Công tác quản lý văn bản đi tại công ty CP thiết bị VMT việt nam

Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết cho việcghi lại và truyền đạt các quyết định quản lí trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ qu

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi.Mọi số liệu và thông tin được thể hiện trong đề tài là hoàn toàn trung thực Nếu

có sự gian dối tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Sinh viên thực hiện đề tài

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên TS Bùi Thị Ánh Vân đã định hướng, chỉdẫn và truyền đạt cho tôi những kiến thức, kĩ năng cơ bản giúp tôi hoàn thànhbài tiểu luận của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam, đặc biệt làchị Bùi Thị Thu Thảo – nhân viên hành chính nhân sự tại công ty đã cung cấpnhững thông tin, số liệu cần thiết, tạo điều kiện giúp tôi hoàn thiện bài tiểu luậnnày

Trong quá trình làm đề tài mặc dù đã cố gắng nỗ lực hết sức nhưng không tránhkhỏi những thiếu sót, tôi rất mong sự góp ý của thầy cô để bài tiểu luận của tôihoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 24 tháng 05 năm 2017

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài nghiên cứu

Như chúng ta đã biết thế kỉ XXI – thế kỉ của sự phát triển không ngừng nghỉ, đất nước Việt Nam ta đang không ngừng đổi mới và trong công cuộc đổi mới đó các ngành, các lĩnh vực hoạt động đóng giữ những vai trò nhất định, không ngừng có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện

Hoà nhập vào xu thế đó những năm trở lại đây ngiệp vụ Văn thư đã có những bước tiến mạnh mẽ, hết sức phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của vấn đề cải cách nền hành chính

Đặc biệt quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đã tạo ra những chuyển biến trên mọi mặt của nền kinh tế và xã hội Các đơn vị hành chính nhà nước cũng như các doanh nghiệp đã gặp phải rất nhiều khó khăn trước những vấn đề phát sinh có thể nhắc tới như vấn đề về công tác quản lí vănbản đi tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Đây được coi là vấn đề thu hút sự quan tâm và đóng giữ vai trò quan trọng trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết cho việcghi lại và truyền đạt các quyết định quản lí trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lí, điều hành tổ chức theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng quy định của pháp luật Hơn nữa công tác quản lí văn bản đi có có liên quan tới một môn họcthuộc khối kiến thức chuyên ngành của tôi nên tôi có nhiều thuận lợitrong việc tiếp thu kiến thức chuyên ngành tạo tiền đề cho tôi sau này cóthêm kinh nghiệm khi đi làm

Đặc biệt tôi có người thân làm việc trong Công ty cổ phần thiết bị VMTViệt Nam nên thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin, số liệu để tôi hoànthành bài tiểu luận

Trên đây là những lí do tôi lựa chọn đề tài “Công tác quản lí văn bản đi tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam” làm bài tiểu luận của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng 2 nguồn tài liệu đó là tài liệu trong giáo trình và nguồn tài liệu nội bộ của Công ty cổ phần thiết bị VMT ViệtNam

- Nguồn tài liệu giáo trình:

Lê A, Đinh Thanh Huệ (1977), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục,

Hà Nội

Vương Đình Quyền (2011), Lí luận về phương pháp nghiên cứu văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội

Nghị định số 527 – TTg ngày 02/01/1957 của Chính phủ về Điều lệ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan

Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Các trang web trên Internet

Bên cạnh hệ thống lý thuyết cũng rất cần những tài liệu thực tế, chính

vì thế tôi đã đến Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam và đã xin được khảo sát một ngày thực tế và đã thu thập được những tài liệu nội

bộ để phục vụ công tác nghiên cứu trong đề tài này

3 Mục tiêu nghiên cứu vấn đề

Bài tiểu luận của tôi đặt ra các mục tiêu sau:

Thứ nhất: Nắm vững được công tác quản lí văn bản đi tại doanh nghiệp Thứ hai: Làm rõ những ưu điểm và hạn chế về công tác quản lí văn bản

đi tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam Từ đó đưa ra những giảipháp để góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lí văn bản đi tại Công

ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam

4 Đối tượng nghiên cứu

Công tác quản lí văn bản đi tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam

5 Phạm vi nghiên cứu

Trong đề tài này phạm vi nghiên cứu của tôi bao gồm 2 phần đó là khônggian và thời gian

Không gian: Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam

Thời gian: công tác quản lí văn bản đi của Công ty cổ phần thiết bị VMT

từ ngày 01/01/2016 đến hết ngày 31/12/2016

6 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu (các tài liệu tham khảo)

Phương pháp: Thu thập, phân tích các số liệu, phương pháp phân tích, sosánh, tổng hợp, thống kê để làm rõ bản chất của vấn đề

Số liệu trong tài liệu được lấy từ tài liệu chính thức hệ thống các văn bảncủa công ty

7 Bố cục đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục đề tài được

triển khai gồm 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề về công tác quản lí văn bản đi và khái quát về Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam

Chương 2: Thực trạng công tác quản lí văn bản đi tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao công tác quản

lí văn bản đi tại CTCP thiết bị VMT Việt Nam.

Chương 1Một số vấn đề về công tác quản lí văn bản đi và khái quát về CTCP

thiết bị VMT Việt Nam 1.1 Một số vấn đề lí luận về công tác quản lí văn bản

1.1.1 Các khái niệm cơ bản về quản lí văn bản:

 Khái niệm văn bản

Theo nghĩa hẹp: “Văn bản là các tài liệu, giấy tờ, được hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp (hay còn gọi là tổ

chức) Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, đề áncông tác, báo cáo, đơn từ, ”

Theo nghĩa rộng: “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hayghi bằng ngôn ngữ Ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn họcnghệ thuật, công trình khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu,băng ghi âm, ở các cơ quan doanh nghiệp.”

 Khái niệm văn bản đi:

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao vănbản, văn bản lưu chuyền nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức pháthành được gọi chung là văn bản đi

 Khái niệm tổ chức quản lí văn bản:

Quản lí văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thànhtrong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức

1.1.2 Nguyên tắc quản lí văn bản đi

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp phápluật có quy định khác, đều phải được quản lí tập trung, thống nhất tại vănphòng của cơ quan

Tất cả văn bản đi được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi gửi đi

1.1.3 Nội dung của công tác quản lí văn bản đi

 Kiểm tra văn bản thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng,năm cho văn bản

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày: trước khi phát hành văn bản,Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu pháthiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét và giải quyết.Ghi số cho văn bản:

+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống sốchung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trườnghợp pháp luật có quy định khác

+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quyđịnh của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng

+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính

Ghi ngày, tháng, năm cho văn bản:

+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật đượcthực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiệntheo quy định tại Điểm b, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT –BNV

 Đăng kí văn bản đi

Đăng kí văn bản đi bằng sổ: Căn cứ phương pháp ghi số và đăng kývăn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này,các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

Đăng kí văn bản đi bằng CSDL quản lí văn bản đi trên máy tính:

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng CSDL quản lí văn bản đi đượcthực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào CSDL quản lý văn bản đi đượcthực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lývăn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phảiđược in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật

Đóng dấu cơ quan:

Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải

rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khiđóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký vềphía bên trái

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyênngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộtrưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa

05 trang văn bản

Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật:

Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,

“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy địnhtại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và

“Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quyđịnh tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi

Làm thủ tục phát hành văn bản:

- Lựa chọn bì

- Trình bày bì và viết bì

- Vào bì và dán bì

- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Chuyển phát văn bản đi:

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

- Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theodõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu đểbảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc

Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thìphải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời,ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cầnthiết

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người

có trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chínhlưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tựđăng ký

Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dântộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bảndịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộcthiểu số

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉcác mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bímật nhà nước.

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụthể của cơ quan, tổ chức

1.2 Khái quát về Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của CTCP thiết bị VMT Việt

Nam

VMT Việt Nam viết tắt của chữ cái đầu trong cụm từ Vietnam MasterTechnology với mong muốn xây dựng VMT Việt Nam trở thành Tổngcông ty hoạt động đa ngành đa lĩnh vực và hoàn toàn làm chủ côngnghệ tại Việt Nam

Ngày 18/09/2013, Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam (gọi tắt làVMT Equipment) ra đời với đội ngũ kỹ sư, thạc sỹ đến từ các trường

uy tín trong nước và ngoài nước như Đại học Giao thông vận tải, Đạihọc Bách khoa Hà Nội, hoạt động bước đầu trọng tâm trong lĩnh vựckinh doanh thiết bị chiếu sáng, thiết bị điện, dây cáp điện, vật tư côngtrình, lắp đặt thiết bị điện

Tháng 9/2014, CTCP thiết bị VMT Việt Nam mở thêm các văn phònggiao dịch tại Việt Trì (Phú Thọ) là điểm giao dịch của công ty phục vụcho thị trường Tây Bắc

Tháng 4/2015, CTCP thiết bị VMT Việt Nam ký hợp tác phân phối sảnphẩm với Công ty liên danh (Công ty cổ phần TLT Thái Bình) đại diệnhợp tác VMT Việt Nam tại Thái Bình

Tháng 2/2016, HĐQT Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam kýduyệt trích lập đầu tư vốn thành Công ty cổ phần truyền thông VMTViệt Nam hoạt động trọng yếu trong lĩnh vực thương mại điện tử, giảipháp và đào tạo maketing online

Ngày 04/03/2016, CTCP truyền thông VMT Việt Nam (gọi tắt là VMTMedia) có mã số doanh nghiệp và mã số thuế: 0107343779 đượcthành lập

Nhằm đáp ứng được nhu cầu thị trường, phục vụ khách hàng tốt hơnthị trường phía Nam Tháng 7/2016 Công ty cổ phần thiết bị VMTViệt Nam chính thức công bố thành lập văn phòng đại diện tại Thànhphố Hồ Chí Minh Ngày 17/08/2016 Văn phòng đại diện Công ty cổphần thiết bị VMT Việt Nam (gọi tắt là VMT HCMEquipment) đượcthành lập và hoạt động tại số 1155 Đường Phan Văn Trị, Phường 10,Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam

Ngoài ra VMT còn có các đại lý cấp hoạt động tại các tỉnh thành ViệtNam như: Điện Biên, Hà Tĩnh, Nghệ An,

Ngày 18/09/2016 CTCP thiết bị VMT Việt Nam tròn 3 năm hoạt động.HĐQT công ty họp tổng kết quán triệt nghị quyết 06/HĐQT – VMTngày 18/09/2013 về mở rộng đa ngành, đa lĩnh vực hoạt động chuyênnghiệp và hiệu quả HĐQT VMT Việt Nam đã thống nhất ký quyếtđịnh: Thành lập CTCP đầu tư xây dựng VMT Việt Nam (gọi tắt làVMT Investment Contruction) chuyển hoàn toàn lĩnh vực thi công xâydựng dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật cho Công ty cổ phầnđầu tư xây dựng VMT Việt Nam Ngày 18/10/2016 chính thức CTCPđầu tư xây dựng VMT Việt Nam được thành lập

VMT Việt Nam không ngừng phát triển và ngày càng chứng minhnăng lực, quyết tâm trong công tác xây dựng và phát triển doanhnghiệp phục vụ đất nước [Xem Phụ lục 1]

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam

Đứng đầu là Tổng Giám đốc, dưới là Giám đốc điều hành và trưởngphó các phòng ban Công ty CP thiết bị VMT Việt Nam gồm có cácphòng ban sau:

Bộ phận Thi công và lắp đặt: 87 người

Ngoài ra còn có bộ phận Kho hàng: 22 người

Bộ phận bảo vệ: 02 người

Mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ riêng nhằm đảm bảo hoạtđộng của công ty và có vai trò to lớn trong việc thúc đẩy sự phát triểncủa công ty sau 4 năm hình thành và phát triển

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam[Xem Phụ lục 2]

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị trực thuộc

- Tổng giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của công ty được quyđịnh tại điều lệ công ty, có trách nhiệm và nghĩa vụ trong việc quản lý,điều hành công việc chung của công ty

- Phó giám đốc:

+ Phó Giám đốc Kinh doanh: là người giúp Tổng giám đốc trong việcquản lý chung về hoạt động kinh doanh của công ty và các phòng trựcthuộc

+ Phó Giám đốc Kỹ thuật: là người giúp Tổng giám đốc trong việcquản lý chung về hoạt động kỹ thuật, các công trình, dự án mà công tytham gia đồng thời quản lý các bộ phận trực thuộc

- Phòng Hành chính:

Phòng có nhiệm vụ quản lý chung về công tác hành chính, nhân sự,văn phòng, thống kê của công ty Xây dựng chương trình công tác,lịch làm việc cho Ban Giám đốc và toàn công ty Tham mưu giúp việccho Ban Giám đốc Công ty trong các công việc liên quan đến công táchành chính Quản lý các loại công văn, sổ sách giấy tờ, hồ sơ lưu trữcủa công ty Quản lý cơ sở vật chất thiết bị chung của công ty Tổ chứcsắp xếp các cuộc họp cho Ban Giám đốc và các đơn vị Sắp xếp và bốtrí nhân sự trong công ty Thực hiện các công việc khác khi có yêucầu

- Các bộ phận trực thuộc:

Các bộ phận Dự án, Thiết kế và Lắp đặt có nhiệm vụ thực hiện cáccông việc liên quan tại các công trình dưới sự quản lý trực tiếp củaChủ nhiệm công trìn Giám đốc kỹ thuật là người quản lý chung các

bộ phận này

- Chủ nhiệm công trình: là người chịu trách nhiệm trực tiếp, thay mặtngười đứng đầu công ty quản lý và đưa ra những quyết định tại côngtrình mà mình đang phụ trách thi công, làm việc với chủ đầu tư Vớinhững quyết định quan trọng thì cần phải thông qua ý kiến của Banlãnh đạo Mỗi công trình có một chủ nhiệm riêng

 Tiểu kết

Trong chương 1, tôi đã trình bày những vấn đề cơ bản về công tác quản lývăn bản Trong đó gồm một số khái niệm liên quan và nội dung của côngtác quản lý văn bản Bên cạnh đó, tôi cũng đã đưa ra những nét tổng quan

về Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam Những nội dung ở trongchương 1 là mặt cơ sở lý thuyết về thực tiễn để tôi thuận lợi triển khaichương 2

Chương 2Thực trạng công tác quản lí văn bản đi tại Công ty cổ phần thiết bị

VMT Việt Nam 2.1 Những nét chung về công tác văn thư tại CTCP thiết bị VMT Việt Nam

2.1.1 Tổ chức công tác văn thư tại Công ty

Công tác văn thư bao gồm những công việc sau đây: Xây dựng và Banhành văn bản trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; quản lý vàgiải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.Công tác văn thư ở doanh nghiệp nói chung và công tác văn thư tại Công

ty cổ phần thiết bị VMT nói riêng có thể hiểu đơn thuần là công việc xử

lý các văn bản đi, văn bản đến, đóng dấu, sao lưu cung cấp văn bản theoyêu cầu Với cách hiểu như vậy, văn thư được coi là trung tâm xử lý cácloại văn bản của doanh nghiệp Tại đây các văn bản được đóng dấu, sao,lưu, cung cấp, chuyển văn bản cho các bộ phận liên quan cần xử lý cácnội dung bên trong Nhân viên hành chính nhân sự tại các doanh nghiệpkhông phải là người trực tiếp xử lý các văn bản nhưng họ có nhiệm vụ rấtquan trọng là chuyển giao văn bản đi đến nơi cần thiết

Việc chuyển giao các văn bản và theo dõi quá trình xử lí các văn bản làcông việc vô cùng quan trọng vì đó là cơ sở dữ liệu để giải quyết côngviệc một cách nhanh chóng và hiệu quả tránh tình trạng bỏ xót việc gâytổn thất cho doanh nghiệp

Tổ chức công tác văn thư cũng cực kỳ quan trọng vì họ có nhiều nhiệm

vụ mang tính sinh mạng của doanh nghiệp, nơi cất giữ con dấu, cất giữ tàiliệu mật hoặc tuyệt mật của doanh nghiệp,

Công tác văn thư của Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam được tổchức theo hình thức tập trung Toàn bộ nội dung công tác văn thư (trừsoạn thảo văn bản) được tập trung tại văn phòng do cán bộ làm công tácvăn thư đảm nhiệm Văn bản đi hoặc văn bản đến đều được tập trung ởđây để phát hành.

Hình thức văn thư tập trung có ý nghĩa to lớn trong việc giải quyết vàquản lý văn bản, giúp cho văn bản được quản lí chặt chẽ không bị thất lạchay bỏ xót công việc đồng thời giúp cho việc cung cấp và giải quyết vănbản được chính xác, kịp thời

2.1.2 Chỉ đạo công tác văn thư tại Công ty

 Các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ

Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam là doanh nghiệp được thành lậphơn 4 năm nên chưa có văn bản nào quy định về công tác văn thư Việcban hành các văn bản chủ yếu dựa vào các văn bản của Nhà nước quyđịnh về công tác văn thư như Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư; Công văn

số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến; Thông tưliên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của

Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản; Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 4 tháng 8năm 2001 quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tácvăn thư

 Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan

Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chínhxác các văn bản đến cơ quan Thủ trưởng cơ quan phải ký các văn bảnquan trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước hoặc có thể giao chocấp phó giải quyết, ký thay các văn bản mà theo quy định là thủ trưởng

cơ quan phải ký và văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao chocấp phó phụ trách hoặc giao cho Phòng Kế toán và Phòng nhân sự ký giảiquyết các văn bản không quan trọng; cho ý kiến giải quyết phân phối, giảiquyết văn bản đến của cơ quan, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quyđịnh về công tác văn thư ở cấp dưới, các đơn vị trực thuộc

Trưởng các phòng ban, đơn vị trực thuộc: chịu trách nhiệm quản lý côngtác văn thư trong đơn vị mình, giải quyết các văn bản thuộc thẩm quyền,

ký thay mặt, thừa lệnh khi được giao

Giám đốc điều hành: trực tiếp giúp Tổng Giám đốc thực hiện các nhiệm

vụ về công tác văn thư, chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về

công tác văn thư, ký thừa lệnh các văn bản Tổng Giám đốc uỷ quyền chỉđạo công tác văn thư cấp dưới, đơn vị trực thuộc

Cán bộ, nhân viên trong cơ quan: thực hiện các nhiệm vụ về công tác vănthư mà mình chịu trách nhiệm, lập hồ sơ về công việc mà mình phụ trách.Cán bộ văn thư cơ quan: quản lý văn bản đi, văn bản đến trong cơ quan,thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn thư, quản lý và sử dụng condấu, sắp xếp và bảo quản tập lưu, lập hồ sơ và lập hồ sơ vào lưu trữ cơquan

2.2 Tổ chức quản lí văn bản đi tại Công ty

2.2.1 Trình duyệt

Việc trình ký văn bản tại CTCP thiết bị VMT Việt Nam được thực hiện: cán bộchuyên môn trình trực tiếp những văn bản mình soạn thảo và nhân viên Văn thưtrình văn bản do mình soạn thảo Văn bản soạn xong lúc nào thì trình cho thủtrưởng đơn vị mình xem qua về nội dung rồi trực tiếp cho lãnh đạo ký Thườnglãnh đạo chỉ xem nội dung của văn bản chứ không chú ý đến thể thức nên nhiềuvăn bản dù sai thể thức những vẫn được ký cho phép phát hành Việc trình kýcũng không có giờ quy định do lãnh đạo Công ty thường xuyên phải tiếp khách

và giao dịch công tác ở ngoài Bởi vậy việc trình ký văn bản theo giờ quy định

là không thể thực hiện được

Thẩm quyền ký văn bản tại CTCP thiết bị VMT Việt Nam được phân định rõràng Tổng Giám đốc là người ký những văn bản có tính chất quan trọng nhưcác Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng mua bán, Tuy nhiên, việc ghi chức vụ củangười ký thường không được đánh máy sẵn mà đã được khắc vào dấu tên củangười ký

Đối với các văn bản khác:

CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VMT VIỆT NAM

(ký, đóng dấu)

TỔNG GIÁM ĐỐC

Tô Ngọc Thịnh

2.2.2 Kiểm tra thể thức văn bản

Văn bản đi trước khi phát hành phải được thông qua bộ phận văn thưkiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản đó xem có saisót gì thì sẽ chuyển lại cho cán bộ chuyên môn sửa lại

Thực tế, tại Công ty cổ phần thiết bị VMT Việt Nam việc kiểm tra thểthức không được thực hiện đúng theo quy định Các văn bản do cán bộchuyên môn soạn thảo thường làm theo thói quen mà không thực hiệtheo quy định tại TTLT số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP Việc trìnhbày các thành phần trên văn bản bị sai sót nhưng vẫn được phát hành VD: Quyết định số: 20/QĐ-VT ban hành ngày 19/02/2016 về việc bổnhiệm chỉ huy trưởng công trình [Xem Phụ lục 3]

Văn bản này mắc nhiều lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày, cácthành phần trong nội dung văn bản đều không theo hướng dẫn tạiTTLT số 55 nhưng nhân viên Văn thư vẫn đóng dấu phát hành

2.3 Giải quyết văn bản đi tại Công ty

2.3.1 Đăng kí văn bản, sao văn bản và đóng dấu

 Đăng kí văn bản: Sau khi hoàn chỉnh về mặt thể thức thì cán bộ văn thưtiến hành ghi số và ngày, tháng lên văn bản

- Ghi số văn bản:

Văn bản của công ty chủ yếu là các loại Hợp đồng kinh tế, Hợp đồngmua bán, công văn gửi đến các cơ quan khác Mỗi loại văn bản đượcđánh một hệ thống số riêng, tuy nhiên ký hiệu của từng loại văn bảnlại chưa thống nhất

+ Công văn số 1130/CV ngày 23/04/2016 gửi Ban quản lý dự ánCông trình “ Trung tâm thương mại BigC Hải Dương” về việc đảmbảo tiến độ thi công [Xem Phụ lục 5]

Số của hai công văn không hợp lý, vì chỉ là doanh nghiệp tư nhân sốlượng văn bản (công văn) của Công ty ban hành không nhiều mà sốcủa hai công văn lại có sự chênh lệch quá lớn Đây là hai văn bản dohai phòng khác nhau soạn thảo, nên các phòng đã tự ý đánh số văn bản

mà không thông qua bộ phận Văn thư

Ký hiệu của hai công văn này cũng không có sự thống nhất: mỗi đơn

vị lại có một cách ký hiệu riêng (13/HC – VT và 1130/CV) cả hai cách

ký hiệu này đều sai về thể thức

Qua đó cho thấy, việc quản lí đăng ký số ký hiệu văn bản đi của Công

ty chưa được coi trọng Việc đánh số và ký hiệu như vậy sẽ gây khókhăn rất nhiều trong việc quản lý thống nhất văn bản cho công việccủa chính nhân viên Văn thư

- Ghi ngày, tháng văn bản: là ngày văn bản được ký ban hành

Sau đó văn bản được đăng ký vào sổ có tên “Sổ đăng ký văn bản đi”

Sổ đăng ký văn bản đi được đăng kí theo từng năm một Thuận tiệncho việc tra tìm văn bản

Sổ đăng ký văn bản đi được trình bày như sau:

+ Phần bìa sổ:

CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VMT VIỆT NAM

Số 21, ngõ 126 Kim Hoa, P Phương Liên, Đống Đa, Hà Nội VPGD: Số 30, ngõ 592 đường Trường Chinh, Khương Thượng, Đống Đa, TP Hà Nội

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm 2016