu thực tế đã cung cấp cho tôi thông tin, số liệu, để tôi triển khaichương 2 Đây là tài liệu quan trọng để tôi thực hiện đề tài có hiệu quả

3.Mục tiêu nghiên cứu

Nhằm nâng cao thêm trình độ, kỹ năng củng cố lại phần kiến thức đãđược học bên cạnh đó tôi muốn tìm hiểu rõ hơn về công việc một trong nhữngkhâu trong công tác văn thư Vận dụng lí luận, kiến thức đã học để hiểu rõ hơn,phục vụ cho công việc của bản thân tôi sau này

4.Đối tượng nghiên cứu

Công tác quản lí văn bản đi tại Uỷ ban nhân dân huyện Đức Thọ - HàTĩnh

5.Phạm vi nghiên cứu

Trong đề tài này phạm vi nghiên cứu của tôi bao gồm 2 phần đó là khônggian và thời gian

Không gian: Uỷ ban nhân dân huyện Đức Thọ - Hà Tĩnh

Thời gian: công tác quản lí văn bản đi của UBND huyện Đức Thọ từ ngày01/09/2016 đến hết ngày 31/12/2016

6.Phương pháp nghiên cứu

Tôi đã thực hiện rất nhiều phương pháp để thực hiện nghiên cứu đề tàinày Bên cạnh những phương pháp như thống kê, nghiên cứu tài liệu tôi còn có

đi khảo sát thực tế, phép logic,

7.Bố cục

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục đề tài được

triển khai gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác quản lí văn bản đi

Chương 2: Thực trạng quản lí văn bản đi tại UBND huyện Đức Thọ, tỉnh

Hà Tĩnh

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lí văn bản

đi tại UBND huyện Đức Thọ, tỉnh Hà Tĩnh.

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI

VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN ĐỨC THỌ

1.1 Lý luận chung về quản lý văn bản đi

+ Theo nghĩa rộng:

“Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngôn ngữ

Ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình khoahọc kỹ thuật, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, ở các cơ quan doanhnghiệp.”

- Khái niệm văn bản đi

Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan, tổ chức gửi đi

- Khái niệm quản lí văn bản:

Quản lí văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,chuyển giao nhanh chóng, khịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành tronghoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức

1.1.2 Nội dung của công tác quản lí văn bản đi

1.1.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

a)Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xemxét, giải quyết

b)Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

Ghi số văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống sốchung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp phápluật có quy định khác

Ghi ngày, tháng, năm văn bản

Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theoquy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

1.1.2.2 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi trên máy vi tính

a)Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tạiĐiểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký vănbản đi cho phù hợp

b) Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tínhYêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản điđược thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

1.1.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

b)Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lênchữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành

và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơquan quản lý ngành

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụlục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang vănbản

c)Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,

“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm

b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”),dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

1.1.2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a)Làm thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn bì

- Trình bày bì và viết bì

- Vào bì và dán bì

- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

b)Chuyển phát văn bản đi

Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chứcChuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chứcchuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổchuyển giao văn bản đi

+ Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Chuyển phát văn bản mật

c)Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thìphải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chúvào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người

có trách nhiệm xem xét, giải quyết

1.1.2.5 Lưu văn bản đi

a)Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưutrong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

b)Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dântộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chínhxác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

c)Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉcác mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhànước

d)Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơquan, tổ chức

1.1.3 Vai trò của công tác quản lý văn bản đi

Công tác quản lí văn bản đi sẽ giữ gìn được những tài liệu thông tin của

cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp

hay không hợp pháp Nó còn giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của

cơ quan

Công tác quản lí văn bản đi sẽ đảm bảo cho sự chính xác, đầy đủ thể thứccủa văn bản Đảm bảo sự nhất quán, tính thống nhất của các văn bản đi tại cơquan

Công tác quản lí văn bản đi đảm bảo phục vụ kịp thời theo các yêu cầukhai thác, sử dụng tài liệu Và đảm bảo cho văn bản của cơ quan đến nơi nhậncần thiết

1.2 Khái quát về UBND huyện Đức Thọ

1.2.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Đức Thọ

Đức Thọ là vùng đất địa linh nhân kiệt, giàu truyền thống văn hoá Vớibao tên làng, tên người đã đi vào lịch sử Trải qua nhiều lần phân hợp, huyệnĐức Thọ hiện nay có 1 thị trấn, 28 xã Huyện có diện tích tự nhiên trên 20.200

ha, 104 nghìn người, nằm ở phía Bắc Hà Tĩnh Phía Bắc giáp 2 huyện Nam Đàn,Hưng Yên (Nghệ An) Phía Đông giáp thị xã Hồng Lĩnh, Nam giáp huyện CanLộc Phía Tây giáp Hương Sơn,Vũ Quang

Đời sống của nhân dân không ngừng được ổn định và nâng cao Đến năm

2015, huyện Đức Thọ hộ nghèo chỉ còn 4,96%, cận nghèo chỉ còn 9,35% Tốc

độ tăng trưởng bình quân là 13,6%, nhịp độ tăng trưởng của các lĩnh vực tươngđối đồng đều Tập trung phát triển chủ yếu lĩnh vực nông – lâm nghiệp, thươngmại dịch vụ

Làng quê Đức Thọ đang đổi sắc thay da từng ngày, luôn không ngừngphát triển và đổi mới Người dân ở đây rất thân thiện, hiếu khách và luôn tỏ ýmời bạn về thăm [Xem Phụ lục 01]

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đức Thọ

 Chức năng:

Uỷ ban nhân dân huyện Đức Thọ do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quanchấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,

chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấptrên.

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùngcấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện

2 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện

3 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phâncấp, ủy quyền

4 Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khácthực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện

Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện là người đứng đầu Ủy ban nhân dânhuyện và có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên

Ủy ban nhân dân huyện; lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc Ủyban nhân dân huyện;

2 Phê chuẩn kết quả bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Ủy ban nhândân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

3 Lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện các nhiệm vụ thi hành Hiến pháp,pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân huyện;

4 Lãnh đạo và chịu trách nhiệm về hoạt động của hệ thống hành chínhnhà nước từ huyện đến cơ sở, bảo đảm tính thống nhất, thông suốt của nền hànhchính nhà nước ở địa phương;

5 Đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ văn bản trái pháp luật của cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện và văn bản trái pháp luật của Ủy bannhân dân,

- Cơ cấu tổ chức:

Theo luật tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13 của Quốchội có quy định về cơ cấu tổ chức của UBND huyện:

1 Ủy ban nhân dân huyện gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên

Ủy ban nhân dân huyện loại I có không quá ba Phó Chủ tịch; huyện loại II

và loại III có không quá hai Phó Chủ tịch

Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện gồm các Ủy viên là người đứng đầu cơquan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủyviên phụ trách công an

2 Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện gồm có các phòng

và cơ quan tương đương phòng

Qua đó, ta thấy cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đức Thọ bao gồm:+ 1 chủ tịch UBND huyện: Đồng chí Võ Công Hàm

+ 2 phó chủ tịch UBND huyện: Đồng chí Trần Hoài Đức và Đồng chíĐặng Giang Trung

+ Các cơ quan chuyên môn giúp việc cho ủy ban nhân dân huyện ĐứcThọ

 Văn phòng HĐND-UBND huyện

 Phòng tài chính- kế hoạch

 Phòng tài nguyên- môi trường

 Phòng lao động- thương binh và xã hội

 Phòng văn hóa thông tin

 Phòng giáo dục và đào tạo

 Văn phòng điều phối nông thôn mới

 Trung tâm ứng dụng khoa học và bảo vệ cây trồng vật nuôi

 Ban quản lý các dự án xây dựng cơ bản

 Trung tâm văn hóa, thông tin, thể thao và du lịch

 Trung tâm dân số và kế hoạch hóa gia đình

 Đài truyền thanh & truyền hình [Xem Phụ lục 02]

 Tiểu kết

Trong chương 1, tôi đã trình bày những vấn đề cơ bản về công tác quản lývăn bản Trong đó gồm một số khái niệm liên quan và nội dung của công tácquản lý văn bản đi Bên cạnh đó, tôi cũng đã đưa ra những nét tổng quan vềUBND huyện Đức Thọ Những nội dung ở trong chương 1 là mặt cơ sở lýthuyết về thực tiễn để tôi thuận lợi triển khai chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI

TẠI UBND HUYỆN ĐỨC THỌ 2.1 Sự chỉ đạo của UBND huyện Đức Thọ trong công tác quản lí văn thư

2.1.1 Tình hình tổ chức và biên chế các cán bộ công tác văn thư

Tổ chức công tác văn thư ở UBND huyện Đức Thọ là giấy tờ đến và điđều do cán bộ văn thư tiếp nhận Cán bộ văn thư ở UBND huyện được đào tạo

về nghiệp vụ văn thư, có trình độ Đại học

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mà UBND huyện Đức Thọ

bố trí cán bộ làm công tác phù hợp với thực tế công việc ở cơ quan Công tácvăn thư có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, cung cấp đầy đủ chínhxác, kịp thời những thông tin cần thiết phục vụ quản lí của cơ quan, góp phầngiải quyết công việc của cơ quan có hiệu quả cao Chính vì ý nghĩa đó mà việc

bố trí cán bộ làm công tác văn thư đòi hỏi phải phù hợp nhằm đáp ứng hoạt độngcủa cơ quan

Văn phòng HĐND – UBND có nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp giúpHĐND và UBND huyện theo dõi, chỉ đạo, điều hành, các hoạt động phát triểnkinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng an ninh, ngoại vụ Văn phòng HĐND vàUBND huyện có nhiệm vụ rất quan trọng đó là giúp UBND huyện thực hiện tốtcông tác văn thư lưu trữ trên địa bàn huyện

Cán bộ làm công tác văn thư trên địa bàn huyện được sắp xếp như sau:+ Bộ phận văn thư lưu trữ thuộc văn phòng HĐND – UBND huyện chỉ có

1 người là đại học chuyên ngành lưu trữ học và Quản trị văn phòng, chủ yếu làlàm nghiệp vụ văn thư còn lưu trữ đang kiêm nhiệm

+ Tại phòng, ban, trung tâm, cơ quan chuyên môn trực thuộc làm công tácvăn thư lưu trữ kiêm nhiệm, trong đó có 08 đồng chí trình độ Đại học và 03đồng chí trình độ Cao đẳng

2.1.2 Bố trí trang thiết bị, nơi làm việc phục vụ công tác văn thư

Bố trí trang thiết bị phục vụ công tác văn thư:

+ Văn phòng được trang bị các phương tiện kỹ thuật tiên tiến để thực hiệnđược chức trách, nhiệm vụ được được giao

+ Trong phòng làm việc của văn thư được trang bị thiết bị như: bàn, ghếlàm việc, giá đựng tài liệu, máy tính, máy in, máy fax, [Xem Phụ lục 3]

2.2 Trình duyệt và kiểm tra thể thức văn bản

2.2.1 Trình văn bản

Công tác trình ký văn bản của huyện ủy Đức Thọ thực hiện theo văn bảnthuộc lĩnh vực của phòng ban nào thì phòng ban đó sẽ soạn thảo và văn bản phỉađược trình lý thông qua văn phòng xem xét và trình lên lãnh đạo cơ quan

Trưởng các phòng ban chủ động theo kế hoạch của các bộ phận hoặc ýkiến chỉ đạo của lãnh đạo để soạn thảo văn bản của cơ quan Khi soạn thảo vănbản, người soạn thảo phải tuân thủ tư tưởng chỉ đạo của lãnh đạo huyện ủy thựchiện nội dung văn bản

Khi có nhu cầu phối hợp giữa các bộ phận để soạn thảo văn bản thì các bộphận liên quan phải tạo điều kiện và chịu trách nhiệm về lĩnh vực chuyên môn

mà mình phụ trách, các cán bộ chủ trì, chủ động liên hệ với các phòng liên quanthống nhất và ra văn bản

Sau khi cán bộ chuyên môn thực hiện, kiểm tra lại, sau đó trình lãnh đạo ký.Văn bản sau khi đã được duyệt về mặt nội dung (do Trưởng các phòng, Ban chịutrách nhiệm ký nháy), và duyệt về mặt thể thức (do Chánh văn phòng hoặc Phó chánhvăn phòng chịu trách nhiệm và ký nháy), cán bộ chuyên môn của các phòng ban sẽ tiếnhành trình lãnh đạo, ký ban hành Thời gian trình ký là từ 8h30p đến 9h30p Khi trình

ký cán bộ chuyên môn của các phòng ban phải đem theo cặp tình ký văn bản, trên cặptrình ký ghi tên cặp trình ký và tên của các phòng ban chuyên môn đó

VD: Cặp trình ký của Phòng Nội vụ

Tuỳ từng văn bản mà cán bộ chuyên môn có thể trình ký văn bản cho Chủ tịchUBND hoặc các Phó chủ tịch

VD:

- Đối với những văn bản liên quan đến đất đai thì có thể trình cho Phó chủtịch phụ trách đất đai của UBND huyện Đức Thọ là ông Đặng GiangTrung – Phó chủ tịch UBND huyện

- Đối với các văn bản liên quan đến Giáo dục và đào tạo có thể trình choPhó chủ tịch phụ trách văn hoá của UBND huyện Đức Thọ là ông TrầnHoài Đức – Phó chủ tịch UBND huyện

2.2.2.Kiểm tra lại thể thức văn bản

Văn bản sau khi hoàn thành, trước khi trình ký sẽ được cán bộ văn phòngkiêm nhiệm, kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản khitrình ký xong thì chuyển sang cho cán bộ văn thư để đóng dấu Cán bộ văn thư

sẽ kiểm tra lại một lần nữa, nếu phát hiện sai sót phải kịp thời báo cáo cho ngườiđược giao trách nhiệm xem xét giải quyết

 Thực tế tồn tại

Theo thông tư số 01/2011/BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Các văn bản hành chính của UBND xãĐức Thọ còn một số lỗi về phần thể thức trình bày:

- Còn một số lỗi nhỏ về văn phong, còn sử dụng từ địa phương, câuvăn còn chưa logic, chặt chẽ, phần lưu thì chưa đưa xuống cuốicùng

VD: Quyết định số 5825/QĐ – UBND [Xem Phụ lục 4]

- Các điều được dùng trong quyết định chưa được sắp xếp hợp lý,VD: Quyết định số: 5824/QĐ- UBND [Xem Phụ lục 5]

2.3 Đóng dấu, đăng kí và chuyển giao văn bản

2.3.1 Đóng dấu và đăng kí

 Đóng dấu

Đối với cơ quan, tổ chức có con dấu những văn bản do cơ quan, tổ chứcban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức Con dấu thể hiện vị trí pháp lý vàkhẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức

Dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Mực

in thống nhất dùng màu đỏ.Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ saukhi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.Khi đóng dấu lên chữ ký thì phảiđóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Trên các phụ lục kèm theo văn bản chính có thể đóng dấu “treo” Dấu đóng trênngang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.Trêncác văn bản do đơn vị không có con dấu ban hành, có thể đóng dấu “treo” Dấuđóng trên ngang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan cấp trên trực tiếp và theođơn vị

Các ban và hội đồng chỉ đạo hoặc tư vấn (Ví dụ: Ban Phòng chống lụt bão; Hộiđồng Tuyển sinh) của cơ quan, khi trong quyết định thành lập ban hoặc hội đồng

có ghi “Được sử dụng con dấu của cơ quan vào các văn bản của ban hoặc hộiđồng”, thì được phép sử dụng con dấu của cơ quan đóng lên chữ ký của trưởngban hoặc chủ tịch hội đồng

Trên các văn bản do các ban và hội đồng chỉ đạo hoặc tư vấn của cơ quan, khitrong quyết định thành lập ban, hội đồng không được ghi “Được sử dụng condấu của cơ quan vào các văn bản của ban hoặc hội đồng”, có thể đóng dấu

“treo” Dấu đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan và tên ban hoặchội đồng.Trên văn bản gồm nhiều tờ giấy phải đóng dấu giáp lai Dấu giáp laiđược đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm lên một phần các tờgiấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

Đóng dấu cơ quan:

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chínhđược thực hiện theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ – CP của Chínhphủ về Công tác văn thư

- Đóng dấu giáp lai: đối với các văn bản do UBND ban hành có từ 2 trangtrở lên đều phải được đóng dấu giáp lai Dấu giáp lai được đóng mép tráicủa văn bản Nhằm đảm bảo tính chân thực của văn bản, ngăn ngừa tínhđánh tráo, thay đổi các tờ văn bản

- Đóng dấu treo: được đóng ở vị trí ghi tên cơ quan, tức là dưới tên UBNDhuyện Đức Thọ vào các văn bản còn ở dạng dự thảo cần gửi cho cơ quanhoặc cá nhân để góp ý, sửa chữa bổ sung Trường hợp này Chủ tịchUBND không ký vào văn bản mà đóng dấu treo để đảm bảo tính chânthực

- Đóng dấu lên phần phụ lục kèm theo bản chính: do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên UBND huyện

UỶ BAN NHÂN DÂN

HUYỆN ĐỨC THỌ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Danh sách giáo viên – nhân viên đề nghị hợp đồng

Trường Mầm non Hoa Hướng Dương (Theo Quyết định số 953 ngày 07/5/2016 của UBND Huyện)

Danh sách này được đóng dấu phụ lục kèm theo Quyết định số: 95/QĐ –

UBND ngày 07/5/2016 của UBND huyện Đức Thọ Dấu được đóng dưới tên UBND huyện

Đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn:

- Chỉ mức độ mật: dấu chỉ mức độ mật được đóng dưới số ký hiệu văn

bản, việc xác định và đánh dấu mức độ mật (tuyệt mật, tối mật, mật)

được thực hiện theo quy định của Pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

- Dấu chỉ mức độ khẩn: việc xác định mức độ khẩn của văn bản do Chủ

tịch UBND quyết định, dấu chỉ mức độ khẩn được đóng dưới số ký hiệu văn bản

 Đăng kí

Đăng kí văn bản: việc cập nhật hoặc ghi chép những thông tin cần thiết vềvăn bản như số, kí hiệu, ngày tháng năm ban hành, tên loại, trích yếu nội dung,nơi nhận, vào sổ đăng kí văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy

vi tính để quản lý và tra tìm bằng văn bản

Yêu cầu: văn bản phải được đăng kí một cách đầy đủ, chính xác, nhanhchóng vao phương tiện đăng kí, không được viết những từ ít thông dụng, khôngtẩy xoá, không đăng kí bằng bút chì hoặc bút đỏ