Chúng ta có thể hiểu “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý , điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà
Trang 1LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởitất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính
thức với nhau Chúng ta có thể hiểu “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý , điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân”.
Từ khái niệm trên chúng ta có thế thấy văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan,đơn vị Đây là hoạt động thường xuyên, không thể thiếu và đóng vai trò quan trọngtrong việc quyết định hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Trong đóchúng ta cần quan tâm đến công tác quản lý văn bản đi vì trong khi giải quyết cácchức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao, các cơ quan, đoàn thể… đều phải xử
lý những vấn đề liên quan tới việc tổ chức công văn, giấy tờ mà cơ quan gửi đi (vănbản đi) Giải quyết tốt vấn đề này sẽ góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạtđộng quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức; đồng thời cũng góp phần rèn luyệntính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong khi thực hiện côngviệc được giao
Qua thời gian thực tập tại UBND thành phố Hòa Bình, em đã có điều kiệnthâm nhập thực tế công việc vê công tác văn thư Vận dụng những kiến thức lý luận
đã được học ở Học viện, cùng với sự quan tâm, giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tìnhcủa các cô chú ở Văn phòng HĐND&UBND, em đã được tìm hiểu kỹ hơn vềnghiệp vụ văn thư, đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong quá trình giảiquyết các công việc trong thực tế Với bài báo cáo của mình, em xin trình bày cụ
thể một trong những nội dung của nghiệp vụ văn thư là: Công tác quản lý văn bản
đi, vì văn bản đi là những văn bản do chính cơ quan soạn thảo, ban hành và quản
lý; việc thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho các khâu nghiệp vụ khác của văn thưcũng như hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan có hiệu quả hơn
Trang 2NHẬT KÝ THỰC TẬP
- Địa điểm thực tập: UBND thành phố Hòa Bình
- Đơn vị trực tiếp thực tập: Văn phòng HĐND&UBND TP Hòa Bình
THỜI GIAN NỘI DUNG CÔNG VIỆC CỤ THỂ
- Kiểm tra văn bản, tìm những văn bản còn thiếu để lưu
- Gửi văn bản tới 15 UBND xã, phường (qua bưu điện)
Tuần 3
- Nhận, bóc bì văn bản đến
- Đóng dấu văn bản đến
- Vào sổ văn bản đến
- Vào sổ đăng lý văn bản đi
- Đóng đấu cơ quan vào văn bản điTuần 4
- Sao gửi văn bản
- Phân loại và gửi công văn tới các phòng ban
- Đóng dấu văn bản Sao gửiTuần 5
- Trình văn bản đến tới Chánh Văn phòng
- Vào sổ nơi tiếp nhận văn bản
- Chuyển văn bản tới Thủ trưởng cơ quan
Tuần 6
- Phân loại, bóc bì và đóng dấu văn bản đến
- Đóng dấu văn bản đến
- Đóng dấu và đăng ký văn bản đi
- Sao gửi văn bản
- Chuyển văn bản tới các phòng ban
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÒA BÌNH
Trang 31 Giới thiêu chung
Thành phố Hòa Bình là tỉnh lị tỉnh Hòa Bình, được Chính phủ ban hànhNghị định 126/NĐ-CP công nhận là thành phố trực thuộc tỉnh vào ngày 27 tháng
10 năm 2006 Trên bản đồ hành chính hiện nay, sông Đà chia thành phố thành 2phần: bên bờ phải và bên bờ trái
Thành phố Hòa Bình có 148,2 km2 diện tích tự nhiên và dân số 93.409 người( tháng 7 năm 2009 ), mật độ dân số là 608 người/km2 (lớn gấp 3,9 lần dân số toàntỉnh), trong đó số dân đông nhất là dân tộc Kinh rồi đến các dân tộc Mường, Dao,Thái, Tày Thành phố Hòa Bình bao gồm 15 đơn vị hành chính gồm 8 phường:Phương Lâm, Đồng Tiến, Chăm Mát, Tân Hòa, Tân Thịnh, Hữu Nghị, Thịnh Lang,Thái Bình và 7 xã: Dân Chủ, Sủ Ngòi, Thống Nhất, Yên Mông, Hòa Bình, TháiThịnh, Trung Minh
Vị trí địa lý: Thành phố nằm ở tọa độ địa lý 20o 30’-20o 50’ vĩ bắc và
105o15’-105o25’ kinh đông, cách thủ đô Hà Nội 76km về phía Tây Phía Đôngthành phố giáp huyện Kỳ Sơn và huyện Kim Bôi; phía Tây giáp huyện Cao Phong
và Đà Bắc; phía Nam giáp huyện Cao Phong; phía Nam giáp huyện Thanh Sơn,tỉnh Phú Thọ
Trụ sở của UBND thành phố Hòa Bình được đặt tại số 62, đường Cù ChínhLan, phường Phương Lâm,TP Hòa Bình, tỉnh Hòa Bình
2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thành phố Hòa Bình
2.1 Chức năng:
Theo Điều 2, Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003, UBND Tp doHĐND cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhànước ở địa phương góp phần đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triểnkinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trênđịa bàn
Trang 4UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảmbảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trungương tới cơ sở.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngânsách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợpcần thiết trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chínhcấp trên trực tiếp
2.2.2 Trong lĩnh vực đất đai:
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, phường
2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Tổ chức lập, trình duyệt hay xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn thành phố; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp
2.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
Trang 5- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ và du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịchtrên địa bàn thành phố.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ và du lịch trên địa bàn
2.2.5 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin, thể dục thể thao:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển giáo dục, y tế… trên địa bàn
và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáodục, quản lý các trường tiểu học, THCS, trường dạy nghề, tổ chức các trường mầmnon, thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xóa mùchữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phongtrào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa - thông tin, thể dục thể thao,bảo vệ phát huy các giá trị di tích lịch sử văn hóa và danh lam thắng cảnh do địaphương quản lý
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế, chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân, phòng chống dịchbệnh, bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật trẻ mồ côi không nơi nương tựa,bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực hiện chính sách dân số kế hoạch hóa gia đình
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề
y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành và xuất bản phẩm
Trang 6- Tổ chức, chỉ đạo dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chứcthực hiện phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhânđaok.
2.2.6 Trong lĩnh vực khoa hoc, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ đờisống và sản xuất của nhân dân
- Tổ chức thực hiện việc bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa trên địa bàn
Ngoài ra UBND còn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn khác trong lĩnhvực quốc phòng an ninh, thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thihành pháp luật, xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
3 Cơ cấu tổ chức bộ máy
- Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26tháng 11 năm 2003
- Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 3 năm 2008 của Chínhphủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
- Căn cứ Quyết định số 582/QĐ-UBND ngày 17 tháng 3 năm 2008 củaUBND tỉnh Hòa Bình về việc sắp xếp, tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộcUBND các huyện, thành phố Hòa Bình
Trang 84 Hoạt động của UBND thành phố Hòa Bình
Cơ quan hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo đảm phát huy vaitrò lãnh đạo tập thể của UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân của Chủ tịch,các Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND thành phố; thực hiện đường lối, chủ trương,chính sách của Đảng và Nhà nước
4.1 Xây dựng chương trình công tác của UBND thành phố:
Căn cứ chương trình nhiệm vụ công tác của cơ quan cấp trên giao và chứcnăng, nhiệm vụ của UBND thành phố, thủ trưởng cơ quan chỉ đạo việc lập chươngtrình hành động và kế hoạch công tác của cơ quan Các cơ quan chuyên môn, đơn
vị thuộc UBND TP, UBND các xã, phường gửi Văn phòng HĐND&UBND TPdanh mục các chương trình, đề án cần trình UBND TP, Chủ tịch UBND TP banhành hoặc trình HĐND TP thông qua Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp, dự kiếnchương trình công tác của UBND TP, gửi lại các cơ quan liên quan tham gia ýkiến Các cơ quan này có trách nhiệm trả lời, gửi lại Văn phòng hoàn chỉnh trìnhChủ tịch UBND TP xem xét việc trình UBND TP vào phiên họp thường kỳ cuốinăm (đối với chương trình công tác năm) hoặc trình Chủ tịch phê duyệt (đối vớichương trình công tác quý, tháng, tuần) Sau đó Văn phòng HĐND&UBND TP gửicác cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND TP và UBND các phường, xãbiết để thực hiện
4.2 Ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn bản:
Tất cả về hồ sơ, đề án văn bản do cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND
TP, UBND các phường, xã chủ trì soạn thảo, trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịchUBND TP phải qua Văn phòng làm thủ tục vào sổ công văn đến Văn phòng thựchiện việc thẩm tra thủ tục hành chính, nội dung, hình thức và thể thức văn bản
Sau khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND TP cho ý kiến giải quyết hoặc ký banhành, Văn phòng chịu trách nhiệm phát hành văn bản trong thời gian không quá 02ngày, kể từ ngày văn bản được ký, đảm bảo đúng thủ tục, đúng địa chỉ
Trang 9Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND TP có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thườngxuyên việc thi hành văn bản tại địa phương khi cần thiết, quyết định xử lý hoặc báocáo cho cơ quan có thẩm quyền xử lý văn bản trái pháp luật Phòng Tư pháp cótrách nhiệm giúp UBND TP thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công táckiểm tra văn bản tại địa phương theo quy định tại Nghị định số 135/2003/NĐ-CPngày 14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật.
4.3 Chế độ hội hop, tiếp khách, đi công tác và thông tin báo cáo:
UBND TP họp mỗi tháng ít nhất 1 lần, thời gian triệu tập phiên họp do Chủtịch UBND TP quyết định.Chủ tịch, các Phó Chủ tịch tiến hành họp giao ban định
kỳ vào thứ 6 hàng tuần
Văn phòng trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND TP về thời gian và nộidung tiếp khách theo đề nghị của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộcUBND TP hoặc của khách; phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chươngtrình, nội dung và tổ chức phục vụ cuộc tiếp, làm việc của thủ trưởng UBND TP.Đối với các cơ quan, đơn vị có khách nước ngoài phải phối hợp với Công an TP, cơquan liên quan để đảm bảo an ninh, an toàn cho khách và cơ quan theo quy địnhcủa pháp luật
Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND TP đi công tác ngoàiphạm vi thành phố hoặc vắng mặt trên 03 ngày phải báo cáo và được sự đồng ý củaChủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND TP phụ trách; đồng thời trong thời gian vắngphải ủy quyền cho cấp phó của mình giải quyết công việc thay Chủ tịch, Phó Chủtịch và Ủy viên UBND TP, thủ trưởng cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND
TP phải dành thời gian thích hợp để đi cơ sở, tiếp xúc với nhân dân, kiểm tra, nắmbắt tình hình thực tế, kịp thời giúp cơ sở giải quyết khó khăn, vướng mắc nhữngphát sinh và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm
Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND TP phải thực hiệnđầy đủ chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất của UBND TP, cơ quan chuyên
Trang 10môn cấp tỉnh; đồng thời có trách nhiệm tổng hợp báo cáo về ngành, lĩnh vực theoyêu cầu của UBND TP, Thành ủy, HĐND TP.
4.4 Tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo:
UBND thực hiện công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo đúngquy định của pháp luật Chủ tịch UBND TP quy định lịch tiếp dân vào ngày 14 và
30 hàng tháng
5 Quan hệ phối hợp công tác của UBND thành phố
UBND thành phố chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, của Chủ tịchUBND tỉnh, có trách nhiệm chấp hành các Nghị quyết của HĐND thành phố; đồngthời chịu sự giám sát của HĐND thành phố thực hiện các Nghị quyết của thành ủy,đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước
UBND TP phối hợp chặt chẽ với Thường trực HĐND thành phố trong việcchuẩn bị các chương trình và nội dung làm việc của kỳ họp HĐND; các báo cáo, đề
án của UBND TP trình HĐND TP giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trìnhthực hiện Nghị quyết của HĐND TP; giải quyết theo thẩm quyền các kiến nghị củaHĐND, các Ban của HĐND TP và trả lời chất vấn của đại biểu HĐND TP
UBND TP phối hợp chặt chẽ với Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố và cácĐoàn thể nhân dân thành phố chăm lo, bảo vệ lợi ích chính đáng của nhân dân;tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia xây dựng, củng cố chính quyềnvững mạnh, tự giác thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách vàpháp luật của Nhà nước UBND TP có trách nhiệm xem xét, giải quyết theo thẩmquyền các kiến nghị của UBMTTQVN và các Đoàn thể nhân dân
UBND phối hợp với Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân thành phốtrong việc đấu tranh phòng chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật, giữvững kỷ cương, kỷ luật hành chính và tổ chức việc tuyên truyền, giáo dục pháp luậttại địa phương
Trang 11PHẦN II: ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
VĂN PHÒNG HĐND&UBND TP HÒA BÌNH
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước luôn cần đến một công
cụ quan trọng để giúp cho hoạt động có hiệu quả, đó là văn bản Việc làm côngvăn, giấy tờ và quản lý chúng cần được tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêmngặt theo quy định của pháp luật về công tác văn thư Đây là hoạt động không thểthiếu được ở bất cứ cơ quan nào và công việc này phần lớn được thực hiện bởi hoạtđộng văn phòng Tại UBND TP Hòa Bình, Văn phòng HĐND&UBND chịu tráchnhiệm tổ chức giải quyết và quản lý công văn, giấy tờ trong cơ quan đảm bảo chohoạt động của cơ quan có hiệu quả
I VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND THÀNH PHỐ
- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND TP trong chỉ đạo,điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịchUBND TP tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên mônthuộc UBND TP
- Hướng dẫn HĐND và UBND các xã, phường trên địa bàn thực hiệnchương trình, kế hoạch công tác của HĐND, Chủ tịch HĐND, UBND, Chủ tịchUBND TP
Trang 12- Tham mưu giúp UBND TP quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ.
- Giúp UBND TP chỉ đạo thực hiện công tác cải cách hành chính, trực tiếpphụ trách bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “Một cửa”
- Chịu trách nhiệm trước HĐND&UBND TP quản lý công tác văn thư, lưutrữ hồ sơ, tài liệu của HĐND&UBND TP, công tác hành chính, quản trị Bảo đảmcác điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND&UBND TP
- Giúp HĐND&UBND báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ của địa phươngvới Thành ủy, HĐND&UBND tỉnh
- Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ về công tác của Văn phòngvới HĐND&UBND TP
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND&UBND TP giao
II TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND TP
1 Tổng quan về công tác văn thư
1.1 Khái niệm:
Công tác văn thư là hoạt động để đảm bảo thông tin về văn bản phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cơ quan Có thể hiểu công tácvăn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản (soạn thảo và ban hành vănbản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong các cơquan đó
1.2 Vai trò, ý nghĩa:
- Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng vàchính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc vàchế độ, đồng thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ và chínhxác
- Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ hoạt động của cơquan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, đồng thời giữ gìn được bí mật của Đảng
Trang 13và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chínhphục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay.
- Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu chế tác và trang thiết bịdùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản
- Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan(của cá nhân, tập thể) phục vụ cho hoạt động kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạtđộng của cơ quan
- Góp phần gìn giữ những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ cho việctra cứu thông tin quá khứ, là tiền đề của công tác lưu trữ
1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND TP Hòa Bình
1.4 Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm những công việc chủ yếu sau:
- Xây dựng và ban hành các văn bản bao gồm các công đoạn:
+ Soạn thảo văn bản+ Duyệt văn bản+ Đánh máy, nhân bản
Chánh Văn phòng(phụ trách chung)
Phó Chánh văn phòng(phụ trách tổng hợp)
Phó Chánh văn phòng(phụ trách HC)
Văn thư
– Lưu
trữ
Tổnghợp
Kếtoán
quỹ
Trang 14+ Ký, ban hành văn bản
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:
+ Tổ chức và giải quyết văn bản đến+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật+ Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
+ Đóng dấu văn bản+ Quản lý và bảo quản con dấu
2 Tình tình thực hiện công tác văn thư tại UBND TP
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu đểtiến hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan nhà nước, được coi là bộ mặtcủa cơ quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứuchính trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa…
Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tính quyết định đếnhiệu quả hoạt động của cơ quan Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan củacông tác quản lý công văn, UBND TP cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận,
xử lý, phân phối, giải quyết và theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảovăn bản đến khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ
Trong công tác văn thư, các khâu nghiệp vụ chủ yếu là:
- Công tác xây dựng và ban hành văn bản
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
- Công tác quản lý văn bản đi
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu
- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Trang 15Duyệt bản thảo văn bản Trình ký
Trong quá trình đi sâu vào tìm hiểu thực tế công tác văn thư tại UBND TP,
em thấy nhìn chung văn bản của UBND đều đúng với quy định của Nhà nước Cụthể như sau:
2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Để đảm bảo cho mọi văn bản của UBND TP được thực hiện nghiêm túc, đầy
đủ, chính xác, đúng quy định, có tính khả thi và hiệu quả cao, UBND TP Hòa Bình
đã xây dựng quy trình soạn thảo văn bản gồm 5 bước:
- Bước 1: Xác định mục đích, ý nghĩa, nội dung văn bản; đặt tên loại vănbản; xác định các ý chính và thu thập, xử lý thông tin
- Bước 2: Xây dựng đề cương và tiến hành soạn thảo
- Bước 3: Xin ý kiến lãnh đạo, duyệt bản thảo văn bản
- Bước 4: Trình ký văn bản
- Bước 5: Phát hành văn bản
Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo văn bản
Quá trình soạn thảo văn bản là một hoạt động rất quan trọng trong công tácvăn thư, là khâu quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan, đòi hỏi cán bộvăn thư phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao thì việc ban hành văn bản của
cơ quan mới có chất lượng và hiệu quả Thực tế, cán bộ văn thư ở UBND TP đãlàm rất tốt công tác kiểm tra văn bản trước khi phát hành, đảm bảo văn bản đạt cácyêu cầu về thể thức, ban hành văn bản nhanh chóng và kịp thời Tuy nhiên vẫn có
Căn cứ nhu cầu
công việc Thu thậpthông tin Xây dựng đềcương Tiến hànhsoạn thảo
Xin ý kiến lãnh đạo
Làm thủ
tục phát
hành
Trang 16một số văn bản do các phòng ban soạn thảo chưa thật sự chuẩn về thể thức theoThông tư 01/2011/BNV thay thế Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP nhưng vẫnđược phát hành (ví dụ, thành phố Hòa Bình là TP trực thuộc tỉnh, trùng với tên tỉnhthì phải thêm (TP.) ở địa danh ghi trên văn bản).
2.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận từ bênngoài gửi đến Công tác quản lý văn bản đến của Văn thư UBND đều được thựchiện theo đúng nguyên tắc và quy định của Nhà nước, bao gồm các bước sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản
- Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
- Vào sổ đăng ký văn bản đến
- Trình Chánh văn phòng xem toàn bộ văn bản đến Sau khi có ý kiến chuyểnlại cho văn thư vào sổ tiếp
- Chuyển giao văn bản
- Theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Năm 2010, UBND TP đã tiếp nhận 4818 văn bản Trong đó, văn thư đã chia
ra các loại sổ đăng ký: đơn thư, chỉ thị, thông báo, giấy mời, thông tư, báo cáo,công văn thường, nghị quyết, nghị định, quyết định Tất cả văn bản đến được đăng
ký ngay trong ngày đến và do văn thư quản lý thống nhất Hình thức đăng ký bằngmáy tính vẫn chưa được sử dụng
2.3 Công tác quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả văn bản, tài liệu, thư từ gửi ra ngoài cơ quan Quy trìnhquản lý văn bản đi của cơ quan được thực hiện như sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
- Trình ký văn bản
- Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có)