Ứng dụng CNTT nhằm nâng cao công tác quản lý văn bản đi tại xã Phú Thượng, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên bằng phần mềm điện tử- Ecxel

LỜI NÓI ĐẦU Lý do chọn đề tài: Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong công việc, học tập là rất hữu ích và cần thiết. Trong lĩnh vực văn phòng việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý các công việc như nhân sự, tài chính, lịch làm việc, công văn, giấy tờ, … một cách nhanh gọn và hiệu quả nhất. Tin học hóa trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian với độ chính xác cao và tiện lợi hơn so với việc quản lý thủ công trước đây. Ecxel là phần mềmxây dựng trên giao diện phần mềm dễ sử dụng, được thiết kế và tích hợp trong một kiến trúc tổng thể, chia sẻ và phân quyền chặt chẽ. Ecxel phù hợp cho cả những doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều phòng ban, chi nhánh. Nó hỗ trợ nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin – tránh trùng lặp và giảm thiểu việc sử dụng và quản lý giấy tờ, tài liệu, tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và chi phí in ấn. Với đợt thực tập cơ sở lần này, được sự đồng ý của các thầy cô bộ môn, các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái Nguyên cùng sự hướng dẫn tận tình của thầy cô giáo và cán bộ nhân viên tại Ủy ban nhân dân xã Phú Thượng, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên đã giúp em thực hiện đề tài: “Ứng dụng CNTT nhằm nâng cao công tác quản lý văn bản đi tại xã Phú Thượng, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên bằng phần mềm điện tử- Ecxel”. Vì kiến thức và kinh nghiệm của bản thân còn hạn hẹp nên trong quá trình thực hiện đề tài không tránh khỏi những sai sót và khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo, cán bộ nhân viên tại UBND và các bạn sinh viên đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: -Đối tượng nghiên cứu là hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn bản. Đó là việc xây dựng phần mềm, thu thập, lưu trữ, tra cứu tìm hiểu khai thắc thông tin, tổng kết đánh giá. -Ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản là một lĩnh vực rộng vì vậy phạm vi nghiên cứu của đề tài chủ yếu tập trung vào nghiên cứu và giải quyết các vấn đề cơ bản và cần thiết trong công tác ứng dụng CNTT nhằm nâng cao công tác quản lý văn bản đi tại UBND xã Phú Thượng, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. Cấu trúc đề tài: Kết cấu đề tài gồm 3 chương: Chương I: Khái Quát chung về nghiệp vụ quản lý, quản lý văn bản và công cụ quản lý Chương II: Khảo sát và phân tích thực trạng quản lý tại UBND xã Phú Thượng Chương III: Ứng dụng phần mềm điện tử- Ecxel vào quản lý văn bản đi Phương pháp nghiên cứu: -Thu thập thông tin tại UBND xã Phú Thượng -Quan sát trực tiếp các hoạt động soạn thảo, quản lý văn bản đi của người thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản. -Trao đổi với những người thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản để tìm ra những khó khăn, vướng mắc trong thực hiện công việc và tìm ra những hướng giải quyết mới. -Ngoài ra còn tìm hiểu qua sách báo, internet và những người có kinh nghiệm trong ứng dụng CNTT.

MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH .3 LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ 1.1 Khái quát chung quản lý .6 1.1.1 Khái niệm cách tiếp cận .6 1.1.2 Đặc điểm quản lý .7 1.1.3 Mục tiêu quản lý 10 1.2 Giới thiệu chung quản lý văn 12 1.2.1 Khái niệm văn 12 1.2.2 Quản lý văn 12 CHƯƠNG KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TẠI UBND XÃ PHÚ THƯỢNG 13 2.1 Giới thiệu UBND xã Phú Thượng sơ đồ cấu tổ chức 13 2.1.1 Giới thiệu UBND xã Phú Thượng 13 2.1.2 Cơ cấu tổ chức xã phú Thượng .14 2.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn phận 15 2.2 Khảo sát thực trạng UBND xã Phú Thượng 19 2.2.1 Nhận xét cách tổ chức quản lý 19 2.2.2 Phân tích quy trình nghiệp vụ quản lý văn 20 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM – EXCEL VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 28 3.1 Những ưu nhược điểm phần mềm EXCEL 28 3.2 Giao diện phần mềm EXCEL 28 3.3 Thiết kế chương trình 29 3.3.1 Xây dựng sở liệu 29 3.3.2 Tạo vùng tham chiếu cho liệu chương trình .30 3.3.3 Tạo liên kết sheet (Hypelink) 30 3.3.4 Lọc liệu (Filter) 31 3.3.5 Các hàm sử dụng chương trình 32 3.3.6 Tạo danh sách để tham chiếu “List Box” 33 3.4 Chương trình quản lý văn 34 3.4.1 Giao diện chương trình 34 3.4.2 Quản lý văn năm 2017 Microsoft Excel .35 3.4.3 Thống kê văn 35 3.4.5 Thông tin, hướng dẫn 36 KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1: Hình ảnh Uỷ ban nhân dân xã Phú Thượng 16 Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức UBND xã Phú Thượng 17 Hình 2.3: Quy trình quản lý văn 24 Hình 2.4: Mẫu sổ đăng ký văn UBND xã Phú Thương 27 Hình 3.1: Hình ảnh giao diện phần mềm .31 Hình 3.2: Tham chiếu liệu 33 Hình 3.3: Bảng liên kết Sheet 35 Hình 3.4: Chức lọc liệu 35 Hình 3.5: Bảng để lọc văn 36 Hình 3.6: Bảng New Name 37 Hình 3.7: Bảng Data Validation 38 Hình 3.8: Giao diện quản lý văn UBND xã Phú Thượng 39 Hình 3.9: Văn năm 2017 UBND xã Phú Thượng .39 Hình 4.1: Thống kê việc quản lý văn 40 Hình 3.9: Thơng tin hướng dẫn 40 Hình 3.10: Văn đưa vào hệ thống .41 LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong thời đại công nghệ phát triển việc áp dụng công ngh ệ thông tin vào công việc, học tập hữu ích cần thi ết Trong lĩnh v ực văn phòng việc áp dụng cơng nghệ thơng tin quản lý công vi ệc nhân sự, tài chính, lịch làm việc, cơng văn, giấy tờ, … cách nhanh g ọn hi ệu Tin học hóa cơng tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao đ ộng c người, tiết kiệm thời gian với độ xác cao tiện l ợi so v ới việc quản lý thủ công trước Ecxel phần mềmxây dựng giao diện phần mềm dễ sử dụng, thiết kế tích hợp kiến trúc tổng thể, chia sẻ phân quy ền ch ặt chẽ Ecxel phù hợp cho doanh nghiệp có quy mơ l ớn, nhiều phòng ban, chi nhánh Nó hỗ trợ nhanh yêu cầu cập nhật truy cập thông tin, đảm b ảo tính qn thơng tin kiểm sốt thơng tin – tránh trùng l ặp gi ảm thiểu việc sử dụng quản lý giấy tờ, tài liệu, ti ết ki ệm th ời gian l ưu tr ữ, tìm kiếm chi phí in ấn Với đợt thực tập sở lần này, đồng ý thầy cô b ộ môn, th ầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công ngh ệ thông tin Truyền thông Thái Nguyên hướng dẫn tận tình th ầy giáo cán nhân viên Ủy ban nhân dân xã Phú Thượng, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên giúp em thực đề tài: “Ứng dụng CNTT nhằm nâng cao công tác quản lý văn xã Phú Thượng, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên b ằng phần mềm điện tử- Ecxel” Vì kiến thức kinh nghiệm thân hạn hẹp nên q trình thực đề tài khơng tránh khỏi sai sót khuy ết ểm Em r ất mong nhận đóng góp ý kiến từ thầy để đề tài hoàn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo, cán nhân viên UBND bạn sinh viên tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em su ốt trình thực đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn Đó việc xây dựng phần mềm, thu thập, l ưu tr ữ, tra c ứu tìm hi ểu khai thắc thông tin, tổng kết đánh giá - Ứng dụng CNTT vào quản lý văn lĩnh vực r ộng v ậy ph ạm vi nghiên cứu đề tài chủ yếu tập trung vào nghiên cứu giải quy ết v ấn đ ề cần thiết công tác ứng dụng CNTT nhằm nâng cao công tác qu ản lý văn UBND xã Phú Thượng, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên Cấu trúc đề tài: Kết cấu đề tài gồm chương: Chương I: Khái Quát chung nghiệp vụ quản lý, quản lý văn công c ụ quản lý Chương II: Khảo sát phân tích thực trạng quản lý UBND xã Phú Thượng Chương III: Ứng dụng phần mềm điện tử- Ecxel vào quản lý văn Phương pháp nghiên cứu: - Thu thập thông tin UBND xã Phú Thượng - Quan sát trực tiếp hoạt động soạn thảo, qu ản lý văn b ản ng ười thực nghiệp vụ quản lý văn - Trao đổi với người thực nghiệp vụ quản lý văn đ ể tìm khó khăn, vướng mắc thực cơng việc tìm nh ững hướng giải - Ngồi tìm hiểu qua sách báo, internet nh ững người có kinh nghiệm ứng dụng CNTT CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ 1.1 Khái quát chung quản lý 1.1.1 Khái niệm cách tiếp cận Quản lý định nghĩa công việc mà người lãnh đạo học suốt đời mà không thấy chán khởi đầu h ọ nghiên c ứu Quản lý giải thích nhiệm vụ người lãnh đạo th ực th ụ, khởi đầu để họ triển khai công việc Vậy suy cho quản lý gì? Định nghĩa quản lý yêu cầu tối thi ểu việc lý gi ải v ấn đ ề quản lý dựa lí luận nghiên cứu quản lý học Xét phương diện nghĩa từ, quản lý thường hiểu chủ trì hay phụ trách cơng việc Bản thân khái ni ệm quản lý có tính đa nghĩa nên có khác biệt nghĩa rộng nghĩa hẹp Hơn s ự khác bi ệt v ề thời đại, xã hội, chế độ nghề nghiệp nên quản lý có nhiều gi ải thích, lý giải khác Cùng với phát tri ển phương thức xã hội hóa s ản xuất mở rộng nhận thức người khác bi ết nh ận th ức lý giải khái niệm quản lý trở nên rõ rệt Ngồi ra, có nhiều khái niệm khác quản lý như: - Quản lý nghệ thuật nhằm đạt mục đích thơng qua nỗ lực người khác - Quản lý hoạt động quan quản lý nhằm đưa định - Quản lý cơng tác phối hợp có hiệu hoạt động cộng tổ chức - Quản lý trình phối hợp nguồn lực nhằm đạt mục đích tổ chức Hoặc đơn giản nữa, quản lý có trách nhiệm đó… Theo cách tiếp cận hệ thống, tổ chức( quan quản lý nhà nước, đơn vị nghiệp, doanh nghiệp…) xem hệ thống gồm hai phân hệ: chủ thể quản lý đối tượng quản lý Mỗi hệ thống hoạt động môi trường định ( khách thể quản lý) Từ đưa khái niệm: Quản lý tác động có tổ chức, có hướng đích chủ thể quản lý lên đối tượng khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu nguồn lực, thời tổ chức để đạt mục tiêu đề điều kiện môi trường biến động 1.1.2 Đặc điểm quản lý Để làm rõ chất quản lý cần phải luận giải v ề đặc ểm c quản lý Quản lý có đặc điểm sau: Thứ nhất: Quản lý hoạt động mang tính tất yếu phổ biến Tính tất yếu phổ biến hoạt động quản lý biểu chỗ: Bản chất người tổng hòa mối quan hệ xã h ội Đi ều có nghĩa người khơng thể tồn phát triển không quan hệ hoạt đ ộng v ới người khác Khi người tham gia hoạt đ ộng v ới t ất y ếu ph ải có “ ý chí điều khiển” phải có tác nhân qu ản lý n ếu mu ốn đ ạt t ới tr ật t ự hiệu Mặt khác, người thông qua hoạt động đ ể th ỏa mãn nhu c ầu mà nhu cầu thỏa mãn lại phát sinh nhu cầu khác người ph ải tham d ự vào nhiều hình thức hoạt động với nhiều loại hình tổ chức khác Chính vậy, hoạt động quản lý tồn tất yếu loại hình tổ ch ức khác tổ chức kinh tế loại hình người Thứ hai: Hoạt động quản lý biểu mối quan hệ người với người Thực chất quan hệ người với người quản lý quan hệ chủ thể quản lý ( người quản lý) đối tượng quản lý ( người bị quản lý) Một đặc trưng bật hoạt động quản lý so v ới ho ạt động khác chỗ: hoạt động cụ thể người bi ểu hi ện m ối quan hệ chủ thể ( người) với đối tượng ( lĩnh v ực phi người) Còn hoạt động quản lý dù lĩnh vực cấp độ s ự bi ểu mối quan hệ người với người Vì vậy, tác đ ộng qu ản lý ( mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý) có khác biệt so v ới tác đ ộng hoạt động khác Thứ ba: Quản lý tác động có ý thức Chủ thể quản lý tác động tới đối tượng quản lý người hi ện thực để điều khiển hành vi, phát huy cao ti ềm lực c h ọ nhằm hoàn thành mục tiêu tổ chức Chính vậy, tác động qu ản lý ( m ục tiêu, nội dung phương thức) chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý ph ải tác động có ý thức, nghĩa tác động tình cảm ( tâm lý), d ựa c s tri thức khoa học (khách quan, đắn) ý chí ( th ể hi ện b ản lĩnh) Có nh chủ thể quản lý gây ảnh hưởng tích cực tới đối tượng quản lý Thứ tư: Quản lý tác động quyền lực Hoạt động quản lý tiến hành sở công cụ, ph ương ti ện cách thức tác động định Tuy nhiên, khác với ho ạt đ ộng khác, ho ạt đ ộng quản lý tồn nhờ yếu tố quyền lực ( coi quy ền lực công c ụ, phương tiện đặc biệt) Với tư cách sức mạnh thừa nhận, quy ền l ực nhân tố giúp cho chủ thể quản lý tác động tới đối tượng qu ản lý đ ể ều ển hành vi họ Quyền lực biểu thông qua quy ết đ ịnh qu ản lý, nguyên tắc quản lý, chế độ, sách… Nhờ có quy ển lực mà chủ th ể qu ản lý đảm trách vai trò trì kỉ cương, kỉ lu ật xác l ập s ự phát triển ổn định, bền vững tổ chức Điều đáng lưu ý cách th ức s d ụng quyền lực chủ thể quản lý có ý nghĩa định tính chất, đặc ểm hoạt động quản lý, văn hóa quản lý, đặc biệt phong cách qu ản lý Thứ năm: Quản lý tác động theo quy trình Các hoạt động cụ thể thường tiến hành sở ki ến thức chuyên môn, kỹ tác nghiệp hoạt động qu ản lý ti ến hành theo quy trình bao gồm: Lập kế hoạch, tổ ch ức, lãnh đ ạo ki ểm tra Đó quy trình chung cho nhà quản lý lĩnh v ực qu ản lý Nó đ ược g ọi chức quản lý mang tính “ kỹ thu ật h ọc” c ho ạt đ ộng quản lý Với quy trình vậy, hoạt động quản lý coi dạng lao đ ộng mang tính gián tiếp tổng hợp.Nghĩa khơng trực ti ếp tạo s ản ph ẩm mà nhờ thực vai trò định hướng, thiết kế, trì, thúc đẩy ều ch ỉnh đ ể từ gián tiếp tạo nhiều sản phẩm, mang lại hiệu lực hiệu qu ả cho tổ chức Thứ sáu: Quản lý hoạt động để phối hợp nguồn lực Thơng qua tác động có ý thức, quyền lực, theo quy trình mà hoạt động quản lý phối hợp nguồn lực bên bên tổ chức Các nguồn lực phối hợp bao gồm: nhân lực, vật lực, tài lực tin lực Nhờ phối hợp nguồn lực mà quản lý trở thành tác nhân đặc biệt quan trọng việc tạo nên hợp lực chung sở lực riêng, tạo nên sức mạnh chung tổng hợp sở sức mạnh phận nhằm hoàn thành mục tiêu chung cách hiệu mà cá nhân riêng lẻ hay phận đơn phương đạt tới Thứ bảy: Quản lý nhằm hướng tới thực mục tiêu chung Hiệu hoạt động c ụ th ể đo b ằng k ết qu ả cu ối mà mang lại nhằm th ỏa mãn nhu c ầu c ch ủ th ể đ ến m ức đ ộ nào, ho ạt động quản lý vi ệc th ỏa mãn nhu c ầu riêng c ch ủ th ể ều đ ặc bi ệt quan trọng phải đáp ứng l ợi ích c đ ối t ượng Nó ho ạt đ ộng v ừa ph ải đạt hiệu lực, vừa phải đạt hi ệu qu ả Trong thực tiễn quản lý, mục tiêu chung thực cách triệt để Điều phụ thuộc vào điều ki ện kinh tế - xã h ội giai đoạn lịch sử định Những xung đột lợi ích chủ th ể quản lý với đối tượng quản lý thường xuyên tồn vậy, hoạt động quản lý xét đến phải đưa tác động đ ể nhằm khắc ph ục xung đ ột Mức độ giải xung đột thiết lập thống lợi ích tiêu chí đ ặc biệt quan trọng để đánh giá mức độ ưu việt mơ hình qu ản lý th ực tế thuật Thứ tám: Quản lý hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ Tính khoa học hoạt động quản lý thể chỗ nguyên tắc quản lý, phương pháp quản lý, chức quy trình qu ản lý quy ết định quản lý phải xây dựng sở tri thức, kinh nghi ệm mà nhà quản lý có thơng qua q trình nhận thức trải nghiệm thực tế Điều có nghĩa là, nội dung tác động qu ản lý ph ải phù h ợp v ới ều kiện khách quan môi trường lực có tổ ch ức nh xu hướng phát triển tất yếu Tính nghệ thuật hoạt động quản lý thể trình thực thi định quản lý thực tiễn biểu hi ện rõ nét vi ệc v ận dụng phương pháp quản lý, việc lựa chọn phong cách ngh ệ thu ật lãnh đạo Tính khoa học ngh ệ thu ật qu ản lý không lo ại tr mà chúng có mối quan hệ tương tác, t ương sinh đ ược bi ểu hi ện t ất c ả nội dung tác động qu ản lý Đi ều t ạo nên đ ặc tr ưng n ổi b ật c ho ạt động quản lý so v ới ho ạt đ ộng khác Thứ chín: Mối quan hệ quản lý tự quản 10 Ngày Số, ký hiệu Nơi nhận văn Ký nhận Ghi chuyển (1) văn (2) (3) (4) (5) Mẫu sổ chuyển giao văn Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn Văn thư trực tiếp thực sử dụng Sổ đăng ký văn để chuyển giao văn sử dụng cột “ Đơn vị, người nhận lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn phải ký nhận vào sổ Tất văn Văn thư người làm giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn phải ký nhận vào sổ Tất văn chuyển phát qua Bưu điện phải đăng ký vào sổ Sổ gửi văn bưu điện in sẵn Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “ Sổ gửi văn bưu điện” Phần đăng ký gửi văn bưu điện trình bày bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày Số, ký hiệu Nơi nhận Số lượng Ký nhận Ghi chuyển (1) văn (2) văn (3) bì (4) dấu bưu điện (5) (6) Mẫu sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ ( có) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax qua mạng, sau phải gửi Bước 3: Lưu văn theo dõi, kiểm tra việc gửi văn  Lưu văn Việc lưu văn thực sau: - Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải cơng việc - Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký 27 Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Sổ sử dụng lưu in sẵn Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi là” Sổ sử dụng lưu” Phần đăng ký sử dụng lưu trình bày gồm 09 cột sau: Ngày tháng Họ tên người sử dụng Số/ký hiệu ngày tháng văn (1) (2) (3)  Tên Hồ sơ Ký loại số nhận trích yếu nội dung văn (4) (5) (6) Mẫu sử dụng lưu Ngày trả Người cho phép sử dụng Ghi (7) (8) (9) Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, kịp thời phát trường hợp chậm trễ thất lạc Đặc biệt văn quan trọng kiểm tra thơng qua phiếu gửi gọi điện thoại hỏi trực tiếp quan nhận Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn thực cụ thể sau: - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần Lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định - Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn không bị thiếu thất lạc - Đối với bì văn gửi lý mà Bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào Sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp hời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải 28 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM – EXCEL VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 3.1 Những ưu nhược điểm phần mềm EXCEL 3.2 Giao diện phần mềm EXCEL Việc quản lý văn phương pháp thủ công đơn giản, dễ thực hiện, nhiên phương pháp lại dễ gây thiếu sót tốn thời gian Chính vậy, để khắc phục nhược điểm nâng cao chất lượng, hiệu công việc, em xin đưa phương án tối ưu để quản lý, sử dụng phền mềm - EXCEL để quản lý văn Với việc sử dụng hệ thống có ưu điểm sau: - Tạo văn phòng ảo, kết nối văn phòng tạo kênh truyền thông nội giúp truyền thông nhanh thuận tiện - Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý điều hành cộng tác Tăng suất hiệu lao động, giúp giảm chi phí hoạt động quản lý - Lưu trữ tổ chức thông tin khoa học, tạo khả khai thác kho liệu dùng chung tạo lập tài sản cho tổ chức, chia sẻ tài nguyên tốt giảm rủi ro mát thông tin - Hỗ trợ theo dõi tình trạng xử lý cơng việc, dự án có thơng tin đầy đủ để kịp thời định 29 - Cung cấp cơng cụ để chuẩn hóa thơng tin, văn bản, tài liệu, biểu mẫu - Là công cụ điều hành trực tuyến làm việc từ xa - Là môi trường để thành viên chia sẻ tri thức với - Xây dựng nét văn hóa mới, giúp bỏ thói quen làm việc phương tiện thủ công, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp ưu việt - Tiết kiệm thời gian chi phí: giảm bớt thời gian tìm kiếm thơng tin, giảm bớt thời gian quản lý điều hành, giảm bớt thời gian đào tạo nhân viên mới, giảm bớt thời gian hướng dẫn quy trình tác nghiệp lặp lặp lại, giảm bớt chi phí in ấn giấy tờ, giảm bớt chi phí đầu tư cho nhiều phần mềm đơn lẻ, giảm chi phí nguồn lực Tuy nhiên, hệ thống lại đòi hỏi người dùng phải nắm vững thao tác nghiệp vụ công tác quản lý văn sử dụng thành thạo máy vi tính 3.3 Thiết kế chương trình 3.3.1 Xây dựng sở liệu Tạo bảng liệu Sheet “Văn đi” gồm thành phần:  Sheet : Trang Chủ  Sheet 2: Dữ liệu văn Số Ký hiệu văn Đơn vị, người nhận lưu Ngày tháng văn Số lượng Tên loại thị 10 Người ký Trích yếu nội dung Người ký Nơi nhận văn  Sheet 3: Dữ liệu hống kê Quyết định Thông báo Báo cáo Chỉ thị 30 Kế hoạch 3.3.2 Tạo vùng tham chiếu cho liệu chương trình Gồm “ Difine Name” vùng tham chiếu bảng liệu : Hình 3.2: Tham chiếu liệu 3.3.3 Tạo liên kết sheet (Hypelink) Để tạo liên kết sheet có tên “Trang chủ” sheet “Văn đi” ta làm sau: Bước 1: Các bạn chọn ô muốn chèn hyperlink , sau nhấn chuột phải chọn Hyperlink (hoặc bạn chọn Insert -> Hyperlink, hay tổ hợp phím Ctrl + K) Bước 2: Trong Insert Hyperlink bạn chọn Place in This Document 31 Để liên kết đến sheet “Văn đi” bạn chọn tên sheet “Văn đi” phần Or select place in this document nhập nội dung “Nháy vào để tới quản lý văn đi” vào Text to display ScreenTip Hình 3.3: Bảng liên kết Sheet ‘Trang chủ’ Sheet ‘văn đi’ Sau bạn nhấn chọn OK Tương tự ta thực bước liên kết sheet “Trang chủ” với sheet “Danh mục chính”, “Hướng dẫn”, “Thống kê” Và tạo liên kết ngược lại 3.3.4 Lọc liệu (Filter) Trong trình nhập liệu vào bảng điều khiển lọc tự động thêm vào tiêu đề bảng Trong thẻ Home/Trong nhóm Editing chọn Sort Filter/chọn Filter 32 Hình 3.4: Chức lọc liệu Để lọc văn định mục quản lý văn UBND phường Tân Thịnh ta làm sau: Bấm vào mũi tên tiêu đề bảng cột bạn muốn lọc Trong danh sách văn số, bỏ chọn hộp (Select All) phía danh sách, sau chọn mục “Quyết định” hình bên dưới: Hình 3.5: Bảng để lọc văn văn định UBND xã Phú Thượng 33 3.3.5 Các hàm sử dụng chương trình - Hàm COUNTA: Cú pháp: =COUNTA(value1, [value2], ) Value1: Bắt buộc Đối số đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm Value2: Tùy chọn Các đối số bổ sung đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm, tối đa 255 đối số Ví dụ: =COUNTA('văn đi'!C5:'văn đi'!C1000) dùng để đếm có loại văn năm 2014 UBND phường Tân Thịnh - Hàm COUNTIF: hàm đếm có điều kiện Cú pháp: =COUNTIF(phạm vi, tiêu chí) Phạm vi: Bắt buộc Một nhiều ô để đếm, bao gồm số tên, mảng hay tham chiếu chứa số Giá trị trống giá trị văn bị bỏ qua Tiêu chí: Bắt buộc Số, biểu thức, tham chiếu hay chuỗi văn xác định ô se đếm Ví dụ: =COUNTIF('văn đi'!D5:D25,"Báo cáo") dùng để đếm số văn văn “Báo cáo” - Hàm SUM Cú Pháp: =SUM (number 1, number 2, …) Hoặc =SUM(number:number 2) Chức Năng: Tính tổng number 1, number 2, … Trong Đó: number 1, number 2, … đối số mà bạn muốn tính tổng Ví dụ: Sử dụng hàm SUM để tính tổng văn UBND phường Tân Thịnh: =SUM(D7:D14), tổng số văn UBND phường Tân Thịnh 21 3.3.6 Tạo danh sách để tham chiếu “List Box” Trong bảng tên loại văn bản: đinh, thị, thông báo, báo cáo, thị, kế hoạch 34 Các bước thực hiện: Chọn bảng tên loại văn bản/Define Name/trong bảng New Name đánh “Loại_văn_bản”/Ok Hình 3.6: Bảng New Name Để tham chiếu lên vùng muốn tham chiếu: Data/Chọn Data Validation xuất bảng hình dưới/ nhấn Ok Hình 3.7: Bảng Data Validation 35 3.4 Chương trình quản lý văn 3.4.1 Giao diện chương trình Hình 3.8: Giao diện chương trình quản lý văn UBND xã Phú Thượng 3.4.2 Quản lý văn năm 2017 Microsoft Excel Hình 3.9: Văn năm 2017 UBN xã Phú Thượng 36 3.4.3 Thống kê văn Hình 3.10: Thống kê việc quản lý văn 3.4.5 Thông tin, hướng dẫn Hình 3.11: Thơng tin, hướng dẫn sử dụng chương trình 37 KẾT LUẬN Kết đạt Là sinh viên ngành quản trị văn phòng, qua việc nghiên cứu đề tài này, em trau dồi thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ quản lý nói chung nghiệp vụ quản lý văn nói riêng phần mềm Microsoft EXCEL Em se cố gắng tìm hiểu nghiên cứu sâu để đưa phương pháp quản lý cách hiệu sử dụng rộng rãi thực tế Phần mềm Microsoft EXCEL đáp ứng nhu cầu cần thiết để quản lý văn nhiều công việc khác cách hợp lý, dễ dàng mà lại tiết kiệm nhiều thời gian cho người Hạn chế Vì thời gian đợt thực tập không nhiều số lý cá nhân nên em chưa tìm hiểu kỹ hết tồn chức hệ thống này, thiếu sót, khơng tránh khuyết điểm, em mong thầy, cô giáo giúp đỡ Hướng phát triển Với mục đích phần mềm EXCEL sử dụng phổ biến nên tương lai em se cố gắng tìm hiểu nghiên cứu sâu hệ thống để hoàn thành mục tiêu sau:  Phần mềm EXCEL se sử dụng phổ biến tất quan, đơn vị doanh nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Thị Liên Diệp, Quản trị học, Nxb Thống kê [2] Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2005 [3] Vũ Thị Phụng, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 2007 [4] Giáo trình Tổ chức quản lý văn dấu 39 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Giáo viên hướng dẫn 40 41 ... gửi Bước 3: Lưu văn theo dõi, kiểm tra việc gửi văn  Lưu văn Việc lưu văn thực sau: - Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc - Bản gốc lưu Văn thư phải đóng... ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính để quản lý tra tìm văn Theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính Phủ cơng tác văn thư tất văn ( văn đến) phải đăng ký; việc đăng ký văn. .. tr ị vơ hình) Quản lý văn quản lý, thu thập, xử lý loại văn b ản bao g ồm loại văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, loại văn b ản chuyên ngành ( kể văn bản, văn lưu nội văn mật) c quan tổ chức